8. előadás. Táblázatkezelés alapok. Dr. Kallós Gábor

Átírás

1 8. előadás Táblázatkezelés alapok Dr. Kallós Gábor

2 Tartalom A táblázatkezelésről általában A táblázatkezelők szolgáltatásai Problémamegoldás táblázatkezelőkkel Az Excel munkafelülete Újdonságok az újabb Excel verziókban Mozgás a dokumentumban Adatok Típuskonverziók Kifejezések Kijelölések, blokkműveletek Relatív és abszolút címek Egyszerű példák 2

3 A táblázatkezelésről általában A táblázatkezelők szolgáltatásai A táblázatkezelő programok adatok gyors és sokoldalú kezelését teszik lehetővé Lehetséges definíció: a fogalmak pontos felsorolásával és magyarázatával A fontosabb elvárások: könnyű programkezelés kényelmes és gyors adatbevitel kapcsolatok létrehozásának lehetősége az adatok között új adatok származtatása feltételek, valamint matematikai és egyéb eszközök felhasználásával adatok rendezése bizonyos tulajdonságú adatok kiválogatása diagramkészítés képek, ábrák megjelenítése nyomtatás 3

4 A táblázatkezelésről általában Problémamegoldás táblázatkezelőkkel 1. Figyelmesen olvassuk el/elemezzük és értsük meg a feladatot! 2. Hogyan oldanánk meg mi a feladatot? (Építsük fel a megoldást papírceruza módszerrel, számítógép nélkül.) 3. Milyen segítséget tud adni az általunk elképzelt megoldáshoz a táblázatkezelő program? (Gyűjtsük össze a szükséges apparátust függvények, képletek stb.) 4. Állítsuk elő a (rész)megoldást egy cellában/egy példányban! (Előfordulhat, hogy a teljes megoldás több részből áll.) 5. Ha szükséges: másoljuk le a (rész)megoldást a további szükséges helyekre! Át kell gondolni: másolható-e a képlet! 4

5 A táblázatkezelésről általában Mi a különbség a másolható és a nem másolható képlet között? 5

6 Az Excel munkafelülete Mielőtt elkezdjük az érdemi munkát A program indítása, kilépés A képernyő felépítése Nézetek Az elemek megfelelő szintű/hatékony kezelése Gyors navigáció (lásd még később is) Érdekes lehet: Alt billentyű használata Nagyítás Testreszabás, a munkafelület beállításai Eszközök/Testreszabás és Eszközök/Beállítások (2003-as és korábbi verziók) Fájl/Beállítások/Menüszalag testreszabása és Fájl/Beállítások/Általános, Képletek és Speciális (2010-es változat) Pl. számolás, hibaellenőrzés, hivatkozási stílus, képletkiértékelés, frissítések, számolási/közelítési pontosság nyelvfüggő beállítások, ld. még később is 6

7 Az Excel munkafelülete 2003-as verzió 7

8 Az Excel munkafelülete 2010-es verzió A menüszalag megjelenése függ az ablak szélességétől 8

9 Az Excel munkafelülete A 2010-es Excel főbb újdonságai (a 2007-es Excelhez képest) 64 bites változat elérhető Ha a hardver és az op. rendszer támogatja Új (fejlettebb) szűrési lehetőségek Fájl backstage A 2007-es Office-nál: Office gomb Fejlettebb feltételes formázási lehetőségek Új (felerősített) függvények Főként: pénzügyi és statisztikai csoport Beillesztés előnézet Menüszalag testreszabása Gyorsabb számolás (háttérben) Jóval nagyobb táblázatok kezelése lehetséges Fejlettebb Solver változat VBA fejlesztések 9

10 Az Excel munkafelülete Már a 2007-es Excelben is bevezetett fontosabb újítások a 2003-as változathoz képest (itt: nagy mértékű változások) Menüszalag a menük helyett, Office gomb Az eszköztárak lényegében eltűntek Környezettől függő (helyzetérzékeny) menüszalag Párbeszédablakok bal oldali tagolással Új függvények (jelentős változás) Új alapértelmezett betűtípus a munkalapon (Arial helyett Calibri) Kibővített színpaletta (Office 2007) Táblázat típus és formátum Sok művelet támogatásával, kényelmes formázások Cellastílusok, sablonok, témák 10

11 Az Excel munkafelülete Általános beállítások (Excel 2010) 11

12 Az Excel munkafelülete Képletek, teljesítmény és hibakezelési beállítások (Excel 2010) 12

13 Az Excel munkafelülete Speciális beállítások (Excel 2010) 13

14 Az Excel munkafelülete Menüszalag testreszabása (Excel 2010) 14

15 Az Excel munkafelülete Fájlműveletek Új dokumentum készítése Meglevő dokumentum betöltése (keresés is) Dokumentum mentése (másként: név, hely, típus) Átgondolni: milyen fájltípusokat tud kezelni az Excel?.xls/.xlsx mellett.xml,.txt, csv és mások (más táblázatkezelők formátumai) 15

16 Az Excel munkafelülete Fájlműveletek a fájl backstage (2010-es verzió) 16

17 Mozgás a dokumentumban A mozgás lehetőségei Billentyűzettel Billentyű,,, HOME PAGE UP, PAGE DN CTRL+PAGE UP/CTRL+PAGE DN ALT+PAGE UP/ALT+PAGE DN CTRL+HOME, CTRL+END CTRL+,,, END+,,, A mozgás iránya Egy cellával balra/jobbra/fel/le Az aktuális sor eleje Egy képernyővel fel/le Munkalap váltás fel/le Egy képernyővel balra/jobbra A birtokba vett tartomány eleje/vége Táblázat széle adott irányban, vagy mozgás tartományok között Egérrel Gördítősávok, kattintás Ugrás meghatározott helyre (cím, elnevezett blokk, menüből: Kezdőlap/Szerkesztés; CTRL+G, F5) 17

18 Adatok Beírás a cellákba, javítás, törlés Beírás vége: Enter, Tab, nyilak vagy Esc Hosszú adat esetén átlógás, levágás vagy ##### sorozat Szerkesztőmód: szerkesztőléc vagy F2 ill. dupla kattintás a cellán Ins szerepe Home és End Adattípusok Szöveg, szám (+ dátum, idő), logikai Alapértelmezésben az igazítás mutatja a típust (ez felülbírálható) Egyéb (?): (hiba)üzenet Konverzió: a jellel, ill. függvényekkel (ld. később) Néha automatikus is lehet Az elrontott típusok (gyakran) szövegesek, pl.: ; 25:62 Fontos: mi a cella (tényleges) értéke, (valódi) tartalma, milyen a kijelzés/megjelenítés módja (megjelenített érték)! 18

19 Adatok egyszerű példák 19

20 Adatok További fontos kérdések Mi az adott adattípus értelmezési tartománya, értékkészlete? (Elsősorban szám típusú adatoknál, fontos elméletileg is tudni, hogy melyik a legnagyobb ábrázolható érték.) Milyen problémák adódhatnak abból, ha túllépjük ezeket a határokat? (Hogyan kezeli a rendszer a túlcsordulást?) Példa: gépi epszilon bemutatása Milyen pontosságot várhatunk a táblázatkezelőtől egész, ill. tört számok használata esetén? (Vá.: a standard egész ill. a double float értékhatáráig/pontosságáig) Milyen problémák adódhatnak kerekítési hibákból? Próbáljuk ki: Feladat: hogyan célszerű összeadni sok kicsi és sok nagy számot? Hogyan tudunk logikai adattal számként műveletet végezni? Mekkora az Excelben a legkisebb nemnegatív valós szám? 20

21 Adatok egyszerű példák 21

22 22

23 Kifejezések Adatok, műveleti jelek és függvények felhasználásával Kezdőszimbólum: =, +, - Használható műveletek Számokra: +, -, *, /, ^ (precedencia, zárójelezés!) (Noha elméletileg elvégezhető, nem biztos, hogy minden értelmes minden esetben) Szövegekre: & Hasonlítás Egyes műveletek függvénnyel is végrehajthatók Pl. Fakt, Hatvány (ld. még később is) Cellahivatkozásokat és függvényeket is tartalmazhatnak Képletes megjelenítés: Eszközök/Beállítások /Megjelenítés ill. Képletek/Képletvizsgálat További lehetőségek: elődök mutatása, utódok mutatása, hibaellenőrzés 23

24 Kifejezések egyszerű példák 24

25 Kifejezések kiértékelés A hivatkozásokat tartalmazó kifejezések kiértékelésénél a sorrendet a cellák közötti kapcsolatok határozzák meg A táblázatkezelő egy gráfban tartja nyilván ezt a bonyolult rendszert, és frissíti a változásokat (bekapcsolt automatikus újraszámolásnál) A mögöttes logika működését jól szemléltetik olyan egyszerű feladatok, hogy mi lesz az eredmény, ha eltávolítjuk a munkalapról (pl. oszlop törlésével) azt a cellát, amire az adott képlet hivatkozott, vagy a hivatkozást másolással lefuttatjuk a munkalapról 25

26 Kijelölések, blokkműveletek Kijelölés billentyűzettel Shift, F8 Teljes munkalap: Ctrl+A Kijelölés egérrel Kattintás és húzás Több független blokk (Shift+F8 vagy Ctrl) Kijelölés név mezővel (nagy méretű blokkokra igen előnyös) Blokk azonosítása: átellenes cellacímmel (Fordított sorrendben is megadható, többes kapcsolatot is értelmezhet a táblázatkezelő) Blokkműveletek Másolás, mozgatás, törlés (szokásos módokon +) Egérrel vonszolva (közben lehet Ctrl) Kitöltőfül lehúzásával ill. intelligens kitöltéssel CTRL+ENTER Szerkesztés/Törlés /Oszlop, Sor vagy Cellák (E 03), ill. Kezdőlap/Cellák/Törlés (E 10) Beszúrás Beszúrás/Sorok v. Oszlopok v. Cellák (E 03), ill. Kezdőlap/Cellák/Beszúrás (E 10) 26

27 A kifejezések sokszor megváltoznak, ha beszúró és törlő műveleteket hajtunk végre! Egyszerű példák Egy sor beszúrása Egy oszlop törlése Egy oszlop beszúrása Egy sor törlése Feladat Gondoljuk meg külön, hogy mi történik akkor, ha a képletet tartalmazó sort töröljük! Adódhat-e olyan helyzet, hogy a beszúrási művelet nem végezhető el? 27

28 28

29 Relatív és abszolút címek A relatív hivatkozás cellák közötti logikai kapcsolatot határoz meg Feladat: növekedő számoszlop, faktoriális A relatív hivatkozás másoláskor mindig megváltozik (az alapértelmezett hivatkozási stílus szerint) (Kivétel: másik munkalap ugyanazon cellájába másolunk) Mozgatáskor nem (!) Vannak azonban olyan feladatok, amikor így nem tudunk eljutni a megoldáshoz Egyszerű feladat: útiköltség-elszámolás Egy adott tulajdonságot leíró konstans adat a táblázatban csak egyszer helyezhető el! Más előfordulásait csak hivatkozással állíthatjuk elő. (Természetesen elnevezés is használható) 29

30 Relatív és abszolút címek Feladat: útiköltség-elszámolás 30

31 Relatív és abszolút címek (folyt.) A hivatkozások lehetséges típusai: A1, A$1, $A1, $A$1 (relatív, vegyes és abszolút) Az alkalmazandó hivatkozás/rögzítés típusát a feladat jellege határozza meg Egy rögzítés lehet: Szükséges Felesleges Hibás Célszerűen mindig csak a feladat megoldásához szükséges rögzítést adunk meg, tehát nem korlátozzuk magunkat indokolatlanul Meg kell vizsgálni a másolás során történő változást (szükséges/hibás) Egyszerű feladatok: szorzótábla, hatványtábla Felhasználható: kitöltés sorozattal; Szerkesztés/Kitöltés/Sorozatok (E 03), ill. Kezdőlap/Szerkesztés/Kitöltés/Sorozatok (E 10) Konstans adatokat hivatkozásnál célszerű elnevezni (nevesítés) Gyakran abszolút hivatkozással, ritkábban vegyes hivatkozással is (ld. később) 31

32 Relatív és abszolút címek Feladat: szorzótábla 32

33 Körkörös hivatkozás Önmagára hivatkozó cella (vagy: képletünk az őt tartalmazó cellára hivatkozik, akár közvetetten) Leggyakrabban/gyakran hibás képlet előállítása során találkozunk vele (elírás, félrekattintás) Az Excel a beállításoknak megfelelően kezeli (figyelmeztető üzenet) Feladat: egymásra hivatkozó cellák, közelítés engedélyezése (számítási beállítások) 33

34 Körkörös hivatkozás (folyt.) Vannak azonban olyan (gazdasági és matematikai) feladatok, amelyek megoldása során szükséges a körkörös hivatkozás használata (iteratív megoldás) 34

35 Névkezelő Nevek használata Javasolt: másolásnál (blokkok, cellák), konstans adatok használatánál Név mező, ill. Beszúrás/Név/Név megadása (E 03) ill. Képletek/Definiált nevek/névkezelő (E 10) Ugyanitt nevek módosíthatók (átírás, majd pipa jel), törölhetők Tréfás példa: gyümölcs alma 35

36 Nevek használata (folyt.) Névadás a Név mező segítségével: abszolút hivatkozással Névadás a Névkezelővel: nem csak abszolút, hanem relatív és vegyes hivatkozással is hozhatunk létre nevet (kiindulás: aktuális cella) A név a hivatkozások mellett konstansokat, függvényeket is tartalmazhat Szabályok: A név csak betűvel és aláhúzással kezdődhet; a továbbiakban csak számot, betűt és aláhúzást tartalmazhat A név nem ütközhet a táblázatkezelő valamely más beépített nevével vagy a munkafüzet valamely más objektumának a nevével (pl. cellaazonosító) Vannak kompatibilitási eltérések a régebbi Excel verziókkal (pl. c konstans) Név törlése hibaüzenethez vezet az adott nevet használó képletekben Külön köszönet: Corona és Boros N. kollégáimnak 36