Pályázó Tájékoztató. (Pályázati e-ügyintézés)

Átírás

1 Pályázó Tájékoztató (Pályázati e-ügyintézés)

2 Pályázó tájékoztató Elektronikus felületen keresztül: Pályázó Tájékoztató felület (PályTáj) (10-30 percenként frissül) Adatok Egységes Monitoring Információs Rendszer (EMIR) Mire alkalmas? pályázati alapadatok (elérhetőségek, hivatalos képviselő adatai) megfelelőségének ellenőrzésére információt szolgáltat pályázatuk, szerződésük alakulásáról levelezések, értesítések megtekintésére útmutatók, kézikönyvek, dokumentumok (szerződés módosítás, változás bejelentés, számlaösszesítő) letöltésére elszámolások és beszámolók elektronikus beadására

3 Elérés:

4 Elérés:

5 Belépés

6 Belépés Alintézkedés kiválasztása EMIR azonosító kiválasztása (Felhasználó kiválasztása) Jelszó (befogadó levélben megküldve) A PályTáj jelszó visszaállítása bármikor kérhető az EMIR Jogosultság igénylő beküldésével (papíralapon, vagy szkennelve -en).

7 EMIR Jogosultságigénylő

8 Főbb menüpontok Pályázati alapadatok Életút: itt tekinthetőek meg a pályázat életútjának főbb állomásai Pályázat: főbb adatok (pályázat száma, projekt címe, projekt helyszín, projekt helyrajzi szám, igényelt támogatás, projekt összköltség, pályázat benyújtás dátuma, projekt rövid összefoglalója, megítélt támogatás, elfogadott projekt összköltség)

9 Főbb menüpontok: Pályázói adatok almenüpont Pályázati alapadatok Pályázói adatok: Pályázó neve Gazdálkodási formakód Pályázó székhely címe, helyrajzi szám Adószám Bankszámlaszám Pályázó hivatalos képviselőjének adatai: név, beosztás, telefonszám, faxszám, cím Kapcsolattartó (projektmenedzser) adatai: név, beosztás, telefonszám, faxszám, cím Amennyiben bármely adat változik, haladéktalanul jelezzék a Közreműködő Szervezet felé! VÁLTOZÁS BEJELENTÉS

10 Főbb menüpontok: Beosztottak almenüpont Pályázati alapadatok Beosztottak: lehetősége van a főpályázónak arra, hogy a felülethez további jogosultságokat osszon (pl. konzorciumi partnernek) A közbeszerzési jogok engedélyezése: o megtekintési jog o szerkesztési jog, felelős személy o szerkesztési jog, póttag A Közbeszerzés modul felületén csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználók tudnak közbeszerzési eljárást rögzíteni!

11 Főbb menüpontok: Projekt kiválasztási szakasz, Szerződés/Fenntartás Projekt kiválasztási szakasz: Értékelő lapok (pályázathoz tartozó értékelések főbb adatai) Bizottsági tagok (név, delegáló szervezet) Döntések (KSZ, IH döntések) Az adatok a jóváhagyott, végső döntést követően kerülnek megjelenítésre. Szerződés/Fenntartás A támogatási szerződés főbb adatai tekinthetőek meg: szerződés hatályba lépése, támogatás összege, összköltség, megvalósítás tervezett kezdete, megvalósítás tervezett befejezése, projekt fenntartás tervezett kezdete, fenntartás tervezett befejezése, visszalépés dátuma

12 Főbb menüpontok: Projekt kommunikáció Levelezések: A funkcióban a pályázó és az intézményrendszer között történt levelezés listája tekinthető meg: pályázó által beküldött (iktatószám B-vel kezdődik) és a pályázónak kiküldött (iktatószám K-val kezdődik) levelek főbb adatai. Térképtér feltöltés: A pályázóknak itt van lehetőségük a pályázatukhoz olyan képeket, videókat és leírásokat csatolni, amelyek bemutatják a projekt előrehaladását. A térképtér feltöltése a Kedvezményezettek Tájékoztatási Kötelezettsége (KTK) c. dokumentumban meghatározott kötelező feladat!

13 Főbb menüpontok: Projekt kommunikáció/értesítések Értesítések: Az NFÜ szeptember 1-től megkezdte a papírmentes, internetes pályáztatás bevezetését. A pályázó a pályázatával kapcsolatos döntések, értesítések keletkezéséről figyelem felhívó elektronikus levelet kap a korábbi gyakorlat szerinti postai út helyett. Azonnali értesítések rendszerét elsőként a pályázatok döntés-előkészítés eljárásrendi szakaszában vezette be, a hiánypótlás és tisztázó kérdés határidőinek lejártát megelőzően emlékeztető levelek kerülnek kiküldésre az alábbiakról: Pályázat befogadása/elutasítása befogadási kritériumok teljesítési hiánya miatt Pályázati hiánypótlás Tisztázó kérdés Pályázat értékelése megtörtént Támogató döntés Elutasító döntés

14 Főbb menüpontok: Projekt kommunikáció/értesítések Kézbesítés dátuma: levél pályázó általi elolvasásának tényleges dátuma Kézbesítés módja: Kézbesített: az elektronikus levelet a megküldéstől számított 7 napon belül megtekintette a pályázó Kézbesítési vélelem: az elektronikus levél kézhezvétele nem, vagy 7 napon túl történt meg Felhívjuk a figyelmet arra, hogy amennyiben a kiküldéstől számított 7 napon belül nem történik meg a levél átvétele, az esetleges határidők a Kézbesítési vélelem dátumától számítódnak!

15 Főbb menüpontok: Help, Közbeszerzés Help menüpont: Információ: kézikönyvek, összesítők, változás bejelentés, szerződésmódosítási kérelem E-ügyfélszolgálat GYIK (Ügyfélszolgálat által megválaszolt kérdések) Jelszócsere Közbeszerzés menüpont: közbeszerzési eljárások részletes rögzítése, ex-ante, utólagos

16 Elszámolások nyitóoldal 1. Pályázó / Konzorciumi partner Igényelt támogatás összesen 2. Elszámolási ütemek Projekt kifizetések ütemezése, TSZ 11. sz. mellékletének megfelelően 3. Elszámolások (Számlakitöltő funkció) A Kedvezményezett tölti fel adatokkal Az adatok az EMIR-be beküldés után emelődnek át A számlakitöltő használata nem mentesíti a Kedvezményezettet a papír alapú elszámolási dokumentáció benyújtása alól! 4. Kifizetések adatai A teljesített kifizetések (számla alapú) megtekintésére 5. Előleg kifizetések Előleg kérelmek, kifizetések megtekintésére Előleg fizetési kérelem sablon

17 Számlakitöltő inaktív A pályázathoz még nem tartozik szerződés A Kedvezményezett még nem rendelkezik hatályba lépett szerződéssel Nem hívhat le előleget Nem tölthet fel számlát A projekt nem finanszírozható Szerződése nincs olyan státuszban az EMIR-ben, hogy előleget lehessen lehívni, vagy kifizetések történhessenek Szerződésmódosítás van folyamatban Szabálytalansági eljárás indult

18 Elszámolás főbb adatai Elszámolási ütem száma; Adott ütemhez kapcsolható elszámolás sorszáma: az elszámolás csak abban az esetben kap sorszámot, amennyiben: o o KSZ munkatárs rögzítette EMIR-ben vagy Számlakitöltőben végleg jóváhagyásra/beküldésre került az elszámolás és az EMIR-ből visszaolvasásra került (ennek ideje 10 és 30 perc között változhat) Elszámolás beérkezésének dátuma: a dátumot a KSz tölti ki akkor, amikor az elszámolás papír alapon is megérkezik hozzájuk; Elszámolás jóváhagyásának dátuma: az elszámolás KSz általi jóváhagyásának dátuma; Igényelt támogatás összege (Ft); Kifizethető összeg (Ft): jóváhagyott összeget mutatja meg; Az elszámolás státusza:nem módosítható az elszámolás, amennyiben státusza jóváhagyott, beküldés alatt vagy beküldött.

19 Elszámolás létrehozása 1. Új elszámolás létrehozása 2. Számlák rögzítése (a Műveletek fülön) 3. Kifizetést alátámasztó dokumentumok ellenőrzése ( Kifizetési kérelmet alátámasztó dokumentumok linkre kattintva a 2. lépés fülön). 4. Rendelkezés az előleg elszámolásról (3. lépés fül) 5. A közbeszerzési eljárással kapcsolatos adatok ismertetése (4. lépés fül) 6. Elszámolás ellenőrzése (5. lépés fül). esetleges hibák javítása, majd elszámolás újbóli ellenőrzése 6. Elszámolás hozzárendelése beszámolóhoz (6. lépés fül) 7. Kifizetési igénylés és beszámoló együttes ellenőrzése (7. lépés fül) 8. Kifizetési kérelem nyomtatása és beküldése a KSz-hez (alátámasztó dokumentumokkal és számlákkal együtt).

20 Új elszámolás létrehozása Elszámolások új elszámolás 1. Elszámolás ütem kiválasztása 2. Mentés 3. Adott elszámolás megnyitása Státusz: módosítható

21 Számla rögzítése 1 Elszámoláshoz legalább egy számlát kell rögzíteni

22 Számla rögzítése 2 Szállító adatait kell megadni Keres gomb Szállítói finanszírozás: pipa Számlaösszesítő: szállító = kedvezményezett Szállítóra adószám vagy bankszámlaszám alapján érdemes keresni Ha nem található, új szállító berögzítése szükséges A Kedvezményezett felel a szállítói adatok helyességéért!

23 Számla rögzítése 3 Legalább egy tétel rögzítése szükséges Számlatípusok: számla előlegszámla helyesbítő számla részszámla végszámla személyjellegű költség összesítő kis támogatástartalmú számlák összesítője utazási és kiküldetési költségösszesítő egyéb

24 Tétel rögzítése Számviteli kategória szerint kerülnek a tételek berögzítésre Egy számlához több tétel is berögzíthető (pl.: ugyanazon a számlán különféle tételek szerepelnek) Bruttó vagy nettó elszámolás A tétel adatainak berögzítése után mind a tételt, mind a számlát menteni kell!

25 Összesítők rögzítésének speciális szabályai/kis támogatástartalmú számlák összesítője 25 Millió Ft>támogatás: 100 ezer Ft alatti támogatástartalmú számlák 25 Millió Ft támogatás: 500 ezer Ft alatti támogatástartalmú számlák Szállító = kedvezményezett Számla sorszáma: x/kis TÁMTART.SZLAÖSSZ Számlatípus: Kis támogatástartalmú számlák összesítője Fizetési mód: szabadon választható Dátumok (Pénzügyi eljárásrend rögzíti): - Számla kelte: összesítő készítésének dátuma - Teljesítés dátuma: legkésőbbi teljesítés dátuma - Kiegyenlítés dátuma: legkésőbbi kifizetés adata - Elszámolási időszak: a legkorábbi és legkésőbbi teljesítés intervalluma A tételek költségtípusonként összesítve rögzítendőek!

26 Összesítők/Kis támogatástartalmú számlák összesítője

27 Kifizetési igénylést alátámasztó dokumentumok: 2 lépés fül A funkció segítségével leellenőrizhető, hogy az egyes számlákhoz milyen dokumentumokat szükséges benyújtani

28 Rendelkezés az előleg elszámolásáról: 3. lépés fül A funkcióban van lehetőség arra, hogy rögzítse az elszámoláshoz tartozó kifizethető összegből azt, hogy mennyit kíván elszámolni a már kiutalt előleg terhére Ikon: előleggel kapcsolatos fogalmi magyarázatok Kifizethető előleg Elszámolni kívánt előleg Igényelt előleg Igényelhető előleg Elszámolt előleg Visszafizetett előleg Elszámolandó előleg

29 Közbeszerzési eljárás ismertetése: 4. lépés fül A közbeszerzési eljárás ismertetése funkcióban kell rögzíteni, hogy az elszámolás költségeihez kapcsolódó beszerzés megvalósítása érdekében történt-e közbeszerzés

30 Elszámolás ellenőrzése: 5. lépés fül Hibaüzenetek: a piros betűszínnel jelölt hibaüzenetek esetén kötelező a javítás, az elszámolás e nélkül nem küldhető be a zöld betűszínnel jelölt figyelmeztető üzenetek a beküldést nem akadályozzák Lehetséges üzenetek: Elszámolás nem tartalmaz számlát Kérjük, nyilatkozzon az előleg elszámolásról (hivatkozás a ki nem töltött lépés fülekre) Az alábbi számlához nem tartoznak tételek Ft elszámolatlan előleggel rendelkezik, kérjük rendelkezzen az előleg elszámolásáról! (záró kifizetési kérelem esetén) Figyelem! A szállítói számla kifizetése csak a Záró Beszámoló elfogadása estén történhet meg. (záró kifizetési kérelem esetén)

31 Elszámolás és Beszámoló összerendelése: 6. lépés fül Önálló kifizetési igénylés nem nyújtható be, minden esetben Beszámolóhoz szükséges kapcsolni és azzal együtt benyújtani! Elszámolás(ok) és Beszámoló összerendelése csak akkor aktív, ha van szerkeszthető Beszámoló Időszakos és Záró beszámoló itt is nyitható, de csak akkor aktív, ha nincs a Beszámolók, jelentések funkcióban módosítás alatt lévő, szerkeszthető beszámoló

32 Ellenőrzés és beküldés: 7. lépés fül Csak abban az esetben aktív, ha az elszámolás nem tartalmaz javítandó (piros szövegszínnel jelölt) hibát Beküldés: elektronikus feltöltés az EMIR-be Aktív linkre kattintva további javítandó hibaüzenetek jelenhetnek meg: o vonatkozhatnak a Kifizetési igénylésre o vonatkozhatnak a Beszámolóra Kifizetési kérelem nyomtatása

33 Elszámolás beküldése Papír alapú forma ellenőrzése: időbélyeg, Nem beküldhető felirat Az Online beküldést követően a már sorszámmal ellátott papír alapú kifizetési kérelmet a Kedvezményezett hivatalos képviselőjének az aláírásával kell ellátni! Az alátámasztó dokumentumokkal együtt postai úton kell a Közreműködő Szervezet részére megküldeni! (számlák megfelelő záradékolása, egyéb bizonylatok)

34 Hiánypótlás A számlakitöltőben újra módosítható lesz az elszámolás Státusza: Hiánypótlás alatt A hiánypótlás/módosítás rögzítése után az elszámolás újbóli elektronikus és papír alapú megküldése szükséges a hiánypótlásban esetlegesen kért dokumentumokkal együtt!

35 Elutasítás Alapvető hiányosságok esetén: A kifizetési igénylés támogatástartalma nem éri el a minimum korlátokat A kifizetési kérelem formanyomtatványának mellőzése Az elszámolásra benyújtott tételek számlakitöltőben nem kerülnek rögzítésre Ha kifizetési kérelem beszámoló nélkül kerül benyújtásra (kivéve egyszeri elszámolók)

36 Gyakran felmerülő kérdések, fontos szabályok Az elszámolás végleges mentése, beküldése előtt érdemes ellenőrizni, hogy a kifizetési kérelemben megjelenő adatok megfelelnek-e a rögzíteni kívánt adatoknak A kifizetési kérelem végleges formában akkor nyomtatható ki, ha az elszámolás végleg jóváhagyásra került és megkapta a sorszámot A kifizetési igénylés időszakos beszámoló nélkül kerül benyújtásra (vagy fordítva) úgy az hiánypótlás nélkül elutasításra kerül Pénzügyi eljárásrendben rögzített szabályok: Kifizetési igénylés: minimum a támogatás 10%-a, legalább 200 eft (kivételek: első beszámolóval benyújtott igénylés, szállítói vagy vegyes finanszírozású kifizetési igénylés) 12 hónapos szabály: kifizetési kérelem a támogatás 10%-ának felhasználásáról és a harmadik féltől történő megrendelések 50%-a leszerződve A kifizetési igénylésben igényelt és jóváhagyott támogatási összeg folyósításának feltétele az időszakos beszámoló jóváhagyása Jó tételek továbbengedésének szabálya (IB elfogadható és HP csak egyes számlákhoz) Előlegfizetés 15 napon belül (ha nincs hiánypótlás) Előleg esetén: 6 hónapon belül elfogadható kifizetési igénylés benyújtása Kifizetési kérelemben kért összeg: 45 nap (utófinanszírozás), 30 nap (szállítói finanszírozás)

37 Beszámoló készítése Beszámolók, jelentések pont a főmenüben A beszámoló táblázat tartalma Ütem: a beszámoló létrehozása után jön létre Beszámoló típus: időszakos beszámoló (IB), záró beszámoló (ZB) Tárgyidőszak: a beszámoló létrehozásakor megadott kezdő és záró dátum Státusz: Inaktív, Aktív-beküldendő, Beküldött Benyújtás időpontja: a benyújtás tényleges dátuma Műveletek: Új beszámoló, Megnyitás

38 Beszámoló nem elérhető Abban az esetben, ha a szerződéshez kapcsolódóan szerződésmódosítás van folyamatban vagy a pályázat adataiban történik éppen módosítás, akkor a jelentések nem elérhetőek.

39 Új időszakos beszámoló rögzítése

40 Új beszámoló rögzítése/mentést követően

41 Kitöltendő űrlapok és táblázatok/időszakos beszámoló Státusz oszlop: Nincs kitöltve, Kitöltött A Megnyitás ikon segítségével lehet az adatlapot megnyitni és szerkeszteni Egyéb űrlapok is lehetnek (kockázatok, közbeszerzési eljárás) Figyelem! Csak a megfelelően kitöltött adatlapok kerülhetnek Kitöltött státuszba!

42 Beszámoló azonosító adatai Tényleges kezdet dátuma: csak az első jelentés beküldésekor aktív Várható fizikai befejezés dátuma: első jelentés esetén nem módosítható. Telefonszám, illetve faxszám csak a megadott formátumban rögzíthető.

43 Elvégzett tevékenységek Az egyes adatlapok nevére kattintva, lenyitással tudjuk a szerkeszteni kívánt adatlapot megnyitni Korlátozott (500) karakterszámú szövegmezők A mentés gomb minden tevékenység adatlap rögzített tartalmát menti

44 Összefoglaló Az Összefoglaló űrlapon szükséges röviden összefoglalni, ismertetni a tárgyidőszakban elért eredményeket. Az adatlap kitöltése kötelező, üresen elmentve az állapota nem lesz Kitöltött.

45 Indikátorok1 Időszakos beszámoló: a táblázat kitöltése nem kötelező, de amennyiben az adott időszakra van tervezett érték, úgy ajánlott Záró beszámoló: minden, a táblázatban szereplő indikátorról kötelező jelenteni, csak a teljes körűen kitöltött űrlap menthető Kitöltött állapotra.

46 Indikátorok2 Tényadat vagy terven kívüli tényadat rögzíthető Bázisérték:általában nem szerkeszthető formában jelenik meg Tényérték dátum: a rögzíteni kívánt érték dokumentálásának dátuma, amely az adott beszámoló tárgyidőszakába esik Bázis + össz. változás: A projekt kezdetétől a beszámoló tárgyidőszakának végéig az összes változást rögzítjük a bázisértékkel (kiindulási érték) együtt számolva!

47 Záró beszámolóval kapcsolatos eltérések A Záró beszámolóban lévő adatlapok: Arányosított bevételek Tájékoztatás és nyilvánosság Esélyegyenlőség érvényesülésének bemutatása Környezeti fenntarthatóság érvényesülésének bemutatása

48 Záró beszámolóval kapcsolatos eltérések

49 Arányosított bevételek Nem a kapott támogatást/költségvetési soron lévő összeget kell a mezőkbe feltüntetni, hanem az esetlegesen keletkezett bevételeket!

50 Tájékoztatás és nyilvánosság Az űrlap tartalmazza a kommunikációs tervet, melyről a Kedvezményezettnek tájékoztatási kötelezettsége van, illetve a kedvezményezettnek nyilatkoznia kell a tájékoztatás során használt publikációs eszközökről Igen válasz esetén a táblázat adatai aktívvá válnak

51 Esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság Csak a pályázó által a pályázat benyújtásakor vállalt szempontok jelennek meg (2-2 szempont), jelen konstrukcióban 1-1 vállalás kötelező A rendszer segítségképpen megjeleníti a Kiindulás értéket, A projekt befejezésekor várható értéket és projekt fenntartás végére várható értéket (nem felülírható-szürke háttér) Az időszak zárónapján érvényes adatot kell rögzíteni

52 Beszámoló és kifizetési igénylés összerendelése Az összerendelés elérhető az Elszámolások funkcióból is Lehetőség van az összerendelés megszüntetésére is. Ezt a Kijelölés megszüntetése gombbal tudjuk végrehajtani.

53 Ellenőrzés és beküldés Az ellenőrzés és beküldés elérhető az Elszámolások funkcióból is Esetleges hibák kijavítása Beszámoló a beküldését követően kap sorszámot Beszámoló nyomtatása, aláírása (kedvezményezett aláírásra jogosult képviselője), postai úton való megküldése

54 Hiánypótlás Beszámoló visszaküldésre kerül a Pálytáj felületre Hiánypótló levél letöltése Hiánypótlásra kijelölt űrlapok narancssárga színnel A beszámoló újbóli elektronikus megküldése is szükséges

55 NORDA Ügyfélszolgálat Ügyfélszolgálati elérhetőségek: Telefon: Központi számunk:

56 Köszönöm a figyelmüket! Kovács Tibor