Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban

Átírás

1 - 1 - Fő me nü Távollét, szabadság szabály létrehozása, kezelése a GroupWise-ban A távollétek, szabadságok idején nem tudjuk folyamatosan ellenőrizni az e- mailjeinket, vagy legalábbis a kapcsolatos tevékenységeket nem tudjuk olyan hatékonyan végezni, nem tudunk olyan gyorsan reagálni az ekre, mint amikor dolgozunk. Ez fennakadást okozhat az ügyintézésben. Éppen ezért sok esetben jó, hogyha tájékoztatást adunk a távollétünkről, az időtartamáról, kit lehet keresni az adott témában, stb. Hasonló funkciót tölt be a GroupWise Helyettesítés menüjében a helyettesítő személyek kijelölése, azzal a különbséggel, hogy a helyettesítő személyeket a postafiókunk kezelési jogaival ruházzuk fel. (Lásd a XXXXXXXX-ban) Eszköz tár P a n e l Bete kintő

2 - 2 - Erre szolgál a Szabadság szabály parancs alkalmazása: 1. A főmenüben kattintsunk az Eszközök/Szabadság szabály menü pontra. 2. A Szabadság szabályom aktiválása jelölő négyzetre történő kattintással aktiválhatjuk a szabályt. Itt tudjuk érvényteleníteni is a szabályt. 3. Írjuk be az automatikus válasz tárgyát, pl. Nem vagyok elérhető. 4. Írjuk be az üzenetet, amelyet meg szeretnénk jeleníteni az automatikus válaszban. 5. Amennyiben azt szeretnénk, hogy ne csak az Egyetem levelezőrendszerén ) belüli felhasználók leveleire menjen automatikus válasz üzenet, akkor jelöljük be a Válasz külső felhasználóknak jelölő négyzetet. Ha nem jelöljük be, akkor csak az egyetemi címmel rendelkezők kapnak értesítést, automata válasz üzenetet a távollétünkről. 6. Adjuk meg a távollét kezdő és záró napját, azaz a szabály érvénybe lépésének és befejeződésének dátumát (órát nem). Az automatikus válaszüzenetet a levelező rendszer csak a megadott időpontok között küldi, a lejárta után már nem. 7. A Mentés gombra történő kattintással mentjük és aktiváljuk a szabályt. A válaszüzenet küldését kiváltó szabályok (ilyen a távollét, szabadság ideje alatt érvényes szabály is) számon tartják, hogy mely feladók kapták már meg az automatikus választ, így biztosítják, hogy mindenki csak egyszer kapja meg a távollétünkről szóló üzenetet. Figyelem! A távollét kezdő és záró időpontjaként csak a dátumot lehet beállítani, az órát nem, tehát egész napos eseményként kerül ütemezésre. Az automatikus válaszüzenetbe nem kerül bele a távollét időtartama, hacsak mi nem írjuk bele. Biztonsági okokból alaposan meg kell fontolnunk, hogy az automatikus üzenetbe mit írunk bele, ugyanis lehet, hogy olyan személyek is megkapják akikkel más esetben nem közölnénk a távollétünk idejét, és okát (Pl. semmiképpen sem javasolt beírni, hogy ez idő alatt nem leszünk otthon ).

3 - 3 - A Szabadság szabály aktiválása idejére a GroupWise blokkolja a naptár azonos időszakát is, azaz erre az időtartamra a naptárunkban senki nem tud találkozót, teendőket, egyéb eseményeket tervezni, a meghívókat elutasítja a levelező rendszer. Távollétünk ideje alatt érkező leveleket visszaérkezésünk után megtaláljuk a postafiókunkban, illetve az automatikus válaszüzenetek küldésének ideje alatt is hozzáférünk a fiókunkhoz, akár válaszolhatunk is a küldeményekre. Az automatikus üzenetek a megadott időpontig lerülnek kiküldésre. Az üzenetek küldésének időtartamát, tartalmát módosíthajuk, vagy akár meg is szüntethetjük az automatikus üzenetek küldését, érvényteleníthetjük a szabadság szabályt. Szabadság szabály kezelése az internetről (GroupWise WebAccess) Szabadságunk, távollétünk idején az internet felől érhetjük el a GroupWise fiókunkat. Alább röviden bemutatjuk a Szabadság szabály kezelését a GroupWise WebAccess felületén, amely részletesen leírásra került a Belépés a GroupWise levelező rendszerbe az Internet felől dokumentumban. 1. Az egér bal billentyűvel a GroupWise WebAccess főoldalán a ikonra kattintunk és a Beállítások menüpontot választjuk. 2. A megjelenő ablakban a Szabályok lapot és a legördülő menüben a típusok közül a Szabadságot választjuk.

4 A Létrehozás gomb leütése után kitöltjük a megjelenő táblázatot. Meg kell adni: a szabály nevét, pl. Távollét; az üzenet tárgyát, és tartalmát; a Mentés gomb leütésével aktualizáljuk a szabályt. Összehasonlítva az Egyetem hálózatán elérhető kliens programmal, az internetes WebAccess felületen sokkal egyszerűbb kezelési, beállítási lehetőségek állnak rendelkezésünkre. Itt nem tudjuk beállítani az üzenet küldés időtartamát, nem tudjuk módosítani a tartalmát és nem tilthatjuk le az üzenet küldést a külső, nem egyetemi címmel ) rendelkező, felhasználók felé, hanem mindenki megkapja az automatikus üzenetet. A WebAccess felületen az automatikus üzenet küldés leállítására csak egy lehetőségünk van, a szabadság szabály törlése:

5 - 5 - Az Internetes WebAccess felületen létrehozott szabadság szabályt az egyetemi hálózaton a GroupWise kliens programban, a Főmenüben az Eszközök/Szabályok menüpontban érhetjük el: A megjelenő ablakban választhatjuk a szabály szerkesztését/törlését/letiltását. A törléssel töröljük a szabadság szabályt, míg a letiltással csak letiltjuk az automatikus üzenetküldést, amelyet szükség esetén - egy később időpontban újra érvényesíthetjük. A Szerkesztés gomb választása után megjelenő ablakban az Új művelet gomb választása után letilthatjuk, leállíthatjuk az automatikus üzenetküldést: Vagy a Művelet szerkesztése gomb választásával az automatikus üzenet tárgyának és szövegének módosításait végezhetjük: A GroupWise internetes WebAccess felületén létrehozott szabadság szabály automatikus üzenetküldés időtartamát beállítani és módosítani nem lehet.