A jelentéstétellel és kifizetésekkel kapcsolatos tájékoztatás rendje

Átírás

1 15. sz melléklet A jelentéstétellel és kifizetésekkel kapcslats tájékztatás rendje A KEDVEZMÉNYEZETTEK JELENTÉSTÉTELI ÉS MONITORING FELADATAI A Pályázati Alap kedvezményezettje köteles a TKSZ-t tájékztatni a prjekt megvalósulásáról. Ennek érdekében köteles a TKSZ által meghatárztt frmátumban közbenső prjekt előrehaladási és prjektzáró jelentést készíteni. A kisprjekt végrehajtók 180 napn túli megvalósulás esetén - közbenső (prjekt-előrehaladási) és záró jelentések elkészítését vállalják a támgatási szerződésben, míg 180 napn belüli megvalósulás esetén csak prjektzáró jelentés készítése szükséges. A jelentéstétel alapesetben 180 nap, mely indklt esetben, illetve a prjekt befejezésétől függően 90 nap lehet. A jelentések száma és időzítése a támgatási szerződésben kerül meghatárzásra, frmai követelményei a támgatási szerződés mellékletét képezik. Minden prjekt-kedvezményezett köteles legalább zárójelentés elkészítésére. A kifizetési kérelmek a jelentésekhez kapcslódnak. A jelentésekhez szükséges frmanymtatványk a Támgatási Szerződéskötés után átadásra kerülnek a Kisprjekt Végrehajtónak, illetve letölthetők a Támgatásközvetítő Szervezet hnlapjáról ( Közbenső kifizetési kérelemhez minden esetben csatlandó prjekt-előrehaladási jelentés. A Prjekt-előrehaladási jelentés időszaka nem haladhatja meg a 180 napt és a prjektelőrehaladási jelentések számát és idejét a tervezett kifizetési kérelmek ütemezése alapján kell meghatárzni a Támgatás szerződéshez kapcslódóan. A prjekt-előrehaladási jelentésnek van szakmai és pénzügyi része, illetve minden jelentés tartalmaz egy rövid magyar és angl nyelvű összefglalót. A prjekt-előrehaladási jelentés tartalmazza a beszámlót az egyes tevékenységek teljesüléséről, különös tekintettel az indikátrk alakulására, illetve a nyilvánssággal kapcslats feladatkról. A prjektjelentéshez mellékletként csatlni kell a megvalósítással összefüggő, azt alátámasztó dkumentációt (minden a nyilvánssággal kapcslats dkumentáció, tájékztató tábla, pszter, sajtóközlemény, kiadvány, szórólap, weblap, egyéb eredmények és tevékenység dkumentációja stb.). A prjekt-előrehaladási jelentés része a beszerzésekről és szerződésekről készült táblázat. A prjekt-előrehaladási jelentésekhez kapcslódik tvábbá kifizetési kérelem, illetve számla-és költségösszesítő az adtt időszakban felmerült költségekről. A kifizetési kérelemnek összhangban kell lennie a jelentés részeként beadtt számla- és költségösszesítővel, amely az adtt beszámlási időszakban felmerült minden pénzügyi infrmációt tartalmaz. A kifizetési kérelemben szereplő frintösszegnek meg kell egyeznie az időközi prjektjelentéssel együtt benyújttt számla- és költségösszesítő alapján elszámlt költségek Svájci Hzzájárulásra jutó (a támgatásintenzitással aránys) részével. A kifizetési kérelmet a Támgatási szerződésnek megfelelően kell aláírni. A kifizetésekhez a számla- és költségösszesítő mellékleteként tvábbi a költségek igazlására szlgáló dkumentumk benyújtása szükséges, amit az E8 fejezet és a 2. sz. melléklet tartalmaz. A kifizetési kérelemben a Támgatásközvetítő Szervezet felé jelezni kell, hgy a Kisprjekt végrehajtó által kiállíttt kifizetési igényben az igényelt támgatás kifizetését a Kisprjekt végrehajtó szállítójának, vagy közvetlenül a Kisprjekt végrehajtó részére teljesíti. A szállítónak történő közvetlen kifizetés építési tevékenység, illetve a 4. priritásban megvalósíttt tevékenységeken belül lehetséges. A Prjekt-előrehaladási jelentés benyújtásának határideje legkésőbb a végrehajtási ütemezés szerinti beszámlási időszakt követő 30. nap

2 A Prjektzáró jelentésben a Kisprjekt végrehajtónak összefglalást kell adni a prjekt teljes megvalósítási időszakában végzett prjekt-tevékenységekről, a hrizntális témákról és a tervezett költségvetéshez képest felhasznált támgatás és önerő összegéről. A Prjektzáró jelentés tartalmazza: a Támgatási szerződésben fglalt célkhz mért ténylegesen elért eredmény és kibcsátás (utput) jellegű indikátrkat, a pályázati felhívásban rögzített, kapcslódó hrizntális elvek teljesülését, az eredmények fenntarthatóságának elemzését, a végrehajtás srán szerzett és a jövőben hasznsítható tapasztalatkat, a prjekt után követésére és flytatására vnatkzó javaslatkat. A prjekt zárójelentés részeként be kell nyújtani a végső kifizetési kérelmet az 5 %-s visszatartási összegről. A ténylegesen teljesített kibcsátás jellegű indikátr (utput) értékek célértékektől való jelentős (a célérték 85%-t el nem érő) elmaradása a támgatás részleges visszafizetésének kötelezettségét vnja maga után. Az ezzel kapcslats döntést a Pályázati Alap irányításának felelőse a Közreműködő Szervezettel egyeztetve, a PIB véleményét is kikérve hzza meg. A prjektzáró jelentés benyújtásának határideje a prjekttevékenység befejezését követő 30. napn belül. Amennyiben kisprjekt végrehajtó csak prjektzáró jelentés benyújtására kötelezett, (mert a megvalósulás időtartama 180 napn belüli és a TSZ szerint csak egy jelentést kell készítenie), a jelentés tartalmazza egyben a prjekt előrehaladási jelentést is. A prjekt-előrehaladási jelentést és zárójelentést elektrnikusan és papír alapn is be kell nyújtani. A beszámlók a prjekt időszaka alatt utólagsan kerülnek ellenőrzésre, ezért a Kisprjekt végrehajtót anyagi felelősség terheli a felhasznált eszközöknek a szerződéses és a jgszabályi előírásk szerinti felhasználásában! A benyújttt prjekt-előrehaladási és zárójelentéseket a Támgatásközvetítő Szervezet fgadja el és összesíti a megbíztt prjektmenedzsment erőfrrást nyújtó szervezet véleménye alapján. A jelentéseket a Támgatásközvetítő Szervezet a benyújtását követ 20 napn belül fgadja el. A jelentések hiányssága, vagy tartalmának tisztázása érdekében a Támgatásközvetítő Szervezet egy alkalmmal a hiánypótlás kézhezvételét követő 15 naps határidővel hiánypótlásra ad lehetőséget a Kisprjekt végrehajtónak. A hiánypótlás benyújtását követően a jelentések jóváhagyási határideje újraindul. A jelentés elfgadásáról a TKSZ értesíti a Kisprjekt Végrehajtót, és egyben felszólítja a köztartzás mentesség vnatkzásában az igazlás megküldésére. A Támgatásközvetítő Szervezet a megbíztt prjektmenedzsment erőfrrás bevnásával helyszíni prjekt-mnitring értekezletet is kezdeményezhet, a kedvezményezett bevnásával. A prjekt-mnitring értekezlet eredményei alapján amennyiben ez indklt a Támgatásközvetítő Szervezet rendkívüli ellenőrzés és szabálytalansági eljárás leflytatását is kezdeményezheti. Az összesített mnitring-adatk alapján a Támgatásközvetítő Szervezet a megbíztt prjektmenedzsment erőfrrást nyújtó szervezet, illetve szükség szerint egyéb szakértők valamint a Gazdálkdási Osztály bevnásával mnitring-jelentéseket készít a GB, illetve évente legalább egy alkalmmal az Éves jelentés részeként KSZ felé. A Pályázati Alap eredményeiről a nyilvánsság számára tájékztató jelentést készít Támgatásközvetítő Szervezet a megbíztt prjektmenedzsment erőfrrást nyújtó szervezet bevnásával.

3 B KIFIZETÉS ÉS PÉNZÜGYI ELLENŐRZÉS A kifizetéseket jóváhagytt jelentések, szabályszerűen kiállíttt, alátámaszttt és teljes kifizetési kérelmek alapján a Gazdálkdási Osztály teljesíti a támgatási szerződésben meghatárztt és e célra megnyittt elkülönített bankszámlára. Alapesetben csak pénzügyileg teljesített számlák kifizetésére igényelhető támgatás. Ettől eltérő kifizetési módra is van lehetőség az alábbi esetekben: Szállítói finanszírzás, amikr a harmadik félnek a Kisprjekt Végrehajtó szállítójának történik a támgatás közvetlen kifizetése, A 4. priritás területen támgattt prjektek esetén, alapvetően szlgáltatási, illetve építési tevékenység kapcsán 1-3 priritás területen építési tevékenység esetén A szállítói kifizetésre a Támgatási szerződésben a Kisprjekt végrehajtó külön kezdeményezése esetén van lehetőség. Szállítói kifizetés esetén a Kisprjekt Végrehajtónak először ki kell egyenlítenie az önrészt, mely kifizetés igazlásának benyújtása után igényelheti a támgatás Szállítónak való közvetlen átutalását. Ez esetben a kifizetési kérelmet előrehaladási jelentés nélkül is be lehet nyújtani. Előleg kifizetésére is sr kerülhet amennyiben ezen igényét Kisprjekt végrehajtó a Prjekt adatlapn megjelölte, és az a Támgatási szerződésben rögzítésre került. Jelen pályázati kiírás keretében legfeljebb 25 % előleg igényelhető. A közbenső kifizetések számát, azk ütemezését és feltételeit a támgatási szerződés rögzíti, a prjekt sajátsságaihz (mérete, jellege) igazdva. A támgatás utlsó 5%-a a prjekt zárójelentésének befgadását követően kerül kifizetésre. Minden kifizetés esetén tételesen ellenőrzésre kerülnek a megküldött, a költségeket alátámasztó biznylatk és dkumentumk. A Kisprjekt végrehajtó részére történő kifizetés elszámlásáhz szükséges dkumentumk, illetve azn dkumentumk, melyek benyújtása Támgatásközvetítő Szervezet részéről szükséges a KSz felé. Előleg kifizetése esetén: A Kisprjekt végrehajtó által benyújttt kifizetési kérelem, melynek kötelező tartalmi elemei: Utalás a finanszírzás frrására és a szerződés referenciaszámára; A Kisprjekt végrehajtóneve és címe; Az igényelt/jóváhagytt összeg; A bankszámlaszám, melyre a támgatási összeg kifizetése történik; Kisprjekt végrehajtó által benyújttt igazlás a köztartzás-mentességről (NAV igazlás), (TKSZ-nek nem benyújtandó) A Kisprjekt végrehajtó önerejének igazlása: eredeti bankkivnat. Az előleg kifizetése attól számíttt 15 napn belül esedékes, hgy a Támgatásközvetítő Szervezet a kapcslódó kifizetési kérelmet jóváhagyta és a Kisprjekt Végrehajtó kifizetési igénye és igazlása a köztartzás-mentességről a Támgatásközvetítő Szervezethez megérkezett. A Kisprjekt végrehajtót anyagi felelősség terheli az előzetesen lehívtt összegek elszámlása tekintetében.

4 Közbenső kifizetés összhangban az előrehaladási jelentéssel: A kifizetési kérelem időszakáhz kapcslódó előrehaladási jelentés. A Kisprjekt végrehajtó által benyújttt közbenső kifizetési kérelem, melynek kötelező tartalmi elemei: Utalás a finanszírzás frrására és a szerződés referenciaszámára; Kifizetést igazló bankszámlakivnat, vagy releváns dkumentum; A Kisprjekt végrehajtó neve és címe; A kifizetés alapjául szlgáló beszámlási időszak; Az igényelt/jóváhagytt összeg; A bankszámlaszám, melyre a támgatási összeg kifizetése történik; A kifizetési kérelmen szereplő összeg alátámasztására szlgáló Számlaösszesítő és Költségösszesítő Előleg kifizetés esetén a közbenső kifizetésekből az előleg részben vagy egészben visszatartásra kerül, amennyiben az adtt kifizetést követően fennmaradó támgatás az előleg és a visszatartás összege alá csökken. Az összesítő táblák adatait a Kisprjekt Végrehajtónak a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dkumentáció alapján kell összeállítania. A Kisprjekt Végrehajtó helyszíni ellenőrzés alkalmával köteles az alátámasztó dkumentáció megtekinthetőségéről gndskdni. Számlaösszesítőként az előre megadtt frmátumt kell alkalmazni. A Számlaösszesítő tartalmazza az adtt beszámlási periódusban pénzügyileg teljesített számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dkumentáló biznylatk, valamint a költség felmerülésének jgsságát alátámasztó biznylatk összesítését havi lebntásban, tevékenységek és költségsrk szerint. A Számlaösszesítőben a számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dkumentáló biznylatk, valamint a költség felmerülésének jgsságát alátámasztó biznylatk srszámzása az egyes tevékenységek és az egyes beszámlók között is flyamats legyen, mely srszámkat kérjük rávezetni a számlák vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dkumentáló biznylatk, valamint a költség felmerülésének jgsságát alátámasztó biznylatk máslataira is. A pénzügyi jelentésben szereplő összetartzó dkumentumkat kérjük együtt kezelni (pl.: Számlaösszesítőn az 1. srszámú számláhz vagy egyéb, a gazdasági eseményt hitelesen dkumentáló biznylathz tartzó, a költség felmerülésének jgsságát alátámasztó dkumentumkat kérjük 1/a, 1/b, stb. jelölni). A Számlaösszesítőt frintban kell feltölteni. A Számlaösszesítőben az elszámlható költséget meg kell bntani támgatás és önerő részekre. A Költségek igazlására szlgáló dkumentumk cégszerű aláírással hitelesített máslata (számla, szerződés, teljesítésigazlás, kifizetési biznylat, stb részleteiben az 1. sz. melléklet tartalmazza) (KSZ felé nem benyújtandó) Kisprjekt végrehajtó által benyújttt igazlás a köztartzás-mentességről (NAV igazlás) a kifizetési igényélés Támgatásközvetítő Szervezet általi elfgadását követően, (KSZ felé nem benyújtandó)

5 A közbenső kifizetés attól számíttt 15 napn belül esedékes, hgy a Támgatásközvetítő Szervezet az időközi prjektjelentést és a kapcslódó kifizetési kérelmet jóváhagyta és a Kisprjekt Végrehajtó kifizetési igénye és igazlása a köztartzás-mentességről a Támgatásközvetítő Szervezethez megérkezett. Az utlsó időközi kifizetési kérelem esetében a kifizetésre a Támgatási szerződésben meghatárztt összeg (prjekt támgatás 5%-a) visszatartásával - kerül sr A visszatarttt összeg kifizetésére a prjektzáró jelentés elfgadását követően kerül sr. A kifizetési kérelmek ellenőrzését a Támgatásközvetítő Szervezet az időközi prjektjelentésekkel összhangban végzi el. A prjekt utófinanszírzásn alapul, tehát a TKSZ a jelentésekhez csatlt kiadásk ellenértékét téríti meg, mégpedig a támgatásintenzitás Támgatási szerződésben meghatárztt mértékének megfelelően. Prjektzáró kifizetés és prjektzáró jelentés Kifizetési kérelem Utalás a finanszírzás frrására és a szerződés referenciaszámára; A Kisprjekt végrehajtó neve és címe; A kifizetés alapjául szlgáló beszámlási időszak; Az igényelt/jóváhagytt összeg; A bankszámlaszám, melyre a támgatási összeg kifizetése történik; Kisprjekt végrehajtó által benyújttt igazlás a köztartzás-mentességről (NAV igazlás) a kifizetési igényélés Támgatásközvetítő Szervezet általi elfgadását követően, A prjektzáró kifizetés prjektzáró jelentés elfgadásával történik. Amennyiben a prjektzáró-jelentésben az 5 %-s visszatartásn túlmenően tvábbi kifizetési igény merül fel (180 napn belül megvalósuló prjektek esetén), akkr annak tvábbi dkumentációs igénye van, az időközi kifizetéseknek megfelelően. A prjektzáró kifizetés attól számíttt 15 napn belül esedékes, hgy a Támgatásközvetítő Szervezet a prjektzáró jelentést és a kapcslódó kifizetési kérelmet jóváhagyta és a Kisprjekt Végrehajtó kifizetési igénye és igazlása a köztartzás-mentességről a Támgatásközvetítő Szervezethez megérkezett. A Támgatásközvetítő Szervezet köteles a Pályázati Alap prjektkmpnens finanszírzásáról naprakész elkülönített nyilvántartást vezetni, mely helyszíni ellenőrzés keretében kerül ellenőrzésre. Szabálytalanság vagy visszaélés gyanúja esetén a Támgatásközvetítő Szervezet saját vagy külső ellenőrzési kapacitásk igénybevételével rendkívüli helyszíni ellenőrzést végezhet, illetve kezdeményezhet. Az Alap kedvezményezettjeinek ellenőrzésére a Pályázati Alap irányításának felelőse külső ellenőrzési kapacitást vesz igénybe. Az ellenőrzésekre kckázatértékelésen alapuló ellenőrzési terv alapján valamint ad hc módn, elsődlegesen de nem kizárólagsan a Gazdálkdási Osztály kezdeményezésére kerül sr.