ERASMUS. Felhasználói dokumentáció verzió 1.4. Budapest, 2014.

Átírás

1 Felhasználói dokumentáció verzió 1.4. Budapest, 2014.

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Szerződés koordinátorának megadása Szerződéshez tématerületek rendelése Erasmus jelentkezéshez beadandó dokumentumtípusok Hallgatói jelentkezések módosítása Hallgatói jelentkezések törlése Ösztöndíjszámolás módosítása Erasmus gyakorlati pályázat esetén gyakorlati koordinátor választási lehetőség összes oktatóból 33 Erasmus/Szerződések (67450) menüponton szervezeti egység hozzárendelő táblában alapértelmezett szűrő került létrehozásra Erasmus jelentkezéshez utólag időszak rendelési lehetőség készült Weben nyomtatási lehetőségek bővítése 35 Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 2 / 51

3 Tartalomjegyzék 1. Erasmus modul felépítése Külföldi egyetemi tanszékek rögzítése Szerződések kezelése Szerződés alapadatainak megadása Szerződés adatai Szerződésre jelentkezők számának megadása Szerződéshez meta feltétel megadása Belső megjegyzés megadása Szerződés koordinátorainak megadása Szerződéshez képzés/szak hozzárendelése Szerződéshez időszak hozzárendelése Szerződésekre jelentkező hallgatók megtekintése Szerződéshez tématerület hozzárendelése Erasmus jelentkezési időszakok létrehozása Erasmus jelentkezési időszak adatainak megadása Jelentkezési időszak alapadatai Időszakhoz kérvény hozzárendelése A jelentkezési időszak egyéb adatainak megadása Erasmus jelentkezéshez beadandó dokumentumtípusok Hallgatói jelentkezések, hallgató jelentkeztetése ügyintéző által Jelentkezés adatai Gyakorlati jelentkezés alapadatai Elméleti jelentkezés alapadatai Pályázati dokumentumok nyomtatása Hallgató további adatainak megtekintése Hallgatói jelentkezés a hallgatói weben Hallgatói weben jelentkezéssel kapcsolatos információ megtekintése Hallgatói jelentkezések módosítása Elméleti jelentkezési lapon módosítható adatok Gyakorlati jelentkezési lapon módosítható adatok Hallgatói jelentkezések törlése Hallgatói jelentkezések megtekintése oktatói weben Hallgatói jelentkezés kérvénykezelő segítségével Hallgatói jelentkezések elbírálása Ösztöndíjszámolás Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 3 / 51

4 1. Erasmus modul felépítése Az Erasmus program keretében kiutazó hallgatók pályázati jelentkezéseinek feldolgozása, adminisztrálása, jelentkezési időszakok meghirdetése, szerződések rögzítése az Erasmus modulban történik. Erasmus/Jelentkezések menüpont A hallgató az Erasmus program keretében meghirdetett pályázatokra adhat be jelentkezést a hallgatói webről. A hallgatói jelentkezés típusa lehet elmélet, gyakorlat vagy elmélet és gyakorlat. Továbbá a hallgató jelentkezhet EILC kiegészítő nyelvi kurzusra is. A modul részei: 1. Jelentkezési időszakok kezelése 2. Szerződések kezelése 3. Külföldi partnerszervezetek és a hozzá kapcsolódó szerződések kezelése 4. Hallgatói jelentkezések adatainak rögzítése, feldolgozása, elbírálása 5. Jelentkezéshez beadandó dokumentumtípusok rögzítése Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 4 / 51

5 2. Külföldi egyetemi tanszékek rögzítése Az Adminisztráció/Külső szervezeti egységek (6850) menüponton rögzíthetők, azok a külföldi szervezetek, akikkel az Erasmus program keretében az intézménynek szerződése van. Az Erasmus/Külföldi partnerszervezetek (67500) menüponton olyan partnerintézményeket rögzíthetünk, amelyhez szerződést szeretnénk rögzíteni, de nem szerepel az Adminisztráció/Külső szervezeti egységek (6850) menüponton. Továbbá azok a külföldi partnerszervezetek is megjelennek a listában, amelyhez előzetesen az Erasmus/Szerződések (67450) menüpontban a szerződéshez külső szervezeti egységként hozzárendeltünk. Erasmus/Külföldi partnerszervezetek menüpont Az Erasmus (67500)/Külföldi partnerszervezetek (67500) menüpontban az alábbi tabulátor füleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Leírás Szerződések Az Alapadatok tabulátorfülön annak a külföldi partnerszervezetnek az adatai jelennek meg, amelyhez előzetesen az Erasmus/Szerződések (67450) menüpontban a szerződéshez Külső szervezeti egységként hozzárendelésre került. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 5 / 51

6 Erasmus/Szerződések menüponton a Külső szervezeti egység hozzárendelése szerződéshez Az Erasmus/Külföldi partnerszervezetek (67500) menüponton a Hozzáad gombbal további partnerszervezet is rögzíthető. A külföldi partnerszervezetnek megadható a szervezet kódja, a szervezet típusa, neve és a rövid neve is. A Felhasználó által létrehozott szervezetek jelölőnégyzet igaz állása esetén megjelennek azok a szervezetek is, amelyeket a felhasználó ezen a felületen rögzített. Felhasználó által létrehozott partnerszervezetek megjelenítése a felületen Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 6 / 51

7 A Leírás tabulátorfülön a partnerintézményre vonatkozó adatok rögzítésére van lehetőség, mely a hallgatói weben a jelentkezési lapon is megjelenik. Partnerintézményre vonatkozó leírás mező A felületen található Szerződések tabulátorfülön azok a szerződések jelennek meg, melyet előzőleg az Erasmus/Szerződések (67450) felületen a partnerintézményhez rendeltünk. Partnerintézmény és szerződés kapcsolata Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 7 / 51

8 3. Szerződések kezelése Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton van lehetőség azon szerződések rögzítésére, amelyekkel az intézmény valamely szervezeti egysége és valamelyik külföldi partnerszervezet szerződést kötött. Szerződések menüpont Ezen a felületen rögzített szerződések megjelennek a Szervezeti egység/erasmus szerződések (67700) menüponton, valamint az Erasmus/Külföldi Partnerszervezetek/Szerződések (67750) menüponton is. A Szerződések menüpontokon a Hozzáad gomb segítségével lehet új szerződést rögzíteni, Szerkeszt illetve Töröl gombbal már meglévő szerződést módosítani, illetve törölni. Szerződés felvitelére importlehetőség is készült, ahol azonosítóként a szerződés számát kell megadni. Szerződés importálása Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 8 / 51

9 Az Erasmus/Szerződések (67450) menüpontban az alábbi tabulátor füleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Koordinátorok Modulok Időszakok Jelentkezések Tématerületek 3.1. Szerződés alapadatainak megadása Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton az Alapadatok tabulátorfülön adhatjuk meg a szerződés alapadatait. A felületen több altabulátor fülön jelennek meg az adatok Szerződés adatai Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton az Alapadatok, Adatok altabulátor fülén a következő adatok rögzíthetőek az ügyintéző által: Adatok altabulátor fül: A Szerződésszám mezőben a szerződés számát adjuk meg. A Belső szervezeti egység mezőben hozzárendeléssel választhatjuk ki, azt a belső szervezeti egységet, aki a szerződést megkötötte a külföldi intézménnyel. A Külső szervezeti egység mezőben hozzárendeléssel megadhatjuk azt a külföldi partnerszervezetet, akivel az Erasmus program keretében az intézmény szerződést kötött. A szerződés szervezeti egységének hozzárendelésekor az összerendelő táblában alapértelmezetten az Erasmus partner intézménytípus kerül megjelenítésre, amely szűrő az intézmény által módosítható. Megadhatjuk a szerződés beérkezésének dátumát, a szerződés érvényességének kezdő és záró félévét és továbbá a nyelvet. A Leírás mezőben rögzített információ megjelenik a hallgatói weben. Az Egyetem aláírta és a Partner aláírta jelölőnégyzet állításával megadhatjuk, hogy a szerződő felek által aláírásra került-e a szerződés. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 9 / 51

10 Szerződés alapadatai A felületen megadható még, hogy milyen ösztöndíj kategóriához tartozik a szerződés. Az Ösztöndíj kategória mező kódtételes mező. A kódtétel neve: Erasmus ösztöndíj kategória. A kódtétel intézmény által módosítható, ahol az Érték mezőben megadott szám jelenti az alapértékhez képest számolandó százalékot. Figyelem: Az ösztöndíj kategóriát az elméleti jelentkezések esetén lehet beállítani az Erasmus/Szerződések (67450) menüpont Ösztöndíj kategória mező legördülő listájából kiválasztva, gyakorlati jelentkezés esetén egyesével állítandó be a Jelentkezések menüpontokon a Gyakorlati adatok tabulátor fül Ösztöndíj kategória mező feltöltésével. A szerződés státuszát a Státusz mezőben állíthatjuk be, az értéke védett kódtétel. A kódtétel neve: Erasmus szerződés státusza. Ha a szerződésre lehet jelentkezi az aktuális jelentkezési időszakban, akkor a státusz Rendben értékkel rendelkezik, ha nem lehet jelentkezni a szerződésre, akkor a szerződés státusza Rögzítés alatt. Figyelem: Hallgatói weben csak azok a szerződések jelennek meg, amelynek státusza Rendben kódtétel értékkel rendelkezik Szerződésre jelentkezők számának megadása Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton az Alapadatok tabulátor fül Egyéb altabulátor fülén rögzíthető Szerkeszt gomb megnyomása után a szerződés keretében fogadható és a küldhető hallgatók létszáma. A felületen megadhatók még a partnerkoordinátor adatai is. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 10 / 51

11 Fogadható és küldhető hallgatókra vonatkozó adatok Szerződéshez meta feltétel megadása Lehetőség van a szerződésre vonatkozóan az Erasmus/Szerződések (67450) menüpont Alapadatok tabulátorfül, Kiegészítő adatok altabulátor fülön a szerződésre jelentkezés feltételeként előkövetelményt is megadni. A jelentkezési feltételeknél lehet alkalmazni a szokásos függvényeket, melyek a meta szerkesztőben találhatóak. (Meta szerkesztést a Neptun.net.meta dokumentáció tartalmazza.) Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 11 / 51

12 Meta feltétel megadása Belső megjegyzés megadása A Megjegyzés altabulátor fülön az intézmény a szerződéshez kapcsolódóan belső megjegyzést adhat meg. Ezen mező értéke nem jelenik meg a hallgatói weben Szerződés koordinátorainak megadása Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton a Koordinátorok tabulátorfülön lehetőség van összerendeléssel megadni a szerződéshez tartozó koordinátort/koordinátorokat. A szerződés koordinátorait a Szerkeszt gomb megnyomása után a felugró ablakból választhatjuk ki, amely a felhasználók listáját tartalmazza. Egy szerződéshez több koordinátor is rendelhető, a hallgató a jelentkezés leadásakor választhat koordinátort. Figyelem: Csak azon felhasználó számára jelenik meg a weben a szerződés, aki koordinátorként a szerződéshez van rendelve. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 12 / 51

13 Szerződés koordinátorának kiválasztása Koordinátorhoz hozzárendelt szerződések a weben Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 13 / 51

14 3.3. Szerződéshez képzés/szak hozzárendelése Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton a "Modulok" tabulátorfülön a Szerkeszt gomb, majd a belső Hozzáad gomb megnyomása után kiválasztható, hogy mely modulok számára hirdeti meg az intézmény az adott szerződést. A hozzárendelésnél a képzések, szakok, szakirányok közül választhatunk. A modulok csoportos kijelölésével egy szerződéshez több modul is hozzárendelhető. Szerkeszt gomb megnyomása, majd belső Töröl gomb megnyomásával a szerződéstől a modulok törölhetők. Szerződéshez modulok hozzárendelése Figyelem: Csak azon modulok hallgatói számára jelenik meg a szerződés a hallgatói weben, amely modul hozzárendelésre került a szerződéshez, és a szerződésnél a "Státusz" mező Rendben értékkel rendelkezik Szerződéshez időszak hozzárendelése Az Erasmus/Szerződések (67450) menüpont, "Időszakok" tabulátorfülön a szerződésekhez jelentkezési időszak rendelhető. Azon időszakok hozzárendelésére van lehetőség, amely előzőleg az "Erasmus/Időszakok (67300) menüponton létrehozásra került. A Szerkeszt gomb megnyomása után a belső Hozzád gombbal van lehetőségünk időszakot rendelni a szerződéshez, vagy a Töröl gombbal időszakot törölni a szerződéstől. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 14 / 51

15 Figyelem: A szerződéseket a partnerintézménnyel és az időszakkal össze kell rendelni, mert csak ebben az esetben fog megjelenni a hallgatói weben a szerződés. Szerződéshez időszak hozzárendelése Időszak megadása az Erasmus/Időszakok (67300) menüponton Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 15 / 51

16 3.5. Szerződésekre jelentkező hallgatók megtekintése Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton a "Jelentkezések" tabulátorfülön az adott szerződéshez kapcsolódó hallgatói jelentkezés sorok tekinthetőek meg. Ezen hallgatói jelentkezések a következő menüpontokon is láthatóak: Erasmus/Időszakok/Jelentkezések (67350), az Erasmus/Szerződések/Jelentkezések (67450), az Erasmus/Külföldi partnerszerveztek/szerződések/jelentkezések (67950), az Erasmus/Jelentkezések (67600), és a Szervezeti egységek/erasmus szerződések/jelentkezések (67750). A Hallgatók/Erasmus jelentkezések (68050) menüponton azon jelentkezések láthatóak, amelyre az adott hallgató jelentkezett vagy az ügyintéző jelentkeztette a hallgatót a kliensből. Hallgatói jelentkezések a Jelentkezések menüpontokon 3.6. Szerződéshez tématerület hozzárendelése Az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton a Tématerületek tabulátor fülön a szerződésekhez tématerületek rendelhetők. Azon tématerületek hozzárendelésére van lehetőség a Szerkeszt, majd belső Hozzáad gomb megnyomása után, amely előzőleg az Adminisztráció/Kódtételek (95600) menüponton az Erasmus tématerület nevű kódtételnél feltöltésre került. A kódtétel intézmény által módosítható érték. Egy szerződéshez több tématerület is rendelhető, a hallgató a jelentkezés során választhatja ki a számára megfelelő tématerületet. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 16 / 51

17 Tématerület szerződéshez rendelése Szerződéstől a tématerület törölhető a Szerkeszt, majd a tématerület kijelölésével a belső Töröl gomb megnyomásával. 4. Erasmus jelentkezési időszakok létrehozása Az Erasmus/Időszakok (67300) felületen van lehetőség rögzíteni azon jelentkezési időszakot, amely időszakban a hallgató leadhatja a jelentkezését. A Hozzáad gombbal új időszak létrehozására, Szerkeszt, illetve Töröl gombbal már meglévő jelentkezési időszak módosítására, illetve törlésére van lehetőségünk. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 17 / 51

18 Erasmus jelentkezési időszak hozzáadása Az Erasmus/Időszakok (67450) menüpontban az alábbi tabulátor füleken jelennek meg az adatok: Alapadatok Ügyintézők Szerződések Jelentkezések 4.1. Erasmus jelentkezési időszak adatainak megadása Jelentkezési időszak alapadatai Az Erasmus/Időszakok (67450) menüpont Alapadatok tabulátor fülön a jelentkezési időszakra vonatkozó adatokat rögzítheti az ügyintéző. A felületen a Félév mező értékének kiválasztásával megadható az a félév, amely félévben figyelembe vesszük a hallgató ösztöndíjátlagát (ez nem egyezik meg a hallgató aktuális félévével). A szerződés Kezdő dátum és Vége dátum mezőkben a jelentkezési időszak kezdő és végdátuma adható meg. Ezen időszak alatt adhatja le jelentkezését a hallgató a hallgatói weben. Kliensen történő jelentkezés időszakon kívül is történhet ügyintéző által. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 18 / 51

19 A Max. szerződés mező értékének kitöltésével megadhatjuk, hogy a hallgató az adott jelentkezési időszakban maximum hány jelentkezést adhat le az időszakon belül. Az Erasmus jelentkezési időszak lejárta és a pályázatok elbírálása után, az intézmény megadhatja a sikeres pályázatokra vonatkozó gyakorlati és elmeléti havi ösztöndíj alapot a Gyakorlati havi ösztöndíj és az Elméleti havi ösztöndíj mezők feltöltésével. Intézmény által szabadon tölthető mező és az összeg euro alapon értendő. Sikeres pályázatoknál a fentebb említett mezők értékének figyelembe vételével és a szerződéseknél beállított ösztöndíj kategóriának megfelelően számolódik ki, hogy a hallgató mennyi ösztöndíjra jogosult. A felületen található egy Ösztöndíjszámolás gomb, amely a jelentkezési időszaknál megadott elméleti és gyakorlati ösztöndíjak és a szerződéseknél megadott kategóriák alapján számolja ki minden sikeres jelentkezőre az ösztöndíjat. A felugró ablak arról tájékoztatja a felhasználót, hogy az adott időszakban összesen mennyi hallgatóra történt meg sikeresen az ösztöndíjszámítás. Ösztöndíjszámolás sikeres pályázatoknál Időszakhoz kérvény hozzárendelése Amennyiben az intézmény használja a kérvénykezelő modult, akkor lehetősége van az Erasmus jelentkezést kérvénnyel együtt használni. Ebben az esetben az Adminisztráció/Kérvénysablonok (29550) menüpontban kell Erasmus jelentkezés típusú kérvényt készíteni. Az elkészített Erasmus jelentkezési kérvényt a kiválasztott jelentkezési időszakhoz kell csatolni a hozzárendelő gomb segítségével. A gomb Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 19 / 51

20 alkalmazására azok a kérvények jelennek meg, melyek Erasmus jelentkezés típussal készültek. Jelentkezési időszakhoz kérvénysablon csatolása A kérvénnyel történő jelentkezés esetén, a hallgatónak a jelentkezéskor kell kiválasztani az időszakot és a jelentkezés típusát. Ezen adatok megadása után a jelentkezési lap kitöltése és a Jelentkezés gomb megnyomása után jelenik meg a felületen a kérvény. Ennek kitöltése után a Kérvény leadása gombra kattintással történik meg az Erasmus programra a jelentkezés. A kérvény leadása után van lehetősége a hallgatónak mellékletet, dokumentumot csatolni a kérvényhez. A leadott kérvény megtekintésére a következő felületeken van lehetőség: Erasmus/Időszakok/Jelentkezések/Leadott kérvény (674000), az Erasmus/Szerződések/Jelentkezések/Leadott kérvény (67850),, az Erasmus/Külföldi partnerszervezetek/szerződések/jelentkezések/leadott kérvény (68000), az Erasmus/Jelentkezések/Leadott kérvény (67900), a Szervezeti egységek/erasmus szerződések/jelentkezések/leadott kérvény (67800) és a Hallgatók/Erasmus jelentkezések/leadott kérvény (68150). A leadott kérvények elbírálása ezek után ugyanúgy történik, mint bármely más típusú kérvény elbírálása. Erről részletes leírás a Kérvénykezelő dokumentációban olvasható. Figyelem: Ha a jelentkezési időszakhoz van megadva kérvény, akkor a szerződéseknél megadott kérvényt nem veszi figyelembe a rendszer. Amennyiben a hallgatónak a jelentkezését töröljük (és kérvénnyel történt az Erasmus programra a jelentkezés), akkor a leadott kérvénye érvénytelen lesz. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 20 / 51

21 Ha a jelentkezési időszak lejárt, akkor a hallgató nem adhat le további jelentkezést és nem csatolhat a kérvényhez dokumentumokat. Ha jelentkezési időszakhoz jelentkezési feltétel, Előkövetelmény kerül beállításra, akkor a jelentkezéskor a kérvény leadás előtt vizsgálja a program a feltétel teljesülését, és ha nem teljesül a feltétel, akkor a jelentkezést nem tudja leadni a hallgató A jelentkezési időszak egyéb adatainak megadása Az Erasmus/Időszakok (67450) menüponton az Ügyintézők tabulátorfülön a Szerkeszt, majd Hozzáad gomb megnyomása után ügyintézőt rendelhetünk a jelentkezési időszakhoz. Ügyintéző szerződéshez rendelése A Szerződések tabulátorfülön van lehetőség a jelentkezési időszakhoz szerződéseket rendelni. Szerkeszt gomb, majd a Hozzád illetve a Töröl gomb megnyomásával szerződést rendelhetünk az időszakhoz, illetve törölhetünk az időszaktól. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 21 / 51

22 Időszakhoz szerződés hozzárendelése Figyelem: A hallgatói weben csak azok a szerződések jelennek meg, amelyeket az időszakhoz rendeltünk és a szerződés státusza Rendben értékkel rendelkezik. A Jelentkezések tabulátor fül alatt láthatjuk az adott időszakban hallgatói webről leadott jelentkezéseket vagy az ügyintéző által a kliensben rögzített jelentkezéseket. 5. Erasmus jelentkezéshez beadandó dokumentumtípusok Az Erasmus/ Erasmus beadandó dokumentumtípusok (15900) menüponton rögzíthető azon dokumentumtípusok, amelyeket a hallgatónak az Erasmus jelentkezése során le kell adnia. Az Erasmus/ Erasmus beadandó dokumentumtípusok (15900) menüpont alatt szervezeti egységtől függetlenül megjelennek az előzőleg rögzített beadandó dokumentumok listája. A Szervezeti egységek/erasmus beadandó dokumentumtípusok (15850) menüpont alatt az adott szervezeti egységhez tartozó dokumentumokat találhatjuk meg. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 22 / 51

23 Erasmus beadandó dokumentumtípusok Azon dokumentumtípusok hozzáadására van lehetőség, amely előzőleg az Adminisztráció/Kódtételek (95600) menüponton az Dokumentum altípus nevű kódtételnél feltöltésre került. A Nyelv mezőben beállítható, hogy egy adott dokumentumot a hallgatónak milyen nyelven kell beadni. Az Elmélet és a Gyakorlat jelölőnégyzet szabályozásával állítható, hogy a hallgatónak kötelező vagy nem kötelező a dokumentum beadása. A Típus mezőben beállítható, hogy egy adott dokumentum típus beadása kötelező, vagy opcionális-e. A mezőben az "Erasmus dokumentum típusok" kódtétel értékei közül választhatunk, amelynek két alapértéke: kötelező, opcionális. A két alapérték mellett az intézmény az kódtétel értékeit szabadon definiálhatja. A beadandó dokumentumok rögzítésére importfunkció is készült. A felületen rögzített dokumentumtípusok a HWEB-en, az Ügyintézés/Erasmus felületen a jelentkezési lapon is megjelennek. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 23 / 51

24 Jelentkezési lapon a beadandó dokumentumtípusok 6. Hallgatói jelentkezések, hallgató jelentkeztetése ügyintéző által A hallgatói jelentkezés típusa lehet elmélet, gyakorlat vagy elmélet és gyakorlat. Továbbá a hallgató jelentkezhet EILC kiegészítő nyelvi kurzusra is. A hallgatói jelentkezéseket az Erasmus modulban a Jelentkezések menüpontokban tekinthetjük meg. A jelentkezések adatait megtekinthetjük az Erasmus/Időszakok/Jelentkezések (67350), az Erasmus/Szerződések/Jelentkezések (67450), az Erasmus/Külföldi partnerszervezetek/szerződések/jelentkezések (67950), az Erasmus/Jelentkezések (67600), és a Szervezeti egységek/erasmus szerződések/jelentkezések (67750).. A Hallgatók/Erasmus jelentkezések (68050) menüponton azon jelentkezések láthatóak, amelyre az adott hallgató jelentkezett a hallgatói webről vagy az ügyintéző jelentkeztette a hallgatót. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 24 / 51

25 Hallgatói jelentkezések Ezen a menüponton a hallgató által leadott jelentkezések jelennek meg. A hallgatót jelentkeztetheti kliens oldalról is az ügyintéző a Hozzáad gombbal. A hallgatói jelentkezés módosítására a Szerkeszt gombbal és a jelentkezés törlésére a Töröl gombbal van lehetősége az ügyintézőnek. Az Jelentkezések menüpontokon az alábbi tabulátorfüleken jelennek meg az adatok: Jelentkezés adatai Gyakorlati adatok Elméleti adatok Nyomtatványok Hallgató nyelvvizsgái Hallgató címei Okmányok 6.1. Jelentkezés adatai A Jelentkezési adatok tabulátorfülön jelennek meg a hallgató jelentkezésével kapcsolatos adatok. Ha a hallgató a hallgatói webről adta le a jelentkezését, akkor ezen adatok feltöltésre kerülnek a hallgató által megadott adatokkal. A Hallgató mezőben a jelentkező személyes adatai adhatók meg, a hallgató kiválasztásával, ha az ügyintéző jelentkezteti a hallgatót kliens felől. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 25 / 51

26 A hallgatói weben vagy az ügyintéző által leadott jelentkezéseknél kötelező megadni a jelentkezés sorrendjét a Sorrend mezőben. Ha a hallgató jelentkezik a weben, akkor a jelentkezés sorrendjében szigorúan növekvő értéket vesz fel a Sorrend mező értéke. Már leadott jelentkezéseknél lehetősége van a hallgatónak a hallgatói weben a sorrendet módosítani. A Jelentkezés dátuma mező automatikusan töltődik a jelentkezési lap elmentésével. Hozzárendeléssel megadható a hallgató azon képzése, amelyről a jelentkezni szeretne az Erasmus programra. A jelentkezés státuszát a Státusz mező tartalmazza. A hallgatói webről leadott jelentkezés státusza Leadva értékkel rendelkezik, az ügyintéző változtathatja a mező értékét a jelentkezés feldolgozásának függvényében. Jelentkezések menüpont adatai A felületen három jelölőnégyzet található. Az Elmélet jelölőnégyzet igaz értéke esetén a hallgató elméleti jelentkezést adott le. A Gyakorlat jelölőnégyzet igaz értéke esetén a hallgató gyakorlatra jelentkezett a hallgatói webről. Ezen jelölőnégyzetek értékei nem módosíthatóak ügyintéző által. Ha a jelentkezést ügyintéző kliens felől adja le, akkor az Elmélet jelölőnégyzet értéke, akkor vált igaz értékre, ha a felületen az Elméleti adatok tabulátor fülön kiválasztásra kerül a Szerződésszám mező értéke. A Gyakorlat jelölőnégyzet értéke akkor töltődik, ha a Gyakorlati adatok felületen a Megnevezés mező értéke megadásra kerül. Az EILC kurzus jelölőnégyzet szabadon szerkeszthető az ügyintéző által. Itt megadható még az EILC ösztöndíj és egyéb ösztöndíj is. Időszak mezőben az Erasmus/Időszakok (67300) menüpontban rögzített azon időszak kezdő- és végdátuma kerül megjelenítésre, amely időszakban a jelentkezés történt. A jelentkezéshez a hozzárendelő gomb megnyomásával utólag időszak is rendelhető Gyakorlati jelentkezés alapadatai Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 26 / 51

27 A Gyakorlati alapadatok tabulátorfülön a gyakorlati jelentkezéssel kapcsolatos adatokat tekinthetjük meg. A hallgató gyakorlati jelentkezése nem minden esetben kötődik szerződéshez. Gyakorlati adatok Gyakorlatra jelentkezés esetén a Szerkeszt gomb megnyomása után meg kell adni a pályázatra vonatkozóan, hogy a hallgató melyik országban, és azon belül melyik városban szeretné a gyakorlatát tölteni. Továbbá kiválasztással megadható a belső szervezeti egység. A gyakorlati jelentkezésnél megadható még a külföldi intézmény honlapja, kapcsolattartójának a neve, e- mail címe és telefonszáma. A Megnevezés mező értékének megadásával a Jelentkezés adatai tabulátor fülön a Gyakorlat jelölőnégyzet értéke igaz állásra vált. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 27 / 51

28 Partnerintézményre vonatkozó leírás Gyakorlatra jelentkezéskor a Tervezett hónap és a Tervezett kezdet mező megadásával megadhatjuk, hogy a hallgató mennyi időre tervezi a gyakorlatot és mikor szeretné a gyakorlatot megkezdeni. Majd utólagosan megadható ügyintéző által, sikeres pályázat esetén a külföldön tölthető hónapok száma és a támogatott hónapok száma. Gyakorlati jelentkezésnél az ösztöndíj kategóriát sikeres pályázat esetén, jelentkezésenként kell megadni az ügyintézőnek. A Havi ösztöndíj mező értéke a jelentkezési időszaknál intézmény által megadott Gyakorlati havi ösztöndíj és a gyakorlati jelentkezéseknél ügyintéző által megadott Ösztöndíj kategória mező értékének megfelelően számolódik ki. A hallgató ezen értéknek megfelelő ösztöndíjra jogosult (az összeg euro alapú) Elméleti jelentkezés alapadatai Az Elméleti alapadatok tabulátor fülön az elméleti jelentkezéssel kapcsolatos adatokat tekinthetjük meg. A hallgató elméleti jelentkezése minden esetben szerződéshez kötődik. Elméleti jelentkezés esetén a Szerkeszt gomb megnyomása után a Szerződésszám mező értékét kiválasztással adhatjuk meg. A gomb megnyomásával azon szerződések közül lehet választani, amelyek az Erasmus/Szerződések (67450) menüponton feltöltésre kerültek. A szerződés kiválasztásával a szerződés adatai feltöltésre kerülnek. Az X gomb megnyomásával az előzőleg kiválasztott szerződés törölhető. A szerződés kiválasztásával a Jelentkezés adatai tabulátorfülön az Elméleti jelölőnégyzet értéke igaz állásra vált. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 28 / 51

29 Szerződés hozzárendelése elméleti jelentkezéshez Elméletre jelentkezéskor a Tervezett hónap és a Tervezett kezdet mező megadásával megadhatjuk, hogy a hallgató mennyi időre tervezi az elméletet és mikor szeretné az elméletet megkezdeni a külföldi partnerintézménynél. Majd utólag ügyintéző által adható meg sikeres pályázat esetén a külföldön tölthető hónapok száma és a támogatott hónapok száma. Elméleti jelentkezésnél az Ösztöndíj kategória a szerződés kiválasztásával feltöltésre kerül a szerződésnél megadott értékkel. A Havi ösztöndíj mező értéke a jelentkezési időszaknál intézmény által megadott Elméleti havi ösztöndíj és az Ösztöndíj kategória mező értékének megfelelően számolódik ki. A hallgató ezen értéknek megfelelő ösztöndíjra jogosult (az összeg euro alapú) Pályázati dokumentumok nyomtatása A Jelentkezések menüpontokon a Nyomtatványok tabulátorfülön lehetőség van pályázati dokumentumok nyomtatására. A felületen nyomtatvány típus kiválasztása után lehetőség van a template kiválasztására, amely alapján a nyomtatás történik. A nyomtatás az újonnan létrejött Erasmus nyomtatványtípusok alapján történhet. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 29 / 51

30 Pályázathoz szükséges pályázati dokumentumok nyomtatása A nyomtatvány típusának megadása után van lehetőség nyomtatványt választani a felhasználónak és a Nyomtatás gomb megnyomása után a pályázati dokumentum nyomtatására. Típusok: Erasmus - Beiratkozási igazolás Erasmus - Gyakorlati szerződés Erasmus - Hallgatói gyakorlati teljesítmény igazolása Erasmus - Hallgatói tanulmányi teljesítmény igazolása Erasmus - Időtartam igazolás Erasmus - Koordinátori igazolás Erasmus - Támogatási szerződés Erasmus - Tanulmányi szerződés Nem készült referencia nyomtatvány, az Erasmus típusú NetRiport nyomtatványok létrehozhatók a kliens programban a Saját templatek (113300) menüponton Hallgató további adatainak megtekintése Az ügyintézőnek lehetősége van a jelentkezéshez szükséges további adatok megtekintésére, ellenőrzésére. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 30 / 51

31 A Jelentkezések menüpontokon a Tanulmányok gomb megnyomása után megtekinthetjük a hallgató tanulmányaival kapcsolatos adatokat. A felület megegyezik a Hallgatók (5400) menüpont, Tanulmányok gomb alatt található felülettel. A felületen az adatok nem módosíthatóak. Hallgató tanulmányainak adatai A Hallgató címei tabulátorfülön a hallgató cím, telefonszám, és honlap adatai jelennek meg. A felület megegyezik a Hallgatók (5400) menüpont, Cím tabulátor fül alatt található felülettel. A felületen az adatok nem módosíthatóak. A Hallgató nyelvvizsgái tabulátorfülön a hallgató nyelvvizsga adatai jelennek meg. A felület megegyezik a Hallgatók (5400) menüpont, Nyelvvizsga tabulátorfül alatt található felülettel. A felületen az adatok nem módosíthatóak. Az Okmányok tabulátorfülön a hallgató okmányai jelennek meg. A felület megegyezik a Hallgatók (5400) menüpont, Okmányok tabulátor fül alatt található felülettel. A felületen az adatok nem módosíthatóak. 7. Hallgatói jelentkezés a hallgatói weben A hallgatók számára az Erasmus menüpont az Ügyintézés menüből érhető el. Az "Ügyintézés/Erasmus" menüponton két tabulátorfül alatt láthatóak az adatok: az Erasmus jelentkezések és a Jelentkezések. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 31 / 51

32 Az Erasmus jelentkezések tabulátorfülön megjelenik minden meghirdetett időszak. Az aktuális jelentkezési időszak, amelyre a hallgató jelentkezhet félkövér betűtípussal, kiemelten jelenik meg. Az Erasmus jelentkezések tabulátorfülön a hallgató láthatja az Erasmus jelentkezési időszak leírását (az intézmény a kliensben a Szerződések menüpont leírás mezőjében megadott érték jelenik meg a hallgatói weben), a jelentkezési időszak kezdetét, végét, és hogy a hallgató hány különböző szerződésre jelentkezhet. A hallgató ezen a felületen tud jelentkezést leadni. Jelentkezés típusai A jelentkezési időszak sorvégi plusz jelére (lehetőségek) kattintva tekintheti meg a hallgató, hogy milyen típusú jelentkezést adhat le. A jelentkezés típusa lehet: elmélet, gyakorlat vagy elmélet és gyakorlat. A Jelentkezés elméletre lehetőséget választva a hallgató megtekintheti, hogy az adott időszakhoz milyen szerződések vannak hozzárendelve, azaz melyik tanszék, milyen külföldi szervezeti egységgel, milyen leírású szerződést kötött. Ilyen típusú jelentkezés leadásakor a szerződés neve melletti sorvégi plusz jelre kattintva adhatja le a jelentkezését. Szerződés Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 32 / 51

33 Elméletre jelentkezéskor, a jelentkezési lapon kötelező megadni az elmélet tervezett kezdetét és a tervezett hosszát hónapokban. A Jelentkezés gyakorlatra lehetőséget választva a hallgató szabadon kiválaszthatja a szervezeti egységet. Jelentkezés leadásához kötelezően kitöltendő még az ország és a város, amely országban és városban szeretné a gyakorlatot letölteni. További adatok: megnevezés, honlap, kapcsolattartó neve, telefonszáma és címe. Kötelező még megadni a gyakorlat tervezett kezdetét és a tervezett hosszát hónapokban. Ha a lehetőségek közül a Jelentkezés elméletre és gyakorlatra lehetőséget választja a hallgató, akkor szerződés választása után teheti meg a fentebb felsorolt adatok megadásával. A jelentkezési lapon a szerződés vagy gyakorlatnál a szervezeti egység kiválasztása után a Várt dokumentumok panelben tekintheti meg a hallgató, hogy milyen dokumentumokat kell csatolnia az érvényes pályázat leadásához. Jelentkezési lap A hallgató gyakorlati pályázás esetén nemcsak a szervezeti egység dolgozói közül választhat koordinátort, hanem az egyetem összes aktív (nem archivált, szervezethez rendelésének jogviszony vége nincs kitöltve vagy jövőbeni) alkalmazottja közül. A pályázati lapon a Gyakorlat Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 33 / 51

34 koordinátora mező mellett található Minden oktató jelölőnégyzet igazra állításával a legördülő menüben a szervezeti egységtől függetlenül, az intézmény összes aktív alkalmazottja közül választhat a hallgató gyakorlati koordinátort. Jelentkezés során a jelölőnégyzet alapértelmezett értéke hamis értékkel kerül megjelenítésre a pályázati lapon, ebben az esetben a hallgató csak a kiválasztott szervezeti egységhez tartozó alkalmazottak közül választhat gyakorlati koordinátor. A Jelentkezés gomb megnyomása után, ha a jelentkezéshez kérvény is tartozik, akkor a kérvény kitöltése és leadása után a hallgató pályázati dokumentumokat tölthet fel. Már meglévő jelentkezéshez az Ügyintézés/Kérvények menüponton csatolhat fel pályázati dokumentumokat a jelentkezési időszak végéig. A hallgató a jelentkezését félbe hagyhatja a Jelentkezés gomb megnyomása után az Erasmus kérvény kitöltésének felfüggesztésével a Kitöltés felfüggesztése gombra kattintva. Visszajelző üzenet a sikeres kérvény leadásáról 7.1. Hallgatói weben jelentkezéssel kapcsolatos információ megtekintése Az Ügyintézés/Erasmus felületen a Jelentkezések tabulátorfülön tekintheti meg a hallgató a leadott jelentkezéseit. Ezen a felületen van lehetősége a jelentkezések sorrendezésére. A sor végi Lehetőségek linkre kattintva tekintheti meg a már leadott jelentkezések adatait. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 34 / 51

35 Hallgató jelentkezései Leadott jelentkezési lap A hallgatónak lehetősége van a jelentkezéskor pályázati dokumentumok nyomtatására. Nyomtatható dokumentumok: Beiratkozási igazolás Gyakorlati szerződés Gyakorlati teljesítési igazolás Tanulmányi teljesítési igazolás Időtartam igazolás Tanulmányi szerződés Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 35 / 51

36 Támogatási szerződés A pályázat elbírálása után a hallgató a jelentkezési lapon megtekintheti a jelentkezés státuszát. Sikeres pályázás esetén megtekintheti a jelentkezési lapon, hogy mikor kezdheti külföldön a tanulmányait, az időintervallumot hónapokban és a támogatott hónapoknak a számát Hallgatói jelentkezések módosítása Az Ügyintézés/Erasmus felületen a Jelentkezések tabulátorfülön a hallgatónak lehetősége van a már leadott jelentkezéseit módosítani. A sorvégi Lehetőségek linkre kattintva a Módosítás lehetőségét választva módosíthatja a már leadott jelentkezések adatait. A hallgató csak addig módosíthatja a jelentkezését, ameddig a jelentkezési időszak tart. Ezen időszakon belül a hallgatónak lehetősége van további dokumentumot csatolni és törölni is. Jelentkezési lap módosítása Elméleti jelentkezési lapon módosítható adatok A hallgató által már leadott elméleti jelentkezési lapon módosíthatja a következő mezők értékét: Elmélet tervezett kezdete Elmélet tervezett hossza hónapban Tématerület Elmélet koordinátora Figyelem: A hallgatónak nincs lehetősége a már kiválasztott szerződést módosítani. Ebben az esetben a hallgatónak törölnie kell a jelentkezését és új jelentkezési lapot kell leadnia. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 36 / 51

37 Gyakorlati jelentkezési lapon módosítható adatok A hallgató által már leadott gyakorlati jelentkezési lapon módosíthatja a következő mezők értékét: Gyakorlat koordinátora Ország Megnevezés Város Honlap Kapcsolattartó név Kapcsolattartó telefon Kapcsolattartó Gyakorlat tervezett kezdete Gyakorlat tervezett hossza hónapban Figyelem: A hallgatónak nincs lehetősége gyakorlati jelentkezésnél a szervezeti egység módosítására. Ebben az esetben a hallgatónak törölnie kell a jelentkezését és új szervezeti egység kiválasztásával új jelentkezési lapot kell leadnia Hallgatói jelentkezések törlése Az Ügyintézés/Erasmus felületen a Jelentkezések tabulátorfülön a hallgatónak lehetősége van a már leadott jelentkezéseit törölni. A sorvégi Lehetőségek linkre kattintva a Lejelentkezés lehetőségét választva törölheti a már leadott jelentkezését. Ha a jelentkezéshez kérvény is tartozik, akkor a kérvény érvénytelenítésre kerül (ilyen kérvény státusza: érvénytelen) A hallgató csak addig törölheti a jelentkezését, ameddig a jelentkezési időszak tart. Ha egy jelentkezési lap törlésre kerül, akkor a program figyel a sorrendezésre. Jelentkezési lap törlése Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 37 / 51

38 7.4. Hallgatói jelentkezések megtekintése oktatói weben Az Ügyintézés/Erasmus felületen azon jelentkezési időszakok jelennek meg, amelyekhez az oktató, mint a szerződés koordinátora, hozzá van rendelve. A megjelenés fő sorában megtekinthető az időszak leírása, a jelentkezési időszak kezdete és vége. Jelentkezési időszakok A sorvégi Lehetőségek link alatt van lehetőség a szerződés koordinátorának megtekinteni a hozzárendelt szerződéseket és a szerződéshez tartozó jelentkezéseket. A Szerződések lehetőséget választva megtekintheti a szerződésre vonatkozó adatokat. A szerződésre vonatkozóan megtekinthető, hogy melyik tanszék, milyen külföldi szervezeti egységgel, milyen leírású szerződést kötött. Továbbá megtekinthető a szerződés száma és a szerződéshez rendelt ösztöndíj kategória is. Szerződések Megtekinthető a szerződésre jelentkezett hallgatók listája a sorvégi Lehetőségek link alatt a jelentkezési időszak felől és a szerződések felől is. A koordinátor megtekintheti a hallgató adatait, azon képzését, amelyről jelentkezett az adott szerződésre, a szerződés számát, a jelentkezés típusát és időpontját. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 38 / 51

39 A koordinátor megtekintheti a hallgató jelentkezési lapját, a hallgató adatait és nyelvvizsgáit is a sorvégi Lehetőségek link alatt a Bővebb lehetőséget választva. Hallgatói jelentkezés A Jelentkezések lehetőséget választva a koordinátor megtekintheti a hallgató által leadott jelentkezési lapot, amelynek a típusa lehet elmélet, gyakorlat vagy elmélet és gyakorlat is egyaránt. Az adatok három tabulátorfülön jelennek meg. Az első tabulátorfül a jelentkezéssel kapcsolatos adatokat tartalmazza. A második tabulátorfülön a hallgató adatait tekintheti meg a koordinátor. A harmadik tabulátorfülön a hallgató nyelvvizsgái tekinthetők meg. Hallgató jelentkezésével kapcsolatos adatok A jelentkezési lap a következő adatokat tartalmazza: a jelentkezés státuszát,a jelentkezés sorrendjét, melyet a hallgató a jelentkezések leadásával megváltoztathat. Tartalmazza a szervezeti egység nevét, amelyhez a szerződés hozzá van rendelve és azon dokumentumokat, amit a Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 39 / 51

40 hallgatónak a pályázat elnyeréséhez le kell adnia. A jelentkezési lapon megtekinthető az elmélet tervezett kezdete és a tervezett hossza hónapokban. Ha a hallgató elméletre és gyakorlatra is jelentkezett, akkor a jelentkezési lapon megtekinthető, hogy a hallgató melyik országban és városban szeretné a gyakorlatot letölteni. További adatok: megnevezés, honlap, kapcsolattartó neve, telefonszáma és címe, a gyakorlat tervezett kezdete és tervezett hossza hónapokban. A jelentkezési lap tartalmazza az intézmény által kitöltött további adatokat: szerződésszámot, szerződés leírását, a szerződés koordinátorát, a külföldi partnerszervezetet, a partnerszervezethez tartozó információkat a leírás mezőben, az ösztöndíj kategóriát, az elmélet kezdetét, az elmélet hosszát hónapokban és az elmélet támogatott hónapjainak a számát. A koordinátornak lehetősége van megtekinteni, valamint nyomtatni a pályázathoz szükséges dokumentációkat: beiratkozási dokumentációt, gyakorlati szerződést, gyakorlati teljesítési igazolást, tanulmányi teljesítési igazolást és időtartam igazolást. A nyomtatás az új, Erasmus sablontípus alapján történhet. Nem készült referencia nyomtatvány, az Erasmus típusú NetRiport nyomtatvány létrehozható a kliens programban a Saját templatek (113300) menüponton. 8. Hallgatói jelentkezés kérvénykezelő segítségével Amennyiben az intézmény használja a kérvénykezelő modult, akkor lehetősége van az Erasmus jelentkezést kérvénnyel együtt használni. Ebben az esetben az Adminisztráció/Kérvénysablonok (29550) menüpontban kell Erasmus jelentkezés típusú kérvényt készíteni. Az elkészített Erasmus jelentkezési kérvényt a kiválasztott jelentkezési időszakhoz kell csatolni a hozzárendelő gomb segítségével. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 40 / 51

41 Jelentkezési időszakhoz kérvénysablon csatolása A kérvénnyel történő jelentkezés esetén, a hallgatónak a jelentkezéskor kell kiválasztania az időszakot és a jelentkezés típusát, majd ezek kiválasztása után a jelentkezési lap kitöltése és Jelentkezés gomb megnyomása után jelenik meg a felületen a kérvény, amelynek kitöltése után a Kérvény leadása gombra kattintással történik meg az Erasmus programra a jelentkezés. A kérvény leadása után van lehetősége a hallgatónak mellékletet, dokumentumot csatolni a kérvényhez. A leadott kérvény megtekintésére a következő felületeken van lehetőség: Erasmus/Időszakok/Jelentkezések/Leadott kérvény (674000), az Erasmus/Szerződések/Jelentkezések/Leadott kérvény (67850), az Erasmus/Külföldi partnerszervezetek/szerződések/jelentkezések/leadott kérvény (68000), az Erasmus/Jelentkezések/Leadott kérvény (67900),, a Szervezeti egységek/erasmus szerződések/jelentkezések/leadott kérvény (67800) és a Hallgatók/Erasmus jelentkezések/leadott kérvény (68150). Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 41 / 51

42 Hallgatói jelentkezéshez tartozó kérvények A leadott kérvények elbírálása ezek után ugyanúgy történik, mint bármely más típusú kérvény elbírálása. Erről részletes leírás a Kérvénykezelő dokumentációban olvasható. Figyelem: Ha a jelentkezési időszakhoz van megadva kérvény, akkor a szerződéseknél megadott kérvényt nem veszi figyelembe a rendszer. Amennyiben a hallgatónak a jelentkezését töröljük (és kérvénnyel történt az Erasmus programra a jelentkezés), akkor a leadott kérvénye érvénytelen lesz. 9. Hallgatói jelentkezések elbírálása A leadott pályázat elbírálása során az ügyintézőnek mindig meg kell adni, hogy nyert-e a hallgató által beadott pályázat. A jelentkezés elbírálása a Jelentkezések menüpontokon történhet. Jelentkezések menüpont a következő felületeken található: Erasmus/Időszakok/Jelentkezések (67350), az Erasmus/Szerződések/Jelentkezések (67450), az Erasmus/Külföldi partnerszervezetek/szerződések/jelentkezések (67950), az Erasmus/Jelentkezések (67600), és a Szervezeti egységek/erasmus szerződések/jelentkezések (67750) és a Hallgatók/Erasmus jelentkezések (68050). A jelentkezés státusza a Jelentkezések menüpont, Jelentkezés adatai tabulátorfülön található. A jelentkezés státuszát az ügyintéző változtathatja a pályázat feldolgozásának és elbírálásának függvényében a Szerkeszt gomb megnyomása és a Státusz mező értékének meg- Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 42 / 51

43 adásával. A jelentkezés státuszának beállítása elbírálás során Sikeres pályázás esetén az ügyintéző adja meg a Jelentkezések menüpont Gyakorlati adatok vagy az Elméleti adatok tabulátorfülön a külföldön tölthető hónapok számát, a támogatott hónapok számát és a külföldi tanulmányok kezdetének dátumát. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 43 / 51

44 Ügyintéző által kitöltendő adatok a pályázat elbírálása során 10. Ösztöndíjszámolás Az Erasmus jelentkezési időszak lejárta és a pályázatok elbírálása után, az intézménynek meg kell adnia az ösztöndíj számoláshoz a sikeres pályázatokra vonatkozóan a következő adatokat: 1. A hallgatói jelentkezés státuszának az Erasmus/Időszakok/Jelentkezések (67350) menüpont, Jelentkezési adatai tabulátor fülön a Státusz mező értékének feltöltése. (Az ösztöndíj számolás azokra a jelentkezésekre fut le, amelyiknek a státusza Ösztöndíjas.) Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 44 / 51

45 Jelentkezések menüponton a Státusz mező beállítása 2. Meg kell adni a gyakorlati és elmeléti havi ösztöndíj alapot, az Erasmus/Szerződések (67300) menüponton a Gyakorlati havi ösztöndíj és az Elméleti havi ösztöndíj mezők feltöltésével. (Intézmény által szabadon tölthető mezők és az összeg euro alapon értendő.) Időszakok felületen a gyakorlati és elméleti havi ösztöndíj megadása Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 45 / 51

46 3. Gyakorlati jelentkezésnél az ösztöndíj kategóriát sikeres pályázat esetén, jelentkezésenként kell megadni az ügyintézőnek az Erasmus/Jelentkezések (67600) menüpont, Gyakorlati alapadatok tabulátorfülön az Ösztöndíj kategória mező értékének beállításával. Ösztöndíj kategória megadása gyakorlati jelentkezésnél 4. Elméleti jelentkezésnél a hallgató a pályázat leadásakor már kitöltésre kerül az Erasmus/Jelentkezések (67600) menüpont, Elméleti alapadatok tabulátorfülön az Ösztöndíj kategória mező értéke a hallgató által választott szerződésből, az Erasmus/Szerződések (67450) menüpontont, Ösztöndíj kategória mező értékéből. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 46 / 51

47 Ösztöndíj kategória megadása elméleti jelentkezésnél 5. Ahhoz, hogy lefusson az ösztöndíj számolás, a hallgató elméleti és gyakorlati jelentkezés adatainál meg kell adni az Erasmus/Jelentkezések (67600) menüpont, Elméleti alapadatok és/vagy Gyakorlati alapadatok tabulátorfülön a Támogatott hónap számát. Támogatott hónapok megadása Elméleti jelentkezésnél Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 47 / 51

48 Támogatott hónapok megadása Gyakorlati jelentkezésnél Az Erasmus/Időszakok (67300) menüponton található egy Ösztöndíjszámolás gomb, amely a jelentkezési időszaknál megadott elméleti és gyakorlati ösztöndíjak, a támogatott hónap és az ösztöndíj kategóriák alapján számolja ki minden sikeres jelentkezőre az ösztöndíjat. A felugró ablak arról tájékoztatja a felhasználót, hogy az adott időszakban összesen menynyi hallgatóra történt meg sikeresen az ösztöndíjszámítás. Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 48 / 51

49 Ösztöndíjszámolás sikeres pályázatoknál Figyelmeztető üzenetben tájékoztatjuk a felhasználót, ha nem került megadásra az ösztöndíjas státusszal rendelkező jelentkezésnél az Ösztöndíj kategória mező értéke. Ebben az esetben a hiányosan beállított hallgatóra nem fut le az ösztöndíj számolás. A hiányos adatok kitöltése után, az ösztöndíj számolás sikeresen lefut. Figyelmeztető üzenet az Ösztöndíj kategória mező kitöltésére Figyelem: Ha a hallgató jelentkezése elmélet és gyakorlat egyben, akkor az ösztöndíj számolás futtatásakor külön-külön vizsgáljuk az elméleti és a gyakorlati jelentkezést. Abban az Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 49 / 51

50 esetben, amikor a gyakorlati jelentkezésnél a Támogatott hónapok száma 0, akkor az ösztöndíj kategória értékét nem kell megadni. Az elméleti jelentkezésnél az ösztöndíj kategória és a támogatott hónap megadásával külön kiszámolásra kerül a havi ösztöndíj. Elméleti jelentkezésnél minden esetben a hallgató jelentkezésével feltöltésre kerül az ösztöndíj kategória értéke az Erasmus/Szerződések (67450) menüpont Ösztöndíj kategória mező értékéből. Erasmus/Szerződések (67450) menüpont Ösztöndíj kategória mező értéke Az ösztöndíj számolás lefuttatása után a Havi ösztöndíj mező értéke a jelentkezési időszaknál intézmény által megadott Gyakorlati havi ösztöndíj és/vagy Elméleti havi ösztöndíj, az Ösztöndíj kategória és a Támogatott hónapok mező értékeinek megfelelően számolódik ki. A hallgató ezen értéknek megfelelő ösztöndíjra jogosult (az összeg euro alapú). Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 50 / 51

51 Ösztöndíj számoláskor a Havi ösztöndíj mező értéke töltődik Kiadás: Verzió: 1.4. Oldalszám: 51 / 51