Pénzügyi műveletek Felhasználói dokumentáció verzió 2.3.

Átírás

1 Pénzügyi műveletek Felhasználói dokumentáció verzió 2.3. Budapest, 2007.

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal A teljes dokumentáció A teljes dokumentáció megváltozott megváltozott Gyűjtőszámla Kiírt tételek importálása Csekkek és számlák nyomtatása Gyűjtőszámla OEP jelentések 155. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 2 / 171

3 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Pénzügyi felületek Kollégiumok alatt Hallgatók alatt Szervezeti egységek alatt Hallgató képzései alatt Képzések alatt Pénzügyek alatt Általános fogalmak és funkciók Gyűjtőszámlás befizetés Befizetés a gyűjtőszámlára Analitikai állomány feldolgozása Jóváírások Terhelések Kézi feldolgozások Kiírt tétel teljesítése Pénzvisszautalás Utalási állomány előállítása Csekkes befizetés Csekktípusok és létrehozásuk Biankó csekkek Félbiankó csekkek Full Neptunos (Teljesen Neptunos) csekk Csekk hallgatóhoz (kiírt tételhez) rendelése Bankkártyás befizetés Pénzügyek használatához szükséges paraméterek beállítása Főkönyvi számok és témaszámok Főkönyvi számok felvitele és karbantartása Témaszámok felvitele és karbantartása Jogcímek és pénzügyi kódok A pénzügyi kódképzés négy lehetséges esete Kifizetési jogcímek felvitele és karbantartása Kifizetési jogcímhez szervezet, képzés és képzés helyének rendelése Kifizetési időpontok megadása Pénzügyi kódképzés kari felületen Kifizetési időpontok megadása kari felületen Befizetési jogcímek felvitele és karbantartása Befizetési jogcímhez szervezet, képzés és képzés helyének rendelése Számlatömbök karbantartása Pénzügyi díjak Kiírt tételekkel kapcsolatos funkciók Kiírt tételek létrehozása és karbantartása Egy hallgató felől Kiírt tételhez tartozó adatok ( Részletes adatok fül) Összes pénzügyi kód funkció Kiírt tételhez tartozó hallgató megtekintése ( Hallgató fül) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 3 / 171

4 Tételek megbontása, összevonása Csoportosan szervezeti egység felől Kiírt tételhez tartozó adatok ( Részletes adatok fül) Összes pénzügyi kód funkció Kiírt tételhez hallgatók rendelése ( Hallgatók fül) Csoportosan képzések felől Kiírt tételhez tartozó adatok ( Részletes adatok fül) Összes pénzügyi kód funkció Kiírt tételhez hallgatók rendelése ( Hallgatók fül) Kollégiumhoz tartozó kiírt tételek létrehozása és karbantartása Kiírt tételek importálása Befizetők karbantartása Befizető magánszemélyek felvitele és karbantartása Befizető szervezetek felvitele és karbantartása Adott hallgatóhoz befizető rendelése Kiírt tételhez befizető rendelése Kiírt tételek tételcsoportba rendezése, tételcsoportok karbantartása Kiírt tételek törlése tételcsoport alól, illetve hozzárendelése tételcsoporthoz Elvégzett műveletek megtekintése Adott kiíráshoz tartozó tranzakciók megtekintése Hallgatóhoz tartozó valamennyi tranzakció megtekintése Kifizetési tételekkel kapcsolatos funkciók paraméterek GIRO fájl készítéséhez Ösztöndíj listák előkészítése Ösztöndíj tételek felvitele Kari adminisztrátori felületen Képzések felől hallgatónként, csoportonként ösztöndíjfelvitel Hozzáad gombbal Egy hallgató felől Ösztöndíj felvitele egy hallgatónak Kifizetési tételek importálása külső állományból Kifizetési tételek felvitele utáni hibák kiszűrése Kifizetendő tételek ellenőrzése Ösztöndíjak módosítása Ösztöndíj véglegesítése Kifizetési lista szűrés alapján Új kifizetési lista Szerkesztés és törlés Hibakezelés tételcsoportok alapján Kiírás törlése tételcsoportból Kiírás törlése a rendszerből és a kifizetési lista újragenerálása Aktív tétel törlése a listából és a rendszerből Feldolgozás alatt lévő tétel törlése a rendszerből A kifizetési folyamat visszavonása Hibalista és összesítések nyomtatása GIRO fájl generálás Csekkek és számlák nyomtatása Csekk nyomtatás a Kiírt tételek felületekről Csekk és számla nyomtatása a Kiírt tételhez befizető rendelése felületekről Adott hallgatónak Hallgatócsoportnak Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 4 / 171

5 9.3. Számlák nyomtatása és sztornózása Hallgató számlái Képzéshez tartozó számlák Befizetések kezelése Kézi számlarögzítés Csekkel kapcsolatos műveletek Postai fájl beolvasása Postai fájl sorai Csekkrögzítés felületei Csekkek berögzítése Csekkek lekötése kiírásról és átkötése más kiíráshoz Elérhető funkciók összegzése Csekk-kezelés Új külsős csekk felvitele Új Neptunos csekk nyomtatása Tranzakció létrehozása csekk sorszámának és az értéknapnak a visszarögzítésével Bankkártya Banki analitikai adatok megtekintése Pénzműveletek adatainak megtekintése Banki állomány beolvasása, tételfeladás a TÜSZ felé Gyűjtőszámla - Bevezetés Gyűjtőszámla Hallgatói egyenleg Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató törlése gyűjtőszámláról Visszautalás Minimálisan visszautalható összeg definiálása Egyenleg átmozgatás Adott hallgatóhoz tartozó összes tranzakció megtekintése Másik hallgatóhoz rendelés Tranzakció áthelyezése korrekciós egyenlegre Tranzakció áthelyezése terhelésekre Belső függő tételei Utalási állomány készítése Utalási állomány előállításához szükséges rendszerparaméter beállítása Tétel(ek) megjelölése (nem) feladhatóra Visszavonás Külső függő tételei Érvénytelenítés Érvénytelenítéshez szükséges rendszerparaméter beállítása Korrekciós egyenleg tételei Hallgatóhoz rendelés Visszafordítás Beazonosítatlan tétel áthelyezése terhelésre/ jóváírásra Terhelések/ Jóváírások Áthelyezés korrekciós egyenlegre Banki file Banki fájl beolvasása Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 5 / 171

6 Banki fájl formátumának beállítása Feladási állomány készítése Feladási állomány készítéséhez szükséges paraméter beállítása Banki file sorai Banki sor hallgató összekapcsolás Utalási állományok Utalási állomány ismételt előállítása Utalási állomány sorai Banki fájl összegzés Banki fájl beolvasása Banki sor hallgató összekapcsolása Gyűjtőszámlás utalási állomány összegzés Előfeltételek Utalási állomány létrehozása Utalási állomány ismételt előállítása Feladási állományok előállítása - összegzés Fontos tudnivalók hallgatói gyűjtőszámlás befizetésekkel kapcsolatban Megosztások (ha a hallgató nem a teljes összeget fizeti) Gyűjtőszámlás folyamatleírás Gyűjtőszámla egyenleg változásainak szemléltetése Házipénztár Házipénztáras teljesítés rögzítése Feladások a gazdasági rendszerek felé Számlafeladás Feladások Feladott számlák Feladott pénzműveletek megtekintése Feladott csekkek Adóigazolás adatainak módosítása és törlése Nincs hivatkozás Van hivatkozás Módosítás Adóigazolás Tandíjigazolás (K65 / K65A) vizsgálatának folyamata K65, K65A - tandíj, felnőtt képzés Adóigazolás (K30) vizsgálatának folyamata Hallgatói adóigazolások generálása járulékösszesítés Járulék import Járulékok járulékösszesítés Neptun.NET export állomány állományok listája Hibajavító állomány készítése Javító állomány készítése OEP jelentések OEP jelentések formai követelményei Az OEP jelentéshez szükséges adatok Intézménynél kitöltendő adatok Hallgatóknál kitöltendő adatok Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 6 / 171

7 Magyar hallgatók esetén Külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén EU-s külföldi állampolgársággal rendelkező hallgatók esetén Hallgatók OEP jelentéssel kapcsolatos adatai OEP jelentésre jogosultak EU-s országok Pénzügyi státuszok meghatározása OEP pénzügyi státuszok paraméter Tételek leválogatása Leválogatott tételek ellenőrzése Törlés a listából File generálás OEP jelentésből kimaradt felhasználók listája Elkészült OEP jelentések Példák Gyűjtőszámlás befizetés Hallgató tételkiírása Hallgató által kiírt tételek ellenőrzése Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 7 / 171

8 1. Bevezetés Tisztelt Felhasználó! Jelen dokumentum célja a Neptun.Net rendszer pénzügyi folyamatkezelésének ismertetése. A rendszer lehetővé teszi az intézményekben felmerülő hallgatói-pénzügyi folyamatok egyszerű kezelését és nyomon követését. A pénzügyi alrendszer import és export funkciói segítségével biztosítja a kapcsolatot a gazdasági rendszerekkel. 2. Pénzügyi felületek A következő lista tartalmazza a Neptun.Net rendszerben megtalálható pénzügyekkel kapcsolatos menüpontok elnevezését és sorszámát: 2.1. Kollégiumok alatt Kollégiumok (1800 ) Pénzügy ( ) Csekkrögzítés ( ) Kiírt tételek ( ) Tételcsoportok (13150 ) Kiirt tételek (13300 ) 2.2. Hallgatók alatt Hallgatók (5400 ) Hallgató pénzügyei (12000 ) Befizető magánszemélyek (12200 ) Kiírt tételek (12400 ) Elvégzett műveletek ( ) Adóigazolások kezelése (9650 ) Adóigazolások tételei (9200 ) Hallgató adóigazolásai (9250 ) Adóigazolások APEH-nek (9300 ) Kiírt tételhez befizető rendelése (12450 ) Elvégzett műveletek (12500 ) Kifizetett ösztöndíjak (1700 ) Pénzvisszautalás (12600 ) Tételek megbontása, összevonása (12700 ) Csekkrögzítés ( ) Kifizetési tételek ( ) Megosztási szabályok ( ) Hallgató számlái ( ) Kézi számlarögzítés ( ) Házipénztár ( ) Átkönyvelés ( ) Sztornó, jóváírás (1100 ) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 8 / 171

9 2.3. Szervezeti egységek alatt Szervezeti egységek (28000 ) Pénzügy ( ) Jogcímhez rendelés ( ) Csekkrögzítés ( ) Kiírt tételek ( ) Kifizetési tételek ( ) Kiírt tételhez befizető rendelése ( ) Tételcsoportok (5500 ) Kiírt tételek (5550 ) Sztornó, jóváírás (1150 ) Kifizetési lista szűrés alapján (6150 ) Kifizetési lista szűrés alapján tételek (6250 ) 2.4. Hallgató képzései alatt Szervezeti egységek (28000 ) Képzések ( ) Hallgatók ( ) Hallgató pénzügyei a képzésen ( ) Pénzvisszautalás ( ) Megosztási szabályok ( ) Képzések ( ) Hallgatók ( ) Hallgató pénzügyei a képzésen ( ) Pénzvisszautalás ( ) Megosztási szabályok ( ) 2.5. Képzések alatt Szervezeti egységek (28000 ) Képzések ( ) Pénzügy ( ) Kiírt tételek ( ) Kifizetési tételek ( ) Csekkrögzítés ( ) Képzéshez tartozó számlák ( ) Jogcímhez rendelés ( ) Sztornó, jóváírás (1250 ) Képzések ( ) Pénzügy ( ) Kiírt tételek ( ) Kifizetési tételek ( ) Csekkrögzítés ( ) Képzéshez tartozó számlák ( ) Jogcímhez rendelés ( ) Sztornó, jóváírás (1300 ) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 9 / 171

10 2.6. Pénzügyek alatt Pénzügyek (78600 ) Számlatömbök (9700 ) Postai file (78800 ) Postai file sorai (900 ) Bankkártya (78900 ) Banki analitika (79000 ) Kapcsolódó pénzműveletek (79100 ) Bankkártyás analitika ( ) Gyüjtőszámla (79200 ) Pénzvisszautalás (82400 ) Banki file ( ) Banki file sorai ( ) Banki sor hallgató összekapcsolás ( ) Gyűjtőszámla hallgatói ( ) Hallgatói befizetések ( ) Terhelések ( ) Utalási állományok ( ) Utalási állomány sorai ( ) Visszaigazolatlan utalások (2300 ) Utalásra váró műveletek ( ) Hallgatói egyenleg (12550 ) Hallgatói egyenleg tételei (13050 ) Belső függő tételei (12650 ) Külső függő tételei (12750 ) Korrekciós egyenleg tételei (12850 ) Terhelések/Jóváírások (12950 ) Csekk-kezelés (79800 ) Tételcsoportok (80000 ) Kiírt tételek (80100 ) Kiírt tételhez befizető rendelése ( ) Befizetési jogcímek (80800 ) Befizetési pénzügyi kódok (80900 ) Pénzügyi díjak (81300 ) Főkönyvi számok (81000 ) Témaszámok (81200 ) Számlák (11100 ) Számlafeladás (82000 ) Feladások (82200 ) Feladott számlák (82300 ) Feladott pénzműveletek ( ) Sztorno, jóváírás (82600 ) Kézi számlarögzítés ( ) Házipénztár ( ) Kifizetési jogcímek ( ) Kifizetési pénzügyi kódok ( ) Átkönyvelés ( ) Befizető szervezetek (12300 ) Teljesítetlen kiszámlázott tételek (5900 ) Kifizetési lista szűrés alapján (5950 ) Kifizetési lista szurés alapján tételek (6050 ) Adóigazolások kezelése (9350 ) Adóigazolások tételei (9450 ) Adóigazolások hallgatóknak (9500 ) Adóigazolások APEH-nek (9550 ) 0608 járulékösszesítés (11200 ) Járulék import (11350 ) 0608 járulékok (11250 ) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 10 / 171

11 0608 járulékösszesítés (11300 ) 0608 állományok listája (11400 ) OEP jelentések (13350 ) OEP jenetésre jogosultak (13550 ) Jelentésből kimaradtak listája (13600 ) Elkészült OEP jelentések (13650 ) 3. Általános fogalmak és funkciók 3.1. Gyűjtőszámlás befizetés Gyűjtőszámlás befizetés esetén az intézménynek van egy bankszámlája, ahova a hallgatók beutalják a pénzüket. A NEPTUN rendszer a gyűjtőszámla vezető banktól kapott információk alapján pontos információval rendelkezik arról, hogy a számlán melyik hallgatónak mekkora az egyenlege. Amikor a hallgató egy kiírást teljesít, akkor a hallgató egyenlege csökken, majd az összeg belekerül egy olyan állományba, ahol a NEPTUN meghatározza, hogy mennyi pénzt utaljanak át az egyetem kincstári számlájára. A bank végrehajtja az átutalást, és visszajelzést küld a NEPTUN-nak a megtörtént pénzmozgásokról. Az alábbiakban kerülnek részletezésre a különböző folyamatok Befizetés a gyűjtőszámlára A gyűjtőszámla egy rendes számlaszám, így a szokásos módon lehet pénzt juttatni rá. (átutalás, pénztári befizetés, stb.) A Neptun az átutalást javasolja a befizetéshez. Azért fontos, hogy lehetőleg mindenki ezt a formát használja, mert ha tévesen kerül rá a pénz a számlára, vagy a rendszer nem ismeri fel a pénzt, akkor könnyebben meghatározható a forrás számlaszám, ahonnan a pénz érkezett és így az összeg egyszerűen visszakerülhet a tulajdonosához. A másik szintén fontos feladat az, hogy amikor valaki a gyűjtőszámlára utal pénzt, akkor ellenőrizze, hogy a közlemény rovatba mindenképpen kerüljön bele a Neptun kódja egy NK- előtaggal (pl. NK ). Amennyiben nem így teszi, úgy a NEPTUN nem tudja biztosan felismerni, hogy kihez tartozik a pénz és visszajuttatja a kiindulási számlaszámra Analitikai állomány feldolgozása A gyűjtőszámla vezető bank elektronikus formátumban információt küld a számlán történt pénzmozgásokról. Mivel több bank formátumára fel van készítve a rendszer, ezért az INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA paramétert be kell állítani az intézmény által használt formátumnak megfelelően. Pénzmozgások lehetnek a jóváírások és a terhelések. Jóváírások között szerepel, ha valaki pénzt utal a számlára. (Ez lehet akár téves utalás is). Terhelések között a Neptun-ból indított utalási kérések megtörténtére vonatkozó visszaigazolások szerepelnek. De ide kerülnek azok az információk is, ha például a bank inkasszót nyújt be a gyűjtőszámlára. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 11 / 171

12 Jóváírások Jóváírásoknál azt kell tudni, hogy az adott összeget melyik hallgató egyenlegén kell jóváírni. Az automatikus feldolgozás a közleményben levő neptun kódra keres rá. Amennyiben nem tudja meghatározni, hogy a befizetés melyik hallgató részére történt, akkor a befizetést az ismeretlen tételek közé teszi, és onnan lehet a későbbiekben ezt a befizetést hallgatóhoz rendelni vagy visszautalni a kiindulási számlaszámra. Az ismeretlen jóváírás összege a korrekciós egyenleghez hozzáadódik Terhelések Terhelések felismerése az alapján történik, hogy az adott bankszámlaszámok között az adott összegre és az adott jogcímre utalási kérés hagyta-e el a Neptun rendszert. Amennyiben igen, akkor az azonosítás sikeres. Ha nem találunk megfelelő utalási kérést, akkor az ismeretlen terhelések közé rakjuk a tételt. Az ismeretlen terhelés összege a korrekciós egyenleghez hozzáadódik Kézi feldolgozások Az ismeretlen tételeket lehet kézzel azonosítani ( Hallgatói befizetések ( ). Többféle lehetőség van a kézi feldolgozásra. Egyik ilyen lehetőség a Számlafüggő keresés, ahol azoknak a hallgatóknak a listáját hozzuk fel, akik fizettek már be a gyűjtőszámlára erről a számlaszámról pénzt. Az itt kiválasztott hallgatóhoz az ismeretlen befizetés hozzárendelődik. A Neptunkód segítség ellenőrzi, hogy a bejövő banki sorban milyen neptun kód fordul elő és azokat a hallgatókat listázza. Innen lehet kiválasztani a megfelelő hallgatót. A Saját számla segítség azt vizsgálja meg, hogy az adott bankszámlaszám, ahonnan a pénz érkezett melyik hallgatóhoz tartozik. Ez az automatizmusba is be van építve, tehát, ha a PU_SAJATSZAMLASZAM paraméter I-re van állítva, akkor ilyen esetekben az egyeztetés már a file beolvasásakor megtörténik. A terhelések egyeztetésénél a visszaigazolás nélküli utalási adatok közül lehet választani. (kiindulási-, célbank számlaszám és összeg alapján lehet keresni) Kiírt tétel teljesítése A hallgató gyűjtőszámlás teljesítés esetén kiválaszt egy kiírt tételt, majd a háttérben létrejön egy pénzművelet, ami a gyűjtőszámláról az intézmény számlaszámára utalja a kiírt tétel összegét. A tényleges utalás itt még nem történik meg, csak a hallgató egyenlege csökken illetve a gyűjtőszámla belsőfüggője nő az adott összeggel. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 12 / 171

13 Pénzvisszautalás Pénzvisszautalás során a gyűjtőszámláról lehet pénzt leutalni a hallgatókhoz rendelt pénzek közül. A hallgató csak a saját pénzből tud leutalni tetszőleges számlára, míg a megfelelő adminisztrátor bárkinek a pénzéből tud utalni. Az utalás összege minimalizálva van a MINVISSZAUTALASIOSSZEG paraméter értékében. Ennél kevesebbet csak akkor lehet visszautalni, ha a hallgató egyenlegén lévő teljes összeget visszautaljuk Utalási állomány előállítása A belső függőn lévő összeget időnkét el kell juttatni a Neptunból a megfelelő helyre. Ezért elő kell állítani egy utalási állományt, ami a pénzeket a megfelelő helyekre elutalja. Az utalási állományok formátuma bankonként különböző lehet. Az aktuális formátum beállításához az UTALASIALLOMANYFORMATUMA paramétert kell beállítani Csekkes befizetés A Neptun.Net rendszer lehetővé teszi a rendszerből nyomtatott csekkek és idegen, nem a rendszerből származó csekkek kezelését. Neptunos csekk nyomtatásakor a csekkre rákerül egy azonosító, ami alapján történik a csekk beazonosítása. A rendszer alapvetően a postai fájlban visszaigazolt csekkeket tekinti teljesített csekknek. Amennyiben az intézmény nem használja a postai fájl beolvasás funkciót, a rendszer lehetővé teszi, hogy megfelelő jogosultsággal a felhasználók a rendszerbe visszarögzítsék a csekkeket. A csekk kézi visszarögzítésekor a kiírás státusza a PU_CSEKKSTATUS rendszerparaméter beállításának megfelelően alakul. A paraméter érteke: I, N (I = az intézmények a delphis kliensben történt csekkes rögzítést a rendszer teljesítettnek veszi. N = a rendszer továbbra is a postai fájl visszaigazolását várja a teljesített státusz beállításához) Csekktípusok és létrehozásuk A csekkek lehetnek Neptunos csekkek, illetve Külső csekkek. Csekkek létrehozása a Neptun.Net programból történik a csekkekre pénzügyi azonosító generálásával és nyomtatásával. Ha azt szeretnénk, hogy elektronikus úton vissza tudjuk olvasni Postai fájl segítségével az adatokat, akkor a csekk típusa <31> <54> lehet csak. Ha nem az előzőekben megadott számok találhatók a csekken, akkor csak kézi azonosítással tudjuk a csekket rögzíteni. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 13 / 171

14 Biankó csekkek Ebben az esetben a csekkre csak az azonosító kerül rá. Tehát ha visszajön róla a postai állományban az információ, hogy megérkezett a pénz, akkor nem lehet megmondani, hogy hova kerüljön az összeg (főkönyvi szám, témaszám), illetve melyik hallgató, melyik kiírt tételt teljesítette vele. Tehát a hallgatónak valamilyen formában vagy a postai fájl megérkezése előtt, vagy utána jeleznie kell, hogy a csekkel milyen kiírást teljesített. Létrehozzuk a csekket, úgy hogy az intézményi csekkre egyedi azonosítót nyomtatunk. Biankó csekk ( Csekk-kezelés (79800) / Új csekk nyomtatása fülön lehet nyomtatni) Félbiankó csekkek Fél biankó csekkről akkor beszélünk, ha a csekkre rákerül a jogcím információ is és ez alapján, amikor a postai fájlba megjön az információ a pénz megérkezéséről, akkor meg tudjuk mondani, hogy hova kerüljön a pénz (főkönyvi szám, témaszám). Viszont továbbra sem lesz információnk arról, hogy ki a hallgató és melyik kiírt tételt teljesítette a csekkel. A Neptun.Net-ből létrehozzuk a csekket. Kötelezően kitöltjük a pénzügyi kódot és ki lehet még tölteni az összeget, de nem kötelező. (A pénzügyi kód tartalmazhatja a szervezeti egységet és a képzést is.) Minden csekk kap egy egyedi azonosítót. ( Csekk-kezelés (79800) felületen / Új csekk nyomtatása fülön lehet nyomtatni) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 14 / 171

15 Full Neptunos (Teljesen Neptunos) csekk Névre szóló csekkek esetén a postai fájl megérkezésekor azonnal tudjuk, hogy melyik hallgató fizette be a csekket, melyik kiírt tételt teljesítette a befizetéssel és hova kell érkeznie a pénznek. (főkönyvi szám, témaszám) A Neptun.Net pénzügyi kiírásból létrehozzuk a csekket. Az összes adatot átmásoljuk a kiírásból a csekkre (pénzügyi kód, összeg, név stb.) A csekk kap egy egyedi azonosítót. Teljes (Full) Neptunos csekk. (Hallgatónak konkrétan egy Kiírt tételt nyomtatunk csekkre.) Csekk hallgatóhoz (kiírt tételhez) rendelése Biankó és fél biankó csekkek esetén szükség van annak a meghatározására, hogy ki fizette be a csekket és melyik kiírt tételt teljesítette a befizetéssel. Erre két lehetőség van. A hallgató bemegy a tanulmányi osztályra, bemutatja a csekket és az ottani adminisztrátor berögzíti a csekket, a rajta található azonosító szám alapján. Másik lehetőség, hogy a hallgató belép a Neptunba és a csekkes befizetést kezdeményez és megadja az azonosítószámot Bankkártyás befizetés A bankkártyás befizetés abban különbözik a többi befizetéstől, hogy itt egy fizetéssel több tételt lehet teljesíteni. A hallgató kiválasztja milyen kiírt tételeket szeretne befizetni, majd a rendszer kiszámolja a tételek összegét, azonosítót rendel hozzá és a hallgató elé teszi az OTPs oldalt. A hallgató megadja a bankkártyája számát és elküldi a megbízást az OTP-nek. Az OTP azonnal visszaszól a megbízás sikerességéről, illetve sikertelenségéről. Majd később egy analitikai állományban elküldi a sikeres tranzakciók listáját. Az analitikai állományban érkező tranzakció már azt is tartalmazza, ha a hallgatóval a folyamat közben megszakadt a kapcsolat, de ennek ellenére a megbízás teljesült. Bankkártyás fizetés esetén az OTP jutalékot von le az átutalandó összegből. Amikor az analitikai fájl feldolgozása megtörténik, akkor a jutalék szétosztásra kerül a pénzügyi kódok között. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 15 / 171

16 4. Pénzügyek használatához szükséges paraméterek beállítása BANKKARTYA I CHAR(1) Bankkártyás fizetési mód engedélyezésének állítása CSEKK I CHAR(1) Csekkes fizetési mód engedélyezésének állítása GIROJOGCIM OSZ CHAR(3) OSZ GIROKEDVEZMENYEZOAZON Intézménykód CHAR(13) Intézmény kódja GIROKEDVEZMENYEZONEV Intézmény neve CHAR(35) Intézmény neve GIROKOZLEMENY CHAR(18) üres GIROSZAMLASZAM 1,23457E+19 CHAR(24) Kincstár számlaszáma GYUJTOSZAMLA I CHAR(1) Gyűjtőszámlás fizetési mód engedélyezésének állítása HAZIPENZTAR I CHAR(1) Házipénztáras fizetési mód engedélyezésének állítása INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA ERSTE2 CHAR(20) Az intézmény gyüjtőszámláját melyik bank kezeli. KIFIZETESIALLOMANYFORMATUMA GIRO CHAR(20) A kifizetési állomány előállításánál használt paraméter (melyik bank). KIIRASMODOSITHATO I CHAR(1) ha 1 adott kiiras mar teljesitva van akkor a modositas csak akkor lehetseges ha a parameter erteke "igaz" MINNAPOKERVENYTELENITESHEZ 30 INT Gyüjtőszámlához kell MINOSSZEG 5 INT megosztási szabályok létrehozásánál - mi az irracionális összeg és annál kevesebbet nem lehet megadni. MINVISSZAUTALASIOSSZEG 100 INT Ez az összeg alatt nem lehet visszautalni PENZUGYIKODGENERALAS 3 INT Értékek: 1 - szervezeti egység neve, képzés neve, jogcím; 2 - képzés neve, jogcím; 3 - szervezeti egység kódja, képzés kódja, jogcím. PU_ADOEV 2006 INT Az adóigazolás éve. PU_ADOEVETKOVETO_TELJESITES 0 INT Értéke: 0-30 között lehetséges. Tavalyi a kiírás, de januárban teljesült, ebben az esetben január x-ig történő teljesítés esetén (paraméter) még adóigazolás lesz róla adva. PU_ADOIGAZOLAS_EVE 2006 INT Az adóigazolás éve. PU_ADOIGAZOLAS_SZAMLAGENERALAS Értéke: I vagy N. I = adóigazolás N CHAR(1) SAL generálásakor kell számlát is generálni. N = le kell tiltani az átutalásos számlák PU_ATUTALASOSSZAMLA_KEZZEL_TELJ I CHAR(1) kézi teljesítés igazolását; I = banki dátum ESITHETOE bekérés. PU_ATUTALASOSSZAMLA_TELJESITES_ N CHAR(1) Átutalásos számla teljesítés nélkül NELKUL_FELADHATOE PU_AUTOMATIKUS_SZAMLAGENERALA S N Boolean PU_CSEKKSTATUS I CHAR(1) PU_DIAKFELDOLGOZAS_BANKKARTYA 0 INT PU_DIAKFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT feladásra kerülhet-e? I = igen; N = nem. hasznal-e az intezmeny automatikus számlagenerálást I = az intézmények a delphis kliensben történt csekkes rögzítést a rendszer teljesítettnek veszi. N = a rendszer továbbra is a postai fájl visszaigazolását várja a teljesített státusz beállításához. Feldolgozás alatti státusszal rendelkező bankkártyás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező csekkes pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Diákigazolvány díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 16 / 171

17 PU_DIAKFELDOLGOZAS_GYUJTOSZAML A 0 INT PU_GAZDASAGIRENDSZER TUSZ CHAR(10) PU_IVFELDOLGOZAS_BANKKARTYA 0 INT PU_IVFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT PU_IVFELDOLGOZAS_GYUJTOSZAMLA 0 INT PU_K65_65A I CHAR(1) PU_KEDFELDOLGOZAS_BANKKARTYA 0 INT PU_KEDFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT PU_KEDFELDOLGOZAS_GYUJTOSZAMLA 0 INT PU_KEZI_CSEKK_FELAD I BOOLEA N PU_KIIRAS_ADOIGAZOLAS_HATARIDO 0 INT PU_KOTEG_NEVE_A_TETEL_NEVE I CHAR(1) PU_PENZUGYIKODMEGNEVEZES PU_SAJATSZAMLASZAM N N BOOLEA N BOOLEA N PU_SZAMLANYOMTATAS PDF CHAR(4) Feldolgozás alatti státusszal rendelkező gyűjtőszámlás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Diákigazolvány díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Az intézmény gazdasági rendszere. Lehet: SAP, TUSZ, OA. Feldolgozás alatti státusszal rendelkezo bankkártyás pénzügyi muvelet beszámítson (1) a befizetett IV díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkezo csekkes pénzügyi muvelet beszámítson (1) a befizetett IV díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkezo gyujtoszámlás pénzügyi muvelet beszámítson (1) a befizetett IV díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Értékei: I vagy N. I = Ha a van szerződése kijelölő négyzet, illetve a képzés típus meg van adva és 2.alap vagy másoddiplomás vagy kiegészítő képzés, akkor K65-ről az áttöltésnél átállítja a sortípusát K65a-ra. Feldolgozás alatti státusszal rendelkező bankkártyás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett KED díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező csekkes pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett KED díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező gyűjtőszámlás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett KED díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Kézi csekket fel kell-e adni A teljesített tandíj befizetések adóigazolásra vonatkozó adatainak megváltoztatását lehet tiltani. 0: Nincs tiltás; 1-31: Januárban e naptól nem lehet módosítani a tárgyévnél régebbieket. Ha tétel alá több hallgatót is beteszünk, akkor a kiírt tételhez kapcsolódó köteg neve megegyezzen a kiírt tétel nevével. Utalási állomány előállításánál milyen pénzügyi kód név legyen: N = a generált név, I = a tetszőlegesen választott név. Banki állomány importjánál ha nem találjuk meg a hallgató neptunkódját, akkor bankszámlaszáma szerint azonosítjuk. Lehetséges értékei: HTML vagy PDF. Meghatározza a számla nyomtatási formátumát. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 17 / 171

18 PU_TANDIJFELDOLGOZAS_BANKKARTY A 0 INT PU_TANDIJFELDOLGOZAS_CSEKK 0 INT PU_TANDIJFELDOLGOZAS_GYUJTOSZA MLA 0 INT Feldolgozás alatti státusszal rendelkező bankkártyás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező csekkes pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Feldolgozás alatti státusszal rendelkező gyűjtőszámlás pénzügyi művelet beszámítson (1) a befizetett Tandíj díjak közé, vagy ne számítson be (0). Alapértelmezett, hogy nem számít be (0). Egyének számlaszámának csak érvényes bankszámlaszám menthető el. PUHELYESBANKSZAMLASZAM N BOOLEA N SZAMLAPELDANYSZAM 2 INT Hány példányos a számla? SZAMLATOMB 0 CHAR(2) A számlatömb egyedi sorszáma karonként UTALASIALLOMANYFORMATUMA KHB CHAR(20) Az utalási állomány előállításánál használt paraméter (melyik bank). Az utalásokat jogcím szerint összesítve UTALASOSSZESITEVE I CHAR(1) vagy tételenként készítsük el (I = összesítve, N = tételenként) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 18 / 171

19 5. Főkönyvi számok és témaszámok 5.1. Főkönyvi számok felvitele és karbantartása Főkönyvi számok karbantartására és felvitelére van lehetőségünk a Pénzügyek (78600) / Főkönyvi számok (81000) felületen. Új főkönyvi szám hozzáadásához kattintsunk a Hozzáad gombra, adjuk meg a nevét és a főkönyvi szám számát, és a mentéshez kattintsunk a Mentés gombra. A már meglévő főkönyvi számokat a Szerkeszt gomb megnyomása után lehetséges karbantartani. Az Import gombra kattintva nyílik lehetőség kötött formátumú fájlból a főkönyvi számok beolvasására. Főkönyvi szám import formátum: A.txt fájl minden sorában egy főkönyvi szám legyen. Az első 10 karakter a főkönyvi szám, utána 50 karakteren a hozzá tartozó elnevezés szereplejen. Főkönyvi számok Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 19 / 171

20 5.2. Témaszámok felvitele és karbantartása A Pénzügyek (78600) / Témaszámok (81200) felületre lépve tudjuk a rendszerbe felvitt témaszámokat megtekinteni, valamint itt lehetséges kötött formátumú fájlból beolvasni és új témaszámokat felvinni a rendszerbe. Új témaszám létrehozásához kattintsunk a Hozzáad gombra, adjuk meg az adatokat, végül kattintsunk a Mentés gombra. A már meglévő témaszámokat a Szerkeszt gomb megnyomása után lehetséges karbantartani. Az Import gombra kattintva nyílik lehetőség kötött formátumú fájlból a főkönyvi számok beolvasására. Témaszám import formátum: A.txt file minden sorában egy témaszám legyen. Az első 6 karakteren a pénzügyi kód, újabb 6 karakter az önálló egység, aztán 6 karakteren a munkahely, 6 karakter a keret típus és a végén 30 karakteren a megnevezés legyenek. Témaszámok Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 20 / 171