Táblázatkezelés alapjai. Számítógépek alkalmazása 1. 5b. előadás, október 25.

Átírás

1 Táblázatkezelés alapjai Számítógépek alkalmazása 1. 5b. előadás, október 25.

2 Miért/mikor használunk táblázatkezelőt? Ha adataink rendszeréhez táblázatos forma kívánkozik. Ha függvényt/változást kívánunk vizsgálni/szemléltetni. Ha különböző változatokat kívánunk kipróbálni (What-If Analysis). Ha a megoldandó feladat nagyobb logikai szervezettséget kíván, mint egy szövegszerkesztőben megírható szöveg, de nem olyan egyertelműen struktúrálható, mint egy adatbázis.

3 Mit várunk egy táblázatkezelőtől? Kényelmes (gyors) adatbevitelt. Rugalmasságot az adattáblák kezelésében. Táblázat- és grafikonformázási lehetőségeket. Integrációt (Office, Web, egyéb alkalmazások).

4 Az Excel munkafüzet munkafüzet-név képlet-sor (szerkesztőléc) név mező aktív cella munkalapok kijelölt oszlop, tartomány, sor lapváltó gombok

5 Az Excel jellemzői Megnyitott munkafüzetek száma: csak a rendszer erőforrásai korlátozzák. Munkafüzet-lapok száma csak a memória-méret korlátozza. Munkalap maximális mérete: 256 oszlop, sor. Oszlopok és sorok mérete: 255 karakter, ill. 409 pont. Színek száma egy munkafüzetben: 56.

6 Tartalom statikus / dinamikus statikus szöveg (max karakter, pl.: "Bevétel:"), konstans szám (max. 15 jegy: 1234, 1,23, ), művelet(ek)et, és függvény(eke)t tartalmazó képlet (mindig "=", "+", vagy "-" jellel kell kezdődjön pl.: =2^8, =SQRT(2), =PI()). dinamikus olyan képlet, melynek eredménye függ pl. más cella tartalmától, vagy az aktuális dátumtól.

7 Tartalom szám / szöveg Akár statikus, akár dinamikus, a cella tartalma (eredménye) lehet: szám (formázás nélküli cellában) jobb oldalra lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####"). logikai érték speciális érték, lehet IGAZ (TRUE), vagy HAMIS (FALSE) (kiértékeléskor 1, vagy 0), (formázás nélküli cellában) középre lesz igazítva, és nem nyúlhat át más cellába (ha nem fér: "#####"). szöveg minden, ami nem ami nem minősül az előzők egyikének, szövegként kerül eltárolásra (pl. 1cm), (formázás nélküli cellában) balra lesz igazítva, és (optikailag) átnyúlhat a szomszéd cellába, ha az üres (ha nem fér el a szöveg, csonkul).

8 Számformátum A cella megjelenési formátuma (Format Cells panel, Number lap): General: általános számformátum (kerekítve, hogy még elférjen) Number: (megadható pontosságú) kerekített szám-kijelzés Date / Time: dátum / idő egészrésze a napokat jelöli (1 = ), a tizedesjel utáni része az időt (óra, perc, mp). Custom: egyéni formátum, pl. értékfüggő formázás: pl. egy dinamikus képlet kiszámolja a zh-átlagot, ennek eredménye egy szám, mely ha 4,5-nél nagyobb, "Jeles" jelenik meg.

9 Számformátum A szám kijelzésének pontossága (alapesetben) nem befolyásolja a tovább-számolást. Tizedes-jel (".", ill. ",") és listaelválasztó jel (".", ill. ";") a Windows beállításai szerint. A megjelenés alapesetben előjel-függő, és négy szakaszból áll: "Pozitív szám";"negatív szám";"nulla";"ez csak szöveg". Számjegy-kódok: a # hely(iérték)én csak akkor jelenik meg szám, ha az nem nulla, a 0 helyén mindig. A % százzal szorozva (0,01 + 0,0#% => 1,0%), a szóköz ezerrel osztva ( #,0# " eft" => 12,35 eft) jelenik meg Megadható feltétel (értékhatár), pl.: [<2], a megjelenítés színe pl.: [Red], elé- v. hozzátoldható szöveg, pl.: # ###,00#" km".

10 Formátum A cella formázása (Format Cells panel): Alignment: vízszintes/függőleges igazítás, elforgatás beállítása, illetve cellán belüli sortörés (sordobás: Alt + Enter), betűméretcsökkentés, és cellaegyesítés engedélyezése. Font: betűtípus, stílus, méret, szín adható meg, (+pl. felső/alsó index), vagy választható a "Normál" stílus. Border / Patterns: cella/tartomány szegélye, ill. háttérszíne és mintázata adható meg. Természetesen mód van stílusok, és sablon (template) használatára is.

11 Cellahivatkozás A1, R1C1 stílus A műveletet vagy függvényt tartalmazó képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik, és hivatkozhat más cellákra. A cellahivatkozási stílus kétféle lehet (Tools Options panel, General lap) (Eszközök Beállítások panel, Általános lap): A1 stílus Az oszlopokat betű, a sorokat szám jelöli ez az elterjedtebb. R1C1 (S1O1) stílus Az oszlopokat és sorokat is szám jelöli. A képletben a hivatkozás történhet egyetlen cellára (pl. C6), vagy tartományra; ez utóbbi lehet téglalap alakú terület (pl. C6:D7), oszlop, vagy oszlopok (pl. C:C, C:E), illetve sor, vagy sorok (pl. 6:6, 6:8).

12 Abszolút, relatív, vegyes cellahivatkozás Sok munka takarítható meg, ha több cellába azonos képlet vihető be (másolható át). relatív hivatkozás a hivatkozott cellának az aktuális cellához viszonyított helyzetét jelzi (pl. A1, vagy RC[-1]) másoláskor ezt "viszi tovább". abszolút hivatkozás a hivatkozott cella mindig ugyanaz lesz (pl. $C$1, vagy R1C3). vegyes hivatkozás A hivatkozásnak csak az oszlopa, ill. sora kötött (pl. B$1, vagy R1C[-1]).

13 Cellahivatkozás nevek A képlet "olvashatóbbá" tételének érdekében hivatkozásként használhatunk neveket. Neveket a Insert Name > Define (Beszúrás Név > Név megadása) parancs panelén, ill. (a cellá(k)ra állva) a cellanév helyére írva adhatunk meg. Ha egy cellát elnevezünk (pl. C1=>"ÁFA ), neve mindig abszolút hivatkozásként használható (pl. =A1*ÁFA). Ha egy oszlopot (függ.tartományt) elnevezünk (pl. A:A=>"Nettó"), neve vegyes ($A1) hivatkozásként mindig a tartománynak az adott cella sorába eső celláját jelöli (pl. =Nettó*ÁFA). Tartományra alkalmazható függvénynél (pl.szum) tartományt jelöl. Elnevezett sorok és oszlopok metszéke is hivatkozható, szóközzel elválasztva a neveket, pl. =Január Bevétel.

14 Képletek műveletek, függvények A képlet mindig műveleti jellel (=, +, -) kezdődik. Más cellák tartalmával műveletek végezhetők, pl. =2*A1+B2^2-C3/2, vagy =A1&" és más!". Összetettebb feladatokra függvényeket alkalmazhatunk, pl. =SZUM(A1:C123), =ÁTLAG(A1,B2:C3) (ez két argumentum!) A függvény neve után mindig szerepel zárójel, még ha nincs is argumentuma (=FV())! Neve beírás után nagybetűsre változik. A függvények egymásba ágyazhatók. Függvények beírását segíti az Insert Function (Beszúrás Függvény) parancs panelje.

15 Argumentumok Az argumentumok olyan értékek, melyeket a függvények műveletek végrehajtásához használnak. Típusuk a függvénytől függ. lehet állandó (szám, szöveg, logikai érték), lehet cellahivatkozás, lehet tömb (akkor használjuk, ha egy képletnek több eredményt kell visszaadnia: pl. tömbtartomány olyan cellák tartománya, melyek képlete közös. Ezekre nem térünk ki), lehet egy másik függvény, pl. =HA(MAX(A1;A2);IGAZ;HAMIS) lehet hibaérték (pl. #HIÁNYZIK)

16 Függvény Függvény beszúrása panelből: A kategóriák közül választva kattintsunk a függvényre, (alul megjelenik a formátum). A megjelenő panel rovataiban megadhatjuk, vagy megmutathatjuk a szükséges paramétereket. Példa: =HA(MOST()>I1,"máris késő!","jó lesz sietni!")

17 Gyakrabban használt függvények Dátum és idő, pl.: MOST() (NOW()), MA() (TODAY()). Matematikai és trigonometriai, pl.: ABS( ), INT( ), ELŐJEL( ) (SGN( )), GYÖK( ) (SQRT( )), SIN( ), COS( ), TAN( ), PI(), RADIÁN( ) (RADIAN( )). Statisztikai, pl.: MIN( ), MAX( ), ÁTLAG( ) (AVERAGE( )). Mátrix, pl.: VKERES() (HLOOKUP( )), FKERES( ) (VLOOKUP( )). Szöveg, pl.: BAL( ) (LEFT( )), JOBB( ) (RIGHT( )), HOSSZ( ) (LENGTH( )), NAGYBETŰS() (UPPER( )), KISBETŰ( ) (LOWER( )). Logikai. pl.: HA( ) (IF( )), ÉS( ) (AND( )), VAGY( ) (OR( )), NEM(logikai) (NOT( )) IGAZ() (TRUE()), HAMIS() (FALSE()). Információ, pl.: CELLA( ) (CELL( )).

18 Copyright BME Építészmérnöki Kar Építészeti Ábrázolás Tanszék munkaközössége Szoboszlai Mihály, Peredy József, Ledneczki Pál, Batta Imre, Csabay Bálint, Kiss Zsolt, Strommer László, Fejér Tamás, Kovács András, Kovács András Zsolt