"Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Iktatás modul 1/6

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download ""Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszer v7.0 - Iktatás modul 1/6"

Andrea Hajdu
5 évvel ezelőtt
Látták:

1/6 Iktatás modul Az iktatás modul a MOZAIK ügyviteli rendszer része, önállóan is képes üzemelni. A modul feladata a beérkező és kimenő dokumentumok nyilvántartása az adminisztráció könnyítése.

Listák: Különböző szempontok alapján leválogatva láthatjuk az eddig felvitt dokumentumokat Beállítások: A program működését befolyásoló paraméterek beállítását végezhetjük el.

1 1/6 Iktatás modul Az iktatás modul a MOZAIK ügyviteli rendszer része, önállóan is képes üzemelni. A modul feladata a beérkező és kimenő dokumentumok nyilvántartása az adminisztráció könnyítése. Az Iktatás menürendszere A főmenüben az alábbi menüpontok találhatóak: Adatrögzítés: Innen kezdeményezhetjük az iratok rögzítését, illetve az ügyfelek adatainak karbantartását. Listák: Különböző szempontok alapján leválogatva láthatjuk az eddig felvitt dokumentumokat Beállítások: A program működését befolyásoló paraméterek beállítását végezhetjük el. Speciális: Nem általános körben használt modulfunkciók. Iratok rögzítése A megjelenő ablakban betekintést nyerünk a már iktatott dokumentumokra. Itt kezdeményezhetjük új irat felvételét, illetve a meglévők módosítását, törlését.

2/6 Ha új iratot veszünk fel vagy egy meglévőt módosítunk akkor jelenik meg az alábbi ablak. Új dokumentum készítésénél a következő sorszámot és az iktatás idejét a program automatikusan adja.

2 2/6 Ha új iratot veszünk fel vagy egy meglévőt módosítunk akkor jelenik meg az alábbi ablak. Új dokumentum készítésénél a következő sorszámot és az iktatás idejét a program automatikusan adja. Beérkező dokumentum: ezzel jelöljük, hogy kimenő vagy beérkező iratot iktatunk. Ügyszám: kérhetünk újat vagy egy már létező ügyszámot is választhatunk. Eredeti szám: a beérkezett iraton szereplő (nem általunk létrehozott) iktatószám vihető fel. Ügyfél: ha itt lenyomjuk a paramétereknél megadott segítő billentyűt, akkor betekinthetünk az ügyféltörzsbe, és kiválaszthatjuk a megfelelő ügyfelet. Ebben az esetben az ügyfél további adatait nem változtathatjuk meg. Ha az ügyfél mezőt üresen hagyjuk, akkor a meglévő törzsben nem található ügyfél minden adata szabadon beírható. Címzett: a beérkező vagy kimenő irat címzettje Felelős: az iratban szereplő tevékenységért felelős személy Érkezett: a dokumentum beérkezésének ideje Tárgy: az irat tárgya Megjegyzés: az irat szövegtörzse Csoport: a már felvitt iratcsoportokba sorolhatjuk be az adott dokumentumot Küldés módja: az irat továbbításának fajtái: , fax, levél, ajánlott, tértivevényes, személyesen, helyben

3 3/6 Fontosság: az irat sürgősségét jelzi Határidő: a megadott dátumtól számított határidő napban megadott értéke. Riasztás: a megadott határidő előtt hány nappal riasszon a program Lezárva: a dokumentum életciklusának vége A melléket gombbal lehetőség van az irathoz kép és pdf állományok csatolására, azaz akár az eredeti dokumentum is mellékelhető elektronikus formában. Ügyfelek karbantartása Ügyfélkód: az ügyfél egyértelmű azonosítására szolgáló szám. (max. 6 jegyű) Új ügyfél felvétele esetén, ha egy használatban lévő kódot írunk be, akkor ezt a program nem fogadja el, figyelmeztet, hogy már van ilyen. Főkönyvi számla: ez a számlák rögzítésénél jelent segítséget, mert a program ezt automatikusan felkínálja majd, s ha jónak találjuk, léphetük is tovább. Például: ha az ügyfél

4 4/6 általában vevő, akkor célszerű a 311-et beírni. Ha üresen hagyjuk, akkor sincs semmi probléma, mivel a számla készítésekor is beírható. Név: az ügyfél nevét adhatjuk meg. (kétsoros) Irányítószám, telep, utca, házszám: az ügyfél címét adhatjuk meg. Adószám: az ügyfél adószáma. Kitöltése igen fontos, mert ez azonosítja legpontosabban az ügyfelet. Ez biztosítja, hogy véletlenül senkit se tudjunk felvenni kétszer más néven, de ugyanazzal az adószámmal, mert "Van már ilyen adószám: xxxxxxxx-x-xx" figyelmeztetést kapunk. Ennek ellenére: a több telephellyel rendelkező ügyfelek minden egyes telephelyét külön ügyfélként fel kell vennünk. Ezeknek minden adatuk eltérhet, de az adószámuk közös. A program az adószámuk alapján kapcsolja össze ezeket a telephelyeket. A székhelyet és a telephelyeket különböztessük meg a Besorolás -nál. Ország: Ennek azért van nagy jelentősége, mert a program ez alapján dönti el, hogy az adott ügyfél: belföldi, EU tagállami, illetve harmadik országbeli. Postacím: Akkor kell kitölteni, ha a postacím eltér a székhely, telephely címétől. Kapcsolattartó: A kapcsolattartó személy neve Telefon, Fax: Az ügyfél telefonszáma, telefax száma. cím: cím Bank: Az ügyfél a számlavezető bankjának a neve Számlaszám: A banknál vezetett számlaszáma Adószám: A cég belföldi adószáma EU: A cég közösségi adószáma Fizetés: Itt állíthatjuk be, hogy az adott ügyfél számára kiállított számlák esetén milyen fizetési feltételek szerepeljenek alapértelmezettként (ezektől számlánként eltérhetünk). Amennyiben itt nem adunk meg semmit, akkor az adott ügyfélre a paramétereknél beállított általános fizetési mód és határidő lesz érvényes. A fizetési határidőt a program számíthatja a Keltezéstől vagy a Teljesítéstől, és még az is megadható, hogy Naptári vagy Banki napokkal számoljon. Beállítható a türelmi idő is. Ezt a türelmi időt a lejárt tartozásoknál vesszük figyelembe. Kategória: Itt adhatjuk meg, hogy a program miként kezelje az ügyfelet. Az ügyfél lehet: őstermelő, adóraktár, jövedéki / működési engedélyes kereskedő, exportőr/importőr, stb. Engedélyszám: A kategóriának megfelelő engedélyszám, őstermelő esetén igazolványszám. Árlista: Megadhatjuk, hogy a definiált árlisták közül melyik vonatkozik az ügyfélre. Engedmény: Az eladási áraknál definiált engedménytáblák közül kiválaszthatjuk, hogy az ügyfél mely engedménytábla szerint kapja a %-os engedményeket. Feljegyzések: Az ügyfélre vonatkozó feljegyzések. (belső használatra, nyomtatásban nem jelenik meg) Pü.-i státuszkód: A termékdíj vonatkozásában, ha az ügyfél nyilatkozatot tesz, vagy átvállalási szerződést kötöttünk vele, akkor ide a Csk-kód 4-5.jegyének megfelelő pénzügyi státuszkódot írjuk be. A számlázás során a program ennél az ügyfélnél minden esetben rákérdez az ügyletre, vagyis a számlán nem fogjuk elfelejteni a pü-i státuszkód beállítását.

5/6 Listák készítése Dokumentumok Az iktatott iratok listája kérhető le különböző szűrési feltételek alapján. Határidős feladatok A határidős iratokról kapunk egy listát.

5 5/6 Listák készítése Dokumentumok Az iktatott iratok listája kérhető le különböző szűrési feltételek alapján. Határidős feladatok A határidős iratokról kapunk egy listát. Amennyiben a paramétereknél a felelőshöz cím is van rendelve abban az esetben ben is elküldhető ez a lista. Beállítások Paraméterek Amennyiben elegendő jogosultságunk van, itt a helyi beállítások mellett szükségünk és lehetőségünk lehet, az küldéssel kapcsolatos beállítások elvégzésére. Ehhez az fülre" kell kattintani. A beállítandó adatok a következők: Feladó címe Levélküldő kiszolgáló (SMTP) címe, portja Név és jelszó amennyiben az SMTP igényli azt Biztonságos kapcsolat SSL használata levélküldés során

6/6 Felelős és a hozzá tartozó e-mail cím e-mail-es értesítő és a határidős feladatok értesítője a megadott felelős címére kerül elküldésre Figyelmeztető lista automatikus megjelenítése percben

6 6/6 Felelős és a hozzá tartozó cím -es értesítő és a határidős feladatok értesítője a megadott felelős címére kerül elküldésre Figyelmeztető lista automatikus megjelenítése percben megadva Iratok csoportosítása Itt vihetjük fel azokat a csoportokat amelyekbe a kimenő és beérkező dokumentumokat tehetjük. A csoport felvételéhez szükséges adatok: a csoport azonosítója (lehet szám, betű vagy vegyesen) a csoport megnevezése melyik általános főcsoportba tartozik? (üresen is hagyható, nem kötelező megadni) A csoportok felvételekor minden csoporthoz beírhatjuk, hogy melyik főcsoporthoz tartozik. Egy csoportnak csak egy főcsoportja lehet (felfelé), vagy egy sem.

Hasonló dokumentumok

Iktatás modul. Kezelői leírás

Iktatás modul. Kezelői leírás Iktatás modul Kezelői leírás 1 C.) Iktatás modul A modul kezelése történhet a menürendszerből, illetve az Iktatás modul fülén lévő ikonok segítségével. Az Iktatás modul önállóan vagy más modulok törzsadatait