Mappák megosztása a GroupWise-ban

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Mappák megosztása a GroupWise-ban"

Orsolya Farkas
9 évvel ezelőtt
Látták:

- 1 - Fő me nü Mappák megosztása a GroupWise-ban Amennyiben a feladataink végzése szükségessé teszi, lehetővé tehetjük, hogy a GroupWise rendszerben tárolt személyes mappáinkat, az ott található

1 - 1 - Fő me nü Mappák megosztása a GroupWise-ban Amennyiben a feladataink végzése szükségessé teszi, lehetővé tehetjük, hogy a GroupWise rendszerben tárolt személyes mappáinkat, az ott található tételeket - jogosultságaik függvényében - mások is láthassák, tartalmukat módosíthassák, azaz hozzáférést biztosíthatunk hozzájuk, megoszthatjuk azokat más felhasználókkal. Ezt azt jelenti, hogy a megosztott mappáink tartalmát a fiókunkhoz történő közvetlen hozzáférés, oda történő bejelentkezés nélkül, mások is láthatják, módosíthatják. Azok tartalma megjelenik a felhatalmazott személyek postafiókjában. Létrehozhatunk eleve megosztott személyes mappákat, vagy megoszthatjuk a létező személyes mappáinkat. A Megosztás lapon kiválaszthatjuk, hogy kikkel kívánjuk megosztani azokat, és az egyes felhasználók milyen jogosultságokat kapnak. A kijelölt felhasználók a jogosultságaik mértékében tételeket tehetnek közzé a megosztott mappákban, áthelyezhetik, szerkeszthetik vagy törölhetik azokat. A jogosultságok bármikor módosíthatók, a hozzáférési engedély törölhető. A megosztás után az adott mappa ikonja változni fog a következők szerint: -, -. Az olyan rendszermappák, mint a Postafiók, a Kimenő tételek, a Naptár, a Napi kapcsolatok, a Dokumentumok, a Tennivalók, a Folyamatban, az Irattár, a Levélszemétkezelés és a Lomtár, nem oszthatók meg vagy megosztásuk - biztonsági okokból - nem ajánlott. Amennyiben más felhasználóknak hozzáférési jogosultságokat szükséges adni hozzájuk, akkor azt a Helyettesítés menüpontban tegyük. A megosztást akkor célszerű alkalmazni, ha csoportmunkában oldjuk meg feladatainkat, és egyszerűsíteni akarjuk a személyes mappáinkhoz történő hozzáférést. A megosztott mappák tartalmának, tételeinek módosításai egyidejűleg jelennek meg a felhatalmazó és a felhatalmazott személyek fiókjaiban, ezért nem kell azokat ben küldözgetni, azonnal láthatják a többiek a módosításainkat, és szükség szerint, jogosultságaik függvényében nemcsak olvashatják, hanem szerkeszthetik is azokat. Eszköz tár P a n e l Bete kintő

Ezt azt jelenti, hogy a megosztott mappáink tartalmát a fiókunkhoz történő közvetlen hozzáférés, oda történő bejelentkezés nélkül, mások is láthatják, módosíthatják.

2 - 2 - Figyelem! Széleskörű jogosultságokat adhatunk a megosztással. A felhatalmazott személy teljes mértékben sajátjaként kezelheti a megosztott mappáinkat, amelyekhez mi vele egyidejűleg, továbbra is hozzáférünk. Saját biztonságunk és az esetleges későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében, csak olyan személyeknek adjunk hozzáférést, akikben teljes mértékben megbízunk. A hozzáférési jogosultságok közül csak a szükséges minimumot adjuk meg. Ugyanis a mappák közös használata során nem, vagy csak hosszas utánjárással lehet megállapítani, hogy ki végezte az adott módosítást. Csak azonos, az egyetemi GroupWise rendszerben található felhasználókkal oszthatjuk meg mappáinkat. A megosztás beállítása, és a hozzáférési jogok megadása: 1. Először jelöljük meg egérrel azt a mappát, amelyet meg akarunk osztani, majd kattintsunk a főmenüben a Fájl/Megosztás menüpontra vagy az egér jobb billentyűre történt kattintás után megjelenő menüben a Megosztás menüpontra. 2. A megosztani kívánt mappa jellemzőit tartalmazó ablakban a Megosztás lapon jelölhetjük ki a felhatalmazott személyeket felhasználói nevük beírásával vagy a Címválasztóban a megszokott a levél írásban leírt módon. Kattintsunk a Megosztva választó gombra, majd a Név mezőbe írjuk be a felhatalmazni kívánt személy nevét, ha a teljes név látható, kattintsunk az Új felhasználó gombra. A ikonra kattintva a Címválasztó lapon a már a Levélírás GroupWise-ban (5. oldal) megismert módon választhatjuk a felhatalmazandó személyeket. Akár több személlyel is megoszthatjuk a mappáinkat. 3. A Használók listája mezőben látható, hogy kikkel (Név) osztottuk meg mappáinkat, a megosztás aktuális állapota (Állapot), és milyen jogokat adtunk (Hozzáférés). A mappa tulajdonosa a mappában megjelenő összes tétel felett rendelkezhet, olvashatja, szerkesztheti, törölheti azokat, függetlenül attól, hogy ki helyezte ott el. Kattintsunk az egyik felhasználóra és a További hozzáférési jogok mezőben jelöljük be (módosítsuk) az adni kívánt minimálisan szükséges jogokat. Alapértelmezésben a felhatalmazott személyek olvasási és hozzáadási jogokkal rendelkeznek. Hozzáadás : Tételeket adhat a megosztott mappákhoz, olvashatja a mappában megjelenő tételeket. Az általa hozzáadott tételeket szerkesztheti, törölheti. A mappa tulajdonosa vagy a mások által hozzáadott tételeket csak olvashatja. Ha a Hozzáadás -t nem jelöljük be, akkor csak olvashatja a mappában megjelenő tételeket, és nem helyezhet el oda újabbakat. Szerkesztés : Szerkesztheti a mappa tételeit és törölheti is az általa létrehozott tételeket, más személyek tételeit nem törölheti. Törlés : A mappában látható bármely tételt törölheti. Állapot jelzők jelentése: Tulajdonos: a mappa tulajdonosa. Függőben: a mappába betekintésre felhatalmazott személy még nem fogadta el a megosztást. Elfogadva: a mappába betekintésre felhatalmazott személy már elfogadta a megosztást. A megosztott mappa ikonja módosul: -ról -ra Figyelem: A megosztott mappát a felhatalmazott, a használó személyek nem oszthatják tovább!

Saját biztonságunk és az esetleges későbbi kellemetlenségek elkerülése érdekében, csak olyan személyeknek adjunk hozzáférést, akikben teljes mértékben megbízunk.

- 3 - Viszont, a megosztott mappa tételeit a felhatalmazott személyek, a használók szabadon tovább küldhetik, ezért biztonsági okokból alaposan meg kell fontolnunk, hogy kivel, milyen mappákat

3 - 3 - Viszont, a megosztott mappa tételeit a felhatalmazott személyek, a használók szabadon tovább küldhetik, ezért biztonsági okokból alaposan meg kell fontolnunk, hogy kivel, milyen mappákat osztunk meg és milyen jogosultságokat adunk. 4. Az 3. lépés ismétlésével jogokat adhatunk a Használók listája mezőben szereplő valamennyi felhasználónak, módosíthatjuk a megadott jogokat. 5. Egy felhasználó Hozzáférési listából való törléséhez válasszuk ki a felhasználót, majd kattintsunk az Eltávolítás gombra. A felhatalmazott személy önmaga is törölheti a saját mappa listájából a megosztott mappát, ezzel szüntetve meg a megosztást, ilyenkor a mappa tartalma nem törlődik, mivel nem a tulajdonos törölte. Viszont a tulajdonosnak ugyanúgy az Eltávolítás gombbal törölnie kell a Használók listájából a felhatalmazott személyt. 6. Az OK gombra kattintással véglegesíthetjük a választást, a jogok megadását vagy a felhatalmazott használók törlését. Mappa megosztásának képernyői: (Teszt Elek megosztja a Közös Ügyek Teszt Elek mappát Bemu Tatoval) - Felhatalmazott személy(ek) kijelölése, jogosultságok megadása:

Egy felhasználó Hozzáférési listából való törléséhez válasszuk ki a felhasználót, majd kattintsunk az Eltávolítás gombra.

4 A GroupWise értesítést generál a felhatalmazott személyeknek a megosztott, közös mappa használatáról a Tárgy és az Üzenet mezők tartalma szabadon módosítható: - A közös mappa hozzáférési jogainak módosításáról is üzenetet generál a GroupWise az érintett személyeknek, amelyben a Tárgy és az Üzenet mezők tartalma szabadon módosítható:

A közös mappa hozzáférési jogainak módosításáról is üzenetet generál a GroupWise az

5 - 5 - A megosztás elfogadása: - A felhatalmazott személynél megjelenik a GroupWise által generált üzenet a megosztásról, amelyet a Tovább billentyűre kattintva fogadhatunk el. Az üzenetben olvasható a megosztást kezdeményező személy neve, üzenete, a megosztott mappa megnevezése és a kiosztott jogosultságok: - A Tovább billentyűre történt kattintás után módosíthatjuk a megosztott mappa nevét (a módosított név csak a mi fiókunkban lesz látható) és a kurzor-vezérlő billentyűk (Fel, Le, Jobbra, Balra) használatával helyezhetjük el a fiók mappa struktúrájában. A Befejezés gombra kattintva fejezzük be az elfogadást: A megosztott mappa ikonja megjelenik a listánkban: - A közös mappa hozzáférési jogainak módosításáról, törléséről küldött üzenettel nincs semmi teendője az érintett személyeknek. Törléskor a megosztott mappa eltűnik az érintett személy mappa listájából.

megosztott mappa nevét (a módosított név csak a mi fiókunkban lesz látható) és a kurzor-vezérlő billentyűk (Fel, Le, Jobbra, Balra) használatával helyezhetjük el a fiók mappa struktúrájában.

- 6 - Megosztások kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat (lásd a Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az

6 - 6 - Megosztások kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat (lásd a Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől dokumentumot) és a mappák megosztását az alábbiak szerint végezhetjük: A felhatalmazott személy(ek) kiválasztása, és a hozzáférési jogok megadása: 1. Az egér jobb billentyűvel a GroupWise WebAccess főoldalán a megosztani kívánt mappára kattintunk és a Mappa megosztása vagy az Eszköztárban a Mappák menüpontot, majd a Mappa megosztása lapot választjuk. Eszköztár 2. A megjelenő ablakban vagy beírjuk a Név mezőbe a megbízni kívánt személy nevét vagy (a már e dokumentumban fentebb leírt) Címválasztó -ban választjuk ki, és megjelöljük a minimálisan szükséges jogosultságokat.

Az egér jobb billentyűvel a GroupWise WebAccess főoldalán a megosztani kívánt mappára kattintunk és a Mappa megosztása vagy az Eszköztárban a Mappák menüpontot, majd a Mappa megosztása lapot

- 7-3. A Mentés gombra történő kattintással fejezzük be a kijelölést. A 2. lépést annyiszor ismételjük, amennyi személlyel szeretnénk megosztani a mappát.

A Bezárás gombra kattintva fejezhetjük be a kijelölés folyamatát. A GroupWise egy automatikus üzenetben értesíti a megbízott személyeket a megosztásról.

7 A Mentés gombra történő kattintással fejezzük be a kijelölést. A 2. lépést annyiszor ismételjük, amennyi személlyel szeretnénk megosztani a mappát. A későbbiekben ezen a lapon módosíthatjuk a megbízott személyek jogosultságait, illetve a név előtt látható x -re történő kattintással távolíthatjuk el a listáról az adott személyt. 4. A Bezárás gombra kattintva fejezhetjük be a kijelölés folyamatát. A GroupWise egy automatikus üzenetben értesíti a megbízott személyeket a megosztásról. A Web Access felületen a GroupWise által generált - a mappa megosztásáról, a hozzáférés módosításáról vagy törléséről szóló - üzenetek tartalmát nem módosíthatjuk. Megosztás elfogadása a GroupWise WebAccess felületén: A megosztást elfogadhatjuk az értesítő megnyitása, illetve az értesítőre az egér jobb billentyűvel történt kattintás után megjelenő legördülő menüben a Mappa elfogadása ikonra kattintással, menüpont választásával. Következhet a megosztott mappa elhelyezése a fiókunk mappa listájában: A megosztott mappa alapértelmezésben az Irattárban kerül elhelyezésre. A választógombok egyikére kattintva megjelölhetjük a megosztott mappa helyét a fiókunk mappa listájában, amelyet a Mappa hozzáadása gomb leütésével fejezhetünk be.

8 A továbbiakban a megosztott mappák kezelése a windows kliens és az internetes WebAccess GroupWise programban megegyezik

Hasonló dokumentumok

Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban

- 1 - Fő me nü Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban A távollétek, szabadságok idején nem tudjuk folyamatosan ellenőrizni az e- mailjeinket, vagy legalábbis a kapcsolatos tevékenységeket