VECTRUM e-számla Web felület 1.2 verzió

Átírás

1 VECTRUM e-számla Web felület 1.2 verzió VECTRUM Kft.

2 Tartalomjegyzék Első használat...3 Adminisztrátor felület Bejelentkezés Számlalista Ügyfélkezelés Ügyfél-regisztráció Feldolgozandó számlafájl feltöltés Feltöltött fájlok lista Naplózás megtekintése Vállalati adatmódosítás...12 Felhasználói felület Számlalista...14 A számlakészítés folyamata Bejelentkezés a rendszerbe Nyers számlaadatokat tartalmazó fájl feltöltése Számlalista megtekintése A napló megtekintése...15 Ügyfél regisztráció az e-számla rendszerbe Regisztráció Aktiválás...17 Szolgáltatói ügyfél regisztráció Regisztráció Ügyfél engedélyezése...19 Számla megtekintés Bejelentkezés Számlalista Számla megtekintése

3 Első használat Az e-számla rendszer demó verziója a következő címeken érhető el: Adminisztrátor felület: Felhasználói felület: A honlapok SSL kapcsolaton keresztül érhetőek el, hogy a felhasználó és a szerver közötti kommunikáció biztonságosabb legyen. Az SSL kapcsolathoz szükség van egy tanúsítványra, amely a honlapot hitelesíti. A jelenlegi demó rendszerben egy ideiglenes tanúsítvány van használva, amelyről a böngészők nem tudják megállapítani az eredetiségét, ezért figyelmeztető üzeneteket adnak erről. (1. és 2. ábra) 1. ábra: Firefox - Figyelmeztetés 2. ábra: Internet Explorer - Figyelmeztetés Ezeket az üzeneteket jelen esetben figyelmen kívül kell hagyni. Firefoxban ehhez először a Vagy hozzáadhat egy kivételt... linkre, majd a A kivétel hozzáadása... gombra kell kattintani. (3. ábra) 3

4 3. ábra: Firefox - Kivétel hozzáadása A megjelenő ablakban kattintsunk a Tanúsítvány letöltése gombra. (Ha nem szeretnénk ezeken a lépéseken minden egyes alkalommal végigmenni, akkor hagyjuk bejelölve a Kivétel megőrzése opciót.) Végül kattintsunk a Biztonsági kivétel megerősítése gombra. (4. ábra) 4. ábra: Firefox - Kivétel megerősítése Ezekkel a lépésekkel telepítettük a Firefox tanúsítványtárába a demó rendszer tanúsítványát. 4

5 Internet Explorer esetében kattintsunk a Továbblépés erre a webhelyre (nem javasolt). linkre. Ha nem akarjuk ezt a figyelmeztetést újra látni, akkor először kattintsunk a böngészősáv melletti Tanúsítvány hiba gombra, majd a megjelenő ablakban a Tanúsítvány megtekintése linkre. (5. ábra) 5. ábra: Internet Explorer - Tanúsítvány megtekintése A következőnek felbukkanó ablakban kattintsunk a Tanúsítvány telepítése... gombra. (6. ábra) 6. ábra: Internet Explorer - Tanúsítvány telepítése 5

6 A megjelenő ablakban kattintsunk egymás utána a Tovább, Tovább, majd a Befejezés gombra. (7. ábra) 7. ábra: Internet Explorer Tanúsítványimportálás 6

7 Végezetül a újonnan előugró ablakban kattintsunk az Igen gombra. (8. ábra) 8. ábra: Internet Explorer - Tanúsítvány telepítése Ezekkel a lépésekkel telepítettük a Windows tanúsítványtárába a demó rendszer tanúsítványát. 7

8 Adminisztrátor felület 1. Bejelentkezés A rendszerbe való bejelentkezéshez a bal oldalon lévő mezőkbe írjuk be a felhasználó nevünket és a jelszavunkat. 2. Számlalista A rendszerben lehetőség van rá, hogy megtekintsük az eddig kiállított elektronikus számlákat. Ehhez a bal oldali menüben kattintsuk a Számlalistára. (9. ábra) 9. ábra: Számlalista A megjelenő listát lehetőség van az oszlopok szerint sorba rendezni. Kattintsunk rá az oszlop nevére, amely alapján a listát sorba szeretnénk rendezni. Amennyiben valamilyen szempont alapján szűkíteni szeretnénk a megjelenő listát, akkor ezt lista alatt lévő mezőkkel tudjuk megtenni. A listát tudjuk szűkíteni az ügyfélszám, az ügyfélnév és a fizetési határidő szerint, valamint ezek kombinációjával. Amennyiben szeretnénk újra megjeleníteni az összes számlát, akkor ezeket a mezőket hagyjuk érintetlenül és kattintsunk a Keresés gombra. Lehetőség van egyszerre több számla letöltésére is. Ekkor jelöljük ki a letöltendő számlákat és kattintsuk a Letöltés gombra. A kijelölt számlák egy zip fájlba kerülnek, és ez fog letöltődni. Ezután adjuk meg, hogy milyen néven és hova szeretnénk letölteni a fájlt. A számlák részleteinek a megtekintéséhez kattintsunk kívánt számla valamelyik mezejére. Ha szeretnénk a számlát valamilyen formátumban letölteni, akkor kattintsunk számla után található valamelyik ikonokra. Az első ikon segítségével az APEH által elfogadott xml formátumban 8

9 tudjuk megtekinteni a számla adatokat. A második ikonnal a pdf formátumban lévő számla képet tudjuk megjeleníteni. A harmadik ikonnal a hiteles számlát tudjuk letölteni, amely tartalmazza a xml formátumban lévő számla adatokat, a pdf formátumban lévő számlaképet és az időbélyeggel ellátott digitális aláírást is es3 formátumban. Amennyiben csak egy adott számlát szeretnénk letölteni, akkor azt a számlák mögött található lemez ikonra kattintva tehetjük meg. 3. Ügyfélkezelés A regisztrált ügyfelek státuszát az Ügyfélkezelés menüponttal tudjuk megtekinteni és módosítani. A felhasználóknak 3 státuszuk lehet: engedélyezésre vár, engedélyezve vagy elutasítva. Az engedélyezésre várnál az adminisztrátornak kell meggyőződnie arról, hogy az ügyfél által megadott adatok és a számlakibocsátónál az ügyfélről levő adatok megegyeznek-e. Ha igen, akkor az adminisztrátor engedélyezheti az adott felhasználót, ha nem, akkor elutasítja a regisztrációs kérelmet. 10. ábra: Ügyfélkezelés A megjelenő listát lehetőség van az oszlopok szerint sorba rendezni. Kattintsunk rá az oszlop nevére, amely alapján a listát sorba szeretnénk rendezni. Amennyiben valamilyen szempont alapján szűkíteni szeretnénk a megjelenő listát, akkor ezt lista alatt lévő mezőkkel tudjuk megtenni. A listát tudjuk szűkíteni az ügyfélszám, az ügyfélnév, az cím és az ügyfél státusza szerint, valamint ezek kombinációjával. Amennyiben szeretnénk újra megjeleníteni az összes ügyfelet, akkor ezeket a mezőket hagyjuk érintetlenül és kattintsunk a Keresés gombra. 9

10 Itt kétféle kérelem lehetséges: az egyik a regisztrációs kérelem, a másik a lemondási kérelem. A kérelmek engedélyezéséhez jelöljük a ki az engedélyezni kívánt felhasználót, majd nyomjuk meg az Engedélyezés gombot. Ha véletlenül kijelöltünk olyan kérelmet is, akinek a státusza nem engedélyezésre vár, akkor a feldolgozás során azt a rendszer kihagyja. Amennyiben egyszerre csak egy felhasználó regisztrációs kérelmét akarjuk elbírálni, akkor azt a sor végén lévő gombokkal is meg tehetjük. Elutasítás esetén megjelenik egy ablak, ahol megadhatjuk az elutasítás indokát. Lehetőség van arra, hogy az itt látható kérelmeket letöltsük csv formátumban is. Ehhez jelöljük ki azokat a kérelmeket amelyeket szeretnénk letölteni, majd nyomjuk meg az exportálás gombot. 4. Ügyfél-regisztráció Adminisztrátorként lehetőségünk van arra, hogy mi vegyünk fel felhasználókat, amennyiben erre van szükség. 5. Feldolgozandó számlafájl feltöltés A Feltöltés menüpontra kattintva tudunk feldolgozandó számlafájlokat feltölteni, amelyekből a rendszer előállítja az elektronikus számlákat. 6. Feltöltött fájlok lista Az eddigi feltöltött számlafájlokról megjeleníthetünk egy listát, ha a Feltöltött fájlok menüpontra kattintunk. 10

11 11. ábra: Feltöltött fájlok A megjelenő listát lehetőség van az oszlopok szerint sorba rendezni. Kattintsunk rá az oszlop nevére, amely alapján a listát sorba szeretnénk rendezni. Amennyiben valamilyen szempont alapján szűkíteni szeretnénk a megjelenő listát, akkor ezt lista alatt lévő mezőkkel tudjuk megtenni. A listát tudjuk szűkíteni a feltöltött fájl neve, a feltöltés ideje, a feltöltő felhasználó és a feldolgozás ideje szerint, valamint ezek kombinációjával. Amennyiben szeretnénk újra megjeleníteni az összes feltöltött fájlt, akkor ezeket a mezőket hagyjuk érintetlenül és kattintsunk a Keresés gombra. A feltöltött számlafájlok feldolgozásához és a számlák elkészítéséhez jelöljük a számlafájlokat, majd nyomjuk meg a feldolgozás gombot. 7. Naplózás megtekintése Lehetőségünk van a rendszer által készített naplózás megtekintésére, amelyek a számlák feldolgozása során készülnek. 11

12 12. ábra: Naplózás A megjelenő listát lehetőség van az oszlopok szerint sorba rendezni. Kattintsunk rá az oszlop nevére, amely alapján a listát sorba szeretnénk rendezni. Amennyiben valamilyen szempont alapján szűkíteni szeretnénk a megjelenő listát, akkor ezt lista alatt lévő mezőkkel tudjuk megtenni. A listát tudjuk szűkíteni az esemény típusa, a számlaszám és az esemény ideje szerint, valamint ezek kombinációjával. Amennyiben szeretnénk újra megjeleníteni az összes naplózott eseményt, akkor ezeket a mezőket hagyjuk érintetlenül és kattintsunk a Keresés gombra. 8. Vállalati adatmódosítás A főadminisztrátornak lehetősége van a vállalat adatainak a módosítására. Itt adhatjuk meg a vállalat címét, és elérhetőségeit. Ezenkívül az átutalási információkat, amelyek az átutalással fizető ügyfelek számára fontosak. Az átutalási információk a számlák megtekintésénél fognak megjelenni a felhasználóknak. Ugyanitt lehet beállítani az aláírás típusát és hogy az aláírás saját, vagy az eszámla rendszer tanúsítványával legyenek aláírva. 12

13 13. ábra: Vállalati adatmódosítás 13

14 Felhasználói felület 1. Számlalista A rendszerben lehetőség van rá, hogy megtekintsük az eddig kiállított elektronikus számlákat. Ehhez a menüben kattintsuk a Számlalistára. (14. ábra) 14. ábra: Ügyfél oldali számlalista A megjelenő listát lehetőség van az oszlopok szerint sorba rendezni. Kattintsunk rá az oszlop nevére, amely alapján a listát sorba szeretnénk rendezni. A számlák részleteinek a megtekintéséhez kattintsunk kívánt számla valamelyik mezejére. Ha szeretnénk a számlát valamilyen formátumban letölteni, akkor kattintsunk számla után található valamelyik ikonokra. Az első ikon segítségével az APEH által elfogadott xml formátumban tudjuk megtekinteni a számla adatokat. A második ikonnal a pdf formátumban lévő számla képet tudjuk megjeleníteni. A harmadik ikonnal a hiteles számlát tudjuk letölteni, amely tartalmazza a xml formátumban lévő számla adatokat, a pdf formátumban lévő számlaképet és az időbélyeggel ellátott digitális aláírást is es3 formátumban. 14

15 A számlakészítés folyamata 1. Bejelentkezés a rendszerbe A kezdőoldalon jelentkezzünk be az adminisztrátor felületbe. 2. Nyers számlaadatokat tartalmazó fájl feltöltése Válasszuk ki a menüből a fájl feltöltése menüpontot, majd töltsük fel a fájlt. A fájl feltöltéséről a rendszer t küld a VECTRUM Kft. munkatársainak, akik fel fogják dolgozni ezt a fájlt. A feltöltött fájlok listájában ezután szerepelni fog ez a fájl. 3. Számlalista megtekintése A számlalistára kattintva tudjuk megnézni, hogy a feltöltött számlafájlokból milyen számlák keletkeztek. 4. A napló megtekintése Kattintsuk a napló megtekintésére. Itt láthatjuk, hogy a feltöltött számlafájlok feldolgozása rendben lezajlott-e. 15

16 Ügyfél regisztráció az e-számla rendszerbe 1. Regisztráció Az e-számla rendszerbe történő regisztrációhoz nyissuk meg a linket egy böngészőben. A megjelenő oldalon kattintsunk a Regisztráció linkre. (15. ábra) 15. ábra: Kezdő oldal A következő oldalon adjuk meg az adatainkat, majd kattintsunk a Tovább gombra. A felhasználónév csak az angol ábécé kis- és nagybetűit, számokat és aláhúzás karaktert ('_') tartalmazhat. Emellett és 5 és 20 karakter közöttinek kell lennie a hosszának. A jelszóra ugyanezek a kikötések érvényesek. (16. ábra) 16

17 16. ábra: Regisztráció Ezzel befejeztük a regisztráció első lépését. 2. Aktiválás A regisztráció első lépése után a rendszer küld egy t, amely az aktivációs kódot tartalmazza. Ezt a linket meg kell nyitni egy böngészőben a regisztráció véglegesítéséhez. 17

18 Szolgáltatói ügyfél regisztráció 1. Regisztráció Miután sikeresen regisztráltunk az e-számla rendszerbe, lehetőségünk nyílik a szolgáltatókhoz regisztrálni. Ehhez az ügyfél felületen rá kell kattintanunk a szolgáltatói regisztrációra, majd ki kell választanunk a kívánt szolgáltatót és meg kell adnunk szoláltató által kért adatokat. (17. és 18. ábra) 17. ábra: Szolgáltatói regisztráció 18

19 18. ábra: Szolgáltatói regisztráció folytatás 2. Ügyfél engedélyezése Ezután egy adminisztrátornak az adminisztrátor felület bele kell mennie az ügyfélkezelésbe, ott miután ellenőrizte az adatainkat engedélyeznie kell a felhasználónevünket. (19. ábra) 19

20 19. ábra: Ügyfél engedélyezése Számla megtekintés 1. Bejelentkezés Első lépésként be kell jelentkeznünk a felhasználói felületbe. 2. Számlalista A számlalistára kattintva megnézhetjük, hogy eddig milyen számlákat kaptunk. A számlákat a különböző oszlopok szerint sorba is rendezhetjük. 3. Számla megtekintése Amennyiben ha az egyik számlának az adatait szeretnénk részletesebben is megnézni, akkor kattintsunk rá a számla valamelyik mezőjére. A megjelenő felületen tudjuk kiegyenlíteni a számlánkat, vagy kiegyenlítettként megjelölni a számlát. Utóbbi átutalásos fizetésnél lehet hasznos, mert így a számlalistában látszódni fog, hogy mely számlákat egyenlítettük ki és melyeket nem. Ha a hiteles számlát szeretnénk megnézni, akkor a számla utáni utolsó ikonra kattintva először le kell menteni a számítógépünkre, ahol aztán a Microsec e-szignó programjával tudjuk azt megnyitni. 20