Segédanyag az Excel használatához

Átírás

1 Segédanyag az Excel használatához Tartalom Fontos definíciók... 1 Saját függvény készítésének jelei... 1 Egérmutató típusai... 2 Hasznos... 2 Ctrl gomb használata... 2 Sortörés cellán belül... 3 Egyéni cellaformázás... 4 Formátummásoló... 5 Adatok másolása hivatkozással... 5 Munkalapon belül Munkalap közötti másolás (Munka1-ről Munka2-re)... 5 Függvény/képlet másolása... 6 Logikai kapcsolat nem függvények esetén... 6 A képletmásolás elméleti háttere hivatkozásoknál... 6 Képletben adatok rögzítése... 7 Függvények =SZUM(_:_) =DARAB(_:_) =DARAB2(_:_) =DARABTELI(_:_;_) =MAX(_:_) =MIN(_:_) =ÁTLAG(_:_) =FKERES(_;_:_;_;_) =SZORZATÖSSZEG(_:_;_:_) =INDEX(_:_;_) =HOL.VAN(_;_:_;_) Diagram készítés Tervezés: Adatok kijelölése menüpont Jelmagyarázat (adatsor) szerkesztése Vízszintes (kategoria) tengely felirata: Diagram adatfeliratainak formázása... 17

2 Fontos definíciók Oszlop Sor Cellaazonosító Tartomány Függvény Saját függvény Betűkkel jelöltek a táblázat tetején Számokkal jelöltek a táblázat bal oldalán Az oszlop és a sor metszéspontja Pl.: A11 Több egymás melletti cella kijelölése. A tartomány jelölése a bal felső és a jobb alsó cellával történik, amelyeket kettősponttal választunk el Pl.: A12:C45 gombbal elérhető, előre elkészített képleteket tartalmazó segítség. Innen választjuk ki azt a programot, amely a számításainkban segít. Pl.: SZUM, ÁTLAG, DARAB, stb. Saját függvényt akkor hozunk létre, ha az előre elkészített függvények közt nincsen az, amire szükségünk volna. Ilyenkor az cellába egyenlőség jelet írunk, majd utána a számításhoz szükséges képletet Pl.: =D34+F12*3. Mindenképpen vegyük figyelembe a műveleti sorrendet! Saját függvény készítésének jelei = minden egyes alkalommal kötelező a sor elejére, így jelezzük, hogy számítás következik * szorzás jele / az osztás jele + összeadás jele - kivonás jele ^ hatvány jele (Alt Gr+É utána kell egy karakter pl. 2 négyzetre emelés) : tartomány jelölése, mint például A1-től B3-ig: A1:B3 ; feltétel, vagy más érték meghatározását elválasztó jel a függvényen belül 1

3 Egérmutató típusai Kijelölés Szélesség/Magasság változtatása Képlet (függvény) másolása Kijelölt cella/tartomány áthelyezése Sor/Oszlop kijelölése A cella közepére vigyük az egeret. Mikor megjelenik a fehér kereszt, akkor kattintunk és elvégezzük a kívánt műveletet. Akkor jelenik meg, amikor a táblázat bal oldalán lévő sorszámok vagy a táblázat tetején lévő betűk közt lévő határoló vonalra visszük az egeret. Amint megjelenik, kattintunk egyet és módosíthatjuk a sor/oszlop magasságát/szélességét. Több sor/oszlop kijelölése esetén a módosítás minden kijelölt sorra/oszlopra kihat (=azonos sormagasság/oszlopszélesség) A kijelölt cella/tartomány jobb alsó sarkában lévő fekete pontra visszük az egeret. Amint megjelenik, kattintunk egyet és lenyomva tartjuk addig ameddig az adott képletet másolni szeretnénk. A kijelölt cella/tartomány határvonalára kattintva el tudjuk mozdítani azt, és át tudjuk tenni egy másik helyre. FIGYELEM: egyesített celláknál hiba előfordulhat. Az egeret a táblázat bal oldalán lévő sorszámokra vagy a táblázat tetején lévő betűkre visszük. Ezáltal ki tudjuk jelölni az adott sor(okat)/oszlop(okat) Hasznos Ctrl gomb használata Crtl gomb folyamatos lenyomásával több egymástól távol lévő cellát/sort/oszlopot is ki lehet jelölni KIEGÉSZÍTÉS: Ha sorozatot szeretnénk csinálni, de nem 1. (sorszám) hanem 1 használatával, akkor a Crtl gomb folyamatos lenyomásával másoljuk a képletet 2

4 Sortörés cellán belül Alt+Enter vagy a Sortöréssel több sorba ( ) menüpont aktiválása: Több sorban tudjuk beírni az információt illetve a cella tartalma automatikusan igazodni fog a cella szélességéhez/magasságához. 3

5 Egyéni cellaformázás Mindig az alapeseteket (pl.: Kategória Szám) kell előbb beállítani (pl. tizedes jegyek száma, stb.) és csak utána az egyéni tulajdonságokat (pl.: db, l, fő, stb.). Kivétel: Ha ismerjük az előzetes beállítás kódját, mert akkor az Egyéni -ben azt kiválasztjuk. Ha szöveget akarunk írni az értékek mögé a formátumkód után RÖGTÖN (szünet nélkül) írni kell két -t mert ezzel jelöljük a szöveget. A -be írja be a kívánt információt. Példa: 12,22344 formázása 0,00 liter (= két tizedes jegyű szám és a liter szó) 12,22 liter 4

6 Formátummásoló Elkészítjük a kívánt formázást (ez esetben a 2 különböző sáv mintát). Kijelöljük a két sort, amit szeretnénk alkalmazni a többi sorra. Rákattintunk a Formátummásoló gombra és a kijelölés ALATTI sortól kezdve kijelöljük a formázni kívánt cellákat. Így másoljuk az adott formai beállításokat. Például: piros betűszín, egyéni cellaforma, szegélyek, stb. Adatok másolása hivatkozással Munkalapon belül A cél cellába (E3) beírunk egy = jelet és a másolni kívánt cellára (B3) rákattintunk. Akkor a célcellában megjelenik a következő képlet: =B3. Enterre kattintva az érték másolódik. FIGYELEM: az üres cellákat a hivatkozás során 0-val tölti fel! Ennek a másolásnak a lényege, hogy ha a forrás cella (B3) értéke változik, akkor minden olyan cella változni fog, ami arra hivatkozik! Tehát ha az érték 1-et (B3) átírom érték 2-re, akkor az E3-ban is érték 2 jelenik meg. 2 Munkalap közötti másolás (Munka1-ről Munka2-re) A művelet ugyanaz, mint a munkalapon belüli másolás, csak 2 (vagy több) munkalap között történik ez. Munka2-n egy adott helyre írjuk be az = jelet és kattintsunk a Munka1 adott elemére, majd nyomjunk Enter-t. Ezáltal a Munka1 értéke átkerül a Munka2-re, de ha átírja a Munka1-ben azt az értéket, akkor az automatikusan átíródik a Munka2-ben is. 5

7 Függőleges irányban (sorok között) MINDIG a sor értéke változik Temesi-Ferenczi Kinga Függvény/képlet másolása Logikai kapcsolat nem függvények esetén Ez a művelet logikai sorozatokra is vonatkozik, mint ahogy azt a példában is látni fogjuk. A kijelölt cella jobb alsó sarkában lévő pontra kattintva adott irányba (jobbra, balra, le, fel) a cellában lévő függvényt másolja. Példa: beírjuk, hogy hétfő és a fent leírt technikával másoljuk a képletet valamilyen irányba. Az EXCEL értelmezni fogja, és pl. ha lefele húzzuk a képletet, akkor a kedd következik, majd a szerda, egészen addig, amíg a másolást alkalmazzuk. Példák: A kiszínezett cellák voltak beírva, ezek után történt a képlet másolása A képletmásolás elméleti háttere hivatkozásoknál Vízszintes irányban (oszlopok között) MINDIG az oszlop értéke változik 6

8 Példa: Rögzítés nélküli képlet másolás (mérték: 1 lépés) során a hivatkozások módosulása a következő: Képletben adatok rögzítése Hivatkozásnál előfordulhat, hogy egy-egy cellának/tartománynak rögzítve kell lennie, mert a függvény másolásánál a hivatkozások automatikusan igazodnak a másolás irányához és az elmozdulás mértékéhez. Jele: $ (dollárjel) Billentyűs elérése: F4 vagy az Alt Gr+É FONTOS: oszlopot akkor rögzítünk, ha a függvénymásolás az oszlopok között (vízszintesen) történik, sorokat akkor rögzítünk, ha a másolás egy oszlopon belül (függőlegesen) történik. Mindig azt kell lerögzíteni, amelyik módosulhat! F4 többszöri lenyomása más-más rögzítést ad: Tehát amit rögzítünk az NEM FOG VÁLTOZNI! 1. lenyomás: A sor és az oszlop is rögzül ($B$4) 2. lenyomás: A sor rögzül (B$4) 3. lenyomás: Az oszlop rögzül ($B4) 4. lenyomás: A rögzítés megszűnik (B4) ALAPHELYZET 7

9 Példa: Szorzótábla készítése képletmásolással. A lényeg az, hogy a szorzás képletét úgy módosítjuk, hogy két kattintásból meg lehessen csinálni az egész táblát. Az B2-be beírjuk a képletet (1x1) =B1*A2 Ha jobbra másoljuk a képletet (2x1), akkor a B1 C1-re változik (2), ami jó, de az A2 B2-re, ami már nem, ezért rögzítjük az oszlop értékét: B1*$A2 A képletmásolót húzhatnánk - a kijelölést meghagyva - lefelé is. Az alapképletből kiindulva az $A2-ből $A3 lesz (2), ami jó, de a B1-ből B2 lenne, ami nem jó, ezért rögzítjük a B1 sorát: B$1*$A2 8

10 A képletmásolás után az eredmény a következő: Ez képlettel így néz ki: 9

11 Függvények A legalapvetőbb beépített függvények leírásai: =SZUM(_:_) A kijelölt cellatartományban lévő összes számot összeadja. Ezeket lehet egyesével beírni vagy a Szám1 helyére beírjuk a tartományt. Csak SZÁMOT számol össze! Pl: A1:F12 =DARAB(_:_) Megszámolja, hogy hány olyan cella van a kijelölt tartományban, amely számot tartalmaz. Csak azokat a cellákat számolja meg amely SZÁMOT tartalmaz! =DARAB2(_:_) Megszámolja, hogy hány nem üres cella található a kijelölt tartományban. Ezzel lehet a szöveget tartalmazó cellákat is megszámolni. 10

12 =DARABTELI(_:_;_) A kijelölt tartományban összeszámolja azokat a nem üres cellákat, amelyek eleget tesznek a megadott feltételeknek. Hivatkozhatunk a kritériumra is, de be lehet írni. Ha szöveget írunk kritériumnak érdemes közé beírni azt. Pl.: hány darab olyan cella van, amiben az van írva, hogy 10. =MAX(_:_) Egy értékhalmazban szereplő legnagyobb számot adja meg. A logikai értékeket és a szövegeket figyelmen kívül hagyja. Ergo: melyik a legnagyobb értékű. Csak szám! =MIN(_:_) Egy értéktartományban lévő legkisebb számot adja meg. A logikai és a szövegeket figyelmen kívül hagyja. Ergo: melyik a legkisebb értékű. Csak szám! 11

13 =ÁTLAG(_:_) A kijelölt tartomány argumentumainak átlagát (számtani közepét) számítja ki, az argumentumok nevek, tömbök vagy számokat tartalmazó hivatkozások lehetnek. =FKERES(_;_:_;_;_) Egy tábla bal szélső oszlopában megkeres egy értéket, majd annak sora és a megadott oszlop metszéspontjában lévő értéket adja eredményül. Alapesetben a táblázatban növekvő sorrendbe rendezettnek kell lennie. Az oszlopszám a segédtábla (pontszám érdemjegy) oszlopának számát jelöli (pl.: 3). A tartományban keres -nél ha HAMIS értéket írunk be, akkor a pontos egyezést várunk el (tehát a keresési érték konkrétan bele van írva a táblába), ha IGAZ értéket írunk be, vagy nem írunk be semmit, akkor csak megközelítő értéket ad vissza. Pl.: dolgozatban elért pontszám által az érdemjegy kiszámítása =SZORZATÖSSZEG(_:_;_:_) Eredményük a megadott tartományok vagy tömbök számelemei szorzatának az összegét adja. Pl.: Napi bevétel esetén eladott termékek darabszámát és az egységárat szorozza, majd termékenként összeadja őket. 12

14 =INDEX(_:_;_) Értéket vagy hivatkozást ad vissza egy adott tartomány bizonyos sorának és oszlopának metszéspontjában lévő cellából. Megkeresi a pozíció szerint az értéket. Ha már előre megvan a pozíció (Pl.: HOL.VAN függvénnyel) akkor a Sor_szám-hoz kell azt csak beírni, az oszlop_szám ebben az esetben nem kell. Olyan mint egy fordított HOL.VAN függvény, ami érték alapján adja vissza a pozíciót. Pl.: - Mennyi a kijelölt tartomány 5. elemének az értéke? Ft. =HOL.VAN(_;_:_;_) Egy adott értéknek megfelelő tömbelem viszonylagos helyét adja meg adott sorrendben. Egyezés típusánál a (0) a pontos értéket adja vissza, a (-1) és a (+1) megközelítő értéket ad vissza. Tehát hányadik elem a kiválasztott érték az adott tartományban. Olyan mint egy fordított INDEX függvény. Pl: - Hányadik helyen van a kijelölt tartományban a Ft?

15 Diagram készítés Nem az összes beállítást fogom itt ismertetni, hanem azokat, amelyek alapvetően tekinthető illetve az órákon is vettük. A diagramkészítése során végig kell gondolni, hogy milyen értékek alapján szeretnénk az elkészíteni. A készítésének több módja van. A legegyszerűbb változat az, hogy előre kijelöljük az elemeket, amikkel foglalkozni fogunk (Crtl gomb folyamatos lenyomásával több tartományt is ki tudunk jelölni egyszerre): Példa: A Napi bevétel 3D-s kördiagramban való megjelenítése. A kijelölést követően a Beszúrás Diagramok menüpontban kiválasztjuk a kör diagramot és máris megjelenik a kijelölt elemek alapján legenerált kép. 14

16 A diagramoknak saját menüje (Diagrameszközök) jelenik meg, ha diagramra kattintunk. A Diagrameszközök két alneműből áll: Tervezés és Formázás. A menüpontok jó része a diagramra kattintva jobb egérgombbal elérhető. A diagram rajzterületén minden objektum külön mozdítható és formázható! 1 kattintás az objektumra pl.: felirat, cikkely, akkor az összeset kijelöli, és egyszerre tudjuk őket formázni. 2 kattintás az objektumra pl.: felirat, cikkely, akkor csak azt az egyet jelöljük ki és azt formázhatjuk. Tervezés: Diagramelrendezések Diagramösszetevő hozzáadása A lehetséges feliratok és jelzések hozzáadása és formázása Kész elrendezés Előre elkészített diaelrendezések, amelyek adatfeliratokat is tartalmaznak. Pl.: amiben % jel van, az akkor százalékban jeleníti meg a feliratot a diagramban. Más színek Diagramstílusok Adatok kijelölése Előre összeállított színkombinációkat adhatunk a diagramunknak. A színeket a diagram részeinél egyedileg is beállíthatjuk a Formátum Kitöltés résznél Előre elkészített formai (színek, térbeli hatások stb.) beállításokkal rendelkező diagramok, amelyek közül választhatunk. Ezek utólag módosíthatók. Ha a diagramkészítése előtt nem volt lehetőség minden adatot kijelölni, akkor itt lehet azt pótolni. 15

17 Adatok kijelölése menüpont Jelmagyarázat (adatsor) szerkesztése Személyes vélemény alapján a jelmagyarázat nem a legjobb kifejezés, az adatsor találóbb. Vízszintes (kategoria) tengely felirata: Ha a sorszámok jelennek meg, akkor kattintsunk a Szerkesztés gombra és jelöljük ki azt a tartományt, amelyet ide jobban megfelelő kifejezésnek - jelmagyarázatnak/magyarázatnak szeretnénk. 16

18 Diagram adatfeliratainak formázása Ha nem a Kész elrendezés alapján visszük fel a feliratokat, akkor konkrétan- a diagramra kattintva jobb egérgombbal kiválasztjuk az Adatfeliratok hozzáadása menüpontot és azon belül az Adatfeliratok hozzáadását. Az Adatbuborék ugyanazt csinálja, csak kis szövegbuborékba helyezi az adatokat, de ezt ritkán használják. Megjelennek azok az értékek a diagram felületén, amelyeket kijelöltünk adatoknak. Ezeknek a feliratoknak a formázása a következőképpen történik: Kattintsunk egyszer az egyik adatfeliratra, majd jobb egérgombbal válasszuk ki az Adatfeliratok formázása menüpontot. A Felirat tartalma résznél, amelyek mellett pipa van, az fog megjelenni a diagram feliratán is. Egyszerre több feliratot is megjeleníthetünk. A Felirat helye rész, a feliratok pozícionálására vonatkozik. A diagram méretétől és formájától függően érdemes kiválasztani azt az elrendezést, amelyik a legjobban értelmezhetővé teszi a diagramot. 17