ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET. ProAnt

Átírás

1 ELSZÁMOLÁSI SEGÉDLET ProAnt A kevésbé tapasztalt pályázók körében gyakran nehézséget jelent, hogy a kifizetési igénylések összeállításakor egyes költségeket milyen típusú összesítőn kell elszámolni, valamint a Pályázati E-ügyintézés felületén történő adatrögzítés. E célból állítottuk össze rövid kis segédletünket, azokból a gyakori hibákból, tapasztalatokból merítve, amelyek gyakran felmerülnek a kifizetési igények elkészítésekor. info@proant.hu

2 1 Tartalomjegyzék 2 Kifizetési kérelem Időközi kifizetési igénylés általános szabályok Időközi kifizetési igénylés feltételei Időszakos beszámoló Hiánypótlás, tisztázó kérdés Kifizetési kérelem összeállításának lépései Záradékolás Számlák besorolása költségösszesítőkre Specifikus összesítők E Ft-ot nem meghaladó támogatástartalmú számlák összesítője Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen EMIR rögzítés Költségösszesítő Felmerült kérdések Papír alapú összeállítás Felmerült kérdés

3 2 Kifizetési kérelem 2.1 Időközi kifizetési igénylés általános szabályok A támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül időközi kifizetési igénylés benyújtásával igazolni kell a megítélt támogatás legalább 10 %-ának felhasználását, illetve a projektmegvalósítás elkezdését. 1. A tevékenység fizikailag teljesült 2. Pénzügyi teljesítés igazolható 3. Szállítói finanszírozás esetén az önrész megfizetése igazolható 4. Költségvetéssel összhangban kell elszámolni a költségeket 5. Legalább egy kifizetési igényt be kell nyújtani (ha egyet nyújt be, az a záró kifizetési igénylésnek felel meg) 2.2 Időközi kifizetési igénylés feltételei - Rendelkezésre áll a számla - Pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok - Csak időszakos beszámolóval együtt nyújtható be - 1 milliárd Ft megítélt támogatás felett a Támogatási Szerződésben meghatározott összeget eléri a benyújtani kívánt kifizetési igény 3

4 2.3 Időszakos beszámoló - Minden esetben PROJEKTSZINTŰ - A megvalósított tevékenységek bemutatására szolgál - Ha a projekt tartalmaz előkészítési tevékenységet, akkor az első időszakos beszámolóban a kedvezményezett köteles az előkészítési tevékenység során elért előrehaladásról, eredményekről is elszámolni - Az időszakos beszámolók által lefedett jelentéstételi időszakok egymást követik: azaz az első beszámoló által lefedett jelentéstételi időszak kezdő dátuma a támogatási szerződés hatálybalépése, illetve a projekt fizikai megkezdése közül a korábbi időpont, míg a következő (2.) beszámoló által lefedett jelentéstételi időszakkezdő dátuma az előző beszámoló záró dátumát követő nap - A beszámolót konzorcium esetén a konzorcium vezetője nyújtja be - Nincs melléklete 2.4 Hiánypótlás, tisztázó kérdés - Hiánypótlás 1 alkalommal lehetséges - Legfeljebb 15 nap (de a Közreműködő Szervezet szabhat rövidebb határidőt (5-7 nap)) - Felfüggeszti a jogszabályban előírt határidőt - Tisztázó kérdés esetén 3 napos határidő - Nem függeszti fel a jogszabályban előírt határidőt 4

5 - Ennek keretében új dokumentum benyújtására nincs lehetőség ELUTASÍTÁS A kifizetési igénylésben elutasított számlák támogatástartalmát a kedvezményezett egy következő időközi kifizetési igénylés összeállítása során újból igényelheti, ha a korábban nem teljesített hiánypótlási, illetve elutasítási indok ezt lehetővé teszi. 3 Kifizetési kérelem összeállításának lépései 1. Záradékolás 2. Dokumentummátrix szerint alátámasztó dokumentumok összeállítása, rendezése 3. Számlák besorolása költségösszesítőkre 4. Számlák rögzítése a Pályázati E-ügyintézés felületen 5. Időszakos beszámoló rögzítése és összerendelése 6. Papír alapú összeállítás Nézzük meg az egyes lépéseket részletesen is: 5

6 3.1 Záradékolás - Költségvetési oszlop és sor megjelölése a számlán - projektazonosító feltüntetése a számlán - "Támogatás elszámolására benyújtásra került" felirat - Részösszeg feltüntetése 3.2 Számlák besorolása költségösszesítőkre - Először a specifikus összesítők (Úti-kiküldetési, bér ) Ft-ot nem meghaladó támogatástartalmú számlák összesítője - Egyedi számlák Specifikus összesítők 1. Személyi jellegű költségek összesítő - Munkabér és járulékai - Számfejtett megbízási díj és járulékai - Munkába járás költségei - Cafeteria költségek - Célcsoportnak nyújtott képzési támogatás, bártámogatás és járulékai, függetlenül attól, hogy 2. Általános költség összesítő - Azokat a költségeket, melyek az Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költség költségoszlopban kerültek betervezésre, függetlenül attól, hogy - konkrét példák: bélyegző, toner, levélfeladás költsége, telefonköltség,internet előfizetési díja, elkülönített bankszámla vezetésének díja 3. Összesítő az utazási és kiküldetés (napidíj) költségtérítés elszámolásához 6

7 - Azokat a költségeket, amelyek a projekt megvalósításhoz kapcsolódó utazási költségként kerültek kifizetésre, függetlenül attól, hogy - pl. kiküldetés költsége, napidíj - célcsoport utazási költsége - szállás, ellátás költsége - konkrét példák: vonat-, busz-, repülőjegy, vízum, utasbiztosítás A napidíj járulékát a személyi jellegű költségek összesítőjén kell elszámolni! 4. Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője - Azokat a költségeket, amelyek saját teljesítésként kerültek elszámolásra (csak akkor, ha a saját teljesítés tervezését és elszámolását a pályázati útmutató lehetővé tette), függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladják a 5. ÁFA összesítő fordított adózás esetén - Azon költségeket, amelyek fordított adózású számla után befizetett áfaként kerültek beváltásra a NAV felé, függetlenül attól, hogy 6. Anyagköltség összesítő - Azon költségeket, amelyek az 511. Vásárolt anyagok költségei vagy az 513. Egyéb anyagköltség költségsoron kerültek betervezésre bármely költségoszlopban, függetlenül attól, hogy 7

8 - konkrét példák: munkaruha, védőruha, idegen nyelvű szakkönyv beszerzése Az Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költségek 511. vagy 513. költségsoron elszámolni kívánt költségeket nem ezen az összesítőn kell elszámolni, hanem az Általános költségek összesítőjén! 7. Hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek összesítője - A projekt megvalósításához kapcsolódó hatósági költségeket kell ezen összesítőn elszámolni, függetlenül attól, hogy 8. Tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője - A kötelező tájékoztatás és nyilvánosság biztosításához kapcsolódó költségeket kell ezen összesítőn elszámolni, függetlenül attól, hogy - konkrét példák: C típusú emlékeztető tábla beszerzése, névjegykártya, roll-up készítése, PR cikk megjelentetése E Ft-ot nem meghaladó támogatástartalmú számlák összesítője - A projekt terhére elszámolni kívánt támogatás összege nem haladja meg a Ft-ot - Építés/Beruházás, Eszköz/Immateriális jószág beszerzésének elszámolása nem megengedett - konkrét példák: szórólap készítés költsége, konferencia reprezentációs adója 8

9 3.3 Számlák rögzítése a Pályázati E- ügyintézés felületen EMIR rögzítés Költségösszesítő Egy bizonylatként kell rögzíteni az egyes számlaösszesítőket, a tételeket tekintve pedig: a Részösszeg munkalap ahány soron összesített elszámolni kívánt költséget. Az egyes számlaösszesítőkhöz tartozó Részösszeg tábla megmutatja, hogy milyen összegek kerültek az egyes költséghelyekre (adott költségvetési oszlop adott sora), így a Pályázó tájékoztató felületen történő rögzítéskor egyből láthatjuk, hány számlatételt kell létrehoznunk az adott összesítőhöz. Devizaszámlákat mindig egyedi számlaként kell felrögzíteni a Pályázati e-ügyintézés felületen. (Bármilyen kisértékű számláról is van szó!) Felmerült kérdések 1./ Ki a szállító? Kedvezményezett 2./ Mi lesz a számla sorszáma? Pl.: 1. bérösszesítő 3./ Mi lesz a kifizetést igazoló bizonylat sorszáma? "Összesítő szerint" 4./ Milyen dátumok szerepelnek az egyes mezőknél? 9

10 Teljesítés dátuma: Az összesítőn szereplő utolsó fizikai teljesítés dátuma Számla kelte: A számlaösszesítő kitöltésének időpontja Kiegyenlítés dátuma: Az utolsó pénzügyi teljesítés dátuma Elszámolási időszak kezdete: Az összesítőn szereplő számlák közül a legelső teljesítési dátum Elszámolási időszak vége: Az összesítőn szereplő számlák közül a legutolsó fizikai teljesítés dátuma 3.4 Papír alapú összeállítás Kifizetési igénylést ki kell nyomtatni konzorciumi tagonként. Időszakos beszámolót ki kell nyomtatni projektszintű. Alátámasztáshoz benyújtani kívánt dokumentumok összeszedése (Dokumentum-mátrix!) Felmerült kérdés A részösszeg munkalapokat is ki kell nyomtatni az egyes számlaösszesítőkhöz? Igen, minden esetben a kitöltött összesítőket és az összesítőhöz tartozó Részösszeg táblákat is ki kell nyomtatni. 10