Ismertető. Events Rendezvényszervezési rendszer

Átírás

1 Ismertető Events Rendezvényszervezési rendszer

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés Általános leírás Rendszerkövetelmények Rendszerleírás Bejelentkezés Törzsadat Partner Partner típus Város Felhasználó Rendezvények Részletes program, Közreműködők Műszaki tervezési lap Helyszínek, Lefoglalások Technikai igények, Forgatókönyv/Szövegkönyv, Egyéb adatok Árajánlatok Költségvetés Szerződések Megrendelések Meghívók, Plakátok, Szórólap megrendelések Meghívandók Beszerzések Sajtóanyag, Banner, Hirdetések, Logók, Meghívók Értesítések Feladatleosztások Felkérések Egyéb nyomtatványok, kártyák, listák Számlák leigazolása, bekönyvelése a költségvetés táblázatba, teljesítés igazolások /2 -

3 Rendezvény költségvetésének zárása A rendezvényről megjelent sajtóanyag összegyűjtése, lefűzése Köszönőlevelek megírása, fotók, CD-k archiválása /3 -

4 1. Bevezetés 1.1 Általános leírás A rendszer célja: a rendezvények lebonyolításának vezérlése, információ a rendezvény státuszáról. A szervezés pontos menetét - a megrendelővel közösen meghatározott lépések alapján- egy képernyő tartalmazza (a dátum és a helyszín kitűzésétől a köszönőlevelek megírásáig). Pontról pontra haladva könnyedén, szervezetten lehet dolgozni, minden információ egy adott képernyőről könnyedén elérhető, a felhasználók számára kezelhető, áttekinthető. 1.2 Rendszerkövetelmények Microsoft.NET Framework 4.0 futtatókörnyezet Microsoft SQL 2008 R2 2. Rendszerleírás 2.1 Bejelentkezés A programba történő bejelentkezés során történik meg a felhasználó valódiságának ellenőrzése és a felhasználókhoz tartozó jogosultságok betöltése. A bejelentkezés a következő felületen történhet meg: A felső (Felhasználónév) mezőbe kell írni a felhasználói azonosítót, míg az alsóba (Jelszó) a felhasználó jelszavát. A jelszó megadásakor a program érzékeny a kis-és nagybetűk közti különbségekre. Hibás felhasználói név vagy jelszó esetén a programba nem lehet belépni. - 14/4 -

5 Bejelentkezés után a következő képernyőt láthatjuk: A Törzsadat menü a rendezvények lebonyolításához szükséges törzsadatok-, illetve a rendszerfelhasználók adatainak karbantartására szolgál, a Névjegy információt ad a rendszerről, tulajdonosáról és szerzőjéről. 2.2 Törzsadat A képernyőkön a csillagozott mezők kitöltése kötelező, erre külön figyelmeztetést is kapunk. Az nyomógombbal tudunk új törzsadatot felvenni, a képernyő alsó részén lévő táblázatban láthatók a már felvitt adatok, gombbal a kiválasztott sor adatai módosíthatók, gombbal lehet a módosítást véglegesíteni. Amennyiben a módosítást, felvitelt nem akarjuk elmenteni, a gombot használjuk. Törölni a kiválasztott sort a gombbal lehet, a képernyőt elhagyni, visszatérni a menübe pedig a gombbal tudunk. - 14/5 -

6 2.2.1 Partner Partnerek (pl.: nyomda, vendéglátóhely, fellépő művész) karbantartása. - 14/6 -

7 2.2.2 Partner típus A partnerek típus szerinti csoportosításához csoportok karbantartása, kimutatások, statisztikák készítéséhez. (Pl.: éves nyomdaköltség.) Város Partnerek pontos címéhez a települések karbantartása. - 14/7 -

8 2.2.4 Felhasználó A rendszerfelhasználók adatainak karbantartása. - 14/8 -

9 2.3 Rendezvények A képernyő tetején lévő Rendezvények legördülő menüből választhatunk a meglévő rendezvények közül és a nyomógombbal módosíthatjuk az adatokat. A bepipálása esetén a már lezárt rendezvények adatait is megtekinthetjük (módosítani már nem lehet!). Új rendezvény, az nyomógomb használatával hozható létre, mindkét esetben a következő képernyő jelenik meg: A képernyő két részre osztható. Új rendezvény felvitele esetén a felső, fejléc adatok megadása után mindenképpen menteni kell, ekkor lehet csak a tényleges dokumentumokat, táblázatokat kitölteni. (A csillagozott mezők kitöltése kötelező!) rendezvény pontos időpontja. a rendezvény teljes megnevezése, a rendezvény helyszíne, a a rendezvény felelősének neve (Felhasználó tábla alapján választható, a rendezvényhez kötött iktatószám. a rendezvény létrehozásának/első mentésének dátuma,, mikor és ki módosította utoljára. Ez utóbbi három mező nem módosítható, a rendszer automatikusan kezeli. Az alsó rész tartalmazza a rendezvényszervezés tényleges lépéseit, mely 3 lapból/fülből áll. A lapokon nyomógombok, jelölőnégyzetek és hozzájuk tartozó dátum típusú mezők láthatók. A nyomógombokkal mappát, vagy adott dokumentumot illetve excel táblázatot lehet megnyitni. A mappák tartalmazhatnak 00_Sablon nevű almappákat, ahol az adott részhez tartozó sablonok találhatók. Amikor egy-egy sablont használunk fel végleges dokumentum alapjaként, a 00_Sablon almappából meg kell nyitni, majd Mentés másként -tel az éles mappába átmásolni. A fájlneveket célszerű az adott rendezvényhez, illetve partnerhez kötni, pl. Szerződések\00_Sablon\Megbizasi_szerzodes_2011_Ceg_neve.doc -> Mentés másként Szerződések\Megbizasi_szerzodes_2011_KISS_KFT.doc. A jelölő négyzetek jóváhagyási státuszok célját szolgálják, adott felhasználó beállíthatja, hogy egy-egy dokumentumot látott, ellenőrzött és aláírt, mindezt időponttal megjelölve. - 14/9 -

10 Szakmai Részletes program, Közreműködők A rendezvény részletes programját és a Közreműködők névsorát tartalmazó dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: igazgatóhelyettes, igazgató mikor hagyta jóvá az adott dokumentumot Műszaki tervezési lap Műszaki tervezési lap dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: rendezvényfelelős, csoportvezető, szakmai igazgatóhelyettes, gazdaságiműszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá az adott dokumentumot Helyszínek, Lefoglalások Helyszínek mappa megnyitása. Teremlefoglalások excel táblázat megnyitása. Teremlefoglalások Műszak excel táblázat megnyitása. Szállásfoglalás megtörtént-e, illetve mikor Technikai igények, Forgatókönyv/Szövegkönyv, Egyéb adatok mappa megnyitása. megnyitása. mappa megnyitása. A Forgatókönyvet vagy Szövegkönyvet tartalmazó dokumentum Egyéb dokumentumokat, adatokat, táblázatokat tartalmazó - 14/10 -

11 Gazdasági I Árajánlatok szolgál. Árajánlatok mappa megnyitása, a rendezvényhez kapcsolódó árajánlatok tárolására Költségvetés Költségvetés képernyő megnyitása. A rendezvény tényleges kötségvetésének karbantartása. Jóváhagyási státuszok: gazdasági osztálynak mikor lett leadva, rendezvényfelelős, csoportvezető, szakmai igazgatóhelyettes, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a költségvetést. Új költségvetési tétel az nyomógombbal vihető fel. Költségvetési tétel megnevezése. Előre deffiniált adatok alapján legördülő menüből választható ki. Partner hozzárendelése az adott tételhez. Legördülő menüből kiválasztható, a Partner adatok alapján. - 14/11 -

12 Költségek: a tétel tervezett költsége, tényleges érték, a tervezett és a tényleges érték külünbözete. (Számított mező!) Dokumentumok: az adott tételhez tartozó dokumentumok hozzárendelése. gombbal tudunk hozzárendelni, a gombbal pedig megtekinteni a kijelölt dokumentumot. Minden tételhez rendelhető egy-egy,, illetve. Számla: a tételhez beérkező számla bekönyvelése. a számla bizonylatszáma, mikor érkezett be:, illetve a kiegyenlítés dátuma:. Megjegyzést fűzhetünk a tételhez a mezőben. A képernyő alsó részén láthatók a már felvitt tételek, egy-egy tétel adatain a gombbal módosíthatunk, tételt/sort törölni a gombbal lehetséges. A módosítást, új felvitelt -sel véglegesíthetkjük, a csillagozott mezők kitöltése kötelező. Lehetőség van az adott rendezvény bizonyos tételeinek szűrésére, csoportosítására. A legördülő menüből választhatunk a csoportok között, -Nincs megadva- kiválasztás esetén nincs szűrés, minden tétel látható Szerződések Szerződések mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában találhatók az alapszerződések megkötéséhez szükséges szerződés sablonok. Jóváhagyási státuszok: mikor lett visszaigazolva, igazgató, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a szerződéseket Megrendelések Megrendelések mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában találhatók az alapmegrendelések megírásához szükséges megrendelés sablonok. Jóváhagyási státuszok: mikor lett visszaigazolva, igazgató, gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor hagyta jóvá a megrendeléseket Meghívók, Plakátok, Szórólap megrendelések Meghívók, Plakátok, Szórólap mappa megnyitása, a 00_Sablon mappában található a nyomdai igényhez kitöltendő dokumentum. Jóváhagyási státuszok: igazgató mikor hagyta jóvá, mikor lett postázva, megrendelve, plakáton, szórólapon terjesztve Meghívandók Beszerzések Készletbeszerzési igénylő lap excel táblázat megnyitása. Egyéb beszerzés dokumentum megnyitása. Jóváhagyási státuszok: gazdasági-műszaki igazgató helyettes, igazgató mikor hagyta jóvá a beszerzéseket. - 14/12 -

13 Gazdasági II Sajtóanyag, Banner, Hirdetések, Logók, Meghívók Sajtóanyag mappa megnyitása, ide lehet a rendezvényhez köthető összes sajtóanyagot bemásolni. Jóváhagyási státuszok: Sajtónak mikor lett továbbítva, honlapon megjeleníttetve Értesítések Feladatleosztások Feladatok Felelősök dokumentum megnyitása Felkérések A feladatleosztásoknak megfelelő telefonszámok jegyzéke. A Felkérések mappa megnyitása Egyéb nyomtatványok, kártyák, listák Egyéb nyomtatványok dokumentum megnyitása. Ebből a dokumentumból megnyitható a Gépkocsi ütemterv, Behajtási-parkolási engedély illetve az Eszközigénylő lap Számlák leigazolása, bekönyvelése a költségvetés táblázatba, teljesítés igazolások Költségvetés képernyő megnyitása Rendezvény költségvetésének zárása zárta le a költségvetést. Jóváhagyási státusz: Gazdasági-műszaki igazgatóhelyettes mikor A rendezvényről megjelent sajtóanyag összegyűjtése, lefűzése Sajtóanyag mappa megnyitása. - 14/13 -

14 Köszönőlevelek megírása, fotók, CD-k archiválása Köszönölevelek mappa megnyitása. - 14/14 -