A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden

Átírás

1 A Poszeidon Ügyviteli és Iktatási Rendszer felhasználói oktatásának lépései röviden Vezetők részére Cím: 1111 Budapest, Budafoki út 59. Tel./fax: +36 (1) Web:

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Tematika kibővítése, Gombelnevezések cseréje Logo csere Kiadás: Verzió: 2.1. Oldalszám: 2 / 6

3 1. Egyéncsoportok létrehozása 1.1. Saját ( ) / Egyéncsoportok ( ) menüponton Új gomb 1.2. A kötelező (zöld színű) mezők kitöltése ( Csoport neve ) például: Menedzsment csoport, azok a személyek kerülnek ebbe a csoportba, akik a menedzsment tagjai és egyformán érdekeltek az iratok megtekintésében, vagy az irattal végrehajtandó feladatokban A létrehozandó csoportba személyek rendelése: a Tagok rovaton Hozzáad gomb, majd a megjelenő listából a hozzáférő személyek kiválasztása akár csoportosan is, majd a hozzárendeléshez OK gomb 1.4. A bevitt adatok és a csoport rögzítéséhez Mentés gomb 2. Gyorsiktatás menüpont 2.1. Gyorsiktatás ( ) menüpont 2.2. A Típus és az Új érkeztetés módjának kiválasztása 2.3. Az aktív mezők kitöltése (a zöld színű mezők kitöltése ez esetben is kötelező) 2.4. Az adatok rögzítéséhez Mentés gomb 2.5. Az irat rögzítése után új irat rögzítéséhez Üres űrlap gomb 2.6. Eredménye: A felületen megadott feltételek (beérkezés módja és típus) és a kitöltött adatok alapján az irat beiktatódik a Poszeidon rendszerbe. Az iratot az Iratok ( ) menüponton tekinthetjük meg. 3. Tájékoztatás küldése 3.1. Az Iratok ( ) menüponton, vagy az Elektronikus példányok ( ) menüponton a Tájékoztatások fülön Szerkeszt gomb Kiadás: Verzió: 2.1. Oldalszám: 3 / 6

4 3.2. Az így aktívvá váló Tájékoztatások fülön Tájékoztatás gomb 3.3. Tájékoztatás, és határidő mező kitöltése (egyik sem kötelező) 3.4. Kiosztás gomb megnyomása után a megjelenő listából a tájékoztatandó személyek kiválasztása 3.5. A bevitt tájékoztatás rögzítése a Mentés gombbal 3.6. Eredménye: a tájékoztatandó személyek ben értesítőt kapnak az elvégzendő tevékenységről, és a csatolt elektronikus példányról, amelyet belépéskor a Tájékoztatások ( ) / Kapott ( ) menüponton tekinthetnek meg, zárhatják le, oszthatják ki, vagy továbbíthatják Kiosztott tájékoztatások aktuális állapotának nyomon követése 3.8. A Tájékoztatások ( )/ Kiírt ( ) menüpontra lépve tekinthetjük meg az összes általunk kiírt tájékoztatást és az aktuális állapotukat. 4. Ügyirat létrehozása 4.1. Ügyiratok ( ) menüpont Új gomb 4.2. Ha elektronikus példánnyal akarjuk indítani az ügyiratot, akkor az Új gomb megnyomása után megjelenő felületen válasszuk az Elektronikus példányból lehetőséget, ha pedig materiális példánnyal szeretnénk indítani, akkor pedig válasszuk a Materiális példányból opciót A megjelenő listából válasszuk ki azt, vagy azokat a példányokat, amelyeket az adott ügyiratba akarunk rendelni, majd OK gomb Ezt követően az Ügyirat fülön töltsük ki a további szükséges adatokat Az ügyirat rögzítéséhez Mentés gomb. 5. Ügyiratba szerelés és csatolás iratpéldányok felől 5.1. Iratok / Materiális példányok menüpont, vagy Iratok / Elektronikus példányok Ügyirat fül Kiadás: Verzió: 2.1. Oldalszám: 4 / 6

5 5.2. Beszereléshez nyomjuk meg a Beszerel gombot, és/vagy ha csatolni szeretnénk az iratot, azaz logikai kapcsolatot szeretnénk csak létesíteni az irat és az ügyirat közt, akkor nyomjuk meg a Csatol gombot A megjelenő listából válasszuk ki azt az ügyiratot, amelybe beszerelni, vagy csatolni szeretnénk az adott iratot, majd a hozzárendeléshez nyomjuk meg az OK gombot Eredménye: Az Ügyiratok ( ) menüponton a megfelelő adatsor kiválasztása után az Iratok ( ) almenüpontra lépve megtekinthetjük az adott ügyiratba szerelt iratok listáját. 6. Ügyirathoz munkafolyamat rendelése sablonból 6.1. Az Ügyiratok ( ) menüponton állva válasszuk ki adatlistából az adott ügyiratot, majd kattintsunk a Munkafolyamat mezőhöz tartozó Sablonból gombra A feljövő választólistából válasszuk ki adott sablont, majd a hozzárendeléshez OK gomb Eredménye: A rendszer hozzárendeli az adott munkafolyamatot a kiválasztott ügyirathoz, amit az Ügyiratok ( ) / Munkafolyamatok ( ) menüponton tekinthetünk meg. Az így hozzárendelt munkafolyamat sablon határozza meg a továbbiakban az ügyirattal végzett munka menetét. Megfelelő jogosultsággal a felületen módunkban áll utólag is szerkeszteni, valamint véleményezni a munkafolyamatot. 7. iktatása 7.1. Outlookban az iktatandó levélen jobb egérgomb 7.2. Megjelenő választó felület alján kattintás a Iktatás feliratra 7.3. A megjelenő felületen a kötelezően töltendő (zöld mezők) megadása 7.4. Az rögzítése a rendszerben OK gomb Kiadás: Verzió: 2.1. Oldalszám: 5 / 6

6 7.5. Eredménye: a rendszer iktatja az iratot a Poszeidonba, és automatikusan generál az e- mailnek egy egyedi azonosítót, amit az Outlookból iktatott fejadatain is feltüntet. Az azonosító alapján az iktatott egyszerűen és garantáltan megtalálható. Kiadás: Verzió: 2.1. Oldalszám: 6 / 6