SEGÉDLET. Kedvezményezettek részére Gyakran előforduló számlarögzítési problémák

Átírás

1 SEGÉDLET Kedvezményezettek részére Gyakran előforduló számlarögzítési problémák 1

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. Elszámolás számla rögzítés Számlaösszesítő esetében ki a szállító? Mi a teendő, ha a szállító bankszámlaszáma nem szerepel a legördülő listában? A számlatétel teljes összege Előleg / fordított áfa előleg elszámolás összegének megadása Közbeszerzéssel érintett tételt is tartalmaz az adott elszámolás Alátámasztó dokumentumok Megfelelő tevékenység kiválasztása Elszámolás beküldése: Záró elszámolás rögzítésre A projekt a tervezettnél korábban befejeződött, és a ZPEJ tárgyidőszaka későbbi, mint a jelentés rögzítésének dátuma, ezért nem lehet beküldeni. Mi a teendő? Záró kifizetési kérelem ZPEJ-hez kapcsolása Alapvető szabályok a záró elszámolási csomag beküldéséhez:

3 Ezen dokumentum célja a gyakran előforduló rögzítési hibák alapján gyakorlati segítségnyújtás a Pályázói tájékoztató rendszerben történő elszámolások, beszámolók rögzítéséhez a tartalmi szempontok miatti hiánypótlás elkerülése érdekében. 1. Elszámolás számla rögzítés Gyakran előforduló hiba, hogy a számla sorszáma mező tévesen kerül kitöltésre. A mezőbe számla esetében minden esetben a szigorú számadású bizonylat sorszámát kell beírni. Számlaösszesítő esetében a megfelelő típusú összesítő nevét és sorszámát, figyelembe véve az eddig ilyen típussal elszámolásra benyújtott darabszámot. (Pl.: 2/100EFTALATTI összesítő, 1/ÁFA összesítő) 3

4 2. Számlaösszesítő esetében ki a szállító? Amennyiben a számla típusa összesítő (pl.: bér, áfa, 100alatti számla), a szállító adatainál magát a Kedvezményezettet kell kiválasztani. 3. Mi a teendő, ha a szállító bankszámlaszáma nem szerepel a legördülő listában? Amennyiben a szállító kiválasztása után a bankszámlaszám legördülő mező üres, az Új gomb segítségével az alábbi ablak segítségével választhatunk az adatbázisban már szereplő bankszámlaszámok közül vagy új számlaszámot vihetünk fel: 4

5 4. A számlatétel teljes összege Amennyiben nem a számla teljes összegét kívánják elszámolni, a számlatétel adatai fülön a tétel teljes összegéhez a számlán szereplő teljes összeget kell beírni. 5. Előleg / fordított áfa előleg elszámolás összegének megadása Előfordul, hogy elmarad az előlegre illetve az áfa előleg terhére történő elszámolás összegének megadása. Ezt az alábbi mezőben tehetjük meg: 5

6 6. Közbeszerzéssel érintett tételt is tartalmaz az adott elszámolás Amennyiben közbeszerzési eljárást kellett lefolytatni az adott elszámolásban szereplő költségek beszerzése érdekében, a kifizetési kérelem összeállítása funkció alatt jelölnünk kell: 6

7 7. Alátámasztó dokumentumok Sok esetben elfordul, hogy a számla megjegyzés rovatában felsorolt kifizetést alátámasztó dokumentumok köre hiányos. Valamennyi alátámasztó dokumentum megnevezését rögzíteni kell. 7

8 A kötelezően benyújtandó alátámasztó dokumentumok köre elérhető: 8. Megfelelő tevékenység kiválasztása Gyakori hiba, hogy téves projektelemhez vagy számviteli kategóriához rendelik a Kedvezményezettek a rögzített számlát. A Költségek funkció segít a megfelelő tevékenység és az elszámolható összeg rögzítésében: 8

9 9. Elszámolás beküldése: Az elszámolás beküldésének menete: - Elszámolás ellenőrzése - Elszámolás végleges mentése (ha az elszámolás nem tartalmaz hibát) 10. Záró elszámolás rögzítésre Záró elszámolás esetén előforduló hiba, hogy a záró elszámolás típus kiválasztása elmarad: 11. A projekt a tervezettnél korábban befejeződött, és a ZPEJ tárgyidőszaka későbbi, mint a jelentés rögzítésének dátuma, ezért nem lehet beküldeni. Mi a teendő? A rendszer akkor is küld figyelmeztetést a ZPEJ tárgyidőszakának záró dátumára, ha az megegyezik a fizikai befejezés dátumával, hogy valóban ez a megfelelő. 9

10 Amennyiben nem egyezik meg a ZPEJ tárgyidőszak záró dátuma a tényleges fizikai befejezés dátumával, akkor a Kedvezményezettnek változás-bejelentőt kell beküldenie, melyben kéri a szerződésben szereplő dátum megváltoztatását abban az esetben, ha az eltérés kevesebb, mint három hónap. Ha meghaladja a tervezett és a tényleges záró dátum közötti eltérés a három hónapot, szerződésmódosítási kérelmet kell benyújtani a Közreműködő Szervezet felé. Mindkét módosítási igényt lehetőség szerint a záró elszámolási csomag benyújtása előtt, de legkésőbb a záró elszámolási csomaggal együtt szükséges beküldeni. Utóbbi esetben a korábbi záró dátumon túli időszakra eső dátumokat (pl.: teljesítés dátuma) utólag módosítani kell. Figyelmeztető üzenet: 12. Záró kifizetési kérelem ZPEJ-hez kapcsolása Ha rögzítésre került a záró elszámolás, akkor az ellenőrzés során figyelmeztet a rendszer, hogy össze kell kapcsolni a ZPEJ-jel a kifizetési kérelmet: 10

11 A záró kifizetési kérelem és a ZPEJ összekapcsolás a Jelentések menüpont alatt végezhető el a jelentés megnyitása után. Az Ellenőrzés és beküldés linkre kattintva az alábbi tájékozató üzenet és funkció gomb jeleni meg: A funkciógombra kattintva az alábbi ablak jelenik meg: A ZPEJ záró kifizetési kérelemhez rendelése gombra kattintás után megjelenő felugró ablakban ki kell választani a záró kifizetési kérelemmel rendelkező szerződést. o Nem konzorciumi szerződés esetében, csak a saját szerződése jelenik meg a listában. o Projekt szinten kezelt költségvetéssel rendelkező konzorcium esetén csak a főtag jelenik meg a választható szerződések között. 11

12 o Tagi szinten kezelt költségvetéssel rendelkező konzorciumok esetében minden tag szerződése megjelenik a listában. Az összerendelésről az alábbi üzenet tájékoztat minket: Amennyiben a záró elszámolási csomag valamelyik része (záró kifizetési kérelem vagy a ZPEJ) mégis beküldésre került, akkor a másik része beküldhető önállóan is, mivel a rendszer ellenőrzi, hogy történt-e már beküldés. 13. Alapvető szabályok a záró elszámolási csomag beküldéséhez: Záró elszámolás: Lehetőségünk van megjelölni, hogy az adott elszámolás záró elszámolás: - minden szerződéshez kötelező záró elszámolás benyújtása; - egy szerződéshez csak egy záró elszámolás tartozhat (kivéve tagi szinten finanszírozott konzorciumok esetében); - záró elszámolás esetén az elszámolás számla nélkül is beküldhető; - a záró elszámolást ZPEJ-el együtt szükséges beküldeni (kivéve, ha a ZPEJ már korábban beküldésre került). Tagi szintű konzorcium záró elszámolására vonatkozó szabályok: - A konzorciumvezető feladata a projekt szintű ZPEJ összeállítása és beküldése a záró kifizetési igénylésével együtt. - A többi tagnak záró kifizetési igénylést kell rögzítenie, mely a főtag által beküldött záró elszámolás benyújtását követően ZPEJ hozzárendelése nélkül küldhető be. 12