Projekt Státusz Jelentés Kitöltési Útmutató

Átírás

1 Projekt Státusz Jelentés Kitöltési Útmutató Benyújtás 2 A PSJ szerkezete 2 Word file kitöltése 3 Projekt alapadatai 3 Tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettség teljesítését bemutató táblázat 3 Esélyegyenlőségi kötelezettség teljesítését bemutató táblázat 4 Környezeti fenntarthatósági kötelezettség teljesítését bemutató táblázat 5 Területi kohézió kötelezettség teljesítését bemutató táblázat 5 Előrehaladást igazoló dokumentumok (mellékletek) 6 Excel file kitöltése 7 Projekt indikátorok 7 Vállalkozói szerződés - kódtábla 8 Bizonylatok 8 Szerződések 10 Szerződés-módosítások, kiegészítő közbeszerzések 11 Pénzügyi ütemterv 11 1

2 Benyújtás A Projekt Státusz Jelentést (PSJ) hat havonta egy alkalommal a Támogatási Szerződésben rögzített határidőig kell a Közreműködő Szervezet részére eljuttatni egy elektronikus és egy nyomtatott példányban. A kifizetésekre vonatkozó igények alátámasztására a Projekt Státusz Jelentés (PSJ) Excel tábla mellékletét kell benyújtania. A Projekt Státusz Jelentés (PSJ) letölthető a Közreműködő Szervezet honlapjáról. A PSJ szerkezete Word file: Projekt alapadatai Tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Esélyegyenlőségi kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Környezeti fenntarthatósági kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Előrehaladást igazoló dokumentumok (mellékletek) Excel file: Projekt indikátorok jelentéstételi időszakban benyújtott kifizetési kérelmekben szereplő előrehaladását bemutató táblázat Vállalkozói szerződések jelentéstételi időszakban benyújtott kifizetési kérelmekben szereplő teljesítését bemutató táblázat Bizonylatokat összefoglaló, indikátorokhoz és fizetési kérelmekhez rendelő táblázat Közbeszerzési eljárásokat és egyéb beszerzéseket összefoglaló táblázat Kiegészítő közbeszerzési eljárásokat és szerződésmódosításokat bemutató táblázat Aktualizált pénzügyi táblázat 2

3 Word file kitöltése A könnyebb nyomon követhetőség érdekében a PSJ sorszámát a dokumentum első oldalán kérjük feltüntetni. Projekt alapadatai Projekt: Projekt címe támogatási szerződés szerint Projektszám: Projekt száma támogatási szerződés szerint Státuszjelentés időszaka: PSJ tárgyidőszakának kezdő és vég dátuma (kezdő dátum a megelőző PSJ záró dátumát követő nap). Státuszjelentést PSJ-t készítő személy neve készítette: Kapcsolattartó neve és elérhetősége: Projekt befejezésének tervezett időpontja (Bizottsági Döntés vagy ezzel egyenértékű dokumentum szerint): A projekt befejezésének becsült időpontja (jelenlegi ismereteink szerint): Projekt kapcsolattartójának neve, telefonszáma, címe és fax száma Projekt fizikai megvalósításának dátuma támogatási szerződés szerint Projekt fizikai megvalósításának becsült időpontja a PSJ benyújtásakor, amennyiben eltér a támogatási szerződésben szereplő terv-dátumtól kérjük az eltérés rövid indoklását. Tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Kérjük a mintában megadott táblázat használatát, a táblázat valamennyi oszlopának kitöltését. A kitöltés során a Pályázati Útmutatóban szereplő kötelezően előírt kommunikációs csomag valamennyi elemét fel kell tüntetni, amennyiben a sorok között valamely elem nem található úgy azt az egyéb sor bővítésével kell megadni. A célértékhez a Projektjavaslatban/Pályázatban megjelölt célértékeket kérjük feltüntetni. Az előző jelentés időpontjában érvényes értékhez az előző PSJ a jelentés készítésének időpontjában érvényes érték oszlop adatát kérjük szerepeltetni. 1. PSJ esetében 0 értékeket kérünk feltüntetni. 3

4 A jelentés készítésének időpontjában érvényes értéknél a tárgyhavi kummulált teljesítést kérjük feltüntetni (előző jelentés időpontjában érvényes érték+havi teljesítés). Tervezett határidő: nem változik a PSJ-k benyújtása során, a kiinduló tervértéket kell szerepeltetni. Kérjük minden esetben kitölteni! Valós határidő: a jelentéstételi időszakban érvényes terv/tényértékek. Kérjük minden esetben kitölteni! Az eredményt igazoló dokumentumok között kérjük a tájékoztatási és nyilvánossági elemek teljesítésének alátámasztását igazoló dokumentumok feltüntetését, melyet kérünk elektronikusan a PSJ-hez csatolni. A nyomtatott példányok, dokumentumok a helyszíni ellenőrzés során kerülnek megtekintésre. Esélyegyenlőségi kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Szempont megnevezése és száma: Valamennyi a pályázat/projektjavaslatban vállalt kötelezettséget (számszerűsíthetőt és nem számszerűsíthetőt egyaránt) kérünk feltüntetni attól függetlenül, hogy a tárgyidőszakban/tárgyidőszakig történt-e előrehaladás. Mértékegység: Pályázat/projektjavaslat szerinti mértékegység. Kiindulási érték: Pályázat/projektjavaslat szerinti pályázat benyújtásakor érvényes érték. Valamennyi PSJ-ben azonos. A jelentéstételi időszakra vonatkozó érték: A jelentéstételi időszakban aktuális, kummulált érték. A vállalások teljesítésének ellenőrzésére (alátámasztó dokumentumok megtekintése) a helyszíni ellenőrzés során sor kerülhet, a dokumentumokat a Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) mellékleteként kell benyújtani. A ZPEJ jóváhagyásának feltétele az esélyegyenlőségi kötelezettségek teljesítése. A kötelezettség teljesítését a Közreműködő Szervezet az NFÜ honlapjáról letölthető Esélyegyenlőségi Útmutató alapján vizsgálja! A projekt fenntartás végéig várható átlagos érték: A pályázat/projektjavaslat szerinti A projekt fenntartás végéig várható átlagos érték. Valamennyi PSJ-ben azonos. 4

5 Környezeti fenntarthatósági kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Szempont megnevezése és száma: Valamennyi a pályázat/projektjavaslatban vállalt kötelezettséget (számszerűsíthetőt és nem számszerűsíthetőt egyaránt) kérünk feltüntetni attól függetlenül, hogy a tárgyidőszakban/tárgyidőszakig történt-e előrehaladás. Mértékegység: Pályázat/projektjavaslat szerinti mértékegység. Kiindulási érték: Pályázat/projektjavaslat szerinti pályázat benyújtásakor érvényes érték. Valamennyi PSJ-ben azonos. A jelentéstételi időszakra vonatkozó érték: A jelentéstételi időszakban aktuális, kummulált érték. A vállalások teljesítésének ellenőrzésére (alátámasztó dokumentumok megtekintése) a helyszíni ellenőrzés során sor kerülhet, a dokumentumokat a ZPEJ mellékleteként kell benyújtani. A ZPEJ jóváhagyásának feltétele a környezeti fenntarthatósági kötelezettségek teljesítése. A kötelezettség teljesítését a Közreműködő Szervezet az NFÜ honlapjáról letölthető Környezeti Fenntarthatósági Útmutató alapján vizsgálja! A projekt fenntartás végéig várható átlagos érték: A pályázat/projektjavaslat szerinti A projekt fenntartás végéig várható átlagos érték. Valamennyi PSJ-ben azonos. Területi kohézió kötelezettség teljesítését bemutató táblázat Szempont megnevezése és száma: Valamennyi a pályázat/projektjavaslatban vállalt kötelezettséget (számszerűsíthetőt és nem számszerűsíthetőt egyaránt) kérünk feltüntetni attól függetlenül, hogy a tárgyidőszakban/tárgyidőszakig történt-e előrehaladás. Mértékegység: Pályázat/projektjavaslat szerinti mértékegység. Kiindulási érték: Pályázat/projektjavaslat szerinti pályázat benyújtásakor érvényes érték. Valamennyi PSJ-ben azonos. A jelentéstételi időszakra vonatkozó érték: A jelentéstételi időszakban aktuális, kummulált érték. A vállalások teljesítésének ellenőrzésére (alátámasztó dokumentumok megtekintése) a helyszíni ellenőrzés során sor kerülhet, a dokumentumokat a ZPEJ mellékleteként kell benyújtani. A ZPEJ jóváhagyásának feltétele a környezeti fenntarthatósági kötelezettségek teljesítése. A kötelezettség teljesítését a Közreműködő Szervezet az NFÜ honlapjáról letölthető Területi Kohézió Útmutató alapján vizsgálja! 5

6 A projekt fenntartás végéig várható átlagos érték: A pályázat/projektjavaslat szerinti A projekt fenntartás végéig várható átlagos érték. Valamennyi PSJ-ben azonos. Előrehaladást igazoló dokumentumok (mellékletek) Az előrehaladást igazoló, alátámasztó dokumentumok felsorolása. Mind az elektronikusan mind a papír alapon csatolt mellékelt dokumentumok felsorolása szükséges. 6

7 Excel file kitöltése Projekt indikátorok A táblázat tartalmazza a támogatási szerződés fizikai megvalósításáig teljesülő indikátorainak célértékét és mennyiségét, valamint a PSJ további táblázatainak összegzéséből a jelentéstételi időszakban benyújtott kifizetési kérelmekben szereplő teljesítés indikátor előrehaladását. A táblázatban valamennyi, támogatási szerződésben szereplő indikátor felsorolása szükséges. A táblázat ezen oszlopai, sorai (kód, megnevezés, egység, rövid tartalom, támogatási szerződés melléklete szerinti mennyiség és le nem vonható áfával növelt összeg) kizárólag a támogatási szerződés módosításával változhatnak. Eddig benyújtott PSJ szerinti (göngyölt) mennyiség és le nem vonható áfával növelt összeg: Az előző PSJ-k tárgyidőszakának kummulált összege. Az 1. PSJ-ben 0 értékeket kérünk feltüntetni. Tárgyidőszaki mennyiség és le nem vonható áfával növelt összeg: Jelentéstételi időszakban történő teljesítés, mely teljesítés bizonylattal alátámasztható. Összesen oszlopok: eddig benyújtott PSJ-k és a tárgyidőszak adatainak összege. Az összeg és mennyiség nem haladhatja meg a Támogatási Szerződésben rögzített célértéket. 7

8 Vállalkozói szerződés - kódtábla A vállalkozói szerződésekben rögzített, elszámolás alapját képező részletes költségvetést, mérföldköveket tartalmazza, mely összevethető kell hogy legyen a mérnök jelentésével / teljesítés igazolásával. Valamennyi szerződésre ki kell tölteni mely nem 1 indikátorhoz kapcsolódik. Ezen a lapon szükséges az egyes tételeket indikátor-kódokhoz rendelni mind értékben mind pedig mennyiségben. Szükséges oszlopok: Szerződés szerinti értékek: Tételszám: tétel egyedi azonosítója. Az azonosítónak egyedinek kell lennie az adott vállalkozói szerződésen belül, hogy az alapján az adott tétel egyértelműen meghatározható legyen. Megnevezés: tétel megnevezése. Mennyiségi egység: tétel mennyiségének egysége (az indikátor mértékegységekre vonatkozóan lásd a mellékelt táblát) Mennyiség: tétel mennyisége Egységár (nettó Ft): szerződött nettó egységár Összesen (nettó Ft): Tétel szerződött, nettó összesen összege. Indikátor-besorolás: Tétel mely indikátorhoz tartozik (kód megadása), valamennyi tétel besorolása szükséges Indikátor-mennyiség: Tétel mely indikátor mennyiségét növeli (a vállalkozói szerződésben rögzített mennyiséggel. Fontos hogy a tétel a Támogatási Szerződésben rögzített indikátorral azonos mértékegységű legyen). Csak azon tételek besorolása szükséges az indikátorkód megadásával, amelyek az indikátor mennyiségét növelik! Számlázott teljesítés (mennyiség): Számlázott teljesítés mennyisége tételenként, a mérnök jelentésének megfelelően. Tárgyidőszaki elszámolás (nettó; le nem vonható áfa): Benyújtott elszámolás tételenként. Mérföldköves projektek esetében a mennyiségi egység %-ban adandó meg, ahol a mennyiség 100%, az egységár pedig az 1%-ra jutó le nem vonható áfával növelt összeg. A kódtábla a szerződés megkötését követően a következő havi PSJ-ben beküldendő. Bizonylatok Ezen a munkalapon töltendő/található a teljes projekt (fizetési kérelemben benyújtott) bizonylatainak listája. Amennyiben valamely bizonylathoz nem szükséges vállalkozói szerződés (pl. hatósági díjak), vagy nincs kódtábla, itt történik meg a bizonylatok indikátorokhoz rendelése és az indikátormennyiség megadása is. Oszlopok: PSJ ssz: a bizonylathoz kapcsolódó PSJ száma. A tábla göngyölten tartalmazza valamennyi bizonylatot a nyomon követhetőség érdekében. 8

9 Szerződésszám: a bizonylathoz kapcsolódó vállalkozói szerződés száma. A vállalkozói szerződés nélküli bizonylatok esetében a cella üresen hagyandó. Vállalkozó megnevezése: szállító, bizonylatot kiállító hivatalos megnevezése. Megadása kötelező. Bizonylatszám: számlaszám vagy ha számla nem kerül kiállításra a kiállított számlát helyettesítő bizonylat sorszáma. Megadása kötelező. Megrendelés szövege: vállalkozói szerződés, megrendelés tárgya. Kitöltése nem kötelező. Bizonylat szövege: Számlán/bizonylaton szereplő szöveg/megnevezés/tárgy. Megadása kötelező. Fizetési kérelem ssz.: A bizonylatok fizetési kérelemhez rendelése érdekében itt kell megadni, hogy az adott bizonylat mely fizetési kérelemben kerül benyújtásra. Megadása kötelező. Elszámolható nettó / elszámolható áfa / le nem vonható áfával növelt összeg: bizonylaton szereplő összegek. Megadása kötelező. Indikátor-besorolás: amennyiben kódtábla kapcsolódik a bizonylathoz (kapcsolódó vállalkozói szerződéshez) a besorolás nem szükséges, kódtábla szöveg feltüntetése szükséges. Indikátor-mennyiség: Szintén kód táblával nem rendelkező bizonylatok esetében töltendő, a nem %-ban mérendő indikátorok esetében. Ahol a mértékegység nem %-os, kötelező megadni ebben a cellában azt a mennyiségi értéket amennyivel az adott kódú indikátor mennyiségét a teljesítés növelte. Fontos hogy az itt megadott mennyiség mértékegysége megegyezzen a támogatási szerződés kapcsolódó indikátorának mennyiségével. Itt csak az értéket kell megadni, a mértékegység automatikusan megegyezik a kapcsolódó indikátor mértékegységével. Elszámolás jóváhagyás: KSZ visszajelzése alapján. Teljesítés jóváhagyás: KSZ visszajelzése alapján. Azon tételek, amelyekhez a PSJ benyújtásának időponjáig a KSZ-hez nem érkezett be vállalkozói szerződés, elutasításra kerülnek. 9

10 Szerződések Ezen a munkalapon töltendő/található valamennyi szerződés. Kezdetben a támogatási szerződés mellékletét (beszerzési terv) tartalmazza, mely folyamatosan frissítésre/bővítésre kerül. A megkötött szerződések esetében a vállalkozói szerződés szám hozzárendelésével azonosítható a vállalkozói szerződésekkódtáblák-bizonylatok kapcsolata. Amennyiben nem történik közbeszerzés, a táblában rövid indoklás megadása szükséges a kivételt tartalmazó jogszabályi hely megjelölésével. Oszlopok: Szerződésszám: A szerződés egyedi, kedvezményezetti azonosítója. A kódtábláknál és bizonylatok munkalapon használt szerződésszámmal azonos, célja a bizonylatok, indikátorok eljáráshoz, szerződéshez kapcsolása. Projekttevékenység/alprojekt: 1. PSJ-ben a Támogatási Szerződés beszerzési terve (melléklete) alapján töltendő, az ott megadott adatokkal. Új szerződés vagy közbeszerzési eljárás esetén itt kell megjelölni a kapcsolódó projekttevékenységet/alprojektet. Projekt tevékenység / alprojekt nettó keretösszege t.szerződés szerint (Ft): 1. PSJ-ben a Támogatási Szerződés beszerzési terve alapján töltendő, az ott megadott adatokkal. Új szerződés vagy közbeszerzési eljárás esetén itt kell megjelölni a kapcsolódó projekttevékenység/alprojekt keretösszegét. Közbeszerzési eljárás típusa: Eljárás típusának megjelölése, amennyiben a kiválasztás nem közbeszerzés keretében történik, rövid indoklás megadása szükséges a kivételt tartalmazó jogszabályi hely megjelölésével. Ajánlati (részvételi, ajánlattételi) felhívás feladásának (tervezett) dátuma: 1. PSJ esetében a Támogatási Szerződésben tervezett dátum, később a PSJ-kben a tervezett dátum frissítendő, lezajlott eljárás esetén a ténydátum rögzítendő. A közbeszerzési eljárás keretösszege (Ft): 1. PSJ esetében a Támogatási Szerződésben tervezett keretösszeg, később a PSJ-kben a tervezett keretösszeg frissítendő, lezajlott eljárás esetén a hirdetményben szereplő keretösszeg rögzítendő. Ajánlattételi határidő (tervezett) dátuma: A PSJ-kben a Támogatási Szerződésben tervezett dátum frissítendő, lezajlott eljárás esetén a ténydátum rögzítendő. Indult jogorvoslati eljárás?: Igen/ nem értékek töltendők (tervezett beszerzés esetében üresen kell hagyni). Igen esetén az eljárás kezdő és végdátumát itt meg kell adni. Jogorvoslati eljárás esetén született elmarasztaló döntés?: Igen/ nem értékek töltendők (tervezett beszerzés esetében üresen kell hagyni). Szerződéskötés (tervezett) dátuma: A PSJ-kben a Támogatási Szerződésben tervezett dátum frissítendő. Szerződéskötés (tényleges) dátuma: Megkötött szerződés esetében a tényadat rögzítendő. Szerződés nettó, bruttó és áfa összege (Ft).: A szerződéskötéskor töltendő ki megkötött szerződés esetén a szerződés nettó, bruttó és áfa összegével. 10

11 A szerződés forrásai (EU/hazai/saját/stb, %-ban): a szerződéses összeg bontása forrásonként %-ban. A vállalkozói szerződést a megkötését követően a következő havi PSJ-ben be kell nyújtani, a szerződés szám feltüntetésével. Szerződés-módosítások, kiegészítő közbeszerzések Ezen a munkalapon töltendő/található valamennyi szerződés-módosítás valamint kiegészítő közbeszerzés amennyiben történt ilyen. Oszlopok: Szerződésszám: A szerződés egyedi, kedvezményezetti azonosítója. A kódtábláknál és bizonylatok munkalapon használt szerződésszámmal azonos, célja a bizonylatok, indikátorok eljáráshoz, szerződéshez kapcsolása. Projekttevékenység/alprojekt: támogatási szerződés beszerzési terve alapján töltendő, az ott megadott adatokkal. Szerződésmódosítás / Kiegészítő közbeszerzés tartalma: Rövid leírás a szerződésmódosításról, a kiegészítő közbeszerzés tárgyáról. A kiegészítő közbeszerzések megindításához a Közreműködő Szervezet jóváhagyása szükséges, a szerződésmódosításokat a Közreműködő Szervezet számára a Szerződésekkel megegyező módon meg kell küldeni. Módosítás esetén az eredeti szerződés összege nőtt?: Igen/nem, ha igen, mennyivel (ezer Ft-ban) és annak forrása. Ha nőtt, indult-e közbeszerzési. eljárás?: Igen/nem. Ha igen, a közbeszerzési eljárás típusát itt kell megadni. Ha nem indult, miért nem?: Ha nőtt az eredeti szerződés összege és nem indult közbeszerzési eljárás akkor itt kell indokolni a jogszabályi hely megjelölésével. A szerződés-módosítás / kiegészítő közbeszerzés eredményeképp létrejött szerződés dátuma: Megkötéskor a szerződéskötés dátuma. Az eredeti szerződés módosult adatairól rövid összegzés: A legfontosabb módosult adatok összefoglalása. A vállalkozói szerződés módosítását / kiegészítő közbeszerzés alapján megkötött szerződést az aláírást követően a következő havi PSJ-ben be kell nyújtani, a szerződés szám feltüntetésével. Pénzügyi ütemterv Ezen a munkalapon kell frissíteni minden PSJ-ben a kifizetés-ütemezést a már eltelt időszakra és az előttünk álló 1-től 12 hónapig terjedő időszakra havi bontásban, azt követően évekre. A táblában a teljes projekt-időszaknak szerepelnie kell, mind a már megtörtént kifizetéseknek mind pedig a jövőbeni várható kifizetés-ütemezésnek. A táblában a tervezett kifizetési igénylések benyújtását kell ütemezni. 11