Táblázatkezelés. Táblázatkezelés célja. Alapfogalmak. Táblázatkezelık szolgáltatásai. Alapfogalmak. Alapfogalmak

Átírás

1 Táblázatkezelés célja Táblázatkezelés Nagy-Szakál Zoltán Olyan nyomtatott táblázat - dokumentum - létrehozása számítógéppel, amely konstans (szöveges és numerikus) és a program által számított számértékeket tartalmaz (pl.: fizetési kimutatás, készletnyilvántartás) Táblázatkezelık szolgáltatásai Adatok felvitele és tárolása Adatok megjelenítése táblázatban Adatok megırzése Adatok módosításának lehetısége Mőveletek, számítások végzése Adatok grafikus megjelenítése Adat az információnak a legkisebb, önállóan kezelhetı része egy cellába egyetlen adat kerüljön. Táblázat téglalap alakú elemekbıl (cellákból) álló háló, amelybe az adatokat és a számításokat írjuk. Vagyis: adattárolás és adatfeldolgozás. Cella a táblázat építıeleme. Egy cellát a cellát tartalmazó oszlop betőjele és a cellát tartalmazó sor sorszáma azonosít. A cella tartalma a beírt adat vagy képlet, értéke a beírt adat vagy a képlet kiértékelésével kapott eredmény. Aktív cella Az a cella, amelybe éppen adatot vihetünk be. Egyszerre mindig csak egyetlen cella lehet aktív, melyet keret jelöl. Az aktív cella azonosítója megjelenik a név mezıben, az aktív cella tartalma pedig a szerkesztılécen. Egy cellát úgy teszünk aktívvá, hogy rákattintunk. Tartomány cellák valamilyen szempont alapján önállóan kezelendı csoportja. Blokk téglalap alakú tartomány Sor a táblázat sorokból áll. A sorokat sorszámuk azonosítja. Az Excel 2002/XP-ben a táblázatnak sora lehet. Oszlop a táblázat oszlopokból áll. Az oszlopazonosításra az ábécé nagybetőit használjuk. Az Excel 2002/XP-ben a táblázatnak 256 oszlopa lehet. 1

2 Munkalap az adatok tárolására és kezelésére szolgáló dokumentum. A munkalap lehet számolótábla (a sorokat, oszlopokat tartalmazó táblázat) vagy diagramlap. A munkatábla celláiba visszük be az adatokat, és itt tudunk számításokat is végezni. A munkalapok közül egy mindig aktív. Egy munkalapot a lap alján található lapfülre (pl. Munka1) kattintva aktivizálunk. Munkafüzet egy vagy több munkalapot tartalmazó fájl, mely az összetartozó adatok rendszerezett tárolására és grafikus megjelenítésére szolgál. A munkafüzet az Excel programmal létrehozott állomány (fájl). Az Excel-ben egyszerre több munkafüzettel is dolgozhatunk. Cellahivatkozás a cella azonosítója, például a C (3.) oszlop és a 3. sor metszéspontjában a C3 cella található. Egy cella adattartalmát más cellában felhasználhatjuk, anélkül, hogy újra begépelnénk, csak hivatkozunk rá. Képlet a cellák tartalmával elvégzendı mőveletsort leíró formula Függvény olyan elıre gyártott képlet, amelynek segítségével egyszerőbben, kényelmesebben végezhetjük el a számításokat. Argumentum azok az értékek, amelyekkel a függvényekben mőveleteket végzünk. Az argumentum lehet szöveg, szám, cellahivatkozás. Diagram a munkalap adatainak grafikus megjelenítése. Aktív cella Sor azonosító Az Excel képernyıje Menüsor Hivatkozás mezı Munkalapfülek Szerkesztıléc Oszlop azonosító Munkalap ablak Eszköztárak Adatok bevitele Ahogy már kiderült: egy cellába egyetlen adatot írunk. Egy adat bevitele a következıképpen történik: A megfelelı cellába lépünk. Beírjuk az adatot. Kilépünk a cellából Az ENTER billentyővel az alatta lévı cellába lépünk TAB billentyővel a jobb oldali cellába lépünk Nyílbillentyővel egy szomszédos cellába lépünk Egérrel átkattintunk egy tetszıleges cellába Adatok javítása Kattintsunk a cellára! A cellatartalom szerkeszthetı, ha: az F2 funkcióbillentyőt lenyomjuk vagy duplán kattintunk a cellára vagy a szerkesztılécen dolgozunk. (A cellatartalom megjelenik a táblázat fölött, a szerkesztılécen. A szerkesztılécbe kattintva az adat szerkeszthetı.) Mit tartalmazhat egy cella? (kijelzett érték szerint) Állandó (konstans) értéket szám szöveg dátum, idı logikai érték Változó (számított) értéket matematikai képlet függvény cellahivatkozás 2

3 Mit tartalmazhat egy cella? Oszlopszélesség állítása szöveg szám képlet függvény Cellaformázás Cellaformázás Karakterformázás Betőtípus Betőméret Betőstílus Betőszín Igazítás Cellaformázás Cellaformázás Szegély Cella háttérszíne - mintázat 3

4 Adatformázás Számítások végzése A táblázatkezelı programok egyik legnagyobb értéke, hogy megkímélnek minket a kézi számítási mőveletektıl. Hivatkozások Hivatkozások Az adatkezelésben alapelvnek tekinthetjük, hogy egy adatot csak egyszer viszünk be, amennyiben máshol is használni szeretnénk ezt az adatot, akkor az új helyre nem begépeléssel, hanem hivatkozással kerül az adat. Az Excel (és más) táblázatkezelı programban a számolás (hivatkozás) jele: = (vagy + ). Relatív hivatkozás: A leggyakrabban használt hivatkozás, az Excelben ez az alapértelmezett. A képletben a sor- és oszlopazonosítók annyival változnak, amennyivel az eredménycella odébb van a kiindulási cellához képest. F4=C4*5 E2=B2*5 G3=D3*5 Relatív cellahivatkozás Relatív cellahivatkozás A program a cellák távolságát és irányát tárolja a képletet tartalmazó cellához képest a B6 cellában lévı képlet hivatkozik az A2-es cellára = 4 cellát felfelé és 1 cellát balra Jele: csak a sor- és oszlopazonosítóval: A2 1 cellát balra 4 cellát felfelé 4

5 Hivatkozások Abszolút cellahivatkozás Abszolút hivatkozás: Szükség lehet arra, hogy a képlet másolásakor az azonosítók ne változzanak, hanem továbbra is az eredeti cellára mutassanak. Ebben az esetben használjuk az abszolút hivatkozást. A sor- és oszlopazonosítók rögzítését a $ karakterrel jelöljük. F4=$B$2*5 E2=$B$2*5 G3=$B$2*5 Abszolút hivatkozás használata akkor szükséges, ha a képletben a megadott cellahivatkozásnak a képlet másolása esetén - annak irányától és mértékétıl függetlenül - továbbra is ugyanaz(oka)t a cellá(ka)t szükséges kijelölni! Hivatkozások Képletek Vegyes hivatkozás: kétféle is rendelkezésünkre áll, aszerint, hogy a sorok, vagy az oszlopok mentén akarjuk rögzíteni a hivatkozást. Az egyik irányban abszolút, a másik irányban relatív hivatkozásként viselkedik a képlet. F3=C$2*5 E2=B$2*5 G4=D$2*5 E2=$B2*5 Matematikai vagy logikai mőveletek végzése F3=$B3*5 G4=$B4*5 Matematikai operátorok Függvények + összeadás - kivonás * szorzás / osztás ^ hatványozás 5

6 Függvények (matematikai) SZUM(tartomány) A tartomány számértékeinek összegét adja eredményül. Függvények (statisztikai) ÁTLAG(tartomány) A tartomány terület numerikus értéket tartalmazó cellák értékének átlagát számolja ki. Függvények (statisztikai) MIN(tartomány): A tartományban szereplı legkisebb értéket adja eredményül. MAX(tartomány): A tartományban szereplı legnagyobb értéket adja eredményül. Függvények (statisztikai) DARAB(tartomány): A tartomány területen található numerikus értékő cellák mennyiségét adja eredményül. DARAB2(tartomány): A tartomány területén található nem üres cellák száma. Függvények (statisztikai) DARABTELI(tartomány; kritérium) A tartomány területen található kritérium feltételnek megfelelı cellák mennyiségét adja eredményül. Függvények (Dátum) MA() A számítógép rendszeridejét adja eredményül év, hónap, nap formátumban. 6

7 Függvények (Logikai) HA(állítás;igaz_érték; hamis_érték) Az állítás igazságtartalmától függıen az igaz_érték vagy a hamis_érték argumentum értéket adja eredményül. Függvények (Mátrix) FKERES(keresett_érték; tartomány;oszlop) A függvény a tartomány terület elsı oszlopában kikeresi a megadott keresett_érték-et. Ezután a függvény oszlop argumentumában megadott számú oszlopának a keresett_érték-kel azonos sorában található értéket adja eredményül. Diagram Diagram Az Excel táblázatkezelı igen sokfajta diagramot kínál az adatok áttekinthetı ábrázolására. A diagram készítés lépései: A diagram típusának kiválasztása Az adattartomány véglegesítése és annak eldöntése, hogy sorokat vagy oszlopokat ábrázolunk. A diagram beállításainak, feliratainak elkészítése Az utolsó lépésben kiválasztjuk azt, hogy melyik munkalapra kerüljön a diagram. Rendezés A táblázatban gyakran nagyon sok adat szerepel. Nem könnyő a keresett adatot megtalálni. Az áttekinthetıséget az is javítja, hogyha az adatok rendezettek, sorban vannak. Szükség esetén egy táblázatrész sorai különbözı szempontok szerint sorba rendezhetık Ahhoz, hogy a táblázatkezelı program rendezés szolgáltatását használni tudjuk, az adatokat úgy kell bevinnünk, hogy az összetartozó adatok egymást mellett vagy egymás alatt legyenek. Egy szempontú gyors rendezés Rendezés 7

8 Rendezés Nyomtatás Teljes táblázat rendezése Rendezés több szempont szerint Oldalbeállítás 8