DOAS Általános leírás

Átírás

1 DOAS Általános leírás 1149 Budapest, Egressy út Telefon: ; fax: DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 1

2 Tartalomjegyzék DOAS felhasználói dokumentáció DOAS verziók változásleírásai Általános leírás a DOAS rendszer egyes funkcióinak használatáról A bejelentkezési név megjelenítése Windows 8 operációs rendszer alatti DOAS használat LibreOffice 4.x verzió támogatás a dokumentum sablon generáló modulban DOAS automata indítási mód felvitele: "Produktív idők felvitele vonalkóddal" Törzsadatok megnevezéseinek másolása egyik nyelvből a másikba PN küldés A DOAS 2 rendszer ini fájl adatainak átmásolása a DOAS 3 szerverre Az esemény napló funkció Karbantartás menüpont a főmenüben Gyártói interfészek a főmenüben DOAS régi/elavult kliens verziók eltávolítása SMS küldés képernyő Árlistás termék értékesítésekor figyelmeztetés, és az értékesítés blokkolása ha nincs eladási ár meghatározva A funkció összefoglalása A funkció beállítása A figyelmeztető szöveg A dolgozók, felhasználók aktivitásának lekérdezése a DOAS rendszerben Dolgozók belépésének lekérdezése egy adott időszakban A szűrő feltételek Az eredmények értelmezése Dolgozók által kiállított tranzakciók lekérdezése Az eredmények és a szűrőfeltételek Éles adatok mentése a teszt rendszerbe DOAS ÉLES adatok mentése a TESZT rendszerbe ( ELES2TESZT") szolgáltatás ütemezésének új módjai Mentés beállítások Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban Nyomtatási sablonok karbantartása - bevezetés Nyomtatási sablon karbantartás - elérhetőség Nyomtatási sablon karbantartásának ismertetése Sablon mezők Sablon típusok Új sablon létrehozása Meglévő sablon módosítása Riport lementés és újranyomtatás Táblázatkezelő alkalmazás használata nevesített cellák használatával Támogatott Office alkalmazások Jövedéki termékek forgalmazása Jövedéki törvénynek megfelelő raktári modul első beállításai a DOAS es verzióban Törvények Raktár Partner törzsben jövedéki engedélyszám Telephely...31 DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 2

3 7.4.1 Szállítólevél, számla Bankszámlák nemzetközi formátumának kezelése Bankszámlák A megváltozott működés Bank törzsadatok Változásleírások Programmódosítások DOAS es verzióban Számla tétel lekérdezés Engedmények lekérdezése Programmódosítások DOAS ás verzióban Bankszámlák nemzetközi formátumának kezelése Javítások a DOAS Belső bizonylat szinkron Javítások a DOAS es verziókban "Nem használatos kliens verziók eltávolítása" funkció javítása Programmódosítások DOAS ás verzióban Jövedéki termékek forgalmazása Javítások DOAS es verzióban Engedmény kimutatás Programmódosítások DOAS as verzióban Árlistás termék értékesítésekor figyelmeztetés, és az értékesítés blokkolása ha nincs eladási ár meghatározva Javítások DOAS as verzióban Régi, nem használatos kliens verziók ellenőrzése/eltávolítása...37 DOAS felhasználói dokumentáció DOAS verziók változásleírásai Minden modul felhasználói leírásában szerepel a dokumentum végén egy Változásleírások fejezet. Ebben összefoglalót adunk az egyes verziókban történt modulonkénti változásokról. Ha kiadunk egy új programverziót, akkor kiadunk az összes modulhoz egy új felhasználói leírást is, még ha az adott modulban nem is volt változás (amelyet szintén a Változásleírások fejezet alatt jelölünk). Egy modulon belül mindig csak egy felhasználói leírás érhető el a HELP (F1) funkcióban, de az tartalmazza azon programverziók változásleírásainak kivonatait is, amelyek szerződött partnereinknél még produkcióban vannak. A felhasználónak - ha egyébként jól ismeri a modult - a számára új verzió változásait elegendő a változásleírásban átolvasnia. Ugyanakkor amennyiben szükséges, a változásleírás linkjeire kattintva, a felhasználói leírásban a változást részletesebben is áttekintheti. Tehát a változásleírás fejezet röviden taglalja, hogy mi változott logikailag verzióról -verzióra, a felhasználói leírásba integrált változások pedig a legaktuálisabb verzióról szólnak. Fontos megjegyezni, hogy a program aktuális működésének könnyebb megértése érdekében a HELP-ből mindig csak a felhasználói leírás legújabb, egyben legteljesebb dokumentációja érhető el. A felhasználói leírás végén szereplő változásleírásból a változások menete (például előfordulhat, hogy több verzión keresztül fejlesztünk egy funkciócsoportot) nyomon követhető, azaz érthető, hogy egy-egy köztes verzió hogyan működött. Ha valakinek mégis szükséges a nála futó régebbi verzió felhasználói dokumentációja (a modulokra bontott változás leírással), akkor azt külön kell kérnie az ügyeletestől. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 3

4 1 Általános leírás a DOAS rendszer egyes funkcióinak használatáról 1.1 A bejelentkezési név megjelenítése A DOAS3 rendszer alapképernyőjén alul a státusz sorban, a felhasználó bejelentkezési neve zárójelben látszik a felhasználó megjelenítési neve után (ha a kettő eltér egymástól csak akkor jelenik meg a bejelentkezési név). 1. ábra: Megjelenítési és bejelentkezési név megjelenítése 1.2 Windows 8 operációs rendszer alatti DOAS használat A DOAS program tesztelten működik Windows 8 operációs rendszer alatt is. 1.3 LibreOffice 4.x verzió támogatás a dokumentum sablon generáló modulban A doas dokumentum sablon generáló modulja (és a későbbi verziók) már képes kezelni a legújabb, LibreOffice 4.x-es verziókat is. Erősen javasoljuk az éppen legfrissebb verzió használatát, mivel az új LibreOffice verzió sebesség és stabilitás szempontjából sokat fejlődött. A legfrissebb verziót letölthetik az alábbi linkről: DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 4

5 1.4 DOAS automata indítási mód felvitele: "Produktív idők felvitele vonalkóddal" A Karbantartás - Autentikációs tokenek menüpontban mostantól egy új, dedikált indítási módot vezettünk be: "Produktív idők felvitele vonalkóddal". Ennek segítségével automatikusan be lehet jelentkezni a DOAS-ba azon beállított terminál(ok)on, mely(ek)en kizárólag produktív idők rögzítését végzik. A DOAS-ba történt automatikus bejelentkezés után azonnal a "Produktív idők felvitele vonalkóddal" képernyő jelenik meg. Elérhető: Karbantartás - Autentikációs tokenek Egyéb dokumentációs hivatkozás: Jogosultságkezelés/ Autentikációs tokenek kezelése %C3%A1gkezel%C3%A9s%20-%20felhaszn%C3%A1l%C3%B3i%20le%C3%ADr %C3%A1s_v1.3.pdf 1.5 Törzsadatok megnevezéseinek másolása egyik nyelvből a másikba A funkció segítségével az egyik nyelven felvett törzsadat elnevezések átmásolásra kerülnek a másik nyelvbe, így lehetővé válik valamennyi nyelven az esetleges hibák detektálása, és a tesztelés. A funkció a nyelvesítés aktiválása után, Kapcsolatok /Nyelvesítés / Törzs adatok megnevezéseinek másolása menüpontban érhető el. 2. ábra: Törzsadatok megnevezések átmásolása másik nyelvbe A funkció csak azokat a megnevezéseket másolja át az egyik nyelvből a másikba, amelyek a cél nyelven nincsenek meghatározva. A Mindkét irányba kapcsoló bekapcsolása esetén mindkét irányba megtörténik a másolás. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 5

6 1.6 PN küldés PN (F11 gomb) küldéskor villogó jelzéssel figyelmeztet a rendszer, hogy ellenőrizni kell az értesítési adatokat. Az értesítési adatok (név, , telefonszám) megadása kötelező, ezek hiányában a küldés nem elvégezhető. Az értesítési adatok (név, , telefonszám) átírhatók küldés előtt. Az értesítési telefonszám elsődlegesen az ügyintéző saját telefonszáma, ennek hiányában a telephely telefonszáma. Elérhető: F11 gomb 1.7 A DOAS 2 rendszer ini fájl adatainak átmásolása a DOAS 3 szerverre A DOAS 3 rendszerben a felhasználó korábban ini fájlban található adatai már a szerveren kerülnek tárolásra. Ilyen adatok többek között, a legutóbb használt DOAS rendszer, a gyorsbillentyűk kiosztása, a használt képernyők méretei stb. Annak érdekében, hogy a DOAS 2 rendszer adatai ne vesszenek el, lehetőség van az adatok szerverre másolására. A funkció a Karbantartás / Ini fájl másolása adatbázisba menüpontban érhető el. 1.8 Az esemény napló funkció A DOAS rendszerben minden törzsadat és módosítható bizonylat esetén rendelkezésre áll az eseménynapló nevű funkció. Az eseménynapló ablakban megjelenő táblázatban, valamennyi módosítás esetében, a következő adatok láthatóak: Dátum Ügyintéző Napló típus: Felvitel/ Módosítás/ Törlés A változás leírása: a módosított adat megnevezése, az eredeti azaz régi és az új érték Számítógépnév IP szám DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 6

7 3. ábra: Bővített eseménynapló adatok DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 7

8 1.9 Karbantartás menüpont a főmenüben Az egyértelműség érdekében a korábban Törzsadatok menüpontot, Karbantartás névre módosítottuk. Az új elnevezésű menüpont a következő funkciókat tartalmazza: 4. Ábra: "Karbantartás" menüpont 1.10 Gyártói interfészek a főmenüben Egységesen, menüpontba szervezve jelennek meg a főmenüben, a márkaspecifikus alapadatok karbantartásával kapcsolatos gyártói interfészek. Elérhető: Karbantartás/Gyártói interfészek. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 8

9 1.11 DOAS régi/elavult kliens verziók eltávolítása A program induláskor ellenőrzi, hogy vannak -e régi, elavult telepített DOAS verziók a windows terminálon. Ennek meghatározása az alábbi módon történik: - Az aktuálisan futtatott/bejelentkezett verziónál van -e kisebb alverziójú DOAS kliens (pl., ha az aktuálisan futtatott verzió , akkor a program minden ig terjedő, telepített verziót összegyűjt) - A RubinDMS globálisan meghatároz egy ún. minimális limit verzió számot, ami a legrégebbi telepített verziót jelenti. Ez a verziószám időnként frissül, amint egy adott verzió kifut, s nem szupportált státuszba kerül. - A program ez alapján is végez egy elemzést, s ennél a minimális verziónál kisebb telepített DOAS kliensek is felkerülnek az eltávolítandó verziók listájára. - Ha ez lista az automata vizsgálat szerint tartalmaz elemeket, akkor az alábbi kérdésre feltett, "Igen" válasz esetén kísérletet tesz a régi verziók eltávolítására, majd annak az eredményét kiírja a képernyőre. Figyelem! az ön terminálján az alábbi, már nem használatos kliens verziók vannak feltelepítve: x.y.z.q Szeretné most ezeket eltávolítani? 1.12 SMS küldés képernyő A Karbantartás / Partner / SMS üzenet sablonok menüpontba lépve a rendszerben megtalálható üzenet típusok láthatóak. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 9

10 5. ábra: Üzenet sablonok szerkesztése A Szerkesztés gomb megnyomásakor az adott sablon megjelenik és szerkeszthető. 6. ábra: Üzenet sablon szerkesztése DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 10

11 A Szerkesztés gomb megnyomásakor a DOAS mezői közül lehet beszúrni egyet vagy többet. 7. ábra: Mező beszúrása a sablonba. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 11

12 2 Árlistás termék értékesítésekor figyelmeztetés, és az értékesítés blokkolása ha nincs eladási ár meghatározva 2.1 A funkció összefoglalása Előfordulhat jellemzően utángyártott cikkek esetében hogy egy cikket felvesznek a cikktörzsbe, bevételeznek, de nem határozzák meg az eladási árát. Fontos az, hogy az adott cikkből addig ne történjen értékesítés vagy árajánlat adás, amíg nincs meghatározva az eladási ára. A DOAS program képes a fenti szituáció kiküszöbölésére, azaz az értékesítés előtt az értékesítőt figyelmezteti, vagy az ügyletet blokkolja. A funkció az egyes ügylet típusokra külön-külön szabályozható, állítható be. Az ügylet prefixe határozza meg, hogy az egyes ügyleteknél történjen-e figyelmeztetés illetve blokkolás. 2.2 A funkció beállítása A prefixek beállítása a következő helyen történik: Karbantartás / Prefix szerkesztő 8. Ábra: Karbantartás / Prefix szerkesztő menüpont DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 12

13 A megjelenő ablakban válasszuk ki kívánt prefxitípust és végezzük el a keresést. Álljunk rá a megfelelő prefixre, majd nyomjuk meg a Módosít gombot. 9. Ábra: Prefix módosítás A megjelenő felületen láthatóak a prefix tulajdonságai. A prefixek felületén a következő beállítások jelennek megjelenik: Ha nincs meghatározva az eladási ár, akkor az ügyintéző figyelmeztetése Ha nincs meghatározva az eladási ár, akkor az ügylet megakadályozása Ha a második paramétert bekapcsoljuk, akkor az első automatikusan bekapcsolódik, és manuális nem is kapcsolható ki, amíg a másik bekapcsolt. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 13

14 10. Ábra: Prefix szerkesztő_ha nincs meghatározva eladási ár... A következő prefixek esetében lehetséges a paraméterek beállítása: Árajánlat csak a kimenő árajánlatok esetén Rendelés Vevői megrendelés, Vevői rendelés, csak készleten lévő cikkre, cikkre Részfoglalásos (úton levő raktárfeltöltőre) rendelés Raktárjegy Munkalapra kiadás Számla Raktári kimenő számla Szerviz kimenő számla Szállítólevél Bizományba kiadás DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 14

15 2.3 A figyelmeztető szöveg Amennyiben egy cikknek nincs beállítva eladási ára, és megkíséreljük értékesíteni, akkor a bizonylat prefixének beállításától függően az alábbi hibaüzenetek jelennek meg. Az ellenőrzések megtörténnek a tétel rögzítés felírásakor, és teljes bizonylat felírásakor is. Ha a prefix Ha nincs meghatározva az eladási ár, akkor az ügyintéző figyelmeztetése tulajdonsága bekapcsolt, akkor Figyelem a XXX terméknek nincs meghatározva eladási ára! Ennek ellenére elkészíti a bizonylatot? (Igen / Vissza) Az Igen válasz esetén elkészül a bizonylat, a Vissza válasz esetén, a program visszalép a bizonylat készítési felületre. Ebben az esetben javasolt levenni a cikket, félretenni a bizonylatot, beállítani az árat, és újra felvenni a cikket a bizonylatra. Ha a prefix Ha nincs meghatározva az eladási ár, akkor az ügylet megakadályozása tulajdonsága bekapcsolt, akkor Figyelem a XXX terméknek nincs meghatározva eladási ára! Nem készíthető el a bizonylat. (Rendben) Ebben az esetben javasolt levenni a cikket, félretenni a bizonylatot, beállítani az árat, és újra felvenni a cikket a bizonylatra. Ha a bizonylaton szerepel olyan tétel amelynek nincs eladási ára, az XXX színnel jelenik meg. A? gombra klikkelve az XXX színhez tartozó szöveg a következő: A tételnek nincs meghatározva az eladási ára. 3 A dolgozók, felhasználók aktivitásának lekérdezése a DOAS rendszerben 3.1 Dolgozók belépésének lekérdezése egy adott időszakban A DOAS rendszerben egyszerűen lekérdezhető, hogy melyik dolgozó mikor és mennyi időre lépett be a DOAS rendszerbe. A lekérdezés során lehetőség van minden dolgozó, vagy egy kiemelt dolgozó vizsgálatára, valamint egy meghatározott időszak beállítására. A funkció elérhető a következő menüpontban: Karbantartás / Dolgozók / Felhasználók bejelentkezés naplók A szűrő feltételek Dolgozó / Felhasználó: Ha nincs beállítva dolgozó, akkor valamennyi dolgozó bejelentkezési adatát lekérdezi a program. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 15

16 Bejelentkezés dátum: Egy időtartam határozható meg, amely lehet zárt vagy nyílt intervallum is. Azaz szűrhető egy adott időponttól, vagy egy adott időpontig megtörtént valamennyi belépés. 11. Ábra: Dolgozók / Felhasználók bejelentkezés naplók Az eredmények értelmezése A táblázatban megjelenik a bejelentkezés és a kijelentkezés dátum. Amennyiben a kijelentkezés dátuma nem látszik, akkor a kijelentkezés nem szabályosan történt, amit okozhatott pl. áramszünet, vagy az operációs rendszer hibája. Amennyiben a Windows feladatkezelővel szakítjuk meg a program futását, úgy szintén nem jelenik meg a kijelentkezési dátum. A dolgozó felhasználói neve, a belépés idején érvényes IP címe, valamint a futtató gép neve. A session azonosító oszlop csak naplózási adatokat szolgál. 3.2 Dolgozók által kiállított tranzakciók lekérdezése A DOAS rendszerben lekérdezhető, hogy a dolgozók egy adott időszakban milyen tranzakciókat hajtottak végre, milyen bizonylatokat készítettek. A funkció elérhető a következő menüpontban: Karbantartás / Dolgozók / Felhasználók menüpontban meg kell keresni a dolgozót és a kurzorral ráállni, majd az Eseménynapló gombot megnyitva, a Dolgozók / Felhasználók bizonylatai menüpontot kell kiválasztani. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 16

17 12. Ábra: Felhasználók bizonylatainak lekérdezése Az eredmények és a szűrőfeltételek A dolgozó tranzakciói közül lehet szűrni az események típusa szerint többes kiválasztással, valamint az tranzakció ideje is szűkíthető intervallum beállítással. A kiválasztott tranzakció mögötti bizonylat dupla klikkel megtekinthető. A lekérdezés sebességének növelése érdekében célszerű rövidebb időszakot meghatározni, illetve csak a szükséges eseménytípust kiválasztani. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 17

18 13. Ábra: Ügyintéző eseménynapló, esemény típus szűrés 4 Éles adatok mentése a teszt rendszerbe 4.1 DOAS ÉLES adatok mentése a TESZT rendszerbe ( ELES2TESZT") szolgáltatás ütemezésének új módjai A DOAS rendszernek van egy ún. "ELES2TESZT" szolgáltatása, mely ha engedélyezve van, akkor éjszakánként (éjfélkor) az éles rendszer adatai automatikusan áttöltődnek a teszt rendszerbe. Ez azért praktikus, mert a felhasználók naprakész adatokkal képesek a teszt rendszerben kipróbálni, gyakorolni a számukra engedélyezett funkciókat. Betanításkor és új funkciók megismerésekor is érdemes ezt a teszt rendszert használni Mentés beállítások A DOAS felhasználó felületén ("Karbantartás/Rendszer paraméterek") eddig csak arról dönthetett az arra jogosult felhasználó ("Rendszerkapcsolók beállítása" elemi jog birtokában), hogy engedélyezett, vagy tiltott -e az adat áttöltés. Mostantól lehetőség van arra, hogy ezt árnyaltabban be lehessen állítani, a saját igények szerint. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 18

19 Az ezt szabályozó kapcsoló adatai: helye: Általános rendszerparaméterek megnevezés: "ELES2TESZT" automatikus éjszakai adat áttöltés teszt rendszerbe engedélyezett. kód: eles2teszt_service_active alapértelmezés szerinti értéke: Minden munkanap Az eddigi két lehetőség (engedélyezett/nem engedélyezett) helyett, most az alábbiak beállítására is van már mód: - Nem engedélyezett - Hétfőn - Kedden - Szerdán - Csütörtökön - Pénteken - Szombaton - Vasárnap - Minden munkanap - Heti (minden hét vasárnap) - Havi (minden hónap utolsó vasárnap) Ha korábban engedélyezve volt az adatáttöltés, akkor mostantól a "Minden munkanap" beállítás lesz aktív. Ha korábban tiltva volt az adatáttöltés, az továbbra is a "Nem engedélyezett" beállítást jelenti. Ezeket a beállításokat természetesen meg lehet változtatni. FIGYELEM!!! FONTOS!!! Az áttöltési ütemezést körültekintően kell meghatározni, mivel lassúbb szervereken előfordulhat, hogy a művelet nem fejeződik be a munkaidő kezdetéig, ami a szerver és ezáltal a DOAS szoftver lassulását okozhatja!!! Ebben az esetben célszerű a hétvégére ütemezni, amikor a futás nem befolyásolja a napi munkát. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 19

20 DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 20

21 5 Nyomtatási sablonok kezelése a DOAS-ban 5.1 Nyomtatási sablonok karbantartása - bevezetés A DOAS képes különféle dokumentumok, mint pl. árajánlat, szerződés, átadás-átvételi jegyzőkönyv, stb., egy külső Office alkalmazásban (Microsoft Office, OpenOffice/LibreOffice) történő létrehozására. Ehhez testre szabható nyomtatási sablonokat használhatunk. A sablonokat egyszer kell csak elkészíteni, melyeket a későbbiekben tetszőleges alkalommal fel lehet használni dokumentumok készítéséhez. Ezzel minden felhasználó számára egységes dokumentumformátum válik elérhetővé. A sablonokba elhelyezhetünk statikus tartalmat és a program által kezelt dinamikus mezőket, melyek a es (Sablon mezők) pontban vannak részletezve. Ezek a dinamikus mezők egy konkrét jármű dokumentum nyomtatása esetén a jármű aktuális adataival töltődnek ki. Példa: Sablonban szereplő adatok: Alvázszám: [VinNumber] Rendszám: [LicensePlateNumber] Legenerált dokumentumban szereplő adatok: Alvázszám: WF0XXXXXXXX Rendszám: ABC-123 DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 21

22 5.2 Nyomtatási sablon karbantartás - elérhetőség A funkció elérhető a Karbantartás - Nyomtatási sablon karbantartás menüpont alatt, vagy közvetlenül az Új / Használt jármű karbantartás képernyő Riportok fülén található Sablonok karbantartása gomb megnyomásával. 14. Ábra: Nyomtatási sablon karbantartása 5.3 Nyomtatási sablon karbantartásának ismertetése Sablon mezők A program előre definiált mezőket tartalmaz, melyeket a dokumentum a sablonba ágyazva dinamikus tartalommal képes kitölteni. Az előre definiált mezők mindenkori aktuális listáját és azok leírását legegyszerűbben úgy éri el, ha a Karbantartás - Nyomtatási sablon karbantartás menüpont alatt található az Egyéb funkciók - Szövegszerkesztő mezők létrehozása / Táblázatkezelő mezők létrehozása gombbal az összes felhasználható sablon mezőit legenerálja egy új sablonba. FIGYELEM! A mezőket mindenképpen a Másolás/Beillesztés funkciókkal kell átvinni egyik dokumentumból a másikba, mivel ezek a mezők az office speciális belső objektumai. Ha nem így teszünk, akkor előfordulhat, hogy a DOAS nem lesz képes kitölteni azokat megfelelő adattartalommal. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 22

23 5.3.2 Sablon típusok Megkülönböztetünk Alapértelmezett Rubin DMS és Felhasználói sablon típusokat. Előbbi a Rubin DMS által előre definiált típusokat jelenti, melyek egy-egy funkció végigkövetése esetén, a program meghatározott részén közvetlenül elérhető (pl.: Árajánlat, Szerződés, Jármű adatlap, stb.). Utóbbiak pedig az Ügyintéző által újonnan létrehozottak, melyek kizárólag az Új / Használt jármű karbantartás - Riportok - Nyomtatható riportok fülről érhetők el. FIGYELEM! Alapértelmezett Rubin DMS sablon NEM törölhető, kizárólag módosítható! Felhasználói sablon tetszőlegesen törölhető és módosítható is Új sablon létrehozása FIGYELEM! Ezzel a művelettel kizárólag Felhasználói sablonok készíthetők. utm_source=bloghu_megosztas&utm_medium=facebook_share&utm_campaign=blhshare 15. Ábra: Új sablon Első lépésben szerkesszük meg a kívánt dokumentum sablont, melybe tetszőlegesen belerakhatjuk a Sablon mezők szekcióban ismertetett, a program által dinamikusan kitölthető mezőket. Ehhez alapul vehetjük a Rubin DMS által adott minta sablonokat, vagy akár az összes mezőt tartalmazó, legenerálható listát is. Ha készen vagyunk a megszerkesztett, formázott dokumentumsablonnal, akkor mentsük el azt a használt Office sablon típusú kiterjesztésével, melyek az alábbiak lehetnek: DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 23

24 Szövegszerkesztő sablon típusok Microsoft Office esetén - Microsoft Word Sablonok (*.dot) OpenOffice esetén - OpenOffice Write Sablonok (*.stw) vagy OpenOffice ODF szövegesdokumentum Sablonok (*.ott) Az "Új sablon" gombra kattintva előugrik egy ablak ahol meg kell adni a sablon megnevezését, a sablon EGYEDI kódját, melyből a sablon fájl neve is generálódik. Az adatok megadása után elérhetővé válik a "Mentés (szerverre)" nevű gomb, melynek megnyomásával központilag elmenthetjük az előzőekben elkészített sablont. Ezek után ezt bárki elérheti Meglévő sablon módosítása A módosítás funkcióval egy letárolt sablont tudunk szükség esetén lecserélni, módosítani. 16. Ábra: Sablon módosítása Amennyiben az adott Sablonnak még nem létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező üres), az azt jelenti, hogy ezen a telephelyen még nem volt elkészítve és betöltve a használandó dokumentum sablon. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 24

25 FIGYELEM!!! A kezdeti sablon betöltés elengedhetetlen feltétele bizonyos DOAS funkciók használatának, mint pl. árajánlat, szerződés, stb. létrehozása szövegszerkesztő alkalmazásban. Amennyiben ez a művelet még nem lett elvégezve, akkor a program az alábbi üzenetet küldi a funkció meghívásakor: 17. Ábra: Figyelmezetetés, amikor a sablonnak nem létezik sablon azonosítója Ebben az esetben először el kell készítenie, majd fel kell tölteni a telephelyen használandó aktuális sablont az alábbi módon: A "Módosít" gombot megnyomva feljön egy ablak a kiválasztott sablon adataival. A "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük az előzőleg elkészített dokumentumsablont. Amennyiben az adott Sablonnak már létezik "Sablon azonosítója" (a táblázatban a "Sablon azonosító" mező nem üres), akkor a következőt kell tenni: Első lépésben a "Beolvas (szerverről)" gombot kell megnyomni, amely betölti a központilag letárolt változatot. Ilyenkor meg kell adni, hogy hova szeretnénk menteni a fájlt. Adjunk meg egy írható mappát, ahol a szükséges módosításokat elvégezhetjük. Végezzük el a szükséges módosításokat, majd mentsük el a szerkesztett munkapéldányt. A DOAS-hoz visszatérve a "Mentés (szerverre)" gomb megnyomásával központilag elmentjük a kész sablont. Egy sablon módosításakor annak egy újabb verziója jön létre, így a már kinyomtatott régebbi riportok az eredeti formájukban érhetők el. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 25

26 5.3.5 Riport lementés és újranyomtatás Az újonnan nyomtatott jármű riportok (árajánlatok, szerződések., stb.) adatai adatbázisba mentődnek, amelyek utólag reprodukálhatók az eredeti tartalommal. A Járművek - Új / Használt járművek - Új / Használt járművek karbantartása menüpont alatt, ha egy konkrét járművet lekeresünk, akkor akkor a Riportok fülön láthatóvá válik egy újabb fül, a Nyomtatott riportok". Itt láthatóak a már lementett dokumentumok, melyeket a Riport nyomtatás funkcióval újból előhívhatunk. 18. Ábra: Nyomtatott riportok DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 26

27 5.3.6 Táblázatkezelő alkalmazás használata nevesített cellák használatával Az alábbi módon érhetjük el, hogy a DOAS-ban szereplő adatok belekerülhessenek a táblázatkezelő alkalmazásban megszerkesztett sablon megfelelő mezőibe: A program megnyitja a generálandó táblázatkezelő sablon dokumentumot. Annak egy kiemelt munkafüzetlapján ( DoasTemplates ) úgynevezett nevesített cellákat hoz létre a felhasználható összes mezőről. Ezek után belegenerálja a DOAS-ban aktuálisan kiválasztott rekord megfelelő mezőinek értékét az előzőekben létrehozott nevesített cellákba. A felhasználó által testre szabható sablonokban, a dinamikus adatokkal kitöltendő mezőkben csupán annyit kell tenni, hogy hivatkozni kell valamelyik nevesített cellára. Pl. Ha az A1 -es mezőben a partner nevét szeretnénk látni, akkor csak annyit kell tenni, hogy az A1 -es cella értéke az alábbi legyen: =CustomerName. Ezzel érjük el, hogy a program által kitöltött nevesített cellára hivatkozzunk. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 27

28 6 Támogatott Office alkalmazások A program képes kommunikálni a fizetős Microsoft Office-szal és az ingyenes OpenOffice/LibreOffice-szal is egyaránt. A használt Office csomag két szinten állítható: globális rendszerkapcsolóval, illetve az egyes felhasználási helyeken. A rendszerkapcsoló az "Általános rendszerparaméterek" alatt, "Globális Office Típus" néven található. Ennek alapértelmezett értéke a Microsoft Office. Felhasználási helyeként három állása van a kapcsolónak: Globális alapértelmezett ekkor a fentebb leírt rendszerkapcsolóban beállított office alkalmazást fogja használni a program. Microsoft Office amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor a Microsoft Office alkalmazás lesz használatban. OpenOffice amennyiben a gépen fel van telepítve, akkor az OpenOffice/LibreOffice alkalmazás lesz használatban. FIGYELEM: AZ OpenOffice/LibreOffice sablonok NEM AZONOSAK a Microsoft Office sablonokkal. Így az egyik termékkel előre legyártott sablonok nem használhatók a másik termékkel együtt. Vagyis amennyiben Microsoft Office-szal elkészítettünk egy Szerződés sablont, akkor az nem felhasználható OpenOffice/LibreOffice segítségével. Az abban levő dinamikus tartalom nem fog megjelenni. A "Nyomtatási sablonok karbantartása" menüpontban a kiválasztott Office Típushoz tartozó sablonok jelennek csak meg. Ez alapértelmezetten a Microsoft Office. A sablonok innentől szigorúan vagy táblázatkezelő, vagy szövegszerkesztő sablonok. Ezt a karbantartóban új sablon esetén kötelezően meg kell adni. A régi sablonok a frissítés során megkapták a helyes beállításokat. Lista exportnál, táblázat exportnál és a riportok exportjánál szintén mindkét csomag használható. Táblázatkezelő esetén az OpenOffice/LibreOffice és Microsoft Office sablonok szerencsére kompatibilisek egymással, tehát elég megnyitni OpenOffice/LibreOffice-szal az Excel táblázatot, és elmenteni a saját sablon formátumában (STC kiterjesztéssel). DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 28

29 7 Jövedéki termékek forgalmazása 7.1 Jövedéki törvénynek megfelelő raktári modul első beállításai a DOAS es verzióban Figyelem! A további verziókban kiadott új programmódosítások szerint ez a dokumentáció is bővülni fog az új funkciók leírásával! 7.2 Törvények Az aláhúzott részek az informatikai rendszerre vonatkozó fontos részek évi CXXVII. törvény a jövedéki adóról és a jövedéki termékek forgalmazásának különös szabályairól 1. (1) Jövedéki adóköteles a jövedéki termék belföldi előállítása és belföldre történő behozatala. 1 (2) Az adókötelezettség teljesítése és ellenőrzése érdekében érvényesítendő követelmény az, hogy a) 2 az adóköteles jövedéki terméket kizárólag adóraktárban állítsák elő, kivéve a vámfelügyelet melletti előállítást, b) 3 a jövedéki adó (a továbbiakban: adó) megfizetése nélkül belföldre behozott jövedéki termék - kivéve a vámfelügyelet alatt álló vagy a bejegyzett kereskedő részére behozott jövedéki terméket - adóraktárba vagy adómentes felhasználó üzemébe, raktárába kerüljön, és c) a jövedéki terméket az adó megfizetése nélkül - kivéve, ha a jövedéki termék vámfelügyelet alatt áll - csak adóraktárban, adómentes felhasználó üzemében, raktárában tárolják, raktározzák. (3) Az a jövedéki termék, a) amelyet adómentesen szereztek be, csak az adómentesség alapjául szolgáló célra használható fel; b) amelyre adó-visszaigénylést (adólevonást) érvényesítettek, csak olyan célra használható fel, amely után e törvény rendelkezései szerint e jog érvényesíthető. (4) Szabadforgalomban csak olyan jövedéki termék szerezhető be, tartható birtokban, használható fel, értékesíthető, szállítható, amely után az adót megfizették Raktár A jövedéki termékeket külön jövedéki adóraktárban kell tárolni. Ezért jövedéki raktárat kell létrehozni. (Figyelem! Ebben a verzióban még nem lehet megjelölni, hogy a létrehozandó az jövedéki raktár, ezért egyelőre be kell írni a nevébe, hogy jövedéki raktár). Ez a raktár csak jövedéki termékeket tartalmazhat. Ebben a verzióban már a raktárat létre lehet hozni, a speciális ellenőrzések (csak jövedéki termékeket lehet innen forgalmazni, olyan partnernek, akinek van jövedéki engedély száma), még nincsenek meg a programban. Elérhető: Karbantartás / Raktár modul / Raktár 1A jövedéki termékeket külön adóraktárban kell tárolni DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 29

30 7.3 Partner törzsben jövedéki engedélyszám A partner törzsben új mező került, a jövedéki engedély szám. 19. Ábra: Jövedéki engedély szám Elérhető: Partner / Partnerek / Partner adatok DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 30

31 7.4 Telephely A telephely karbantartásba bekerült a jövedéki engedély szám mező. Amennyiben a cég kért jövedéki engedélyt, ide kell beírni a számot, ez meg fog jelen ni a kimenő számlákon. Elérhető: Karbantartás / Telephely 20. Ábra: Telephely karbantartás - jövedéki engedély szám mező DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 31

32 7.4.1 Szállítólevél, számla Szállítólevélre és a számlára minden estben rákerül a cég és a partner jövedéki engedély száma (amennyiben van). 8 Bankszámlák nemzetközi formátumának kezelése 8.1 Bankszámlák A DOAS rendszert felhasználó cég egy, vagy több bankszámlával rendelkezhet. A bankszámla adatok megadhatóak a Karbantartás / Bank / Bankszámlák menüpontban. Emellett a nyilvántartott partnerek is rendelkeznek bankszámlaszámmal. Ez megadható a Partner / Partnerek menüpontban a megfelelő partner megkeresésével és kiválasztásával, majd a partnerkarton Pénzügyi adatok fülén. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 32

33 8.2 A megváltozott működés Korábban a cég saját bank adatoknál, a bank nevét, a számla vezető helyét, megjegyzést, bankszámla számát (3 x 8 azaz 24 karakter), valamint az elektronikus kivonatok formátumát lehetett megadni. Mostantól a nemzeti bankszámla formátum mellett a nemzetközi formátumot is meg lehet adni és a bank SWIFT kódját is. 8.3 Bank törzsadatok A bankszámlák három részből állnak: SWIFT (más néven BIC) kódok a nemzetközi átutalási forgalomban az egyes bankokat jelölik. A kód 8 vagy 11 karakter hosszú lehet. IBAN szám a nemzetközi bankszámlaszám. A bankszámlaszám 28 karakterből áll. Az első két karakter az ország kódja, a 3-4 karakter egy ellenőrző szám, 5-28 karakter a belföldi számlaszám. A bankszámlaszámok kiírása többféle lehet. A nemzetközi forgalomban a kiírás módja: IBAN szám (4 karakter), utána a belföldi bankszámlaszám 4 karakterenként elválasztva. A magyar belföldi forgalomban az IBAN szám nem szerepel, és a számlaszám 8 karakterenként van elválasztva. A szlovák belföldi forgalomban a bankszámla elején van a partner bankon belüli azonosítója, és utána / -jellel elválasztva a bank azonosító száma. Pl. Magyar megjelenítés IBAN: HU Belföldi Szlovák megjelenítés: IBAN SK Belföldi /7500 DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 33

34 A kimenő számlára ezentúl rá van írva a SWIFT kód, az IBAN formátumú bankszámla szám, és a belföldi formátumú bankszámla szám! 21. Ábra: Bankszámla módosítás 9 Változásleírások A DOAS verzióban programmódosítás és javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás és javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás és javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás és javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás és javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás és javítás nem történt ebben a modulban! A DOAS verzióban programmódosítás nem történt ebben a modulban! A DOAS ig nem történt programmódosítás ebben a modulban! DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 34

35 9.1 Programmódosítások DOAS es verzióban 9.2 Számla tétel lekérdezés Új szűrőfeltétel, és kiválasztható mező: "Szállító levél szám". Ez azon szállítólevél szám, amely alapján az adott számla keletkezett. Elérhető: Bizonylatok/Számla tétel lekérdezés 9.3 Engedmények lekérdezése A combo box-osd kereső feltételek átalakítása check kombo box-ra: Partner típus, Jármű kor kategória, Árrés csoport, Felhasználói stat. kód, Cikk csoport, Raktár, Munkadíj kategória Elérhető: Karbantartás/Raktár modul/raktár-szerviz engedmények/akciós engedmények DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 35

36 9.4 Programmódosítások DOAS ás verzióban Bankszámlák nemzetközi formátumának kezelése A DOAS rendszert felhasználó cég egy, vagy több bankszámlával rendelkezhet. A bankszámla adatok megadhatóak a Karbantartás / Bank / Bankszámlák menüpontban. Mostantól a nemzeti bankszámla formátum mellett a nemzetközi formátumot is meg lehet adni és a bank SWIFT kódját is. Bővebben: Bankszámlák nemzetközi formátumának kezelése 9.5 Javítások a DOAS Belső bizonylat szinkron Belső bizonylat szinkron javítása. Csak a készlet érték csökkentő belső bizonylatot küldi át másik telephelyre. A készlet növelő belsőbizonylatok csak könyvelésbe küldődnek. 9.6 Javítások a DOAS es verziókban "Nem használatos kliens verziók eltávolítása" funkció javítása A "Nem használatos kliens verziók eltávolítása" funkció hibásan működött. A rendszer minden esetben sikeres eltávolítást jelentett, amikor az nem történt meg. A hiba javítva lett. Elérhető: DOAS indításakor 9.7 Programmódosítások DOAS ás verzióban Jövedéki termékek forgalmazása Jövedéki törvénynek megfelelő raktári modul első beállításai a DOAS es verzióban. Jövedéki engedélyszám Számlára és szállítólevélre Vevői/Szállítói jövedéki engedély szám nyomtatásának lehetősége. Bővebben: Jövedéki termékek forgalmazása DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 36

37 9.8 Javítások DOAS es verzióban Engedmény kimutatás A funkció indításakor megállt. Ez javítva lett. Elérhető: Karbantartás/ Szerviz modul/ Raktár szerviz engedmények/ Engedmény kimutatás 9.9 Programmódosítások DOAS as verzióban Árlistás termék értékesítésekor figyelmeztetés, és az értékesítés blokkolása ha nincs eladási ár meghatározva Előfordulhat jellemzően utángyártott cikkek esetében hogy egy cikket felvesznek a cikktörzsbe, bevételeznek, de nem határozzák meg az eladási árát. Fontos az, hogy az adott cikkből addig ne történjen értékesítés vagy árajánlat adás, amíg nincs meghatározva az eladási ára. A DOAS program képes a fenti szituáció kiküszöbölésére, azaz az értékesítés előtt az értékesítőt figyelmezteti, vagy az ügyletet blokkolja. A funkció az egyes ügylet típusokra külön-külön szabályozható, állítható be. Az ügylet prefixe határozza meg, hogy az egyes ügyleteknél történjen-e figyelmeztetés, illetve blokkolás. Bővebben: Árlistás termék értékesítésekor figyelmeztetés, és az értékesítés blokkolása ha nincs eladási ár meghatározva 9.10 Javítások DOAS as verzióban Régi, nem használatos kliens verziók ellenőrzése/eltávolítása A program induláskor képes ellenőrizni és eltávolítani a régi, már nem használatos feltelepített DOAS kliens verziókat. Ezen a funkción az alábbi változtatásokat eszközöltük: 1. Az ellenőrzések rendszer paraméterben letilthatók: Erre főként terminál szerveres környezetben lehet szükség, ahol mindenképpen központilag, a rendszergazda hatásköre ezt lekezelni. Az ellenőrzés szabályozásához ezért új rendszer paraméter lett bevezetve: DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 37

38 hely: "Általános paraméterek" név: "Régi, már nem használatos kliens verziók ellenőrzése és eltávolítása indításkor" kód: "check_and_uninstall_deprecated_versions" Alapértelmezett értéke: "Beállított" 2. Az alverziók ellenőrzése és eltávolítása megszüntetésre került: Volt egy ellenőrzés, mely hibásnak bizonyult. E szerint az aktuálisan futtatott/bejelentkezett verziónál kisebb alverziójú DOAS klienseket a program mostantól már nem fogja detektálni. Ugyanis gyakran előfordulhatott az az eset, hogy a teszt rendszerekbe egy magasabb alverziójú kliens került, mint ami az élesben van. Így a program felajánlotta a produkciós verzió törlését is, ami nem helyes. Ezért ezt megszüntettük. DOAS Általános - felhasználói leírás_v2.4.odt 38 / 38