IV. A munkaköri leírás és elemzése

Átírás

1 BBTE, Politika-, Közigazgatás- és Kommunikációtudományi kar, Szatmárnémeti egyetemi kirendeltség IV. A munkaköri leírás és elemzése Emberi Erőforrás Menedzsment 2012 Október 20 Gál Márk PhD Közigazgatási tanszék Meghat. Munkakörelemzés = általános eljárás; meghatározzuk a munkakör elvégzésével összefüggő: - szervezeti viszonyokat (pl. felettes, közvetlen beosztottak) - feladatokat és felelősségeket, - kapcsolatokat, - lehetőségeket és határokat, - munkaköri követelményeket (tudás, tapasztalat). 1

2 Számos szerző szerint a munkakörelemzésnek stratégiai szerepe van a vállalat emberi erőforrásainak a menedzselésében. McCormick információtípusai melyeket az alábbi folyamatok által lehet megkapni: - A munkafolyamat tevékenységei; - A munkában használt eszközök és felszerelések; - A munkakörrel kapcsolatos elemek; - A munkahelyi teljesítmény; - A munkakör kontextusa (fizikai feltételek, munkaprogram stb.); A személyzettel kapcsolatos igények; A munkakörelemzésben használt módszerek: a szervezet nagyságától, céljaitól, az időtől és az erre a célra fordítható összeg nagyságától függően különböznek. Ennek ellenére a legtöbb szervezet egy általános séma alapján végzi a munkakörelemzést, amelynek általában része: 1. elemzési módszer kiválasztása; 2. az információgyűjtés, 3. a munkafolyamat megfigyelése és elemzése, 4. az adatok rendszerezése, 5. az úgynevezett bizottsági áttekintés, 6. majd a munkaköri információk időnkénti felfrissítése. 2

3 A munkakörelemzés legfontosabb alapelvei: 1. Minden munkakör elemezhető. 2. A munkakörelemzés eredménye javíthatja a kommunikációt a menedzsment és a dolgozók között. 3. A folyamat elősegítheti a tervezett változások megvalósítását. 4. A munkakörelemzés kiindulási alapként szolgálhat bármilyen EEM döntés megalapozásához. A munkakörelemzés legfontosabb alapelvei: 5. A munkaköri követelmények megfelelő módon megjeleníthetők. 6. A munkakörelemzés a megfigyelhető munkaköri magatartáson és folyamatokon alapulva hozzájárul a hatékony EEM megvalósításához. 7. Bármi, ami a munkakörre vonatkozóan írásba foglalandó, az a munkakörelemzés során vizsgálható. 8. Bármilyen hatékony módon is végezzük a munkakörelemzést és az arra épülő munkakörtervezést, termelni csak az ember, a munkakörbetöltő fog. 3

4 4.2. A munkakörelemzés folyamata és módszertana. A munkaköri leírás A munkakörelemzés eredményeképpen készülnek el a munkaköri leírások és válik lehetővé a munkaköri követelmények részletesebb felvázolása. A munkakörelemzés folyamata és a használt módszerek a szervezet nagyságától, céljaitól, az időtől és az e célra fordítható összeg nagyságától függően különbözhetnek A munkakörelemzés folyamata és módszertana. A munkaköri leírás Az alábbiak lehetnek a munkakörtartalom elemei: Szellemi munkakörök esetében: - kreatív problémamegoldás, szakismeret, nyitottság a változásra stb. Fizikai munkakörök esetében: - szakismeret, pontosság, felelősség, fizikai terhelés stb. Vezetői funkciók esetében: - irányítás, munkatársak menedzselése, döntés Külső ügyfélkapcsolatoknál: - kommunikáció, ügyfélkezelés, fellépés 4

5 4.2. A munkakörelemzés folyamata és módszertana. A munkaköri leírás A munkaköri leírás elkészítése a munkakör elemzésével A munkakör elemzése egy folyamat, amelyen keresztül a feladatokat és igényeket azonosítják. => A munkaköri leírás az elemzés rövid vázlatát tartalmazza. Munkaköri leírás = 1. A munkakör megnevezése 2. A munkakörrel járó munka rövid vázlata 3. A munkakörrel járó feladatkör 4. A munkahellyel kapcsolatos feltételek és a fizikai környezet 5. A társadalmi környezet Az állás minősítéséhez szükséges információk forrásai és begyűjtési módszerei Az alábbi metódusok csak együtt használhatóak hatékony módon! => Mindez függ attól, hogy mennyi idő és pénzforrás áll rendelkezésre. a) A dokumentumok elemzése; b) A megfigyelés; c) Az interjú (a leggyakrabban alkalmazott módszer); d) A kérdőív 5

6 Az elemző a módszer kiválasztása során bizonyos tényezőcsoportra támaszkodik: a) A módszer gyakorlatiassága az alkalmazhatóságára vonatkozik; b) A módszer költségei; c) A cél a módszer kiválasztása attól függ, hogy mire akarjuk a szerzett információkat felhasználni; d) Az elemző tapasztalata e tényező függvényében a kiválasztott módszerek egyszerűbbek vagy bonyolultabb, újabbak vagy régebbiek lehetnek; e) Az elemzett állás minden állásnak megvannak a sajátosságai és gyakran, ezek határozzák meg a módszer kiválasztását; 1. A küszöb-módszer: Az állás leírására támaszkodik; Jellemvonást határoz meg; megkülönbözteti a személyeket egymástól. 33 általános jellemvonást különböztethetünk meg melyeket 5 csoportra lehet felosztani: fizikai, gondolkodásmódi, tanulási, motivációs és társadalmi. A végeredmény az álláshoz szükséges tulajdonságok listája. 6

7 2. Az állás alkotóelemeire összpontosító módszer. Kizárólag az alkalmazott jellemvonásaira vonatkozik amelyek szükségesek egy bizonyos állás által feltételezett tevékenység sikeres teljesítéséhez. - pl. ismeretek, képességek, készségek; A folyamat egy szakcsoport kiértékelését teszi szükségessé, amely meghatározza az elengedhetetlen elemeket. 3. A működés elemzése - egy feladatlista elkészítését feltételezi, amely az állás leírását tartalmazza; Minden egyes feladatot úgy kell megfogalmazni, hogy a következő öt kérdésre nyújtson választ: Ki? Milyen tevékenységet bonyolít le? Milyen célból? Milyen eszközökkel? Milyen útbaigazításokat figyelembe véve? A feladatok meghatározása után az elemző mérési skálák felhasználásával felbecsüli összetettségüket. Ezen skálának 3 alkotóeleme van: 7

8 Az adatok: a mód, ahogyan az alkalmazott az ötletekhez,információkhoz és tényekhez igazodik; Az emberek: a mód, ahogyan az alkalmazott viszonyul a munkatársakhoz és kliensekhez; A munkálatok: milyen mértékben dolgozik eszközökkel és különféle felszerelésekkel. E három kategórián belüli szintek: Adatok Emberek Munkálatok 1. Szintézis alapján 1. Mentor 1. Pontossági munkálatok 2. Koordinálás alapján 2. Tárgyalás 2. Összetevés 3. Elemzés alapján 3. Képzés 3. Működtetés/ellenőrzés 4. Összeállítás 4. Felülvigyázás 4. Vezetés 5. Számítás alapján 5. Meggyőzés 5. Kezelés 6. Másolás alapján 6.Beszélgetések/megjegyzések 7. Összehasonlítás alapján 6. Fenntartás 7. Kiszolgálás 7. Forgatás 8

9 A feladatok összetettségi szintjének meghatározásán kívül, az elemző és az alkalmazott meghatározza, hogy a három terület hány százalékban van jelen a munkavégzés során. A három százalék összeg a 100%-ot kell kiadja. Például, egy szociális asszisztens tevékenysége 35%-a adat, 60%-a ember és 5%-a munkálat. Az összetettségi szint és a százalékarány az állás globális leírását nyújtja! KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! 9