Rendezés, oldalbeállítás, nyomtatás

Átírás

1 Bevezetés Ebben a fejezetben megtanuljuk, hogy egy táblázat adatait milyen módon rendezhetjük sorba valamely oszlop adatai szerint növekvő, illetve csökkenő sorrendbe. Megismerkedünk az általunk elkészített táblázatok és diagramok nyomtatási lépéseivel (oldalbeállítás, nyomtatási kép, nyomtatás). Sorbarendezés Egy táblázat adatait a kijelölt oszlopok (mezők) alapján rendezhetjük. A rendezés előtt elég, ha csak beleállunk a táblázat valamelyik cellájába, ha oszlopnevek szerepelnek a táblázat legelső sorában. Ha azonban nem így van, akkor jelöljük ki táblázatunkat! A táblázat rendezését az Adatok menü Rendezés parancsával végezhetjük el. A Letöltés szövegre kattintva mentsük le számítógépünkre a Bacs-Kiskun.xls állományt! Rendezzük a táblázatban lévő településeket a települések száma szerint csökkenő sorrendbe! A másodlagos rendezési szempont a népsűrűség legyen, ahol az adatok növekvő sorrendben szerepeljenek! Táblázatunk a rendezés előtt: 1. ábra Bacs-Kiskun.xls Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1

2 Mivel táblázatunkban vannak oszlopnevek (Bács-Kiskun, lakónépesség, terület km 2 stb.) ezért vegyük bele az oszlopneveket a kijelölésbe, majd válasszuk az Adatok menü Rendezés parancsát! Az adattartomány csoportban két lehetőség közül választhatunk: Van rovatfej, vagy Nincs rovatfej. A rádiógombokkal jelezzük a programnak, hogy a kijelölt táblázat első sorában vannak-e oszlopnevek. Ha nincsenek, akkor a Nincs rovatfejet kell választani, és a Rendezze listában nem az oszlopnevek fognak szerepelni, hanem Oszlop A, Oszlop B stb. A rendezést három kulcs szerint tudjuk elvégezni. Elsődleges a Rendezze, másodlagos a Majd, és harmadlagos az Azután. A mellettük lévő rádiógombokkal azt tudjuk beállítani, hogy a rendezés Emelkedő vagy Csökkenő legyen. Elsődleges rendezésnek válasszuk a települések számát csökkenő, míg másodlagos rendezésnek a népsűrűséget növekvő rendezéssel! 2. ábra Rendezés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2

3 Táblázatunk a rendezés után: 3. ábra Táblázat a rendezés után A rendezés után mindig ellenőrizzük le táblázatunkat, hogy nem keveredtek-e össze az adatok. Ha csak a települések számát és a népsűrűségadatokat jelöltük volna ki, akkor a rendezésben csak e két oszlop adatai vettek volna részt, a többi oszlop adatai nem cserélődnének, azaz adataink jól összekeveredtek volna. Egy rendezéses feladat és megoldása. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3

4 Oldalbeállítás Az adatok papíron való formájának kialakításához a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát használhatjuk. Az oldalbeállítás párbeszédablak különböző fülein beállíthatjuk a margót és a lapméretet, az élőfejet és az élőlábat, valamint egyéb lapformázási beállításokat. 4. ábra Oldalbeállítás Oldal lap A Tájolás keretben rádiógombokkal megadhatjuk, hogy Álló vagy Fekvő lapra kívánunk-e nyomtatni, azaz az írásirányt adjuk meg. Ha a nyomtatandó dokumentum nem fér el egy oldalon, akkor a Legyen az eredeti méret-nél a nyomtatáshoz szükséges nagyítási-kicsinyítési százalékot adhatjuk meg, vagy a Legyen választásával megadhatjuk, hogy hány oldalra kerüljön az eredmény. A Papírméret legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy mekkora méretű papírra, fóliára stb. szeretnénk nyomtatni (pl.: A4, A3, B5 stb.). Minőség: a keretben a telepített nyomtatónk által felajánlott nyomtatási minőségek közül választhatunk. (Minél nagyobb a DPI, nyomtatásunk annál jobb minőségű.) Első oldalszám: itt adhatjuk meg a kezdő oldalszámot, ha azt akarjuk, hogy ne 1-gyel kezdődjön a nyomtatás. A Nyomtatás gomb megnyomásával a nyomtatás paraméterezését végezhetjük el, utána kinyomtathatjuk a dokumentumunkat. Megtekintés: a nyomógombra kattintással a Nyomtatási képhez jutunk. Egyebek: nyomtatónk speciális beállításait változtathatjuk meg. OK: a beállítások végrehajtódnak, kilépünk az Oldalbeállításból. A Mégsem gombbal a beállítások végrehajtása nélkül lépünk ki az Oldalbeállításból. A Letöltés szövegre kattintva mentsük le számítógépünkre a Tehergepkocsi_oldalbeallitas.xls állományt! Állítsuk be, hogy a nyomtatás 120%-os nagyításban történjen! Ellenőrizzük, hogy a fuvarozás munkalapnak A4-es, álló tájolású lap van-e beállítva! Ha nem, akkor módosítsuk erre a beállítást! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4

5 Margóbeállítás Az Oldalbeállítás ablak Margók fülén adhatjuk meg a munkalap margóinak méretét, az élőfej és az élőláb lapszéltől való távolságát, valamint a táblázat margók közötti elhelyezését. Ügyeljünk arra, hogy az Élőfej illetve az Élőláb távolsága ne legyen nagyobb, mint a Felső illetve Alsó margó értéke, mert adataink átfedésbe kerülhetnek. Az Igazítás az oldal közepére csoportban beállíthatjuk, hogy a nyomtatandó adatok középre vízszintesen, illetve függőlegesen hogyan igazodjanak a lap beállított margóihoz képest. 5. ábra. Oldalbeállítás Margók lap A fuvarozás munkalap alsó és felső margója legyen 3-3 cm, a jobb és a bal margó egyaránt 2-2 cm! A táblázat vízszintesen az oldal közepére kerüljön! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5

6 Élőfej és élőláb beállítása Az Oldalbeállítás párbeszédablak Élőfej és élőláb fülén, a lapunk tetején és alján ismétlődő szöveges adatok beállítására van lehetőségünk. 6. ábra Oldalbeállítás Élőfej és élőláb lap A program mintaként felkínál néhány összeállítást az élőfejre és az élőlábra, amelyeket az Élőfej és Élőláb legördülő listákból választhatunk ki. Ha egyik felkínált lehetőséget sem akarjuk alkalmazni, akkor az Egyéni élőfej illetve Egyéni élőláb nyomógombokat válasszuk! Ugyancsak a fenti nyomógombokat válasszuk akkor, ha a legördülő listákból választottunk valamilyen összeállítást, és azok formai beállításait szeretnénk megváltoztatni! Az Egyéni élőfej illetve Egyéni élőláb nyomógombra való kattintás után egy Élőfej illetve Élőláb nevű párbeszédpanel jelenik meg. Itt a legördülő listákból választott összeállítást formázhatjuk, elrendezésüket megváltoztathatjuk, illetve egyéni szövegeket gépelhetünk be. Nézzük meg, melyik ikon mit jelent: Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6

7 7. ábra Élőfej 1. A Betűtípus párbeszédpanel jelenik meg, ahol a karakterformázásokat végezhetjük el. (Ne felejtsük el kijelölni a szöveget, egyébként a formázás nem hajtódik végre!) 2. A kurzor helyére beszúrja az aktuális oldalszámot. 3. A kurzor helyére az aktuális munkafüzet összes oldalainak számát szúrja be. 4. Beszúrja az aktuális dátumot (mindenkor a nyomtatás dátuma fog szerepelni). 5. Beszúrja az aktuális időt (mindenkor a nyomtatás ideje fog szerepelni). 6. Beszúrja a kinyomtatott munkafüzet elérési útját és nevét. 7. Beszúrja a kinyomtatott munkafüzet nevét. 8. Beszúrja a kinyomtatott munkalap nevét. 9. Képet szúrhatunk be. A 2 9. pontok alkalmazása előtt kattintsunk abba az ablakrészbe (Bal oldalon, Középen, Jobb oldalon), ahová a kívánt adatot elhelyezni szeretnénk. Beszúrásuk után ezeknek az adatoknak a formázását is elvégezhetjük. (Ne felejtsük el őket kijelölni!) Az élőfej bal oldalán szerepeljen az aktuális munkafüzet neve, Times New Roman CE betűtípussal, 12 pontos betűmérettel, valamint félkövér betűstílussal megjelenítve. Jobb oldalon az aktuális munkalap neve legyen, hasonlóan megformázva! A betűstílus ne félkövér, hanem dőlt legyen! A lábléc jobb oldalán jelenjen meg az aktuális és a teljes oldalszám, a következő formában: 1/10! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7

8 Lap beállítása 8. ábra Oldalbeállítás Lap fül A Nyomt. terület mezőben adhatjuk meg a nyomtatásra kerülendő munkalaptartományt. Ezt úgy tudjuk megadni, hogy a mező végén található kis ikonra kattintunk, majd kijelöljük a nyomtatandó tartományt, végezetül újból erre a kis ikonra kattintunk. Ha ezt nem akarjuk elvégezni, akkor egyszerűen gépeljük be a tartományra vonatkozó hivatkozást. A területet úgy is megadhatjuk, hogy a Fájl menü Nyomtatás parancsának kiadása előtt kijelöljük, majd a Nyomtatás párbeszédablakban A kijelölt terület választókapcsolóval aktualizáljuk. Ezt a funkciót akkor alkalmazzuk, ha a munkalapon lévő táblázatnak mindig csak egy kisebb részét szeretnénk kinyomtatni. A Címként nyomtatandó csoportban megadhatjuk a Fent ismétlődő sorok vagy Balra ismétlődő oszlopok cellatartományokat. Pl.: ha egy osztálynévsorhoz tartozó táblázat nem fér ki egy oldalra, célszerű a második oldalon is szerepelnie az osztály névsorának, hogy tudjuk, hogy kihez melyik adat tartozik, tehát ne keljen visszalapoznunk. A megadás itt is történhet az előbb ismertetett kijelöléssel, vagy a hivatkozással. Példa az A oszlop hivatkozására: A:A. Ekkor az A oszlop adatai minden oldal elején szerepelni fognak. A fuvarozás munkalap első sora minden nyomtatott oldalon jelenjen meg! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8

9 Több oldalas dokumentumnál az Oldalak sorrendje csoportban megadhatjuk, hogy Le majd jobbra folytatva, illetve Jobbra, majd lefelé folytatva nyomtasson, és az oldalszámozást is így végezze. Az Oldaltöréseket a program magától, automatikusan végzi. Az oldaltörések helyét a párbeszédpanel lezárása után lehet megtekinteni. Az oldaltöréseket a program szaggatott vonallal jelzi. Ha mi akarjuk szabályozni az oldaltöréseket, akkor azt a következőképpen tehetjük meg. Vízszintes: az új oldal kezdő sorát jelöljük ki, majd válasszuk a Beszúrás menü Oldaltörés parancsát! Függőleges: az új oldal kezdő oszlopát jelöljük ki, majd válasszuk a Beszúrás menü Oldaltörés parancsát! Az IFA gépkocsi adatai kerüljenek új oldalra! Az általunk berakott oldaltörések törléséhez jelöljük ki az oldal első oszlopát, illetve sorát, majd válasszuk a Beszúrás menü Oldaltörés eltávolítása parancsát! Ha minden oldaltörést el szeretnénk távolítani, akkor jelöljük ki a teljes táblázatot, majd használjuk az imént megismert Oldaltörés eltávolítása parancsot! A Nyomtatás csoportban a következő jelölőnégyzetek közül választhatunk: Cellarácsokkal: a nyomtatáson megjelennek a cellahatároló vonalak. Fekete-fehéren: színes nyomtatóknál alkalmazzuk leginkább, tehát a színes alakzatok, szövegek is fekete fehérben kerülnek kinyomtatásra, így festéket és nyomtatási időt takaríthatunk meg. Próbanyomatként: nem nyomtatja ki a grafikákat és a cellarácsokat. A nyomtatási idő lerövidül. Sor- és oszlopazonosítókkal: a cellarácsokkal együtt a sorazonosító számok és oszlopazonosító betűk is nyomtatásra kerülnek. Ezt általában akkor alkalmazzuk, ha nem a cellában lévő eredményeket, hanem a cellákban szereplő képleteket akarjuk kinyomtatni. A képletek megjelenítéséhez az Eszközök menü Beállítások párbeszédpanel Megjelenítések lapján a Képletek jelölőnégyzetet kell bekapcsolni. (Ne felejtsük el nyomtatás után kikapcsolni, hiszen kikapcsolásáig a cellákban nem az eredmény, hanem a képlet fog látszódni!) A kinyomtatott táblázatnál jelenjenek meg a cellarácsok, valamint a sor- és oszlopazonosítók! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9

10 Nyomtatási kép A nyomtatás előtt célszerű a nyomtatási képet megtekinteni a képernyőn. Sok papírt és időt spórolhatunk meg e szolgáltatás segítségével. Itt úgy látjuk a munkafüzetünket, mintha már papírra nyomtattuk volna, azaz a munkánk végleges külalakját látjuk. A nyomtatási képen látszik az Élőfej és az Élőláb, a margók és a laptörések helye. A Nyomtatási kép megtekintéséhez válasszuk a Fájl menü Nyomtatási kép parancsát, vagy kattintsunk az Eszköztár Nyomtatási kép ikonjára! Jelenítsük meg a nyomtatási képet! 9. ábra Nyomtatási kép ikonjai Következő: több oldalas dokumentum esetén a következő oldalt mutatja. Előző: több oldalas dokumentum esetén az előző oldalt mutatja. A Nagyítás nyomógombbal, illetve a nagyítóra ráhúzott egérkurzorral a nagyítandó részletre kattintva kinagyíthatjuk az oldal egy részét. Ha a parancsot ismételten végrehajtjuk, a nézet az eredeti méretre áll vissza. A Nyomtat nyomógombra való kattintással a megjelenő párbeszédpanelen beállított paraméterekkel kinyomtathatjuk a munkafüzetünket. A Beállít nyomógomb az Oldalbeállítás párbeszédpanelt jeleníti meg. A Margók nyomógombbal a margókat jeleníthetjük, illetve rejthetjük el. Oldaltöréses megtekintés: az oldaltöréseket úgy jeleníthetjük meg, hogy azokat egérrel húzva áthelyezzük. 10. ábra Oldaltörések megtekintése Ebből a nézetből a Nézet menü Normál parancsával térhetünk vissza. Bezárás: bezárja a nyomtatási képet, és visszatérünk az aktív munkalap szerkesztéséhez. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10

11 Nyomtatás A nyomtatást a Nyomtatási kép Nyomtat, az Oldalbeállítás Nyomtatás nyomógombjával, vagy a Fájl menü Nyomtatás parancsával, illetve az Eszköztár Nyomtatás ikonjával indíthatjuk el. 11. ábra Nyomtatás Ha több nyomtató van installálva a gépünkhöz, akkor a Név legördülő listából ezek közül választhatunk. A Nyomtatandó oldalak csoportban a Mind választókapcsolóval az összes oldal kinyomtatásra kerül, a Rész kapcsoló választása esetén megadhatjuk, hogy hányadik oldaltól hányadik oldalig nyomtassunk. A Mi kerül nyomtatásra csoportban három lehetőség közül választhatunk: A kijelölt terület: a nyomtatási parancs kiadása előtt kijelölt terület kerül nyomtatásra. A teljes munkafüzet: a munkafüzetben szereplő összes munkalap, diagramlap nyomtatásra kerül, amelyben szerepel legalább egy adat. A kijelölt munkafüzet: azok a munkalapok kerülnek kinyomtatásra, amelyeket előzőleg kijelöltünk, ha kijelölés nem történt, akkor az aktuális munkalap vagy diagramlap kerül kinyomtatásra. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11

12 A Példányszám pörgető mezővel beállíthatjuk a nyomtatási példányszámot. A Leválogatás jelölőnégyzet bekapcsolásával megadhatjuk, hogy a nyomtatott példányokat szétválogassa a program. Ez a fajta nyomtatás tovább tart, de a végén nem nekünk kell az egyes példányokat összerendezni. Ha az Eszköztár Nyomtatás ikonját választjuk, akkor ún. gyors nyomtatást végzünk, hiszen ekkor nem jelenik meg a Nyomtatás párbeszédpanel, így a fentiekben ismertetett beállításokat nem tudjuk elvégezni, az Excel az aktuális munkalapját nyomtatja ki. Diagram nyomtatása Diagram nyomtatásához, a diagram kijelölése után adjuk ki a Fájl menü Nyomtatás parancsát! Ekkor a megjelenő párbeszédpanel Mi kerül nyomtatásra csoportjában A kijelölt munkafüzetlapok opció eltűnik, helyette automatikusan bejelölésre kerül a Kijelölt diagram opció. A nyomtatás megkezdéséhez kattintsunk az OK gombra! 12. ábra Diagram nyomtatása A feladatok megoldásait az ikonra kattintva tekintheti meg. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12

13 Összefoglalás Egy táblázat adatait a kijelölt oszlopok (mezők) alapján rendezhetjük. A rendezés előtt elég, ha csak beleállunk a táblázat valamelyik cellájába, ha oszlopnevek szerepelnek a táblázat legelső sorában. Ha azonban ha nem így van, akkor jelöljük ki táblázatunkat! A táblázat rendezését az Adatok menü Rendezés parancsával végezhetjük el. Az adatok papíron való formájának kialakításához a Fájl menü Oldalbeállítás parancsát használhatjuk. Az oldalbeállítás párbeszédablak különböző fülein beállíthatjuk a margót és lapméretet, az élőfejet és élőlábat, valamint egyéb lapformázási beállításokat. A Tájolás keretben rádió-gombokkal megadhatjuk, hogy Álló vagy Fekvő lapra kívánunk-e nyomtatni, azaz az írásirányt adjuk meg. A Papírméret legördülő listából kiválaszthatjuk, hogy mekkora méretű papírra, fóliára stb. szeretnénk nyomtatni (pl.: A4, A3, B5 stb.). Az Oldalbeállítás ablak Margók fülén adhatjuk meg a munkalap margóinak méretét, az élőfej és az élőláb lapszéltől való távolságát, valamint a táblázat margók közötti elhelyezését. Ügyeljünk arra, hogy az Élőfej illetve Élőláb távolsága ne legyen nagyobb, mint a Felső illetve Alsó margó értéke, mert adataink átfedésbe kerülhetnek. Az Igazítás az oldal közepére csoportban beállíthatjuk, hogy a nyomtatandó adatok középre vízszintesen, illetve függőlegesen hogyan igazodjanak a lap beállított margóihoz képest. Az Oldalbeállítás párbeszédablak Élőfej és élőláb fülén, a lapunk tetején és alján ismétlődő szöveges adatok beállítására van lehetőségünk. A program mintaként felkínál néhány összeállítást az élőfejre és élőlábra, amelyeket az Élőfej és Élőláb legördülő listákból választhatunk ki. Ha egyik felkínált lehetőséget sem akarjuk alkalmazni, akkor az Egyéni élőfej illetve Egyéni élőláb nyomógombokat válasszuk! Ugyancsak a fenti nyomógombokat válasszuk akkor, ha a legördülő listákból választottunk valamilyen összeállítást, és ezeknek a formai beállításait szeretnénk megváltoztatni! Az Egyéni élőfej illetve Egyéni élőláb nyomógombra való kattintás után egy Élőfej illetve Élőláb nevű párbeszédpanel jelenik meg. Itt a legördülő listákból választott összeállítást formázhatjuk, elrendezésüket megváltoztathatjuk, illetve egyéni szövegeket gépelhetünk be. A Lap beállítás fülön Címként nyomtatandó csoportban megadhatjuk a Fent ismétlődő sorok vagy Balra ismétlődő oszlopok cellatartományokat. A nyomtatás előtt célszerű a nyomtatási képet megtekinteni a képernyőn. Sok papírt és időt spórolhatunk meg e szolgáltatás segítségével. Itt úgy látjuk a munkafüzetünket, mintha már papírra nyomtattuk volna, azaz a munkánk végleges külalakját látjuk. A nyomtatási képen látszik az Élőfej és az Élőláb, a margók és a laptörések helye. A Nyomtatási kép megtekintéséhez válasszuk a Fájl menü Nyomtatási kép parancsát, vagy kattintsunk az Eszköztár Nyomtatási kép ikonjára! A nyomtatást a Nyomtatási kép Nyomtat, az Oldalbeállítás Nyomtatás nyomó-gombjával, vagy a Fájl menü Nyomtatás parancsával, illetve az Eszköztár Nyomtatás ikonjával indíthatjuk el. Diagram nyomtatásához, a diagram kijelölése után adjuk ki a Fájl menü Nyomtatás parancsát! Ekkor a megjelenő párbeszédpanel Mi kerül nyomtatásra csoportjában A kijelölt munkafüzetlapok opció eltűnik, helyette automatikusan bejelölésre kerül a Kijelölt diagram opció. A nyomtatás megkezdéséhez kattintsunk az OK gombra! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13