INTRASHIP FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 INTRASHIP FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV

2 TARTALOMJEGYZÉK I. BELÉPÉS ÉS ELŐZETES TEENDŐK... 2 II. KÜLDEMÉNY LÉTREHOZÁSA CÍMEK CSOMAG SZOLGÁLTATÁS DOKUMENTUMOK (KIZÁRÓLAG VÁMÁRU ESETÉN) NYOMTATÁS FUTÁRRENDELÉS III. IMPORT MEGBÍZÁSOK LEADÁSA CÍMEK CSOMAGOK SZOLGÁLTATÁSOK MEGBÍZÁS ELKÜLDÉSE MEGBÍZÁSOK NYOMON KÖVETÉSE IV KÜLDEMÉNYEK ÁTTEKINTÉSE/KERESÉSE V NAP VÉGI ZÁRÁS/EOD /24

3 I. Belépés és előzetes teendők A DHL Intraship oldal elérhető a weboldalon, vagy a MyDHL oldalról (www.mydhl.dhl.com) egyaránt. Közvetlen belépés esetén az alábbi weboldalon adja meg a felhasználónevét és jelszavát, majd kattintson a belépés gombra. Ha szeretnénk megváltoztatni jelszavunkat, pipáljuk ki a Jelszó megváltoztatása menüpontot. A MyDHL oldalról a Státusz képernyőn válasszuk a Küldemény Szállítás előkészítése ikont: 2/24

4 Ahhoz hogy a programból sikeresen nyomtassunk fuvarleveleket, engedélyezni kell a FELUGRÓ ABLAKOKAT a webhelyről! 3/24

5 II. Küldemény létrehozása Új küldemény létrehozásához a bal oldali menüsorban kattintsunk a Küldemény létrehozása gombra: 1. Címek Új küldemény létrehozásához végig kell haladni a Címek, Csomag, Szolgáltatások, Dokumentumok, Futárrendelés pontokon. Első bejelentkezéskor egy üres képernyő fogad minket. A cím kiválasztásához első alkalommal kattintsunk a Cím keresése gombra. A későbbiekben a legutoljára használt feladó cím lesz az alapértelmezett. A 10 utoljára használt cím, pedig meg fog jelenni a legördülő menüben. Új feladó cím felvitele esetén kattintsunk a Cím mentése gombra. A feladó cím összes adatának megadása után kattintsunk a Következő lépés gombra. A címzett képernyőre jutottunk. Amennyiben Önnek már van feltöltött címzett adatbázisa, úgy a Cím keresése gombra kattintva kereshet a címzett adatbázisban. A cég nevére kattintva a cím beillesztésre kerül. Új címzett esetén a megfelelő adatok bevitelét követően kattintsunk a Cím mentése gombra. Amennyiben a felvitt címet a cégen belül mások is láthatják, úgy globális címzésként mentsük le. Amennyiben csak mi fogjuk használni a címet, és nem akarjuk hogy a cégen belül más felhasználó is lássa, akkor privát címként mentsük le. Ha szeretnénk, hogy a címzett értesítést ben a küldeményről, úgy kattintsunk a jelölőnégyzetbe az értesítés a címzettnek feliratnál. A címzett keresésénél van lehetőség a keresési találatok szűkítésére a cég nevének, a kapcsolattartónak stb megadásával. A 10 utoljára használt cím itt is elérhető a legördülő menüben. 4/24

6 2. Csomag A csomagok részben a küldemény részleteit adhatjuk meg, úgy, mint a csomag(ok) súlyát, méreteit,tartalmát, valamint a referenciát. 5/24

7 Küldemény referencia: bármilyen saját azonosító lehet, amely segít a küldeményt beazonosítani a DHL számlán. Legfeljebb 35 karakter lehet. A csomag adatainak a megadása többféleképpen is történhet: a. Ha egyedi küldeményről van szó, akkor egyszerűen adjuk meg a súly és méret adatokat a megfelelő helyen. A COL, a normál küldeményt jelenti, a PAL, pedig a raklapos árut. Több csomag esetén kattintsunk a sárga Új csomag hozzáadása gombra, vagy az előzőleg felvitt csomag sorában a Művelet oszlopban látható fekete lefele mutató nyílra, ahol további lehetőségeink vannak. 6/24

8 b. Több csomagot egyszerre is létre tudunk hozni a Csomag generátor segítségével. Kattintsunk a + jelre a további lehetőségek mellett. Itt adjuk meg a küldemény összsúlyát és a csomagok számát, majd kattintsunk a Csomagok generálása gombra. c. Van lehetőség továbbá ún. Csomag sablonok létrehozására, a gyakran használt csomag adatok könnyebb használatához. Ehhez kattintsunk a Csomag sablon alatt látható legördülő menüre és válasszuk ki az előzőleg eltárolt sablonok közül a használni kívántat. Új sablon elmentéséhez válasszuk a Csomag alapértelmezések kezelése opciót az alábbi helyen. Itt van lehetőség új sablon létrehozására a Csomag hozzáadása, a meglévő adatok szerkesztésére a Csomag szerkesztése, vagy a sablon törlésére a Csomag törlése gombra kattintva. A csomag hozzáadásánál adjunk egy egyedi nevet a sablonnak, majd adjuk meg a súly és méret adatokat, végül kattintsunk a Mentés gombra. Küldemény Típusa: Ennek a megadása kizárólag az Európai Unión kívülre feladott küldemények esetében szükséges. Deklarált érték: Itt az áru értékét adjuk meg, ami alapján a vámkezelést le fogják folytatni. Csak EU-n kívüli, nem-dokumentum küldemények esetén szükséges megadni. Az összes adat megadása után kattintsunk a Következő lépés gombra. 7/24

9 3. Szolgáltatás Ezen a képernyőn adhatjuk meg a küldemény feladásának napját, az alap- és kiegészítő szolgáltatásokat. Amennyiben a címzett, vagy harmadik fél fizeti a szállítási díjat, akkor a Fizetési mód megváltoztatása részben a legördülő menüben válasszuk ki a megfelelőt, majd adjuk meg a külföldi cég DHL partnerkódját. Ha több küldeményt szeretnénk egymás után ugyanarra a napra létrehozni, akkor a feladás napjának a megadása után válasszuk a dátum mellett látható jelölőnégyzetet. Így a kijelentkezésünkig ez a dátum lesz az alapértelmezett az összes küldeménynél. A következő bejelentkezéssel a rendszer ismét az aznapi dátumot fogja alapértelmezettnek venni. 4. Dokumentumok (kizárólag vámáru esetén) Nem-dokumentum küldemények esetén a küldeményhez szükséges egy Pro-forma, vagy Kereskedelmi számla létrehozása. 8/24

10 Kattintsunk az Új tétel Hozzáadása gombra. Adjuk meg a tétel súlyát, egységárát és származási országát. További tételek esetén ezt ismételjük meg. A gyakran használt tételek adataihoz van lehetőség sablonok létrehozására. Kattintsunk a műveletek alatt a fekete háromszögre és válasszuk az Alapértelmezett tétel szerkesztése lehetőséget. 9/24

11 Az itt megjelenő felületen van lehetőségünk új sablonok hozzáadására, a meglévők szerkesztésére, törlésére. 5. Nyomtatás Az összes adatat megadása után kattintsunk a Mentés és nyomtatás gombra. Ekkor meg fog jelenni a küldemény feladásához szükséges fuvarlevél. Az eredeti példányt kérjük helyezze a küldeményre, a másolatot(másolatokat) pedig kérjük adja át a futár kollégának. Vámáru esetén kérjük kattintson az Export dokumentum nyomtatása gombra is, a számla kinyomtatásához. A Mentés és Kilépés gombra kattintva az eddig berögzített adatokat el tudjuk menteni, majd a későbbiek folyamán tudjuk a dokumentumokat kinyomtatni. 6. Futárrendelés A napi első küldeménynél a rendszer automatikusan fel fogja ajánlani a futárrendelés lehetőségét. Ehhez a dokumentumok nyomtatása után kattintsunk a Következő lépés gombra. Itt adjuk meg a küldemény felvételének lehetséges idejét, adjuk meg az épületen belüli címet és kattintsunk a Futárrendelés kérése gombra. Ha állandó futárrendelés van beállítva, akkor választhatjuk a Folytatás futárrendelés nélkül opciót is. 10/24

12 Készenléti idő: Az az időpont, amikor a küldemény a legkorábban felvehető Zárási idő: Az az időpont amikor az adott címen valaki át tudja adni a küldeményt a DHL futár számára. A Speciális instrukciók mezőbe bármilyen információt beírhatunk, ami valószínűleg hasznos lesz a futár számára (pl. rossz a kapucsengő stb). Sikeres megrendelés esetén a program ki fogja írni, hogy a Futárrendelési kérelem sikeres. Az Ön visszaigazoló száma: Futárrendelés lehetséges a bal oldali menüben is a Futárrendelés -re kattintva is. 11/24

13 A futárrendelésre kattintva megjelenő ablakban először válasszuk a Felvételi cím megváltoztatását, majd kattintsunk a Cím keresésére. Az itt megjelenő ABC sorrendes listából keressük ki a küldemény feladásának helyét és kattintsunk rá. Adjuk meg a küldemény felvételének lehetséges időpontjait, és az épületen belüli címet, majd kattintsunk a Futárrendelés kérése gombra. 12/24

14 FONTOS! Látható, hogy, ha az adott címre már van futárrendelés az adott napon, akkor egy erre vonatkozó figyelmeztetés is megjelenik, hiszen egy címre, egy napon elég egy futárt rendelni. III. Import megbízások leadása A programban az import megbízások leadása az összes többi küldeményhez hasonlóan zajlik, a bal oldali menü Küldemény létrehozása pontjára kattintva. 1. Címek A megbízás létrehozását a címek megadásával kezdjük. A feladó és címzett mellett látható lesz egy megbízó cím is, amennyiben a feladó országot valamely Magyarországtól különböző országra állítjuk be. 13/24

15 A program ebben az esetben automatikusan kiválasztja a beállított import partnerkódot. Ha Önöknek több import partnerkódjuk is van, akkor a legördülő menüben lehet kiválasztani a használni kívántat.. A címek mentése a korábban említetthez hasonóan lehetséges. FONTOS! A feladó és címzett adatbázis nem közös a programban, tehát, ha egy címet már használtunk korábban címzettként, azt küldön fel kell vinni feladóként is import esetén. A megbízóhoz mindig a fizető cég adatai kerüljenek. Van lehetőség a címzett cím átmásolására a megbízóhoz, ha a kettő megegyezik. 14/24

16 2. Csomagok A címek megadása után a Következő lépéssel a Csomagok fülre jutunk. Itt a szokásos módon adjuk meg a küldemény súlyát, méreteit, tartalmát, valamint a küldemény referenciát. A szokásos csomag sablonok természetesen itt is használhatók. 15/24

17 3. Szolgáltatások A csomag adatainak a megadása után a következő lépéssel a szolgáltatások választásához jutunk. Válasszuk ki, hogy légi (EXPRESS WORLDWIDE), vagy közúti (ECONOMY SELECT) megbízást szeretnénk leadni, valamint adjuk meg a biztosítási értéket, ha szeretnénk a küldeményt biztosítani. Aznapi megbízás leadása a feladó országtól függetlenül legkésőbb 13:00 óráig lehetséges. 16/24

18 4. Megbízás elküldése Minden adat megadás után a Mentés és Nyomtatásra kattintva tudjuk véglegesíteni és elküldeni a megbízást, a Mentés és Kilépéssel az eddig rögzített adatokat el tudjuk menteni és később tudjuk azt véglegesíteni. A megbízás véglegesítése előtt adjuk meg a felvételi címen az épületen belüli címet, ha rendelkezésünkre áll. Ha nincs erre vonatkozó információnk, akkor írjunk ide egy tetszőleges karaktert (pl a betűt), majd kattintsunk a Megbízás elküldése gombra. Ekkor egy referncia szám fog megjelenni a képernyőn, ami azt jelzi, hogy a megbízás sikeres volt. A feladó ekkor egy -t fog kapni, melyben a DHL tájékozataja, hogy milyen cégtől érkezett egy megbázás, amely alapján neki egy küldeményt kell feladnia. A mellékletben fog szerepelni a fuvarlevél amit kinyomtatva kell a küldeményhez csatolni (A fuvarlevélen nem szerepel a megbízó partnerkódja). A futár érkezése előtt a feladó ország ügyfélszolgálatáról fel fogják hívni a feladót a pontos időpont egyeztetése miatt. 17/24

19 5. Megbízások nyomon követése A fenti módon leadott megbízásokat nyomon lehet követni az Intraship program segítségével az alábbi módon. A bal oldali menüben a Futárrendelés pontot kell kiválasztani. Itt a áttekintése gombra kattintva a következő képernyő fogad: Futárrendelés A legördíthető menüben kiválasztjuk az Import/3. országbeli felvétel opciót és megadjuk a kívánt keresési időszakot. Ezután a Futárrendelés betöltése gombra kattintva megjelennek a megadott időszakban leadott import futárrendelések. 18/24

20 A fenti példában egy megbízás látható. Minden megbízásnál látható a Futárrendelés állapota ami jelen esetben a PICKUP STATE INITIAL azaz ez még egy éppen elküldött megbízás. Erre kattintva egy új ablakban részletes információkat kaphatunk. Például, ha rossz volt a megadott telefonszám a külföldi DHL itt tud üzenni. Ha a státusz PICKUP COMPLETE akkor a küldemény felvételre került és a továbbiakban a fuvarlevél szám alapján szokások módon lehet nyomon követni. FONTOS: Amennyiben utólagosan meg szeretné változtatni például a feladó telefonszámát akkor azt a PRG -vel kezdődő azonosítószámra hivatkozva megteheti a es ügyfélszolgálati telefonszámon. IV Küldemények áttekintése/keresése A bejelentkezés után, valamint a bal oldali menüben a Küldemény lista opcióra kattintva a küldeményeink listáját láthatjuk. 19/24

21 Azonosító: Ez kizárólag a program való azonosításra szolgál, más jelentősége nincs. Feladó ügyfélszáma: A küldemény rögzítésekor megadott DHL partnerkód. Felvételi dátum: A küldemény feladásának dátuma Státusz: A küldemény állapotát jelzi. Előkészített: A küldemény még nyomtatásra vár Nyomtatott fuvarlevelek: A küldemény dokumentumok sikeresen ki lettek nyomtatva. a küldemény be fog kerülni a nap végi zárásba. Manifesztált: A küldemény sikeresen lezárásra került. Törölve: A küldemény törlésre került. A továbbiakban nem szerkeszthető és nem manifesztálható Szolgáltatás kód: A küldeményhez választott szolgáltatás. Címzett: A küldemény címzettjének neve. Felhasználó: A küldeményt létrehozó felhasználó neve Fuvarlevélszám: A DHL 10 jegyű egyedi küldemény azonosítója, amellyel a küldemény nyomon követhető. #db: A küldeményhez tartozó csomagok száma Opciók: Ezek segítségével tudunk a fuvarlevélről ben másolatot küldeni, illetve a küldeményről másolatot készíteni. 20/24

22 A küldemény lista alapértelmezetten csak az aznapi küldeményeket mutatja. Korábbi, vagy jövőbeli küldeményeket a képernyő tetején látható mezők segítségével kereshetünk ki. A választható információk lenyitásával további keresési lehetőségeink lesznek. A szűrési feltételek beállítása után kattintsunk a Keresés gombra. A szűrési beállítások csak a következő bejelentkezésig lesznek érvényesek. Utána visszaáll a program az alapértelmezett aznapi küldemények mutatására. V Nap végi zárás/eod A nap végén, az összes küldemény berögzítése után, ha már nem várható, hogy változni fognak az adatok, szükség van a küldemények lezárására és az összesítő lista kinyomtatására. Erre a bal oladli menüben a Nap végi zárás alatt van lehetőség. Ide kattintva a megjelenő két lehetőség közül válasszuk az felsőt, a Nap végi zárás + Adatátvitelt. 21/24

23 A megjelenő képernyőn látható az aznap rögzített küldemények listája. A nap végi záráshoz és a lista kinyomtatásához kattintsunk a Nap végi zárás létrehozása gombra. Ha több feladó címmel is rögzítettünk küldeményt, akkor a legördülő menüben válasszuk ki a többit és ezekhez is végezzük el a nap végi zárást. Hiba esetén, vagy, ha később újra szükségünk lenne az összesítő listára, akkor a Nap végi zárás menüpontban válasszuk a Nap végi zárás újra létrehozása opciót. A megjelenő képernyőn adjuk meg a napot, vagy időszakot, amelyre vonatkozó összesítő listát újra szeretnénk nyomtatni, majd kattintsunk a Betöltés gombra Itt válasszuk a Nap végizárás létrehozását és meg fog jelenni a kérdéses nap/időszak listája. 22/24

24 DHL Express