Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál felhasználói kézikönyv

Átírás

1 Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál felhasználói kézikönyv 2. Szervezet regisztrálása képzési referensek számára Fontos! A szervezet rögzítése a Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál rendszerben mindig az elsőként regisztráló képzési referens feladata. A következőkben ennek folyamatát mutatjuk be. Amennyiben az Ön szervezetét más képzési referensek már előzőleg regisztrálták, és a rendszerben meglévő szervezethez igényelne képzési referens szerepkört, akkor annak módja megegyezik az 1. tájékoztatóban ismertetettel. 1. A Közigazgatási Továbbképzési és Vizsgaportál internetes elérhetősége: Támogatott böngészők:» Mozilla Firefox» Internet Explorer 7-től» Google Chrome» Opera» Safari 2. Amennyiben még nem rendelkezünk saját felhasználóval, először létre kell hoznunk egyet, amit a Regisztráció gomb megnyomásával kezdhetünk el. Fontos! A 2011 szeptember 1-én kihirdetett, közigazgatási és ügykezelői alapvizsgáról szóló új kormányrendelet értelmében a 2011 szeptember 1-e előtt regisztrált felhasználóknak is újra kell regisztrálniuk! 1

2 3. A következő lépésben megjelenő űrlapot értelemszerűen töltsük ki, ügyelve az alábbiakra:» a felhasználónév legalább 3 karakter legyen» a jelszó legalább 6 karakter legyen;» a *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező;» születési időnket a mező melletti naptár ikonra kattintva vihetjük be;» mindenképpen működő címet adjunk meg. Adataink megadása után kattintsunk a Tovább gombra. Amennyiben minden adatunkat hibátlanul töltöttük ki, a rendszer a Tovább gombra történő kattintást követően az alábbi oldalt fogja mutatni. Kérjük, ellenőrizze le még egyszer az adatok pontosságát (itt még lehetőség van, az esetlegesen elgépelt adatok, illetve az elgépelt cím javítására!) Amennyiben minden adat pontos, kérjük, kattintson a Mentés gombra! 4. A rendszer felugró ablakban tájékoztat, hogy a megadott címünkre automatikus visszaigazoló üzenet került kiküldésre. Nyomjuk meg az Ok gombot, és ellenőrizzük postafiókunkat. Egy ehhez hasonló üzenetet kaptunk, melyben a regisztráció véglegesítéséhez már csak a hivatkozásra kell kattintanunk. 2

3 Fontos! Amennyiben a link nem kattintható, engedélyezzük a levelezőprogramunkban az aktív tartalom megjelenítését, vagy másoljuk be a hivatkozást a böngésző címsorába. 5. A portál felugró ablakban értesít, hogy az új felhasználónk aktiválása sikeresen megtörtént. A felugró ablakon nyomjuk meg az Ok gombot, majd jelentkezzünk be a regisztrációnál megadott felhasználónév-jelszó párosunkkal. 6. Első bejelentkezés után a következő kép jelenik meg. Amennyiben nem látszanak a szerepválasztó lehetőségek, a bal oldali menüből válasszuk a Szerepek és szervezetek lehetőséget. Ha kipipáltuk a képzési referens szerepet, az oldal alján, új lehetőségként megjelenik az Új szervezet rögzítése című űrlap. Itt értelemszerűen adjuk meg szervezetünk adatait, ügyelve arra, hogy a *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező. 3

4 Ha végeztünk az adatok kitöltésével, kattintsunk a Mentés gombra. (Ezt követően ki kell nyomtatni a szervezeti regisztrációs lapot. Erről és a további teendőkről bővebben a 6 oldal alján, valamint a 7. oldalon olvashat.) FONTOS! Minden szervezetet csak egyszer szabad regisztrálni! Amennyiben elgépeli a szervezet adatait, akkor ne kezdjen új regisztrációba! Várja meg a szervezet aktiválását, majd az aktiválás utáni első belépéskor a szervezet adatait módosíthatja a jelentkező menüpont szervezeti adatok almenüpontjában. (Itt hozhat létre, illetve módosíthat utólag telephelyeket is.) Amennyiben változik a képzési referens személye, illetve új képzési referens jogosultságú személyt szeretne a szervezet kijelölni, akkor a következőképpen kell eljárni: Az új képzési referensnek be kell regisztrálni a rendszerbe. Az első belépéskor a szerepek és szervezetek résznél (ha ez nem jelenik meg, akkor az információ menüpont szerepek és szervezetek almenüpontjára kell kattintani)a képzési referensi szerep mellé kell tenni egy pipát, majd ezt követően be kell gépelni a szervezet nevét, majd ezt követően a mentés gombra kell kattintani(fontos! A szervezet adatait nem kell újra kitölteni!) Az új képzési referens jogosultságú személyt a jóváhagyás menüpontban tudja jóváhagyni a referensi szereppel már rendelkező személy. Amennyiben a szervezet telephelyekkel is rendelkezik, a következőképpen kell eljárni a szervezet regisztrációja során: Ha rendelkezik a szervezetünk olyan kirendeltséggel, vagy szervezeti egységgel, melyek a központi szervezettől elkülönülten más városban működnek, akkor telephelyet (vagy telephelyeket) kell 4

5 létrehozni. A telephelyek rögzítéséhez tegyen pipát a Telephelyekkel rendelkezik részhez.ha a szervezet regisztrációja már korábban megtörtént, és telephelyeket utólag kell létrehozni (ehhez nem kell újra regisztrálni a szervezetet!), akkor ebben az esetben a felettes szervet (tehát a központi telephelyet, székhelyet is telephelyként kell felrögzíteni!) Ilyen esetekben a már regisztrált tisztviselőknek újra fel kell venniük a tisztviselői szerepet és a szerep felvételekor be kell állítani a telephelyet is. A képzési referens esetében az információ menüpont szerepek és szervezetek résznél az összes telephelyhez pipát kell tenni és a mentés gombra kattintani, mert ellenkező esetben nem fogja látni a telephelyekről jelentkező tisztviselőket a jóváhagyás menüpontnál. Mindenegyes telephelyet külön kell felrögzíteni (amennyiben több van), a rögzítés gomb segítségével lehet a telephely adatainak felvitelét véglegesíteni. 5

6 Ha végeztünk az adatok kitöltésével, kattintsunk a Mentés gombra. (Ezt követően ki kell nyomtatni a szervezeti regisztrációs lapot. Erről és a további teendőkről bővebben a 6. oldal alján, valamint a 7. oldalon olvashat.) FONTOS! Minden szervezetet csak egyszer szabad regisztrálni! Amennyiben elgépeli a szervezet adatait, akkor ne kezdjen új regisztrációba! Várja meg a szervezet aktiválását, majd az aktiválás utáni első belépéskor a szervezet adatait módosíthatja a jelentkező menüpont szervezeti adatok almenüpontjában. (Itt hozhat létre, illetve módosíthat utólag telephelyeket is.) Amennyiben változik a képzési referens személye, illetve új képzési referens jogosultságú személyt szeretne a szervezet kijelölni, akkor a következőképpen kell eljárni: Az új képzési referensnek be kell regisztrálni a rendszerbe. Az első belépéskor a szerepek és szervezetek résznél (ha ez nem jelenik meg, akkor az információ menüpont szerepek és szervezetek almenüpontjára kell kattintani)a képzési referensi szerep mellé kell tenni egy pipát, majd ezt követően be kell gépelni a szervezet nevét, majd ezt követően a mentés gombra kell kattintani(fontos! A szervezet adatait nem kell újra kitölteni!) Az új képzési referens jogosultságú személyt a jóváhagyás menüpontban tudja jóváhagyni a referensi szereppel már rendelkező személy. 7. Ha mindent helyesen csináltunk, a Sikeres mentés rendszerüzenet fogad, a státuszunk pedig Új -ról Jóváhagyás alatt -ra változik. A megjelenő rendszerüzenet tartalmazza a szervezetünk sikeres regisztrációjáig hátralévő teendőket:» a Szervezeti regisztrációs lap nyomtatása gombra kattintva PDF formátumban letölthetjük az imént megadott adatokat tartalmazó regisztrációs lapot;» ezt kinyomtatva, aláírva és lepecsételve el kell juttatni a Nemzeti Közigazgatási Intézet (NKI) számára. 6

7 8. Az NKI a hivatalos szervezeti regisztrációs lap beérkezését követő 3 munkanapon belül aktiválja a szervezetet a rendszerben, melynek tényéről automatikus rendszerüzenetet kapunk, a regisztrációnál megadott postafiókunkra. 7