AIESEC Magyarország Az év HR csapata - 2010 pályázat Humán innováció témában
AIESEC bemutató Az AIESEC a világ 3. legnagyobb non-profit szervezete, mely egyedülálló módon kapcsolja össze a hallgatókat és vállalatokat. Tevékenysége a nemzetközi szakmai gyakorlaton alapul, mely során lehetőséget biztosít a felsőoktatásban tanuló diákoknak szakmai gyakorlatot szerezni, valamint innovatív és költséghatékony megoldásokat kínál többek között menedzsment, információtechnológiai és mérnöki területeken tevékenykedő vállalatok számára is. Szervezetünk lehetőséget ad a világ 110 országának felsőoktatásában tanuló hallgatóinak, hogy felfedezzék és fejlesszék a bennük rejlő képességeket, készségeket, találkozzanak egymással, miközben olyan projektekben vegyenek részt, amelyek pozitív hatással vannak a gazdaságra és a társadalomra. Mindeközben a célunk, hogy tagjaink az így megszerzett tapasztalatok, ismeretek és élmények segítségével a jövő felelős vezetőivé váljanak. Tagjaink számára évente 10.000 vezetői pozíciót és több mint 470 konferenciát kínálunk. Minden évben 10.000 fiatal vesz részt a Szakmai Gyakorlati Programunkban, mely lehetőséget kínál, hogy egy másik kultúrában éljenek és dolgozzanak. AIESEC Magyarország Az AIESEC 1972 óta tevékenykedik Magyarországon, mely idő alatt folyamatosan növelte eredményességét és tagjai számát. Jelenleg 12 helyi és egy nemzeti irodát üzemeltet az ország számos pontján. Éves szinten több mint 500 taggal, 100 vezetői pozícióval és 250 gyakorlati programmal segíti a magyar diákok fejlődését. 2010-es év A válság évei az AIESEC-re is hatással voltak. Eleinte a realizált gyakorlatcsere programok számának visszaesését prognosztizáltuk, ám innovatív megoldásainknak köszönhetően a 2010-es évben 40%-os emelkedést tudhatunk magunk mögött, valamint támogatóinktól kapott összegben is szignifikáns növekedés mutatkozik.
HUMÁN RENDSZEREK Az AIESEC szervezetének hatékony működését és alaptevékenységét támogató tehetség menedzsment rendszerek és fejlesztések bevezetése, eredményes használata kulcsfontosságú volt az irodákban. A 2010-es év célja az volt, hogy egy olyan integrált és minden irodában egységesen felépített rendszer jöjjön létre, amely kiterjed a tervezési folyamatra, a megfelelő emberek érdeklődésének felkeltésére (attraction), az elkötelezettség kiépítésére, a folyamatos fejlesztés biztosítására és az előrelépést biztosító folyamatokra is. Az első lépés az alapvető HR folymatok egységesítése volt. Ennek köszönhetően mindenhol egységes indukciós folyamatot alakítottunk ki: KIVÁLASZTÁS Jelentkezési lap Személyes interjú és értékelés Assessment Center INDUKCIÓ Táborok, informális programok Csapat és projekt munka Országos konferencia FEJLESZTÉS Funkcionális képzés Tréningek, szimulációk Mentoring Az egységes folyamatokat a helyi irodák a helyi realitásokra szabva alakították ki, ezzel biztosítva a megfelelő hatékonyságot és könnyebb használatot. Így egyaránt a közel 100 fős és a 20 fős irodánk is képes volt ezen alapvető folyamatokat a megfelelő szinten kivitelezni. Emellett a vezetőink folyamatosan képzéseket és tanácsokat kaptak, hogyan használják a HR folyamatainkat. Ennek megfelelően minden tagunk rendelkezik állásleírással, mely tartalmazza a pontos feladatköröket és felelősségeket, közösen meghatározott célokat és fejlődési lehetőségeket, amit minden negyedévben egy személyes vezetői értékelésen számba vesznek, illetve a személyes és szakmai célkitűzések szerint módosítják a további előrelépésekkel. Az eredményes egyéneket, csapatokat, irodákat mind ezen értékelések és a tervek teljesülése alapján díjazzuk. Díjakat többféle szinten és területen illetve időszakokra bontva adunk: évente, félévente. A köztes időszakokban különböző szakmai kampányokkal ösztönözzük az egyes entitásokat, hogy minél sikeresebbek legyenek, melyek végén mindig valamilyen különleges elismerésben részesülnek. Ezek mind az éves terveket hivatottak támogatni, mely következtében az ambíció növelése is cél.
Emellett a tudásmenedzsment különböző elemeivel tartjuk fent a már megszerzett tudást és információt. Ez irodákon belül elérő szinteken jelentett IT fejlesztéseket, alkalmazások használatát, online rendszerünk használatát, illetve a tudás pozícióról pozícióra való örökítését a transition (tudásátadás) alkalmak során. Újítások Ahhoz hogy a fent említett folyamatokat egységesen tudja kezelni a szervezet, szükség volt arra, hogy ezzel egy szakmailag is felkészült csapat foglalkozzon. Az országos vezetőség kezdeményezésével így összesen 3 ember fejlesztette a tehetség menedzsment területét. Így megfelelő erőforrás volt a már említett alapvető folyamatok alakítására és a tagság fejlesztésére is, valamint új projektek indítására. Így került sor arra is, hogy az alapvető munkaszervezési folyamatok mellett fókusz legyen egy egységes közös nyelv kialakítása a humán fejlesztések alapjaként. Ehhez egy 4 fős csapat alakult, hogy kialakítsa azt a kompetencia modellt, amely alkalmazkodik a nemzetközi trendekhez, illetve országos és helyi szinten is megállja a helyét. A modell célja, hogy objektívebbé és láthatóbbá váljon a terület és aktívan hozzájáruljon az eredmények és hatékonyság növeléséhez. Így összeállított kompetencia-térkép 5 fő kompetenciát és 25 általános kompetenciát tartalmaz, melyeket hatékonyan lehet az egyes szerepkörök és funkcionális területek igényeire szabni. Az implementáció során sor kerül az egyes kompetenciák rendszerekbe integrálására, illetve ezek mérésére kialakított online felület létrehozására. A hatékony munka mellett fontosnak tartottuk azt is, hogy mérjük a tagjaink elégedettségét is. Ehhez olyan felmérés készült, mely minőségben is mérte, hogyan értékelik az egyének azokat a lehetőségeket, melyek elérhetőek a számukra, illetve a belső működési rendszert is. Ez egy olyan visszajelzési rendszer volt, mely a kommunikáció, kezdeményezések, vezetés kvalitását is mérte. A fejlesztések mentén további innovációnak számít az online képzések és tréningek bevezetése. Ezek mind azt szolgálták, hogy a tagjaink minél szélesebb körének elérhetővé tegyünk több fejlesztési lehetőségeket és tudást. Ennek köszönhetően mind a földrajzi és anyagi háttér, mint felmerülő probléma megoldásra került. Természetesen ezek az alkalmak nem helyettesítették a személyes készségfejlesztést.
HUMÁN FEJLESZTÉSEK, PROGRAMOK A már fent említett újítások mellett külön szerepet kapnak a humán fejlesztések, és programok, melyek főként a vezetőfejlesztés, képzési terek és kompetenciafejlesztés köré csoportosulnak. Ezeknek az ötvözete és kialakítása mind országos mind irodai szinteken megjelent eseményekkel. Vezetőfejlesztés Vezetőink megválasztása után elsődleges lépés mindig, hogy megfelelő tudással és készséggel lássuk el őket általános vezetési és menedzsment témakörökben. Erre építve kezdhetik el így munkájukat, amivel célunk, hogy mindig magasabb szintről kezdhessék tevékenységüket, mint elődjeik, ezzel is biztosítva a szervezeti tudás kontinuitását. Emellett minden vezető rendelkezik egy személyes coach-csal illetve mentorral, akik mind személyesen, mind szakmailag támogatják őket abban, hogy terveik megvalósulhassanak. Ez a folyamatos konzultáció és visszajelzés lehetőséget ad arra, hogy tudatosan fejlődjenek, illetve oldjanak meg vezetői kihívásokat. Személyes fejlesztésükhöz külső partnereink segítettek abban, hogy különböző tesztekkel is támogassuk a minél tisztább képet magukról, illetve vezető társaikról. Erre építve könnyebben érthetőbbé vált számukra, hogy milyen erősségeikre érdemes építeni, illetve hogyan figyeljenek gyengeségiek legyőzésére. A funkcionális vezetőinket az egész országban közös csapatba szervezéssel és támogatással látjuk el. A közös találkozók alkalmával olyan témákat és új kezdeményezések beszélhetnek meg akár workshop-ok keretében melyek segítik őket a helyi irodájuk fejlesztésében, területük eredményességében. A tagság és vezetők mobilitását belső csereprogramokkal támogattuk. Ezek a lehetőségek mind erőforrásban, mind pedig tapasztalatban is segítették a fogadó irodákat, még a résztvevők konkrét eredményeket is tudtak elérni egyes funkcionális területeken. Képzési terek Egy éven belül többféle lehetőség is nyílik arra, hogy különböző alkalmakkal fejlesszük a tagjainkat. A legnagyobb nemzeti eseményeink, a konferenciák, melyek
lehetőséget adnak mind stratégiai, mind gyakorlati fejlesztésekre. Az elmúlt évben hat nagyobb kb. 100-300 fő részvételével tartottunk konferenciát, mely közt nemzetközi illetve szakmai partnereink is fontos szerepet kaptak az egyre inkább újszerű, trendeket követő előadások, térningek és képzések megtartásában. Konferenciáink a tagság számára mindig egy felkészítést jelentenek a következő időszakra, illetve a közösséget is építik és motiválják őket céljaik elérésében. Az irodák helyi szinten is egy olyan képzési tervet alkottak az év elején, mely az összes tagsági szintnek megfelelő programot ad és felkészíti őket mind a szervezet céljaiból, alapműködéséből, a funkciók történelméből / tapasztalataiból, aktuális rendszereiről és a szervezet tevékenységében betöltött szerepéről. Online platformunk lehetőséget ad olyan GCP-k helyi szintű alkalmazására, amivel könnyebben fedezhetik fel önállóan az újdonságokat. Kompetenciafejlesztés A már említett új kompetencia modell fejlesztése mellett, már egy-egy pioneer irodánk nemcsak a kiválasztás során alkalmazta e rendszert, hanem biztosított a tagjai számára olyan lehetőségeket is, amelyek a fejlesztést is erre a rendszerre építette. Külső szakmai partner bevonásával és támogatásával így olyan Development Centereket valósítottak meg, amely a vezetőfejlesztést is támogatták. Tréningjeinket különböző témákra építve a résztvevők személyes kompetenciáik fejlesztésére alkalmaztuk. Többek közt szerepelt kommunikációs, erőforrás kezelés, időhatékonyság, asszertivitás vagy csapatvezetési kompetenciák fejlesztése is.
VÁLSÁG ÁLTAL GENERÁLT SIKEREK Toborzás Külső kommunikáció A válság nem csak a vállalati világra volt hatással, hanem a felsőoktatásban tanulók körében is általános félelmet okozott, melynek központi kérdése a jövőben fellelhető állások számára, minőségére és a diploma értékére összpontosult. Emiatt az AIESEC a 2010-es évben felülvizsgálta célcsoportjai felé kommunikált üzeneteit. Az így kialakított kép rámutat arra, hogy az AIESEC-ben való munka hozzájárul későbbi lehetőségeik bővítéséhez. Az AIESEC-hez jelentkezők száma éves szinten 30%-kal növekedett. Szervezetünk ezek mellett 2010-ben új helyi iroda nyitása mellett döntött, melynek megvalósítása nagyban hozzájárult ahhoz, hogy éves tervezett célszámainkat elérjük. Belső innovációk A különös helyzetre való tekintettel megnöveltük azon képzéseinknek számát, melyek a többek között válsággal kapcsolatos országos piaci trendeket mutatják be, így biztosítva az AIESEC-es tevékenység sikerességét és tagjaink tájékozottságát. Emellett tagi kritériumrendszerünket is átalakítottuk, jobban a külső környezethez igazítottuk. Ennek eredményeképp megszületett az úgynevezett önkéntes program és bizonyos vezetői pozíciók flexibilissé tétele. Eme projekt megvalósításában az egész felső vezetés részt vett, melyet eredményességét tekintve sikerként könyveltünk el. A 2009-2010-es év sikermutatóinak alakulása: Sikermutatók 2009 2010 Szakmai gyakorlati programok 189 266 Taglétszám 400 520 Betöltött vezetői pozíciók 98 119
ÖSSZEGZÉS Az AIESEC-en belül kitüntetett szerepe van a HR területnek. Akár legújabb tagjainkról, akár tapasztaltabb vezetőkről van szó, mindenki ismeri a szervezeten belüli HR rendszereket és azok szerepét az eredményességben. A terület elfogadottságához nagyban hozzájárul a folyamatos elszámoltatás, mely alól a HR sem kivétel. A HR céljai mindig összhangban vannak a szervezeti célokkal, és tisztán van definiálva, hogy egyes funkciók hogyan járulnak hozzá a sikerességhez. A 2010-es év mind az AIESEC, mind a szervezeten belüli HR számára pozitívan zárult, tervezett céljait túlszárnyalva. Az eredmények fenntarthatónak tűnnek, hiszen eddig a 2011-es évben a sikertörténet folytatódni látszik.