NYOMTATÁSI SABLONOK KEZELÉSE A DOAS-BAN

Átírás

1 NYOMTATÁSI SABLONOK KEZELÉSE A DOAS-BAN Készítette: Gál Tamás Szerkesztette: Mezei Hajnalka Utoljára módosítva: május 28. Terjedelem: 10 oldal

2 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Elérhetőség Ismertetés Sablon mezők Sablon típusok Új sablon létrehozása Meglévő sablon módosítása Riport lementés és újranyomtatás Táblázatkezelő alkalmazás használata nevesített cellák használatával Támogatott Office alkalmazások

3 1. Bevezetés A DOAS képes különféle dokumentumok, mint pl. árajánlat, szerződés, átadás-átvételi jegyzőkönyv, stb., egy külső Office alkalmazásban (Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice) történő létrehozására. Ehhez testre szabható nyomtatási sablonokat használhatunk. A sablonokat egyszer kell csak elkészíteni, melyeket a későbbiekben tetszőleges alkalommal fel lehet használni dokumentumok készítéséhez. Ezzel minden felhasználó számára egységes dokumentumformátum válik elérhetővé. A sablonokba elhelyezhetünk statikus tartalmat és a program által kezelt dinamikus mezőket, melyek a 3.1-es (Sablon mezők) pontban vannak részletezve. Ezek a dinamikus mezők egy konkrét jármű dokumentum nyomtatása esetén a jármű aktuális adataival töltődnek ki. Példa: Sablonban szereplő adatok: Alvázszám: [VinNumber] Rendszám: [LicensePlateNumber] Legenerált dokumentumban szereplő adatok: Alvázszám: WF0XXXXXXXX Rendszám: ABC-123 3

4 2. Elérhetőség A funkció elérhető a Karbantartás - Nyomtatási sablon karbantartás menüpont alatt, vagy közvetlenül az Új / Használt jármű karbantartás képernyő Riportok fülén található Sablonok karbantartása gomb megnyomásával. 1. Ábra: Nyomtatási sablon karbantartása 4

5 3. Ismertetés 3.1. Sablon mezők A program előre definiált mezőket tartalmaz, melyeket a dokumentum a sablonba ágyazva dinamikus tartalommal képes kitölteni. Az előre definiált mezők mindenkori aktuális listáját és azok leírását legegyszerűbben úgy éri el, ha a Karbantartás - Nyomtatási sablon karbantartás menüpont alatt található az Egyéb funkciók - Szövegszerkesztő mezők létrehozása / Táblázatkezelő mezők létrehozása gombbal az összes felhasználható sablon mezőit legenerálja egy új sablonba. FIGYELEM! A mezőket mindenképpen a Másolás/Beillesztés funkciókkal kell átvinni egyik dokumentumból a másikba, mivel ezek a mezők az office speciális belső objektumai. Ha nem így teszünk, akkor előfordulhat, hogy a DOAS nem lesz képes kitölteni azokat megfelelő adattartalommal Sablon típusok Megkülönböztetünk Alapértelmezett Rubin DMS és Felhasználói sablon típusokat. Előbbi a Rubin DMS által előre definiált típusokat jelenti, melyek egy-egy funkció végigkövetése esetén, a program meghatározott részén közvetlenül elérhető (pl.: Árajánlat, Szerződés, Jármű adatlap, stb.). Utóbbiak pedig az Ügyintéző által újonnan létrehozottak, melyek kizárólag az Új / Használt jármű karbantartás - Riportok - Nyomtatható riportok fülről érhetők el. FIGYELEM! Alapértelmezett Rubin DMS sablon NEM törölhető, kizárólag módosítható! Felhasználói sablon tetszőlegesen törölhető és módosítható is. 5

6 3.3. Új sablon létrehozása FIGYELEM! Ezzel a művelettel kizárólag Felhasználói sablonok készíthetők. 2. Ábra: Új sablon Első lépésben szerkesszük meg a kívánt dokumentum sablont, melybe tetszőlegesen belerakhatjuk a Sablon mezők szekcióban ismertetett, a program által dinamikusan kitölthető mezőket. Ehhez alapul vehetjük a Rubin DMS által adott minta sablonokat, vagy akár az összes mezőt tartalmazó, legenerálható listát is. 6 Ha készen vagyunk a megszerkesztett, formázott dokumentumsablonnal, akkor mentsük el azt a használt Office sablon típusú kiterjesztésével, melyek az alábbiak lehetnek: Szövegszerkesztő sablon típusok Microsoft Office esetén - Microsoft Word Sablonok (*.dot) OpenOffice esetén - OpenOffice Write Sablonok (*.stw) vagy OpenOffice ODF szövegesdokumentum Sablonok (*.ott) Az "Új sablon" gombra kattintva előugrik egy ablak ahol meg kell adni a sablon megnevezését, a sablon EGYEDI kódját, melyből a sablon fájl neve is generálódik. Az adatok megadása után elérhetővé válik a "Mentés (szerverre)" nevű gomb, melynek megnyomásával központilag elmenthetjük az előzőekben elkészített sablont. Ezek után ezt bárki elérheti.

7 3.4. Meglévő sablon módosítása A módosítás funkcióval egy letárolt sablont tudunk szükség esetén lecserélni, módosítani. 3. Ábra: Sablon módosítása Amennyiben az adott Sablonnak még nem létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező üres), az azt jelenti, hogy ezen a telephelyen még nem volt elkészítve és betöltve a használandó dokumentum sablon. FIGYELEM!!! A kezdeti sablon betöltés elengedhetetlen feltétele bizonyos DOAS funkciók használatának, mint pl. árajánlat, szerződés, stb. létrehozása szövegszerkesztő alkalmazásban. Amennyiben ez a művelet még nem lett elvégezve, akkor a program az alábbi üzenetet küldi a funkció meghívásakor: 4. Ábra: Figyelmezetetés, amikor a sablonnak nem létezik sablon azonosítója 7 Ebben az esetben először el kell készítenie, majd fel kell tölteni a telephelyen használandó aktuális sablont az alábbi módon: A "Módosít" gombot megnyomva feljön egy ablak a kiválasztott sablon adataival. A "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük az előzőleg elkészített dokumentumsablont. Amennyiben az adott Sablonnak már létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező nem üres), akkor a következőt kell tenni: Első lépésben a "Beolvas (szerverről)" gombot kell megnyomni, amely betölti a központilag letárolt változatot. Ilyenkor meg kell adni, hogy hova szeretnénk menteni a fájlt. Adjunk meg egy írható mappát, ahol a szükséges módosításokat

8 elvégezhetjük. Végezzük el a szükséges módosításokat, majd mentsük el a szerkesztett munkapéldányt. A DOAS-hoz visszatérve a "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük a kész sablont. Egy sablon módosításakor annak egy újabb verziója jön létre, így a már kinyomtatott régebbi riportok az eredeti formájukban érhetők el. 8

9 3.5. Riport lementés és újranyomtatás Az újonnan nyomtatott jármű riportok (árajánlatok, szerződések., stb.) adatai adatbázisba mentődnek, amelyek utólag reprodukálhatók az eredeti tartalommal. A Járművek - Új / Használt járművek - Új / Használt járművek karbantartása menüpont alatt, ha egy konkrét járművet lekeresünk, akkor akkor a Riportok fülön láthatóvá válik egy újabb fül, a Nyomtatott riportok". Itt láthatóak a már lementett dokumentumok, melyeket a Riport nyomtatás funkcióval újból előhívhatunk. 5. Ábra: Nyomtatott riportok 9

10 3.6. Táblázatkezelő alkalmazás használata nevesített cellák használatával Az alábbi módon érhetjük el, hogy a DOAS-ban szereplő adatok belekerülhessenek a táblázatkezelő alkalmazásban megszerkesztett sablon megfelelő mezőibe: A program megnyitja a generálandó táblázatkezelő sablon dokumentumot. Annak egy kiemelt munkafüzetlapján ( DoasTemplates ) úgynevezett nevesített cellákat hoz létre a felhasználható összes mezőről. Ezek után belegenerálja a DOAS-ban aktuálisan kiválasztott rekord megfelelő mezőinek értékét az előzőekben létrehozott nevesített cellákba. A felhasználó által testre szabható sablonokban, a dinamikus adatokkal kitöltendő mezőkben csupán annyit kell tenni, hogy hivatkozni kell valamelyik nevesített cellára. Pl. Ha az A1 -es mezőben a partner nevét szeretnénk látni, akkor csak annyit kell tenni, hogy az A1 -es cella értéke az alábbi legyen: =CustomerName. Ezzel érjük el, hogy a program által kitöltött nevesített cellára hivatkozunk. 10

11 4. Támogatott Office alkalmazások A program képes kommunikálni a fizetős Microsoft Office-szal és az ingyenes OpenOffice/LibreOffice-szal is egyaránt. A használt Office csomag két szinten állítható: globális rendszerkapcsolóval, illetve az egyes felhasználási helyeken. A rendszerkapcsoló az "Általános rendszerparaméterek" alatt, "Globális Office Típus" néven található. Ennek alapértelmezett értéke a Microsoft Office. Felhasználási helyeként három állása van a kapcsolónak: Globális alapértelmezett ekkor a fentebb leírt rendszerkapcsolóban beállított office alkalmazást fogja használni a program. Microsoft Office amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor a Microsoft Office alkalmazás lesz használatban. OpenOffice amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor az OpenOffice/LibreOffice alkalmazás lesz használatban. FIGYELEM: AZ OpenOffice/LibreOffice sablonok NEM AZONOSAK a Microsoft Office sablonokkal. Így az egyik termékkel előre legyártott sablonok nem használhatók a másik termékkel együtt. Vagyis amennyiben Microsoft Office-szal elkészítettünk egy Szerződés sablont, akkor az nem felhasználható OpenOffice/LibreOffice segítségével. Az abban levő dinamikus tartalom nem fog megjelenni. A "Nyomtatási sablonok karbantartása" menüpontban a kiválasztott Office Típushoz tartozó sablonok jelennek csak meg. Ez alapértelmezetten a Microsoft Office. 11 A sablonok innentől szigorúan vagy táblázatkezelő, vagy szövegszerkesztő sablonok. Ezt a karbantartóban új sablon esetén kötelezően meg kell adni. A régi sablonok a frissítés során megkapták a helyes beállításokat. Lista exportnál, táblázat exportnál és a riportok exportjánál szintén mindkét csomag használható. Táblázatkezelő esetén az OpenOffice/LibreOffice és Microsoft Office sablonok szerencsére kompatibilisek egymással, tehát elég megnyitni OpenOffice/LibreOffice-szal az Excel táblázatot, és elmenteni a saját sablon formátumában (STC kiterjesztéssel).