A Microsoft Excel alapjai

Átírás

1 Bevezetés Ebben a fejezetben megismerkedünk az Excel program alapjaival. Milyen adattípusokkal dolgozhatunk, hogyan rögzíthetjük ezeket az adatokat, valamint milyen módon mozoghatunk munkalapunkon az egér vagy a billentyűzet segítségével. Az adatokkal való további műveletek elvégzéséhez megtanuljuk az Excelben történő különböző kijelölési módszereket is, valamint megismerkedünk a rögzített adatok keresésével, valamint cseréjével. Az Excel adattípusai Az Excel lényegében kétfajta adattípust különböztet meg egymástól: szám- és szöveges adatot. Ha a cellában lévő adatot az Excel nem tudja számadatként értelmezni, akkor szöveges adatnak fogja tekinteni. Ha a cellában lévő adat csak számjegyekből (tizedesvesszőből, előjelből stb.) áll, akkor ez a számadat egyéb esetekben szöveges adat. A számadatnak van egy speciális formája: a dátum. Ezt az adatot az Excel számnak tekinti, és úgy is kezeli. Akár harmadik csoportnak is tekinthetnénk a logikai értékeket. Mivel azonban csak két típusa van: IGAZ és HAMIS, és elég ritkán fordulnak elő, ezért nem említjük őket új csoportként. Az adatoknak van egy speciális fajtája, amit hibaértékeknek nevezünk. A hibaértékek számításaink folyamán szöveges hibaüzenetként jelennek meg a cellában, kettős kereszttel kezdődően. Például nullával való osztás esetén a #ZÉRÓOSZTO hibaértéket kapjuk. Általában a cellában lévő helyzetük alapján is következtethetünk az adatok típusára. A számadat a cella jobb széléhez, míg a szöveges adat a cella bal széléhez igazodik. A logikai és hibaértékek a cella közepén helyezkednek el. Adatok bevitele a cellákba és módosításuk Amikor munkalapunkon adatot viszünk be, akkor azt aktív cellába írjuk. Az aktív cella tehát a valamilyen művelet végzése alatt álló cella. Az aktív cella tartalma nemcsak a cellában jelenik meg, hanem a szerkesztőlécen is. A szerkesztőléc segítségével szerkeszthetjük a cella tartalmát, a szövegszerkesztőkben tanult módszerek szerint. A Név mezőben az aktuális cella címe található. Indítsuk el az Excel programot! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1

2 Az adatbevitel mindig az aktív cellába történik. Az aktív cella körül vastag fekete keret jelenik meg, melyet cellakurzornak nevezünk. 1. ábra Cellakurzor Írjuk be a [C5] cellába az 1835-ös adatot! Az adatbevitel akkor történik meg, ha az adat begépelése után megnyomtuk az ENTER billentyűt. Álljunk újból a [C5] cellára, majd figyeljük meg, hogy a szerkesztőlécen is megjelenik a bevitt adat. Továbbá a Név mezőben leolvashatjuk, hogy az adat melyik cellában található. 2. ábra Név mező, szerkesztőléc A szerkesztőlécet az F2 billentyűvel aktualizálhatjuk, vagy egyszerűen kattintsunk rá a szerkesztőlécre, és már módosíthatjuk is a cella tartalmát. Az adatbevitelt az ENTER billentyűvel, vagy a szerkesztőléc ikonjára való kattintással fejezzük be! Ha mégsem szeretnénk aktualizálni a végrehajtott módosítást, nyomjuk meg az ESC billentyűt, vagy kattintsunk a szerkesztőléc ikonjára! 3. ábra Rögzített adat javítása Javítsuk ki az 1835-ös adatot 1935-re! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2

3 Egy cellán belül több sorba is írhatunk. Ehhez a bevitelhez az ALT+ENTER billentyűkombinációt kell használnunk. (Vigyázzunk, nem ALT Gr, hanem ALT billentyűt használjunk!) Amikor a cellában a gépelés során eljutottunk oda, hogy a következő sorba akarunk gépelni, akkor nyomjuk meg a billentyűkombinációt! Ekkor a kurzor a következő sor elejére ugrik, és folytathatjuk a gépelést. Az [A2] cellába írjuk be az Alma Péter nevet úgy, hogy a cella első sorába a vezetéknév, míg a második sorába a keresztnév kerüljön! 4. ábra Sortörés Amikor a cellába írt szöveg (max. 256 karakter) hosszabb, mint a cella szélessége, akkor a táblázatkezelő kétféle módon jelenítheti meg a szöveget: ha jobbra üres cella van, akkor átnyúlik az üres cellába, ha azonban a jobbra lévő cella adatot tartalmaz, akkor a szöveg csonkítva jelenik meg. 5. ábra Bevitt adatok átlógása, csonkítva való megjelenítése Vigyük be a Munka2-es munkalapra a fenti képen látható adatokat! Fazekas Péter neve miért nem látszik teljesen az A2-es cellában? Biharkeresztesi Annamária neve pedig miért olvasható végig? A megoldást a fejezet végén találja meg. Az Excel Automatikus kiegészítés funkciója az adatbevitelt nagymértékben megkönnyíti. Ha a cellába beírt első néhány karakter megegyezik az oszlopban lévő valamelyik cella szövegének kezdetével, akkor az Excel a maradék karaktereket kiegészíti, amit mi vagy elfogadunk, vagy nem. Vigyük be a Munka3-as munkalap A1-es cellájába a Budapest, míg az A2-es cellájába a Kecskemét szót! Ha az A3-as cellába megint csak Budapestet akarunk beírni, akkor egyszerűen nyomjuk meg az ENTER billentyűt, Békéscsaba esetén azonban gépeljük végig a város nevét! Legközelebb egy B betűvel kezdődő városnév begépelésénél a B karakter leütése után nem kínál fel névválasztási lehetőséget a program, hiszen két, B betűvel kezdődő szöveges adatunk van. (De ha a beírni kívánt város második betűjét is beírjuk, akkor már felkínálja az annak megfelelő városnevet.) Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3

4 Az A3-as cellába vigyük be a Budapest adatot! 6. ábra Automatikus kiegészítés Megjegyzés: Az Automatikus kiegészítés funkciót az Eszközök menü Beállítások parancsát választva, a megjelenő párbeszédablak Szerkesztés fülén található, Cellaértékek automatikus kiegészítése jelölőnégyzettel kapcsolhatjuk ki-, illetve be. Számadat bevitelénél ügyeljünk a helyes tizedesjel alkalmazására! Országtól függően a tizedesjel lehet vessző vagy pont. A tizedesjel beállításához válasszuk a Vezérlőpult Területi és Nyelvi beállítások elemét! A megjelenő párbeszédablak Területi beállítások fülén kattintsunk a Testreszabás gombra! A Számok fülön a Tizedesjel legördülő listában állíthatjuk be a kívánt tizedesjel jelét. Magyarországon a tizedesvesszőt használjuk tizedesjelölőként. Ha a számadatot mégis ponttal visszük be, akkor az Excel azt dátumadatként fogja megjeleníteni. Az ábrán a 12,2-es adatot vesszővel és ponttal is bevittük. 7. ábra Tizedes vesző használata Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a rögzíteni kívánt adatot az Excel nem megfelelően értelmezi, például a 200/4-es adatot dátumtípusként rögzíti. Ha azonban mi azt szeretnénk, hogy a cellában a 200/4-es karakterek szerepeljenek, akkor az adatot szöveges adatként kell rögzítenünk. Ekkor az adatbevitelt az aposztróf ( ) karakterrel kezdjük, így az Excel a bevitt adatot szöveges adatként értelmezi. Az aposztróf karakter nyomtatásnál nem jelenik meg. Vigyük be a [D1] cellába a 2/4-es adatot! Az Excel program milyen formában fogja rögzíteni az adatot? A [D2] cellába szöveges adatként vigyük be! Hogyan érjük el, hogy az Excel szövegként értelmezze? Dátumértékek begépelését ugyancsak a Windows nemzetközi beállításainak megfelelő rövid dátumformátum alapján végezzük el. Pl.: Logikai érték beírása az IGAZ vagy HAMIS karakterek begépelésével történik. Az [E1] cellába ( ), míg az [E2] cellába (2007. május 20.) formátumban vigyük be a mai dátumot, az [E3] cellába pedig az IGAZ logikai adatot. Az Igaz logikai adat miért került a cella közepére? Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4

5 8. ábra Adattípusok rögzítése Megjegyzés: Hosszú számadatok begépelésénél előfordulhat, hogy a számok tudományos alakban jelennek meg. Pl. 1,25E+09 = 1,25*109 = Ha az adat nem fér el a cellában, akkor azt az Excel kettős kereszttel (#) fogja feltölteni. Dátumadat begépelésénél is előfordulhat a kettős kereszttel való feltöltés. Ez akkor történik, ha az oszlop szélessége kötött. Mozgás a munkalapon Az ablak tartalmát a görgetősávok segítségével (vízszintes, függőleges) mozgathatjuk. Ha az ablak területén megjelenik a keresett cella, akkor mozgassuk rá az egerünket (az egér alakja üreges kereszt ) és kattintsunk rá a bal gombjával! ENTER: Az aktív cellát követő cellára lépünk. Ha az alapbeállítást nem változtattuk meg, akkor eggyel lejjebb lép. Megjegyzés: Az ENTER billentyű mozgató funkciójának a beállítása: Eszközök/Beállítások parancs Szerkesztés lapon az ENTER után továbblép jelölőnégyzet ki/bekapcsolásával. A mozgásirányt ugyanitt, az Irány listában állíthatjuk be. SHIFT+ENTER: Az aktív cellát tartalmazó oszlopban eggyel feljebb lépünk. TAB: Az aktív cellát tartalmazó sorban egy cellát jobbra lépünk. SHIFT+TAB: Az aktív cellát tartalmazó sorban egy cellát balra lépünk. CTRL+HOME: Az aktív celláról az A1-es cellára lépünk. CTRL+ ; CTRL+ : Az adott sorban kitöltött cellatartomány első, majd utolsó cellájára ugrunk. (Ha nincs adat, az első oszlopra, A-ra, illetve utolsó oszlopra, IV-re). A Letöltés szövegre kattintva mentsük le számítógépünkre a Tapanyag.xls állományt, majd nyissuk meg! Kattintsunk a [B3] cellára, majd próbáljuk ki a CTRL+ billentyűkombinációt! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5

6 9. ábra CTRL+ billentyű hatása CTRL+ ; CTRL+ : Az adott oszlopban kitöltött cellatartomány első, majd utolsó cellájára ugrunk. (Ha nincs adat, az első sorára, 1-re, illetve utolsó sorára, 65536). HOME: Az aktív cellát tartalmazó sor elejére ugrunk (az A oszlopra). Page Down: Az aktív cellától egy ablaknyit lépünk le. Page Up: Az aktív cellától egy ablaknyit lépünk fel. : Ugyanaz, mint a SHIFT+TAB billentyűkombináció. Ha a Scroll Lock billentyű be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy oszloppal balra gördítjük. : Ugyanaz, mint a TAB billentyű. Ha a Scroll Lock billentyű be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy oszloppal jobbra gördítjük. : Ugyanaz, mint az ENTER billentyű. Ha a Scroll Lock billentyű be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy sorral lejjebb gördítjük. : Ugyanaz, mint az SHIFT+ENTER billentyűkombináció. Ha a Scroll Lock billentyű be van kapcsolva, akkor a táblázatot egy sorral feljebb gördítjük. Tetszés szerint próbáljuk ki a többi billentyűkombinációt is munkalapunkon! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6

7 Mozgás a munkalapok között Mozgassuk az egerünket a kiválasztandó munkalap nevére (fülére), majd kattintsunk rá egerünk bal gombjával! 10. ábra Munkalap nevek CTRL+PgUp: Az aktuális munkalapról az előző munkalapra lépünk, ha a Scroll Lock billentyű nincs bekapcsolva. Egyébként egy képernyőnyit balra lépnénk. CTRL+PgDn: Az aktuális munkalapról a következő munkalapra lépünk, ha a Scroll Lock billentyű nincs bekapcsolva. Egyébként egy képernyőnyit jobbra lépnénk. A lapozgató gombokkal az aktuális munkalapról sorjában a legelső, az előző, a következő és az utolsó munkalapra léphetünk. 11. ábra Lapozgató gombok Nyissunk meg egy új üres munkafüzetet, majd próbáljuk ki egérrel, illetve billentyűzetről a munkalapok közötti mozgási lehetőségeket! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7

8 Adat keresése, cseréje a munkalapon Az Excel Keresés funkciója segítségével nagyobb táblázatoknál egy pillanat alatt megkereshetjük a keresett adatot. A kereséséhez válasszuk a Szerkesztés menü Keresés és csere parancsát, a Keresés fület! 12. ábra Opel Astra adat keresése A Keresett szöveghez gépeljük be a keresett adatot, vagy annak egy részét! A keresést a Következő gombra kattintva indítjuk el. Ekkor az Excel kijelöli az első, a keresett adatot tartalmazó cellát. Az adat következő előfordulási helyének a megtekintéséhez megint csak kattintsunk a Következő gombra! A Listába mind gombbal a keresett adat összes előfordulását egyszerre kereshetjük, szemben az egyenkénti kereséssel. A találatok hivatkozásai a párbeszédablak alsó részén jelennek meg. 13. ábra Találati lista A Letöltés szövegre kattintva mentsük le számítógépünkre az Autószalon.xls állományt, majd nyissuk meg! Keressük meg a Fiat Uno kocsi első előfordulási helyét! Melyik cellában találtuk meg? Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8

9 A cserét a Keresés és csere ablak Csere fülén, vagy a Szerkesztés menü Csere parancsával végezhetjük el. 14. ábra Adatok cseréje A Keresett szöveghez a keresett adatot vagy annak részletét írjuk be. A Csere erre szövegdobozba az új adatot gépeljük be. A cserét egyesével, a Következő gomb megnyomásával, míg az egyszerre történő cserét Az összes cseréje nyomógomb választásával érhetjük el. 15. ábra Csere eredménye Ha különbséget szeretnénk tenni a cserénél a kis- és nagybetűk között, akkor az Egyebek nyomógomb választása után kapcsoljuk be a Kis- és nagybetű különböző jelölőnégyzetet! Az előbb megnyitott munkafüzetben cseréljük le az összes fekete színű gépkocsi színét szürke színűre! A program hány cserét hajtott végre? Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9

10 Nagyítás Táblázatunk áttekinthetőségét nagymértékben befolyásolja, hogy mekkora nagyításban látjuk a munkafüzetünket. Adatbevitelnél nagyobb, míg formázásnál kisebb nézetet célszerű választani. A megfelelő méretet a Nézet menü Nagyítás paranccsal, vagy a Szokásos eszköztár Nagyítás ikonjával állíthatjuk be. 16. ábra Munkafüzet nagyítási lehetőségei Ha a listában nem találunk számunkra megfelelő nagyítási mértéket, akkor azt egyszerűen gépeljük be a Nagyítás ikonnál és nyomjuk meg az ENTER-t. Menüből a Legyen szövegdobozba gépeljük be a kívánt méretet, majd nyomjuk meg az OK gombot! Munkafüzetünk nagyítását állítsuk át 80%-ra, majd ezután a nekünk megfelelő méretűre! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10

11 Kijelölési módszerek Amikor bizonyos cellákon műveletet kívánunk elvégezni, akkor meg kell határoznunk, hogy az mely cellákra lesz érvényes. Ezt a műveletet a cellák kijelölésével tehetjük meg. Kijelölés egérrel Egyetlen cella kijelölése egyenértékű a cella kiválasztásával. Mozgassuk rá egerünket a kívánt cellára, majd kattintsunk az egér balgombjával! Cellatartomány kijelölése: az első cellára rákattintunk az egér bal gombjával, nyomva tartjuk, és elkezdjük húzni az egeret az utolsó cella felé. 17. ábra Cellatartomány kijelölése Nem szomszédos cellák kijelölése: az első cellát vagy cellatartományt kijelöljük, majd lenyomjuk a CTRL billentyűt. A CTRL billentyű nyomva tartása mellet kijelöljük a többi cellát vagy cellatartományt. Az utoljára kijelölt terület első cellája fehér színű lesz. 18. ábra Nem szomszédos cellák kijelölése Jelöljük ki a fenti képen látható nem szomszédos tartományokat! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11

12 Oszlop kijelölése: az oszlop azonosítójára kattintunk. Ha több oszlopot akarunk kijelölni, akkor az oszlopazonosító betűkön húzzuk az egeret. Ha nem szomszédosak a kijelölendő oszlopok, akkor használjuk a CTRL billentyűt! 19. ábra Oszlop kijelölése Sor kijelölése: az oszlopok kijelöléséhez hasonlóan járunk el. A sor azonosítójára kattintunk. Ha több sort akarunk kijelölni, akkor a sorazonosító számokon húzzuk az egeret. Jelöljük ki a munkalap első tíz oszlopából minden másodikat! A munkalap összes cellájának kijelölése: a mindent kijelölő gombra kattintunk! 20. ábra Összes cella kijelölése Kijelölés megszüntetéséhez kattintsunk bármely cellára, vagy nyomjuk meg az ESC billentyűt! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12

13 Kijelölés billentyűzettel SHIFT + : Az aktív cellától balra lévő cellák kijelölése SHIFT + : Az aktív cellától jobbra lévő cellák kijelölése. SHIFT + : Az aktív cellától lefelé lévő cellák kijelölése. SHIFT + : Az aktív cellától fölfelé lévő cellák kijelölése. SHIFT + SPACE: Az aktuális sor kijelölése. CTRL+SPACE: Az aktuális oszlop kijelölése. SHIFT+HOME: Az aktív cellától a sor elejéig jelöli ki a cellákat. CTRL+SHIFT+END : Az aktív cella helyétől az adatterület végéig kijelöli a cellákat. CTRL+SHIFT+HOME: Az aktív cella helyétől az A1-es celláig jelöli ki a cellákat. CTRL+A: A munkalap összes cellájának kijelölése. A fejezetben található feladatok, kérdések megoldásait az ikonra kattintva nézheti meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13

14 Összefoglalás Az Excel lényegében kétfajta adattípust különböztet meg egymástól: szám- és szöveges adatot. A számadatnak van egy speciális formája: a dátum. Ezt az adatot az Excel program számnak tekinti, és úgyis kezeli. Akár harmadik csoportnak is tekinthetnék a logikai értékeket. De mivel csak két típusa van: IGAZ és HAMIS, és elég ritkán fordulnak elő, ezért nem említjük őket új csoportként. Az adatoknak van egy speciális fajtája, amit hibaértékeknek nevezünk. A hibaértékek számításink folyamán szöveges hibaüzenetként jelennek meg a cellában, kettős kereszttel kezdődően. Például nullával való osztás esetén a #ZÉRÓOSZTO hiba értéket kapjuk. Többnyire a cellában lévő helyzetük alapján is következtethetünk az adatok típusára. A számadat a cella jobb széléhez, míg a szöveges adat a cella balszéléhez igazodik. A logikai és hibaértékek a cella közepén helyezkednek el. Amikor munkalapunkon adatot viszünk be, akkor az aktív cellába írjuk. Az aktív cella tartalma nemcsak a cellában jelenik meg, hanem a szerkesztőlécen is. A szerkesztőléc segítségével szerkeszthetjük a cella tartalmát, a szövegszerkesztőkben tanult módszerek szerint. A Név mezőben az aktuális cella címe található. Az adatbevitel mindig az aktív cellába történik. Az aktív cella körül vastag fekete keret jelenik meg, melyet cellakurzornak nevezünk. Egy cellán belül több sorba is írhatunk. Ehhez a bevitelhez az ALT+ENTER billentyűkombinációt kell használnunk. Az Excel Automatikus kiegészítés funkciója az adatbevitelt nagymértékben megkönnyíti. Ha a cellába beírt első néhány karakter megegyezik az oszlopban lévő valamelyik cella szövegének kezdetével, akkor az Excel a maradék karaktereket kiegészíti, amit mi vagy elfogadunk, vagy nem. Számadat bevitelénél ügyeljünk a helyes tizedesjel alkalmazására. Országtól függően a tizedesjel lehet vessző vagy pont. Magyarországon a tizedesvesszőt használjuk tizedesjelölőként. Ha egy adatot szöveges adatként szeretnénk rögzíteni, akkor az adatbevitelt az aposztróf ( ) karakterrel kezdjük, és így az Excel a bevitt adatot szöveges adatként fogja értelmezi. Az aposztróf karakter nyomtatásnál nem jelenik meg. Dátumértékek begépelését ugyancsak a Windows nemzetközi beállításainak megfelelő rövid dátumformátum alapján végezzük el. Pl.: Logikai érték beírása az IGAZ vagy HAMIS karakterek begépelésével történik. Az Excel Keresés funkciója segítségével nagyobb táblázatoknál egy pillanat alatt megkereshetjük a keresett adatot. A kereséséhez a Szerkesztés menü Keresés parancsát alkalmazzuk. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 14

15 A munkalapon lévő adatok cseréjét a Szerkesztés menü Csere parancsával végezhetjük el. A Keresett szöveghez a keresett adatot, vagy annak részletét írjuk be. A Csere erre szövegdobozba az új adatot gépeljük be. A cserét egyesével a Következő gomb megnyomásával, míg az egyszerre történő cserét Az összes cseréje nyomógomb választásával érhetjük el. Táblázatunk áttekinthetőségét nagymértékben befolyásolja, hogy mekkora nagyításban látjuk munkafüzetünket. Adatbevitelnél nagyobb, míg formázásnál kisebb nézetet célszerű választani. A megfelelő méretet a Nézet menü Nagyítás parancsával vagy a Szokásos eszköztár Nagyítás ikonjával állíthatjuk be. Amikor bizonyos cellákon műveletet kívánunk elvégezni, akkor meg kell határoznunk, hogy az mely cellákra lesz érvényes. Ezt a műveletet a cellák kijelölésével tehetjük meg. Egyetlen cella kijelölése egyenértékű a cella kiválasztásával. Mozgassuk rá egerünket a kívánt cellára, majd kattintsunk az egér balgombjával! Cellatartomány kijelölése: az első cellára rákattintunk az egér balgombjával, nyomva tartjuk, és elkezdjük húzni az egeret az utolsó cella felé. Nem szomszédos cellák kijelölése: az első cellát vagy cellatartományt kijelöljük, majd lenyomjuk a CTRL billentyűt. A CTRL billentyű nyomva tartása mellet kijelöljük a többi cellákat vagy cellatartományokat. Az utoljára kijelölt terület első cellája fehér színű lesz. Oszlop kijelölése: az oszlop azonosítójára kattintunk. Ha több oszlopot akarunk kijelölni, akkor az oszlopazonosító betűkön húzzuk az egeret. Ha nem szomszédosak a kijelölendő oszlopok, akkor használjuk a CTRL billentyűt! Sor kijelölése: az oszlopok kijelöléséhez hasonlóan járunk el. A sor azonosítójára kattintunk. Ha több sort akarunk kijelölni, akkor a sorazonosító számokon húzzuk az egeret. A munkalap összes cellájának kijelölése: a mindent kijelölő gombra kattintsunk! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 15