Elszámolási segédlet

Átírás

1 Elszámolási segédlet A pályázat elszámolása két fő részből áll: 1. Tartalmi rész: Tartalmi beszámoló + mellékletek (fénykép, újságcikk, stb.) A tartalmi beszámoló szöveges összefoglaló, amelyben a támogatott leírja a pályázat megvalósításának menetét, valamint a beszerzések indoklását. A tartalmi beszámolóhoz kérjük mellékelni a projekt folyamán készült fényképeket, illetve az esetleges filmfelvételek vagy újságcikkek másolatát, vagy az elkészült kiadványok egy példányát. 2. Pénzügyi rész: A pénzügyi elszámolás a projekt során felmerült kiadások tételes igazolása. Ennek részei: Elszámolási összesítő (számlák felsorolása sorrendben) Az elszámolási összesítő a számlákon megjelenő költségek összegzésére szolgál, amelyhez az űrlapot honlapunkról lehet letölthetni. A táblázatos részben kizárólag a számlák adatait kell feltüntetni a számlák sorrendjében. Banki avizó (amelyben a bank értesíti a támogatottat) A banki avizó a számlavezető bank értesítése a támogatás beérkezéséről. Általában megjelenik rajta a támogató (jelen esetben a Szülőföld Alap Iroda) neve, a szerződés száma és a megítélt támogatás összege. A banki avizó helyett esetenként amikor a számlavezető bank avizót nem ad ki elfogadható a folyószámla-kivonat is, amennyiben a fenti adatok feltüntetésre kerültek rajta. Valutaátváltási bizonylat (kivétel Ausztria, Magyarország, Szlovénia) Az elszámolásban tételenként lennie kell: - szöveges/jogi dokumentum (szerződés, vagy megrendelő, vagy szabályzat az elszámolni kívánt tétel jellegétől függően.) - bizonylatok (számlák) * amelyen a szervezet neve és címe, valamint az ÁFA értéke szerepeljen * számlamásolatok + magyar fordítás (aláírva, pecséttel) - pénzkifizetési igazolás (banki utalásról igazolás vagy készpénzes pénztári bizonylat) Az előbbiekben felsorolt dokumentumokat minden esetben le kell fordítani, illetve másolatuk hitelesítésére van szükség a következő szöveggel: A bizonylatról készült másolat az eredeti okirat szöveghű másolata, amely az eredetivel mindenben megegyezik, felhasználva a... nyilvántartási számú támogatási ügy elszámolásához. A fordítást, illetve hitelesítést a pályázó maga végzi, nem szükséges hivatalos fordítást, vagy hitelesítést becsatolni. Fogalommagyarázat: Felhalmozási költségek: olyan tárgyi eszközök, amelyeknek egyedi értéke meghaladja a forintot és/vagy beszerzése hosszú távú használatra történt és/vagy minőségi javulást okoz (pl. építkezés, felújítás) A nagyértékű tárgyi eszközöket kötelező nyilvántartásba venni és a számla mellé csatolni a nyilvántartásba vételi bizonylat másolatát. Amennyiben épület felújítását, korszerűsítését kívánja a támogatott elszámolni, úgy szükséges az állományba vételi bizonylat másolatának becsatolása. Működési költségek: forintot nem meghaladó értékű tárgyi eszközök beszerzése: ebben az esetben nem kötelező a nyilvántartásba vétel

2 olyan tevékenységek, amelyek az adott tárgy, ingatlan értékének megőrzését szolgálják (pl. karbantartás) szolgáltatások, utiköltségek, illetékek, jelen esetben a személyi kifizetések is. Az elszámolni kívánt kiadásokhoz becsatolandó dokumentumok: I. Személyi kifizetések Alkalmazottakkal járó költségek a) fizetések elszámolása esetén - munkaszerződés, vagy kinevezés és annak fordítása, - fizetési ív, bérkarton, - pénztári bizonylat, vagy banki átutalási megbízás másolata b) előlegek, napidíjak elszámolása - igazolás arról, hogy a kiküldött a szervezet alkalmazásában áll - a kiküldetési szabályzat másolata és fordítása, - kiküldetési rendelvény, - kiküldetési elszámolási ív, - pénztári bizonylat, vagy banki átutalási megbízás másolata. II. Működési költségek 1. Szolgáltatások a) megbízási díj, - megbízási szerződés és annak fordítása (magánszemélyek esetén) - teljesítési igazolás, - kifizetés igazolása (kifizetési bizonylat, vagy banki átutalási megbízás) b) vállalkozói díj, - vállalkozói szerződés és annak fordítása, - számla másolata és fordítása, - kifizetés igazolása (kifizetési bizonylat, vagy banki átutalási megbízás) c) víz, villany, gáz, vonalas telefon, Internet költség - a szolgáltatóval kötött szerződés másolata és fordítása, - havi számla, - kifizetés igazolására szolgáló bizonylat másolata. d) mobiltelefon-költség - a szolgáltatóval kötött szerződés másolata és fordítása, - mobiltelefon használati szabályzat másolata és fordítása, vagy pedig a mobiltelefon-használatot szabályozó határozat, döntés másolata és fordítása, - számla másolata, - banki átutalás igazolása. f) étkezési költségek - az étkezési költség indokoltságának igazolása - megrendelőlap másolata és fordítása, - számla másolata, - kifizetési bizonylat, vagy átutalási megbízás másolata. Amennyiben a beszerzés közértben történt, úgy a megrendelőlaptól a pályázó eltekinthet. g) szállásköltségek - a szállásköltség indokoltságának igazolása - megrendelőlap másolata és fordítása, - számla másolata,

3 - kifizetési bizonylat, vagy átutalási megbízás másolata. h) postaköltségek - a posta által a pályázó nevére kiállított számla másolata, - kifizetési bizonylat. 2. utiköltség a) gépjármű esetén - kiküldetési rendelvény, - gépjármű használati szabályzat és fordítása, vagy a vonatkozó jogszabály, döntés, határozat másolata és fordítása, - számla és nyugtamásolat, - menetlevél, - forgalmi engedély másolata. b) vonat, busz, repülőgép esetén - kiküldetési rendelvény, - menetjegy másolata - számla másolata. c) taxiköltség esetén - a taxi igénybevételének igazolása, - a pályázó nevére kiállított számla másolata, - kifizetési bizonylat másolata. 3. Banki illetékek - bankszámlakivonat Általános szabály minden szerződéskötés és kifizetés esetén, hogy időrendben először történik meg a szerződéskötés, majd a szerződés teljesülésének igazolása (teljesítési igazolással, vagy számlával), végül pedig a szerződéses összeg megtérítése.

4 1. számú melléklet A szerződés kötelező tartalmi elemei: - szerződő felek neve, - szerződő felek címe, adószáma, vagy más, az azonosításra szolgáló adata, - szerződés tárgya, - szerződés futamideje, - szerződött összeg, - szerződés megkötésének dátuma, - felek aláírása, amennyiben van, pecsétje.

5 1. számú melléklet Iratminták romániai pályázóknak Kiküldetési rendelvény

6

7 Menetlevél

8

9 Nyilvántartásba vételi bizonylat nagyértékű tárgyi eszközökhöz

10

11 Bérkarton

12 2. számú melléklet Számla Kifizetési bizonylat

13 Menetlevél

14 Kiküldetési rendelvény

15 Nyilvántartásba vételi bizonylat (leltárív)