PwC EKAER Tool felhasználói leírás május

Átírás

1 PwC EKAER Tool felhasználói leírás május

2 Tartalom Bejelentések létrehozása 3 1. A forrás Excel állomány kitöltése 3 2. A forrás Excel állomány mentése 4 A szükséges mezők kitöltését követően az Excel állományt el kell menteni Bejelentkezési adatok megadása 4 4. Állomány betöltése, ellenőrzése 5 5. Előzetes hibajavítás, feltöltés 5 6. EKAER-számok létrehozása 6 Lekérdezések végrehajtása 6 1. Lekérdezési tevékenység kiválasztása 7 2. Keresési feltételek megadása 7 Bejelentések törlése, véglegesítése 8 1. Keresés 8 2. Megfelelő művelet kiválasztása 9 3. Véglegesítés 9 Bejelentések módosítása 9 1. Bejelentés kiválasztása 9 2. Megfelelő művelet kiválasztása 9 3. Módosítás Módosítás mentése 10 PwC 2/10

3 Bejelentések létrehozása A bejelentések létrehozásakor első lépésben egy, a programhoz mellékelt forrás Excel állományt kell feltölteni a bejelentendő adatokkal. Ez a fájl a programkönyvtár Bejelentések almappájában található Bejelentések.xlsx néven. A kitöltött fájlt a PwC EKAER Tool elindításakor be kell tölteni a programba. A program a betöltést követően formai ellenőrzést hajt végre, azaz megvizsgálja, hogy a bejelenti kívánt adatok formailag megfelelnek-e az EKAER rendszer elvárásainak és jelzi amennyiben hibákat talál. A program formailag hibás bejelentést nem enged feltölteni, fontos azonban figyelembe venni, hogy a formai ellenőrzés semmiképpen nem jelenti, hogy az adatok valóban megfelelőek és tartalmilag is helyesek. A bejelentések megtétele az alábbi módon történik (az országkódok és a gépjárművek felségjelzése esetén nagybetűs elnevezést használjunk, tehát magyar országkód és felségjel esetén: HU és H.) 1. A forrás Excel állomány kitöltése a. A forrás Excel állomány adatainak kitöltése: az x-szel jelölt mezők a program teljes verziójában autocomplete-es címjegyzéket tartalmaznak, amelyekkel az eladó, címzett, felrakodási hely és kirakodási hely minden adata automatikusan tölthető. A demó verzióban ez a szolgáltatás nem érhető el, az érintett mezőket üresen kell hagyni. b. Minden típusú bejelentésnél (belföld-belföld, Közösség-belföld, belföld- Közösség) csak azon cellák kitöltése szükséges, amelyeket az online felületen is meg kell adni. A forrás Excel állomány adatokkal történő feltöltésére természetesen használható egy, a vállalatirányítási, vagy könyvelési rendszerből kinyert másik fájl is. A program személyre szabott, teljes verziójában lehetőség van a vállalatirányítási, vagy könyvelési rendszerből kinyert adatok forrás Excel állományba történő automatikus átemelésére is. PwC 3/10

4 2. A forrás Excel állomány mentése A szükséges mezők kitöltését követően az Excel állományt el kell menteni. 3. Bejelentkezési adatok megadása A PwC EKAER Tool.exe állomány elindítása után, a felhasználónak meg kell adnia az EKAER felületén történő bejelentkezéshez szükséges bejelentkezési adatait. Az automatikus feltöltéshez szükséges Aláíró kulcs (XML kommunikációs kulcs) beállítására az EKAER online hivatalos felületén van lehetőség: PwC 4/10

5 4. Állomány betöltése, ellenőrzése A következő lépésben az elmentett forrás Excel állományt kell betölteni a Tallóz gomb segítségével, ezt követően kiválasztani a gép-gép kommunikációt, majd a szükséges formai ellenőrzést elindítani az Ellenőriz gombra kattintással. 5. Előzetes hibajavítás, feltöltés A program ekkor egy előzetes formai ellenőrzést végez el a feltöltött adatokon és tételenként jelzi az esetleges hibákat. Amíg minden hiba kijavításra nem kerül, a rendszer nem engedi feltölteni a bejelentéseket. A hibák javítása után az Excel fájlt újra el kell menteni, majd a (4) pontot újra végrehajtani. Amennyiben a rendszer minden adatot elfogadhatónak talál, a bejelentés feltölthető az EKAER-rendszerbe a Feltöltés gombra kattintva. PwC 5/10

6 6. EKAER-számok létrehozása A program ezután az egyes bejelentésekhez kapott EKAER-számokat megjeleníti a felhasználói felületen, illetve létrehoz egy új Excel állományt a Data mappában, amelybe el is menti ezeket. Lekérdezések végrehajtása A bejelentések megtételén túl, a program segítségével lehetőség van az EKAER-rendszerben tett bejelentéseink lekérdezésére is. Megnézhetjük, hogy egy adott bejelentés aktív állapotban van-e még, ellenőrizhetjük, hogy valóban helyes adatok szerepelnek-e benne. A lekérdezés folyamata a következő: PwC 6/10

7 1. Lekérdezési tevékenység kiválasztása Ki kell választani a Tevékenység menüpontban a Lekérdezés opciót. 2. Keresési feltételek megadása Itt lehetőség van EKAER-szám alapján is keresni, mely esetben inaktívvá válik a keresőfelület többi része. Ha az EKAER-szám mezőt üresen hagyjuk, akkor a következő feltételek megadására van lehetőségünk keresés során: a. A kezdő és végdátum megadása minden esetben kötelező. Az ebbe az intervallumba eső időszak bejelentéseit fogja listázni a program. b. Ha az Excelben beállítottunk tervezett lerakodási időt (ez az EKAER - rendszerben nem szereplő adat, a program saját adatbázisában tárolódik), akkor szűrhetünk erre. c. A megrendelés száma mezőben megadhatjuk az adott bejelentésnek a saját rendszerünkben tárolt azonosítóját, és a program visszaadja az ehhez kapcsolódó bejelentés adatait. d. Ügylettípus alapján is lehetőségünk van szűrésre, ha például csak a belföldbelföld viszonylat bejelentéseit szeretnék vizsgálni. e. Szűrhetünk státusz alapján f. Ha egy konkrét járművön szállított bejelentésre szeretnénk rákeresni, akkor megtehetjük ezt a rendszámra való szűréssel. g. További lehetőség a programban, hogy az egyes felhasználók rászűrhetnek a saját maguk által feladott bejelentésekre, így könnyebben nyomon tudják követni a saját tételeiket: PwC 7/10

8 Bejelentések törlése, véglegesítése Ha a lekérdezett bejelentéseink valamelyike megérkezett és lezárási kötelezettségünk van, akkor a program saját felületén meg tudjuk tenni az adott bejelentés véglegesítését. Előállhat olyan helyzet is, hogy egy bejelentés mégsem valósul meg, ilyenkor akár törölhetjük is a program saját felületén az adott EKAER-számot a rendszerből: 1. Keresés A szűrési feltételek beállítása után a Keresés gombra kattintva a program kilistázza a feltételeknek eleget tevő bejelentéseket. PwC 8/10

9 2. Megfelelő művelet kiválasztása Az egér jobb nyomógombjának segítségével előhívható menüben a megfelelő műveletet ki kell választani 3. Véglegesítés Véglegesítés esetén szükséges, hogy a művelet végrehajtása előtt módosítsuk a bejelentést, és adjuk meg a kirakodás időpontját. Törlés esetén szükséges a felugró ablakban a törlés indokának megadása. Bejelentések módosítása Előfordulhat, hogy a meglévő bejelentéseinket módosítani szükséges (pl. a szállító mégsem a korábban megadott járművel fuvaroz, vagy mégsem lehetséges a korábban megadott mennyiség fuvarozása). Ilyenkor a program felületén egyszerűen módosíthatók a kívánt bejelentések. A módosítás menete a következő: 1. Bejelentés kiválasztása A listából módosítani kívánt bejelentés kiválasztása 2. Megfelelő művelet kiválasztása Az egér jobb nyomógombjának segítségével előhívható menüben a megfelelő művelet kiválasztása. PwC 9/10

10 3. Módosítás A szükséges adatok megváltoztatása. A kirakodási idő megadása esetén szükséges a dátum előtt található checkbox bepipálása. Rendszám-, súly-, és értékmódosítás esetén szükséges az adott mezőhöz tartozó módosítás okának megadása. 4. Módosítás mentése A módosítás elmentése a mentés gombra kattintva 2015 PricewaterhouseCoopers Magyarország Kft. Minden jog fenntartva. Ebben a dokumentumban a PwC kifejezés a PricewaterhouseCoopers Magyarország Kft.-re utal, egyes esetekben pedig a PwC hálózatra vonatkozik. Minden tagvállalat önálló jogi személy. További információért, kérjük keresse fel a weboldalt.