TÁJÉKOZTATÓ. a szakirányú továbbképzési szakok hallgatóinak a KÉPZÉSI KÖLTSÉG BEFIZETÉSÉNEK RENDJÉRŐL és a NEPTUN RENDSZER HASZNÁLATÁRÓL

Átírás

1 TÁJÉKOZTATÓ a szakirányú továbbképzési szakok hallgatóinak a KÉPZÉSI KÖLTSÉG BEFIZETÉSÉNEK RENDJÉRŐL és a NEPTUN RENDSZER HASZNÁLATÁRÓL 1

2 1. KÉPZÉSI KÖLTSÉG BEFIZETÉSÉNEK RENDJE 1.1. Pénzügyek 2. Hallgatói költségtérítés kiírása és befizetése kizárólag a Neptun rendszeren keresztül történhet. Ehhez az alábbi KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS kitöltése és leadása szükséges, mely letölthető a képzés honlapjáról, illetve a MOODLE rendszerből. ( 3. A képzésre jelentkezőknek a beiratkozás alkalmával kell leadni a kitöltött és aláírt kötelezettségvállalás formanyomtatvány! A képzésben már résztvevő hallgatók a konzulensüknek adják le a dokumentumot legkésőbb a félév utolsó vizsganapjáig. (Ezzel iratkoznak be a képzés következő félévére!) A konzulens összegyűjti és leadja a kötelezettségvállalásokat! 1.2. Kitöltési útmutató A kötelezettségvállalási dokumentumon kérjük, X-el jelölje be, hogy mely szakirányú továbbképzési szakra jár: 1. Közoktatási Vezető 2. Mentorpedagógus 3. Mérés-értékelés 2

3 Ezt követően meg kell adnia konzulense nevét (az első szemeszteres hallgatóknak a kitöltés nem kötelező), a képzés helyszínét, szemeszterét, illetve amennyiben tudja, tanulmányi előadója nevét. (Amennyiben nem tudja előadója nevét kérjük, a tanulmányai megkezdésekor erről érdeklődjön konzulensétől, mert a képzés során, minden tanulmányi problémával a tanulmányi előadóját keresheti majd.) Hallgató adatai: A mező kitöltése kötelező, amennyiben nem kerül kitöltésre nem fogadható el a KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS. Fontos, hogy a Neptun rendszerben található adatokkal egyezzen. A képzési költség fizetése 3 változatban történhet: 1. saját részre történő finanszírozással, vagy 2. szervezetek által történő finanszírozással, vagy 3. a költségek megosztásával, tehát magánszemély és szervezet együttesen, vagy két szervezet közreműködésével vállalnak kötelezettséget a képzési költség megfizetésére. Befizetés módja 1. Saját részre történő finanszírozás esetén 2. Szervezetek Magánszemélyként történő befizetés esetén töltendő ki. Amennyiben diákhitel1-et, vagy diákhitel2-őt igényel, kérjük X-el jelölje be a megfelelő négyzetet. Amennyiben más magánszemély fizet Ön helyett, abban az esetben is ezt a részt töltse ki, hiszen teljesen mindegy a befizetés szempontjából, hogy milyen magánszemélyi bankszámlaszámról érkezik az összeg a gyűjtőszámlára. KLIK/Szakképzési Centrum Egyéni vállalkozó, Cég, Alapítvány, Óvoda, Iskola, Önkormányzat, Fenntartó Mindkét esetben a szervezet képviselője által cégszerűen aláírt és lepecsételt példány leadása szükséges, ennek hiányában a dokumentum érvénytelen. A beérkezett KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS alapján az Egyetem részéről megtörténik a Neptun rendszerben a tételek kiírása, melyről a hallgatók ben értesítést kapnak. Az a gazdasági ügyintézője nevét is tartalmazza, melyet kérjük, jegyezzen fel a későbbi ügyintézés érdekében. Amennyiben bármilyen gazdasági jellegű problémája merülne fel a képzés során, keresse gazdasági ügyintézőjét. Az alábbi címre jelezhetik problémájukat: kpenzugy@eik.bme.hu Az t gazdasági ügyintézőjének címezze, illetve kérjük a NÉV és NEPTUN KÓD feltüntetését. 3

4 1.3. Kötelezettségvállalási dokumentum módosítása A leadott dokumentum egyszer módosítható, legkésőbb a képzésbe történő bekapcsolódás hónapjának végéig! (adott év február 28./szeptember 30.) A határidő lejárta után kizárólag a szakcsoportvezető részére benyújtott kérvénnyel engedélyezhető a határidőn túli módosítás. AMENNYIBEN KÖLTSÉGTÉRÍTÉSE KIEGYENLÍTÉSRE KERÜLT A NEPTUN RENDSZERBEN, NINCS LEHETŐSÉG TOVÁBBI PÉNZÜGYI MÓDOSÍTÁSRA! 1.4. Részletfizetési kérelem A részletfizetési kérelem dokumentuma kizárólag a KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS dokumentumával együtt adható be, melyet a szakcsoportvezető bírál el. Részletfizetés csak azon hallgatóknak adható, akik teljes egészében saját részre történő finanszírozást jelöltek meg a dokumentumon. A részletfizetés, azt a fizetési könnyítést jelenti, hogy a képzés költségét 2 részletben fizethetik meg, az első részlethez képest legfeljebb egy hónapos csúszással. 4

5 2. NEPTUN RENDSZER HASZNÁLATA 2.1. A Neptun rendszer A Neptun Hallgatói Információs és Pénzügyi Rendszert (röviden NEPTUN) a felsőoktatási intézmények használják tanulmányi, pénzügyi, oktatásszervezési feladataik adminisztrálására, adatkommunikációra a Felsőoktatási Információs Rendszer (FIR) és az Országos Egészségbiztosítási Pénztár (OEP) felé, valamint az oktatással kapcsolatos tevékenységek elvégzéséhez. A Neptunban tárolják személyes adatait, itt tartják nyilván tanulmányi kötelezettségeit és eredményeit, elvégzett tárgyait, ITT KELL TELJESÍTENIE a KÉPZÉSI KÖLTSÉG BEFIZETÉSI KÖTELEZETTSÉGÉT Belélépés a Neptun rendszerbe Első lépésként keresse fel a honlapot, melyen a Neptun belépések alatt található HALLGATÓK-nak menüpontra kattintva lehet a rendszerbe belépni. A belépést követően megjelenik az alább látható oldal, ahol be kell írnia az alábbiakat a belépéshez: 1. Azonosító: NEPTUN KÓD 2. Jelszó 3. Bejelentkezés 5

6 NEPTUN Kód A belépéshez szükséges egyedi hallgatói azonosítóját, azaz Neptun kódját a beiratkozást követően az akkor megadott címére kapja meg, mellyel a képzésünket támogató informatikai (továbbiakban MOODLE!) rendszerbe is be tud jelentkezni. Jelszó Jelszava 8 karakterből áll, mely első belépéskor a hallgató teljes születési dátuma, ÉÉÉÉHHNN formában, vagyis például , annál, aki május 3-án született. Fontos, hogy az első belépést követően meg kell változtatnia jelszavát. Kérjük, ezt mindenképpen jegyezze fel, mivel elfelejtett jelszavát kizárólag személyesen tudja megváltoztattatni tanulmányi ügyintézőjénél és ennek költség vonzata is van! (Amennyiben már korábban használta a Neptun.net rendszerét és attól eltérő új Neptun kódot kapott kérem, mindenképpen jelezze tanulmányi előadójánál.) Saját adatok ellenőrzése A Neptun felület kezdőoldalára a Saját adatok/személyes adatok menüpont alatt ellenőrizze adatait, amennyiben valami hibát talál vagy a tanulmányai alatt változás áll be személyes adataiban, kérjük, haladéktalanul jelezze tanulmányi előadója felé. 6

7 Saját adatok/elérhetőségek menüpont alatt, ellenőrizze, hogy helyes cím, cím és telefonszám került e megadadásra és rögzítésre. Amennyiben üresek a mezők kérjük, adja meg ezeket, mert tanulmányi vagy pénzügyi probléma esetén az ügyintézők ezen keresztül érhetik el Önt. Cím: Ezen a fülön találhatók meg a hallgató címe(i). Nagyon fontos, hogy olyan cím legyen megadva, ahol küldeményeit át tudja venni. A címek megadásakor állandó és értesítési cím is választható. Amennyiben már rögzített címe nem megfelelő a sor végén a + jel/módosítás gombra kattintva módosíthatja azt. Ha új címet szeretne felvinni a rendszerbe Új felvétel gombra kattintva teheti meg. Telefonszám: Ezen a fülön találhatók meg a hallgató telefonszáma(i). Nagyon fontos, hogy olyan telefonszám legyen megadva, ahol el tudjuk érni. A megadásakor mobil, munkahelyi illetve magán telefonszám is megadható. Amennyiben már rögzített száma nem megfelelő a sor végén a + jel/módosítás gombra kattintva módosíthatja azt. Ha új számot szeretne felvinni a rendszerbe Új felvétel gombra kattintva teheti meg Mi az a kiírt tétel? A kiírt tétel azon pénzbeli kötelezettség, melyet a hallgatónak az egyetem felé kell teljesítenie. A hallgatók díjfizetési kötelezettségeit a BME rója ki a Neptun rendszerben, a leadott KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS alapján. A hallgatónak ellenőriznie, és határidőre teljesítenie kell a kiírt tételeket. A képzési költségek be nem fizetése a képzésből történő kizárást vonhatja maga után! 2.4. A kiírt tételek megtekintése A befizetési kötelezettségeiket a Neptun rendszerbe belépve a Pénzügyek/Befizetés menüpont alatt tekinthetik meg. Ilyenkor a Minden félév-et válassza ki, ne az aktuálisat, mert csak akkor láthatja az összes kiírt befizetési kötelezettségeit. 7

8 Itt az adott tételnél a Lehetőségek -nél (+ jel) a Bővebb -re kattintva részletesen megtekinthetők a kiíráshoz tartozó adatok. 8

9 2.5. Kiírt tételek befizetése SAJÁT RÉSZRE TÖRTÉNŐ FINANSZÍROZÁS (magánszemély) esetén Amennyiben részben, vagy egészben magánszemélyként finanszírozza költségtérítését, úgy az alábbi módon GYŰJTŐSZÁMLÁRA utalással teheti ezt meg. A BME minden felvett hallgatója számára automatikusan egy úgynevezett egyéni gyűjtőszámlát hoz létre. Az egyéni gyűjtőszámlához csak a Neptun rendszeren keresztül lehet hozzáférni. A számlán lévő összeg nem kamatozik. Az esetleges többlet befizetést a hallgató ingyenesen visszautalhatja saját bankszámlájára. ELSŐ LÉPÉS: A Neptun rendszeren keresztül történő befizetés első lépéseként a hallgatónak vagy hozzátartozójának erre az a gyűjtőszámlára kell a képzési költséget átutalnia. KIZÁRÓLAG MAGÁNSZEMÉLYI bankszámlaszámról lehet a gyűjtőszámlára utalni. (A bankból készpénzzel, csekkel postai úton stb. TILOS, az elveszett pénzekért az egyetem felelősséget nem vállal!) Minden hallgató a következő számlaszámra utal: A jogosult neve: Neptun gyűjtő számla A jogosult számlaszáma: Bank neve: Magyar Államkincstár Az átutalás KÖZLEMÉNY/MEGJEGYZÉS rovatába: a hallgató NEPTUN kódja NK- NEPTUNKÓD formátumban (VÉGIG NAGY BETŰVEL) Például, ha a Neptun kód A1B2C3, akkor a megjegyzés rovatba ez kerül: NK-A1B2C3 AMENNYIBEN KÖLTSÉGTÉRÍTÉSE KIEGYENLÍTÉSRE KERÜLT A NEPTUN RENDSZERBEN, NINCS LEHETŐSÉG TOVÁBBI PÉNZÜGYI MÓDOSÍTÁSRA! Ha az átutalás közlemény/megjegyzés rovatában nem a megadott formátumban szerepel a Neptun kód, akkor az összeg visszautalásra kerül a befizető számlájára. FIGYELEM! Ehhez egyetlen felesleges szóköz is elég! A LEGGYAKORIBB HIBA: A GYŰJTŐSZÁMLÁRA UTALÁS MÉG NEM JELENTI A KÖLTSÉGTÉRÍTÉS AUTOMATIKUS BEFIZETÉSÉT!!! MÁSODIK LÉPÉS: Belép a Neptun rendszerbe/pénzügyek gombnál legördülő menüben/befizetés almenüre kattint. A féléveknél kiválasztja, hogy minden félév, a státusznál az aktív félévet. A Gyűjtőszámla egyenlegnél látni fogja, ha a gyűjtőszámlára már beérkezett a banki átutalás. 9

10 HARMADIK LÉPÉS (csak a tétel(ek) kiírását követően tudja elvégezni): A befizetendő kiírt tételeknél láthatja a költségtérítés összegét, fizetési határidejét és státuszát. A státusz mindaddig aktív marad, amíg Ön a gyűjtőszámláról nem utalja tovább a befizetett összeget. A tétel melletti kis négyzetbe kell beletennie egy pipát, majd a Befizet gombra kattintania, a rendszer többször rá fog kérdezni, hogy biztosan befizeti e az összeget. 10

11 SZERVEZETEK által történő befizetés esetén Ha a kirótt tétel befizetője nem magánszemély, hanem szervezet (KLIK, Szakképzési Centrum, Egyéni vállalkozó, Cég, Alapítvány, Óvoda, Iskola, Önkormányzat, Fenntartó) vállalja, akkor TILOS a Neptun gyűjtőszámlára utalni a vállalt költségtérítés összegét. Ez esetben ugyanis a hallgatónak számlát kell igényelnie a Neptunban, a szervezet számára, pontos adatok megadásával, a leadott Kötelezettségvállalás dokumentumnak megfelelően. A számlaigénylés lépései: ELSŐ LÉPÉS: Számlaigényéhez a Pénzügyek/Beállítások menüpont alatt lent az Új saját szervezet menüre kattintva feljönnek a már rögzített szervezetek. (Amennyiben már a szervezethez történt számlaigénylés, azaz már felsőbb éves hallgató akkor itt megtalálja.) Amennyiben új szervezetet szeretne felvinni (első szemeszteres hallgató, vagy még nem rendelte ezt a szervezetet magához), úgy a nagyítóra -ra kattintva, majd Keresés gombbal először meg kell néznie a Szervezetek között (pl. a szervezet neve, adószáma alapján) már rögzítve van e a Neptun rendszerben. Ha nem találja meg a Szervezetet, akkor ugyanitt az Új szervezet felvitele gombra kattintva rögzítheti új szervezeti egységként a listában még nem szereplő céget adatainak megadásával. Az adatoknál a szervezet pontos nevét, adószámát, számlázási címét kell megadni. FONTOS! AZ ADATOKAT NAGYON PONTOSAN KELL MEGADNI: A SZERVEZET NEVÉT, CÍMÉT A NAV ADATBÁZISÁBAN ( SZEREPLŐ MÓDON, AZ ADÓSZÁMOT SZABÁLYOSAN, KÖTŐJELEKKEL SZÜKSÉGES FELVINNI, MERT A GAZDASÁGI RENDSZER MÁSKÉPP NEM TUDJA KEZELNI! 11

12 Minden KLIK és Szakképzési Centrum azonosítóval rendelkező szervezet megtalálható a Neptun rendszer adatbázisában. A nagyítóra -ra kattintva, majd Keresés gombbal először meg kell keresnie a Szervezetek között a névre keresve, KLEB rövidítés beírásával/szc neve Keresés ikonra kattintás. Amennyiben megtalálta a telephelyet ki kell választania a legördülő listában. A saját szervezet sorának a végén lévő plusz jelre kell kattintani egyszer, majd a kiválaszt gombot megnyomnia. Példa: KLIK azonosítóval rendelkező szervezet esetén, az alábbi képernyőképen látható módon az intézmény kiválasztása. MÁSODIK LÉPÉS (csak a tétel(ek) kiírását követően tudja elvégezni): A fentiek elvégzése után a Pénzügyek menüpontban a legördülő ablakban válassza ki a Befizetést. Ahol két vagy több sorban szerepel a féléves költségtérítés kiírása, kérjük, hogy az adott sorra állva, a tétel sorában kattintson a Lehetőségekre, majd a Befizetőre. 12

13 A feljövő ablakban alul be kell pipálni az Átutalásos számlát kérek jelölőnégyzetet. A Befizető típusát Szervezetre kell állítani, majd a Befizető sorának végén a három pontra kattintva feljön az előbb felvitt saját szervezet, itt a Kiválaszt gombot kell használni. A Mentéssel véglegesíthető A számla kiállításának, kézhezvételének és utalásának menete A számlakérést követően kerül sor a számlák folyamatos kiállítására és postázására. A számlákat a megadott szervezet nevére és címére postázzuk, KLIK vagy Szakképzési Centrum esetén, a hallgató nevére és címére, amennyiben más postázási címet nem jelöl meg. Az átutalásos számlán szereplő adatokkal kell megtörténnie az utalásnak: A jogosult neve: Magyar államkincstár A jogosult számlaszáma: Az átutalás KÖZLEMÉNY/MEGJEGYZÉS rovatába: a számla sorszámát kérjük feltüntetni A hallgató a Neptun rendszer/pénzügyek/befizetés menüpont alatt láthatja és ellenőrizheti, hogy számlája kiállításra került-e, illetve befizetés esetén az aktív státusz TELJESÍTETT-re változik. 13

14 3. Befizetések igazolása (MOODLE) és visszautalás 3.1. Befizetések igazolása Befizetésének igazolására a MOOODLE rendszer/közinfó menüpontja alatt/a Számlabefizetési igazolásának feltöltésénél az utalások bizonylatát fel kell tölteni Gyűjtőszámláról történő visszautalás Amennyiben a gyűjtőszámláról vissza szeretné utalni a befizetett összeget, azt az alábbi módon teheti meg. Neptun/Pénzügyek/Beállítások menüpont alatt ellenőriznie kell, hogy a megadott bankszámlaszám helyes. Amennyiben nem az Új bankszámlaszám menü választásával adhatja meg. A visszautalást a Neptun/Pénzügyek/Tranzakciós lista menüpont alatt teheti meg. A szűrések menüpont alatt: Félévek: minden félév Fizetési típusok: Utalás a gyűjtőszámlára Gyűjtőszámlák: Ekkor megjelenik a visszautalás gomb, amire kattintva lehet a gyűjtőszámláról visszautalni az összeget. A legkisebb visszautalható összeg 100 Ft. 14