Pécs, Civil Közösségek Háza Szakmai fórum Nemeh Leila, ESZA NKft., programvezető

Átírás

1 Pécs, Civil Közösségek Háza Szakmai fórum Nemeh Leila, ESZA NKft., programvezető

2 Az első lépések Kiírás előkészítése Társadalmi egyeztetés Pályázatelbírási időszak Pályázati felhívás megjelenése GYIK Beérkezés e n y ú j t á s Előkészítési időszak Formai értékelés Befogadás Tartalmi értékelés, döntés Értesítés Projektkezdés

3 és az azt követők Előkészítés Megvalósítás Fenntartás Benyújtás Befogadás Kezdés Befejezés +90 nap Zárás Előkészítési időszak: a pályázati felhívás megjelenésének napjától a támogatási szerződésben rögzített projekt megkezdésének napjáig tart (legtágabb) +3/5 év Fenntartás Megvalósítási időszak: a projekt kezdő napjától a projekt befejezésének napjáig tart. Fenntartási időszak: a projekt befejezését követően legalább 3/5 évig az útmutatóban meghatározottakat fenntartja, és azokról a Támogató felé a fenntartási kötelezettségnek eleget téve évente beszámol. Támogatás a pályázat befogadását megelőzően megkezdett projekthez nem igényelhető. A projekt a pályázat befogadásának napjától saját felelősségre megkezdhető.

4 Megvalósítás - nyomonkövetés Kötelezettségek, határidők, fogalmak, : HATÁLYOS Támogatási SZERZŐDÉS Pályázati DOKUMENTÁCIÓ (pl. Pályázati útmutató, elszámolható költségek specifikáció, ) Támogatási Szerződés Általános Szerződési Feltételek Jogszabályok (16/2006, 281/2006 ) Segédletek, formadokumentumok: Eltérés esetén: Változás-bejelentés - szerződésmódosítás Kapcsolattartás: EUtamogatas@esza.hu

5 Megvalósítás - nyomonkövetés Szakmai előrehaladás (PEJ) Időközi/Záró/Fenntartási Pénzügyi előrehaladás (KK) Időközi/Záró Helyszíni ellenőrzés (HE) Időközi/Záró/Utólagos Monitoring látogatás eseti jelleggel Egyéb hatóságok (MÁK, KEHI, )

6 Megvalósítás - nyomonkövetés Időközi KK és PEJ Kifizetési kérelem (KK) bármikor, amennyiben az abban igényelt támogatás eléri a megítélt összes támogatás 10%- át és min. 100 eft-ot Projekt előrehaladási jelentés (PEJ) a szerződés hatályba lépésétől számított 6 havonta a pályázati útmutatóban meghatározott Projekt Előrehaladási Jelentés (PEJ) formátumban Záró elszámolás és szakmai jelentés együtt, a projektzárást követő legfeljebb 90. napon benyújtandó.

7 Finanszírozás Projektfinanszírozás 1 csatorna Támogató - Konzorcium Vezetőjén keresztül támogatás folyósítása Partnerenkénti finanszírozás Támogató Konzorciumi tagonként támogatás folyósítása Likviditás tervezése Támogatási intenzitás Utó/Szállítói finanszírozás Szerződéskötés után kifizetés Előleg mértéke: Pályázati útmutató/támogatási Szerződés igénylése: szerződéskötéskor/után elszámolása: előleg fizetéstől számított 8 hónapon belül KK benyújtása projekt zárásig ajánlott: részletekben elszámolás

8 Pályázató Tájékoztató felület Használata kötelező! Jelszó: regisztrációs/befogadó levél igénybejelentő lap Projekt életútjának követése (levelezés, értékelés eredménye, pályázó/projekt adatai) Elszámolások elektronikus benyújtására Szakmai beszámolók elektronikus benyújtására De: költség és számlaösszesítők, szakmai előrehaladáshoz kiegészítő dokumentumok CD, Folyamatosan menthető a feltöltés, de csak egyszer véglegesíthető. Véglegesítést követő napon nyomtatható (vízjel nincs, sorszámot kap, átvezetésre került az EMIR-ben) Elektronikus felöltés mellett aláírásra jogosult által hitelesített pld. postára adása kötelező, kizárólag a Pálytáj töltése nem minősül elszámolás/pej benyújtásnak! Önellenőrzési listák használata!

9 Pályázató Tájékoztató felület Projektfinanszírozott és Konzorciumi finanszírozás eltérő felület Jogosultság partner részére is adható feltöltéshez jóváhagyáshoz Előlegre rögzítés elszámolás teljes összegéből előleg terhére elszámolni kívánt összeg megadása nem számlánként Ütemezés időszak kiválasztása Elszámolás amelyben benyújtásra kerül a véglegesített időszakra tervezett összeg által nem korlátozott PEJ adott időszakra tölthető, 6 havonta 1 további PEJ KSZ felé bejelentéssel tölthető

10 Finanszírozás Elszámolásokról részletesen: Útmutató a kifizetési kérelem összeállításához Benyújtandó dokumentumok: Részletes dokumentummátrix Összesítők felépítése - Fejléc, adatok, összesítők elnevezése - Összesítők dátumának rögzítése utolsó dátum szerint - 3 rész/egység: adatok feltöltése részösszesítések (Pálytáj felületre) használati útmutató

11 Finanszírozás Költség- és számlaösszesítők 1) Megítélt támogatás 25 millió Ft v. felett 500e Ft alatti össz (és =500e) 25 millió Ft alatt 100e Ft alatti össz (és =100e) 2) Tartalom alapján bontás - költségösszesítők Bér, útiktsg, általános, écs, saját teljesítés (Áfa összesítő fordított adózás) 3) Támogatástartalom alapján bontás számlaösszesítők költségösszesítőkre nem került 500e/100e Ft támogatástartalmat meg nem haladó számlák 4) 500e/100e Ft-ot meghaladó számlák közvetlenül Pálytáj felületre

12 Finanszírozás Általános elvárások Záradékolás Hitelesítés (számla és mellékletek is) Szerződés/Megrendelés/Nyilatkozat Teljesítés (+igazolás) Számla kiállítása Számlán Számla kelte (fizikai teljesítést követő) Teljesítés dátuma (= vagy korábbi a számla keltével) Kifizetés dátuma, fizetési határidő (= vagy számla keltét követő)

13 Finanszírozás Köztes kifizetés után előlegre kell rögzíteni Költségvetés oszlop/sor - Költség/szla összesítők oszlop/sor Pálytáj rögzítés Csak az előírt dokumentumokat csatolják! Nyújtsák be elektronikusan (CD, ) a költségösszesítő táblákat, jelentősen meggyorsítja az ellenőrzés idejét. Az aktuális elszámolás készítésekor mindig a oldalról töltsék le a legfrissebb összesítőt, mert a dokumentumok folyamatosan frissülnek.

14 Finanszírozás A költségösszesítő kitöltésekor ne írják át a képleteket, ne módosítsák a cellákat! Bérösszesítő: a nevek mellett a rovatban tüntessék fel az adott munkatárs munkakörét. 100e/500e Ft alatti számlaösszesítő: az útiköltségeket és kiküldetési költségeket ne ezen az összesítőn tüntessék fel. Ezek a tételek helyesen az útiköltség összesítőn rögzítendőek. Munkaszerződés/megbízás elszámolása Átutalás igazolása terhelés igazolással

15 Változás-bejelentés Nem minősül szerződésmódosításnak: ha a kedvezményezett szerződésben foglalt pl. azonosító adatai, illetve a szerződés teljesítésével összefüggő adatai megváltoznak, a szerződésmódosítás fogalmát még nem kimerítő eltérés. Bejelentése írásban, legkésőbb a változást követő 5/8 napon belül értesíti KSZ-t, a változást alátámasztó dokumentumot csatolják a bejelentéshez!

16 Szerződésmódosítás Szerződés-módosítás: A projekt megvalósításának befejezése előreláthatóan 3 hónapot meghaladóan késik Összköltség 20%-t meghaladó mértékben változik a költségek költségkategóriák szerinti bontása az eredeti Támogatási Szerződésben rögzített bontáshoz képest 10%-ot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke a Támogatási Szerződésben rögzítettekhez képest Változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője

17 VB SZM azonosság Bejelentési kötelezettség Formadokumentumok használata Szakmai indoklással alátámasztva Indokoltságot igazoló egyéb dokumentumok csatolása Tartalék felhasználás csak KSZ engedéllyel BB által jóváhagyott feltételeknek a módosítás után is megfelel BB döntéssel összhangban %-os költségkorlátok, normák, díjak Pályázati útmutatóban, mellékletekben foglaltaknak megfelelés KSZ jogosult: Jóváhagyni Hiánypótlást kérni Elutasítani Hatályos: Adatok átvezetésétől (mindkét fél által hitelesített papír alapon, EMIR-ben)

18 Bejelentések Maradványösszegek felhasználása Áfa-változás Járulékváltozás Járulékváltozásnak nem közvetlen következménye a bruttó bér emelése Tartalékra csoportosítás Konzorcium vezető + Partner + KSZ

19 Bejelentések Számszerűsíthető eredmények/monitoring mutatók/indikátorok Pályázati útmutatóban meghatározott Tervezése kockázat figyelembe vételével kiinduló érték, célérték (összesített, változást bemutató (kumulált)) Eredmény/kimenet/hatás Bejelentése PEJ/ZPEJ/Fenntartási jelentés

20 PEJ határidők 1) Támogatási Szerződés hatályba lépésétől számított 6 havonta. 2) Támogatási Támogatás < 10 millió Ft vagy A megvalósítás időtartama < 1 év = Záró Projekt Előrehaladási Jelentés A PEJ beadási határideje: jelentés tárgyát képező időszak utolsó naptári napjától számított 10. munkanap. beadása: elektronikusan és 1 példányban papíron

21 PEJ határidők Formai, tartalmi ellenőrzés: beérkezést követő 15 munkanap Döntés - Formai, tartalmi ellenőrzést követő 5 munkanap Hiánypótlás legfeljebb 1 alkalommal. Hiánypótlásra 15 munkanap áll rendelkezésre. Ha PEJ benyújtásra a felszólításban adott határidőn belül sem kerül sor: Kötbér Szerződés megszüntetése Támogatási rendszerből kizárás Elutasított PEJ szabálytalansági eljárás indítása kifizetések azonnali felfüggesztése 40 munkanapra szerződés megszüntetése

22 Közbeszerzés - PEJ Iránymutatás közbeszerzésekhez melléklettel összhangban! Adott PEJ időszak tevékenységeinek felsorolása A tevékenységekhez kapcsolódóan közbeszerzési eljárás lefolytatására sor került-e Nem kötelezett indoklás Közbeszerzési törvény értelmében nem minősül ajánlatkérőnek, a beszerzés nem tartozik a Közbeszerzési törvény hatálya alá, a beszerzés nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, egyéb (ebben az esetben kérjük az okot pontosan részletezni). Kötelezett - részletezés

23 Közbeszerzés - PEJ Beszerzésenként Értékhatár szerint nemzeti értékhatár alatti, nemzeti értékhatár szerinti, közösségi értékhatár feletti A PEJ aláírásával együtt egyben igazolja, hogy az eljárás tervezett indítása előtt, legalább 15 nappal tájékoztatta a közreműködő szervezetét (KSz)és az Európai Uniós Közbeszerzési Koordinációs és Szabályossági Egységet (EKKE)

24 Közbeszerzés - PEJ Beszámolási kötelezettség: a projektre vonatkozó beszerzési terv ajánlati/részvételi felhívás és ajánlati/részvételi dokumentáció másolata amennyiben releváns, az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívás, dokumentáció módosításának másolata megjelent hirdetmények és/vagy az ajánlattételi felhívás kiküldését igazoló dokumentumok - Kedvezményezett által hitelesítetett- másolata a projekt szerződéseinek listája az ajánlatok elbírálásakor készített összegezés; a nyertes ajánlattevővel kötött szerződés; jogorvoslati eljárás esetén az eljárás megindításáról szóló értesítés és a KDB határozata; ha hivatalos közbeszerzései tanácsadó került bevonásra az eljárásba, az ezt igazoló dokumentum (pl. a tanácsadóval kötött szerződést).

25 Tájékoztatás és nyilvánosság Projekt adatlap Kommunikációs terv Költségvetés Pályázati Útmutató Arculati Kézikönyv Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei dokumentumok alapján

26 Helyszíni ellenőrzés Előzetes, időközi, rendkívüli, záró, utólagos Projekt dokumentáció eredeti ellenőrzés helyszínén elérhető Hatályos szerződéshez képest szakmai pénzügyi ütemezés cselekvési és ütemterv, Gantt-diagram horizontális vállalások tájékoztatási kötelezettségek szolgáltatók/megvalósítók/beruházók kiválasztása Kbt. szerint elkülönített nyilvántartás záradékolás, hitelesítés

27 Helyszíni ellenőrzés Jegyzőkönyv javaslatok, szükséges beavatkozások hiánypótlás további intézkedés nem szükséges egyéb intézkedés kezdeményezése (SZM, VB) szabálytalanság szabálysértési vagy büntető eljárás kezdeményezése intézkedési terv mellékletek észrevételek rögzítése

28 Fenntartás Fenntartási kötelezettségek teljesítése a pályázati útmutatóban és a projekt adatlapon vállaltak alapján. Beszámolási kötelezettség: fenntartási jelentés formájában. Ellenőrzése: utólagos helyszíni ellenőrzés keretében.

29 Általában Útmutatóban előírtak minimum feltételek, nem max. ESZA/ERFA útmutatók Elszámolható költségek specifikáció kapcsolata Projekt menedzsment definíciója Konzorcium vezetőnél tervezhető Szakmai megvalósító definíciója szakmai pénzügyi szempontból Kamatelszámolás Projektre fordítható Elszámolható költség