A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden

Átírás

1 A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden Érkeztetők és Iktatók részére Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) Web:

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Tematika kibővítése, Gombelnevezések cseréje Gyorsiktatás menüpont iktatás Logo csere Kiadás: Verzió: 2.2. Oldalszám: 2 / 7

3 1. Bejövő irat rögzítése 1.1. Irat rögzítése Új irat rögzítéséhez Iratok ( ) menüponton Új gomb Irat jellemzői fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Tárgy, Típus, Biztonsági minősítés, Funkcionális minősítés ) Iratra vonalkód ragasztása és vonalkód olvasóval vagy kézzel történő felvitele a Vonalkód mezőbe Egyéb nem kötelező mezők kitöltése a későbbi keresés céljából A bevitt adatok rögzítése a Mentés gombbal További összerendelések és füleken lévő mezők kitöltéséhez Szerkeszt gomb Hozzáférők megadása a Hozzáférés fülön az alkalmazottak és/vagy szervezetek kiválasztásával: Hozzáad gomb (az itt kiválasztott személyek lesznek a továbbiakban jogosultak az irat megtekintésére) Kapcsolattartók megadása Kapcsolat fülön a Új gombbal és a kötelezően töltendő mezők kitöltésével (az így megadott személyre vagy szervezetre a későbbiekben keresni tudunk) Kulcsszó megadása a Új gombbal Kulcsszó és/vagy Típus megadása (az így megadott kulcsszóra vagy szavakra a későbbiekben keresni tudunk) 1.2. A megadott összerendelések és a füleken kitöltött mezők adatainak rögzítése a Mentés gombbal 1.3. Irat főszámos iktatása Iktatási számok fülön Iktat gomb Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi iktatási száma (azonosítója) 1.4. Irat alszámos iktatása Iktatási számok fülön Iktat gomb Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással Új iktatási szám rovaton az Automatikus főszám jelölőnégyzetből a pipa kivétele, és az így megjelenő kötelezően töltendő Főszám mező Kiadás: Verzió: 2.2. Oldalszám: 3 / 7

4 melletti választó gomb megnyomásával a megjelenő listából azon irat kiválasztása, amely alá alszámosan szeretnénk iktatni az iratot Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi alszámos iktatási száma (azonosítója), valamint az adott irat alatti Iratkapcsolatok ( ) menüponton annak az iratnak a jellemzői, amelyhez alszámosan iktattunk Irat típusszámos iktatása Iktatási számok fülön Iktat gomb Új iktatási szám rovaton a kötelezően megadandó Iktatókönyv mező kitöltése a megjelenő listából történő választással Ez követően a Típusszám mező legördülő listájából a megfelelő témaszám kiválasztása Az iktatás rögzítéséhez Mentés gomb Eredménye: az Irat jellemzői fül Iktatási szám mezőjében is automatikusan megjelenik az irat egyedi típusszámos iktatási száma (azonosítója) Küldő szervezet iktatási számának rögzítése Az Iratok ( ) menüponton az adott irat kiválasztása a listából Iktatási számok fülön Szerkeszt gomb A Külső iktatási számok rovaton Hozzáad gomb, ezt követően a kötelezően töltendő (zöld mezők) megadása ( Szervezet, Iktatási szám ) Az adatok rögzítéshez Mentés gomb 1.7. Materiális példány felvitele Iratok ( ) / Materiális példányok ( ) menüponton Új gomb Materiális példány jellemzői fülön a kötelezően kitöltendő (zöld mezők) megadása ( Típus, Adathordozó ) A bevitt adatok rögzítése a Mentés gombbal 1.8. Materiális példány irattárazása A materiális példány rögzítését követően Irattárazás fül Irattáraz gomb az így aktívvá váló Irattári hely mező mellett lévő gombra kattintva, a megjelenő listából válasszuk ki az irattári helyet Az irattári helyhez rendelés rögzítése a Mentés gombbal 1.9. Elektronikus példány felvitele Kiadás: Verzió: 2.2. Oldalszám: 4 / 7

5 Iratok ( ) / Elektronikus példányok ( ) menüponton Új gomb A megfelelő tárhelyről válasszuk ki a szerződés korábban már beszkennelt példányát Kötelezően kitöltendő Típus mező megadása Az elektronikus példány rögzítése a Mentés gombbal A Lapolvasó gombbal a gépünkre kötött szkennert tudjuk aktivizálni és a lapolvasóba helyezett lap példányát tudjuk itt rögzíteni Irat utólagos érkeztetése Iratok ( ) / Érkeztetési bejegyzés ( ) menüpont Érkeztetési adatok fül Új gomb Érkeztetési adatok fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Beérkezés módja, Címzett szervezet, Birtokló szervezet, Érkezés ideje ) Ha a küldemény zárva érkezett, akkor az Érkeztetési adatok fülön a Lezárt küldemény jelölőnégyzet bepipálása Egyéb küldeménnyel kapcsolatos adatok rögzítése a Feltüntetett jellemzők fülön, amelyre a későbbiekben keresni lehet. pl.: a feladó szervezet küldeményen feltüntetett saját iktatási száma A bevitt adatok rögzítése a Mentés gombbal 2. Bejövő irat rögzítése Gyorsiktatás menüpont segítségével 2.1. Irat rögzítése Gyorsiktatás ( ) menüpont Típus és Új Érkeztetés módjának kiválasztása (az itt megadott feltételek alapján jelennek meg a későbbiekben a mezők) Kötelező (zöld színű) mezők kitöltése, és ajánlott (fehér színű) mezők kitöltése, amelyre a későbbiekben keresni lehet A bevitt adatok rögzítése a Mentés gombbal 3. Kimenő irat rögzítése 3.1. Irat rögzítése Az irat rögzítése mindenben megegyezik az 1.1-es pontban leírtakkal Materiális példány felvitele A materiális példány rögzítése mindenben megegyezik az 1.7-es pontban leírtakkal. Kiadás: Verzió: 2.2. Oldalszám: 5 / 7

6 3.3. Materiális példány kipostázása Iratok ( ) / Materiális példányok ( ) / Postázás fül Postáz gomb A Postázás fülön a kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Címzett szervezet, vagy Címzett személy, Postai cím Kézbesítés módja, Átvétel módja ) A postázás rögzítése a Mentés gombbal Eredmény: A címzett személy értesítőt kap a postázás tényéről. A címzett a Személyes postáim ( ) / Várható materiális példányok ( ) menüponton az Átvesz gombra kattintva veheti át a küldeményt. Amennyiben a címzett személy nem rendelkezik Poszeidonnal, úgy a postát a Személyes postáim ( ) / Feladott materiális példányok ( ) menüponton a Nyugtáz gomb megnyomásával áll módunkban nyugtázni a feladott postát a címzett helyett Elektronikus példány felvitele Az elektronikus példány rögzítése mindenben megegyezik az 1.9-es pontban leírtakkal. 4. iktatása 4.1. Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb 4.2. Első belépés esetén a megjelenő választó felület alján kattintás a Poszeidon/Bejelentkezés feliratra 4.3. Megjelenő ablakban felhasználónév, és jelszó megadása (csak első belépés esetén kell megadni, a továbbiakban megjegyzi a program a beállítást) 4.4. Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb 4.5. Megjelenő választó felület alján kattintás a Iktatás feliratra 4.6. A megjelenő felületen a kötelezően töltendő (zöld mezők) megadása 4.7. Az rögzítése a rendszerben Mentés gomb 4.8. Eredménye: Az beiktatódik a Poszeidon rendszerébe, ami automatikusan generál az nek egy egyedi azonosítót, amit az Outlookból iktatott fejadatain is feltüntet. Az azonosító alapján az iktatott egyszerűen és garantáltan megtalálható. 5. Tájékoztatás küldése 5.1. Az Iratok (182800) menüpont vagy Iratok ( ) / Elektronikus példányok ( ) menüpont Tájékoztatások fülén Szerkeszt gomb 5.2. Az így aktívvá váló Tájékoztatások fülön Tájékoztatás gomb 5.3. Tájékoztatás, és határidő mező kitöltése (egyik sem kötelező) Kiadás: Verzió: 2.2. Oldalszám: 6 / 7

7 5.4. Kiosztás gomb megnyomása után a megjelenő listából a tájékoztatandó személyek kiválasztása 5.5. A bevitt tájékoztatás rögzítése a Mentés gombbal 5.6. Eredménye: a tájékoztatandó személyek ben értesítőt kapnak az elvégzendő tevékenységről, és a csatolt elektronikus példányról, amelyet a rendszerbe való belépéskor a Tájékoztatások ( ) / Kapott ( ) menüponton tekinthetnek meg, zárhatják le, vagy oszthatják ki, továbbíthatják. Kiadás: Verzió: 2.2. Oldalszám: 7 / 7