TÍPUSDOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSE

Átírás

1 TÍPUSDOKUMENTUMOK KÉSZÍTÉSE A Word sok előre elkészített típus dokumentummal rendelkezik. Ezek használatához válasszuk a Fájl menü Új dokumentum menüpontját. Itt több különböző kategóriába rendezve találhatjuk meg a típusdokumentumokat. Ha megfigyeljük az ablak tartalmát, akkor láthatjuk, hogy vannak dot kiterjesztésű sablonok, és vannak wiz kiterjesztésű varázslók. A sablonok már egy előre elkészített, nem valós adatokkal kitöltött dokumentumokat mutatnak számunkra. Ebben csak a szükséges adatokat kell megváltoztatnunk, úgy hogy számunkra megfeleljen, esetleg néhány sort törölnünk kell, vagy újabbakat kell beszúrnunk. A varázslók több lépésen keresztül különböző adatokat kérdeznek tőlünk. A végén az általunk megadott adatokkal készül el egy dokumentum. Utólag ezt is módosíthatjuk, ha szükséges. KÖRLEVÉL KÉSZÍTÉSE Mi az a körlevél? Olyan dokumentum, amelyet sok példányban készítünk majdnem teljesen azonos tartalommal. Az azonos szövegrészt törzsdokumentumnak nevezzük. Ami nem azonos, ahhoz pedig valamilyen adatokat tartalmazó fájlból jutunk hozzá. Ez az adatállomány. A törzsdokumentum és az adatállomány egyesítése eredményezi a körlevelet. Ahhoz, hogy a körlevél bármikor előállítható legyen az adatállományt és a törzsdokumentumot célszerű elmenteni.

2 Készítsünk körlevelet, amelyben félkövér dőlt karakterekkel láthatók azok az adatok, amelyek különbözők lehetnek minden levélben. Tisztelt Minden Áron! A számítógépes nyilvántartásunk szerint Önnek Ft tartozása van cégünk felé az Akkoris tér 61 szám alatt lévő ingatlanának felújítása miatt július 26. A körlevél készítéséhez az Eszközök menü Levelek és küldemények almenüjének Körlevél menüpontja ad segítséget. 1. lépés: Kiválasztjuk a kördokumentum típusát. Ez lehet levél, boríték, címke, de címtárat is létrehozhatunk. 2. lépés: Megadjuk, hogy a törzsdokumentum a most szerkesztés alatt lévő dokumentum lesz-e, vagy egy előzőleg már megírt dokumentum, melyet tallózással kereshetünk meg. 3. lépés: Az adatdokumentumot kell meghatároznunk. Ha már előzőekben elkészített adatállományt használunk, akkor ezt szintén tallózással azonosíthatjuk. A nagyon sok alkalmazással készíthető adatállomány. A Microsoft Word-del készített adatállomány tartalma egy egyszerű táblázat, melynek első sora az úgynevezett adatmezők nevét tartalmazza, mint például az alábbi táblázat. Vezetéknév Keresztnév Tartozás Cím Minden Áron Akkoris tér 61 Kala Pál Szerszám út 3/B Ka Pál Kert utca 126,4 Ha még nem rendelkezünk adatállománnyal, akkor most el is készíthetjük, ha az Új lista létrehozása lehetőséget választjuk. A megjelenő adatbeviteli ablakban szereplő mezők módosíthatók, ha a Testreszabás gombra kattintunk, és az újabb ablakban a módosításokat elvégezzük. Az egyes mezők törölhetők, de újakat is vehetünk fel a listába.

3 A bal oldali ábra az eredetileg felajánlott mezők, a jobb oldali ábrán pedig a példánkhoz szükséges mezők láthatók A mezőnevek elkészítése után vegyük fel az adatokat, majd zárjuk be az új címlista ablakát. Ekkor a program automatikusan kéri az új adatfájl mentését. A mentett fájl formátuma Microsoft Office címlista (mbd kiterjesztéssel) lesz. A mentést követően megjelenő ablakban a felvett

4 adatcsoportok közül kijelölhetjük azokat, amelyek számára a körlevelet el szeretnénk készíteni. 4. lépés: Ha a törzsdokumentumot még nem készítettük el, akkor most megtehetjük. Tisztelt! A számítógépes nyilvántartásunk szerint Önnek Ft tartozása van cégünk felé az szám alatt lévő ingatlanának felújítása miatt szeptember 26. A törzsdokumentum megírása után célszerű ezt elmenteni, Ezután a További elemek pont választásával a szövegkurzor által jelölt helyre beszúrható a megfelelő mezőnév. Ezt a lépést addig ismételjük, míg az összes mezőnév a helyére nem kerül. Tisztelt «Vezetéknév» «Keresztnév»! A számítógépes nyilvántartásunk szerint Önnek «Tartozás» Ft tartozása van cégünk felé az «Cím» szám alatt lévő ingatlanának felújítása miatt szeptember lépés: Az elkészült leveleket nézhetjük meg. Minden egyes levél külön lapon szerepel. Az első egyesített levél: Tisztelt Minden Áron! A számítógépes nyilvántartásunk szerint Önnek Ft tartozása van cégünk felé az Akkoris tér 61. szám alatt lévő ingatlanának felújítása miatt szeptember 26.

5 6. lépés: A körlevélkészítés végéhez értünk. Már csak a körlevél mentése és estleges nyomtatása maradt hátra. Az egyesített levelek mentéséhez először a Körlevél eszköztár Egyesítés új dokumentumba gombra kattintsunk. Eredményként az összes levél egy dokumentumba kerül, és ezt a dokumentumot mentsük el. Ha ezt a lépést kihagyjuk, és a mentés előtt nem kattintunk az említett gombra, akkor előfordulhat, hogy nem kerül minden elkészült levél mentésre. A körlevél bármikor reprodukálható, ha az adatfájlt és a törzsdokumentumot is elmentettük. BEÉPÍTETT SABLONOK Ha a Fájl menü Új dokumentum menüpontját választjuk, akkor az ablak jobb oldalán megjelenő sávban a Sablonok kategóriában különböző helyek között válogathatunk, hogy a megfelelő sablont ki tudjuk választani. Először a gépünkre telepített sablonok közül célszerű választani. A választás hatására megjelenő ablakban több kategóriában találunk előre elkészített sablonokat és varázslókat. A varázslók egy adott műveletsoron vezetnek végig lépésről lépésre, és a lépések során megadott adatokkal készítik el a kívánt dokumentumot, amit utólag akár módosíthatunk is. A sablonok egy előre kitöltött dokumentumot adnak eredményül, melyben az egyes részeket a számunkra megfelelő szöveggel kell helyettesíteni.

6 ÖNÉLETRAJZ Az önéletrajz készítéséhez válasszuk a Fájl menü Új dokumentum menüpontját, majd a sablonok közül A saját számítógépben lehetőséget. A megnyíló ablak Egyéb dokumentumok kategóriában megtaláljuk az Önéletrajz varázsló ikonját. Indítsuk el és kövessük a varázsló utasításait! Önéletrajz készíthető a telepített sablon segítségével is Debrecen Rakovszky út 47 Telefon 70/ phanta@fre .hu Hanta Pál Személyi adatok Családi állapot: Nemzetiség: Életkor: Születési hely: Végzettség [ Időszak ] [ Vállalat vagy intézmény neve ] [ Város, meg [ Fokozat ] [ Betöltött állások, elnyert díjak, elért eredmények. ] Érdeklődési kör [ Kattintson ide, és írja be a kívánt adatokat. ] Gyakorlati tapasztalat Képesítések rövid ismertetése [ Időszak ] [ Vállalat vagy intézmény neve ] [ Város, meg [ Beosztás ] [ Betöltött állások, elnyert díjak, elért eredmények. ] [ Időszak ] [ Vállalat vagy intézmény neve ] [ Város, meg [ Beosztás ] [ Betöltött állások, elnyert díjak, elért eredmények. ] Jogosítvány [ Kattintson ide, és írja be a kívánt adatokat. ] Szabadalmak és publikációk [ Kattintson ide, és írja be a kívánt adatokat. ] Erkölcsi [ Kattintson ide, és írja be a kívánt adatokat. ]