Novell GroupWise levelező rendszer alapok Kiadványunk célja, hogy a Nemzeti Közszolgálati Egyetemen használt Novell GroupWise (a továbbiakban GW)

Átírás

1 1 Novell GroupWise levelező rendszer alapok Kiadványunk célja, hogy a Nemzeti Közszolgálati Egyetemen használt Novell GroupWise (a továbbiakban GW) levelező rendszer 8. verziójának alap szolgáltatásait ismertesse a felhasználókkal. A felhasználók rendelkezésére áll a GW magyar nyelvű súgója is, amely teljeskörűen tájékoztat a beállítási kezelési lehetőségekről. Kiadványaink egy-egy folyamatot ölelnek fel teljes egészében, míg a GW súgója az adott tevékenység egy részletéhez nyújt segítséget. A Novell GroupWise nem csak egy levelező rendszer a sok közül, hanem biztonságos és megbízható csoportmunka rendszerként is használható, amely a levelező komponesen kívül, naptár-, névjegy-, dokumentum- és feladatkezelőt is tartalmaz. Könnyen elsajátítható lehetőségeinek alkalmazásával növelhető az együttműködés és kommunikáció hatékonysága. Névjegyek és kapcsolatok segítségével részletes információkat rögzíthetünk azokról, akikkel kapcsolatot tartunk, a fényképük mellé a fontos személyi adataikat is eltárolhatjuk. A határidő naplóban, és a feladatkezelőben figyelemmel kísérhetjük az előttünk álló feladatok állapotát. Saját személyes projektmenedzser áll rendelkezésünkre. Részfeladatokat is megadhatunk, amelyek a projekt megvalósításához szükséges valamennyi lépést mutatják és nyomon követhetjük az előrehaladást. Fontossági sorrendbe állíthatjuk és kategóriákba rendezhetjük feladatainkat. Különösen nagyobb feladatok végrehajtása során nyújthat hathatós segítséget a postafiók tartalmának biztonságos megosztása a munkacsoportok tagjai között. Szükség esetén megoldható a munkahelyi okostelefonnal, tabelettel történő oda-vissza adatcsere, levelek, kapcsolatok, feladatok szinkronizációja. A GroupWise-ban tárolt adatok, levelek között könnyen és gyorsan visszakereshető bármilyen korábbi adat. A levelező rendszer szolgáltatásai elérhetők az egyetemi hálózaton és az egyetemi hálózaton kívülről, az Egyetem internetes honlapjáról bárhonnan, ahol internetes kapcsolat áll rendelkezésre. A levelező egyetemi hálózaton és a külső, internetes (WebAcces) megjelenése között láthatunk némi különbséget, de a használata között nincs lényeges eltérés. Jelen kiadvány a GW egyetemi hálózatról történő megjelenését, elérését írja le, a GW WebAccess megjelenési felületének ismertetésére egy külön kiadványban kerül sor. A GW megjelenésében, szolgáltatásaiban széleskörűen paraméterezhető. A GW alapbeállításai lehetővé teszik az általános felhasználói igények szinte teljes körű kielégítését. A kiadványainkban leírjuk az alapvető szolgáltatások és beállításaik módosításának módszereit. A GW felhasználók saját igényeinek megfelelő beállításához nyújtanak segítséget kiadványaink, hogy a mindennapos használata során megismerhessék és a lehető leghatékonyabban kihasználhassák a GW széleskörű lehetőségeit.

2 2 Belépés a GroupWise levelező rendszerbe Ha a Novell hálózatba történt belépés után nem indult el a GroupWise levelező szolgáltatás vagy csak a számítógépre jelentkeztünk be és szükségünk van az egyetemi levelező rendszerre, akkor a többnyire a Windows asztalon, vagy tálcán látható ikonra (piros nyíllal megjelölve) történő kattintás után az alábbi ablak lesz látható: GroupWise jelszó Amennyiben más felhasználó névvel kell a GroupWise-ba bejelentkezni, az Esc billentyű vagy a Mégse gomb leütésével az alábbi menü jelenik meg: GroupWise jelszó TesztUser GroupWise felhasználónév

3 3 Figyelem! Ha a jelszót egymásután háromszor tévesen adtuk meg, akkor a következő 1 órára a levelező rendszer kizár bennünket. Azaz még a helyes jelszó megadása esetén sem enged belépni. Sikeres bejelentkezés (felhasználónév és hozzátartozó jelszó megadása) után elérhető lesz a felhasználó fiókja, a GW főablaka, itt kezelhetők a GW szolgáltatásai, az üzeneteink, naptárunk bejegyzései, dokumentumaink: Címsor Főmenü Navigációs sor Eszköztár Mappa lista P a n e l Betekintő A főablak rövid leírása Címsor: A Novell GroupWise és a Navigációs sorban kijelölt mappa megnevezése, és rendszerüzenetek láthatók. Főmenü: A főmenüből érhetjük el a GW összes szolgáltatását. (Elrejthető.) Navigációs sor: A Mappa listában található mappák gyors elérésére szolgál. Alapértelmezésben a Navigációs sor a felhasználói alapkönyvtár, a postafiók, a naptár, a kimenő tételek, és a napi kapcsolatok mappákat tartalmazza. A navigációs sor igény szerint testre szabható, így a leggyakrabban használt mappákat felvehetjük a Navigációs sorba. Minimálisan egy elemet kell tartalmaznia. A Panelben a Navigációs sorban kijelölt mappa tartalma jelenik meg. A Navigációs sorban az elem nevének hosszától függően - legfeljebb kb. 12 elem jeleníthető meg. Fölösleges lehet a Mappa lista különálló megjelenítése, ha kevesebb, mint 12 mappát (elemet) tartalmaz, mivel ilyen esetben az összes elférhet a Navigációs sorban.

4 Eszköztár: Gyakran használt GW feladatok (címjegyzék megnyitása, új levél, új feladat készítése, naptár megnyitása stb.) kiválasztására szolgál. Az eszköztár igény szerint testre szabható. Ha az egér mutatót valamelyik ikon fölé visszük, megjelenik a feladat, szolgáltatás megnevezése. Mappa lista: A mappa listában rendszerezhetjük a kapott és küldött üzeneteket, egyéb tételeket, illetve különböző tematikus mappákat hozhatunk létre. A levelező és a felhasználó által létrehozott mappákat tartalmazza. (Lásd a Navigációs sornál leírtakat! Elrejthető.) Megjelenő tételek: Alapkönyvtár: A felhasználónévvel jelzett könyvtár. Ez alá került besorolásra az összes többi rendszer és felhasználói könyvtár/mappa, amely a felhasználóval kapcsolatos bármely adatot tartalmazza. Postafiók: A levelezés megjelenítésének, a beérkező üzenetek (levelek) alapértelmezett helye. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Közös ügyek: Megosztott tételek. Itt láthatók azok a mappák és tételek, amelyeket más felhasználók is láthatnak, használhatnak. Meghatározhatjuk, hogy más felhasználók milyen hozzáférési (írási, olvasási) jogosultságokkal rendelkezhetnek az adott tétel felett. A rendszermappák, azaz az Irattár, a Lomtár és a Folyamatban mappa, nem oszthatók meg. Kimenő tételek: Az elküldött levelek (válaszok) mappája. Naptár: Naptár nézet, a Naptárban lévő összes találkozó, feljegyzés, tennivaló helye. Ez akkor hasznos, ha egy adott munkához kapcsolódóan minden találkozót és egyéb tételt egyetlen mappában gyűjtünk össze. Rendszermappa (a GW hozza létre). Napi kapcsolatok: A rendszer itt tárolja a napi kapcsolatok során, gyakrabban használt címeket. A windowsos kliens automatikusan hozzáadja a gyakrabban használt címeket, de kézzel is hozzáadhatunk címeket. A WebAccess verzió nem bővíti automatikusan a címjegyzéket, csak kézzel bővíthető. Dokumentumok: Csak dokumentumhivatkozásokat tartalmazhat. E hivatkozásokkal könnyíthető a GW rendszerben hivatkozott számítógépen vagy hálózaton tárolt dokumentumok megtalálása. Tennivalók: Saját magunknak kitűzött vagy másoknak kiadott vagy másoktól elfogadott feladatlisták. A tennivalók mappa egy rendszermappa (a GW hozza létre), ahol a tennivalókat, valamint egyéb, konkrét cselekvést igénylő tételeket lehet tárolni. Bármely tételtípust (levél, találkozó, feladat, emlékeztető feljegyzés, telefonüzenet) átmozgathatunk ebbe a mappába. Minden tétel, amelyet áthúztunk a tennivalók közé egy jelölőnégyzetet kap, amelyet bejelölve végrehajtottnak nyilváníthatjuk azt. Hozzárendelhetünk határidőket, prioritásokat, és egyéb tételeket a tennivalók közül. Amikor kitűzünk vagy elfogadunk egy feladatot, az automatikusan megjelenik a tennivalók mappában. Például emlékeztetésül elhelyezhető egy a tennivalók mappában, hogy valami konkrét feladat, határidő kapcsolódik hozzá. Folyamatban: A még el nem küldött levelek tárolási helye. A rendszer ide menti a befejezetlen leveleket. Irattár: Saját könyvtárak alapértelmezett helye. Rendszermappa (a GW hozza létre.). Lomtár: A törölt leveleket ide helyezi a rendszer. Végleges törlésük határideje beállítható. Rendszermappa (a GW hozza létre.). 4

5 5 Panel (vagy tétellista): A GroupWise egy egyéni információnézete. Itt jelenik meg a kívánt mappa (üzenetek, naptár bejegyzések, tennivalók, stb.) tartalma. A Panel bal felső sarkában látható a megjelenített tartalom (pl. Postafiók) megnevezése. A jobb sarokban a gyors kereső mezőben lehet megadni a keresendő szöveget. A keresés helye alapértelmezésben a megnyitott mappa. Amennyiben máshol akarunk keresni, akkor a Keresés fület lenyitva választhatjuk ki a keresés helyét. A megjelenített tételek rendezettsége a Panel második sorában az oszlop fejlécében látható feliratokra, ikonokra kattintva, az oszlopok sorrendje egérrel (fogd és vidd) módosítható. Ha az egér jobb billentyűvel a fejlécre kattintunk a legördülő menü segítségével is módosíthatjuk a megjelenő adatokat. Betekintő: A panelben (tétellistában) a kurzorral megjelölt tétel gyors áttekintésére szolgál anélkül, hogy megnyitnánk azt. (Elrejthető.) A Betekintő megjeleníthető a Panel alatt vagy a Panel mellett jobbra. A Főablakból elérhető menük, ikonok részletesebb leírására további kiadványainkban kerül sor A főablak megjelenése igény szerint alakítható, testre szabható: A navigációs sor jobb oldalán látható ikonokkal kapcsolható ki és be a Főmenü, a Betekintő illetve a Mappa lista. A Navigációs sor elején látható nyílra történt kattintás után megjelenő legördülő menü megfelelő sorát választva elrejthető a Főmenü illetve testre szabható a Navigációs sor. Ha elrejtettük a Főmenüt, akkor az almenüpontjai a Navigációs sor elején látható nyílra történt kattintás után megjelenő legördülő menüből érhetők el.

6 6 Az alábbi menüben jelölhetjük ki a Navigációs sorban megjelenítendő mappákat. Színséma: a legördülő menüből választhatjuk ki a GW megjelenésének színsémáját A Navigációs sorban megjeleníteni kívánt tételeket az előtte lévő négyzetre kattintással (pipával) jelöljük meg. Az OK gomb leütésével zárjuk le a kijelölést. A Mégse vagy a billentyűzet Esc gomb leütésével az előző kijelölést hagyjuk érvényben. Ha a kijelölt tételek mennyisége nem teszi lehetővé az összes megjelenítését, akkor a Navigációs sor jobb oldalán megjelenő ikonok előtt látható jelre történt kattintás után látható legördülő menüből választva jeleníthető meg a kívánt tartalom. Amennyiben az összes tétel elől kivesszük a pipát és úgy zárjuk le ( OK gomb leütésével), akkor az utolsó kijelölés marad érvényben. Minimum 1 tétel megjelenik (meg kell jeleníteni) a Navigációs sorban.

7 7 GroupWise belépési jelszó módosítása régi jelszó új jelszó új jelszó ismételt beírása Jelszó módosítása: 1. lépés: a régi jelszót beírjuk az Régi jelszó mezőbe; 2. lépés: az új jelszót beírjuk a Új jelszó mezőbe; 3. lépés: az új jelszót ismét beírjuk a Új jelszó megerősítése mezőbe; 4. lépés: az OK billentyű leütésével jóváhagyjuk az új jelszót; A jelszavak az alábbi karaktereket tartalmazhatják: a z (abc kis betűi, a magyar ékezetes karakterek használata nem javasolt) A Z (abc nagy betűi, a magyar ékezetes karakterek használata nem javasolt) 0 9 (számok) írásjelek: a billentyűzetről közvetlenül megadható karakterek (?! / stb.) A jelszavak használatáról a Nemzeti Közszolgálati Egyetem informatikai és kommunikációs hálózata használatának és üzemeltetésének szabályai, abban a rendelkeznek. (Elérhetősége: )

8 Különösen az alábbiakat kell figyelembe venni: érvényes felhasználó azonosító (név) és jelszó nélkül senki nem kapcsolódhat sem a hálózatra, sem a különálló számítógépekre. ha jogosulatlan hozzáférés történt, vagy a jogosulatlan hozzáférés gyanúja merül fel, a jelszót azonnal meg kell változtatni A felhasználónak kötelessége: a hálózati szolgáltatások igénybe vételéhez használatos jelszavait titkosan kezelni, előírt gyakorisággal változtatni, a Szabályzat jelszóhasználattal kapcsolatos előírásait betartani (Tilos a hozzáférési jogosultságok, jelszavak kölcsönadása, átruházása, mások jelszavának elkérése, a hálózat, levelezési szolgáltatás más nevében történő igénybevétele!) felelősséget vállalni az általa vagy a neki felróható módon (például a belépési jogosultság nem megfelelő kezelése) a felhasználói azonosítójával elkövetett szabályellenes cselekedetért az általa, vagy a neki felróható módon a nevében okozott kárt, az esetleges működési zavar, adatvesztés utáni (pl. a jelszó kölcsönadása vagy nem biztonságos kezelése, informatikai eszköz szándékos vagy gondatlan rongálása) helyreállítás költségeit megtéríteni A felhasználói jelszavak generálásának, átadásának bizalmasan kell történnie. A jelszavak kiválasztásánál a következő alapvető szabályokat kell betartani: tilos könnyen kitalálható jelszavakat választani; tilos a felhasználónevet jelszóként használni; tilos a vezetéknevet és a keresztnevet jelszóként használni; tilos azonos számokból, vagy betűkből álló jelszót használni; a jelszó hossza nem lehet rövidebb nyolc karakternél, tartalmaznia kell legalább kettő számjegyet, valamint legalább kettő betűt. Ajánlott a számok, kis és nagybetűk keverése jelszavak használatakor; tilos a jelszót nyilvános helyen kiírva tartani (például: monitorra ragasztva); kötelező a jelszót legalább 90 naponta újra cserélni. 8

9 9 A tételek mellett látható ikonok azonosítása A postafiók, az elküldött elemek mappája, és a naptár tételei mellett megjelenő ikonok az adott tételről adnak tájékoztatást. Az alábbi táblázat leírást tartalmaz az egyes ikonokról. Ikon Leírás Távoli vagy tárolt üzemmódban jelzi, ha a tétel várakozási sorba lett állítva, de a sor nem került feltöltésre. A tétel feltöltése után ez az ikon azt jelzi, nem érkezett állapotinformáció arról, hogy a rendszer kézbesítette-e a tételt a célpostafiókba, vagy továbbította-e az internetre. A kimenő tételek mappa mellett látható ikon azt jelzi, hogy legalább egy olyan tétel van a mappában, amelyet a program sorba állított, de még nem töltött fel. Egy kimenő tételt legalább egy személy megnyitott. Az ikon addig van megjelenítve, amíg minden címzett 1) meg nem nyitotta a levelet, telefonüzenetet vagy feljegyzést; 2) el nem fogadta a találkozót; vagy 3) végre nem hajtotta a tennivalót. A Naptár mappa melletti ikon jelzi, hogy arra a napra van egy találkozója. Egy elküldött tétel mellett az ikon jelzi, hogy a tételt nem lehetett a célként megjelölt postahivatalhoz továbbítani, vagy nem lehetett az internetre továbbküldeni. Találkozó vagy tennivaló esetében ez az ikon azt jelzi, hogy legalább egy címzett elutasította vagy törölte a tételt. Levél, telefonüzenet vagy emlékeztető feljegyzés esetében az ikon azt jelzi, hogy legalább egy címzett megnyitás nélkül törölte a tételt. A tételhez egy vagy több melléklet tartozik. Vázlattétel. Elküldött tétel. Megválaszolt tétel. Továbbított tétel. Átruházott tétel. Megválaszolt és továbbított tétel. Megválaszolt és átruházott tétel. Továbbított és átruházott tétel. Megválaszolt, továbbított és átruházott. Kitűzött tétel. Aláírt tétel Titkosított tétel Aláírt és titkosított tétel Dokumentum megadott változata Dokumentum hivatalos változata Olvasatlan levél Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással. Elolvasott levél Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással. Meg nem nyitott, és megnyitott találkozó Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással.

10 10 Ikon Leírás Meg nem nyitott, és megnyitott tennivaló Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással. Meg nem nyitott, emlékeztető feljegyzés Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással. Megnyitott emlékeztető feljegyzés Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással. Meg nem nyitott, telefonüzenet Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással Megnyitott telefonüzenet Ráér, Normál vagy Sürgős prioritással Válaszkérés erre a Ráér, Normál vagy Sürgős besorolással rendelkező tételre. Időpontkeresés esetén az ikon jelzi, hogy rákattinthat egy ütemezett időpontra a felhasználónév vagy erőforrás mellett, ezzel további adatokat megjelenítve a találkozóval kapcsolatban. Azonban az ikon csak akkor jelenik meg, ha a felhasználó vagy az erőforrás tulajdonosa Olvasási jogot adott önnek a találkozóhoz a Hozzáférési listán. Ehhez a Naptártételhez egy figyelmeztetés kapcsolódik. Csoportos találkozó, feljegyzés vagy tennivaló. Egy tétel a személyes naptárban. Egy naptártétel, amely visszautasításra került, de törlésre nem. Meg nem nyitott dokumentumhivatkozás. Megnyitott dokumentumhivatkozás. Értesítés közös mappáról. Megosztott címjegyzékre vonatkozó figyelmeztetés. Meg nem nyitott kitűzött tétel (megosztott mappa). Megnyitott kitűzött tétel (megosztott mappa).