Kommunikációs célú beszerzések általános eljárási folyamata. Ssz. Eljárásrendi lépés Dokumentum Felelős 1. Igény megfogalmazása

Átírás

1 Kommunikációs célú keretszerződések terhére történő beszerzések (rendezvényszervezés, nyomda-grafika, médiavásárlás, PR-kreatív) lebonyolításának eljárásrendje A kommunikációs célú keretszerződések terhére történő beszerzések keretében a megrendelések pénzügyi lebonyolításával kapcsolatos feladat-, felelősség- és hatáskörök, a részfolyamatok és a határidők az alábbiak: 1. (1) Jelen eljárásrend hatálya kiterjed a Miniszterelnökség központi koordinációs szervének és az irányító hatóságok azon munkatársaira, akik részt vesznek a kommunikációs célú megrendelések lebonyolítási folyamatának szakmai és pénzügyi végrehajtásában. (2) A Miniszterelnökséggel szerződő féllel szemben az eljárásrend szerződő félre vonatkozó rendelkezéseit kell érvényesíteni. (3) Az eljárásrend hatálya kiterjed a Miniszterelnökség valamennyi, a fejlesztéspolitikai kommunikációhoz kapcsolódó beszerzésében lebonyolítandó megrendelési folyamatra. 2. Az eljárásrend alkalmazásában: a) beszámoló: a Miniszterelnökség és a vállalkozó között megkötött szerződés alapján a vállalkozó által a feladat végrehajtásáról készített dokumentum, b) brief: a szerződésekben meghatározott feladatok elvégzéséhez szükséges információkat tartalmazó sablon, c) köztehermentesség vizsgálata: az Uniós Fejezeti Főosztály (a továbbiakban: UFF) által a köztehermentesség NAV-adatbázisból történő ellenőrzése, d) teljesítésigazolás: a megrendelt feladat teljesítését követően a megrendelő által a vállalkozó részére kiállított meghatározott formájú dokumentum, amely alapján a vállalkozó jogosult a számla benyújtására. 3. (1) A kommunikációs célú beszerzések megrendelési folyamatában az irányító hatóságok, a Fejlesztéspolitikai Kommunikációs Főosztály (FKF), az UFF és a közreműködő szervezetek (KSZ) vesznek részt. (2) Az (1) bekezdésben meghatározott szervezeti egységek, szervezetek kötelesek az 1. mellékletben foglalt feladatokat a 3. mellékletben előírt határidőben elvégezni. (3) A feladatok ellátása érdekében az érintett szervezeti egységek kötelesek az eljárásrendben meghatározott módon kapcsolatot tartani és a szükséges adatszolgáltatást biztosítani. 4. A dokumentumokat oly módon kell kitölteni, feldolgozni és megőrizni, hogy azokból egyértelműen megállapítható legyen a dokumentumokban rögzített gazdasági esemény minden lényeges körülménye, továbbá megfeleljenek a számvitelről szóló évi C. törvény, az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény, az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet, valamint a programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet vonatkozó előírásainak.

2 5. (1) A tényleges kifizetést megelőzően az UFF köteles a köztehermentességet a NAV adatbázisában ellenőrizni, technikai probléma esetén a partnercégtől bekérni. (2) A számla kifizetéséhez a tényleges kifizetés időpontját megelőző, 30 napnál nem régebbi köztehermentességet igazoló adóigazolás megléte szükséges. 6. (1) A kommunikációs célú keretszerződések terhére történő beszerzések vonatkozásában az ezen eljárásrendben nem szabályozott kérdésekben a programozási időszak Technikai Segítségnyújtás Eljárásrendet kell alkalmazni. (2) Az irányító hatóságok vezetői kötelesek biztosítani az ezen eljárásrendben foglalt rendelkezések KSZ-ek felé történő érvényesítését.

3 1. melléklet Kommunikációs célú beszerzések általános eljárási folyamata Ssz. Eljárásrendi lépés Dokumentum Felelős 1. Igény megfogalmazása Brief Megrendelő (KSZ vagy az igényt megfogalmazó szervezeti egység) 2. FKF szakmai Brief FKF ellenőrzés, jóváhagyás után ajánlatkérés a Vállalkozótól a Brief megküldésével 3. Ajánlat beérkezése Részletes árajánlat Vállalkozó 4. Árajánlat szakmai és pénzügyi ellenőrzése a szerződés pénzügyi ajánlata alapján 5. Ajánlat visszaigazolása, megrendelés Részletes árajánlat Megrendelő FKF, UFF kötelezettségvállaló (alap vagy delegált hatáskörben) 6. Teljesítés megrendelés szerint Vállalkozó 7. Beszámoló készítése, teljesítést alátámasztó dokumentumok benyújtása 8. Beszámoló és teljesítést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése 9. Teljesítésigazolás kiállítása a Vállalkozó felé 10. Számla benyújtása teljesítésigazolás csatolásával 11. Számla formai és tartalmi ellenőrzése 12. Esetleges hiánypótlás kezelése 13. Köztehermentesség vizsgálata Szakmai beszámoló, teljesítést alátámasztó dokumentumok (pl.: résztvevők listája, program, jelenléti ív, sajtóanyagok, fotó /audió/ videó, meghívó, szállítólevél, újságcikk, tv-videofelvétel: digitális vagy analóg, rádióhangfelvétel az időpont megjelölésével) Teljesítésigazolás kiadásához kapcsolódó ellenőrző lista Teljesítésigazolás Számla, visszaigazolt teljesítésigazolás Kifizetést megelőző ellenőrző lista Kifizetést megelőző ellenőrző lista Nemleges adóigazolás Vállalkozó FKF illetékes munkatársa teljesítésigazoló (alap vagy delegált hatáskörben) Vállalkozó UFF illetékes munkatársa 15 napos határidő az FKF-nek UFF illetékes munkatársa 14. Számla kifizetése Számla UFF vezető beosztású munkatársa

4 Kommunikációs célú beszerzések általános folyamata 2. melléklet Igény felmerülés KSZ-nél Igény felmerülés (IH, Főosztály) Brief kiállítása Igény jóváhagyása FKF által Igény elutasítása FKF részéről Brief megküldése az FKF-nek Brief ellenőrzése után az FKF megküldi azt a Vállalkozónak Ajánlatot a Vállalkozó megküldi az FKF-nek A Vállalkozó ajánlatának szakmai ellenőrzése az FKF által, pénzügyi ellenőrzése az UFF által Kötelezettségvállalás, az FKF megküldi a Megrendelőt a Vállalkozó részére Megrendelés véglegesítése (mozgó paraméterek változtatása pl. létszám, layout elfogadása) Teljesítés a Vállalkozó által Beszámoló készítése, a teljesítést alátámasztó dokumentumok benyújtása a Vállalkozó által az FKF részére, a benyújtott dokumentumok ellenőrzése az FKF által Teljesítésigazolás kiállítása és megküldése a Vállalkozónak az FKF által Esetleges hiánypótlás kezelése Számla kiállítása és benyújtása a Vállalkozó által (a teljesítésigazolás csatolásával) A számla formai és tartalmi ellenőrzése Esetleges hiánypótlás kezelése Köztehermentesség vizsgálatát követően a számla kifizetése

5 3. melléklet3. Határidők az egyes eljárásrendekhez kapcsolódóan Eljárásrendi lépés neve 1. Igény megfogalmazása 2. FKF szakmai ellenőrzése, jóváhagyás után ajánlatkérés a Brief megküldésével 3. Ajánlat beérkezése 4. Árajánlat szakmai és pénzügyi ellenőrzése Határidő Catering 3 munkanappal az esemény előtt Határidő Komplex rendezvény 15 munkanappal az esemény előtt Határidő Nyomdagrafika 1 hónappal a teljesítés előtt 1 munkanapon 2 munkanapon Határidő Médiavásárlás 12 munkanappal a tervezett megjelenés előtt 1 munkanapon Briefben meghatározott határidőre 2 munkanapon 2 munkanapon Határidő PR-kreatív 20 munkanappal a tervezett feladat elvégzése előtt 2 munkanapon 5. Ajánlat visszaigazolása, megrendelés Az ajánlat beérkezésétől számítva 3 munkanapon Az ajánlat beérkezésétől számítva 3 munkanapon, a grafikai tervek elfogadása a kézhezvételt követő 5 munkanapon Az ajánlat beérkezésétől számítva 3 munkanapon Az ajánlat beérkezésétől számítva 3 munkanapon, a grafikai tervek elfogadása a kézhezvételt követő 5 munkanapon 6. Teljesítés Megrendelés alapján 7. Beszámoló készítés, a 2 munkanapon Szerződés szerint 2 munkanapon teljesítést alátámasztó dokumentumok benyújtása 8. Beszámoló és 3 munkanapon 5 munkanapon teljesítést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése 9. Teljesítésigazolás kiállítása a vállalkozó felé 5 munkanapon 10. Számla benyújtása a teljesítés igazolás csatolásával 11. Számla formai és tartalmi ellenőrzése 12. Esetleges hiánypótlások kezelése 13. Köztehermentesség vizsgálata Szerződés szerint Legfeljebb 15 nap a számla beérkezését követően 10 napos határidő a Vállalkozónak Kifizetés napjáig 14. Számla kifizetése Jogszabályi határidők szerint

6

7 Rendezvény brief sablon 4a. melléklet Alapadatok Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén a monitoring és információs rendszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/ címe Esemény megnevezése Dátum Időpont Helyszín (ha nincs kiválasztott helyszín, akkor a kapcsolatos elvárásokat kérjük leírni) Amennyiben nincs kiválasztott helyszín az alábbi kritériumok megadása kötelező!!!! hotel vagy rendezvény helyszín csillag besorolás, mind helyszín, mind étterem esetében (1., 2., 3. osztály) klasszikus vagy modern helyszín egy konkrét példa, hogy legyen mihez hasonlítanunk Résztvevők száma Meghívottak köre Az esemény rövid leírása Módosítások utolsó időpontja: Rendezvénytípus megnevezése (lásd: ártáblázat, a csak cateringet igénylő rendezvényeknél nem szükséges) Catering típus megnevezése, darabszáma (lásd: ártáblázat) Technikai igények Személyzeti igények Berendezés, dekorációs, nyomda igények Lebonyolítás során felmerülő kérdések Forgatókönyv (FKF/Vállalkozótól várjuk) Meghívottak biztosítása/meghívók kezelése (FKF/Vállalkozótól várjuk) Regisztráció kezelése (FKF/Vállalkozótól várjuk) Háttéranyag biztosítása a résztvevők számára (FKF/Vállalkozótól várjuk) Kiegészítő program biztosítása Parkolás Szállás biztosítása Egyéb

8 Nyomda-grafika brief sablon 4b. melléklet Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén a monitoring és információs rendszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/ címe Tervezett igény témája, pontos paraméterek részletes leírása Tételszám az árlistából Árajánlat elkészítésének határideje* Teljesítés tervezett időpontja Szállítási cím Mellékletek Egyéb * FKF tölti ki

9 4c. melléklet Médiavásárlás brief sablon Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén a monitoring és információs renszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/ címe Árajánlat (médiaterv) elkészítésének határideje* Tervezett megjelenés témája, rövid leírása Megjelenés tervezett időpontja Milyen médium(ok)ban fog megjelenni Megjelenés paraméterei (méret, gyakoriság, stb.) A hirdetés/reklámszpot/banner stb. elkészítése az adott médium feladata-e Egyéb Mellékletek (pl. előzetes ajánlat) * FKF tölti ki

10 4d. melléklet PR-kreatív brief sablon Megrendelő szervezeti egység neve Pénzügyi forrás megnevezése (feladatkód, uniós forrás esetén monitoring és információs rendszer azonosító) Kapcsolattartó neve/tel. száma/ címe Ajánlat elkészítésének határideje* Feladat rövid leírása Időzítés Egyéb Mellékletek * FKF tölti ki