BBTE, Politika-, Közigazgatás- és Kommunikációtudományi kar, Szatmárnémeti egyetemi kirendeltség V. Toborozás, kiválasztás és leépítés Emberi Erőforrás Menedzsment 2012 Október 26 Gál Márk PhD Közigazgatási tanszék A személyzet-biztosítás a gyakorlatban a legtöbbször a megüresedett pozíciók betöltését jelenti. A toborozás feladata, hogy az üresedést a potenciális jelentkezők tudomására hozza. A toborozás = az a tevékenység, amely által a szervezet a meghirdetett állásra a szükséges képességekkel rendelkező jelentkezőket vonzza. A kiválasztás = az a folyamat, amely során a szervezet bizonyos kritériumok alapján a vizsgázók csoportjából kiválasztja a legmegfelelőbb személyt vagy személyeket. 1
Fő célja: Minél több személy jelentkezzen és ezek közül a legmegfelelőbbet találják meg a kijelölt munkakörre. - egy jó toborozási folyamat lebonyolításához időre van szükség. - egy üresedő állást a szervezet előnyére használjanak fel. Nem létezik optimális toborozási forma. Minden a változóktól függ: az állás típusától (vezetési vagy végrehajtási funkció, igényli-e a magas fokú képzettséget vagy sem, szükséges-e speciális felkészítés az illető tevékenység elvégzéséhez); a szervezet személyzeti politikájától (a magasabb állásokra a szervezet alkalmazottait előnyben részesítik-e); a szervezet típusától és ennek fejlődési fokától (hogy a szervezet/intézmény ismert-e vagy sem, működésének kezdetén, a csúcsán, vagy éppen hanyatlóban van, hogy a szervezet terjeszkedik vagy gyengül stb.); 2
A toborozási folyamat 3 fő fogalma: 1. A munkaerő. E fogalom azon személyek összességére vonatkozik, akik a szelektálás során állnak rendelkezésre. 2. A jelöltek csoportja. Több olyan elem létezik, amely a jelöltek csoportjának szerkezetét és nagyságát befolyásolják: a) A toborozási módszerek (a környezet, ahol reklámozzák, bizonyos reklámügynökségek felhasználása); b) A toborozási üzenet (mit mondanak a felajánlott állásról, a bérről, a feladatokról); 2. A jelöltek csoportja: c) A jelölttől kért képzettségi szint (diploma, tapasztalat, stb.); d) A közig. eljárások (az év azon időszaka, amelyben a toborozás lebonyolódik, az előző toborozás iratai, stb.); 3. A szelekcióra kiválasztott jelöltek csoportja A fogalom a személyek azon csoportjára vonatkozik, akik gyakorlatilag felelősek a szervezet toborozási tevékenységéért. PÉLDA: 3
Egy egyetemi felvételi vizsga esetében a munkaerő azon személyek összességét jelenti, akik beiratkozhatnak a vizsgára, vagyis mindazok, akik érettségi diplomával rendelkeznek. A jelöltek azok, akik hallottak a felvételiről, valamint az egyetem, amely a vizsgát meghirdeti. A jelöltek csoportját azon személyek alkotják, akik beiratkoztak a felvételire. MAXIMÁLIS EREDMÉNY ha mindhárom fogalom figyelembe van véve!!! E szempont az állástól és a törvényi kontextus szerkezetétől függ. Nem létezik egy általános válasz erre a problémára. Számos esetben a szelektálási folyamat lezajlik, mielőtt a meghirdetést közzétették volna. Mindkét toborozási formának vannak előnyei és hátrányai. 4
Belső toborozás Előnyök Az alkalmazottak moráljának emelése A képességek jobb felmérése A teljesítmények megmagyarázása Egy előreléptetési lánc elkezdése A külső alkalmazás csak az alsó szintről kezdődik Hátrányok A szervezet újraalkotása A nem előreléptetett személyek moráljának csökkenése Egy belső harcot vált ki az előreléptetések iránt Egy nagyon pontos menedzseri programot igényel Külső toborozás Előnyök A szervezet új szempontokra tesz szert Egy olcsóbb választás, mint egy szakember felkészítése Nem támogatott a politikai csoportok kialakulása a szervezeten belül Hátrányok Azon lehetőség, hogy a szelektálás ne legyen megfelelő A belső jelöltek moráljának csökkenése Egy alkalmazkodási időszak szükséglete az új alkalmazott számára 5
A problémát csak az emberi erőforrás tervezése által lehet megoldani: Ha azonosított az új munkaerő szükséglete (abban az esetben, ha a szervezet emberi erőforrása kiöregedett vagy alulszakosodott), akkor külső toborozást kell végezni. Ha úgy vélik, hogy az állás nagymértékben a szervezet belső ismeretét feltételezi, akkor belülről keresnek egy megfelelő személyt. A jelöltek vonzása E terület a magánszektort próbálja követni. Így marketing tervek megjelenéséről lehet beszélni, amelyeken keresztül a menedzsmenti osztály a toborozási kampányt úgy alakítja, hogy a szükséges létszámú jelölteket vonzza. Toborzási források és módszerek I. A belső toborozás esetében II. A külső toborozás esetében 6
I. A belső toborozás esetében alkalmazható eljárások: a) A szervezeten belüli szabad állások kifüggesztése egy hirdetőtáblára vagy a hírlevelek, e-mailek használata, stb.; b) A belső adatbázis használata, amely információkat tartalmaz minden egyes alkalmazott képességéről és készségeiről; c) Az alkalmazottakon keresztüli toborozás. A szervezet minden tagja része egy bizonyos társadalmi környezetnek és vonzhatja az adott környezet személyeit a szabad állás irányába. (kockázat => szubjektivitás); I. A belső toborozás esetében alkalmazható eljárások: d) Az áthelyezés és az előléptetés módszerét is fel lehet használni a szervezeten belüli toborozáskor; e) A volt alkalmazottak és jelöltek toborozása kiváltképpen abban az esetben alkalmazható, ha hirtelen megjelenik egy szabad állás; 7
II. A külső toborozás esetében a következő forrásokat használjuk fel: a) Az iskolák. Ebben az esetben a folytonos toborozás ajánlott és hosszú távon várható eredmény. b) Az egyetemek. Ebben az esetben is, azonban új problémák is megjelennek: X állásra valójában felsőfokú diplomával rendelkező személyre van szükségünk? Kit választunk: egy olyan diákot, aki jeles tanuló, vagy egy olyan személyt, aki tanulmányi eredményei szempontjából gyengébb, de minden tulajdonsága megvan, amelyet az állás megkövetel? c) A szakszervezetek is jelenthetnek toborozási forrást egyes, jellegzetes állások esetében; d) A szakmai egyesületek; e) A szervezetünkkel versengő szervezetek; f) A munkaügynökségek; 2. A kiválasztási folyamat A sikeres kiválasztás eredménye a beválás. A cél az, hogy az új belépők lehetőség szerint hamar és/vagy sokáig a szervezet kiválóan teljesítő tagjai legyenek. Kiválasztás = Szelektálási rendszer A személyzet szelektálási rendszerének jelentős tényezői: 1. Az állások hierarchikus helye. Itt figyelembe vesszük a hatáskört, az álláshoz kapcsolódó felelőségeket, a feladatkört, stb. 2. A szabad és/vagy új állások megjelenésének gyakorisága 3. Az állás láthatósága (azon helyzetek, amelyekkel az állást elfoglaló személy szembesülni fog) 4. A jelöltek száma 5. Az állások leírása és felmérése 6. A szervezeti fejlődés szakasza, amelyben a szóban forgó intézmény van. 8
2. A kiválasztási folyamat 4 alapvető kritérium, melyek a személyzet szelektálási és előléptetési rendszerének alapjául szolgál: Kritériumok Hűség Eredmények A kritériumok által feltételezett illetékességek meghatározása Azon képesség, hogy ragaszkodást mutassanak ki a szervezettel vagy valamilyen fogalommal szemben A normák teljesítése vagy túllépése Az alkalmazási korlátok Könnyen lehet tettetni Az eredmények mérése és kiértékelése olykor nehéz vagy lehetetlen 2. A kiválasztási folyamat Kritériumok Munkában való régiség Szakmai felkészülés A kritériumok által feltételezett illetékességek meghatározása Azon képesség, hogy ne cseréljen szakmát egy minél hosszabb időszakon belül Az állásnak megfelelő tanulmányi standardok átvevése Az alkalmazási korlátok Nem minden év eltelése jelent tapasztalatszerzést Egy oklevél megszerzése nem jelent feltétlenül illetékesség szerzést is 9
2. A kiválasztási folyamat Kiválasztási módszerek: dosszié vizsga; az interjú:egyszerű-, rendszerezett-, stresszes körülmények között levezetett interjú; teljesítménytesztek; Teljes (összegző) szelektálási modell: Első szakasz. A jelöltek fogadása. Ez a lépés, habár első látásra fölöslegesnek látszik, nagyon fontos a szervezetről kialakított kép szempontjából. Második szakasz. A bevezető interjú. Ez rövid, és azelőtt történik mielőtt a vizsgára való beiratkozási űrlapot kitölti a jelölt. Nem kötelező szakasz, célja a jelöltről való általános, kezdeti kép kialakítása. Harmadik szakasz. A felvételi kérvények. Ezen kérések több célt szolgálnak: 2. A kiválasztási folyamat Teljes (összegző) szelektálási modell: a) A jelölt azon kérésének feljegyzése, hogy a meghirdetett állást el akarja foglalni; b) Az interjú előkészítőknek megadja azt a lehetőséget, hogy a jelöltnek az alapképzettségét több területen vizsgálják, mint a kezdeti interjú esetében; c) A személyzeti dosszié első eleme, azon személyek számára, akik a szervezet alkalmazottai lesznek; d) A szelektálási folyamat hatékonyságának felmérésére lehet felhasználni; Negyedik szakasz. Az önéletrajz (Curriculum Vitae). Ezen dokumentum az alkalmazási kérés által tartalmazott információkat részletezi. 10
2. A kiválasztási folyamat Teljes (összegző) szelektálási modell: Ötödik szakasz. A szelektálási tesztek. Általában, olyan teszteket használnak, amelyek a jelöltek képességeit, készségeit és személyiségét tesztelik. Hatodik szakasz. Az interjú. Megjegyzendő az a tény, hogy tanácsos, hogy az interjút egy csapat és ne egy személy bonyolítsa le. Ugyanakkor, időben kell megtervezni, hogy mindent tesztelni lehessen, amit az alkalmazó kíván 3. A leépítés A személyzetbiztosítási feladatok a szervezetbe való belépésen és a belső mozgáson túl egy további elemet is magukban foglalnak. Ez pedig a létszámcsökkentés, a leépítés. Versenykörnyezetben ugyanis a veszteséget, vagy a nyereség csökkenését tapasztaló, illetve az azt megelőzni szándékozó cégek szinte reflexszerűen nyúlnak problémamegoldásként a bérköltségek csökkenését eredményező létszámleépítéshez. Az e célt szolgáló megoldások, módszerek közül a ma legismertebbek, leggyakrabban alkalmazottak a következők: 11
3. A leépítés - Az önkéntes távozást ösztönző programok: Főként az előnyugdíjazási lehetőséget kínáló változata ismert. - A fűnyíróelv: Ilyenkor egységesen pl. 10%-kal csökkentik minden részleg méretét, függetlenül a hatékonyságkülönbségektől. Következményeként ugyan csökken a létszám és a bérköltség, ám mivel a maradók között osztják szét a távozók feladatait, terhelésük nő, bizonytalanságuk fokozódik, nő a feszültség köztük. 3. A leépítés - A méretcsökkentés (downsizing), a karcsúsítás, illetve a helyes méretek kialakítása (right sizing) megnevezések mögötti gyakorlat azt célozza, hogy mindig az aktuális üzletmenet igényeit kielégítő létszámot foglalkoztassa a cég. - A re-engineering, a szervezeti folyamatok újraszervezése több, mint egy méretcsökkentési terv, ám szinte mindig az is párosul hozzá. Az új szemléletben újraépített szervezetek általában egyszerűsödnek és kevesebb alkalmazottat igényelnek. 12
13