Prezentáció, Diagramok, rajzolt objektumok. Szervezeti diagram

Átírás

1 A szervezeti diagram fogalma A szervezet egy többé-kevésbé állandó tagsággal rendelkező, emberekből álló csoport, melynek van egy vezető rétege. (forrás: Dr. Sediviné Balassa Ildikó: Szervezési Ismeretek Talentum Kiadó 2001) A szervezet felépítését szervezeti ábrákon ábrázoljuk, mely tartalmazza a szervezet funkcióit, a kommunikációs utakat és a szervezet vezetőit. A szervezeti ábrák a gazdasági egység, intézmény belső munkamegosztását, azok kapcsolatait szemléltetik, a vizsgált terület szerkezetét mutatják be. A szervezeti ábrák elkészítéséhez használt szimbólumok: szervezeti egységet szimbolizálja szervezeti egységek közötti kapcsolatok ábrázolására szolgál a törzskart szemlélteti létrehozása Létrehozásának többféle módja van: Beszúrás/Kép/ paranccsal Beszúrás/Szerkezeti diagram paranccsal Rajzolás eszköztárból az ikonra kattintva Diaelrendezés/Egyéb elrendezés, amit az új dia beszúrásakor választhatunk ki Beszúrás/Objektum/ bővítménnyel 1. ábra Szerkezeti diagram beszúrása a rajz eszköztárból Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 1

2 2. ábra Egyéb elrendezés használata Az első négy lehetőség közül bármelyiket választva, a következő képernyőt kapjuk: 3. ábra Alapértelmezetten 1 főnök és 3 beosztott jelenik meg. A legfelső, azaz a főnök dobozt már most kitölthetjük, mert most ez aktív. Elég belekattintani és már gépelhetünk is. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 2

3 4. ábra beszúrása objektumként Ha objektumként szúrjuk be a szervezeti diagramot, akkor az objektum beszúrása után a képernyőn a következő jelenik meg: 5. ábra objektumként való beszúrásakor megjelenő ablak További ismeretek beszúrása (videófájl) Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 3

4 Ismerkedjünk meg a eszközsorával! 6. ábra A eszközsora Az első elemre kattintva bővíthetjük a diagramot beosztott, munkatárs vagy asszisztens dobozzal. Előtte mindig jelöljük ki, hogy hova történjen a beszúrás. 7. ábra Alakzat beszúrása Az Elrendezésre kattintva ötféle mintából választhatunk. 8. ábra Elrendezés A Kijelölésre kattintva lehetőség van arra, hogy egyetlen kattintással több elemet, szintet is kijelöljünk. Ez sokszor segíti munkánkat, főként formázás esetén érdemes használni. 9. ábra Kijelölés A gombra kattintva a betűméretet úgy csökkenti a program, hogy a dobozban elférjen, egységes legyen. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 4

5 Az Automatikus formázás gombot alkalmazva diagramstílust tudunk beállítani. 10. ábra Automatikus formázás A Nagyítás gombbal a nézetet tudjuk változtatni, ha szükséges. A bármelyik elemét kijelölve, a helyi menüt alkalmazva, ugyanezeket a beállításokat tudjuk végrehajtani: 11. ábra Helyi menü Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 5

6 A szervezeti diagram alakzatait formázhatjuk: szín, vonal, méret, pozíció, szövegdoboz szempontjából. 12. ábra Alakzat formázása A szervezeti diagram részei Mint már megfogalmaztuk, a szervezeti diagramban különböző szintek, viszonyok vannak. E kapcsolatok kialakítására a szervezeti diagram bővítmény négyféle dobozt használ: Alárendelt Kolléga Főnök Kiemelt Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 6

7 A szervezeti diagram címének megadása A szervezeti diagram cím helyére kattintva beírható a cím, és az Enter leütésével újabb sorok illeszthetők be. A dobozok kijelölése 13. ábra Diagram címének megadása Számos lehetőség van a kijelölésre: Kijelöljük az egérrel Körbekerítjük az egérrel Szerkesztés/Kijelölés paranccsal Szerkesztés/Szintek kijelölése paranccsal 14. ábra Kijelölés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 7

8 Új dobozok beszúrása Először kattintsunk a beszúrandó dobozfajtára. Ekkor az egér alakja megváltozik: pl. alárendelt esetén alakúra, és annak a doboznak a keretére/felületére kell kattintani, amelyikhez csatolni szeretnénk. Ugyanezt megtehetjük, ha kijelöljük a dobozt és a Ctrl billentyűt lenyomva kattintunk a beszúrandó mintára. Dobozok törlése Háromféle módon lehet a dobozokat törölni: 1. Delete billentyűvel 2. Backspace billentyűvel 3. Szerkesztés/törlés paranccsal Dobozok mozgatása, másolása Ki kell jelölni a mozgatandó munkatársat, és a kívánt dobozra ráhúzni ekkor a céldoboz színe feketére vált és elengedni, ezáltal automatikusan hozzácsatolja. 15. ábra Mozgatás Az elengedés előtt az egér alakja, ahogy lassan mozgatjuk a dobozon jobbra ( ) balra ( ), és ha alárendeltként kívánjuk beszúrni, alakúra vált. Másolni is tudjuk, ha a másolás után a beillesztendő dobozt kijelölve a helyi menüből kiválasztjuk a keretek beillesztése parancsot. 16. ábra Másolás, beillesztés Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 8

9 Feladat Próbáljuk ki a dobozok beszúrását, törlését, mozgatását és másolását! Diagram beállításai 17. ábra feladatmegoldás Alapbeállításként új szervezeti diagram készítésekor a Szerkesztés/Beállítások parancsra kattintva adhatjuk meg a következő adatokat: 18. ábra beállításai Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 9

10 Nézet beállításai A Nézet menüben a diagram megjelenítését és a rajzeszközök bekapcsolását tehetjük meg. A dobozok méretét nem tudjuk állítani, a szöveghez képest változik a méretük. Ha beállítunk egy betűméretet és nő a doboz mérete, akkor az szintenként megegyező méretűre alakítja a többi dobozt is. 19. ábra Nézet menü Rajzolás a diagramban 20. ábra Méret változása szintenként A rajzeszközök megjelenítése/elrejtése kapcsolóval az eszközsoron a következő rajzelemek jelennek meg: Ha bekapcsoljuk, vízszintes és függőleges vonalat lehet vele rajzolni. Átlós vonalat húzhatunk a használatával. Téglalapot rajzolhatunk vele, de hiába mozgatjuk másik dobozhoz, nem jön létre kapcsolat. Ha kapcsolatot szeretnénk ábrázolni vele, akkor a vonalat is meg kell rajzolni hozzá. Fontos! Ha még módosítjuk a szervezeti diagramot, akkor ezek elcsúszhatnak az ábrán! Egyéb beosztotti kapcsolat megjelenítésére használjuk: az ábrán szaggatott vonal jelenik meg, két dobozt lehet összekötni vele. A kapcsolatot a keretekre kattintva lehet létrehozni. Az általunk rajzolt téglalapokkal nem lehet összekötni a kapcsolatot! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 10

11 21. ábra Egyéb beosztotti kapcsolat Elrendezés, stílus kiválasztása A Stílusok menüben nyolcféle típusból választhatunk. 22. ábra Stílusok Jelöljük ki azokat az elemeket, amelyekhez a stílust akarjuk rendelni, majd a kijelölés után rendeljük hozzájuk a kívánt stílust. Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 11

12 Feladat Állítsunk be néhány stílust, elrendezést! Az meg: ikonra kattintva ez az ábra jelenik 23. ábra Stílusok alkalmazása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 12

13 A diagram formázása A szöveg formázása A Szöveg menüt lenyitva a betűtípust, a színt és az igazítást lehet állítani. 24. ábra Szöveg formázása 25. ábra Betűtípus megadása 26. ábra Betűszín megadása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 13

14 A keret formázása A Keret menüben a keret színét, árnyékát, a szegély stílusát, színét és vonaltípusát lehet beállítani. 27. ábra Keret beállítása 28. ábra Keret árnyékának beállítása 29. ábra Keret szegélystílusának beállítása 30. ábra Keret szegély vonalstílusának beállítása Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 14

15 A vonal formázása A Vonal menüben a kapcsolatot létrehozó összekötő vonalak vastagságát, stílusát és színét lehet beállítani. 31. ábra Vonal beállítása 32. ábra Vonalvastagság beállítása 33. ábra Vonalstílus beállítása A diagram háttérszínének beállítása A diagram háttérszíne a Diagram menüben állítható be. 34. ábra Diagram menü, Háttérszín parancs Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 15

16 Kilépés a szervezeti diagramot készítő programból Ha a prezentáció felületére kattintunk, vagy a Fájl menü/kilépés/bezárás és visszatérés a Bemutató1 alkalmazáshoz parancsra kattintunk, akkor visszajutunk a PowerPointos diánkhoz. 35. ábra Kilépés a szervezeti diagramot készítő programból 36. ábra Az elkészült szervezeti diagram Készítse el a következő szervezeti ábrát! Feladat Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 16

17 Vezérigazgató Belső ellenőr Karbantartási részleg Szállítás központ Hálózati egységek Munkaügyi dolgozók csoportvezető áruforgalom könyvelés elszámoltatás pénzügy büfék éttermek munkaügyi eladók Üzletvezető(k) gépkocsivezetők konyhafőnök kézilányok konyhalányok 17

18 Megoldás A feladat megoldását az ikonra kattintva megnyithatja. készítése PowerPoint 2007 programban A program feltelepítésekor külön meg kell adni a szervezeti diagramhoz kapcsolódó bővítménykezelő telepítését is, mert alapértelmezetten nincs kijelölve. 37. ábra telepítése További ismeretek Hol található a Microsoft Office-programok bővítménye? Ha feltelepítette a szervezeti diagram bővítményt, akkor a Beszúrás lap/szöveg csoportban található parancsra kattintva a szervezeti diagram beszúrható a bemutatóba. 38. ábra Objektum beszúrása 18

19 A szervezeti diagramot készítő program nem változott a 2007-es verzióban. 39. ábra A következő alfejezetben ismerkedjünk meg a Rajzolt objektumok készítésével! Készítette: SZÁMALK Zrt, Szakképzési Igazgatóság 19