JELENTÉS Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata gazdálkodási rendszerének 2008. évi ellenőrzéséről 0841 2008. december
3. Önkormányzati és Területi Ellenőrzési Igazgatóság Átfogó Ellenőrzési Főcsoport Iktatószám: V-3003-6/36/26/2008. Témaszám: 898 Vizsgálat-azonosító szám: V0394 Az ellenőrzést felügyelte: Dr. Lóránt Zoltán főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Dr. Sepsey Tamás főigazgató-helyettes Az ellenőrzést vezette: Molnár Gyula Mihály igazgató-helyettes Az ellenőrzést végezték: Dr. Csermák Judit számvevő tanácsos Kozma Gábor számvevő tanácsos Nagy Ervin Barnabás számvevő A témához kapcsolódó eddig készített számvevőszéki jelentések: címe Jelentés Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről Jelentés a helyi és helyi kisebbségi önkormányzatok gazdálkodásának átfogó ellenőrzéséről Jelentés a Magyar Köztársaság 2005. évi költségvetése végrehajtásának ellenőrzéséről sorszáma 0404 0436 0628 Függelék: a helyi önkormányzatokat a 2005. évben megillető normatív állami hozzájárulás igénylésének és elszámolásának ellenőrzése a helyi önkormányzatok beruházásaihoz és rekonstrukcióihoz nyújtott 2005. évi felhalmozási célú támogatások ellenőrzése Jelentés a Magyar Köztársaság 2006. évi költségvetése végrehajtásának ellenőrzéséről 0724 Függelék: a kötött felhasználású támogatások 2006. évi felhasználásának ellenőrzése Jelentés a fővárosi önkormányzatot és a kerületi önkormányzatokat osztottan megillető bevételek 2007. évi megosztásáról szóló önkormányzati rendelet felülvizsgálatáról 0756 Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatóak.
TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS 9 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK 14 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 24 1. Az Önkormányzat költségvetési és pénzügyi helyzete 24 1.1. A tervezett és teljesített költségvetési bevételek és kiadások alapján a költségvetési és a pénzügyi egyensúly alakulása, valamint a költségvetési hiány megállapításának szabályszerűsége 24 1.2. A költségvetési és a pénzügyi egyensúlyi helyzet kialakításához tervezett és teljesített finanszírozási célú pénzügyi műveletek módja és azok hatása a tárgyévet követő évek költségvetéseire 26 1.3. A költségvetés tervezésének megalapozottsága 30 2. Az Önkormányzat felkészültsége az európai uniós források igénylésére és felhasználására, valamint az elektronikus közigazgatási feladatok ellátására 32 2.1. Az európai uniós források igénybevételére és a várható támogatás felhasználására történt felkészülés szabályozottsága, szervezettsége 32 2.1.1. Az európai uniós forrásokra történő pályázatok benyújtására vonatkozó döntések összhangja a fejlesztési célkitűzésekkel 32 2.1.2. Az európai uniós forrásokhoz kapcsolódóan a pályázatfigyelés, a pályázatkészítés, valamint az európai uniós támogatással megvalósuló fejlesztés lebonyolításának belső rendjének szabályozottsága, a végrehajtás személyi, szervezeti feltételei 36 2.1.3. A fejlesztési feladat lebonyolításánál a feladatellátás rendjére, az ellenőrzési feladatok teljesítésére, valamint a felelősségi szabályokra vonatkozó előírások betartása 37 2.2. Az elektronikus közigazgatási feladatok ellátása, a közérdekű adatok elektronikus közzététele 39 3. A költségvetési gazdálkodás belső kontrolljai 41 3.1. A szabályozottság kockázata a költségvetés tervezési, gazdálkodási, beszámolási és a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési feladatoknál 41 3.2. A belső kontrollok érvényesülése az önkormányzati források szabályszerű felhasználásában, a költségvetési tervezés, gazdálkodás, beszámolás folyamataiban 44 3.3. A belső ellenőrzési kötelezettség teljesítése, javaslatainak hasznosulása 48 1
4. Az ÁSZ korábbi ellenőrzési javaslatai alapján készített intézkedési terv végrehajtása, eredményessége 51 4.1. Az Önkormányzat gazdálkodási rendszerének átfogó ellenőrzése során tett javaslatok végrehajtására tervezett intézkedések megvalósulása 51 4.2. A zárszámadáshoz kapcsolódó (állami hozzájárulások, támogatások igénylésének és felhasználásának ellenőrzése), valamint a további vizsgálatok esetében a megállapítások, javaslatok alapján tett intézkedések 56 MELLÉKLETEK 1. számú Az Önkormányzat gazdálkodását meghatározó adatok, mutatószámok (1 oldal) 2. számú Az önkormányzati vagyon alakulása (1 oldal) 3. számú Az Önkormányzat 2005-2007. évi költségvetési előirányzatainak és azok pénzügyi teljesítéseinek alakulása (1 oldal) 4. számú Tanúsítvány az európai uniós forrásokkal támogatott programok, célok tervezett és tényleges 2005-2008. évi adatairól (1 oldal) 5. számú Adatlap az Önkormányzat európai uniós forrással támogatott fejlesztéséről (2 oldal) 6. számú Dr. Láng Zsolt úr, a Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata polgármestere által adott észrevétel (2 oldal) 7. számú Dr. Láng Zsolt úr, a Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata polgármestere észrevételére adott válasz (1 oldal) 2
RÖVIDÍTÉSEK JEGYZÉKE Törvények 2005. évi költségvetési törvény 2006. évi költségvetési törvény Áht. Eisztv. Htv. Kbt. Ötv. Számv. tv. Rendeletek 2004. évi költségvetési rendelet 2005. évi költségvetési rendelet 2006. évi költségvetési rendelet 2007. évi költségvetési rendelet 2008. évi költségvetési rendelet 2005. évi zárszámadási rendelet 2006. évi zárszámadási rendelet 2007. évi zárszámadási rendelet a Magyar Köztársaság 2005. évi költségvetéséről és az államháztartás hároméves kereteiről szóló 2004. évi CXXXV. törvény a Magyar Köztársaság 2006. évi költségvetéséről szóló 2005. évi CLIII. törvény az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény a helyi önkormányzatok és szerveik, a köztársasági megbízottak, valamint egyes centrális alárendeltségű szervek feladat- és hatásköreiről szóló 1991. évi XX. törvény a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 7/2004. (III. 16.) számú rendelete a 2004. évi költségvetésről Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 9/2005. (III. 16.) számú rendelete a 2005. évi költségvetésről Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 3/2006. (III. 17.) számú rendelete a 2006. évi költségvetésről Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 8/2007. (III. 9.) számú rendelete a 2007. évi költségvetésről Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 7/2008. (III. 14.) számú rendelete a 2008. évi költségvetésről Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 4/2006. (V. 9.) számú rendelete a 2005. évi költségvetés végrehajtásáról Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 14/2007. (V. 3.) számú rendelete a 2006. évi költségvetés végrehajtásáról Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 9/2008. (IV. 28.) számú rendelete a 2007. évi költségvetés végrehajtásáról Ámr. az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet Ber. a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet SzMSz Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának 13/1992. (VII. 1.) számú rendelete az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról 3
Vhr. az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet Szórövidítések áfa ÁSZ e-közigazgatás FEUVE gazdálkodási jogkörök szabályzata 1 gazdálkodási jogkörök szabályzata 2 GVOP GVOP-4.3.2. intézkedés GVOP közreműködő szervezet GVOP támogatási szerződés HEFOP általános forgalmi adó Állami Számvevőszék elektronikus közigazgatás folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés a polgármester és a jegyző I-5/3/2005. számú együttes intézkedése az Önkormányzat kötelezettségvállalásainak, és azok utalványozásának, a kötelezettségvállalások és utalványozások ellenjegyzésének, érvényesítésének rendjéről a polgármester és a jegyző I-3/4/2007. számú együttes intézkedése az Önkormányzat kötelezettségvállalásainak, és azok utalványozásának, a kötelezettségvállalások és utalványozások ellenjegyzésének, érvényesítésének rendjéről, hatályos 2007. november 1-től NFT Gazdasági Versenyképesség Operatív Program a GVOP keretében az információs társadalom- és gazdaság fejlesztése NFT prioritáshoz kapcsolódóan az e- közigazgatás fejlesztésén belül az önkormányzati adatvagyon másodlagos hasznosítására megnyitott pályázati lehetőség MAG Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt. az Önkormányzat és a GVOP közreműködő szervezet között 2005. szeptember 28-án megkötött támogatási szerződés NFT Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program HEFOP-3.1.3. intézkedés az NFT Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Programon belül Az élethosszig tartó tanulás és alkalmazkodó képesség Felkészülés a kompetencia alapú oktatásra pályázati lehetőség HEFOP projektek informatikai stratégia 1 informatikai stratégia 2 az Önkormányzat kettő közoktatási intézményének a HEFOP-3.1.3. intézkedésére benyújtott eredményes pályázatai a Képviselő-testület 284/2004. (VI. 15.) számú határozata az informatikai stratégiáról, hatályos 2007. június 30-ig a Közoktatási, Közművelődési, Sport és Informatikai Bizottság 256/2007. (VI. 26.) számú határozatával elfogadott informatikai stratégia, hatályos 2007. július 1-től 2010-ig 4
INTERREG III. közösségi kezdeményezés INTERREG projekt IT jegyző Képviselő-testület KMOP KMOP-5.2.2./B. intézkedés KMOP projekt Költségvetési bizottság a határmenti régiók együttműködését szolgáló az európai közösség kezdeményezésével és nem az NFT keretei között az Európai Unió Strukturális Alapjai által finanszírozott program az Önkormányzatnak INTERREG III. közösségi kezdeményezésen belül a Knowledge network a helyi önkormányzás hatékonyságának növelése, az állampolgárok motiválása az őket érintő döntésekbe való tevékeny és konstruktív beleszólásra címen benyújtott eredményes pályázata és annak lebonyolítása informatikai technológia Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának Jegyzője Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata Képviselő-testülete ÚMFT Közép- Magyarországi Operatív Program az ÚMFT Közép- Magyarországi Operatív Programon belül Budapest integrált városfejlesztési program Budapesti kerületi központok fejlesztése pályázati lehetőség az Önkormányzatnak a KMOP-5.2.2./B. intézkedés keretében Bel-Buda városközpont funkcióbővítő fejlesztése címen benyújtott pályázata Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata Képviselő-testületének Költségvetési Bizottsága közbeszerzési szabályzat az Önkormányzat 236/2004. (V. 20.) számú képviselőtestületi határozattal elfogadott közbeszerzési szabályzata NFT Nemzeti Fejlesztési Terv Önkormányzat Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata polgármester Polgármesteri hivatal Polgármesteri hivatali SzMSz Polgármesteri kabinet projektvezetési szabályzat ROP ROP-3.2.2. intézkedés Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának Polgármestere Budapest Főváros II. kerület Önkormányzatának Polgármesteri Hivatala Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata 13/1992. (VII. 1.) számú rendelete az Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatáról 9. számú melléklete Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata Polgármesteri Kabinetje a jegyző I-22/25/2006. számú intézkedése a Projektvezetési Szabályzatról, hatályos 2006. november 20-tól NFT Regionális Operatív Program az NFT Regionális Operatív Programon belül a helyi foglalkoztatási kezdeményezések támogatása non-profit foglalkoztatási projektek megvalósítása a szociális gazdaságban pályázati lehetőség 5
ROP projekt ÚMFT az Önkormányzatnak a ROP-3.2.2. intézkedés keretében Adatfeldolgozással a munkanélküliség ellen címen benyújtott pályázata Új Magyarország Fejlesztési Terv 6
ÉRTELMEZŐ SZÓTÁR 1. elektronikus szolgáltatási szint 2. elektronikus szolgáltatási szint 3. elektronikus szolgáltatási szint 4. elektronikus szolgáltatási szint európai uniós források fejlesztési feladat (projekt) fejlesztési célkitűzés közreműködő szervezet Az 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat alapján olyan információs, tájékoztató szolgáltatás, amely csak általános információkat közöl az adott üggyel kapcsolatos teendőkről és a szükséges dokumentumokról. Az 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat alapján olyan egyirányú kapcsolatot biztosító szolgáltatás, amely az 1. szinten túl biztosítja az adott ügy intézéséhez szükséges dokumentumok, nyomtatványok letöltését, és azok ellenőrzéssel, vagy ellenőrzés nélküli elektronikus kitöltését, amely esetben a dokumentumok benyújtása hagyományos úton történik. Az 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat alapján olyan kétirányú kapcsolatot biztosító szolgáltatás, amely közvetlen, vagy ellenőrzött kitöltésű dokumentum segítségével biztosítja az elektronikus adatbevitelt és a bevitt adatok ellenőrzését. Az ügy indításához, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés (határozat, egyéb aktus) közlése, valamint a kapcsolódó illeték-, vagy díjfizetés hagyományos úton történik. Az 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat alapján olyan teljes közvetlen kétirányú ügyintézési folyamatot biztosító szolgáltatás, amikor az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés is elektronikus úton kerül közlésre, illetve a kapcsolódó illeték-, vagy díjfizetés elektronikus úton is intézhető. Az elnyert európai uniós források lehívása a támogatott projekt megvalósítása érdekében, a fejlesztés lebonyolítása során felmerült kiadások finanszírozására. A fejlesztési feladat (projekt) tartalmilag és formailag részletesen kidolgozott, megfelelő pénzügyi háttérrel és végrehajtási ütemezéssel rendelkező fejlesztési terv, amely illeszkedik az Európai Unió, illetve a Nemzeti Fejlesztési Terv által támogatott programokhoz. Az önkormányzat által ellátott kötelező, vagy önként vállalt feladatok ellátásának mennyiségi, vagy minőségi fejlesztésére vonatkozó terv. A mennyiségi fejlesztés megvalósulhat beszerzéssel, létesítéssel, bővítéssel, átalakítással. A közreműködő szervezet az európai uniós támogatást elnyert kedvezményezettekkel kapcsolatot tartó szerv. Az operatív programok közreműködő szervezetei befogadják, nyilvántartják, döntésre előkészítik a pályázatokat, rögzítik a támogatással kapcsolatos adatokat az egységes monitoring informatikai rendszerben, elvégzik a támogatások előzetes (szerződéskötést megelőző), közbenső (a pénzügyi elszámolás, finanszírozás folyamatában végzett) és utólagos (a támogatott projekt pénzügyi lezárását megelőző) ellenőrzését. Az önkormányzatoknál a leg- 7
lebonyolítás operatív program támogatási szerződés gyakrabban előforduló operatív program a Regionális Fejlesztési Operatív Program végrehajtásában közreműködő szervezetek a VÁTI Kht. és a regionális fejlesztési ügynökségek. A Kohéziós alap két közreműködő szervezete (Gazdasági és Közlekedési Minisztérium, Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium) a támogatott projektek végrehajtásához kapcsolódó operatív feladatokat látják el. Ennek keretében megkötik a szerződéseket a projekt kedvezményezettjével, folyamatosan nyomon követik a teljesítéseket, lebonyolítják a támogatások kifizetését, vezetik az egységes monitoring informatikai rendszert. Az európai uniós források felhasználásával megvalósuló fejlesztésre irányuló műszaki, gazdasági (pénzügyi) tevékenységet magában foglaló szervezési, irányítási szolgáltatás. A szervezési szolgáltatás kiterjedhet a pályázatkészítésre, a közbeszerzési eljárás lebonyolításán keresztül a folyamatos műszaki ellenőrzésre, a pénzügyi elszámolásra, a műszaki átadás-átvételre, az üzembe helyezésre, illetve a fejlesztési folyamat egyes elemeire. Az Európai Bizottság által jóváhagyott, a Közösségi Támogatási Keret végrehajtására vonatkozó 2004-2006 és a 2007-2013 közötti, több évre szóló intézkedésekhez kapcsolódó prioritások egységes rendszerét tartalmazó dokumentum. A strukturális alapok NFT-hez kapcsolódó operatív programjai: Agrár és Vidékfejlesztési Operatív Program (AVOP); Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (GVOP); Humánerőforrás-fejlesztési Operatív Program (HEFOP); Környezetvédelmi és Infrastruktúrafejlesztési Operatív Program (KIOP); Regionális Fejlesztési Operatív Program(ROP). Az ÚMFT-hez kapcsolódó operatív programok: Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP); Környezet és Energia Operatív Program (KEOP); Társadalmi Megújulás Operatív Program (TÁMOP); Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program (TIOP); Délalföldi Operatív Program (DAOP); Dél-dunántúli Operatív Program (DDOP); Észak-alföldi Operatív Program (ÉAOP); Észak-magyarországi Operatív Program (ÉMOP); Középdunántúli Operatív Program (KDOP); Középmagyarországi Operatív Program (KMOP); Nyugatdunántúli Operatív Program (NYDOP); Balatoni kiemelt Üdülőkörzet; Államreform Operatív Program (ÁROP). A strukturális alapok esetében az irányító hatóságnak, illetve a Kohéziós alap esetében a közreműködő szervezeteknek a kedvezményezett önkormányzattal kötött szerződése, amely a támogatás felhasználásának részletes feltételeit tartalmazza. 8
17BBEVEZETÉS JELENTÉS Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata gazdálkodási rendszerének 2008. évi ellenőrzéséről BEVEZETÉS Az Ötv. 92. (1) bekezdése, az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (3) bekezdése, valamint az Áht. 120/A. (1) bekezdése alapján az önkormányzatok gazdálkodását az Állami Számvevőszék ellenőrzi. Az ellenőrzésre az Országgyűlés illetékes bizottságai részére is átadott, országosan egységes ellenőrzési program szerint került sor. Az Állami Számvevőszék a stratégiájában foglalt célkitűzéseknek megfelelően a helyi önkormányzatok költségvetési gazdálkodási rendszere átfogó ellenőrzésének programját a 2007. évtől megújította, azt kiegészítette további teljesítmény-ellenőrzési elemekkel. Az ellenőrzés célja annak értékelése volt, hogy az Önkormányzat: milyen módon biztosította a költségvetési és a pénzügyi egyensúlyt a költségvetésében és annak teljesítése során, valamint változott-e a finanszírozási célú pénzügyi műveletek jelentősége a hiányzó bevételi források pótlásában; eredményesen készült-e fel a szabályozottság és a szervezettség terén az európai uniós források igénylésére és felhasználására, továbbá biztosította-e az e-közigazgatás feltételeit, az adatok közzétételével a gazdálkodás nyilvánosságát; kialakította-e a külső és a belső feltételeknek megfelelően a költségvetés tervezési, gazdálkodási és zárszámadási feladatai belső kontrollrendszerét 1, ezen tevékenységek szabályszerű ellátásához hozzájárult-e a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés; megfelelően hasznosították-e a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, szabályszerűségi 2 és célszerűségi javaslatait. 1 A gazdálkodás szabályszerűségét biztosító kontrollrendszer alatt értjük a kiépített és működő belső irányítási és szabályozási rendszert, valamint a belső ellenőrzési funkciók ellátásának rendszerét. 2 A törvényi előírások betartásának elmulasztásakor egységesen a törvénysértés megjelölést alkalmazzuk, mivel az ÁSZ nem tehet különbséget a törvényi előírások között. 9
17BBEVEZETÉS Az ellenőrzés típusa: átfogó ellenőrzés, amely egyidejűleg egy ellenőrzés keretében meghatározott területekre összpontosítva érvényesíti a szabályszerűségi, valamint a teljesítmény-ellenőrzés jellemzőit. Az ellenőrzött időszak: az 1., 2. és 4. programpontok tekintetében a 2005-2007. évek és 2008. I. negyedév, a 3. ellenőrzési programpontnál a 2007. év és 2008. I. negyedév. Budapest Főváros II. kerület lakosainak száma 2008. január 1-jén 86 464 fő volt. A 2006. évi önkormányzati választást követően az Önkormányzat 30 tagú Képviselő-testületének munkáját nyolc állandó bizottság segítette. A helyi önkormányzat mellett a 2006. évi önkormányzati választásokat követően tíz kisebbségi önkormányzat 3 működött. A polgármester a 2006. évi önkormányzati képviselő és polgármester választás óta tölti be tisztségét, a jegyző személye a 2004. évben változott. Az Önkormányzat feladatainak végrehajtása érdekében a 2007. évben 40 költségvetési intézményt működtetett, amelyekből nyolc önállóan gazdálkodott. A feladatok ellátásában részt vett kettő gazdasági társasága, egy közhasznú társasága, továbbá egy közalapítványa. Az Önkormányzat a 2007. évi költségvetési beszámolója szerint 18 529 millió Ft költségvetési bevételt ért el és 16 575 millió Ft költségvetési kiadást teljesített, 2007. december 31-én a könyvviteli mérleg szerint 95 489 millió Ft értékű vagyonnal rendelkezett. A vagyon értéke a 2005. év végi állományhoz viszonyítva 4%-kal emelkedett, amit döntően befolyásolt a befektetett eszközökön belül az ingatlanok értékének 7%-os növekedése (5297 millió Ft), és a beruházások értékének 65%-os csökkenése (2444 millió Ft). A befektetett pénzügyi eszközök értéke 12 %-kal csökkent 4006 millió Ft-ról 3534 millió Ft-ra részvények értékesítése miatt. A forgóeszközök 26%-os emelkedését döntően a pénzeszközök állományának 32%-os növekedése befolyásolta (3790 millió Ft-ról 5008 millió Ft-ra), ami a kötelezettségvállalással terhelt pénzmaradvány fedezete volt. Az Önkormányzat saját tőkéje a 2007. évre a 2005. évhez viszonyítva 3%-kal (2500 millió Ft-tal), míg a tartalékok 28%-kal (948 millió Ft-tal) növekedtek. A kötelezettségek állományán belül a hosszú lejáratú kötelezettségek értéke 13,9%-kal csökkent a beruházásra felvett hosszú lejáratú hitelek törlesztése miatt. Az összes költségvetési bevétel 59%-át a saját bevétel, illetve 31%-át a helyi adó bevétel biztosította a 2007. évben. Az összes költségvetési kiadásból a felhalmozási célú kiadás részaránya a 2007. évben 20% volt. A Polgármesteri hivatalban dolgozó köztisztviselők száma 2007. december 31-én 292 fő, a költségvetési intézményekben foglalkoztatott közalkalmazottak száma 2065 fő volt. A 2008. évi költségvetési rendeletben 18 251 millió Ft költségvetési bevételt és 18 106 millió Ft költségvetési kiadást irányoztak elő. Az Önkormányzat gazdálkodását meghatározó adatokat, mutatószámokat az 1 3. számú mellékletek tartalmazzák. Az Önkormányzat költségvetési és pénzügyi helyzetét az elemző eljárás módszerével vizsgáltuk. E körben elemeztük a költségvetés egyensúlyi helyzetének alakulását, a tervezett és tényleges költségvetési hiány okait, a mérséklésére tett 3 Bolgár, görög, horvát, lengyel, német, örmény, román, szerb, szlovák, ukrán. 10
17BBEVEZETÉS intézkedéseket, finanszírozásának módját, az Önkormányzat adósságállományának alakulását, összetevőit. A teljesítmény-ellenőrzés módszerével vizsgáltuk, a belső szabályozottság, szervezettség terén az Önkormányzat felkészültségét az európai uniós források figyelésére, igénylésére és felhasználására, továbbá értékeltük, hogy az igényelt európai uniós támogatások az Önkormányzat által meghatározott fejlesztési célkitűzésekhez kapcsolódtak-e. Az eredményesség szempontjából a minősítést a lényegességi szinthez való viszonyítással végeztük el. Az ellenőrzés során felmértük, hogy az e-közigazgatási feladat ellátása, illetve bevezetése, működtetése érdekében milyen intézkedéseket tettek, valamint biztosították-e a közérdekű adatok közzétételét. A költségvetési gazdálkodás belső kontrolljainak ellenőrzése során értékeltük, hogy a Polgármesteri hivatalnál a költségvetés tervezési, gazdálkodási, zárszámadás készítési feladatok belső kontrolljainak kiépítettsége és működése megfelelő biztosítékot ad-e a gazdálkodási feladatok megfelelő, szabályszerű ellátására. Felmértük és minősítettük a költségvetés tervezési, a gazdálkodási, a zárszámadás készítési feladatokkal, továbbá a pénzügyi- számviteli területen az informatikával kapcsolatosan kialakított kontrollok megfelelőségét, valamint azok működésének eredményességét, megbízhatóságát. Értékeltük a belső ellenőrzés szervezeti és szabályozási keretét, továbbá működését. A Polgármesteri hivatalnál értékeltük a gazdálkodás folyamatában a kontrollok működésének megbízhatóságát, ennek keretében ellenőriztük a szakmai teljesítés igazolására és az utalvány ellenjegyzésére kialakított kontrollok végrehajtását. Az ellenőrzést a következő, kiemelt kockázatuk alapján kiválasztott 4 az általánostól jellemzően eltérő, egyedi eljárást igénylő gazdasági eseményekkel kapcsolatos kifizetésekre folytattuk le 5 : a külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási szolgáltatások, a gépek, berendezések, felszerelések beszerzése, továbbá a működési célú pénzeszköz átadásokból az államháztartáson kívülre teljesített kifizetésekre. 4 Az önkormányzatok kiemelt előirányzataira vonatkozóan, a vertikális folyamatokra elvégeztük a kockázatok becslését, amelynek eredményeként a külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási szolgáltatások, a gépek, berendezések, felszerelések beszerzése valamint a működési célú pénzeszköz átadások államháztartáson kívülre teljesített kifizetései kiemelkedően kockázatos területeknek bizonyultak. 5 A korábbi ellenőrzési tapasztalataink szerint ezeken a területeken a jegyzők nem, vagy hiányosan szabályozták a megbízás, megrendelés, illetve beszerzés indokoltságának, szükségességének elbírálására, igazolására, valamint a teljesítések dokumentálására, a kifizetések jogosságának megítélésére szolgáló kontrollokat. További kockázatot jelentett a külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási munkák esetében, hogy az 50 ezer Ft alatti megrendelésekre vonatkozóan az ellenőrzési tapasztalataink szerint a jegyzők nem alakították ki a kötelezettségvállalások rendjét és nyilvántartási formáját, valamint a szabályozás elmulasztása esetén nem történt meg az írásbeli kötelezettségvállalás és annak az ellenjegyzése sem. 11
17BBEVEZETÉS Az ellenőrzés hatékony elvégzése céljából a vizsgálandó területek kiválasztása során a kockázatokon alapuló megközelítés érvényesült, ezáltal az ellenőrzési erőforrásokat azokra a területekre fókuszáltuk, amelyeken legnagyobb a hibák előfordulási valószínűsége. Az ellenőrzési erőforrások ilyen típusú összpontosításával minimálisra csökkenthető a kívánt ellenőrzési bizonyosság eléréséhez szükséges időráfordítás. A pénzügyi-számviteli folyamatokban alkalmazott belső kontrollok létezésének és működésének ellenőrzésére a vizsgált három terület 2007. évi könyvviteli tételeiből területenként egyszerű véletlen mintát vettünk. A kijelölt gazdasági eseményre elvégzett megfelelőségi tesztek alapján értékeltük a kontrollok működésének eredményességét, megbízhatóságát a vizsgált három területre különkülön, majd összefoglalóan 6 a Polgármesteri hivatal egyedi eljárást igénylő gazdasági eseményeire. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak részletes dokumentálását három megfelelőségi tesztlapon, öt elővizsgálati és 12 helyszíni ellenőrzési munkalapon biztosítottuk. Ezeken a teszt- és munkalapokon a minősítés alapjául szolgáló kérdések és a vonatkozó konkrét jogszabályhelyek megjelölése mellett értékeltük a kialakított belső kontrollokban rejlő kockázatokat 7 és a kialakított kontrollok működésének megbízhatóságát 8. Az ÁSZ korábbi ellenőrzési javaslatai alapján tett intézkedéseket, illetve azok megvalósítását utóellenőrzés keretében vizsgáltuk. A gazdálkodási rendszer átfogó ellenőrzése során megfogalmazott javaslatok végrehajtására tett intézkedések megvalósítását ellenőriztük, az egyéb számvevőszéki ellenőrzések során tett javaslatok esetében pedig a kiadott intézkedéseket tekintettük át. A helyszíni ellenőrzés során kitöltött az ellenőrzést végző számvevő és a Polgármesteri hivatal felelős köztisztviselője által aláírt elővizsgálati és helyszíni ellenőrzési munkalapokat, azok kitöltési útmutatóit, továbbá a megfelelőségi tesztek dokumentumait a polgármester részére a számvevői jelentéssel egyidejűleg átadtuk. 6 A vizsgált három terület egyedi értékelési pontszámait a területek relatív költségvetési súlyával arányosan összegeztük. 7 A kialakított belső kontrollokban rejlő kockázatot alacsonynak minősítettük, ha a kontrollok végrehajtásuk esetén megfelelő védelmet nyújtanak a hibák bekövetkezése ellen. Közepesnek minősítettük a belső kontrollokban rejlő kockázatot, amennyiben a kontrollok végrehajtásuk esetén a lehetséges hibák többsége ellen védelmet nyújtanak. Magasnak értékeltük a kockázatot, ha a kontrollok kialakításuk hiányában, vagy hiányos kialakításuk miatt nem nyújtanak elegendő védelmet a lehetséges hibákkal szemben. 8 A kontrollok működésének eredményességét, megbízhatóságát kiválónak értékeltük abban az esetben, ha azok működése esetleges apróbb hiányosságoktól eltekintve megfelelt a hibák megelőzésére és kijavítására meghatározott szabályozásnak és a legmagasabb szintű elvárásoknak. Jónak minősítettük a kontrollok működését, ha a hiányosságok száma ugyan jelentős volt, de nem veszélyeztette az ellenőrzött terület hibáinak megelőzését és kijavítását. Amennyiben a hiányosságok mértéke nem biztosította a hibák megelőzését, feltárását, kijavítását és ezáltal veszélyeztette az eredményes, megbízható működést, a kontroll működésének megbízhatósága gyenge minősítést kapott. 12
17BBEVEZETÉS A jelentés megállapításainak, javaslatainak egyeztetése során a polgármester arról adott részletes tájékoztatást egyidejűleg csatolta azokat a dokumentumokat, amelyek igazolták hogy az időközben megtett intézkedéssel a számvevői jelentésben tett javaslataink 9 egy részét megvalósították. A megtett intézkedéseket a jelentés II. Részletes megállapítások fejezetében az adott témához kapcsolt lábjegyzetben feltüntettük és a vonatkozó javaslatokat részben, illetve teljesen elhagytuk. A jelentést az ÁSZ-ról szóló 1989. évi XXXVIII. tv. 25. (1) bekezdése alapján észrevétel közlése céljából megküldtük a Budapest Főváros II. kerület Önkormányzata polgármesterének. A kapott észrevételt a jelentés 6. számú melléklete, az arra adott választ a 7. számú melléklet tartalmazza. 9 A számvevői jelentésben a helyszíni ellenőrzés során a jegyzőnek 20 szabályszerűség, valamint kilenc célszerűségi javaslatot tettünk, melyekből a megtett intézkedésről szóló tájékoztatás alapján három szabályszerűségi és kettő célszerűségi javaslatot teljes egészében, egy-egy szabályszerűségi, illetve célszerűségi javaslatot részben hagytunk el. 13
18BI. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az Önkormányzatnál a tervezett költségvetési bevételek az előző évhez viszonyítva a 2006. és a 2008. években növekedtek, míg a 2007. évben csökkentek. A tervezett költségvetési kiadások a 2007. és a 2008. években a bevételekkel azonos irányban változtak, a 2006. évre azonban a költségvetési bevételek tervezett növekedése ellenére a kiadásoknál csökkenést terveztek. Az Önkormányzat a 2005-2006. évi költségvetési rendeleteiben a költségvetési bevételek és kiadások egyensúlyát nem biztosította, évről-évre csökkenő összegű hiányt tervezett. A teljesített költségvetési bevételek és kiadások a 2006. évben növekedtek, míg a 2007. évben csökkentek az előző évhez képest. A költségvetés végrehajtása során a 2005-2007. években folyamatosan költségvetési többletet értek el. Az Önkormányzatnál a 2005-2006. évek költségvetési rendeleteiben, a költségvetési bevételi és kiadási főösszeg megállapításakor nem tartották be az Áht-ban foglaltakat, mivel finanszírozási célú pénzügyi műveleteket vettek figyelembe költségvetési bevételként, illetve költségvetési kiadásként. A 2005-2008. évek közötti időszakban tervezett és a 2005-2007. években teljesített működési célú költségvetési bevételek egyaránt növekvő mértékben fedezték a működési célú költségvetési kiadásokat az intézményi bevételek, a helyiés az átengedett adóbevételek folyamatos emelkedése, valamint a teljesítendő működési kiadások mérsékeltebb ütemű növekedése következtében. A felhalmozási célú kiadások a 2006. évi teljesített és a 2007-2008. évi tervezett előirányzatok kivételével meghaladták a tervezett és teljesített felhalmozási célú bevételeket. A 2005-2007. években a költségvetési kiadások fedezettsége a tervezetthez viszonyítva minden évben kedvezőbben alakult a teljesítés során, a 2006. és a 2007. évben költségvetési többletet realizált az Önkormányzat. Az Önkormányzat a 2005-2006. évi költségvetési rendeleteiben a költségvetési egyensúly biztosításához hosszú lejáratú fejlesztési hitel felvételét tervezte. A 2005-2006. évi költségvetések végrehajtása során az Önkormányzat 2100 millió Ft hosszú lejáratú felhalmozási célú hitelt vett fel oktatási intézménye rekonstrukciójához. A 2005 2008. első félév időszakában egyéb hitelt nem vettek igénybe. Az Önkormányzat pénzügyi helyzete a 2005. és a 2007. évek között az eladósodás alacsony szintje és számottevően nem változó mértéke, valamint a fizetőképességének kedvező mértéke eredményeként stabil és kiegyensúlyozott volt. Az Önkormányzat a 2005-2007. évi költségvetési rendeleteiben jóváhagyott eredeti költségvetési bevételi előirányzatokat a 2006. és a 2007. évben, a kiadási előirányzatokat a 2007. évben túlteljesítette. A 2005. évben a költségvetési bevételek és a kiadások, míg a 2006. évben a költségvetési kiadások esetében azonban a teljesítés elmaradt a tervezettől. Az előirányzatok alul, illetve túlteljesítése eredményezte, hogy a 2005-2007. években pénzügyi hiány nem alakult ki. A 2005. évi elmaradást a bevételeknél a helyi adókból, az áfa visszatérítésekből és az önkormányzati lakások és helyiségek értékesítéséből származó bevételek tervezett szint alatti teljesítése eredményezte elsősorban. A bevételi 14
18BI. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK előirányzatok túlteljesülését a 2006. és a 2007. évben egyaránt az előző évi pénzmaradvány igénybevételéből származó bevételek nem megalapozott tervezése okozta. Az Önkormányzat az Ötv-ben előírtak ellenére nem rendelkezett gazdasági programmal a 2005-2008. évek közötti időszakban. A gazdasági program elkészítésének elmaradásáért a jegyző a felelős, mert a Htv. és a Ktv. előírásai alapján az Önkormányzat gazdasági programtervezetének elkészítése a jegyző feladata. Az Önkormányzat fejlesztési célkitűzéseit az ágazati koncepciók tartalmazták. A fejlesztési célkitűzések megvalósításának lehetséges pénzügyi forrásait a szakmai koncepciók nem tartalmazták. A Polgármesteri hivatal a 2005-2008. évek között négy európai uniós forrással összefüggő fejlesztési feladatot pályázott meg, amelyekről a Képviselő-testület döntött. Az NFT keretében benyújtott pályázatok közül kettő eredményes volt, egyet elutasítottak, az ÚMFT keretében benyújtott pályázat elbírálása folyamatban volt. A Polgármesteri hivatalon kívül kettő közoktatási intézmény pályázott sikeresen európai uniós forrásokra, a pályázatok benyújtásáról az intézményvezetők döntöttek. Az Önkormányzat 2005-2008. évi költségvetési rendeletei az európai uniós forrással támogatott fejlesztési feladatokkal összefüggésben tartalmazták a megvalósításhoz szükséges a hatályos támogatási szerződés éves kiadási és támogatási ütemezésében rögzített költségvetési kiadásokat és a fedezetéül szolgáló pénzügyi forrásokat, a többéves kihatással járó döntések számszerűsítését, valamint elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló fejlesztési feladatok bevételeinek és kiadásainak bemutatását. Az európai uniós forrásokhoz kapcsolódóan a pályázatfigyelés és koordináció, továbbá a pályázatkészítés, illetve belső ellenőrzés feladatait nem szabályozták, az önkormányzati szintű pályázat-nyilvántartásának felelősét nem jelölték ki, a pályázatok nyilvántartási rendszerét nem alakították ki. A pályázatfigyelés és készítés személyi, szervezeti feltételeit a Polgármesteri hivatalon belül, illetve külső szervezet megbízásával alakították ki. A pályázatfigyelést és készítést, valamint koordinációt végző polgármesteri referensek felsőfokú végzettséggel, megfelelő nyelvismerettel rendelkeztek, a pályázatfigyelés tárgyi feltételeit biztosították. A pályázatfigyelési és készítési feladatok ellátására kötött szerződésekben előírták a feladatellátás kötelezettségeit, a megbízott gazdasági társaságok képviselői és a Polgármesteri hivatal képviselője közötti kapcsolattartás és felelősség szabályait, az információk átadásának formáját, tartalmát és módját. A GVOP projekt megvalósítása nem tért el a támogatási szerződésben meghatározott időbeli ütemezéstől. A tervezett támogatások igénybevétele a támogatási szerződésben, illetve módosításában meghatározott ütemezésnek megfelelően történt. Az elnyert európai uniós támogatást teljes összegben igénybe vették. A belső ellenőrzés 2008. év februárjában, soron kívüli célvizsgálattal ellenőrizte a GVOP projektet, javaslatot tett a projekt dokumentáció támogatási szerződés szerinti összeállítására, illetve a lebonyolítási szabályok pontosítására a Polgármesteri hivatal szabályzataiban. A belső ellenőrzés megállapításainak megfelelően a jegyző intézkedéseket tett, a javaslatokat megvalósították. A támogatás felhasználását külső ellenőrzés 2008. év májusában vizsgálta, a projekt lebonyolítását szabályszerűnek találta. 15
18BI. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK Az Önkormányzat összességében nem készült fel eredményesen a szabályozottság és szervezettség terén az európai uniós források igénybevételére és felhasználására a 2005-2007. évek közötti időszakban. Az Önkormányzat nem rendelkezett gazdasági programmal, az európai uniós forrásokra történő pályázatok az ágazati, szakmai koncepciókban, tervekben és az informatikai stratégiában megfogalmazott fejlesztési célkitűzésekhez kapcsolódtak. Az európai uniós forrásokhoz kapcsolódóan a pályázatfigyelés és koordináció, továbbá a pályázatkészítés és a belső ellenőrzés feladatait nem szabályozták, az önkormányzati szintű pályázat-nyilvántartásának felelősét nem jelölték ki, a pályázatok nyilvántartási rendszerét nem alakították ki. A Polgármesteri hivatalon belül és külső szervezetek igénybevételével biztosították a pályázatfigyelés és pályázatkészítés személyi feltételeit. A pályázatfigyelést és pályázatkészítést végzők munkaköri leírásai és a gazdálkodó szervezetekkel kötött megbízási szerződések tartalmazták a pályázatfigyelést és pályázatkészítést végzők és a döntési, illetve a döntés-előkészítési jogkörrel rendelkezők közötti információk szolgáltatásának kötelezettségét, a projektvezetési szabályzat tartalmazta a polgármester és a fejlesztési feladat lebonyolítója közötti kapcsolattartás rendjét, továbbá a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői feladatokat. A belső ellenőrzési feladatokat a 2008. évtől kezdődően határozták meg. Az Önkormányzat rendelkezett helyzetelemzést tartalmazó informatikai stratégia 1,2 -vel a 2005-2010. évek közötti időszakban. Az Önkormányzat hosszú- és középtávú informatikai fejlesztési célja a 3. elektronikus szolgáltatási szint megvalósítása volt, az e-közigazgatási szolgáltatásokat az Önkormányzat informatikai rendszere egyes ügykörökben az 1. és a 2. elektronikus szolgáltatási szinten biztosította. Az e-közigazgatási feladat ellátásának személyi feltételei az Önkormányzatnál biztosítottak voltak, az informatikai rendszer üzemeltetését a Polgármesteri hivatal három köztisztviselője, az Önkormányzat honlapjának az üzemeltetését közhasznú társasága végezte. Az Önkormányzat az elektronikus ügyintézés szabályairól rendeletet alkotott, amelyben felsorolták azokat a közigazgatási hatósági ügyeket, amelyek intézése elektronikus úton történik, a többi ügyfajtát kizárták az elektronikus ügyintézésből. Az Önkormányzat az Eisztv. alapján kötelezett volt a közérdekű adatok közzétételére. A jegyző az Áht. előírása ellenére a 2007. évben nem tette közzé a vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő a nettó ötmillió forintot elérő vagy azt meghaladó értékű vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra vonatkozó szerződéseket, a vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő szerződések közzétételét 2008 júniusban pótolta. A közérdekű adatok közzétételére vonatkozó kötelezettség elektronikus teljesítése során nem tartották be a vonatkozó rendeletben előírt, a honlap megnyitásakor megjelenő közérdekű adatok elnevezést, és szerkezeti rendet. Az e-közigazgatási feladatokat ellátó informatikai rendszer ügyfelek általi igénybevételét figyelemmel kísérték, azonban annak tapasztalatait nem értékelték. A 2007. évben a Polgármesteri hivatalnál a költségvetés tervezési és a zárszámadás-készítési folyamatok szabályozottsága összességében alacsony kockázatot jelentett a feladatok szabályszerű végrehajtásában. Annak ellenére összességében alacsony volt a kockázat, hogy nem írták elő a saját bevételek előirányzatai és a költségvetés megalapozását szolgáló helyi rendeletek összhangjának ellenőrzését, valamint a Képviselő-testület nem határozta meg a 16
18BI. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK költségvetési szervek elemi beszámolója felülvizsgálatának rendjét, tartalmát. A költségvetés tervezési és a zárszámadás-készítési folyamatban a kontrollok működésének megbízhatósága jó volt, mivel a szabályozásban foglaltaknak megfelelően ellenőrizték azt, hogy az intézmények teljesítették-e a költségvetési javaslat összeállításával kapcsolatban a részükre meghatározott követelményeket, továbbá a költségvetési tervezéshez készített intézményi mutatószám felmérés adatai megalapozottak-e. Azonban szabályozás hiányában nem végezték el belső szabályzatban előírt módon a saját bevételek előirányzatai és a költségvetés megalapozását szolgáló helyi rendeletek összhangjának, az intézményi eredeti, módosított előirányzatok és a teljesítések eltérése indokoltságának és az intézményi számszaki beszámoló belső, valamint a Képviselő-testület által meghatározott adatszolgáltatással való összhangjának vizsgálatát. A megállapított hiányosságok nem veszélyeztették a költségvetés tervezés és zárszámadás készítés hibáinak megelőzését, feltárását és kijavítását. A gazdálkodási, a pénzügyi-számviteli és a folyamatba épített ellenőrzési feladatoknál a szabályozottság hiányosságai közepes kockázatot jelentettek a feladatok szabályszerű végrehajtásában, mivel a jegyző hiányosan szabályozta az ellenőrzési feladatokat. A Polgármesteri hivatali SzMSz nem tartalmazta az alapító okirat keltét, számát, az elvégzendő feladatok forrásait, a költségvetés végrehajtására szolgáló bankszámla számot, a gazdasági szervezet felépítését, feladatait, valamint a gazdasági szervezet nem rendelkezett ügyrenddel. A számviteli szabályzatok nem foglalták magukba az eszközök és források értékelésének ellenőrzéséért felelős munkaköröket, az utólagos vezetői ellenőrzés gyakoriságát a házi pénztárban, a hasznosítási selejtezési eljárás szabályszerű végrehajtásának folyamatba épített ellenőrzéséért felelős személy meghatározását. Az ellenőrzési nyomvonal nem tartalmazta részletesen azt, hogy a tevékenységeket, feladatokat, mely belső szabályzatban határozták meg, valamint a tevékenység, feladat elvégzését igazoló dokumentum fellelési helyét. A pénzügyi- számviteli területen dolgozók munkaköri leírásai nem tartalmazták az eszközök és források értékelése ellenőrzésének feladatát, az eszközök hasznosításával, selejtezésével kapcsolatos, valamint a leltárellenőrzés feladatát, azonban a kialakított belső kontrollok végrehajtásuk esetén a lehetséges hibák többsége ellen védelmet nyújtottak. A Polgármesteri hivatalban a külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási szolgáltatásokkal, a gépek, berendezések, felszerelések beszerzésével, létesítésével kapcsolatos kifizetések során, továbbá a működési célú pénzeszközátadások államháztartáson kívülre teljesített kifizetéseinél a három terület költségvetési súlyának figyelembe vételével a szakmai teljesítés igazolás és utalvány ellenjegyzés működésének megbízhatósága jó volt, mivel a szakmai teljesítés igazolásra kijelölt személyek a folyamatba épített ellenőrzési feladataikat a gazdálkodási jogkörök szabályzata 1,2 -ben foglaltaknak megfelelően végezték, továbbá az utalvány ellenjegyzője meggyőződött a szakmai teljesítés igazolás és az érvényesítés megtörténtéről, a gazdálkodásra vonatkozó szabályok betartását ellenőrizte. Annak ellenére volt jó a kontrollok működése, hogy az államháztartáson kívülre teljesített működési célú pénzeszköz átadások kifizetéseinél elmaradt a szakmai teljesítés igazolás, valamint ezen területen és a külső szolgáltató által végzett karbantartási, kisjavítási szolgáltatásokra teljesített kifizetéseknél az érvényesítő nem megfelelő főkönyvi számlaszámot jelölt ki. 17
18BI. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A Polgármesteri hivatalban az informatikai környezet szabályozottságának hiányosságai közepes kockázatot jelentettek a feladatok szabályszerű végrehajtásában, mivel a Polgármesteri hivatal nem rendelkezett a váratlan események bekövetkezésekor teendő intézkedéseket meghatározó katasztrófa elhárítási tervvel, és nem szabályozták a hozzáférések ellenőrzését, ennek keretében az ellenőrzés rendjét és az ellenőrzésre jogosult személyt. A pénzügyiszámviteli területen dolgozók munkaköri leírásai nem tartalmazták az informatikai feladatokat, azonban a kialakított belső kontrollok végrehajtásuk esetén a lehetséges hibák többsége ellen védelmet nyújtottak. A jegyző 2008. április hónapban kiadta a működés-folytonossági szabályzatot, amelyben meghatározta a váratlan események bekövetkeztekor teendő intézkedéseket, a hozzáférések ellenőrzésének rendjét, de elmaradt a hozzáférések ellenőrzésére jogosult személynek a kijelölése. Az informatikai rendszer belső kontrolljainak megbízhatósága összességében kiváló volt, mivel a pénzügy-számvitel által használt programok adatai informatikai hálózaton keresztül elérhetőek voltak, a pénzügyi-számviteli feladatokat informatikai eszközökkel oldották meg, az alkalmazott számviteli programok frissítését, az adatok visszamenőleges elérhetőségét biztosították. A kontrollok működésének megbízhatósága annak ellenére összességében kiváló volt, hogy nem volt automatikus a számítógépen vezetett analitikus nyilvántartások és a főkönyvi könyvelés kapcsolata, a könyvviteli feladatok informatikai elvégzése során nem biztosították, hogy a tranzakciók engedélyezését és könyvelését ne ugyanaz a személy végezze, továbbá nem oldották meg az adatok egyszeri bevitelét, illetve a könyvelés során az informatikai rendszerben a gazdasági eseményt rögzítő személy azonosítását. A belső ellenőrzés szervezeti kereteinek kialakítása és szabályozása a belső ellenőrzési feladatok megfelelő, szabályszerű végrehajtásában összességében alacsony kockázatot jelentett, mivel a belső ellenőrzés ellátási módját a belső ellenőrzési egység létrehozásával meghatározta a Képviselő-testület, a belső ellenőrök függetlenségét biztosították, és a foglalkoztatott belső ellenőrök megfelelő iskolai végzettséggel, szakmai képesítéssel rendelkeztek. A belső ellenőrzés rendelkezett a Képviselő-testület által jóváhagyott éves ellenőrzési tervvel a 2007. és 2008. évre, és elkészítették a belső ellenőrzési kézikönyvet. Annak ellenére összességében alacsony volt a kockázat, hogy Polgármesteri hivatali SzMSz-ben nem határozták meg a belső ellenőrzési kötelezettséget, a belső ellenőrzés feladatait és a belső ellenőrzés stratégiai tervét kockázatelemzéssel nem támasztották alá. Az ellenőrzések lefolytatásához készített ellenőrzési programokat a belső ellenőrzési vezető jóváhagyta, azok és a belső ellenőrzési kézikönyv tartalma megfelelő volt. A belső ellenőrzés működésénél a kialakított kontrollok megbízhatósága gyenge volt, mivel a jegyző nem a 2007. évi ellenőrzési tervben tervezett ellenőrzésekkel összhangban gondoskodott a költségvetési szervek ellenőrzéseinek végrehajtásáról. A 2007. évben a 21 tervezett ellenőrzés 62%-át teljesítették. A 2008. év első negyedévében tervezett hét ellenőrzésből kettő teljesült, mivel két soron kívüli ellenőrzést is elvégeztek. Kockázatelemzés alapján nem tervezték és nem ellenőrizték az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági társaságainál, közhasznú társaságánál, illetve a vagyonkezelőnél a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon meg- 18
18BI. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK óvását, gyarapítását, illetve az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát, valamint a kedvezményezett szervezeteknél az Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel nyújtott támogatások rendeltetés szerinti felhasználását, dokumentumok vagy helyszíni ellenőrzés alapján. Az ellenőrzéseket ellenőrzési program alapján hajtották végre. A belső ellenőrzésekről készített 2007. és 2008. évi ellenőrzési jelentések értékelték a rendelkezésre álló információkat, tartalmaztak ajánlásokat, következtetéseket, javaslatokat, azonban a 2007. évben 14 jelentés nem tartalmazta az ellenőrzés tárgyát és 13 jelentés az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők nevét, beosztását. Ugyanezen ellenőrzési jelentéselemek hiányoztak a 2008. év első negyedévében megírt három jelentésből. A jegyző a 2006. évi és a 2007. évi költségvetési beszámoló keretében az Áht-ban foglaltakat nem tartotta be, mivel nem számolt be a FEUVE, valamint a belső ellenőrzés működtetéséről. A polgármester az Ötv-ben előírtak teljesítésére a zárszámadási rendelettel egyidejűleg a Képviselő-testület elé terjesztette az éves összefoglaló ellenőrzési jelentést. Az ÁSZ az Önkormányzat gazdálkodását a 2003. évben ellenőrizte átfogó jelleggel, melynek során szabályszerűségi és célszerűségi javaslatokat tett. A jegyző intézkedési tervet készíttetett a javaslatok realizálása érdekében. Az ÁSZ jelentés 47 javaslatot tartalmazott, a 34 szabályszerűségi javaslat 85%-a valósult meg, 15%-a nem teljesült, a 13 célszerűségi javaslatból az Önkormányzat ötöt megvalósított, négy részben, négy nem teljesült. A szabályszerűségi javaslatok közül a költségvetési koncepció és a költségvetési rendelet összeállítására, a költségvetési rendeletmódosítás határidejének betartására, a költségvetési gazdálkodási és ellenőrzési jogkörök gyakorlásának rendjére, az önkormányzati vagyon-nyilvántartására, a leltározási kötelezettség teljesítésére, a követelések, részesedések, értékpapírok év végi értékelésének szabályszerűségére, a vagyongazdálkodási feladatok és döntési hatáskörök meghatározására, a céljelleggel nyújtott támogatások szabályszerűségére, a közbeszerzési eljárások rendjének szabályozására és az eljárások lefolytatására, a zárszámadási rendelet szerkezetére, tartalmára, a Képviselő-testület tájékoztatását szolgáló mellékletekre vonatkozó követelmények érvényesülésére, a pénzmaradvány-elszámolás és felülvizsgálat rendjére, a kisebbségi önkormányzatokkal kötött megállapodások felülvizsgálatára vonatkozó javaslatokat megvalósították. Nem hasznosultak a likviditási terv elkészítésére, a lakásértékesítésekből származó bevétel átutalására, a mérlegek, kimutatások tartalmának külön önkormányzati rendeletben történő meghatározására, az egységes számviteli rendszer kialakítására vonatkozó szabályszerűségi javaslatok. A célszerűségi javaslatok közül a kötelezettségvállalást és az utalványozást átruházott jogkörben gyakorlók beszámoltatási módjának, formájának szabályozására, a pénzügyi befektetések dokumentálására, a középületek akadálymentesítésére vonatkozó javaslatokat megvalósították. Részben teljesültek a leltározási szabályzat kiegészítésére, a kötelezettségvállalás, utalvány-ellenjegyzést átruházott jogkörben gyakorlók beszámoltatási módjának, formájának szabályozására, a pénzügyi befektetéseknek zárolt alszámlán történő elkülönítésére, az informatikai szabályzatok elkészítésére vonatkozó célszerűségi javaslatok. Nem valósították meg az SzMSz önként vállalt feladatokkal történő kiegészítésére, a pénztári és pénzkezelési és a selejtezési szabályzat módosítására, a céljellegű támogatások felhasználásának ellenőrzésére vonatkozó célszerűségi javaslatokat. Az ÁSZ ellenőrzések javaslatai hasznosításának eredményeként javult a gazdálkodás, a pénzügyi, gazdasági, számviteli tevékenység szabályozottsága és a belső kontrollrendszer működése. 19