A főképernyő felső ikonsorába kerültek a sajátmappa különböző füleire vezérlő ikonok, valamint a gyakran használt műveletek.

Átírás

1 programverzió újdonságai Papirusz Ügyiratkezelő Rendszer Saját mappával, főképernyővel kapcsolatos változások A főképernyő felső ikonsorába kerültek a sajátmappa különböző füleire vezérlő ikonok, valamint a gyakran használt műveletek. A vezérlőpultban csak azok az ikonok maradtak, amelyek a felső ikonsorban nincsenek megjelenítve. Az Érkeztetés, az Új kimenő irat, a kereső, és átadás-átvétellel kapcsolatos ikonok funkciója megegyezik a korábbi programverzióval. A saját mappa a korábbi két fül (Iktatásra vár/iktatva) helyett a könnyebb áttekinthetőség érdekében négy részre lett osztva: A beérkező, bontásra váró küldemények. A felhasználó, és Medipost által érkeztetett küldemények ide kerülnek átvétel után. Küldemények - bontásra váró küldemény bontani kell - bontott küldemény, de a bontási adatlap nem lett még kitöltve bontási adatlapot kell kitölteni, utána átkerül a Bontások fülre (az Egyetemen nem jellemző) A bontott, szignálásra, iktatásra váró iratok. Bontások - szignálásra, iktatásra váró irat Iktatni kell - üres bontási adatlap bontási adatlapot kell kitölteni (az Egyetemen nem jellemző) Az iktatott ügyiratok, és azok bejövő / kimenő iratai, a korábban megszokott módon. Ügyiratok (Ha az ügyirat ikon szürke, akkor nem minden irata van nálunk.) Iktatásra váró kimenő dokumentumok Azok a megkezdett kimenő iratok, amelyek kiadmányozásra, aláírásra, iktatásra várnak. Ezek a tételek korábban a saját mappa első fülén jelentek meg. Papirusz programverzió újdonságai 5/1

2 Érkeztetéssel, bontással kapcsolatos változások Jogszabályi előírások, illetve technikai okok miatt a korábban megszokott érkeztetési, bontási műveletek az új programban átalakultak. Az érkeztetést, bontást egy felületen végezhetjük el, majd ezután következhet a bontási adatlapok kitöltése. Az Adatok rögzítése és tovább gombot megnyomva az érkeztetési adatok elmentődnek, és közvetlenül a bontási adatlapok felületre léphetünk. (Ha csak az Adatok rögzítése gombot nyomtuk meg, akkor bontási adatlap kitöltése nélkül visszaléphetünk a saját mappába, vagy a megjelenő Bontási adatlapok gombot kell megnyomni az adatlap kitöltéséhez.) Fontos: A jelölőnégyzet mindig legyen bepipálva! Amennyiben nem jelöljük be, akkor lehetőség van csak érkeztetésre, és későbbi bontásra. A Küldemény típus mezőben a következő típusokat állíthatjuk be: Normál Magán (névreszóló küldemény) Saját kézbe (SK) A belső címzettet kézzel is beírhatjuk, illetve listából is kiválaszthatjuk. Bontás után a rendszerben átadható a címzettnek. Ott használjuk, ahol az iktatón kívül az ügyintézők is belépnek a Papiruszba. A belső címzettet csak listából lehet kiválasztani. Bontani nem lehet, a címzettnek kell átadni a Papirusz rendszerben. A belső címzettet csak listából lehet kiválasztani. Csak abban az esetben használjuk, ha a címzett be fog lépni, és át fogja venni a küldeményt a rendszerben! Medipost érkeztetés: a bontásra váró küldeményt a saját mappában a Bontás művelettel nyissuk meg. Papirusz programverzió újdonságai 5/2

3 Bontási adatlapok kitöltése Az érkeztetési felületen a bontott küldeményt az érkeztetési adatok kitöltése/ellenőrzése után az Adatok rögzítése és tovább gombra kattintva tudjuk feldolgozni. Azokat a megjegyzéseket, amelyeket korábban a Postabontás felületen a Bontással kapcsolatos megjegyzés rovatba írtunk, most a tárgy utáni Megjegyzés mezőbe írhatjuk be. Ha több külön iktatandó irat is van a küldeményben, akkor a Bontási adatlapok részen vihetünk fel új bontási adatlapokat. Az így létrehozott adatlapokat a program folyamatos sorszámmal látja el. Ahhoz, hogy az adatlapot iktatni tudjuk, a tárgy és a partner megadása kötelező. Ha ezeket nem töltjük ki, és kilépünk az ablakból, akkor később a saját mappa Bontások fülén fogjuk megtalálni az adatlapot üres bontási adatlap állapotban. Itt a Bontási adatlap kitöltése művelettel léphetünk tovább. A kitöltött és elmentett bontási adatlapot az Iktatás gombbal tudjuk iktatni. Iktatás A saját mappából a Bontások fülön levő iktatásra, szignálásra váró bontási adatlapokat tudjuk megnyitni a Műveletek menüvel iktatásra. Kimenő iratot a kezdőlap megfelelő ikonjával lehet létrehozni. Az iktatás ablak működése lényegesen nem változott, azonban praktikussági szempontokból a fülek, kitöltendő mezők elhelyezése módosítva lett. A már megszokott előzmény és tételszám gyorskeresőt a továbbiakban is használhatjuk. Az utoljára használt tételszámot egy gombnyomással beemelhetjük. A Küldemény adatai fülön a küldemény legfontosabb adatai szerepelnek, az azonosítóra kattintva megtekinthetjük a küldemény, bontás adatlapját. Az Iktatás fülre kerültek az ügyirat és irat lényegesebb adatai. A korábban az Irat, Ügyirat füleken levő egyéb adatok az új Bejövő irat, Kimenő irat, Kapcsolatok fülekre lettek rendezve. Kimenő iratnál megadhatjuk a belső ügyintézés határidejét az Iktatás fülön. Papirusz programverzió újdonságai 5/3

4 Átadás / Átvétel A kezdőlapon az értesítéseknél külön jelzi a program a személyes, illetve szervezeti átvételre várakozó tételek számát, valamint az átadásra váró tételeket. A megfelelő linkre kattintva az átadás/átvétel ablakba jutunk. Az átvétel ablakban a sürgősnek jelölt tételeket a lista elején, piros színnel kiemelve láthatjuk. Lehetőség van a tételek egyesével történő átvételére pipálás nélkül, ha az Átvesz linkre kattintunk. Az iratazonosítóra kattintva megtekinthetjük a küldemény/irat adatlapját. A Kijelölés átadásra ablak a következő lehetőségekkel bővült: Az átadás célja a dokumentum állapotától függően az eddigieknél több féle lehet Lehet megjegyzést írni az átadáshoz, ami megjelenik az átvétel ablakban, illetve a dokumentum megjegyzései között A Sürgős átadás jelölőnégyzetet bepipálva az átvevőnél pirosan, a lista elején fog megjelenni az így megjelölt tétel Azonnali átadás: ha ezt a lehetőséget választjuk, akkor az átadás közvetlenül megtörténik, nem kell a ikonra kattintani. (Ebben az esetben átadójegyzék nem nyomtatható.) Papirusz programverzió újdonságai 5/4

5 Megjegyzések kezelése A küldeményhez, irathoz, ügyirathoz egységes felületen lehet megjegyzéseket, kezelési feljegyzést rögzíteni mind az iratkezelés felületen, mind az adatlapon. A saját megjegyzéseit mindenki törölheti, szerkesztheti. Tetszőleges számú megjegyzést, kezelési feljegyzést rögzíthetünk a dokumentumhoz: A kezelési feljegyzés, vagy megjegyzés megadásakor legyünk tekintettel az alábbiakra: Kezelési feljegyzés: Megjegyzés: Maradandó, fontos, jogszabályban meghatározott metaadat. Központi irattárba kerül. Tetszőleges, nem maradandó. Egyéb újdonságok Az iratazonosítókra (iktató-, érkeztető számok) kattintva a program felületein megtekinthető az adott dokumentum adatlapja. Bővült a szöveges mezőkhöz (tárgy, megjegyzés, stb.) tartozó gyorslisták köre. Bővült a Saját mappa csoportos műveleteinek köre. Előzményezéskor az esetleg hibásan kiválasztott előzményt törölni lehet. Iktatáskor, illetve az adatlapon a megjegyzések felületen megadhatjuk, ha az eredeti példány nem került be az irattárba. A mezőbe beírhatjuk a példány fizikai helyét, személyt/szervezeti egységet választhatunk. Amikor az eredeti példány visszakerült az átmeneti irattárba, az adatlapon kitörölhetjük a megjegyzést. A nem irattárban levő eredeti példányokról lista készíthető, ami a központi irattárba adáskor lesz hasznos segítség. A csatolt digitális dokumentumok megtekintése, karbantartása egyszerűbbé vált. A felvitt vonalkódoknál jelzi a program, hogy a küldeményhez, vagy az irathoz tartoznak. Papirusz programverzió újdonságai 5/5