A Baranya Megyei Levéltár 2009. évi gazdasági beszámolója Intézményünk 2008 januárjától önállóan gazdálkodó költségvetési szervként működik. Gazdaságilag az intézményhez integrált Csorba Győző Megyei Könyvtár gazdasági feladatait is ellátja, az ehhez szükséges személyi feltételeket, és a hozzátartozó költségeket költségvetésünk tartalmazza. A 2008. évhez hasonlóan továbbra sem tartalmazza a megemelkedett dologi kiadásokat, amelyeket önerőből, helyenként a szakmai feladatok rovására kell kigazdálkodnunk. A Baranya Megyei Levéltár 2009. évi fő célja a szakmai feladatok zavartalan ellátása érdekében a szinten tartás biztosítása. A feladat ellátás általános értékelése, gazdálkodási feltételek A levéltár 2009. évi költségvetési eredeti előirányzata 135.188 eft, a módosított 153.547 eft volt. Ezen belül a személyi juttatások és járulékok aránya 70 %-ról (95.093 eft) módosult 58 %-ra (88.821 eft). A felhalmozási kiadások eredeti előirányzata 18.500 eft, a módosított 21.818 eft. Átvett pénzeszközök 10.817 eft, 2008. évi pénzmaradvány, mely kötelezettséggel terhelten húzódott át 2009. évre 9.578 eft. A személyi juttatás és járulékok finanszírozásán, valamint a felhalmozási kiadásokon és a pályázatok révén átvett pénzeszközökön kívül a működési kiadások fedezete 14%. Az eredeti előirányzat dologi kiadásaira fordítható 21.595 eft-ból a működésre, fenntartásra szükséges összeg 21.343 eft-t tett ki. A maradék 252 eft szolgált volna intézményünk alaptevékenységébe tartozó feladatellátáshoz szükséges szakmai anyagok és készletek beszerzésére, a levéltári állomány gyarapítására. A dologi kiadások összegét nagymértékben megnövelték a pályázatokon elnyert összegek, de ezeket kötött felhasználásuk miatt, nem lehet a működésre fordítani. Kiadásainkat, rendkívül szűkösen, szigorú gazdálkodás mellett tudtuk fedezni. Az alaptevékenység és további szakmai feladatok a bevételek tükrében: eft Megnevezés Eei Mei Módosítás Teljesítés Fenntartói támogatás 117.188 119.647 2.459 119.647 Saját bevétel 18.000 18.000 0 16.417 Átvett pénzeszköz 6.322 6.322 6.322 Előző évi pénzmaradvány 9.578 9.578 9.578 Összesen: 135.188 153.547 18.359 151.964 1. Költségvetésünk módosított előirányzata Fenntartói támogatás 2.459 Intézményvezetők érdekeltségi rendszere 165 Eseti kereset-kiegészítés 3111 Járulék megtakarítás -817
Támogatás értékű működési bevétel 6.322 SzJA 1% bevétel 12 Lóra nemes, fegyverre magyar c. pályázat 350 Kulturális szakember képzés 250 Számítógép beszerzés 398 Levéltári napi megrendezése 250 Borsy Károly képeslap gyűjtemény 680 Anyag beszerzés (reprográfia) 4382 Előző évi pénzmaradvány 9.578 A fentiekből látható, hogy intézményünk az elnyert pályázatok tekintetében ismét rendkívül sikeres évet tudhat a magáénak. Az elnyert 6.322 eft teljesülése jelentős részben csak az év végén, az utolsó hónapokban realizálódott, így felhasználására 2010. év folyamán kerül sor. Ezen összeg miatt, 2009. évi pénzmaradványunk jelentősnek mondható, beszámolónk részeként bemutatásra kerül. A pályázatok előkészítése, elkészítése, majd gondozása rengeteg többletmunkát igényel, ami az alacsony létszám mellett, az alaptevékenység feladatait is magas színvonalon ellátva, egyre nehezebben koordinálható, az intézmény valamennyi dolgozójától feszített tempót követel. A levéltári szolgáltatás mellett, ami 636 eft bevételt eredményezett, az alapfeladat körébe tartozó iratanyag átvételre is sor került, gyűjteményünk 73 iratfolyóméterrel gyarapodott, így a tárolt összes iratmennyiségünk 17.401 fm. Az iratok kezelése, tárolása a szakmai felkészültség mellett, komoly fizikai állagmegóvást is igényel, amelyre intézményünk az év során egyrészt fenntartói támogatásból, másrészt pályázatból tudott fordítani. Levéltári napunkat a beszámoló évében október 5-én tartottuk meg. A pályázati kiírás csak az előadók tiszteletdíjának fedezetére terjedt ki, a rendezvény megtartásához szükséges további infrastruktúrákra sajnos nem. Ezeket nagy részben szponzori támogatásokkal valósítottuk meg, valamint az intézmény dolgozóinak lelkes közreműködése is hozzájárult a sikeres rendezvény lebonyolításához. A konferencián megtartott előadások írásos anyagának kiadvány formájában történő megjelenítését a következő évben szeretnénk megvalósítani, amelyhez szintén pályázati forrást kívánunk igénybe venni. A többi pályázatunk megvalósítása is megkezdődött már, ajánlatkérésekben és megrendelésekben testesül meg, befejezésükre 2010. évben kerül majd sor. A 2008. évről áthúzódó pályázatainkat megvalósítottuk és elszámoltunk vele. 2
2. A bevételek teljesülése Intézményünk bevételi kötelezettségeit az előirányzathoz képest nem tudta teljesíteni. Realizálódása az alábbiak szerint történt: Saját bevételek teljesülése 16.417 eft Kiadvány értékesítés 46 Irattartó doboz értékesítése 8 Kutattatás 197 Fénymásolás, szkennelés 314 Fotójegy 39 Restaurálás 32 Vendégszoba 156 Bérleti díjak, lakbér 10.224 Továbbszámlázott szolgáltatás 1.877 Egyéb sajátos bevétel 42 Áfa bevétel 2.852 Kamatbevétel 630 3. A bevételek növelésére tett intézkedések Intézményünk bevételeinek növelése érdekében megemelte a bérleti díjak, és szolgáltatások árát, valamint bővítette a tovább számlázott szolgáltatások körét és díjait. Bevezettük az iratszállítás intézményünkbe szállításának költségtérítését, a dolgozók által saját részre történő fénymásolás, valamint magántelefon beszélgetésének megtérítését. Kiadások teljesítésének alakulása, kiadások csökkentésére tett intézkedések 4. A kiadások teljesülése Működési kiadások eft Megnevezés Eei Mei Teljesítés Személyi juttatások 71.803 68.276 68.276 Tb-járulék, munkaadói járulék 22.658 19.937 19.937 Egészségügyi hozzájárulás 632 608 608 Dologi kiadások áfa nélkül 18.038 33.512 24.369 Dologi kiadások áfája 3.557 8.628 8.628 Egyéb kiadás 713 713 Működési kiadások összesen: 116.688 131.674 122.531 3
Felhalmozási kiadások Megnevezés Eei Mei Teljesítés Felújítás 18.500 18.500 18.019 Intézményi beruházás 2.695 2.695 Beruházások ÁFÁ-ja 623 623 Felhalmozási kiadások 18.500 21.818 21.337 Felújítás Az érintett időszakban a Király utcai épület tetőfelújítása, a Rét utcai valamint a Nyírfa utcai kerítés javítás és felújítás került megvalósításra. A felújítások teljes mértékben megvalósultak, számszaki teljesítésük a visszatartott jószolgálati garancia miatt nem valósult meg, amely összegeket a 2010-es évben kell teljesítenünk, ez az összeg részét képezi a pénzmaradványunknak. Beruházás Beruházásaink megvalósulása pályázat, továbbá saját bevételeink terhére történt a következők szerint: Pályázat terhére: Mikrofilm leolvasó Számítógép vásárlás 2 db Mikrofilm tároló szekrény Saját bevételünk terhére: fénymásoló 5. A kiadások csökkentésére tett intézkedések A Király utcai épületben a Pécs Holding által bérelt helyiség fűtés rendszere, az új üzemeltető által korszerűsítésre került. A felújítás intézményünk részéről nem igényelt kiadást, viszont így a helyiség külön fűthető, nem szükséges fűtenünk a Levéltár épületében, akkor amikor a bérlőnek szüksége lenne rá. Szintén a Király utcai épületben egy másik helyiség is bérlőváltáson esett át, ahol a fűtési rendszer kiépítése a bérlő feladata volt. Intézményünk a KFKI Rendszerintegrációs Zrt-vel kötött szerződés alapján telefonhívásaihoz elkülönített kódokat használ, amely alapján a dolgozók által magáncélú beszélgetések megtérítésre kerülnek, ezáltal az intézmény részéről fizetendő járulék és adókötelezettség is megszűnt. Bevezetésre került a fénymásoló kódok alapján történő használata, a magánkóddal történő fénymásolást a dolgozók megtérítik. 4
Pénzmaradvány alakulása Pénzmaradványunk 2009. évben: 8041 eft. A kötelezettséggel terhelt pénzmaradvány jelentős részét az előzőekben leírt, pályázaton elnyert összeg teszi ki: 5.037 eft A tárgyévet terhelő szállítói kötelezettség összege: 217 eft 2010. évet terhelő szállítói kötelezettség: 2.050 eft A felújítás előirányzatából visszatartott jószolgálati garancia összege: 737 eft A folyamatba épített előzetes és utólagos vezető ellenőrzés működése Intézményünk feladatai mellett a Csorba Győző Megyei Könyvtár gazdasági feladatait is ellátja. Gazdaságilag integrált szervezetként a FEUVE rendszert ennek megfelelően kellett kialakítani. Az önállósodást és integrációt követően a gazdasági szervezet kialakulása után a FEUVE rendszer hatékonyan működik. Összefoglalva: A Baranya Megyei Levéltár bevételi kötelezettségének elérése érdekében szakmai feladatát magas színvonalon folytatja, megragadva minden lehetőséget, amely költségeinek megtérüléséhez hozzájárulhat. Az előirányzatok betartása rendkívül szigorú gazdálkodás eredménye. Szöveges beszámolónkkal hangsúlyozni kívánjuk azt a törekvést, amelyet intézményünk megvalósít a zökkenőmentes működés érdekében. Pécs, 2010. március 2. Tisztelettel: Dr. Ódor Imre levéltárigazgató Fehér Renáta gazdasági vezető 5