Virtuális gyűjtőszámla Felhasználói dokumentáció verzió 2.0.

Átírás

1 Virtuális gyűjtőszámla Felhasználói dokumentáció verzió 2.0. Budapest, 2007.

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 2 / 24

3 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Virtuális gyűjtőszámla Hallgatói egyenleg Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató törlése gyűjtőszámláról Visszautalás Minimálisan visszautalható összeg definiálása Egyenleg átmozgatás Adott hallgatóhoz tartozó összes tranzakció megtekintése Belső függő tételei Utalási állomány készítése A feladási állomány Adott sor megjelölése (nem) feladhatóra Visszavonás Korrekciós egyenleg tételei Hallgatóhoz rendelés Egyenleg felöltő állományok Egyenleg felöltő állomány beolvasása Egyenleg feltöltő állomány sorai Utalási állományok Utalási állomány ismételt előállítása Utalási állomány sorai Fontos tudnivalók hallgatói virtuális gyűjtőszámlás befizetésekkel kapcsolatban Virtuális gyűjtőszámlás folyamatleírás Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 3 / 24

4 1. Bevezetés A segédanyag célja a Neptun.Net rendszer virtuális gyűjtőszámlás pénzügyi folyamatkezelésének ismertetése. A virtuális gyűjtőszámla használata lehetővé teszi az intézményekben felmerülő hallgatói-pénzügyi folyamatok egyszerű kezelését és nyomon követését. A virtuális gyűjtőszámlás pénzügyi modul import és export funkciói segítségével biztosítja a kapcsolatot az intézmény gazdasági rendszere és a Neptun pénzügyi rendszere között. A virtuális gyűjtőszámla leíró elemei tartalmazzák a gazdasági rendszer függő főkönyvi adatait (témaszám, főkönyvi szám). A Neptun.Net és a gazdasági rendszer közti kapcsolat alapján az intézmény folyamatos információval rendelkezik a hallgatók által történő befizetésekről és az ehhez tartozó pénzügyi adatokról. Utaláskor a Neptun értesíti a gazdasági rendszert, hogy a függő tételeket mely főkönyvi számokra és témaszámokra könyvelje. Az hallgatók pénzügyi kötelezettégeiket a Virtuális gyűjtõszámláról teljesíthetik. A kiírást követõen a hallgató, vagy más magánszemély (szülõ) a kiírás teljesítéséhez szükséges összeget az Egyetem MÁK-nál (Magyar Államkincstár) vezetett adott számlájára az NKneptunkód hivatkozással utalja. A neptunkód helyére a hallgató saját neptunkódja helyettesítendõ (Pl.: AB12345). Az utalást követõen 1-2 munkanap után a MÁK számlára beérkezik az utalás, ahonnan az intézmény gazdasági rendszeréhez kerül. A gazdasági rendszerből pedig a Neptun beli Virtuális gyûjtõszámlára kerül, ami a hallgató pénztárcájaként mûködik. Innen a hallgató a weben pipálással teljesíti az ilyen kiírásait. Ez azt jelenti pl. egy IV teljesítése esetén, hogy az IV díj azonnal teljesítésre kerül, lehet vizsgára jelentkezni. A teljesítés során a virtuális gyûjtõszámla egyenlege a róla teljesített díj összegével csökken. A teljesítéssel egyidejûleg egy pénzügyi teljesítést nem igénylõ számlát is generál a rendszer, mely a hallgató nevére kerül kiállításra (törvényi megfelelés). Fontos: A virtuális gyûjtõszámláról a hallgató nem kezdeményezhet visszautalást. Visszautalás csak a hallgatói jogviszony megszûnésekor történik automatikusan. Bármilyen számlaszámról lehet a MÁK-számlára utalni (nem szükséges a saját számlaszámról, lehet például szülõ számlájáról is). A program tetszés szerinti virtuális gyűjtőszámla párhuzamos használatát támogatja, azzal a megkötéssel, hogy minden hallgatónak csak egy egyenlege lehet. Ennek ellenére célszerűbb csak egy gyűjtőszámlát üzemeltetni, kivéve azt az esetet, ha az intézményi adottságok ezt nem teszik lehetővé. A hallgatói utaláskor a program az utalás közleményében keresi a hallgató azonosítóját (Neptun kód). Ahhoz, hogy a program ezt meg is találja, arra van szükség, hogy ezt az utaláskor az NK- előtaggal megjelöljék (pl.: NK-ABC123). Amennyiben ez nem történik meg, akkor az azonosítót a beolvasást végző felhasználónak kell megadnia minden hibás tételnél. Ebben a műveletben a rendszer természetesen támogatást nyújt a befizetés különböző adatai alapján történő keresések felhasználásával. Alapvetések: Egy intézménynek több virtuális gyűjtőszámlája is lehet. Egy hallgató több virtuális gyűjtőszámlához is tartozhat. A virtuális gyűjtőszámlás adminisztrációt 3 főbb részre lehet bontani: az intézmény gazdasági rendszeréhez kapcsolódó teendők elvégzésére, a Neptun.Net rendszerbeli adatkezelésre és a hallgatók WEB felületén történő befizetések adminisztrálására. A virtuális gyűjtőszámla egy normális folyószámla, amelynek a forgalmáról az intézmény gazdasági rendszere automatikusan értesül. A gazdasági rendszert kezelő rendszeres Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 4 / 24

5 időközönként (célszerűen naponta) elektronikus formátumban értesíti a Neptun.Net üzemeltetőit. Ha a fenti követelmények teljesülnek, akkor a program képes az ilyen jellegű hibák automatikus javítására. A virtuális gyűjtőszámlát a Virtuális Gyűjtőszámla (14150) felületen a Megnevezés, Főkönyvi szám és Téma szám alapján lehetséges azonosítani. Fontos, hogy a rendszer legfelső szinten (intézményi szinten) a PU_VIRTUALIS_GYUJTOSZAMLA rendszerparaméter értékét figyeli. A paramétert I-re kell állítani ahhoz, hogy a virtuális gyűjtőszámla engedélyezve legyen intézményi szinten ( Paraméterek (95800) felület). A virtuális gyűjtőszámlás fizetési mód természetesen ezen felül pénzügyi kódonként is definiálható. A Befizetési pénzügyi kódok (80900) felületen van lehetőség a fizetési mód konfigurálására. A felületen a Virtuális gyűjtőszámláról teljesíthető pipa beállításával engedélyezhető, illetve tiltható az adott pénzügyi kódra kiírt tételek teljesítése a gyűjtőszámláról. A virtuális gyűjtőszámla használat folyamatának és az ezzel kapcsolatos fogalmak áttekintő ismertetése: 1. Hallgató X Ft. összeget utal el az intézmény által meghatározott kincstári számlaszámra, melyet az intézmény gazdasági rendszere fogad. A közlemény rovatba megadja a saját Neptun kódját: NK-XXXXXX formátumban. 2. Az intézmény gazdasági rendszerétől érkező állomány feldolgozásakor, azaz importálásakor a Neptun.Net program a Neptun kód vagy a számlaszám alapján tudja az érkező összeget a hallgatóhoz rendelni. Ez azt jelenti, hogy beolvasáskor a program ellenőrzi, hogy az adott számlaszámról érkezett-e utalás. a. Ha igen, a program a számlaszámhoz tartozó hallgatóhoz rendeli a sort, és a gyűjtőszámla státusza Belső függő -re vált. b. Amennyiben a Neptun kód alapján nem sikerül azonosítani a hallgatót, akkor a tranzakció gyűjtőszámla státusza Korrekciós_egyenleg -re változik. 3. Korrekciós egyenlegre kerül továbbá minden olyan tétel, ami nem rendelhető hallgatóhoz (pl. Kamatjóváírás stb.). 4. A Korrekciós_egyenleg státuszú tételek pozitív és negatív előjelű értékűek egyaránt lehetnek. 5. Hallgató a Hallgatói Webes felületen teljesít egy kiírást a gyűjtőszámlás egyenlegéről. Ekkor a tétel gyűjtőszámla státusza Belső függő -re vált. 6. Intézményi felhasználó a Belső_függő státuszú tranzakció rekordokból utalási állományt készít, majd azt feladja a gazdasági rendszer felé. A feladást követően, ami tartalmazza az átkönyveléshez szükséges adatokat, a Neptun.Net rendszere a folyamatot lezártnak tekinti. 2. Virtuális gyűjtőszámla A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) menüpontra lépve kapunk tájékoztatást a rendszerben szereplő virtuális gyűjtőszámlákkal kapcsolatos adatokról. A Hozzáad gombra kattintással lehetséges új virtuális gyűjtőszámlát létrehozni. Továbbá a Szerkeszt gombbal módosításokat lehet végezni. A Töröl gombra kattintva pedig a fenti listában kiválasztott virtuális gyűjtőszámlát lehetséges törölni. Ez utóbbi két funkció azonban csak abban az esetben használható, ha az adott gyűjtőszámlának még semmilyen kapcsolódása sincs. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 5 / 24

6 Virtuális Gyűjtőszámla A felületen szereplő adatok: Megnevezés Főkönyvi szám Téma szám Technikai nyitóegyenleg Virtuális gyűjtőszámla indításakor a bankszámla nyitóegyenlege. Hallgatói egyenleg a hallgatók által a virtuális gyűjtőszámlára utalt tételek összessége, amelyekről még nem rendelkeztek. Belső függő az az összeg, amiről a hallgatók már rendelkeztek, de nem került még feladásra a gazdasági rendszer felé. Külső függő virtuális gyűjtőszámla kapcsán a mezőnek egyelőre nincs értelme, ezért értéke minden esetben 0. Korrekciós egyenleg az ismeretlen (be nem azonosított) jóváírások és terhelések összege a virtuális gyűjtőszámlán. Összes terhelés/jóváírás - virtuális gyűjtőszámla kapcsán a mezőnek egyelőre nincs értelme, ezért értéke minden esetben 0. NEPTUN szerinti záró egyenleg a fenti tételek összege. NEPTUN záró + Tech. nyitó a NEPTUN szerinti záró egyenleg és a Technikai nyitóegyenleg összege. Banki záróegyenleg virtuális gyűjtőszámla kapcsán a mezőnek egyelőre nincs értelme, ezért értéke minden esetben 0. Eltérés a NEPTUN záró + Tech. nyitó és a Banki záróegyenleg különbsége. A felület alatt megjelenítjük ezeket az adatokat külön menüpontonként is, kivéve azokat, melyek a virtuális gyűjtőszámla kapcsán nem értelmezhetőek. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 6 / 24

7 2.1. Hallgatói egyenleg A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Hallgatói egyenleg (14750) felületen a táblázatban hallgatói bontásban láthatóak az egyenlegek. A felületen lehetőség van a több gyűjtőszámlához tartozó hallgatók pénzátmozgatására is. Erre szükség lehet, ha a hallgató egyik képzéséről távozik és a fennmaradó egyenlegét át akarja mozgatni a másik szervezeti egység/ képzésen lévő gyűjtőszámlás egyenlegére. Fontos, hogy visszautaláskor az intézmények ragaszkodnak ahhoz, hogy a MINVISSZAUTALASIOSSZEG paraméter értékétől kisebb összeget ne utalhasson vissza a hallgató. Hallgatói egyenleg Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató(k) hozzáadása a gyűjtőszámlához a Hallgatók gyűjtőszámlához rendelése gombra kattintással lehetséges. A megjelenő táblából válasszuk ki a gyűjtőszámlához rendelendő hallgatót vagy hallgatókat (a kijelölőnégyzetek segítségével vagy a Ctrl és Shift billentyűzet használatával), és kattintsunk az OK gombra. Ekkor a gyűjtőszámla hallgatói között létrejön egy új sor, melynek státusza Aktív, és az Egyenleg, valamint Nyitóegyenleg mezők értéke nulla. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 7 / 24

8 Hallgatók hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató törlése gyűjtőszámláról Hallgató törlése gyűjtőszámláról csak akkor lehetséges, ha adott hallgató egyenlege az adott gyűjtőszámlán nulla! Törléséhez a fenti listában jelöljük ki a törölni kívánt hallgatót, majd kattintsunk a Töröl gombra. (A gomb csak abban az esetben jelenik meg, amennyiben a hallgató egyenlege nulla.) A biztonsági kérdés segítségével az esetlegesen tévesen kijelölt hallgató törlését visszavonhatjuk, ha a No gombra kattintunk. A Yes gombot megnyomva a hallgató a gyűjtőszámláról törlődik, de a törlés csak logikai, azaz a kijelölt sor nem tűnik el a listából, csupán a hallgató gyűjtőszámlán lévő státusza vált át Törölt -re. Hallgató törlése gyűjtőszámláról Visszautalás A funkció segítségével visszautalhatunk pénzt a hallgató nevében a hallgató virtuális gyűjtőszámlájáról. Csak a hallgatónak utalhatjuk vissza a gyűjtőszámláján meglévő pénzt, vagy esetleges hibás utalást is itt fordíthatjuk vissza. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 8 / 24

9 Visszautaláshoz kattintsunk Visszautalás gombra, és a megjelenő Érték megadása ablakban adjuk meg a visszautalandó összeget. (Az összeg mező automatikusan a paraméteresen beállított minimális visszautalási összeggel töltődik. Minimálisan visszautalható összeg definiálása pont) Visszautalandó összeg megadása Ha kevesebb összeget írunk be a beállítottnál, akkor a program figyelmezető üzenetet küld. Figyelmezető üzenet Az érték megadása után kattintsunk az OK gombra. Ezzel a visszautalás megtörténik. A rendszer automatikusan a hallgató alapértelmezett bankszámlaszámára utalja a megadott összeget. Ekkor létrejön egy - -os előjelű tranzakció és a tétel virtuális gyűjtőszámla státusza Belső függő -re változik, tehát a tétel bekerül a Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Belső függő tételek (14900) felületre. A tranzakció megtekinthető a Hallgatói egyenleg tételei (14850) felületen is. Visszautalt összeg megtekintése Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 9 / 24

10 Ha a hallgató egyenlege nulla, akkor a visszautalás értelemszerűen nem lehetséges. Nulla egyenleg esetén nem használható a funkció Minimálisan visszautalható összeg definiálása A visszautalandó összeg nem lehet kisebb a rendszerben beállított MINVISSZAUTALASIOSSZEG paraméter értékénél. A paraméter értékének megadása az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges. Minimális visszautalási összeg beállítása Egyenleg átmozgatás Válasszuk ki azt a hallgatót, melynek egyenlegét más gyűjtőszámlára szeretnénk áttenni, majd kattintsunk az Egyenleg átmozgatás gombra. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan át szeretnénk-e mozgatni a hallgató egyenlegét. A YES gombra kattintva a feljövő táblából válasszuk ki a megfelelő gyűjtőszámlát, majd kattintsunk az OK gombra. Megerősítő kérdés Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 10 / 24

11 A megjelenő ablakból válasszuk ki azt a gyűjtőszámlát, amelyre az adott hallgató egyenlegét át szeretnénk mozgatni, majd kattintsunk az OK gombra. Átmozgatáskor a hallgatóra lefuttatjuk az egyenlegszámító algoritmust, és ennek megfelelőn fog töltődni a Egyenleg mező értéke. Ha a hallgató egyenlege nulla, vagy tartoznak hozzá NEM Rendezett tételek, akkor természetesen az átmozgatás nem lehetséges, amelyekről a program figyelmezető üzenettel tájékoztatja a felhasználót. Figyelmeztető üzenet Ha sikeres a hallgató egyenlegének átmozgatása, a következő üzenetet küldi a program: Sikeres egyenleg átmozgatás Ekkor a tranzakció szintén átkerül a Belső függő tételek (14900) felületre. (Az átmozgatás akkor valósul meg, amikor az utalási állomány feladásra kerül a gazdasági rendszer felé a Belső függő tételek (14900) felületen a Feladás gazdasági rendszernek gombbal.) De a Számolt egyenleg mezőben már látható, hogy a hallgató egyenleg 0-ra változott. Egyenleg átmozgatás után a hallgató Számolt egyenleg -e 0 lesz Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 11 / 24

12 Adott hallgatóhoz tartozó összes tranzakció megtekintése A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Hallgatói egyenleg (14750) / Hallgatói egyenleg tételei (14850) felületen az aktuális hallgatóhoz tartozó összes tranzakciót meg lehet tekinteni, függetlenül azok gyűjtőszámla státuszától, azaz attól, hogy rendezettek-e és belső- vagy külső függőn vannak-e. A tranzakcióknál láthatóak a hozzájuk tatozó egyenleg felöltő állomány sorának adatai is az Egyenleg feltöltő állomány fülön. Hallgatóhoz tartozó tranzakciók 2.2. Belső függő tételei A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Belső függő tételei (12650) felületen láthatóak a Belső függő státuszú tranzakciók, vagyis azok a tételek, amiről a hallgatók már rendelkeztek, de még nem kerültek feladásra a gazdasági rendszer felé. Tehát a menüpontra lépve tekinthetjük meg az utalásra váró pénzügyi műveletek listáját. Csak azokat, melyekről még nem hoztunk létre utalási állományt. A tranzakciók adatait a Tranzakció adatai és a Kiírás füleken tekinthetjük meg. Belső függő tételek Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 12 / 24

13 Utalási állomány készítése A belső függőn lévő tételek a gazdasági rendszer felé szükséges feladni bizonyos időközönként, mellyel az intézményhez beérkezett hallgatói befizetések és hallgatónak visszautalt összegek rendezetté válnak. Utalási állomány létrehozásához kattintsunk a Feladás gazdasági rendszernek gombra, adjuk meg a célkönyvtárat, és végül kattintsunk az OK gombra. Fontos, hogy csak azok a tételek kerülnek bele az utalási állományba, melyeknél a Feladható jelölőnégyzet be van pipálva. Erről részletesebben az Adott sor megjelölése (nem) feladhatóra fejezetben olvashatunk. Célkönyvtár kiválasztása Egy nap bármennyi utalási állomány készíthető. Az elkészített utalási állományban szereplő sorokkal csökken a felületen található tételek száma. (Az elkészített utalási állományok fájlneve automatikusan a fájlkészítés dátuma lesz. Pl.: xml) A létrehozott utalási állományokat a Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Utalási állományok (14600) menüpont alatt megtekinthetjük, sőt ott az ismételt létrehozásra is lehetőség nyílik, ha az Ismételt előállítás gombra kattintunk. Az utalási állományban szereplő tételeket szintén megnézhetjük a Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Utalási állományok (14600) / Utalási állomány sorai (14700) felületen. Az elkészített állományokat ezután a gazdasági rendszer be tudja olvasni A feladási állomány A virtuális gyűjtőszámlához tartozó feladási xml állomány specifikációját külön dokumentáció ismerteti. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 13 / 24

14 Adott sor megjelölése (nem) feladhatóra A program lehetővé teszi, hogy a felhasználó a megfelelő tételeket nem feladhatóvá, vagy éppen feladhatóvá változtassa, attól függően, hogy szeretné-e, hogy azok szerepeljenek az utalási állományban vagy sem. Ennek módja, hogy a felület felső részén a megfelelő tételt kijelölünk, majd a Megjelölés NEM FELADHATÓ -ra gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk, úgy a felületen található Feladható jelölőnégyzetből kitörlődik a pipa. Ezután ez a tétel nem fog belekerülni az utalási állományba. Nem feladható tétel A funkció visszafelé is működik, hiszen ezután ha kijelöljük a listában azt a tételt, amit Nem feladható -ra állítottunk, a gomb Megjelölés FELADHATÓ -ra feliratúvá válik. Így visszatehetjük a tételt a többi feladható közé, és ismét belekerül majd az utalási állományba. A gombra kattintást követően a folyamat az előzővel azonos. Ebben az esetben is rákérdez a rendszer a funkció használata előtt, hogy át szeretnénk-e tenni a tételt a feladható tételek közé. Megerősítő kérdés Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 14 / 24

15 Visszavonás A Visszavonás gombra kattintással a tranzakció státuszát Érvénytelen tranzakció -ra állítja a program. Ebben az esetben, ha a tranzakció kiíráshoz kötődik, a program a kiírás státuszát is aktívra állítja vissza. Az ilyen státuszú tranzakciók sehova nem számítódnak bele, olyan mintha nem is létezne. A gomb megnyomásakor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk a tétel érvénytelenítése megtörténik és a tétel eltűnik a Belső függő tételek (14900) felületről. Hallgató tételeinél látható a Visszavonás utáni Érvénytelen tranzakció státusz 2.3. Korrekciós egyenleg tételei A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Korrekciós egyenleg tételei (14950) felületen láthatóak a Korrekciós egyenleg státuszú tranzakciók, vagyis az ismeretlen (be nem azonosított) tételek. Tehát azok a gazdasági rendszer felől érkező befizetések jelennek itt meg, amelyeket nem tudott a rendszer automatikusan hallgatóhoz rendelni. Ezek lehetnek korábbi fájlok beolvasásából adódóak, vagy amit kézzel egyáltalán nem vagyunk képesek beazonosítani. Meg lehet várni a hallgatót, és a befizetési dátum behatárolása, a befizetett összeg, és egyéb információ alapján be lehet azonosítani a hallgatót. A beazonosítatlan tételek részletes adatait a Tranzakció adatai és az Egyenleg felöltő állomány fülek alatt tekinthetjük meg. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 15 / 24

16 Korrekciós egyenleg tételei Hallgatóhoz rendelés A beazonosítani kívánt tételt hallgatóhoz rendelhetjük, ha a felületen a felső listában kijelöljük a megfelelő sort, majd a Hallgatóhoz rendelés gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk, úgy megjelenik a Hallgató választó ablak. A Hallgató mező mellett lefelé mutató nyíllal a Gyűjtőszámla hallgat feliratra kattintva a feljövő tábla csak a gyűjtőszámla hallgatóit tartalmazza, de ha a lefelé mutató nyíl melletti három pontos gombra kattintunk ( ), akkor az összes hallgatót tartalmazó lista jelenik meg, akikhez hozzárendelhetjük a tételt. (Hiszen előfordulhat, hogy a beazonosítandó tétel egy olyan hallgatóhoz tartozik, akit még nem rendeltek a gyűjtőszámlához.) A feljövő táblából jelöljük ki azt a hallgatót, akihez a tranzakciót rendelni szeretnénk, majd kattintsunk a OK gombra. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 16 / 24

17 Hallgatóhoz rendelés Ha például azért nem tudta beazonosítani a rendszer a tételt, mert a NK előtag hiányzott a hallgató Neptun kódja mellől, de mi ismerjük a Neptun kódot, akkor az is megtehető, hogy a megjelenő Hallgató választás ablak harmadik mezőjébe bemásoljuk a megfelelő Neptun kódot, és ha ekkor kattintunk a három pontos gombra ( ), akkor a rendszer automatikusan felismeri a hallgatót. Korrekciós egyenleg tételei (14950) Beazonosított hallgató Végül a Rendben gomb megnyomásával az adott tranzakciót a kiválasztott hallgatóhoz rendeljük. Ekkor a tranzakció kiíráshoz és hallgatóhoz rendelődik, és a tétel gyűjtőszámla státusza Rendezett lesz és eltűnik a Korrekciós egyenleg tételei (14950) felületről. Ha olyan hallgatót azonosítottunk be, aki nem tagja a gyűjtőszámlának, akkor a program figyelmezető üzenetet küld: Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 17 / 24

18 Megerősítő kérdés Ekkor a Yes gombra kattintva a hallgató bekerül a gyűjtőszámla hallgatói közé ( Hallgatói egyenleg (14750) felület), és egyúttal a tételt is hozzárendeli a rendszer Egyenleg felöltő állományok A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Egyenleg feltöltő állományok (14300) felületen láthatóak az intézményi gazdasági rendszer által készített és itt beolvasott egyenleg felöltő állományok. A menüpont alatt van lehetőségünk a gazdasági rendszer felől érkező xml állományok beolvasására. Egyenleg feltöltő állományok Egyenleg felöltő állomány beolvasása A beolvasandó állományt az Import gombra kattintva lehet beolvasni. A megjelenő Egyenleg feltöltő állomány importja ablakban tallózzuk ki a megfelelő xml állomány, majd kattintsunk a Megnyitás gombra. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 18 / 24

19 Feltöltő állomány importálása A rendszer a sikeres beolvasásról a tájékoztató üzenetet küld: Sikeres egyenleg feltöltő állomány import Beolvasás után a rendszer feldolgozza a fájlban kapott adatokat, azaz minden gyűjtőszámla típus szerinti (azaz Korrekciós egyenleg, Belső függő stb.) szumma lekérdezést elvégez, melynek eredményét a megfelelő mezőbe (pl. Belső függő ) beírja. Minden egyenleg feltöltő állomány sorhoz létrejön egy tranzakció (csak egy!). Beolvasáskor, ha az adott sor hallgatóhoz rendelődik, akkor a tranzakció státusza Rendezett -re változik. Azonban, ha az adott sor nem rendelődik hallgatóhoz, és nem találunk hozzá megfelelő tranzakciót sem, akkor a létrejövő tétel gyűjtőszámlás státusza Korrekciós_egyenleg lesz Egyenleg feltöltő állomány sorai A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Egyenleg feltöltő állományok (14300) / Egyenleg feltöltő állomány sorai (14350) felületen láthatóak egy adott xml feltöltő állomány sorai. Itt részletes adatokat kapunk a kiválasztott állomány tartalmáról, a benne szereplő tranzakciókról. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 19 / 24

20 Megjelenik a tranzakcióhoz tartozó forrás számlaszám, a befizetett összeg, a hallgató neve és Neptun kódja stb., illetve láthatóak a célállomáshoz tartozó információk is, mint például a Főkönyvi szám, Téma szám. Feltöltő állomány sorai 2.5. Utalási állományok A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Utalási állományok (14600) felületen a rendszer kilistázza a Neptun.Net-ben keletkeztetett utalási állományokat. Az ismételt előállítás lehetőségét azért biztosítja a rendszer, mert előfordulhat, hogy a felhasználó által előállított fájl valamilyen okból eltűnik (valaki letörli, a lemez meghibásodik stb). A felületen található mezők: File név Az utalási állomány neve, amely a feladási állomány készítésének dátumával egyezik meg Importálás dátuma Az utalási állomány létrehozási dátuma Előállító Az utalási állományt előállító személy neve Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 20 / 24

21 Utalási állományok Utalási állomány ismételt előállítása A felületen lehetőség van az utalási állomány ismételt előállítására. Az utalási állomány ismételt létrehozásához kattintsunk az Ismételt előállítás gombra, a megjelenő Utalási állomány mentése ablakban adjuk meg a célkönyvtárat és kattintsunk az Megnyitás gombra Utalási állomány sorai A Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Utalási állományok (14600) Utalási állomány sorai (14700) felületre lépve megtekinthetjük az utalási állomány sorait és a sorokkal kapcsolatos részletes adatokat. Ezekben a sorokban jelennek meg az utalási tételek, melyeket az intézményi gazdasági rendszer be tud olvasni. A felületen nincs szerkesztési, felviteli, illetve törlési lehetőség, csak a tranzakciók megtekintése engedélyezett. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 21 / 24

22 Utalási állomány sorai 3. Fontos tudnivalók hallgatói virtuális gyűjtőszámlás befizetésekkel kapcsolatban Pénzügyi művelet csak kiírt tételhez kapcsolódhat, kivétel a visszautalás, illetve visszafordítás. Egy hallgatóhoz több bankszámlaszám tartozhat. A kiírások pénzügyi kódhoz kapcsolódnak. A kiírásokat TO ügyintézők, arra jogosult adminisztrátorok végzik. Ehhez szükséges, hogy a rendszerben a pénzügyi kódok érvényesek legyenek, legyen pénzügyi azonosítójuk is, szervezeti egységhez, ha kell képzéshez legyen kapcsolható. KED, IV esetén a díj típusok neve, és összege is meg legyen adva a rendszerben. Tandíj típusú tételeket csak a TO ügyintéző írhat ki. Bizonyos szolgáltatásokat (kollégiumi stb.) csak adminisztrátor írhat ki a rendszerben. Hallgató is kezdeményezhet tétel kiírást a Hallgatói Webes modulban (Pl.: KED különeljárási díj, IV ismételt vizsgadíj, DIÁK diákigazolvány díj stb.). A hallgató által kiírandó tételeket a kliensben engedélyezi a megfelelő rendszergazda (Pénzügyi kódoknál pipa betételével.) Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 22 / 24

23 4. Virtuális gyűjtőszámlás folyamatleírás 1. Teszt András hallgató X összeget, pl forintot utal az intézményi MÁK (Magyar Államkincstár) számlaszámra, melyet az intézmény gazdasági rendszere fogad. Ez a virtuális gyűjtőszámlára befizetés. Fontos, hogy az utaláskor a Közlemény rovatban szerepeljen a hallgató azonosítója, azaz Neptun kódja egy NK (Neptun kód rövidítve) előtaggal, azaz ilyen formában: NK-ABC Teszt András ekkor a befizetését még nem látja a Hallgatói Web-es Pénzügyek / Egyenleg, visszautalás felületen, így az egyenlege még az imént befizetett összeg nélkül pl Ft. 3. Az intézmény kincstári számlájára érkező összeget az intézmény gazdasági rendszere tartja nyilván. A hallgatói egyenleg feltöltéseket a gazdasági rendszer átadja a Neptunnak. A virtuális gyűjtőszámla pénzforgalmáról, azaz az elmúlt időszakban történt kiés befizetésekről a gazdasági rendszer értesül. A gazdasági rendszer érkezett Teszt András 1000 forintos befizetését átadja a Neptun-nak. 4. Ezután a Neptun.Net felhasználó a gazdasági rendszer felől érkező elektronikus egyenleg feltöltő xml állományt beimportálja a programban, vagyis beolvassa azt a Neptun.Net programba a Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Egyenleg feltöltő állományok (14300) felületen az Import gomb segítségével. 5. Ha a hallgatót be tudja azonosítani a rendszer a Közlemény rovatba beírt azonosító alapján, akkor a hallgató egyenlege a beutalt összeggel nő. Tehát ha Teszt András belép a Hallgatói Web-es felületre, akkor a Pénzügyek / Egyenleg, visszautalás felületen az egyenlege a befizetett 1000 forinttal nőtt, azaz jelen példánkban 6000 Ft. 6. Ha a program nem tudja beazonosítani a befizetőt, akár azért, mert nem jelenik meg a Közlemény rovatban a hallgató azonosítója, akár más okból kifolyólag, akkor a beazonosítatlan tételek a korrekciós egyenlegre kerülnek. Az összes feltöltő fájlhoz tartozó befizetés megjelenik a Egyenleg felöltő állomány sorai (14350) felületen, azok is, melyeket nem sikerült a programnak azonosítania. 7. A beazonosítatlan tételeket a Korrekciós egyenleg tételei (14950) felületen a Hallgatóhoz rendelés gombbal lehetséges hallgatóhoz rendelni. 8. A hallgató a virtuális gyűjtőszámlás egyenlegéről teljesít kiírásokat. Vagyis, ha pl. Teszt András szeretne befizetni egy 2000 Ft-os IV díjat, akkor rálép a Hallgatói Weben a Pénzügyek / Befizetés felületre, kiválasztja a befizetendő kiírást, kitölti a befizető adatait, majd rákattint a Befizetés gombra. Ekkor a tétel Bővebb -jét megtekintve, a kiírt tétel státusza Teljesített marad. Az egyenlege a felületen automatikusan csökken a befizetett összeggel. Tehát ha megnézi a Pénzügyek / Egyenleg, visszautalás felületen, akkor az egyenlege jelenleg 4000 Ft. 9. A Neptun.Net ezekből a befizetésekből utalási állományt készít. Az utalási állomány létrehozása a következőképpen lehetséges: a. Válassza ki a Pénzügyek (78600) alatt a Virtuális Gyűjtőszámla (14150) menüpontot. b. Nyissa le és válassza az Belső függő tételek (14900) menüpontot. Itt megjelenik Teszt András által befizetett 2000 Ft-os IV-díj tétel is. Tehát a felületen a Belső függőn lévő tételek listája és adatai láthatóak. c. Ezután kattintson az Feladás gazdasági rendszernek gombra. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. d. Kattintson az OK gombra. e. Az utalási állomány ezzel létrejött. Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 23 / 24

24 10. (Utalási állomány ismételt előállítása: a. Előfordulhat, hogy az előállított utalási állomány megsérül, vagy elveszik (pl. tönkremegy a floppy, megsérül a fájl). Ilyenkor fontos lehet, hogy az utalási állományt újból elő lehessen állítani. b. Lépjen az Utalási állományok (14600) menüpontra. c. Keresse ki azt az utalási állományt, amit újból elő szeretne állítani d. Kattintson az Ismételt előállítás gombra. e. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. f. Kattintson az Megnyitás gombra. g. Az utalási állomány ezzel létrejött.) 11. Az intézmény gazdasági rendszere fogadja az állományokat. 12. Majd újabb egyenleg feltöltő állományban jönnek a következő befizetések, amiket a felhasználó ugyanúgy beolvas a Neptun programba, ahogy a folyamat elején ( Pénzügyek (78600) / Virtuális Gyűjtőszámla (14150) / Egyenleg feltöltő állományok (14300) felületen az Import gomb segítségével). Kiadás: Verzió: 2.0. Oldalszám: 24 / 24