PRECÍZ Információs füzetek

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "PRECÍZ Információs füzetek"

Réka Horváthné
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 PRECÍZ Információs füzetek Információk, Módszerek, Ötletek és Megoldások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerhez T22. Fizetési felszólítások október 12.

2 Fizetési felszólítások készítése A kiegyenlítetlen számláik révén a program által lehetőségünk van ügyfeleinket a teljesítésre írásban felszólítani. Ezt fizetési felszólítás formájában tehetjük meg, amit a Pénzügy modul Lekérdezések menüpontjánál találunk meg. A Fizetési felszólítások két részből áll: a felszólítások készítéséből és a listázásból. A fizetési felszólítások készítésekor bejegyzés történik a vevők azon számláira, amelyeknek határideje lejárt, de a kiegyenlítés nem történt meg. Ez a bejegyzés felhasználó szinten nem látható, a program belsőleg figyeli, hogy hány felszólítás készült el az adott kiegyenlítetlen számlához kapcsolódóan. A Határnapig mezőnél határozzuk meg, mely napig vizsgálja a fizetési határidőket (alapesetben a program felajánlja az aktuális napot). A Főkönyvi számla intervallumnál csak a vezér típusú és vevő jellegű számlákkal foglalkozik a program. Az Időszak esetében csak az itt megadott könyvelési időszakba beleeső bizonylatokkal foglalkozik a program. Ha ENTER-rel lépkedve üresen hagyjuk az intervallum első tagját (lásd: kép!), akkor évekre visszamenőleg is ellenőriz a program. A Partner jelző és az Első számla mező a kiemelt ügyfelek felszólításainak elkészítéséhez szükséges (lásd: Kiemelt ügyfelek fizetési felszólításai!), ha nem kívánunk velük foglalkozni, ENTER-ezzük át ezeket a mezőket. A Max felsz. mezőnél adhatjuk meg azt, hogy maximum hány felszólítás készüljön el minden egyes határidőig ki nem egyenlített számlához. 2

A fizetési felszólítások készítésekor bejegyzés történik a vevők azon számláira, amelyeknek határideje lejárt, de a kiegyenlítés nem történt meg.

3 A Fizetési felszólítások készítése (X331) program futtatása után külön képernyőn eredményt is kapunk, mely tételekből milyen fizetési felszólítás készült. Következő lépésben ezekből készítjük el a fizetési felszólító leveleinket. 3

tételekből milyen fizetési felszólítás készült.

4 Fizetési felszólítások listázása A fizetési felszólító levelek nyomtatása történik ebben a menüpontban. Az előző képernyőn elkészített felszólítások itt kerülnek kinyomtatásra. A levelek szövege előre definiálható és kiválasztható, így a különböző sorszámú levelek tartalma eltérhet egymástól, és azokat a beosztásuknak megfelelő személyek írhatják alá. A lista a Folyószámla analitika (F24) rendezetlen állományából dolgozik. Így azok a tételek is kigyűjtésre kerülhetnek (0 egyenleggel), melyek már ki lettek egyenlítve, de még nem kerültek át a rendezett állományba. Részletfizetés vagy részkompenzáció esetén (egyenlegét tekintve) a listán csak a fennmaradó összeg szerepel. A Fizetési felszólítások listázása (X332) képernyőn található mezők közül azok, amelyek a Fizetési felszólítások készítése (X331) képernyőn is megtalálhatóak, ugyanolyan jellemzőkkel bírnak. A Felsz. sorszám mezőben adjuk meg, hogy hányadik felszólítást kívánjuk kinyomtatni (első, második, harmadik ) - adott partnernek csak azok a felszólításai készíthetőek el, melyekre a Fizetési felszólítások készítése (X331) képernyőn elkészítették a megfelelő (első, második, harmadik ) bejegyzést, azaz a felszólítások készítése programrészt annyiszor kell futtatni, amilyen felszólítást nyomtatni szeretnénk. A Levél típus mezőnél választhatjuk ki a levél szövegét. Ide mi is fölvihetünk új típusokat, az F1 gombot nyomva a billentyűzeten megjelenik a Fizetési felszólító levelek szövege képernyő, ahol a Feldolgozás gombra kell kattintani. Az így megjelenő Kód karbantartása (P1101) képernyőn a Kód mezőben állva nyomjuk meg az F2 gombot a billentyűzeten, vigyünk föl egy beszédes Megnevezést, a Szöveg mezőbe pedig beírhatjuk a felszólításon megjeleníteni kívánt szöveget. Ha nem választunk ki levéltípust, a program a beépített sablont fogja felhasználni a felszólítások listázásánál. 4

A lista a Folyószámla analitika (F24) rendezetlen állományából dolgozik.

5 A Lista típusánál kiválasztható a számla formátuma (tételes, összesített, soros). A Lista fejléc valójában a levél tárgyát jelenti. Ha üresen hagyjuk, a program automatikusan megjeleníti, hogy hányadik fizetési felszólításnak felel meg a listázásra kerülő felszólítás. Az Aláírónál és a Beosztásnál a felelős személy nevét és beosztását kell feltüntetni (ha üresen hagyjuk, nem kerülnek föl ezek a sorok a felszólításra). A felszólító levélen szereplő bankszámla számot a Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontban, azon belül is a Rendszerváltozók gombra kattintva, a Változók képernyőn szintén a Rendszerváltozókat kiválasztva, tudjuk fölvinni a BANKSZAMLA nevű változó Érték mezőjében. Ha Ön speciálisabb felszólító levél formát szeretne (saját logóval, más elrendezéssel, idegen nyelven, stb.), külső report file alkalmazásával az is megoldható. Ez esetben vegye föl a kapcsolatot kollégáinkkal a es telefonszámon, akikkel megbeszélheti egyedi igényeit. 5

Az Aláírónál és a Beosztásnál a felelős személy nevét és beosztását kell feltüntetni (ha üresen hagyjuk, nem kerülnek föl ezek a sorok a felszólításra).

6 Fizetési felszólítások ben történő küldése A legenerált fizetési felszólításainkat akár ben is el tudjuk küldeni ügyfeleinknek, mellékelve ünk mellé a be nem fizetett számlák másolatait is. Ehhez néhány egyszeri beállítást kell elvégeznünk a programban. Lépjünk be a Pénzügy modulba, és a Törzsadatok / Törzsadatok karbantartása / Rendszerparaméterek karbantartása menüpontnál válasszuk ki a Rendszerváltozók gombot. A Változók ablakban válasszuk ki ismét a Rendszerváltozókat, és vigyünk föl egy újat: FIZFELMAIL. Értéke: nagy i betű. A Partner karbantartása (P1121) ablakon ellenőrizzük, hogy a fizetésre felszólítani kívánt ügyfelünknek az cím mezője ki van-e töltve. Az itt megadott címre küldi el majd a fizetési felszólítást a program. A Fizetési felszólítás mezővel partnerenként eldönthető, hogy küldjön a program felszólítást adott partnernek, vagy ne. 6

Lépjünk be a Pénzügy modulba, és a Törzsadatok / Törzsadatok karbantartása / Rendszerparaméterek karbantartása menüpontnál válasszuk ki a Rendszerváltozók gombot.

7 A fizetési felszólítások generálása után, a Fizetési felszólítások listázása (X332) ablakban a paraméterek beállítása után válasszuk ki az ben lehetőséget. Az fiók esetében be tudjuk állítani, hogy a program melyik fiókból küldje el a fizetési felszólításokat. Ha üresen hagyjuk, akkor abból fogja, amiben épp benne állunk. A címzett, amikor kézhez kapja, ennek az fióknak a címét fogja látni a feladó mezőben, és valószínűleg a választ is erre fogja küldeni. Ha egy másik fiókot szeretnénk megadni, akkor az fiók mezőn állva nyomjuk meg az F1 gombot a billentyűzeten, az Elküldött üzenetek fiók törzs képernyőn pedig a Feldolgozás gombra kattintsunk. A Kód karbantartása (P1101) képernyőn a Kód mezőben F2 gombbal kiosztjuk a következő sorszámot, a Megnevezés mezőbe pedig fölvisszük a kívánt fiók ALIAS-át (a Microsoft Outlookban a címlistában a megfelelő fiók kiválasztása után a Tulajdonságok menüpontnál megtekinthető az ALIAS, illetve javasolt a rendszergazdától megkérdezni). Fontos, hogy a másik fiókból küldést a küldőnek is engedélyeznie kell. Ha esetleg névjegykártya küldése is be van állítva a mi fiókunkban, és másik fiókból kívánjuk kiküldeni a felszólításokat, ki kell kapcsolnunk az ezt vezérlő programrészt a Microsoft Outlookban, különben a felszólításokkal a mi névjegyünket is elküldi a program, a másik fiók címéről. Ha egy meghatározott fiókot szeretnénk mindig használni a küldéshez, akkor a Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot kiválasztva beállíthatunk egy globális változót, amely az itt meghatározott fiókot fogja használni a küldésnél. A változó neve: BEHALFOFNAME. Értéke pedig a küldésre használni kívánt fiók ALIAS-a. 7

A címzett, amikor kézhez kapja, ennek az e-mail fióknak a címét fogja látni a feladó mezőben, és valószínűleg a választ is erre fogja küldeni.

8 A program a partnertörzsben megadott címekre elküldi a fizetési felszólításokat. Abban az esetben, ha a Számlázás modulban beállítottuk a PDF formátumba archiválást, és le is archiváltuk a fizetésre felszólítani kívánt ügyfeleink számláit, a program automatikusan mellékeli a fizetési felszólítások mellé az ügyfélt érintő számlák PDF-es másolatait. A PDF formátumba archiválás menetéről a évi IV. negyedéves, novemberi Hírlevelünkben olvashatnak, amely megtalálható a /Cleansys/Hirek/2008 mappában vagy letölthető a weboldalunkról ( 8

ügyfeleink számláit, a program automatikusan mellékeli a fizetési felszólítások mellé az ügyfélt érintő számlák PDF-es másolatait.

9 Kiemelt ügyfelek fizetési felszólításai Eddig is volt mód régebbi, kiemelt ügyfeleinket megkülönböztetni más partnereinktől a partner jelző használatával. Később kiszélesítettük a partner jelző alkalmazási körét a fizetési felszólításokra is, valamint kiegészítettük egy olyan lehetőséggel, ami az első számlázási dátum révén időintervallum paraméterezéssel szűrhetővé teszi a régebbi, például a V.I.P. ügyfeleinket. A Fizetési felszólítások listázása (X332) ablakon helyet kapott egy Partner jelző intervallum, amely a Partner karbantartása (P1121) ablakon adott partnerhez hozzárendelt jelző alapján teszi lehetővé a partnertörzsünk szűrését (például: a partnertörzsben több partnerhez is megadjuk a Partner jelző mezőben a Leányvállalatok jelzőt, majd a fizetési felszólításoknál ezeknek a partnereinknek egy egészen más szövegezésű levelet küldünk el Levél típus beállítás!). Az Első számla mező a partner rögzítésének dátumát tárolja. Jelentősége abban áll, hogy dátum alapján adhatunk meg szűrési feltételt (például: a előtti első számlás, kiemelt ügyfeleinknek más típusú fizetési felszólítás kiküldése). A Partner karbantartása (P1121) ablakban látható az Első szla. dátum mező. Rögzítsük föl a globális változók közé az ESZLADÁTUM_FELTÖLT változót, Értékének pedig adjunk meg nagy i betűt. Ha ezt a változót beállítjuk, az új partnerek rögzítése során automatikusan ki fog töltődni ez a mező. Régebbi partnereink esetében egy szerviz programot kell lefuttatnunk, amit a Service mappában találunk meg a Cleansys mappa alatt, partner_eszladátum_feltöltés.fxp néven. Ez a korábban rögzített partnerek esetében végzi el a feltöltést. 9

paraméterezéssel szűrhetővé teszi a régebbi, például a V.I.P. ügyfeleinket.

Hasonló dokumentumok

Hírlevél. 2008. november

Hírlevél. 2008. november Hírlevél Fejlesztések és változások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2008. IV. negyedév 2008. november Tartalom Új programverziók, új program futtatási környezet 3 Számlázási modul