DOCSTAMP FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ A DOCSTAMP DOKUMENTUM KEZELŐ RENDSZERHEZ április 10. v1.5

Átírás

1 DOCSTAMP FELHASZNÁLÓI DOKUMENTÁCIÓ A DOCSTAMP DOKUMENTUM KEZELŐ RENDSZERHEZ április 10. v1.5 1.

2 1. Tartalom 2. BEVEZETŐ 3 3. DOCSTAMP ALKALMAZÁS TELEPÍTÉSE 4 4. DOKUMENTUM KEZELÉSI FUNKCIÓK BEJELENTKEZÉS DOKUMENTUM IKTATÁS IKTATOTT DOKUMENTUMOK KEZELÉSE IKTATOTT DOKUMENTUMOK KERESÉSE DOCSTAMP ADMINISZTRÁLÁS KEZDETI LÉPÉSEK FELHASZNÁLÓI CSOPORTOK KEZELÉSE FELHASZNÁLÓ KEZELÉS JOGOSULTSÁG KEZELÉS DOKUMENTUM JOGOSULTSÁGOK DOKUMENTUM TÍPUS KEZELÉS ADATMEZŐK KEZELÉSE 16 2.

3 2. Bevezető Kedves Felhasználónk! Nagy örömünkre szolgál, hogy a kis és közepes méretű vállalkozások számára készített DocStamp nevű iktató és dokumentum kezelő alkalmazásunk felhasználói között köszönthetjük! A DocStamp alkalmazás az alábbiakban felsorolt, majd később részletezett funkciókat kínálja a jelenlegi és jövőbeli partnereink számára: Beérkező papír alapú és elektronikus dokumentumok o digitalizálása, o érkeztetése, o iktatása, o egyedi dokumentum adatok tárolása, o dokumentum életút nyomon követhetősége, o feldolgozási folyamathoz kapcsolódó ügyintézési idők követése, o dokumentumok kereshetősége, o dokumentumok megtekintése, o dokumentum archiválás; Egyedi üzleti folyamatok által meghatározott o dokumentum státusz kezelés, o felhasználói jogosultságok beállíthatósága, o státuszok közötti dokumentált átadás-átvételi folyamatok; A rendszerben lévő dokumentumok egyedi láthatósági és hozzáférési szabályok alapján történő kezelése, feldolgozása; Reméljük, hogy az alkalmazásunk tesztelése közben tapasztalt előnyök megnyerik tetszésüket, és hamarosan Önök is korlátlan haszonélvezői lesznek a DocStamp által biztosított hatékony és gyors dokumentum kezelési folyamatnak. Az alkalmazás használatához jó munkát kívánunk! Quantum Soft Kft. 3.

4 3. DocStamp alkalmazás telepítése A DocStamp alkalmazást az alábbiakban bemutatott lépések végrehajtásával lehetséges beszerezni és telepíteni egy tetszőleges munkaállomásra: Látogasson el a Quantum Soft Kft. weboldalának a program legfrissebb verziójának beszerzéséért. Ezt követően a linken elérhető tömörített állományt töltse le a számítógépére. A számítógépe C: vagy egy másik tetszőleges meghajtóján létrehozott DocStamp nevű mappába másolja át a tömörített állomány kicsomagolt tartalmát. Végül kattintson az alkalmazás indító ikonjára, ahol az általános céges adatainak megadását követően az alkalmazás regisztrációja megtörténik (1. ábra). 1. ábra: DocStamp regisztráció A regisztráció célja kettős, o egyrészt a megadott adatok szükségesek ahhoz, hogy a DocStamp alkalmazás személyre szabása megtörténhessen, o valamint a megadott adatok segítségével tudunk az alkalmazás használata közben támogatást nyújtani a partereink számára. A regisztrációt követően az alkalmazás az első alkalommal az admin felhasználó névvel és az admin jelszóval indítható. 4.

5 4. Dokumentum kezelési funkciók A következőkben a DocStamp alkalmazás által kínált dokumentum kezelési folyamattal kapcsolatos funkciók kerülnek bemutatásra. 4.1 BEJELENTKEZÉS A 3. pontban leírt programtelepítési mappában található ikonra futtatható állományra kattintva jutunk el a bejelentkezési ablakhoz (2. ábra). A felületen megjelenő Felhasználó név / Jelszó párost beírva tudunk bejelentkezni az alkalmazás főképernyőjére. 2. ábra: Bejelentkezés A bejelentkezést követően a DocStamp alkalmazás főképernyőjére jutunk, amely 4 fő felületre tagozódik (3. ábra). 5.

6 3. ábra: Főképernyő Menü: az oldal tetején érhető el a megfelelő jogosultságok birtokában az első sorban a felhasználói menük, valamint a második sorban a gyorselérésű eszköztár. Menük: o Kijelentkezés erre a gombra kattintva tudunk kijelentkezni az alkalmazásból o Eszközök Partner törzs kezelése az alkalmazásban használható partner adatok kezelésének felülete o Jogosultságok Felhasználói csoportok kezelése az alkalmazásban használható felhasználói csoportok kezelésének felülete Felhasználók kezelése az alkalmazásban használható felhasználók kezelésének és a felhasználók csoportba rendezésének felülete Jogosultságok kezelése az alkalmazásban beállított felhasználói csoportokhoz tartozó funkció szintű jogosultságok kezelésének felülete Dokumentum jogosultságok kezelése az alkalmazásban beállított felhasználói csoportokhoz tartozó dokumentum szintű jogosultságok kezelésének felülete o Dokumentumok Dokumentum típusok kezelése az alkalmazásban az erre jogosult felhasználók által beállított dokumentum típusok kezelésének felülete Adatmezők kezelése az alkalmazásban beállított dokumentum típusokhoz rendelhető egyedi mező adatok kezelésének felülete 6.

7 o Nézetek Adataim és jogosultságaim az aktuálisan bejelentkezett felhasználók által elérhető funkciók és jogosultságok áttekintésének felülete o Névjegy erre a gombra kattintva olvasható a DocStamp alkalmazás bemutatkozója Gyors elérésű eszköztár: o Adatok újratöltése a gombra kattintva a főképernyőn (3. ábra) megjelenő dokumentum adatok frissíthetőek o Azonosító keresés a mezőbe beírt dokumentum azonosító adatok alapján egy-egy dokumentum kereshető az alkalmazásban o Dokumentum kereső több, előre beállított adat alapján tudunk dokumentumokat keresni az alkalmazásban o Iktatás új dokumentumok importálása az alkalmazásba Nálam lévő dokumentumok: az oldal második, egyben a felhasználók számára legfontosabb felületét a Nálam lévő dokumentumok szakasz jelenti. Ezen a felületen jelennek meg azok a dokumentumok, amelyeket a felhasználó magához vett további feldolgozási folyamatok végrehajtása céljából. Kezelendő dokumentumok: az oldal harmadik szakasza a kezelendő dokumentumokat tartalmazza, amelyek jelen felületen keresztül csak megtekinthető státuszban érhetőek el. A megjelenő listából tudják a felhasználók a Nálam lévő dokumentumok listájába átmozgatni a feldolgozásra váró tételeket. Dokumentum kép: az oldal jobb oldali jelentős területét a feltöltött dokumentumok képe foglalja el. Alap esetben a dokumentum képe a program megfelelő sebességének fenntartása érdekében kikapcsolt állapotban van, azonban a Nálam lévő dokumentumok, illetve a Kezelendő dokumentumok listája felett található Dokumentum kép mutatása választó négyzet pipálásával, a tételek között navigálva azonnal betöltődik az éppen aktuális dokumentum digitalizált képe. A megjelenő felületen: Az Átvesz gomb használatával a kezelendő dokumentumok között aktuálisan kiválasztott elem a bejelentkezett felhasználó Nálam lévő dokumentumok listájába kerül; Az Megnyit gomb használatával a kezelendő dokumentumok között aktuálisan kiválasztott elem adatai áttekinthető formában megjeleníthetőek; A Mutat gomb használatával a Kezelendő dokumentumok vagy Nálam lévő dokumentumok listájában lévő tételek között aktuálisan kiválasztott elem digitalizált képe jeleníthető meg; A Visszaad gomb megnyomásával a bejelentkezett felhasználó Nálam lévő dokumentumok listájából a Kezelendő dokumentumok listájába kerül; 7.

8 Az Megnyit gomb használatával a nálam lévő dokumentumok között aktuálisan kiválasztott elem adatai szerkeszthető formában jeleníthetőek meg; Az ablak bal felső sarkában található Kijelentkezés gombbal lehetséges elhagyni a DocStamp alkalmazást. 4.2 DOKUMENTUM IKTATÁS A dokumentum kezelési folyamat első lépése minden esetben az iktatással kezdődik. Az iktatás funkció használatával kerülnek be az alkalmazásba a digitalizált dokumentumok. Az iktatási folyamat az alábbi lépések végrehajtásával végezhető el: Iktatandó dokumentumok kiválasztása: a baloldalon megjelenő képernyő szakaszban található Tallóz gombra kattintva tudjuk kiválasztani azt a mappát, amely a rendszerbe betöltendő dokumentumokat tartalmazza. a Megfelelő mappa választását követően táblázatos formában megjelennek a mappában található PDF kiterjesztésű dokumentumok. Iktatandó dokumentumok kijelölése: a táblázatban szereplő sorok előtt található választó négyzetek használatával lehetséges. o Amennyiben a Dokumentum kép mutatása választó négyzet pipálásra kerül, a táblázatban történő navigálás során azonnal betöltésre kerülnek a jobb oldali szakaszba a dokumentum képek. o Egy-egy elem dokumentum képének megtekintése úgy is lehetséges, hogy a választott elemen állva megnyomjuk a Mutat gombot. o A Frissítés gomb használatával pedig a kiválasztott mappa tartalmát tudjuk újra tölteni. Kijelölt dokumentum(ok) iktatása: amennyiben egy vagy több dokumentum kiválasztásra került, illetve a kiválasztott dokumentumokhoz választottunk Dokumentum típust is az oldal alján, az Iktatás gomb aktívvá válik és azt megnyomva a dokumentum(ok) bekerülnek a rendszerbe. o Amennyiben a Fájlok törlése iktatás után választó négyzet pipálásra kerül, a feldolgozás alatt álló dokumentumok eredeti, azaz a felhasználó munkaállomásán található példányai törlésre kerülnek az iktatási folyamatot követően. Az Iktatás gombra kattintás után mindig szükséges megvárni a visszatérő rendszer üzenetet, amelyből láthatóvá válik az elvégzett feladat sikeressége, illetve hiba esetén a sikertelensége. Hibás feltöltés esetén újabb feltöltéssel lehetséges próbálkozni. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni az Dokumentum iktatás képernyőt. 8.

9 4. ábra: Dokumentum iktatás 4.3 IKTATOTT DOKUMENTUMOK KEZELÉSE A Dokumentum iktatás menüpontban végrehajtott feladatokat követően az érintett dokumentum a Főképernyőn a Kezelendő dokumentumok szekciójában jelenik meg (3. ábra). A megfelelően feltöltött dokumentumok elsődleges dokumentum státusza Iktatott-ra állítódik. Ezt követően az alábbi lehetőségek kínálkoznak a felhasználók számára: A felső menüsor alatt lévő Azonosító mezőbe beírva a már felvitt dokumentumok azonosítóját, kereshetővé válnak a rögzített dokumentumok a rendszerben; A Kezelendő dokumentumok táblázatának bal felső sarkában található Dokumentum kép mutatása választó négyzet használatával megjeleníthetővé válik a feltöltött dokumentum képe a képernyő jobb oldalán található területen a táblázatban található elemek közötti navigáció során; Az aktuálisan kiválasztott dokumentumon állva a Megnyit gomb választásával áttekinthetővé válik az érintett dokumentummal kapcsolatos eddig rögzített részletes adatok köre (5. ábra). A megjelenő ablakban a felső sorban található füleket egyesével kiválasztva áttekinthetővé válnak az o iktatás adatai, o iktatott dokumentum adatai, o iktatott dokumentum történeti adatai; 9.

10 Fontos tudni, hogy a Dokumentum iktatás felületén található Dokumentum típus mezőben kiválasztott dokumentum típus határozza meg azt, hogy az Adatok felületen milyen egyedi alap és tétel adatok kerülhetnek megjelenítésre; Az aktuálisan kiválasztott dokumentumon állva az Átvesz gomb választásával egyedi feldolgozás céljából a Nálam lévő dokumentumok listájába mozgatható az érintett dokumentum. 5. ábra: Feltöltött dokumentum adatainak áttekintése 4.4 IKTATOTT DOKUMENTUMOK KERESÉSE A Dokumentum kereső funkció használatával a DocStamp alkalmazásban lévő összes iktatott dokumentum között van lehetőségünk keresni. A megjelenő felületen: A Keresés gomb megnyomásával a beállított paramétereknek megfelelően indítható a feltételeknek megfelelő dokumentumok keresése; Beállítható keresési paraméterek: o Dokumentum típus szerint; o Dokumentum státusz szerint; o Iktatási dátum ( tól, ig) intervallum szerint; o Dokumentum azonosító szerint; o Aktuális felelős szerint; o Dokumentumhoz rögzített megjegyzés szerint. 10.

11 Az Megnyit gomb használatával a megjelenő találati listában az aktuálisan kiválasztott elem adatai tekinthetőek át. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Dokumentum kereső képernyőt. 5. DocStamp adminisztrálás 6. ábra: Feltöltött dokumentum adatainak keresése 5.1 KEZDETI LÉPÉSEK Az alkalmazás átláthatóságához és megfelelő paraméterezéséhez kiemelten fontos, hogy az alkalmazást használni kívánó vállalat átgondolja dokumentum kezelési folyamatait, meghatározza a szerepköröket és a feladatokat, és ezen információk tudatában végezze el az alkalmazás beállítását. A DocStamp alkalmazás bevezetése során cégünk munkatársai készséggel állnak rendelkezésre a dokumentum kezeléssel kapcsolatos folyamatok felmérésében, optimalizálásában, illetve a DocStamp alkalmazás paraméterezésében. 5.2 FELHASZNÁLÓI CSOPORTOK KEZELÉSE A rendszer jogosultság kezelésének alapját a felhasználói csoportok képezik. A csoportokhoz rendelünk jogosultságokat, majd ezekbe a csoportokba soroljuk be a felhasználókat. 11.

12 Ennek jelentősége, hogy a csoportok egyfajta munkakört testesíthetnek meg, mellyel jól elkülöníthetőek a szerepkörök, feladatok. Az alkalmazás regisztrációja során minden alkalommal létrejön egy Adminisztrátor nevű csoport, amely csoportot az alkalmazáson belül senkinek sincs lehetősége törölni és a jogosultságait sem lehetséges korlátozni. A megjelenő felületen: Az Új gomb megnyomásával új felhasználói csoportot rögzíthetünk; Az aktuálisan kiválasztott felhasználói csoporton állva a Módosítás gombra kattintva átnevezhetjük azt; Az aktuálisan kiválasztott felhasználói csoporton állva a Törlés gombra kattintva törölhetjük azt. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Felhasználói csoportok kezelése képernyőt. 7. ábra: Felhasználói csoportok kezelése 5.3 FELHASZNÁLÓ KEZELÉS A megjelenő felületen felhasználókat hozhatunk létre, megadhatjuk a belépéshez szükséges adataikat, módosíthatjuk azokat, valamint itt sorolhatjuk be a felhasználót a különböző jogosultsági csoportokba. A megjelenő felületen: 12.

13 Az Új gomb megnyomásával új felhasználót rögzíthetünk; Az aktuálisan kiválasztott felhasználón állva a Módosítás gombra kattintva változtathatjuk a rögzített adatait; Az aktuálisan kiválasztott felhasználón állva a Törlés gombra kattintva törölhetjük a felhasználót; Az aktuálisan kiválasztott felhasználón állva a rendelkezésre álló felhasználói csoportok megfelelő választó mezőjének pipálását követően a Csoport tagság mentése gombra kattintva a felhasználót a kiválasztott csoport(ok)hoz rendelhetjük; Az aktuálisan kiválasztott felhasználón állva a Jelszó kiütése gombra kattintva lehetőségünk van egy felhasználó jelszavát is kiütni, amennyiben valaki ilyen ok miatt nem tud belépni a rendszerbe. Az érintett felhasználó a következő bejelentkezés alkalmával kell, hogy megadja új jelszavát. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Felhasználó kezelés képernyőt. 8. ábra: Felhasználó kezelés 5.4 JOGOSULTSÁG KEZELÉS A választott menüpontban felhasználói csoport szinten van lehetőségünk szabályozni az alkalmazás használatához szükséges funkció szintű jogosultságok engedélyezését/tiltását. A megjelenő felületen: Az aktuálisan kiválasztott felhasználói csoporton állva és a Funkció jogosultságok fa megfelelő elemét választva a Hozzáadás gombra kattintva engedélyezhetjük egy funkció elérését; 13.

14 Az aktuálisan kiválasztott felhasználói csoporton állva és a Funkció jogosultságok fa megfelelő elemét választva az Elvesz gombra kattintva tilthatjuk egy funkció elérését; Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Felhasználó kezelés képernyőt. 9. ábra: Jogosultság kezelés 5.5 DOKUMENTUM JOGOSULTSÁGOK A választott menüpontban felhasználói csoportokhoz dokumentum típus szinten van lehetőségünk láthatósági és kezelhetőségi jogosultságok engedélyezésére vagy tiltására. A megjelenő felületen: Az aktuálisan kiválasztott Felhasználói csoporton állva és a megfelelő Dokumentum típus elemet választva a jogosultsági táblázatban a megfelelő választó négyzetek használatával engedélyezhetjük vagy tilthatjuk egy-egy státuszhoz rendelt dokumentum típus kezelését, majd a Mentés gomb megnyomásával rögzíthetjük a beállításokat. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Felhasználó kezelés képernyőt 14.

15 10. ábra: Dokuentum jogosultságok kezelése 5.6 DOKUMENTUM TÍPUS KEZELÉS A választott menüpontban az alkalmazásban használható dokumentum típusokat kezelhetjük, valamint az egyedi dokumentum típusokhoz tudunk egyedi mező adatokat rendelni az előre rögzített mező készletből (5.7. pont). A megjelenő felületen: Az Új gomb megnyomásával új dokumentum típust rögzíthetünk; Az aktuálisan kiválasztott dokumentum típuson állva a Módosítás gombra kattintva átnevezhetjük azt; Az aktuálisan kiválasztott dokumentum típuson állva a Törlés gombra kattintva törölhetjük azt. Az aktuálisan kiválasztott dokumentum típuson állva a jobb oldali felső táblázatban, ahol a Használható adatmezők listája található, az adott sorban lévő Plusz gombra kattintva tudjuk az adott adatmezőt a dokumentum típushoz rendelni. Illetve a jobb oldali alsó táblázatban található és már a dokumentum típushoz rendelt mezők kötelezőségét, sorrendjét tudjuk beállítani, illetve a beállításokat menthetjük, vagy a kiválasztott mezőt törölhetjük. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Dokumentum típus kezelés képernyőt 15.

16 11. ábra: Dokumentum típusok kezelése 5.7 ADATMEZŐK KEZELÉSE A DocStamp alkalmazásba tetszőleges számú egyedi dokumentum mezőt hozhatunk létre, melyeket majd a különböző dokumentum típusokhoz rendelhetünk. Ezen meta adatok viselkedésük szerint hat típusba sorolhatóak: egy soros szövegmező; szövegdoboz; jelölő négyzet (pipa); dátum választó; legördülő lista; partner típus (ez egy speciális partner kezelésre kialakított meta adat). A megjelenő felületen: Az Új gomb megnyomásával új egyedi mezőt rögzíthetünk, amelyhez a mező nevén és leíró információn túl meg kell adni a mező típusát, illetve a típushoz tartozó további egyedi információkat. Az aktuálisan kiválasztott egyedi mezőn állva a Módosítás gombra kattintva átnevezhetjük azt; Az aktuálisan kiválasztott egyedi mezőn állva a Törlés gombra kattintva törölhetjük azt. Az ablak jobb felső sarkában található Bezárás gombbal lehetséges elhagyni a Adatmezők kezelése képernyőt 16.

17 12. ábra: Adatmezők kezelése Az elkészített megoldás használatához jó munkát kívánunk! 17.