Segédanyag az iktatáshoz. Tartalomjegyzék

Átírás

1 Segédanyag az iktatáshoz Tartalomjegyzék I. Digitális, bejövő iktatás... 2 II. Digitális, belső irányú iktatása III. Kimenő iktatása... 23

2 I. Digitális, bejövő iktatás Amennyiben bejövő t szeretnénk iktatni, először nyissuk meg a Groupwise-unkat és válasszuk ki az iktatni kívánt t. Kattintsunk jobb egérgombbal az re. Ennek hatására megjelenik egy gyorsmenü, ebből válasszuk ki a Mentés másként lehetőséget.

3 Ennek hatására felugrik a Mentés párbeszédpanel. A Mentés helye mezőnél tudjuk megadni, hogy hova szeretnénk lementeni az t. Célszerű az Asztalra vagy egy külön erre célra létrehozott könyvtárba menteni az eket.

4 A Mentett elem mezőnél a kiválasztott egyes részeit láthatjuk. Ezt követően az Üzenetformátum mezőnél válasszuk ki az Internetes levelek (MIME) formátumot. Elég egyetlen alkalommal beállítani, legközelebb már ezt a formátumot fogja alapesetben is felajánlani a Groupwise. A Mime formátumban elmentett fájlokról a következő két dolgot érdemes megjegyezni: egyfelől a levél szövegtörzsét és az hez tartozó valamennyi csatolmányt egyetlen file-ba tömöríti bele, másfelől egy olyan file-t hoz létre, amelyet utólag nem lehet módosítani.

5 A fájl nevének megadására a Fájlnév mezőnél van lehetőségünk. Kerüljük az ékezetek, továbbá különböző írásjelek és speciális karakterek (pont, vessző, felkiáltójel, stb.) használatát, mert ezeket a Groupwise nem tudja értelmezni és gyakran hibásan menti le emiatt az -eket. Fontos továbbá ügyelni a fájlnév megadásánál arra, hogy minél rövidebb legyen az általunk választott név és a végén ott legyen a.eml kiterjesztés. Ha minden mezőt megfelelően kitöltöttünk, minden adatot megadtunk, akkor kattintsunk a Mentés gombra. Ennek hatására a Groupwise lementeni az ünket.

6 Következő lépésként nyissuk meg a Poszeidont. A baloldali menüsávból válasszuk ki a Gyorsiktatás menüpontot. Ennek hatására betöltődik az iktatófelület. Itt először válasszuk ki a Típus -nál a Digitális és az Irány -nál a Bejövő lehetőséget, azaz, hogy digitális bejövő iratot szeretnénk iktatással létrehozni. Ez soha nem lehet érkeztetett, így az Érkeztetett mezőnél mindig a nemet kell választani.

7 A Feladó/átadó szervezet vagy személy mezőnél tudjuk megadni azt a külső szervezetet vagy személyt, akitől az iratot kapta az Egyetem. Kötelező adat. Ehhez kattintsunk a zöld mező mellett található három ponttal jelölt összerendelő gombra. Ennek hatására felugrik egy Választó lista elnevezésű ablak, ahol ki tudjuk keresni a neve alapján a szervezetet. Ha megtaláltuk az általunk keresett szervezetet, válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására a Poszeidon kitölti a Feladó szervezet mezőt. (Ha nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban.) Feladó címe : Az elsődleges címet hozza fel a rendszer, ha a cím hibás, vagy több cím szerepel, a választó gomb megnyomásával ki lehet választani a megfelelőt. Ha a jó cím nem szerepel az adatbázisban, akkor előbb fel kell venni a partner szervezetek/partner személyek menüpontban. Címzett szervezet : Alapból a saját szervezeti egységünket hozza fel, ezen ne változtassunk. Megtévesztő ugyanis a mező elnevezése, ebben az esetben a címzett szervezet a saját szervezeti egységünket jelöli.

8 Tárgy : Az irat tartalmának rövid lényegre törő összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is.

9 Fajta : Válasszuk ki, hogy fajtáját tekintve t iktatunk. Mellékletek száma : Megadása kötelező, amennyiben az irathoz tartoznak mellékletek. Ebben az esetben meg kell adnunk a Melléklet fajtáját is. Főszám : Főszámos iktatás esetén az automatikus előtt található kis négyzetben mindig hagyjuk ott a pipát.

10 Amennyiben egy már meglévő ügy alá szeretnénk iktatni az t, vegyük ki a pipát az Automatikus elől. Ennek hatására megjelenik a főszám mező és a mellette található összerendelő gombra kattintva felugrik egy Választó lista elnevezésű párbeszédablak, ahol kikereshetjük a megfelelő főszámot. Ha kiválasztottuk, kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására a Poszeidon kitölti a főszám mezőt.

11 Biztonsági minősítés : Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk át. Ha bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód : Mivel t iktatunk, értelemszerűen nem adunk meg vonalkódot. Irattári tételszám : Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Kereshetünk rá Tételszám szerint, ehhez a zöld mező mellett található összerendelő gombra ( ) kell kattintanunk. Ennek hatására egy választó panel ugrik fel, ahol különböző szűrési feltételeket megadva ki tudjuk keresni a nekünk megfelelő tételszámot. feltöltése : A számítógépünkre lementett.eml kiterjesztésű t fel kell tölteni a Poszeidonba. Ehhez kattintsunk a zöld körben fehér plusz jelet ábrázoló gombra ( ). Ennek hatására felugrik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a korábban lementett ünket meg tudjuk keresni.

12 Hozzáférők : Ebben a mezőben lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A jobb oldalon található házikó gombbal ( ) szervezeti egységeknek, az alatta található emberkét ábrázoló gombbal ( ) pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, egy gombnyomással előre meghatározott csoportokat is hozzá tudunk adni. Mivel t iktatunk, minden olyan belső egységet adjunk meg hozzáférőként, beleértve a saját szervezeti egységünket is, amelyeknek elküldjük az ünket. Megjegyzés : Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az iratot készítette (nem feltétlen egyezik meg azzal a személlyel, aki beiktatja a Poszeidonba). Továbbá itt kell jelezni, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk.

13 Ha minden adatot kitöltöttünk, a Mentés gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást.

14 II. Digitális, belső irányú iktatása Megnyitjuk a Groupwise-t és elkészítjük az t, amelyet szeretnénk kiküldeni. Kitöltjük a címzett, másolatot kap elnevezésű mezőket, megadjuk a tárgyat, megírjuk a levél szövegét, majd csatoljuk a mellékleteket. Ezt követően nem a küldés gombra kattintunk, hanem a Mentés ikonra.

15 Ennek hatására felugrik a Mappák párbeszédablak, ahol ki tudjuk választani, hogy ideiglenes hova szeretnénk elmenteni az ünket. Fontos! Amíg nem iktattuk be a Poszeidonba, addig nem szabad elküldeni az t. Miután kiválasztottuk, hogy a Groupwise-on belül hova mentjük a levelünket, nyomjuk meg az OK gombot.

16 Ezután kattintsunk arra a mappára, ahova elmentettük az t, majd miután kiválasztottuk, nyomjunk jobb egérgombot rajta. Ezt követően a korábban már ismertetett módon lementjük az t a számítógépünkre. (Mentés másként, Mime formátum, stb )

17 Következő lépésként nyissuk meg a Poszeidont. A baloldali menüsávból válasszuk ki a Gyorsiktatás menüpontot. Ennek hatására betöltődik az iktatófelület. Itt először válasszuk ki a Típus -nál a Digitális és az Irány -nál a Belső lehetőséget, azaz, hogy digitális belső iratot szeretnénk iktatással létrehozni.

18 A Feladó/átadó szervezet vagy személy mezőnél adjuk meg a saját szervezeti egységünket. Ehhez kattintsunk a zöld mező mellett található három ponttal jelölt összerendelő gombra. Ennek hatására felugrik egy Választó lista elnevezésű párbeszédablak, ahol ki tudjuk keresni a feladó szervezetet. Ha megtaláltuk az általunk keresett szervezetet, válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására a Poszeidon a következő figyelmeztetést írja ki: A jelenlegi feladónak nincs címe rögzítve a rendszerbe!. Kattintsunk a Rendben gombra.

19 Látható, hogy a Poszeidon beilleszti az általunk választott szervezeti egységet a feladóhoz.

20 Címzett szervezet : Adjuk meg annak a szervezeti egységnek a nevét, amelynek szeretnénk küldeni az t.

21 Ezt követően értelemszerűen töltsük ki a mezőket: Tárgy : Az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta : Válasszuk ki, hogy fajtáját tekintve t iktatunk. Mellékletek száma : Megadása kötelező, amennyiben az irathoz tartoznak mellékletek. Ebben az esetben meg kell adnunk a Melléklet fajtáját is. Főszám : Főszámos iktatás esetén az automatikus előtt található kis négyzetben mindig hagyjuk ott a pipát. Biztonsági minősítés : Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk át. Ha bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód : Mivel t iktatunk, értelemszerűen nem adunk meg vonalkódot. Irattári tételszám : Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Kereshetünk rá Tételszám szerint, ehhez a zöld mező mellett található összerendelő gombra ( ) kell kattintanunk. Ennek hatására egy választó panel ugrik fel, ahol különböző szűrési feltételeket megadva ki tudjuk keresni a nekünk megfelelő tételszámot. feltöltése : A számítógépünkre lementett.eml kiterjesztésű t fel kell tölteni a Poszeidonba. Ehhez kattintsunk a zöld körben fehér plusz jelet ábrázoló gombra ( ). Ennek hatására felugrik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a korábban lementett ünket meg tudjuk keresni. Hozzáférők : Ebben a mezőben lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A jobb oldalon található házikó gombbal ( ) szervezeti egységeknek, az alatta található emberkét ábrázoló gombbal ( ) pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, egy gombnyomással előre meghatározott csoportokat is hozzá tudunk adni. Mivel t iktatunk, minden olyan belső egységet adjunk meg hozzáférőként, beleértve a saját szervezeti egységünket is, amelyeknek elküldjük az ünket. Megjegyzés : Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az iratot készítette (nem azt a személyt, aki beiktatja a Poszeidonba). Továbbá itt kell jelezni, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Ha minden adatot kitöltöttünk, a Mentés gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást.

22

23 III. Kimenő iktatása Megnyitjuk a Groupwise-t és elkészítjük az t, amelyet szeretnénk kiküldeni. Kitöltjük a címzett, másolatot kap elnevezésű mezőket, megadjuk a tárgyat, megírjuk a levél szövegét, majd csatoljuk a kiküldeni kívánt mellékleteket. Ezt követően nem a küldés gombra kattintunk, hanem a Mentés ikonra.

24 Ennek hatására felugrik a Mappák párbeszédablak, ahol ki tudjuk választani, hogy ideiglenes hova szeretnénk elmenteni az ünket. Fontos! Amíg nem iktattuk be a Poszeidonba, addig nem szabad elküldeni az t. Miután kiválasztottuk, hogy a Groupwise-on belül hova mentjük a levelünket, nyomjuk meg az OK gombot.

25 Ezután kattintsunk arra a mappára, ahova elmentettük az t, majd miután kiválasztottuk, nyomjunk jobb egérgombot rajta. Ezt követően a korábban már ismertetett módon lementjük az t a számítógépünkre. (Mentés másként, Mime formátum, stb )

26 Ezt követően nyissuk meg a Poszeidont. A baloldali menüsávból válasszuk ki a Gyorsiktatás menüpontot. Ennek hatására betöltődik az iktatófelület. Itt először válasszuk ki a Típus -nál a Digitális és az Irány -nál a Kimenő lehetőséget, azaz, hogy digitális kimenő iratot szeretnénk iktatással létrehozni.

27 Ezt követően értelemszerűen töltsük ki a mezőket. A Feladó/átadó szervezet vagy személy mezőnél megadjuk a saját szervezeti egységünket. Ehhez kattintsunk a zöld mező mellett található három ponttal jelölt összerendelő gombra. Ennek hatására felugrik egy Választó lista elnevezésű ablak, ahol ki tudjuk keresni a neve alapján a szervezetet. Ha megtaláltuk az általunk keresett szervezetet, válasszuk ki, majd kattintsunk az OK gombra. Címzett szervezet vagy személy : Adjuk meg azt a külső szervezetet vagy személyt, amelynek vagy akinek az t szeretnénk küldeni. Tárgy : Az irat tartalmának összefoglalása. A főszámos irat tárgyának szerepelnie kell minden aláiktatással létrehozott alszámos irat tárgyában is. Fajta : Válasszuk ki, hogy fajtáját tekintve t iktatunk. Mellékletek száma : Megadása kötelező, amennyiben az irathoz tartoznak mellékletek. Ebben az esetben meg kell adnunk a Melléklet fajtáját is. Főszám : Főszámos iktatás esetén az automatikus előtt található kis négyzetben mindig hagyjuk ott a pipát. Biztonsági minősítés : Csak vezetői utasításra lehet beállítani, de akkor kötelező. Utasítás hiányában soha ne állítsuk át. Ha bizalmasra állítjuk, akkor szervezeti egységünk többi munkatársa nem fogja látni ezt az iktatott iratot. Vonalkód : Mivel t iktatunk, értelemszerűen nem adunk meg vonalkódot. Irattári tételszám : Kötelező adat. Ez mutatja az irat megőrzési idejét. Pontos kiválasztása elengedhetetlen. Kereshetünk rá Tételszám szerint, ehhez a zöld mező mellett található összerendelő gombra ( ) kell kattintanunk. Ennek hatására egy választó panel ugrik fel, ahol különböző szűrési feltételeket megadva ki tudjuk keresni a nekünk megfelelő tételszámot. feltöltése : A számítógépünkre lementett.eml kiterjesztésű t fel kell tölteni a Poszeidonba. Ehhez kattintsunk a zöld körben fehér plusz jelet ábrázoló gombra ( ). Ennek hatására felugrik az Elektronikus példány megnyitása ablak, ahol a korábban lementett ünket meg tudjuk keresni. Hozzáférők : Ebben a mezőben lehet az irathoz hozzáférőket rendelni. A hozzáférők látják az iratot. A jobb oldalon található házikó gombbal ( ) szervezeti egységeknek, az alatta található emberkét ábrázoló gombbal ( ) pedig személyeknek tudjuk megadni a hozzáférést. Amennyiben mindig ugyanazon szervezeteknek és személyeknek adunk hozzáférést, egy gombnyomással előre meghatározott csoportokat is hozzá tudunk adni. Mivel t iktatunk, minden olyan belső egységet adjunk meg hozzáférőként, beleértve a saját szervezeti egységünket is, amelyeknek elküldjük az ünket. Megjegyzés : Kötelezően jelölendő az ügyintéző, aki az iratot készítette (nem azt a személyt, aki beiktatja a Poszeidonba). Továbbá itt kell jelezni, ha a szervezeti egységünknél irattárba kerül az aktánk. Ha minden adatot kitöltöttünk, a Mentés gombbal létrehozunk egy főszámos iktatást.

28