TANULMÁNY 4. A STRATÉGIAI TERVEZÉS ÉS ÉVES KÖLTSÉGVETÉSI TERVEZÉS FOLYA- MATOK ÖSSZHANGJÁNAK MEGTEREMTÉSE Dunaújvárs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata részére ÁROP szervezetfejlesztési prjekt 2010. 10. 20.
2 / 25 Tartalmjegyzék 1. BEVEZETETÉS 3 2. A HELYZETELEMZÉS MEGÁLLAPÍTÁSAI 4 3. A STRATÉGIAI TERVEZÉS ELMÉLETI ALAPJAI 5 3.1 Fgalmak 5 3.2 A mutatószámk típusai, kidlgzásuk minőségi követelményei 9 3.3 PBSC 11 3.4 A stratégiai tervezés flyamata 12 4. JAVASLATOK AZ ÖNKORMÁNYZATI STRATÉGIÁK SZERKEZETÉNEK SZABÁLYOZÁSÁRA 14 5. A KÖTLSÉGVETÉSI TERVEZÉS FOLYAMATA 17 6. STRATÉGIAI TERVEZÉS ÉS AZ ÉVES KÖLTSÉGVETÉSI TERVEZÉS ÖSSZEKAPCSOLÁSA ÉS A STRATÉGIAI TERVEK GONDOZÁSI FOLYAMATA 19 6.1 Javaslatk a szabályzásra 22 7. MEGVALÓSÍTÁSI AKCIÓTERV 23 MELLÉKLETEK 24 1. SZÁMÚ MELLÉKLET: STRATÉGIAI TERVEZÉSI TÁBLA 24 JOGI FIGYELMEZTETÉS 25
3 / 25 1. BEVEZETETÉS Az ÁROP 1.A.2/B A plgármesteri hivatalk szervezetfejlesztése - ÁROP 1.A.2 - Dunaújvárs 2008 pályázat Dunaújvárs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata (a tvábbiakban Dunaújvárs MJV) Plgármesteri Hivatala részére szervezetfejlesztési és flyamatfejlesztési tanácsadási munkák elkészíttetésére biztsít frrást. Elsődlegesen a döntési flyamatk, utak és jgkörök újragndlására, a döntési kmpetenciák feltárására, a döntési flyamatk szabályztt mederbe terelésére, a pénzügyi tervezés flyamatára és a partnerség erősítésére helyezve a hangsúlyt. A prjekt hatéknyabbá teszi az önkrmányzat működését, gyrsítja a gazdasági és egyéb flyamatk átfutását, javítja a döntési mechanizmus hatéknyságát, a gazdálkdás tervezését, ellenőrzését, valamint az önkrmányzat külső-belső kapcslatrendszerét. A Hivatal szervezetfejlesztési prjektje, az ajánlati dkumentáció szerint az alábbi 14 fő feladat megvalósítását fglalja magába: 1. Oktatás és képzés 2. Működési rendszerelemzés 3. Sztenderdizálás, működési flyamattérkép készítése 4. Rendeletalktási audit és a szabályzási flyamatk átalakítása 5. Pénzügyi és gazdálkdási felelősségvállalás szabályzása 6. Költségvetés tervezés és végrehajtás flyamatainak szabályzása 7. Stratégiai tervezés és költségvetés tervezés összekapcslása 8. Zöld közbeszerzés kialakítása 9. Vezetői tanácsadás (krdináció, döntési mechanizmusk) 10. Stratégiai menedzsment tanácsadás 11. Prjektirányítási kézikönyv 12. Partnerség erősítése 13. Eredményességet mérő mutatószámk bevezetése, teljesítmény-mérés, ügyfél elégedettség mérés 14. Szervezeti megldásk a laksság naprakész tájékztatása érdekében. Jelen dkumentum a stratégiai tervezés és éves költségvetés tervezés flyamatainak összekapcslásának megvalósítására, a stratégia alapú költségvetés megvalósítása érdekében készült. E tanulmányban megfgalmaztt javaslataink egyértelmű iránymutatást tartalmaznak, hgy milyen irányítási és szervezési eszközöket javaslunk a mindennapi működésbe beépíteni. Ezek közül kiemeljük a kiegyensúlyztt stratégiai mutatószámrendszer alkalmazását, ami megteremti a rövid távú működés és a stratégiai tervezés összekapcslását, elősegítheti a képviselőtestület és a laksság tájékztatását, az éves költségvetési-tervezés és végrehajtás stratégiákkal történő összehanglását, valamint biztsíthatja a stratégia elemeinek beépülését a köztisztviselői teljesítmény célkba.
4 / 25 2. A HELYZETELEMZÉS MEGÁLLAPÍTÁSAI A Helyzetelemzés srán felmértük a Stratégiai tervezés tvábbá a költségvetés előkészítési flyamtk jelenlegi helyzetét. Az önkrmányzat költségvetés tervezési flyamata a jgszabályknak megfelelően, a helyi laksság véleményének kikérésével történik. Nehezíti a tervező munkát, hgy az elfgadtt stratégiai dkumentumk vegyesen tartalmaznak stratégiai célkitűzéseket, taktikai célkitűzéseket és knkrét feladatkat/tevékenységeket is, melyek nehezen különíthetők el egymástól. Jelenleg Dunaújvárs MJV Önkrmányzatának a többi önkrmányzathz hasnlóan nincs kialakíttt stratégiaalktási flyamata. Esetenként a srrendet vezetői értekezleteken átbeszélik, aznban előre kialakíttt, minden dlgzó által ismert flyamat nincs. A stratégiai dkumentumk szerkezete, minimális tartalma nem szabályztt. Hiánysságuk aznban - leszámítva a kistérségi fejlesztési tervet -, hgy nem tartalmazzák a knkrét feladatk ütemezését (ami lehetővé teszi az adtt évi tervezést) és azt sem hgy az egyes célk megvalósítása milyen indikátrkkal, milyen kiinduló és célértékek mentén mérhető, annak érdekében, hgy egy tervezési ciklus végén mérleget lehessen vnni. Nincs kialakíttt flyamata az önkrmányzat által jgszabályi kötelmek, vagy egyéb megfntlás alapján - elkészített vagy elkészítendő, különböző szakterületekhez tartzó szakmai kncepciók Gazdasági Prgramhz és egymáshz történő hanglásának sem. Az összehanglás jelenleg eseti előzetes egyeztetések útján történik. Tvábbá nincs kialakíttt flyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcslásának bár a tervezés flyamán ez megvalósul. Rendszerint a stratégiák és kncepciók éves lebntását az egyes szakirdák adják meg a Pénzügyi Irda részére. Az önkrmányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálatának - a megvalósíthatóság, az önkrmányzat erőfrrásainak és a váltzó környezeti feltételek tükrében történő aktualizálás - flyamata sem kialakíttt jelenleg. Eseti jelleggel aznban megtörténik pl. a dunaújvársi kistérség, Dunaújvárs és Környéke Kmplex Fejlesztési Terv esetében beszámlási kötelezettsége van a Plgármesternek a Közgyűlés felé és szükség esetén a módsítása is megtörténik. Srszám Aznsíttt prblémák, javítandó területek leírása 01 Nincs kialakíttt stratégiaalktási flyamat. 02 A stratégiai dkumentumk szerkezete, minimális tartalma nem szabályztt. Mutatószámkat nem minden esetben alkalmaznak a megvalósulás mérésre. 03 Nincs kialakíttt flyamata a különböző szakterületekhez tartzó szakmai kncepciók, stratégiák összehanglásának. 04 Nincs kialakíttt flyamata a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcslásának. 05 Az önkrmányzat stratégiai tervének/einek felülvizsgálati flyamata jelenleg nem kialakíttt.
5 / 25 3. A STRATÉGIAI TERVEZÉS ELMÉLETI ALAPJAI 3.1 FOGALMAK Stratégia: Olyan eszköz, amellyel az önkrmányzat egy éven túli, hsszabb időtávra kialakítja a lakssághz, a termelő gazdasághz való visznyát ezen keresztül a küldetését, figyelembe véve meglévő és jövőbeni erőfrrásait, adttságait. A stratégia tvább bntható sajáts célkra, irányelvekre (plitikákra) és tervekre, amelyek az összes döntést és tervet irányítják. (Önkrmányzatk esetében ide vnatkzó jgszabály a területfejlesztésről és területrendezésről szóló 1996. évi XXI. törvény). A stratégia a kncepciónál részletesebb, a kncepciót magába fglaló stratégiai dkumentum, amely a jövőkép megalapzásn túl a jövőkép eléréséhez szükséges célhierarchiát, a tervezett knkrét beavatkzáskat (eszközöket) és mnitring mechanizmuskat mutatja be. Akcióterv: Az akcióterv lyan, a stratégia megvalósítására fókuszáló tervezési dkumentum, amely tartalmazza a stratégiai célk eléréséhez szükséges feladatkat, valamint a feladatk végrehajtására megállapíttt határidőket és felelősöket. A prgram (vagy akcióprgram) az akcióknak egy lgikailag összetartzó csprtja. Tervezés: Irányelvek, célk és azk elérését szlgáló intézkedések meghatárzása, ütemezése. Tervezésre azért van szükség, mert csak úgy lehet a tényadatkat hatéknyan kiértékelni és elemezni, ha azt előbb megtervezzük és a tervezett értékkel összemérjük. (Üzleti szemlélet szerint) Stratégiai tervezés: A hsszú távra kitűzött célkat határzza meg, a célkhz vezető utat térképezi fel, figyelembe véve a környezet váltzásait is, majd akciókat fgalmaz meg a célk eléréséhez. A stratégiai tervezésbe (saját, üzleti szemlélet szerint) összességében beleértendő: helyzetelemzés makrszinten, illetve mikrszinten; stratégiaalktás (jövőkép, küldetés megfgalmazása); stratégia célk megfgalmazása ezek lebntása a stratégiai területekre; akciók, intézkedések meghatárzása a cél eléréséhez; stratégiai célk és kihatásk, intézkedések számszerűsítése, megtervezése; a stratégia, stratégiai terv közzététele és visszamérése. Költségvetési tervezés: Az államháztartás és alrendszerei (önkrmányzatk) költségvetésének (éves peratív tervének) kialakítása és az elfgadtt költségvetések végrehajtási szintre történő lebntása, vagyis részletes rövid távú intézkedési tervek összessége.
6 / 25 Flyamat: Működési lánclat: egymással összefüggő tevékenységek egységes, időbeli rendezettsége. Mérhetőség: Ha a flyamat eredményét mérjük, akkr már csak az esemény bekövetkezése után tudunk a flyamatba beavatkzni, ha a flyamat lefutását mérjük, akkr még van esélyünk (valós időben), a kedvezőt-len eredmény bekövetkezése előtt beavatkzni a flyamatba, míg az input paraméterek mérésével következtethetünk és elkerülhetünk a későbbiekben valószínűen bekövetkező eseményekre. A stratégia tehát tudats előregndlkdás. A stratégia a jövőképből vezeti le a csapásiránykat és az akciókat. A hagymánys tervezéssel szemben száms előnnyel bír, erre példa, hgy transzparenssé teszi, az aktív civil részvétel segítségével növeli a társadalmi támgatttságt valamint tudatssá teszi a frrásallkációt. A két tervezési módszer közötti különbségeket az alábbi ábra mutatja. 1. ábra: A Hagymánys és a stratégiai tervezés összehasnlítása A stratégiai tervezést flyamatn keresztül építhetjük fel. A flyamat lyan egymással lgikailag összefüggő tevékenységek srzata, amelyek lefutása srán egy vagy több bemenetből knkrét kimenet keletkezik, amely kimenet értéket teremt az intézmény, illetve az intézmény ügyfelei számára. A flyamatfejlesztési munkánk egyik súlypntja a stratégiai tervezés és az éves tervezés összekapcslása. Ehhez aznban először elvi síkn fnts látnunk, hgy miért van szükség stratégiára és miért fnts, hgy az éves tervek tartalmazzák a stratégiai irányelveket éves szintre lebntva.
7 / 25 A stratégiaalktás, a jövőkép és a fejlesztési kncepció megfgalmazása és összekapcslása az éves költségvetéssel szükséges az önkrmányzatknál azért, hgy: a településszintű közös jövőkép szlgálja az önkrmányzati tevékenység magasabb szintre emelését a szlgáltató önkrmányzat gndlat kifejtését és kivetítését az önkrmányzati működési flyamatkra rövid- és hsszútávn egyaránt a stratégia kijelölése és közzététele hzzájárul ahhz, hgy a hivatal dlgzói tudatsabban törekedjen a hsszútávn hatékny megldáskra az átgndlt tervezés megvalósuljn a sikeres működés és gazdálkdás érdekében. Ha nincs meg a megfelelő stratégiai tervezés, úgy az sincs tisztázva, hgy az önkrmányzat milyen irányba akar haladni, s ez kihat az peratív tervezésre is a jól megfgalmaztt stratégia az erőfrrásk áttekintésével és felsztásával az önkrmányzatt ly módn hzza életképes helyzetbe, hgy tekintettel van annak képességeire és hiánysságaira, a környezet várható váltzásaira és a partnerek feltételezett lépéseire A stratégiai tervezés alapvetően a köré a hárm kérdés köré épül: hl tartunk mst, hva akarunk eljutni és ezt milyen eszközökkel, milyen módn lehetséges megvalósítani. A Hl tartunk mst? helyzetelemzést, vizsgálni kell hzzá a belső adttságkat (azaz az erősségek, gyengeségek körét), másrészt a külső környezeti tényezőket (a lehetőségek, veszélyek körét). Ezet az ún. SWOT analízis segítségével tárhatjuk fel, mely rövidítés a Strengths - erősségek, Weaknesses - gyengeségek, Opprtunities- lehetőségek, Threats fenyegetettségek szavak tartalmából áll össze. A SWOT elemzés egy szervezet stratégiájának megalapzását szlgálja azáltal, hgy számba veszi a szervezet belső erősségeit és gyengeségeit, illetve a külső környezeti adttságkból fakadó lehetőségeket és veszélyeket. A Hva akarunk eljutni? célmeghatárzást jelent, melynek keretében tisztázni kell az érdekcsprtk elvárásait, az elérendő célk körét. A Hgyan? pedig a stratégiai akciók és prgramk megfgalmazásának szükségességé jelenti. A stratégia tervezés főbb lépéseit az alábbi ábra mutatja be:
8 / 25 Nézd meg, hgyan állsz! Helyzetfelmérés Helyzetelemzés Vizsgáld meg, mire vagy képes! Határzd meg, hgy mit kell tenned a céljaid eléréséhez! Stratégiaalktás 2. ábra: A stratégia tervezés főbb lépései A stratégia tehát lyan eszköz, amellyel az önkrmányzat hsszabb időtávra kialakítja a lakssághz, a termelő gazdasághz való visznyát ezen keresztül a küldetését, figyelembe véve meglévő és jövőbeni erőfrrásait, adttságait. A stratégia tvább bntható sajáts célkra, irányelvekre (plitikákra) és tervekre, amelyek az összes döntést és tervet irányítják. A stratégia a kncepciónál részletesebb, a kncepciót magába fglaló stratégiai dkumentum, amely a jövőkép megalapzásn túl a jövőkép eléréséhez szükséges célhierarchiát, a tervezett knkrét beavatkzáskat (eszközöket) és mnitring mechanizmuskat mutatja be. A stratégiák lebntásának flyamatát az alábbi ábra mutatja be. A stratégia értelmezése Ügyfeleinket partnerként kezeljük. Az ügyfélrientáltság számunkra nem üres szó.. A stratégia knkretizálása (stratégiai célk) Magas ügyfél elégedettség. Mutatók kiválasztása (PBSC) -Ügyfélelégedettségi index -Panaszk száma csökken Akciók - A munkatársak ktatása -A szlgáltatás minőségének javítása 3. ábra: A stratégiák lebntásának flyamata
9 / 25 3.2 A MUTATÓSZÁMOK TÍPUSAI, KIDOLGOZÁSUK MINŐSÉGI KÖVETELMÉNYEI A flyamat ptimalizálási munka szerves része a flyamattal szemben megfgalmaztt követelmények teljesülésének mérhetővé tétele, a végrehajtás nymn követésére és értékelésére szlgáló mutatószámk kidlgzása. A mutató-számknak a mnitring fázisában fnts szerepük van (kiemelten az input és utput mutatóknak), az értékelés pedig alapvetően egy átfgó mutatószámrendszerre épül. A flyamatk felfutásának vizsgálata a mutatószámk alakulásának elemzése révén valósul meg. A mutatószámk alábbi típusait különböztetjük meg: Inputmutató: Egy adtt tevékenység, feladat ellátásáhz szükséges erőfrrásk (pl. költségvetési kiadás, munkaerő ráfrdítás) nagyságát veszi számításba, vagyis a tevékenységet az input ldalról közvetlenül méri. Az inputmutató előnye, hgy könnyen meghatárzható, hátránya, hgy egyáltalán nem eredmény centrikus. Példa: lakhatási helyzet javítása, támgatás évi keretösszege (10 millió frint). Outputmutató: Abban az esetben célszerű alkalmazni, ha az eredmény, ill. a hatás nem vagy túlztt erőfrrás ráfrdítás árán határzható csak meg. Példa: sprtkncepció elkészítése, döntéshzó elé terjesztett ja-vaslat 1 db, képzéseken részt vevő munkatársak aránya (30 százalék). Eredménymutató: Egy adtt kezdeményezés érintettjeire gyakrlt közvetlen és általában aznnali hatáskról ad infrmációt Példa: megvalósult közterületi beruházásk összértéke (1 milliárd frint) Hatásmutató: Egy kezdeményezés közvetett, általában közép- és hsszútávn mérhető, társadalmi, gazdasági és/vagy környezeti következményeinek mérésére szlgál. Példa: munkatársak belső elégedettségi indexe. Kulcsmutatószám: Azk a mutatószámk, melyek kiemelt szerepet töltenek be a stratégiai mnitringban, az önkrmányzat hatáskörébe tartzó feladatk eredményeinek/ hatásainak értékelésében. Kulcsmutatószámként javaslt elsődlegesen eredménymutatókat és/ vagy hatásmutatókat aznsítani. A mutatószámrendszer kialakítása srán a tervezési fázisban rögzíteni kell a mutatószámk kiinduló értékét. Emellett meghatárzásra kerül a célérték is, az adtt stratégiai cél alapján számszerűsített elvárásk értéke. A mnitring mérföldköveinél (pl. éves jelentés, hivatali beszámló) mért érték a tényérték. A célértékek és tényértékek különbsége jelzi, hgy az adtt flyamattal szemben támaszttt követelmény, cél mennyiben teljesült. A mutatószámk kiválasztása srán szem előtt kell tartani a jó indikátrkkal szemben követelményeket, úgynevezett SMART kritériumkat: Specific - Knkrét Measurable - Mérhető Achievable - Elérhető, Rendelkezésre áll
10 / 25 Realistic - Reális Time-based - Időhöz kötött A fentieken túl a mutatószámrendszerrel szemben támaszttt követelmények: a mutató kiválasztásánál gndsan kell mérlegelni, hgy valóban összefüggésben van-e az a mérni kívánt céllal az egyes mutatók kedvező tényértéke a cél teljesülését, illetve a cél felé való jelentős elmzdulást jelenti-e a mutató értékének alakulására az önkrmányzatnak beflyással kell rendelkeznie. Amennyiben a mutató alakulása független, úgy az nem tükrözi a teljesítményt, a feladatk ellátásának minőségét, azk célszerűségét a mutatószámk kiválasztása srán fnts szempnt a teljesítményértékelésbe való beépíthetőség vizsgálata a mutatószámk kialakítása srán szem előtt kell tartani, hgy a stratégiai mnitring hasznai hgyan visznyulnak a költségekhez. Költség-haszn megközelítés alapján javaslt átgndlni, hgy mennyibe kerül egy adtt intézkedés mérhetővé tétele (pl. új infrmatikai megldás bevezetése vagy egy reprezentatív felmérés készítése miatt felmerülő ráfrdításk), milyen erőfrráskat és időigényt jelent egy mutató mérése (pl. hány munkatárs és munkanap)
11 / 25 3.3 PBSC A Balanced Screcard (BSC mdell) kiegyensúlyztt célrendszeren és teljesítménymutatókn alapuló stratégiai vállalatirányítási és teljesítménymérési módszer, mely a szervezetek teljesítményét négy szempntból közelíti meg, és rendezi a négy szempntnak megfelelően lgikailag összefüggő, áttekinthető rendszerré a szervezet szakmai stratégiai céljait, feltárva a célk közötti k-kzati kapcslatkat. Public Sectr Balanced Screcard (PBSC mdell) a BSC mdellhez hasnlóan, a közigazgatásra szabtt kiegyensúlyztt célrendszeren és teljesítménymutatókn alapuló stratégiai szervezeti és teljesítménymérési módszer. Az alábbi ábra mutatja a célk négy nézőpntját és azknak a költségvetési szervezetekre adaptált magyarázatát. Hgyan ítélik meg az ügyfelek a Hivatal működését? Pénzügyi szempnt Mikr tekinthető megfelelőnek a Hivatal gazdálkdása? Ügyfél szempnt Küldetés és stratégia Belső szempnt Hgyan, milyen tudással biztsítjuk a jövőbeni célk elérését? Tanulás és fejlődés szempnt Hgyan segítik elő a Hivatal működési flyamatai a stratégiai célk elérését? 4. ábra: A BSC lgikai mdellje A PBSC mdell a stratégiát kézzelfgható, mérhető célkká frdítja le, a felső vezetés lyan stratégiai menedzsment- és kntrlling eszközhöz jut hzzá, melynek segítségével flyamatsan nymn követhető a stratégia és a célk megvalósulása. Az éves költségvetési alku könnyebbé válik, de felhasználható a stratégiai kezdeményezések (prjektek) rangsrlására és erőfrrás-allkációra. A PBSC mdell több mint teljesítménymérő rendszer, egyben hatékny eszköz is a stratégiai szintű menedzsmentben. A PBSC rendszerben összefglalt stratégiai célk és a hzzájuk tartzó mérőszámk mellé a célk elérését segítő akciókat kell definiálni, és ezt összekapcslni az peratív, pénzügyi tervezéssel, azaz csak a stratégiai célkat támgató akciók mellé szabad erőfrráskat rendelni. Tvábbi fnts elem a PBSC kiterjesztése, először a fő flyamatkra és szervezeti egységekre, majd ezt flytatva a csprtk és egyének szintjére is. A szervezeti stratégiai célkhz kapcslódó, a kiterjesztés srán definiált egyéni célkitűzések és hzzájuk kapcslt mutatók célértékének elérését hzzá lehet kapcslni az egyéni mtivációs rendszerhez, ezzel is ösztönözve a munkatársak erőfeszítéseit a stratégia megvalósítására.
12 / 25 3.4 A STRATÉGIAI TERVEZÉS FOLYAMATA A következőkben megfgalmazunk egy néhány lépésből álló mdellt, amely lépések végiggndlásával egy megalapztt stratégiai tervet tudunk készíteni. A lépések együttese adja a stratégiai tervezés flyamatát, amely eddig hiányztt a szervezet működéséből. Helyzetértékelés (erősségek, gyengeségek feltárása) A stratégiai tervezéskr először a külső és belső infrmációk elemzésével értékelni kell az önkrmányzat helyzetét (környezeti pzícióját, erősségeit, gyengeségeit, rendelkezésre álló erőfrrásait) a stratégiaalktás időpntjában. Javasljuk a jelenlegi tényezők feltárására az üzleti életben is gyakran használt SWOT analízist, amely az önkrmányzat erősségeit és gyengeségeit, illetve a külső környezet veszélyeit és lehetőségeit térképezi fel. Kialakítását a hivatal munkatársainak együttműködésével és esetleg a civilek és vállalkzók bevnásával képzeljük el. Előrelátható események, irányk feltérképezése Érdemes prgnóziskat készíteni és az előrelátható eseményeket feltérképezni. Az előző lépésben használt helyzetértékelő módszerek eredményei alapján levnható, jövőre vnatkzó következtetések levnása. Jövőképalktás (Igények feltárása) A jövőkép megfgalmazásakr azt a kívánats, ptimális helyzetet, állaptt szükséges felvázlni, amelyet a tervezés időtávja alatt el kívánnak érni. A flyamat e lépésében javasljuk a laksság széleskörű részvételét, mert az aktív és széleskörű részvétel legitimálja a megszületendő terv egyes elemeit. Az ideális jövőkép alatt lyan kb. 10 év alatt megvalósítható reális elképzelést célszerű felvázlni, amely következetes munkával meg is valósítható. Javasljuk egy fórum (pl: Államplgári Tanács) keretében a plgármesteri hivatal egyik döntéshzójának irányításával felmérni a jövőre vnatkzó igényeket és a krábbi elemzések és prgnózisk figyelembevételével knkrét jövőképet megfgalmazni. A laksság és a munkatársak bevnása a hsszú- és középtávú tervekbe nagybb kötődést adhat és erősítheti a közösségi részvétel iránti igényt. Jövőkép lebntása Stratégiai célkitűzések, taktikai lépésekre A jövőkép lebntása stratégiai priritáskra, stratégiai területekre, célkra, amelyek a megvalósítás (cselekvés) fókuszát képezik. Azt jelenti, hgy az elkövetkező 3 5 évben mit lehet és kell tenni ahhz, hgy a felvázlt jövőkép 10 év múlva megvalósuljn. A stratégiai célkitűzések esetében meg kell határznunk, hgyan valósítjuk meg azkat, milyen eszközöket kell alkalmazni annak érdekében, hgy stratégiai céljainkat elérjük. Ez teszi a megvalósítás szempntjából megragadhatóvá a jövőképet. A célk megfgalmazása nagyn kritikus abból a szempntból, hgy mindenki számára elfgadható, teljesíthető, reális, határidővel elláttt és mérhető legyen a tvábbi nymnkövetés érdekében.. Tevékenységek (Akciók) meghatárzása Azt jelenti tulajdnképpen, hgy milyen módn kívánja megvalósítani és finanszírzni az önkrmányzat a 3-5 év alatt megvalósítandó célkat. Ez már skkal tematikusabb és részletesebb kibntása az igényeknek. A célmegvalósítás knkrét feladatainak, lépéseinek, ütemezésének megtervezése a feltételek figyelembevételével.
13 / 25 Feladatk, felelősök meghatárzása Szükséges meghatárzni tvábbá a nymn követhetőség érdekében a feladatk ütemezését és a megvalósítás felelőseit. Indikátrk meghatárzása A stratégiák megvalósulásának ellenőrzésre alkalmas módszer a mutatószámk (indikátrk) használata. A stratégiai célk teljesülését mérőszámk segítségével tesszük mérhetővé. Ezeket kulcs teljesítmény mutatóknak (angl megfelelőjének kezdőbetűiből KPI a széles körben ismert rövidítés) hívjuk. A nymn-követéséhez meg kell határzni azkat a feltételeket, aminek alapján a teljesítés értékelhető: a mennyiséget és a minőséget, időt, kifejező mérhető mutatókat, a teljesítés időbeli és helyszínbeli követelményeit. A mutatószámk teremtik meg a közvetlen kapcslatt a természetben nyújttt eredmények, végrehajtásk és a költségvetési tervezés között. Mérés, értékelés A flyamatk mérésére (indikátrk segítségével) azért van szükség, hgy kövessük az eredményeket beflyásló tényezők alakulását és ezek váltztatásával javítsuk a flyamatk hatéknyságát. Nem elegendő a célk meghatárzása azk teljesülését mérni is kell. Ez pedig mutatószámk használata nélkül bjektíven nem lehetséges. A célelérés biztsítása és a megvalósítási akciók sikerének mérése. Javasljuk a flyamatba épített ellenőrzést és a beszámltatást. Rendszeres felülvizsgálat Az éves költségvetés elkészítését és elfgadását követően szükséges annak felülvizsgálata, hgy a stratégia terv időaránys megvalósítása biztsítható-e vagy szükséges a stratégia időközi helyzethez történő igazítása. A Stratégiai tervezés kialakíttt felsőszintű flyamatát az alábbi ábra mutatja: Helyzetfelmérés értékelés, (erősségek, gyengeségek feltárása) Ütemezés és felelősök meghatárzása Indikátrk, kiinduló és célértékek meghatárzása Jövőképalktás (Igények feltárása) Knkrét tevékenységek (Akciók) meghatárzása Mérés, értékelés A jövőkép lebntása stratégiai célkitűzésekre Taktikai lépések meghatárzása Rendszeres felülvizsgálat 5. ábra: A stratégiai tervezés flyamata
14 / 25 4. JAVASLATOK AZ ÖNKORMÁNYZATI STRATÉGIÁK SZERKEZETÉNEK SZABÁLYOZÁSÁRA A stratégiai tervezés megvalósításáhz egy akcióterv táblát készítettünk a Plgármesteri Hivatal részére, melyet 1. számú mellékletként csatlunk. A táblát feltöltöttük a teljes körűség igénye nélkül, a jelenlegi Gazdasági Prgram egyes stratégiai elképzeléseivel és helyenként fiktív adatkkal annak érdekében, hgy bemutassuk, a tervező tábla használata esetén mennyiben képes segíteni az éves költségvetés tervezését és a felülvizsgálatt. A tábla használata megkönnyíti a következő ciklus Gazdasági Prgramjának elkészítését, ami a stratégiai alapdkumentumát képezi az önkrmányzat működésének. Mindezek megvalósulásával a stratégiaalktás segítségével a knkrét ügyekben való döntés nem lesz ad hc jellegű, mert mögötte áll az a stratégia, amelynek végső srn a knkrét döntéseket alá kell rendelni. Ez biztnságt ad a döntéshzóknak, hiszen adtt döntés pillanatában nem mindig könnyű belátni a helyes megldást elősegíti a stabilitást és kiszámíthatóságt segíti a körülményekhez való alkalmazkdást. Ha pntsan tudjuk, mit akarunk elérni és annak a prgram szintű és éves szintű megvalósításáhz milyen feltételekkel számltunk, akkr a knkrét helyzetben nem kell valamennyi váltzót végigvizsgálni, könnyebb megtalálni az adtt körülmények között legjbb megldást új - a hsszabb távú tervben nem szereplő - priritás esetén könnyebb dönteni, ha az csak valamely más feladat terhére érvényesíthető A körülmények természetesen állandóan váltznak, ezért a költségvetés elfgadását követően mindig aktualizálni kell a stratégiai elképzeléseket. A teljes körű évenkénti áttekintés garantálja, hgy mindig a teljes kép és a hsszabb távú elképzelések tudatában aktualizáljuk a 3 5 évre szóló terveket. Ezt aznban már a gndzási flyamatban írjuk le. A fenti lépések kialakításával tudatsabbá válik az önkrmányzati gazdálkdás megtervezése, irányítása és ellenőrzése. Javasljuk tvábbá az 1. számú mellékletben csatlt tábla felhasználásával belső szabályzás kialakítását a stratégiai dkumentumk tartalmára és szerkezetére valamint a mutatószámk kialakításának módszertanára vnatkzóan. Stratégia kidlgzása esetén a stratégiai dkumentumnak tartalmaznia kell mind a kncepcinális megalapzást, mind a megvalósítás tervét (Akcióterv). A dkumentumnak önállóan alkalmazhatónak, önmagában megvalósíthatónak kell lennie. A dkumentum javaslt tartalmi elemei: Vezetői összefglaló Bevezetés Előzmények A stratégiai dkumentum céljának ismertetése, a dkumentum pzícinálása A stratégiai dkumentum időhrizntjának meghatárzása
15 / 25 Helyzetelemzés SWOT A tervezés szervezeti keretei és flyamata A végrehajtás szervezeti keretei és flyamata Fgalmértelmezések Megközelítés A stratégiai terület bemutatása A stratégiai területre ható főbb flyamatk, trendek a területre ható hrizntális témák Szabályzási és intézményi környezet A területre vnatkzó egyéb stratégiai dkumentumk összhangjának biztsítása Erősségek: A terület fejlődésére tartós és jelentős pzitív hatással járó, nemzetközi vagy egyéb releváns összehasnlításban kedvező tényezők öszszefglalása. Gyengeségek: a terület fejlődésére tartós és jelentős negatív hatással járó, nemzetközi vagy egyéb releváns összehasnlításban kedvezőtlen tényezők összefglalása. Lehetőségek: Olyan külső trendek, flyamatk vagy jelenségek összefglalása, melyek a stratégiai téma szempntjából előnyt jelenthetnek. Fenyegetések: Olyan külső trendek, flyamatk vagy jelenségek összefglalása, melyek a stratégiai téma szempntjából hátránysak lehetnek, veszélyt jelenthetnek. Jövőkép (célállapt) Stratégia meghatárzása Célkitűzések Eszközök Mutatószámk Akcióterv (1. számú melléklet) Mnitring mire terjed ki majd a mnitring a szükséges infrmációk gyűjtésével és feldlgzásával kapcslats flyamat leírása, a ha-táridők felelősök aznsítása a mnitring dkumentációja (mnitring jelentések típusai, megjelentetésük gyakrisága, kmmunikációja) Nyilvánsság
16 / 25 A megvalósítás srán a nyilvánsság tájékztatásával kapcslats kötelezettségek felelőseinek meghatárzása A nyilvánsságnak szánt adatk közzétételi frmájának és gyakriságának meghatárzása A megvalósítás előrehaladásáról készült jelentések készítőinek, címzettjeinek, tartalmának, gyakriságának meghatárzása Partnerség A stratégiakészítésben és megvalósításban, illetve a mnitring srán partnerként részt vevő testületek, szervezetek és személyek meghatárzása, a partnerek szerepének leírása Ex ante értékelés (a tervezett stratégia várható hatásainak elemzése) Javasljuk, hgy a szabályzat tartalmazza még a stratégiai és peratív teljesítménymutatók kialakításának, alkalmazásának követelményeit, a mutatószámk típusait, kidlgzásuk minőségi követelményeit.
17 / 25 5. A KÖTLSÉGVETÉSI TERVEZÉS FOLYAMATA Az önkrmányzati költségvetés összeállításának a részletes szabályait az államháztartásról szóló törvény határzza meg. A helyi önkrmányzat költségvetésének tervezetét a PM általrendelkezésre bcsáttt költségvetési irányelvek, az állami költségvetés tervezete és az önkrmányzati pénzügyi szabályzás előzetes elgndlásai figyelembevételével állítja össze. Ezek az önkrmányzat hszszabb távra szóló gazdasági prgramja, a több éves kihatással járó önkrmányzati döntések. Az önkrmányzati költségvetés kncepcióját a rendelkezésre bcsáttt közpnti infrmációk, a helyben képződő bevételek és az ismert kötelezettségek figyelembevételével kell összeállítani. A jegyző az önkrmányzati intézmények vezetőivel áttekinti a következő évre vnatkzó szakmai feladatkat, elképzeléseket. Rangsrlják azkat és megállapítják a megvalósításhz szükséges pénzeszközök nagyságát, ütemezését. A kncepciót, illetve a szakmai feladatk rangsrlását az önkrmányzat bizttságainak véleményezniük kell. A jegyző által elkészített költség-vetési kncepciót a plgármester nvember 30-ig - a helyi önkrmányzati képviselő-testület tagjai általáns választásának évében legkésőbb december 15 -ig - benyújtja a képviselő-testületnek, bemutatva az előzetesen leflytattt bizttsági viták tapasztalatait, a bizttságk döntéseit is. A képviselőtestület a kncepcióról határzatt hz, amelyben meghatárzza a költségvetés tervezésének rendjét, flyamatát, rangsrlja a szakmai feladatkat, elképzeléseket és meghatárzza a tervezés tvábbi menetét. Ezt követően a jegyző elkészíti a költségvetési rendelet-tervezetét, amit a plgármester február 15- éig nyújt be a képviselő-testületnek. A plgármester köteles a költségvetési rendelet-tervezet benyújtásakr bemutatni azkat a rendeletmódsításkat is, amelyek a javaslt előirányzatkat megalapzzák, bemutatva a többéves elkötelezettséggel járó kiadási tételek későbbi évekre vnatkzó kihatásait is. Be kell mutatni a költségvetési évet követő két év várható előirányzatait is. A helyi önkrmányzat az elfgadtt költségvetésről a költségvetési rendelet-tervezet benyújtási határidejétől számíttt harminc napn belül - az államháztartási infrmációs és mérlegrendszernek megfelelően - tájékztatja a krmányt. A költségvetési rendelet előkészítésébe, tekintettel arra, hgy az közpénzek felhasználásáról rendelkezik célszerű bevnni a civil szervezeteket, a tervezett tárgyaló testületi ülés ugyanezen kból nyilváns, így a választóplgárk közvetlenül is tájékzódhatnak. A költségvetésről készült rendeletet a helyben szkáss módn közzé kell tenni, ki kell hirdetni. Az intézmények vezetőit költségvetéseik jóváhagyásával kell értesíteni arról, hgy szakmai feladataikat milyen költségvetési keretek között kell megvalósítaniuk. A költségvetés késztés flyamatát az alábbi ábra mutatja:
18 / 25 6. ábra: A költségvetés készítésének flyamata
19 / 25 6. STRATÉGIAI TERVEZÉS ÉS AZ ÉVES KÖLTSÉGVETÉSI TERVEZÉS ÖSSZEKAPCSOLÁSA ÉS A STRATÉGIAI TERVEK GONDOZÁSI FOLYA- MATA Miután az önkrmányzat megfgalmazta stratégiai célkitűzéseit biztsítani szükséges, hgy azk beépülhessenek az éves költségvetési tervezés flyamatába, mely tervezési flyamat a jgszabálykban rögzített módn kerül végrehajtásra (kncepció, intézményi, szakfeladat tervezés, elemi költségvetések készítése, egyeztetések, végül a testületi elfgadás). Minden éves tervezési flyamat indításánál át kell gndlni a stratégiai célkat. Aktualizálni kell a hsszú távú időhrizntn elszló feladatkat, azk több évre szóló végrehajtási ütemezését, és finanszírzási igényüket. Ezt az egyes stratégiákat kezelő szervezeti egységek vezetőinek kell megadni a tervezéshez. Az éves költségvetés elfgadását követően ismételten szükséges a stratégiai prgramt, ágazati stratégiákat, kncepciókat áttekinteni és szükség esetén felülvizsgálni, módsítani azkat, tvábbá az előrehaladást mérni. A Stratégiai tervezés és az éves költségvetési tervezés összekapcslása és a stratégiai tervek gndzásának felsőszintű flyamatát az alábbi ábra mutatja:
20 / 25 Stratégiai tervek készítése Stratégiák felülvizsgálata Stratégia elfgadása Eltérések elemzése, kiértékelése Adatszlgáltatás Kncepció Testületi elfgadása Költségvetési kncepció készítés Költségvetés készítése Visszacsatlás Költségvetés elfgadása Jgszabályi egyeztetések 7. ábra: A stratégiai tervezés és az éves költségvetés tervezés kapcslata Jelenleg a teljesség igénye nélkül Dunaújvárs MJV Önkrmányzata az alábbi stratégiákkal rendelkezik: A dunaújvársi kistérség, Dunaújvárs és Környéke Kmplex Fejlesztési Terv Dunaújvárs MJV Közgyűlésének gazdasági prgramja Dunaújvárs Integrált Vársfejlesztési Stratégiája Közfglalkztatási terv Egészségügyi kncepció 2010 Dunaújvársi kistérség közktatási feladat-ellátási, intézményhálózat-működtetési, és fejlesztési terve 2008-2014 Dunaújvárs Megyei Jgú Várs Szciális Szlgáltatástervezési Kncepciója 2008 Dunaújvárs Vársstratégiai Terve 2007 Dunaújvárs Vársstratégiai Tervkncepciója Dunaújvárs Vársmarketing Terve
21 / 25 Intercisa 2015 Távlati Településfejlesztési Kncepció Dunaújvárs Megyei Jgú Várs Településszerkezeti Terve Dunaújvárs Kistérségi Fejlesztési Terv Dunaújvárs Megyei Jgú Várs Települési Környezetvédelmi Prgramja "Feladat ellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv" Oktatási Stratégia Dunaújvárs Megyei Jgú Várs középtávú ifjúságplitikai kncepciója 2005-2010 Kulturális kncepció Szciális kncepció Bűnmegelőzési kncepció DMJV Középtávú (2005-2010) Infrmatikai Fejlesztési Terve Dunaújvárs Megyei Jgú Várs Önkrmányzatának Középtávú Sprtkncepciója 2005-2010
22 / 25 6.1 JAVASLATOK A SZABÁLYOZÁSRA A fentiek alapján belső szabályzatban vagy Jegyzői utasításban javasljuk rögzíteni az egyes stratégiákat kezelő szervezeti egységek vezetőinek feladatait és a határidőket az alábbi táblázat szerint: javasljuk az önkrmányzat SZMSZ-ének kiegészítését a stratégiai tervezés követelményeivel jegyzői intézkedésben javasljuk rögzíteni stratégiánként az egyes stratégiákat kezelő szervezeti egységek vezetőinek feladatait és a határidőket. Ennek lentebb táblázatban mutatjuk be. a költségvetési kncepció benyújtásával egy időben célszerű a Képviselő-testület elé tárni az adtt évet terhelő, stratégiákban fglalt feladatkat az éves költségvetési rendelet elfgadása után szükségessé válhat az egyes önkrmányzati stratégiák felülvizsgálata, erről a szervezeti egységek kapjanak visszajelzést javasljuk rögzíteni az egyes stratégiákat kezelő szervezeti egységek vezetőinek gndzási feladatait és a határidőket is a költségvetési rendelet megalktását követően szükség esetén aktualizálni kell a stratégiai cél hierarchiát és testületi döntéssel megerősítetni azt Stratégia megnevezése Feladat Felelős Határidő Adatszlgáltatás az éves költségvetéshez Adatszlgáltatás fgadása az éves költségvetésből Gazdasági prgram Eltérések elemzése, kiértékelése A stratégiai felülvizsgálat dkumentumának elkészítése A stratégiai felülvizsgálat dkumentumának döntéshzók elé terjesztése
23 / 25 7. MEGVALÓSÍTÁSI AKCIÓTERV Srszám Feladat Felelős Határidő 01 02 03 A stratégia tervezés flyamatának,a stratégiai dkumentumk tartalmi és frmai követelményeinek,a stratégiai és peratív teljesítménymutatók kialakításának, alkalmazásuk követelményeinek, a mutatószámk típusainak, kidlgzásuk minőségi követelményeinek szabályzása az önkrmányzat SZMSZ-ében alkalmazandó követelményként és részletesen egy függelékében Jegyzői intézkedés kiadása stratégiánként az egyes stratégiákat kezelő szervezeti egységek vezetőinek feladatairól és a határidőkről (stratégiaalktás, kapcslat a költségvetés tervezéssel, stratégiák felülvizsgálata, adatszlgáltatás és együttműködés). A Jegyzői intézkedés elkészítését követően a felelősök munkaköri leírásának kiegészítése a feladat és felelősség beépítésével Képviselőtestület 2010.12.01 Jegyző 2010.12.01 Jegyző 2010.12.01 04 A Jegyzői intézkedés belső kmmunikálása Jegyző 2010.12.01 05 06 A Jegyzői intézkedés elkészítését követően az érintett dlgzók dkumentált belső ktatása, számnkérése A Jegyzői intézkedés betartásának rendszeres ellenőrzési és a rendszeres felülvizsgálat feladatainak és felelősségének meghatárzása Jegyző 2010.12.01 Jegyző 2010.12.01
24 / 25 MELLÉKLETEK 1. SZÁMÚ MELLÉKLET: STRATÉGIAI TERVEZÉSI TÁBLA
25 / 25 JOGI FIGYELMEZTETÉS Jelen dkumentum az AAM Vezetői Infrmatikai Tanácsadó Zrt. (tvábbiakban AAM) szellemi terméke. A dkumentumban fglaltak jgtalan felhasználása esetén az AAM jgsult a szerzői jg megsértése miatti jgszabályi következmények alkalmazását kezdeményezni. A dkumentum tartalma üzleti titk. Amennyiben hatálys jgszabály vagy a felek közötti szerződés máshgy nem rendelkezik, jelen dkumentum címzettje a dkumentumban fglaltakat köteles bizalmasan kezelni, azt harmadik félnek tudmására nem hzhatja. 2010 AAM Vezetői Infrmatikai Tanácsadó Zrt. Minden jg fenntartva.