GÓLYA Felhasználói dokumentáció verzió 1.0. Budapest, 2014.

Átírás

1 Felhasználói dokumentáció verzió 1.0. Budapest, 2014.

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 2 / 17

3 Tartalomjegyzék 1. Gólya Képzés megfeleltetés Képzés megfeleltetés Képzés felvétel azonosítás A kézzel történő meghirdetett képzésfajta létrehozás menete Gólya fájlok feltöltése Gólya fájlokkal történő műveletek Beolvasott gólya fájl exportálása Gólya fájllal végzett műveletek Felvételizők Hallgatók konvertálása Átkerülő kevésbé egyértelmű adatkörök (amennyiben az adatkör átemelés engedélyezett) Főbb lépések Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 3 / 17

4 1. Gólya A évi felvételi eljáráshoz képest az idei felvételi eljárás során a Neptun Egységes Tanulmányi Rendszer (továbbiakban ld. Neptun) Gólya modul használatában folyamatát tekintve jelentős változás nem történt. Továbbra is a gólya import alapját képező gólya neptunos képzés/ szak/ mintatanterv összerendelést kell elvégezni első körben, majd ezt követően a felvételi eljárás eredményét tartalmazó fájlt beolvasni és az ellenőrzést követően a felvett hallgatókat konvertálni. Ahogy korábban jeleztük a képzés összerendeléseket nem kell a felvételi eljárás során újra elkészíteni, hisz a program megjegyzi a beállításokat és azokat csak ellenőrizni, aktualizálni kell. 2. Képzés megfeleltetés Képzés megfeleltetés A képzés és a hozzátartozó szak /mintatanterv összerendeléseket az Adminisztráció/ Gólya/ Meghirdetett képzésfajták (70650) menüponton lehet elvégezni. Meghirdetett képzésfajta A meghirdetett képzésfajták a neptunos képzés FIR képzési elem összerendelések alapján jönnek létre. Ezen összerendelés betöltésére szolgál a felülten az Automatikus generálás gomb. Az összerendelés eredményéről visszajelző üzenetben tájékoztat a program. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 4 / 17

5 Automatikus generálás Abban az esetben, ha a Neptunban több képzéshez is ugyanaz a fires képzési elem tartozik, akkor a program a meghirdetett képzéshez tartozó képzési elemek és a Neptunban összerendelt fires képzési elemek számossága alapján az időben legutolsó elemnél végzi el az összerendelést. A képernyő felső részében található összefoglaló sorokban a gólya által ismert meghirdetett képzések és képzésfajták (felvett szak) láthatók. A képernyő alsó részében az adott meghirdetett képzésfajta kötelező alapadatai, illetve az összerendelés során létrejött neptunos képzés/szak/(adott esetben) szakirány/virtuális szak mintatanterv kapcsolat. Abban az esetben, ha egy adott meghirdetett képzésfajta az automatikus generálás hatására nem jön létre, mert például hiányzik az összerendelés a Képzések menüpont FIR képzés összerendelés tabfülön, akkor a Hozzáad gomb segítségével kézzel is létrehozható a meghirdetett képzésfajta. Képzés felvétel azonosítás A hallgatóhoz felvételre kerülő képzés azonosításra létrejött egy új rendszerparaméter GOLYAFELVETTKEPZESAZONOSITAS néven. A paraméternek két állása van 0 és Azonosítás FelvettKépzés1 és FelvettKépzés2 blokk alapján. 1 - Azonosítás FelvettKépzés3 blokk alapján. A paraméter alapértelmezetten 0 állással kerül kihelyezésre. A paraméter nem karosítható. A paraméter bevezetésére azért volt szükség, mert a 2014A eljárás során létrejött egy új, felvett képzés 3 adatblokk, mely egyedi azonosítóval tartalmazza majd az összes felvehető képzést, azonban ha ezen adatkör alapján történik meg a Neptun rendszerben a felvett képzés azonosítása, akkor kérjük, figyeljenek arra, hogy Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 5 / 17

6 az új azonosítójú elemeket szintén össze kell rendelni a meghirdetett képzésfajták menüponton. A felvett képzés 1 és 2 adatblokkra építve a korábbi összerendeléseket nem kell elvégezni, hanem az eseteleges változásokat kell átvezetni. A felvett képzés 3 adatblokk minden felvételi eljárásban felvehető képzésről tartalmaz információt. A Felvett képzés 2 adatblokk csak abban az esetben tartalmaz felvehető képzést, ha a hallgató osztatlan tanár vagy tanár mester szakra jelentkezik és a második szakot tartalmazza. A felvett képzés 1 adatblokk is minden esetben tartalmazza a felvehető képzéseket, illetve osztatlan tanár vagy tanár mester képzés esetén az első szak információkat. A HÖSZ számítás a felvett képzés 3 adatblokk adatai alapján fog történni előre menetben, ezért abban az esetben is a felvett képzés 3 adatblokkból vesszük a meghirdethetőképzésid-t, ha a paraméter 0 állású és ezt az információt tesszük le plusz információként a hallgató képzés adatához és adjuk fel a FIR adatszolgáltatás során. A kézzel történő meghirdetett képzésfajta létrehozás menete Hozzáad gomb, Meghirdethető képzésfajta mező melletti három pontos kis négyzetre kattintás ( ), majd a feljövő ablakban a képzés kiválasztása, ezt követően a Nyelv, Képzésiszint, Tagozat mező kitöltése, Mentés gomb. Kérjük, hogy a képzésfajta alapadatin a Szerkeszt gomb megnyomásával ne módosítsanak. A Szerkeszt gomb a képzés/szak/szakirány (továbbiakban ld. modul) és mintatanterv adatok összerendelésének javítására szolgál. A hiányzó meghirdetett képzésfajták létrehozásának harmadik lehetősége az import funkció. A meghirdetett képzésfajta és neptunos modul/ mintatanterv összerendelésére excel és xml import segítségével is lehetőség nyílik. XML import fájl készítés esetén felhívnánk a figyelmet arra, hogy a Modul adatkörben annyiszor kell létrehozni az entitást, ahány neptunos modult kívánunk hozzárendelni. A felületen található Töröl gombot addig használhatjuk, ameddig a hallgatók konvertálása nem történik meg és olyan esetben javasoljuk a használatát, ha tesztelési célzattal szeretnénk a meghirdetett képzésfajta neptunos modul összerendelést újra és újra generálni. A meghirdetett képzésfajta neptunos modul / mintatanterv összerendelésre az Adminisztráció / Gólya/ Meghirdetett képzésfajták (70650) menüponton a Modulok és a Mintatantervek tabfülön van lehetőség. A modulok tabfülön minden olyan modulnak hozzárendelésre kell kerülnie, amelyet a felvétel során hallgatóhoz kívánunk rendelni. Mintatanterv automatikus hozzárendelésénél a program továbbra is csak azokat a mintatanterveket rendeli hozzá, amely mintatantervek érvényesség kezdő és vég dátuma közé esik a gólya import időpontja, azonban ha egy adott szaknál több mintatanterv is érvényes, akkor mindegyiket hozzárendeli a program. Továbbá a Mintatantervek tabfülön, ha a modul már hozzárendelésre került, akkor csak olyan mintatanterv(ek) jön(nek) fel a hozzárendelő ablakban, amelyik mintatanterv az adott modulhoz tartozik. A korábbi működésnek megfelelően az összerendelésnél megadható, hogy milyen szervezeti egység, telephely és ügyintéző kerüljön beállításra a hallgató képzésénél a konverzió során. Abban az esetben, ha az összerendelésnél nem adunk meg külön szervezeti egységet, akkor a képzés szervezeti egysége kerül a hallgató képzés szervezeti egység mezőjébe. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 6 / 17

7 A felületre minden olyan képzésfajta bekerül az automatikus generálás során, amely a neptunos képzés FIR képzési elem alapján megfeleltetheő és a rendszerben van, ezért javasoljuk, hogy a Szűrés funkcióval csak azok a képzésfajták kerüljenek megjelenítésre, amelyre a felvételi eljárás során hallgató kerül felvételre. (pl. képzési szint) A meghirdetett képzésfajták összefoglaló sorokban javasoljuk használni a Képzések száma, Szakok száma, Virtuális szakok száma, Szakirányok száma, Mintatantervek száma statisztikai mezőket, mert így rögtön ellenőrizhető, hogy adott elemből történt-e összerendelés, illetve mennyi az összerendelt elem számossága. A felületre oszlopszerkesztéssel tehetőek ki a mezők. Azoknál a képzésfajtáknál, ahol a képzések száma nem 1 és/ vagy a többi mező értéke nulla pirosan jelenik meg az adott sor, hogy ezzel is figyelemfelkeltőbb legyen az összerendelés eredménye. A képzés összerendelések elvégzése időben készülhet korábban, mint hogy a végleges felvételi adatok megszületnek. Az ellenőrzést segítheti a Modulok tabfülön a képzéselemek mező, mely azokat a fires képzési elemeket tartalmazza (abban az esetben, ha több van, akkor vesszővel elválasztva), amelyek a neptunos modulokhoz hozzárendelésre került. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 7 / 17

8 3. Gólya fájlok feltöltése A jelenlegi felvételi eljárás során kapott gólya fájlok már csak az adott intézményben felvételt nyert hallgatók adatait tartalmazza. A ponthúzást követően a kapott fájlt (xml-t) az Adminisztráció/ Gólya/ Gólya fájlok (3050) menüponton tölthetjük fel az Új fájl feltöltése gomb segítségével. A sikeres feltöltésről visszajelző üzenetben tájékoztat a rendszer azzal a kiegészítő információval, hogy az adott fájl mennyi hallgatói rekordot tartalmaz. Gólya fájlok feltöltése Tudomásunk szerint a gólya fájlokat karonként kapják az intézmények (amennyiben van kari struktúra), ezért a feltöltést annyiszor kell el végezni, ahány fájlt kapott az intézmény. Viszont ennek előnye, hogy a felvett hallgatók konvertálásra egymástól függetlenül, karonként is megtörténhet. A fájl azonosító adatait javasoljuk oszlopszerkesztéssel megjeleníteni (pl. a fájl nevét, fájl dátumát, szervezet kódját, nevét, a fájlban szereplő hallgatói létszámot és a létrehozás idejét). A gólya fájl csak addig törölhető, ameddig a fájlban szereplő hallgatók konvertálásra nem kerülnek. A következő lépés a fájl feldolgozása, melyet a Fájl feldolgozása gomb segítségével tehetünk meg. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 8 / 17

9 Fájl feldolgozása A fájl feldolgozását követően kerülnek be a felvett hallgatók adatai a Felvételizők (3250) menüpontra. 3.1 Gólya fájlokkal történő műveletek Beolvasott gólya fájl exportálása Lehetőség van a rendszerben a beolvasott gólya fájlok megtekintésére, exportjára. Ezt olyan formában tehetjük meg, hogy a Gólya fájlok (3050) menüponton az adott fájl soron állva duplán kattintunk. A felhasználói gépre telepített xml szerkesztő program megnyitja a fájl tartalmát és ezt követően már a szerkesztő programból lehet elvégezni a mentést. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 9 / 17

10 Gólya fájl megtekintése Gólya fájllal végzett műveletek Gólya fájlok (3050) menüponton létrejött egy új, Elvégzett műveletek tabulátor fül, melyen a fájl feltöltését követően minden a fájllal történő művelet eredménye megtekinthető, illetve a műveletek befejezését követő üzenetek is megnézhetőek. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 10 / 17

11 Elvégzett műveletek (szövegbuborék) Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 11 / 17

12 Elvégzett műveletek (üzenet ablak) 4. Felvételizők A felvettekhez tartozó adatkörök az adott tabfüleken lépkedve érhetőek el és az összefoglaló soron oszlopszerkesztéssel a hallgató képzéséhez tartozó információk kihelyezhetőek a felültre. Egy mezőre különösen felhívnánk a figyelmet ez a Gólyahallgató egyezés típus mező, mely tartalmazza azt az indokot, amely alapján a rendszer már létező hallgatóként ismeri fel a felvett hallgatót. Az import során a program sorban megvizsgálja az oktatási azonosítót, adóazonosító jelet, TAJ számot és a természetes azonosítókat. Ha ezek közül egyikkel sem talál egyezést, akkor létrehozza a hallgatót új egyénként. Amennyiben bármelyik lépésben megtalálja a rendszer a hallgatót, akkor a további adatok ahhoz az egyénhez kerülnek hozzárendelésre. Létező hallgató esetén a visszajelző üzenetben az az információ látszik, amely alapján a program megtalálta az egyezőséget. Abban az esetben, ha már meglévő hallgatóval kívánjuk azonosítani a felvett hallgatót, de rendszer nem ismerte fel automatikusan, akkor a Hallgató választása gombbal tudjuk kiválasztani a megfeleltetett hallgatót. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 12 / 17

13 A hallgatóval kapcsolatban az alábbi adatkörök láthatóak a különböző tabfüleken: Személyes adatok, Képzésadatok, Értesítési adatok, Címek, Okmányok, Végzettség, Nyelvvizsga, Előnyben részesítés, Összesített pontszám, Pontszám, Többlet pontszám, Érettségi eredmény, Középiskolai eredmény, Intézményi vizsga, Igazolások, XML A különböző adatkörök közül elsők között a Végzettség tabfülre hívnánk fel a figyelmet. A korábbi működéstől eltérően a középiskolai és a felsőoktatási intézményben szerzett végzettségek egyaránt ezen a tabfülön jelennek meg. Középiskolai előképzettség esetén az intézmény név/kód, tagozat és végdátum mező kerül töltésre a kapott információk alapján. Mivel sajnos az előképzettség és végzettség adatok szervezeti egysége (melyik intézményben szerezte) sok esetben nem azonosítható az intézmények Külső szervezeti egységek menüponton (vagy Befizető szervezetek menü) található szervezeteivel, ezért a felületen lehetőség van a végzettség sor szervezeti egység párosítására. Erre szolgál a Külső szerv. egység mező melletti hozzárendelési lehetőség. ( ) Szintén változás a korábbiakhoz képest, hogy a végzettség adatok köztes gólya táblába való beolvasásakor figyelembe vesszük GOLYA_VEGZETTSEGIDEJE_HONAP_NAP paraméter értékét és így kerül be az adat a végdátum mezőbe középiskolai végzettség esetén. A fájl feldolgozása során már vizsgálatra kerül a szervezet külső szervezeti egységgel való azonosíthatósága és azokat a végzettség sorokat, amelyeket a rendszer nem tud azonosítani, piros színnel jelöli meg. Felvételizők végzettség Mindenképpen változás, hogy az összesített pontszámokon kívül a részletes pontszámok, többlet pontok is megjelennek az adott felvételizőhöz kapcsolódóan. Az adatkörök adattartalmának további elemzésére kérjük, tekintsék meg a Neptun adott felületét. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 13 / 17

14 5. Hallgatók konvertálása Hallgatók konvertálására az Adminisztráció/ Gólya/ Gólya fájlok (3050) menüponton a Felvettek konvertálása gomb szolgál. A Felvettek konvertálása gomb megnyomásával az éles felvétel előtt lehetőségünk van akár egymást követően többször ellenőrizni a felveendő hallgatók bekerülő adatait. Erre szolgál a Teszt konvertálási lehetőség. Abban az esetben, ha hallgatókat szeretnénk véglegesen felvenni, akkor valamelyik Éles konvertálási lehetőséget kell választanunk. Az éles futtatás előtt azonban fontos, hogy beállításra kerüljön, hogy a hallgatói konverzió során a hallgató féléve aktuálisan jöjjön-e létre, illetve a hallgatóhoz tartozó adatkörök melyike ne konvertálódjon be a hallgatóhoz (a köztes gólya táblában ezek az adatok továbbra is megmaradnak). A félév megadása nem szükséges, mert az beolvasott fájl (xml) tartalmazza a félévet. Felvettek konvertálása A hallgatói adatkörök pontos azonosítására több adatot kijelzünk a visszajelző üzenetben. Ez nem a teljes adatkör, hanem a legfontosabb azonosító adatok. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 14 / 17

15 Teszt konvertálás eredménye 6. Átkerülő kevésbé egyértelmű adatkörök (amennyiben az adatkör átemelés engedélyezett) Értesítési adatoknál az cím hivatalos típussal jön létre a rendszerben és alapértelmezett jelölőnégyzet állása igaz lesz. A telefonszám típusa a megadott telefonszám formátum alapján vezetékes vagy mobil típusú lehet. A címeknél cím típusonként vizsgálja a rendszer az egyezőséget és amennyiben olyan cím típussal már létezik a hallgatónak címe, akkor nem kerül felvételre. Végzettség rekordok áthozatalánál középiskola esetén a szervezet azonosítás az OM kód alapján történik (mint rendelkezésre álló adat) a külső szervezeti egységgel. A hallgatók előképzettség táblába az intézmény neve, a befejezés dátuma és a bizonyítvány foka 'Középfokú oktatásban szerzett' a bizonyítvány típusa 'Érettségi bizonyítvány' lesz. Az előképzettség fajta előképzettség típussal kerül beállításra. Végzettség esetén a szervezet azonosítás teljes névegyezőség alapján történik. Átemelést követően töltődik az intézmény neve, a képzés neve, szintje, befejezés dátuma, oklevél száma (azonosító mező), támogatott (Felsőfokú végzettség állami támogatott félévei) és költségtérítéses félévek száma (Eddigi költségtérítéses félévek száma mező), a bizonyítvány típusa 'felsőfokú oktatásban szerzett' a bizonyítvány típusa 'oklevél' értéket vesz fel. Az előképzettség fajta végzettség értékkel kerül beállításra. Amennyiben a Felvételizők/ Végzettség táblában pirossal megjelölt a sor, azaz nem azonosítható a külső szervezeti egységgel és a menüponton nem történik meg a megfeleltetés, akkor a végzettség rekord intézmény nélkül kerül átemelésre. A végzettség adatok duplikáció ellenőrzése az azonosító mező alapján történik. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 15 / 17

16 Végzettségek továbbra is összerendelésre kerülnek a hallgató képzésével olyan szabály alapján, hogy a hallgató képzésének szintjét vizsgálva, ha az alapképzés, egységes, osztatlan képzés, felsőfokú szakképzés képzési szintű, akkor a középiskolai végzettség sor, mester és doktori képzés esetén a végzettség előképzettség fajtájú végzettség sor kerül összerendelésre. Szakirányú továbbképzési szint esetén nem történik hallgató képzés előképzettség sor összerendelés. Nyelvvizsga adatoknál a nyelv, a nyelv foka, típusa és bizonyítvány száma mező értékei együttesen határozzák meg az azonosság vizsgálatot, csak olyan sorok emelődnek át, amelyek e négy értéktől eltérnek. Az azonosság vizsgálat továbbá kiterjed a régi és új fok, típus megnevezések megfeleltetésére is. Az áthozandó adatok ezen kívül, amennyiben ezek nem azonosak egy meglévő rekorddal, a nyelvtudás típusa, nyelvvizsga dokumentum típusa, a nyelvvizsga helye, illetve hogy az adott nyelvvizsga szakmai és/vagy kétnyelvű-e. Nyelvvizsga azonosításnál a nyelvvizsga fok és típus mezőnél a program a kódtétel értékek láthatósága alapján vizsgál, és ez alapján tölti be az adatokat. Pl.: a típus mezőben látható a C, de nem látható a Komplex (C), akkor minden nyelvvizsga sor C típussal kerül konvertálásra. Amennyiben a nyelvvizsga helye nem azonosítható, akkor annak a mezőnek az értéke üresen marad. A jelenlegi működés miatt a GOLYA_NYELVVIZSGA_ADATOK paraméter beállítása nem kerül figyelembe vételre. Hallgató képzés létrehozásánál a korábbi eljárásokhoz képest nincs változás. A kapott pénzügyi státusz alapján beállításra kerül a pénzügyi státusz és felvételkori pénzügyi státusz mező értéke, a tanulmányi státusz Felvett értéket kap. Ezen kívül kitöltésre kerül a felvétel dátuma (konvertálás napja), a felvétel éve/féléve, a felvételi eljárással jelölőnégyzet, a beiratkozás típusa, a szöveges képzés neve mező, illetve az összesített és többlet pontszámok. A program logika alapján töltődik a lehetséges aktív szakok száma és a félévszám mező. A pontszám, az érettségi eredmény, középiskolai eredmény és intézményi vizsga adatkörök csak a köztes gólya táblákban látható, ezen adatok átemelése nem történik meg. Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 16 / 17

17 7. Főbb lépések 1) Meghirdetett képzésfajta neptunos modul összerendelés, ellenőrzés 2) Gólya xml fájl beolvasása, feldolgozása 3) Felvettek konvertálása az adatkörök és aktuális félév beállítása figyelembe vételével Kiadás: Verzió: 1.0. Oldalszám: 17 / 17