Gyűjtőszámla Felhasználói dokumentáció verzió 2.3.

Átírás

1 Gyűjtőszámla Felhasználói dokumentáció verzió 2.3. Budapest, 2007.

2 Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal Terhelések Befizetési tételek importálása Gyűjtőszámlás folyamatok Gyűjtőszámla egyenleg változásainak szemléltetése Folyamatábra A teljes dokumentáció megváltozott Gyűjtőszámla Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató törlése gyűjtőszámláról Másik hallgatóhoz rendelés Hallgatóhoz rendelés Visszafordítás Banki sor hallgató összekapcsolás Gyűjtőszámlás folyamatleírás Folyamatábra 38. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 2 / 40

3 Tartalomjegyzék 1. Bevezetés Gyűjtőszámla Hallgatói egyenleg Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató törlése gyűjtőszámláról Visszautalás Minimálisan visszautalható összeg definiálása Egyenleg átmozgatás Adott hallgatóhoz tartozó összes tranzakció megtekintése Másik hallgatóhoz rendelés Tranzakció áthelyezése korrekciós egyenlegre Tranzakció áthelyezése terhelésekre Belső függő tételei Utalási állomány készítése Utalási állomány előállításához szükséges rendszerparaméter beállítása Adott sor megjelölése (nem) feladhatóra Visszavonás Külső függő tételei Érvénytelenítés Érvénytelenítéshez szükséges rendszerparaméter beállítása Korrekciós egyenleg tételei Hallgatóhoz rendelés Visszafordítás Beazonosítatlan tétel áthelyezése terhelésre/ jóváírásra Terhelések/ Jóváírások Áthelyezés korrekciós egyenlegre Banki file Banki fájl beolvasása Banki fájl formátumának beállítása Feladási állomány készítése Feladási állomány készítéséhez szükséges paraméter beállítása Banki file sorai Banki sor hallgató összekapcsolás Utalási állományok Utalási állomány ismételt előállítása Utalási állomány sorai Banki fájl - összegzés Banki fájl beolvasása Banki sor hallgató összekapcsolása Gyűjtőszámlás utalási állomány összegzés Előfeltételek Utalási állomány létrehozása Utalási állomány ismételt előállítása Feladási állományok előállítása - összegzés Fontos tudnivalók hallgatói gyűjtőszámlás befizetésekkel kapcsolatban Megosztások Gyűjtőszámlás folyamatleírás Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 3 / 40

4 9. Gyűjtőszámla egyenleg változásainak szemléltetése Folyamatábra Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 4 / 40

5 1. Bevezetés A segédanyag célja a Neptun.Net rendszer gyűjtőszámlás pénzügyi folyamatkezelésének ismertetése. A gyűjtőszámla használata lehetővé teszi az intézményekben felmerülő hallgatóipénzügyi folyamatok egyszerű kezelését és nyomon követését. A gyűjtőszámlás pénzügyi modul import és export funkciói segítségével biztosítja a kapcsolatot a banki és az intézményi pénzügyi rendszerekkel. A gyűjtőszámla egy adott intézmény azon számlája, ahova a hallgatók, és csak a hallgatók, pénzt fizetnek be, hogy aztán a különféle kiírásaikat erről a számláról teljesítsék. Alapvetések: Egy intézménynek több gyűjtőszámlája is lehet. Egy hallgató több gyűjtőszámlához is tartozhat. A gyűjtőszámlás adminisztrációt 3 főbb részre lehet bontani: a banki teendők elvégzésére, a Neptun.Net rendszerbeli adatkezelésre és a hallgatók WEB felületén történő befizetések adminisztrálására. Banki részről a gyűjtőszámla egy normális folyószámla, amelynek a forgalmáról a bank rendszeres időközönként (célszerűen naponta) elektronikus formátumban értesíti a Neptun.Net üzemeltetőit. Amennyiben a bank nem tudja garantálni, hogy minden beérkező utalás egyedi azonosítóval és forrás számlaszámmal rendelkezik, akkor az esetleges hibás utalások kezelését (forrás meghatározása stb.) a számlavezető bankra kell hárítani. Ha a fenti követelmények teljesülnek, akkor a program képes az ilyen jellegű hibák automatikus javítására. A gyűjtőszámla optimális esetben kamat- és költségmentes (ebben az esetben van a legkevesebb járulékos adminisztrációs teendő, ezért mi ezt a megoldást javasoljuk). A Neptun.Net rendszerben a gyűjtőszámlákhoz a következő adatokat kell rögzíteni: A számlavezető bank neve, melyet az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges megadni az INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA paraméter beállításával. A Leírás mezőben láthatóak a bankok megfelelő rövidítései! Számlavezető bank nevének beállítása Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 5 / 40

6 Banki felhasználói szerepkör beállítása, melyet az Adminisztráció (95400) / Felhasználó szerepkörhöz rendelése (95700) menüpont alatt tesz lehetővé a program. A gyűjtőszámla száma, melyet a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) felületen a Számlaszám mező kitöltésével adhatunk meg. A program tetszés szerinti gyűjtőszámla párhuzamos használatát támogatja, azzal a megkötéssel, hogy minden hallgatónak csak egy egyenlege lehet, azaz egyszerre csak egy bankkal lehet ilyen kapcsolatban. Ennek ellenére célszerűbb csak egy gyűjtőszámlát üzemeltetni, kivéve azt az esetet, ha az intézményi adottságok ezt nem teszik lehetővé. A hallgatói utaláskor a program az utalás közleményében keresi a hallgató azonosítóját (Neptun kód). Ahhoz, hogy a program ezt meg is találja, arra van szükség, hogy ezt az utaláskor az NK- előtaggal megjelöljék (pl.: NK-ABC123). Amennyiben ez nem történik meg, akkor az azonosítót a beolvasást végző felhasználónak kell megadnia minden adathiányos tételnél. Ebben a műveletben a rendszer természetesen támogatást nyújt a befizetés különböző adatai alapján történő keresések felhasználásával. A gyűjtőszámla használat folyamatának és az ezzel kapcsolatos fogalmak áttekintő ismertetése: 1. Hallgató elballag a bankjába és megbízza azt, hogy X Ft. összeget utaljon el az intézmény gyűjtőszámlájára. A közlemény rovatba megadja a saját NEPTUN kódját: NK-XXXXXX formátumban. Az intézmény bankjától érkező banki állomány feldolgozásakor a program ez alapján tudja az érkező összeget a hallgatóhoz rendelni, vagy rendszerparaméter értékétől függően, a számlaszám alapján. Ez azt jelenti, hogy beolvasáskor a program ellenőrzi, hogy az adott számlaszámról érkezett-e utalás. a. Ha igen, a program a számlaszámhoz tartozó hallgatóhoz rendeli a sort, és a gyűjtőszámla státusza Rendezett -re vált. b. Amennyiben a NEPTUN kód alapján nem sikerül azonosítani a hallgatót, akkor a tranzakció gyűjtőszámla státusza, ha a tétel pozitív előjelű, akkor Korrekciós_egyenleg -re, amennyiben negatív előjelű, akkor Terhelés -re vált. 2. Korrekciós egyenlegre kerül továbbá minden olyan tétel, ami nem rendelhető hallgatóhoz (pl. Kamatjóváírás stb.). 3. A Korrekciós_egyenleg státuszú tételek pozitív és negatív előjelű értékűek egyaránt lehetnek. 4. Hallgató a Hallgatói Webes felületen teljesít egy kiírást a gyűjtőszámlás egyenlegéről. Ekkor a tétel gyűjtőszámla státusza Belső függő -re vált. 5. Intézményi felhasználó a Belső_függő státuszú tranzakció rekordokból utalási állományt készít az intézmény bankja által meghatározott formátumban, majd azt fel is adja. Ekkor az érintett tranzakciók gyűjtőszámla státusza Külső_függő lesz. 6. Bankból visszaérkező banki állomány alapján, a sikeresen beazonosított tranzakciók gyűjtőszámla státusza Rendezett lesz. 7. Amennyiben Korrekciós egyenlegen olyan pozitív előjelű tételt találunk, ami nem rendelhető hallgatóhoz (Pl.: Kamatjóváírás), azt kézzel áthelyezhetjük a Jóváírások közé. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 6 / 40

7 2. Gyűjtőszámla A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) menüpontra lépve kapunk tájékoztatást a rendszerben szereplő gyűjtőszámlákkal kapcsolatos adatokról. Az új Banki fájl formátum mezőben tároljuk, megjelenítjük és szerkeszthetjük, hogy az adott gyűjtőszámláról érkező banki állományokat melyik algoritmussal kell feldolgozni. A Hozzáad gombra kattintással lehetséges új gyűjtőszámlát létrehozni. Továbbá a Szerkeszt gombbal módosításokat lehet végezni. Csak a Technikai nyitóegyenleg mező értéke módosítható. A Töröl gombra kattintva pedig a fenti listában kiválasztott gyűjtőszámlát lehetséges törölni. Ez utóbbi két funkció azonban csak abban az esetben használható, ha az adott gyűjtőszámlának még semmilyen kapcsolódása sincs. Gyűjtőszámla A felületen szereplő adatok: Megnevezés a gyűjtőszámlát egyedi névvel is meg lehet jelölni Számlaszám A hallgató nem tud ugyanolyan bankszámlaszámot felvinni, amely megegyezik a gyűjtőszámla számával, és a kliensben sem lehet a gyűjtőszámlaszámmal megegyező számlaszámot felvinni a hallgatónak. Banki file formátum az INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA paraméternél beállított banknevet kell beírni. Technikai nyitóegyenleg Gyűjtőszámla indításakor a bankszámla nyitóegyenlege. Hallgatói egyenleg a hallgatók által a gyűjtőszámlára utalt tételek összessége, amelyekről még nem rendelkeztek. Belső függő az az összeg, amiről a hallgatók már rendelkeztek, de nem került még utalásra. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 7 / 40

8 Külső függő a már utalásra került összeg, de nem érkezett visszaigazolás az analitikai állományban. Korrekciós egyenleg az ismeretlen (be nem azonosított) jóváírások és terhelések összege a gyűjtőszámlán. Összes terhelés/jóváírás - amennyiben a gyűjtőszámla nem kamat- és költségmentes, akkor ezen tételek összessége. NEPTUN szerinti záró egyenleg a fenti tételek összege. NEPTUN záró + Tech. nyitó a NEPTUN szerinti záró egyenleg és a Technikai nyitóegyenleg összege. Banki záróegyenleg az utoljára feldolgozott banki állomány szerinti záróegyenleg. Eltérés a NEPTUN záró + Tech. nyitó és a Banki záróegyenleg különbsége. A felület alatt megjelenítjük ezeket az adatokat külön menüpontonként is, melyeknél különkülön látható az adott tételek szumma értéke is Hallgatói egyenleg A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Hallgatói egyenleg (12550) felületen a táblázatban hallgatói bontásban láthatóak az egyenlegek. A felületen lehetőség van a több gyűjtőszámlához tartozó hallgatók pénzátmozgatására is. Erre szükség lehet, ha a hallgató egyik képzéséről távozik és a fennmaradó egyenlegét át akarja mozgatni a másik szervezeti egység/ képzésen lévő gyűjtőszámlás egyenlegére. Fontos, hogy visszautaláskor az intézmények ragaszkodnak ahhoz, hogy a MINVISSZAUTALASIOSSZEG paraméter értékétől kisebb összeget ne utalhasson vissza a hallgató. Hallgatói egyenleg Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 8 / 40

9 Hallgató(k) hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató(k) hozzáadása a gyűjtőszámlához a Hallgatók gyűjtőszámlához rendelése gombra kattintással lehetséges. A megjelenő táblából válasszuk ki a gyűjtőszámlához rendelendő hallgatót vagy hallgatókat (a kijelölőnégyzetek segítségével vagy a Ctrl és Shift billentyűzet használatával), és kattintsunk az OK gombra. Ekkor a gyűjtőszámla hallgatói között létrejön egy új sor, melynek státusza Aktív, és az Egyenleg, valamint Nyitóegyenleg mezők értéke nulla. Hallgatók hozzáadása gyűjtőszámlához Hallgató törlése gyűjtőszámláról Hallgató törlése gyűjtőszámláról csak akkor lehetséges, ha adott hallgató egyenlege az adott gyűjtőszámlán nulla! Törléséhez a fenti listában jelöljük ki a törölni kívánt hallgatót, majd kattintsunk a Töröl gombra. (A gomb csak abban az esetben aktív, amennyiben a hallgató egyenlege nulla.) A biztonsági kérdés segítségével az esetlegesen tévesen kijelölt hallgató törlését visszavonhatjuk, ha a No gombra kattintunk. A Yes gombot megnyomva a hallgató a gyűjtőszámláról törlődik, de a törlés csak logikai, azaz a kijelölt sor nem tűnik el a listából, csupán a hallgató gyűjtőszámlán lévő státusza vált át Törölt -re. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 9 / 40

10 Hallgató törlése gyűjtőszámláról Ekkor a Töröl gomb Aktivál gombra vált. Ha a hallgatót később ismét aktiválni szeretnénk a számlán, ezt a gombot megnyomva tehetjük meg. A program hallgató aktiválásakor is megerősítést kér: Megerősítő kérdés Visszautalás A funkció segítségével visszautalhatunk pénzt a hallgató nevében a hallgató gyűjtőszámlájáról. Csak a hallgatónak utalhatjuk vissza a gyűjtőszámláján meglévő pénzt, vagy az esetleges hibás utalást is itt fordíthatjuk vissza. Visszautaláshoz kattintsunk Visszautalás gombra, és a megjelenő Érték megadása ablakban adjuk meg a visszautalandó összeget. (Az összeg mező automatikusan a paraméteresen beállított minimális visszautalási összeggel töltődik Minimálisan visszautalható összeg definiálása pont) Visszautalandó összeg megadása Ha kevesebb összeget írunk be a beállítottnál, akkor a program figyelmezető üzenetet küld. Figyelmezető üzenet

11 Az érték megadása után kattintsunk az OK gombra. Ezzel a visszautalás megtörténik. A rendszer automatikusan a hallgató alapértelmezett bankszámlaszámára utalja a megadott összeget. A hallgató természetesen mindezt megteheti a hallgatói Webes felületen is az Egyenleg, visszautalás menüpont alatt. Ekkor létrejön egy - -os előjelű tranzakció és a tétel gyűjtőszámla státusza Belső függő -re változik, tehát a tétel bekerül a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Belső függő tételei (12650) felületre. Amennyiben a hallgató a Webes felületről indított visszautalást, akkor a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Hallgatói egyenleg (12550) / Hallgatói egyenleg tételei (13050) felületen, a Fizetés típusa mezőben az alábbi szöveg lesz olvasható: Visszautalás a gyűjtőszámláról (a hallgató által kezdeményezve). Ha a hallgató egyenlege nulla, akkor a visszautalás értelemszerűen nem lehetséges. Nulla egyenleg esetén nem használható a funkció Minimálisan visszautalható összeg definiálása A visszautalandó összeg nem lehet kisebb a rendszerben beállított MINVISSZAUTALASIOSSZEG paraméter értékénél. A paraméter értékének megadása az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges. Minimális visszautalási összeg beállítása Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 11 / 40

12 Egyenleg átmozgatás Válasszuk ki azt a hallgatót, melynek egyenlegét más gyűjtőszámlára szeretnénk áttenni, majd kattintsunk az Egyenleg átmozgatás gombra. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan át szeretnénk-e mozgatni a hallgató egyenlegét. A YES gombra kattintva a feljövő táblából válasszuk ki a megfelelő gyűjtőszámlát, majd kattintsunk az OK gombra. Megerősítő kérdés Átmozgatáskor a hallgatóra lefuttatjuk az egyenlegszámító algoritmust, és ennek megfelelőn fog töltődni a Egyenleg mező értéke. Ha a hallgató egyenlege nulla, vagy tartoznak hozzá NEM Rendezett tétel, akkor természetesen az átmozgatás nem lehetséges, amelyekről a program figyelmezető üzenettel tájékoztatja a felhasználót. Figyelmeztető üzenet Adott hallgatóhoz tartozó összes tranzakció megtekintése A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Hallgatói egyenleg (12550) / Hallgatói egyenleg tételei (13050) felületen az aktuális hallgatóhoz tartozó összes tranzakciót meg lehet tekinteni, függetlenül azok gyűjtőszámla státuszától, azaz attól, hogy rendezettek-e és belső- vagy külső függőn vannak-e. Minden tranzakciónál látható a hozzá tatozó banki fájl sorának adatai is, ha a Banki állomány adatai fülre lépünk. Hallgatóhoz tartozó tranzakciók Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 12 / 40

13 Másik hallgatóhoz rendelés Egy hallgatóhoz tartozó tranzakciót lehetséges másik hallgatóhoz rendelni, ha a felületen a felső listában kijelöljük a megfelelő sort, majd a Hallgatóhoz rendelés gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk, úgy megjelenik a Hallgató választó ablak. A Hallgató mező mellett lefelé mutató nyíllal a Gyűjtőszámla hallgatói feliratra kattintva a feljövő tábla csak a gyűjtőszámla hallgatóit tartalmazza, de ha a lefelé mutató nyíl melletti három pontos gombra kattintunk ( ), akkor az összes hallgatót tartalmazó lista jelenik meg, akikhez hozzárendelhetjük a tételt. (Hiszen előfordulhat, hogy a beazonosítandó tétel egy olyan hallgatóhoz tartozik, akit még nem rendeltek a gyűjtőszámlához.) A feljövő táblából jelöljük ki azt a hallgatót, akihez a tranzakciót rendelni szeretnénk, majd kattintsunk a OK gombra. Ha megjelenő Hallgató választás ablak harmadik mezőjébe bemásoljuk a megfelelő Neptun kódot, és ha ekkor kattintunk a három pontos gombra ( ), akkor a rendszer automatikusan felismeri a hallgatót. Másik hallgatóhoz rendelés Végül a Rendben gomb megnyomásával az adott tranzakció a kiválasztott hallgatóhoz rendeljük. Ekkor a tranzakció másik hallgatóhoz rendelődik, és a tétel gyűjtőszámla státusza Rendezett lesz. Ha olyan hallgatóhoz rendeljük a tételt, aki nem tagja a gyűjtőszámlának, akkor a program figyelmezető üzenetet küld: Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 13 / 40

14 Megerősítő kérdés Ekkor a Yes gombra kattintva a hallgató bekerül a gyűjtőszámla hallgatói közé ( Hallgatói egyenleg (12550) felület), és egyúttal a tételt is hozzárendeli a rendszer Tranzakció áthelyezése korrekciós egyenlegre Egy hallgatóhoz tartozó tranzakciót át lehet helyezni a korrekciós egyenlegre. Ennek módja, hogy a felület felső részén található listában kijelöljük a megfelelő sort, majd a Áthelyezés korrekciós egyenlegre gombra kattintunk. (A korrekciós egyenlegen az ismeretlen, még be nem azonosított jóváírások és terhelések szerepelnek.) Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés A YES gombra kattintás után sikeres a művelet és az adott tétel gyűjtőszámla státusza Korrekciós egyenleg -re változik. Ezután a tétel megjelenik a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Korrekciós egyenleg tételei (12850) felületen Tranzakció áthelyezése terhelésekre Egy hallgatóhoz tartozó tranzakciót át lehet helyezni a terhelésekre. Ennek módja, hogy a felület felső részén található listában kijelöljük a megfelelő sort, majd a Áthelyezés terhelésekre gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénke hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés A YES gombra kattintás után sikeres a művelet és az adott tétel gyűjtőszámla státusza Terhelés -re változik. Ezután a tétel megjelenik a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Terhelések/Jóváírások (12950) felületen. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 14 / 40

15 2.2. Belső függő tételei A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Belső függő tételei (12650) felületen láthatóak a Belső_függő státuszú tranzakciók, vagyis azok a tételek, amiről a hallgatók már rendelkeztek, de nem került még utalásra. Tehát a menüpontra lépve tekinthetjük meg az utalásra váró pénzügyi műveletek listáját. Csak azokat, melyekről még nem hoztunk létre utalási állományt. A Korrekciós egyenleg tételei (12850) felületen visszafordított tételek adatait a Visszafordított tranzakció adatai fülön tekinthetjük meg. ( Visszafordítás pont) Belső függő tételei Utalási állomány készítése Utalási állomány létrehozásához kattintsunk az Utalási állomány készítése gombra, adjuk meg a célkönyvtárat, és végül kattintsunk az OK gombra. Fontos, hogy csak azok a tételek kerülnek bele az utalási állományba, melyeknél a Feladható jelölőnégyzet be van pipálva. Erről részletesebben az Adott sor megjelölése (nem) feladhatóra fejezetben olvashatunk. Célkönyvtár kiválasztása Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 15 / 40

16 Az utalási állomány létrehozásáról tájékoztat a program. Egy nap egy utalási állomány készíthető, ezért ha ugyanazon a napon kétszer szeretnének állományt készíteni a program szintén figyelmeztet. Tájékoztató/ figyelmezető üzenet A létrehozott utalási állományokat a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Utalási állományok (267200) menüpont alatt megtekinthetjük, sőt ott az ismételt létrehozásra is lehetőség nyílik, ha az Ismételt előállítás gombra kattintunk Utalási állomány előállításához szükséges rendszerparaméter beállítása Az utalási állomány készítése előtt szükséges beállítani az utalási állomány formátumát. Az utalási állomány formátuma az UTALASIALLOMANYFORMATUMA rendszerparaméter értékétől függ. Az UTALASOSSZESITEVE rendszerparaméter értéke határozza meg, hogy az utalási sorokat a rendszer tranzakciónként (N), vagy pénzügyi kódra összesítve (I) adja fel. A paraméter értékének megadása az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges. A Leírás mezőben láthatóak a bankok megfelelő rövidítései! Utalási állomány formátuma rendszerparaméter beállítása Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 16 / 40

17 Adott sor megjelölése (nem) feladhatóra A program lehetővé teszi, hogy a felhasználó a megfelelő tételeket nem feladhatóvá, vagy éppen feladhatóvá változtassa, attól függően, hogy szeretné-e, hogy azok szerepeljenek az utalási állományban vagy sem. Ennek módja, hogy a felület felső részén a megfelelő tételt kijelölünk, majd a Megjelölés NEM FELADHATÓ -ra gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk, úgy a felületen található Feladható jelölőnégyzetből kitörlődik a pipa. Ezután ez a tétel nem fog belekerülni az utalási állományba. Nem feladható tétel A funkció visszafelé is működik, hiszen ezután ha kijelöljük a listában azt a tételt, amit Nem feladható -ra állítottunk, a gomb Megjelölés FELADHATÓ -ra feliratúvá válik. Így visszatehetjük a tételt a többi feladható közé, és ismét belekerül majd az utalási állományba. A gombra kattintást követően a folyamat az előzővel azonos. Ebben az esetben is rákérdez a rendszer a funkció használata előtt, hogy át szeretnénk-e tenni a tételt a feladható tételek közé. Megerősítő kérdés Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 17 / 40

18 Visszavonás A Visszavonás gombra kattintással a tranzakció státuszát Érvénytelen tranzakció -ra állítja a program. Az ilyen státuszú tranzakciók sehova nem számítódnak bele, olyan mintha nem is létezne. A gomb megnyomásakor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénke hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk a tétel érvénytelenítése megtörténik. Hallgató tételeinél látható a Visszavonás utáni Érvénytelen tranzakció státusz 2.3. Külső függő tételei A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Külső függő tételei (12750) felületen láthatóak a Külső_függő státuszú tranzakciók, vagyis a már utalásra került tételek, melyekről még NEM érkezett visszaigazolás az analitikai állományban. A Feldolgozás alatti státusz megszűnt: már csak Aktív vagy Teljesített tételek lehetnek. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 18 / 40

19 Külső függő tételei Érvénytelenítés A funkció használata akkor lehet szükség, ha egy utalásunkat a bank valamiért nem tudta teljesíteni, és erről nem küld semmiféle információt. Ekkor bizonyos idő elteltével (Pl.: 30 nap rendszerparaméter beállításától függ), lehetővé kell tenni, hogy a tételt érvénytelenítsük. Az Érvénytelenítés gomb megnyomásakor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés A művelet a következőkkel jár együtt: Ha a tranzakcióhoz nem tartozik hallgató, akkor a tétel megy vissza a korrekciós egyenlegre ( Korrekciós egyenleg tételei (12850) menüpont), azaz a tranzakció státusza Korrekciós egyenleg -re változik Ha a tranzakcióhoz tartozik hallgató (Pl.: visszautalás hallgatónak), akkor a tétel megsemmisül, azaz a tranzakció státusza Érvénytelen_tranzakció -ra vált. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 19 / 40

20 Érvénytelenítéshez szükséges rendszerparaméter beállítása A tételek érvénytelenítése csak bizonyos idő után lehetséges. Ennek meghatározására szolgál a MINNAPOKERVENYTELENITESHEZ paraméter. A paraméter értékének megadása az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges. Minimális napok érvénytelenítéshez beállítása 2.4. Korrekciós egyenleg tételei A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Korrekciós egyenleg tételei (12850) felületen láthatóak a Korrekciós egyenleg státuszú tranzakciók, vagyis az ismeretlen (be nem azonosított) jóváírások és terhelések. Tehát azok a gyűjtőszámláról érkező befizetések jelennek itt meg, amelyeket nem tudott a rendszer automatikusan hallgatóhoz rendelni. Ezek lehetnek korábbi fájlok beolvasásából adódóak, vagy amit kézzel egyáltalán nem vagyunk képesek beazonosítani. Meg lehet várni a hallgatót, és a befizetési dátum behatárolása, a befizetett összeg, és egyéb információ alapján be lehet azonosítani a hallgatót. Problémásabb esetek, amikor a hallgató pénztárban fizet be. A beazonosítatlan tételek részletes adatait a Tranzakció adatai, az Banki állomány adatai és az Utalási állomány adatai fülek alatt tekinthetjük meg. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 20 / 40

21 Korrekciós egyenleg tételei Hallgatóhoz rendelés A beazonosítani kívánt tételt hallgatóhoz rendelhetjük, ha a felületen a felső listában kijelöljük a megfelelő sort, majd a Hallgatóhoz rendelés gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk, úgy megjelenik a Hallgató választó ablak. A Hallgató mező mellett lefelé mutató nyíllal a Gyűjtőszámla hallgatói feliratra kattintva a feljövő tábla csak a gyűjtőszámla hallgatóit tartalmazza, de ha a lefelé mutató nyíl melletti három pontos gombra kattintunk ( ), akkor az összes hallgatót tartalmazó lista jelenik meg, akikhez hozzárendelhetjük a tételt. (Hiszen előfordulhat, hogy a beazonosítandó tétel egy olyan hallgatóhoz tartozik, akit még nem rendeltek a gyűjtőszámlához.) Ha a lefelé mutató nyíl alatti Befizető számlaszáma alapján feliratra kattintunk, akkor pedig csak az(ok) a hallgatók jelennek meg, akik számlaszáma megegyezik a tétel befizetőjének számlaszámával. A feljövő táblából jelöljük ki azt a hallgatót, akihez a tranzakciót rendelni szeretnénk, majd kattintsunk a OK gombra. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 21 / 40

22 Hallgatóhoz rendelés Ha például azért nem tudta beazonosítani a rendszer a tételt, mert a NK előtag hiányzott a hallgató Neptun kódja mellől, de mi ismerjük a Neptun kódot, akkor az is megtehető, hogy a megjelenő Hallgató választás ablak harmadik mezőjébe bemásoljuk a megfelelő Neptun kódot, és ha ekkor kattintunk a három pontos gombra ( ), akkor a rendszer automatikusan felismeri a hallgatót. Fontos, hogy ekkor a Neptun kódot nagybetűkkel írjuk be a mezőbe! Ha a program nem ismeri fel a beírt Neptun kódot, akkor a következő üzenetet küldi: Figyelmeztető üzenet Amikor sikerült kiválasztani a megfelelő hallgatót, akkor végül a Rendben gomb megnyomásával az adott tranzakciót hozzá tudjuk rendelni. Ekkor a tranzakció kiíráshoz és hallgatóhoz rendelődik, és a tétel gyűjtőszámla státusza Rendezett lesz és eltűnik a Korrekciós egyenleg tételei (14950) felületről. Ha olyan hallgatót azonosítottunk be, aki nem tagja a gyűjtőszámlának, akkor a program figyelmezető üzenetet küld: Megerősítő kérdés Ekkor a Yes gombra kattintva a hallgató bekerül a gyűjtőszámla hallgatói közé ( Hallgatói egyenleg (12550) felület), és egyúttal a tételt is hozzárendeli a rendszer Visszafordítás A Visszafordítás gombra kattintva az adott összeg a gyűjtőszámláról visszakerül arra a számlaszámra, ahonnan az összeg érkezett. Ezt akkor javasoljuk, ha a befolyt összeget egyáltalán nem tudtuk beazonosítani, vagyis, amikor végképp nem tudjuk hova rendelni az adott tételt. Csak pozitív ( + ) előjelű tételt engedhetünk visszautalni. A gombra kattintva a program megerősítésként rákérdez, hogy biztosan végre akarjuk-e hajtani a kiválasztott tétel visszafordítását.

23 Megerősítő kérdés Amennyiben a Yes gombot választjuk, a megjelenő ablakban adjuk meg azt a számlaszámot, ahova a vissza szeretnénk utalni a tétel összegét, majd kattintsunk a Rendben gombra. Cél számlaszám megadása Abban az esetben, ha nem kívánjuk a tranzakcióban szereplő cél számlaszámot megváltoztatni, kattintsunk a Mégsem gombra. Cél számlaszám megadására akkor lehet szükség, ha a beérkezett utalást más számlaszámra szeretnénk visszautaltatni a rendszerrel. Ebben az esetben a cél számlaszám megadása után kattintson a Rendben gombra. Ekkor a tétel gyűjtőszámla státusza Visszafordított -ra vált, és létrejön egy újabb tranzakció, az alábbiak szerint az eredeti tranzakció negatív ( - ) előjelű változataként. A tétel ezután átkerül a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Belső függő tételei (12650) menüpontra. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 23 / 40

24 Visszafordított tétel megtekintése a Belső függő tételek között, a megjelenő Visszafordított tranzakció adatai fülön Beazonosítatlan tétel áthelyezése terhelésre/ jóváírásra Egy adott tételt át lehet helyezni a terhelésekre/ jóváírásokra. Ennek módja, hogy a felület felső részén található listában kijelöljük a megfelelő sort, majd a Áthelyezés Terhelésre/Jóváírásra gombra kattintunk. Ekkor a program rákérdez, hogy biztosan végre szeretnénk-e hajtani a műveletet. Megerősítő kérdés Amennyiben a YES gombra kattintunk, úgy a tétel átkerül a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Terhelések/Jóváírások (12950) felületre. (Ha tévesen helyeztünk át egy tételt terhelésre/ jóváírásra, akkor ezen a menüponton az Áthelyezés korrekciós egyenlegre gomb segítségével korrigálhatjuk a tévedést.) A sikeres művelet után az adott tétel gyűjtőszámla státusza az előjelétől függően vagy Terhelés -re ( - -os előjelű tételek) vagy Jóváírás -ra ( + -os előjelű tételek) változik, és megjelenik a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Terhelések/Jóváírások (12950) felületen Terhelések/ Jóváírások A Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Terhelések/Jóváírások (12950) felületen láthatóak a Terhelés és Jóváírás státuszú tranzakciók. Amennyiben a gyűjtőszámla nem kamat- és költségmentes, akkor ezen tételek jelennek meg a menüpont alatt. Az Áthelyezés korrekciós egyenlegre gombra kattintással a program összegre, forrás és cél számlaszámra vizsgál. Fontos, hogy a beazonosítatlan tételek a gyűjtőszámla korrekciós egyenlegén vannak. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 24 / 40

25 Terhelések, jóváírások Áthelyezés korrekciós egyenlegre A funkció megegyezik a Tranzakció áthelyezése korrekciós egyenlegre pontban leírtakkal, azzal a különbséggel, hogy itt nem az adott hallgatóhoz tartozó tételek találhatóak csak, hanem a gyűjtőszámlára vonatkozó terhelések és jóváírok. A sikeres művelet után az adott tétel gyűjtőszámlás státusza Korrekciós egyenleg -re vált és megjelenik a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Korrekciós egyenleg tételei (12850) felületen Banki file A Pénzügyek (78600) / Banki file (104000) felületen láthatóak a beolvasott banki állományok fejléc adatai. A felületen van lehetőségünk a gyűjtőszámlát vezető banktól érkező állományok beolvasására, valamint feladási állomány készítésére is. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 25 / 40

26 Banki fájlok Banki fájl beolvasása A beolvasandó állományt az Import gombra kattintva lehet beolvasni. Importálni mindig az adott banknak megfelelő formátum leírás szerint kell. Az aktuálisan használt formátumot Banki állomány formátum mezőbe be is kell írni, mely attól függ, milyen banki terminált használ az Intézmény. A Neptun.Net illeszkedik ezekhez a banki fájlformátumokhoz. Intézményi paraméterként kell beírni, melyik terminálszerver programot használja a rendszer. Beolvasás után a rendszer feldolgozza a fájlban kapott adatokat, azaz minden gyűjtőszámla típus szerinti (azaz Külső függő, Belső függő stb.) szumma lekérdezést elvégez a program, melynek eredményét a megfelelő mezőbe (pl. Belső függő ) beírja. Továbbá az Záró egyenleg mezőben a banki fájl szerinti záróegyenleget is letárolja a program. Minden banki állomány sorhoz létrejön egy tranzakció (csak egy!). Beolvasáskor, ha az adott sor hallgatóhoz rendelődik, akkor a tranzakció státusza Rendezett -re változik. Ha az adott sor nem rendelődik hallgatóhoz, de találunk hozzá Külső_függő státuszú tranzakciót, akkor az adott tranzakció szintén Rendezett lesz. Azonban, ha az adott sor nem rendelődik hallgatóhoz, és nem találunk hozzá megfelelő tranzakciót sem, akkor a létrejövő tétel gyűjtőszámlás státusza Terhelés (amennyiben a tétel negatív), vagy Korrekciós_egyenleg (amennyiben a tétel pozitív) lesz Banki fájl formátumának beállítása A számlavezető bank nevét az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges megadni az INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA paraméter beállításával. A Leírás mezőben láthatóak a bankok megfelelő rövidítései! Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 26 / 40

27 Számlavezető bank nevének beállítása Feladási állomány készítése A felületen készíthetjük el a feladási állományt is. A feladási állományt az Intézményi pénzügyi rendszer felé olvassuk vissza. Feladni csak Rendezett státuszú tranzakciókat lehet. Az intézményi pénzügyi rendszer felé történő feladást a Feladás gazdasági rendszer felé gombbal lehetséges megtenni. A gombra kattintás után válasszuk ki a mentés célkönyvtárát, és nyomjuk meg az OK gombot. Ezzel a pénzügyi gyűjtőszámlás feladási állomány létrejött. Fontos, hogy a feladási állomány elkészítésekor az addig előállított utalások mind feladódnak az intézményi pénzügyi rendszer felé Feladási állomány készítéséhez szükséges paraméter beállítása Az interface előre meghatározott a különböző intézményi pénzügyi rendszereknél. Az intézményi gazdasági rendszer felé történő feladás előtt meg kell határozni az intézményi gazdasági rendszert a PU_GAZDASAGIRENDSZER paraméter beállításával. A paraméter értékének megadása az Adminisztráció (95400) / Paraméterek (95800) felületen lehetséges. A Leírás mezőben láthatóak a gazdasági rendszerek megfelelő rövidítései (SAP, TUSZ, OA). Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 27 / 40

28 Gazdasági rendszer beállítása Banki file sorai A Pénzügyek (78600) / Banki file (104000) / Banki file sorai (104100) felületen láthatóak egy adott banki állomány sorai. Itt részletes adatokat kapunk a kiválasztott banki fájl tartalmáról. A sorokhoz tartozó tranzakciók gyűjtőszámla státuszát is meg lehet tekinteni (Pl.: Külső függő stb.), és ezekre a státuszokra szűrni is lehetséges. Ha egy adott a sor hallgatóhoz tartozó, akkor a hallgató adatait is meg lehet jelenítni (külön fülön). Megjelenik a tranzakcióhoz tartozó cél-, és forrás számlaszám, a befizetett összeg, a hallgató neve és Neptun kódja, a fájlban hányadik tranzakcióról van szó. Ha ezeket az adatokat (hallgató neve, Neptun kódja) automatikusan nem lehetett beazonosítani akkor csak a Közlemény rovat és a 3db Szöveg 1,2,3, mező tartalmát lehet megtekinteni. A Szerkeszt gombra kattintva van lehetőség egy ismeretlen terhelést összekapcsolni egy utalási állomány valamelyik sorával. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 28 / 40

29 Banki fájl sorai ( Részletek ) Banki sor hallgató összekapcsolás A Pénzügyek (78600) / Banki file (104000) / Banki sor hallgató összekapcsolás (112300) felületen van lehetőségünk arra, hogy a banki sorokat másik hallgatókhoz rendeljük. A képen látható, hogy a rendszer a tranzakciót hozzá tudta rendelni egy Neptun.Net felhasználóhoz. Ebben az esetben a Hallgatóhoz rendelés gomb aktív a felületen. Erre a gombra azért van szükség, mert vagy egy hallgató más hallgató részére befizet, mert az Ő egyenlegén van pénz, és azt a pénzügyi adminisztrátor rögtön átteszi a másik hallgatóhoz, illetve előfordul esetleg téves kézi azonosítás, és a hallgató reklamálására a befizetett összeget át kell tenni a ténylegesen befizetett hallgatóhoz. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 29 / 40

30 Banki sor hallgató összekapcsolás A Hallgatóhoz rendelés gombot akkor lehet használni, ha a rendszer a befizetést már hozzárendelte egy hallgatóhoz, de mi valamiért másik hallgatóhoz szeretnénk hozzárendelni, vagy ha a program nem tudta beazonosítani az adott tranzakciót, és mi szeretnénk ezt megtenni. A funkció megegyezik az előzőekben leírtakkal. A gombra kattintással megjelenik a Hallgató választó ablak. A Hallgató mező mellett lefelé mutató nyíllal a Gyűjtőszámla hallgatói feliratra kattintva a feljövő tábla csak a gyűjtőszámla hallgatóit tartalmazza, de ha a lefelé mutató nyíl melletti három pontos gombra kattintunk ( ), akkor az összes hallgatót tartalmazó lista jelenik meg, akikhez hozzárendelhetjük a tételt. (Hiszen előfordulhat, hogy a beazonosítandó tétel egy olyan hallgatóhoz tartozik, akit még nem rendeltek a gyűjtőszámlához.) A feljövő táblából jelöljük ki azt a hallgatót, akihez a tranzakciót rendelni szeretnénk, majd kattintsunk a OK gombra. Ha megjelenő Hallgató választás ablak harmadik mezőjébe bemásoljuk a megfelelő Neptun kódot, és ha ekkor kattintunk a három pontos gombra ( ), akkor a rendszer automatikusan felismeri a hallgatót. Végül a Rendben gomb megnyomásával az adott tranzakció a kiválasztott hallgatóhoz rendeljük. Ekkor a tranzakció kiíráshoz és (másik) hallgatóhoz rendelődik, és a tétel gyűjtőszámla státusza Rendezett lesz. Ha olyan hallgatóhoz rendeljük a tételt, aki nem tagja a gyűjtőszámlának, akkor a program figyelmezető üzenetet küld: Megerősítő kérdés Ekkor a Yes gombra kattintva a hallgató bekerül a gyűjtőszámla hallgatói közé ( Hallgatói egyenleg (12550) felület), és egyúttal a tételt is hozzárendeli a rendszer. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 30 / 40

31 A Visszafordítás gombra kattintva az adott összeg a gyűjtőszámláról visszakerül arra a számlaszámra, ahonnan az összeg érkezett. Ezt akkor javasoljuk, ha a befolyt összeget egyáltalán nem tudtuk beazonosítani. Ilyenkor a rendszer a tranzakciót visszafordítja, azaz az összeg visszajut a kiinduló számlára. Csak pozitív ( + ) előjelű tételt engedhetünk visszautalni. Ezt a módszert nem javasoljuk, mert ha a hallgató nem látja az egyenlegét, akkor úgy is jelentkezik, és végül is be lehet azonosítani a rendszert. A gombra kattintva a program megerősítésként rákérdez, hogy biztosan végre akarjuk-e hajtani a kiválasztott tétel visszafordítását. Megerősítő kérdés Amennyiben a Yes gombot választjuk, a megjelenő ablakban adjuk meg azt a számlaszámot, ahova a vissza szeretnénk utalni a tétel összegét, majd kattintsunk a Rendben gombra. Cél számlaszám megadása Ekkor a tétel gyűjtőszámla státusza Visszafordított -ra vált, és létrejön egy újabb tranzakció, az alábbiak szerint az eredeti tranzakció negatív ( - ) előjelű változataként. A tétel ezután átkerül a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Belső függő tételei (12650) menüpontra Utalási állományok A Pénzügyek (78600) / Utalási állományok (267200) felületen a rendszer kilistázza a Neptun.Net-ben keletkeztetett utalási állományokat. Az ismételt előállítás lehetőségét azért biztosítja a rendszer, mert előfordulhat, hogy a felhasználó által előállított fájl valamilyen okból eltűnik (valaki letörli, a lemez meghibásodik stb). Az utalási állomány formátuma az UTALASIALLOMANYFORMATUMA rendszerparaméter értékétől függ, ahogy azt az előzőekben már leírtuk ( Utalási állomány előállításához szükséges rendszerparaméter beállítása pontban). Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 31 / 40

32 A felületen található mezők: Összérték - Az utalási állományban meghatározott összeg, amit a gyűjtőszámláról el kell utalni Sorszám - Az utalási állományban szereplő sorok száma Bankszámla száma - Az utalási állomány melyik bankszámlaszámra vonatkozik (gyűjtőszámlaszám) Fájl neve - Az utalási állomány neve Fájl száma fájl sorszáma Létrehozás dátuma - Az utalási állomány létrehozási dátuma Létrehozó Létrehozó neve Új oszlop: Egyenleg az előállítás utáni egyenleg. Utalási állományok Utalási állomány ismételt előállítása A felületen lehetőség van az utalási állomány ismételt előállítására. Az utalási állomány ismételt létrehozásához kattintsunk az Ismételt előállítás gombra, adjuk meg a célkönyvtárat és kattintsunk az OK gombra. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 32 / 40

33 Utalási állomány sorai A Pénzügyek (78600) / Utalási állományok (267200) / Utalási állomány sorai (267300) felületre lépve megtekinthetjük az utalási állomány sorait és a sorokkal kapcsolatos részletes adatokat. Ezekben a sorokban pénzügyi azonosító szerint összegezve jelennek meg az utalási tételek, melyeket a gyűjtőszámláról utalunk át az intézményi számlára. Az utalási állományok tartalmazzák a hallgató visszautalásait, melyet nem akar a gyűjtőszámlás befizetések között tartani. A felületen nincs szerkesztési, felviteli, illetve törlési lehetőség. Megjelenített adatok: Kedvezményezett Kedvezményezett neve Cél bankszámlaszám Utalási állomány cél számlaszáma Kedvezményező Kedvezményező neve Forrás bankszámlaszám Utalási állomány forrás számlaszáma Összeg Utalási állomány sorában szereplő összeg Jogcím Befizetés jogcíme Rögzítés dátuma Utalási állomány sorának rögzítési dátuma Sorszám oszlop Az utalási állomány hányadik sora az adott adat. Utalási állományok sorai Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 33 / 40

34 3. Banki fájl - összegzés 3.1. Banki fájl beolvasása Nyissa le a Pénzügyek (78600) menüpontot. Nyissa le a Gyűjtőszámla (79200) menüpontot Lépjen a Banki fájl (104000) menüpontra. Kattintson az Import gombra. Válassza ki a beolvasandó fájlt és kattintson az Open gombra. A beolvasás ezzel megtörtént. A felületen található információk: A beolvasott fájl neve Nyitó és záró egyenleg adatok Gyűjtőszámla szám Importálás (beolvasás) dátuma Importáló (a beolvasást elvégző egyén) Feldolgozatlan sorok száma (a beazonosítatlan tételek) Feldolgozott sorok száma (a program által beazonosított tételek) 3.2. Banki sor hallgató összekapcsolása A beazonosítatlan banki sorok azonosításához lépjen a Banki sor hallgató összekapcsolás (112300) menüpontra. A felületen az automatikus feldolgozás során beazonosítatlan tételeket úgy lehet kiválasztani, hogy a hallgató Neptun kódja, vagy neve sem szerepel A felhasználónak segítséget is nyújt a program a tételek beazonosítására és összekapcsolására: o Hallgatóhoz rendelés (hibás egyeztetés esetén, vagy hallgató kérésére másnak tegyék át a befizetett összeget más hallgatóhoz, vagy ismeretlen befizető esetén a megfelelő kiválasztása.) Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 34 / 40

35 4. Gyűjtőszámlás utalási állomány összegzés 4.1. Előfeltételek Utalási állomány csak akkor hozható létre, ha a rendszerben a hallgatók a gyűjtőszámláról a kiválasztott kiírásokra kifizetéseket kezdeményeztek. Az UTALASIALLOMANYFORMATUMA (A rendszerparaméter értéke határozza meg, hogy az utalási állomány milyen formátumú legyen) és INTEZMENYGYUJTOSZAMLASBANKJA (A gyűjtőszámlát vezető bank megadása) rendszerparaméterek megfelelő beállítása Utalási állomány létrehozása Fontos, hogy utalási állomány naponta csak egyszer hozható létre. Válassza ki a Pénzügyek (78600) alatt a Gyűjtőszámla (79200) menüpontot. Nyissa le és válassza az Belső függő tételei (12650) menüpontot. A felületen a Belső függőn (hallgatók által kezdeményezett befizetések, meg visszautalások) lévő tételek listája és adatai láthatóak. Kattintson az Utalási állomány készítése gombra. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. Kattintson az OK gombra. Az utalási állomány ezzel létrejött Utalási állomány ismételt előállítása Előfordulhat, hogy az előállított utalási állomány megsérül, vagy elveszik (pl. tönkremegy a floppy, megsérül a fájl). Ilyenkor fontos lehet, hogy az utalási állományt újból elő lehessen állítani. Lépjen az Utalási állományok (267200) menüpontra. Keresse ki azt az utalási állományt, amit újból elő szeretne állítani Kattintson az Ismételt előállítás gombra. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. Kattintson az OK gombra. Az utalási állomány ezzel létrejött. 5. Feladási állományok előállítása - összegzés Hasonló módon lehet előállítani a Feladás gazdasági rendszer felé gomb segítségével az Intézményi pénzügyi rendszer felé történő feladást is. Az interface előre meghatározott a különböző intézményi pénzügyi rendszereknél. Fontos, hogy a feladási állomány elkészítésekor az addig előállított utalások mind feladódnak az intézményi pénzügyi rendszer felé. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 35 / 40

36 Válassza ki a Pénzügyek (78600) alatt a Gyűjtőszámla (79200) menüpontot. Nyissa le és válassza az Banki file (104000) menüpontot. Kattintson az Feladás gazdasági rendszer felé gombra. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. Kattintson az OK gombra. Az pénzügyi gyűjtőszámlás feladási állomány ezzel létrejött. 6. Fontos tudnivalók hallgatói gyűjtőszámlás befizetésekkel kapcsolatban Pénzügyi művelet csak kiírt tételhez kapcsolódhat. Egy hallgatóhoz több bankszámlaszám tartozhat. A kiírások pénzügyi kódhoz kapcsolódnak. A kiírásokat TO ügyintézők, arra jogosult adminisztrátorok végzik. Ehhez szükséges, hogy a rendszerben a pénzügyi kódok érvényesek legyenek, legyen pénzügyi azonosítójuk is, szervezeti egységhez, ha kell képzéshez legyen kapcsolható. KED, IV esetén a díj típusok neve, és összege is meg legyen adva a rendszerben. Tandíj típusú tételeket csak a TO ügyintéző írhat ki. Bizonyos szolgáltatásokat (kollégiumi stb.) csak adminisztrátor írhat ki a rendszerben. Hallgató is kezdeményezhet tétel kiírást a Hallgatói Webes modulban (Pl.: KED különeljárási díj, IV ismételt vizsgadíj, DIÁK diákigazolvány díj stb.). A hallgató által kiírandó tételeket a kliensben engedélyezi a megfelelő rendszergazda (Pénzügyi kódoknál pipa betételével.) 7. Megosztások Ha a hallgató nem a teljes összeget fizeti, akkor kliens programban történik az adminisztráció, a Hallgatók (5400) / Hallgató pénzügyei (12000) / Megosztási szabályok (112200) felületen. Megosztási szabályok megadása után a hallgató részére készül megfelelő tételkiírás a befizetésére vonatkozóan. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 36 / 40

37 8. Gyűjtőszámlás folyamatleírás 1. Teszt András hallgató elmegy a bankba és X összeget, pl forintot utal a gyűjtőszámlára. az Intézmény egy adott bankszámlaszámára. Ez a gyűjtőszámlára befizetés. Fontos, hogy az utaláskor a Közlemény rovatban szerepeljen a hallgató azonosítója, azaz Neptun kódja egy NK- (Neptun kód rövidítve) előtaggal, azaz ilyen formában: NK-ABC Teszt András ekkor a befizetését még nem látja a Hallgatói Web-es Pénzügyek / Egyenleg, visszautalás felületen, így az egyenlege még az imént befizetett összeg nélkül pl Ft. 3. A Bank rendszeres időközönként (célszerűen naponta) elektronikus formában értesíti a Neptun.Net üzemeltetőit a gyűjtőszámla pénzforgalmáról, azaz az elmúlt időszakban történt ki- és befizetésekről. A bank által küldött állományban szerepelni fog Teszt András 1000 forintos befizetése. 4. Ezután a Neptun.Net felhasználó a Banktól érkező elektronikus Banki állományt beimportálja a programban, vagyis beolvassa azt a Neptun.Net programba a Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Banki file (104000) felületen az Import gomb segítségével. 5. Ha a hallgatót be tudja azonosítani a rendszer a Közlemény rovatba beírt azonosító alapján, akkor a hallgató egyenlege a beutalt összeggel nő. Tehát ha Teszt András belép a Hallgatói Web-es felületre, akkor a Pénzügyek / Egyenleg, visszautalás felületen az egyenlege a befizetett 1000 forinttal nőtt, azaz jelen példánkban 6000 Ft. 6. Ha a program nem tudja beazonosítani a befizetőt, akár azért, mert nem jelenik meg a Közlemény rovatban a hallgató azonosítója, akár más okból kifolyólag, akkor a beazonosítatlan tételek a korrekciós egyenlegre kerülnek. Az összes banki fájlhoz tartozó befizetés megjelenik a Banki sor hallgató összekapcsolás (112300) felületen, azok is, melyeket nem sikerült a programnak azonosítania. a. Ha ezeket a beazonosítatlan tételeket sikerül megtalálni, akkor hallgatóhoz rendelik őket ( Hallgatóhoz rendelés gomb segítségével) b. Lehetőség van a Hallgatóhoz rendelés gombbal a befolyt összeget másik hallgatóhoz is rendelni. Ennek oka lehet például, hogy véletlenül rossz helyre kötötte a felhasználó a beazonosítatlan sort, így van lehetőség javításra. c. Ha nem sikerül azonosítani a tétel, akkor visszafordítják a kiinduló bankszámlaszámra a tranzakciót. Ez a megoldás nem ajánlott, mert ha a hallgató nem látja a gyűjtőszámlájára történt befizetést, akkor jelentkezni fog, és azután könnyebben azonosítható egy-egy befizetés. 7. A hallgató a gyűjtőszámlás egyenlegéről teljesít kiírásokat. Vagyis, ha pl. Teszt András szeretne befizetni egy 2000 Ft-os IV díjat, akkor rálép a Hallgatói Web-en a Pénzügyek / Befizetés felületre, kiválasztja a befizetendő kiírást, kitölti a befizető adatait, majd rákattint a Befizetés gombra. Az egyenlege a felületen automatikusan csökken a befizetett összeggel. Tehát ha megnézi a Pénzügyek / Egyenleg, visszautalás felületen, akkor az egyenlege jelenleg 4000 Ft. 8. A Neptun.Net ezekből a befizetésekből utalási állományt készít. Fontos, hogy utalási állomány naponta csak egyszer hozható létre! Az utalási állomány létrehozása a következőképpen lehetséges: a. Válassza ki a Pénzügyek (78600) alatt a Gyűjtőszámla (79200) menüpontot. b. Nyissa le és válassza az Belső függő tételei (12650) menüpontot. Itt megjelenik Teszt András által befizetett 2000 Ft-os IV-díj tétel is. Tehát a felületen a Belső függőn (hallgatók által kezdeményezett befizetések nem Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 37 / 40

38 gyűjtőszámlás befizetésről van szó, meg visszautalások) lévő tételek listája és adatai láthatóak. c. Ezután kattintson az Utalási állomány készítése gombra. (Az utalási állomány formátuma az UTALASIALLOMANYFORMATUMA rendszerparaméter értékétől függ.) d. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. e. Kattintson az OK gombra. f. Az utalási állomány ezzel létrejött. 9. (Utalási állomány ismételt előállítása: a. Előfordulhat, hogy az előállított utalási állomány megsérül, vagy elveszik (pl. tönkremegy a floppy, megsérül a fájl). Ilyenkor fontos lehet, hogy az utalási állományt újból elő lehessen állítani. b. Lépjen az Utalási állományok (267200) menüpontra. c. Keresse ki azt az utalási állományt, amit újból elő szeretne állítani d. Kattintson az Ismételt előállítás gombra. e. Válassza ki a mentés célkönyvtárát. f. Kattintson az OK gombra. g. Az utalási állomány ezzel létrejött.) 10. Azok a gyűjtőszámlás terhelések jelennek meg a Terhelések/Jóváírások (12950) felületen, amiket a rendszer nem tudott utalási állomány sorához kötni. Az Áthelyezés korrekciós egyenlegre gombra kattintással a program összegre, forrás és cél számlaszámra vizsgál. Fontos, hogy a beazonosítatlan tételek a gyűjtőszámla korrekciós egyenlegén vannak. Ha összepárosítunk sorokat, akkor természetesen az analitikai állomány sorában szereplő összeggel a korrekciós egyenleg és a gyűjtőszámla egyenlege csökken. A terhelések felismerése az alapján történik, hogy az adott bankszámlaszámok között az adott összegre és az adott jogcímre utalási kérés hagyta-e el a Neptun rendszert. Amennyiben igen, akkor az azonosítás sikeres. Ha nem találunk megfelelő utalási kérést, akkor az ismeretlen terhelések közé rakjuk a tételt. Az ismeretlen terhelés összege a korrekciós egyenleghez hozzáadódik. 11. Bank fogadja az állományokat. Utalási állomány előállításakor a Belső függőről külső függőre kerül az összeg. 12. Majd újabb banki fájlban jönnek erre a visszaigazolások, amit a felhasználó ugyanúgy beolvas a Neptun programba, ahogy a folyamat elején ( Pénzügyek (78600) / Gyűjtőszámla (79200) / Banki file (104000) felületen az Import gomb segítségével). Amikor visszajön a banktól az állomány (analitika) akkor egyenleg a visszaigazolt tételekkel csökken, a többi ( Beazonosítatlanok ) korrekcióra kerül. 13. Kiírások státusza ekkor lesz Teljesített, vagyis a banki visszaigazolás és a programba történt beolvasás után. Tehát Teszt András, ha ezután megnézi a befizetett 2000 Ft-os IV-díj tételét, és rákattint a Bővebb gombra, akkor a tétel státusza már Teljesített lesz. Kiadás: Verzió: 2.3. Oldalszám: 38 / 40