SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS VÁLTOZÁSBEJELENTÉS TÁMOP B PROJEKTINDÍTÓ NAP

Átírás

1 SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS VÁLTOZÁSBEJELENTÉS TÁMOP B PROJEKTINDÍTÓ NAP

2 PROJEKTÜNK NYOMON KÖVETÉSE MENEDZSMENT SZEMLÉLET Folyamatosan, minél gyakrabban vessük össze a szerződésünket az eddig megvalósított eredményekkel: Hatályos adatok vannak megadva? (Bankszámla, adószám, megvalósítási helyszín, hivatalos képviselő, kapcsolattartó ) Azt és annyit teljesítünk, amit és amennyit vállaltunk? (Indikátorok, nyilvánosság, horizontális vállalások ) Annyi és olyan költséget számolunk el, amennyit megítéltek, és ami a költségvetésben szerepel? Ha valami eltérést találunk: változás bejelentés/szerződésmódosítás

3 SZERZŐDÉS MÓDOSÍTÁSÁNAK KEZDEMÉNYEZÉSE Oka: Kezdeményező lehet: Módozatai: Változás következik be a támogatás szempontjából releváns adatokban, vagy a támogatás feltételeiben, az okirat hatálybalépésétől Kedvezményezett (pl. adatváltozás, projekt módosulása) kétoldalú Támogató: KSZFEFT IHFET Változás bejelentés Szerződésmódosítás egyoldalú vagy kétoldalú

4 KI KEZDEMÉNYEZHETI A VÁLTOZTATÁST Téma/dokumentum Támogató Kedvezményezett TO törzsszöveg ÁSZF TO mellékletei Pályázathoz benyújtott mellékletek pl. horizontális vállalások PERSZ

5 BEJELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG 1. A kedvezményezett köteles bejelenteni a projekt során bekövetkezett változásokat a változástól számított 8. napig haladéktalanul (amennyiben a változás a projekt megvalósítását veszélyezteti)

6 BEJELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG 2. A Kedvezményezett változásokra és esetleges módosításokra irányuló bejelentési kötelezettsége a szerződés hatálya alatt fennáll - > szerződésmódosítási kérelem, változás bejelentés mind a megvalósítási, mind pedig a fenntartási időszakban is benyújtható/benyújtandó! Fontos, hogy ez utóbbi esetben a VB/SZM kizárólag a fenntartási időszakban bekövetkezett változásokra, vagy fenntartási vállalásokra vonatkozó módosítási igényekre irányulhat.

7 BEFOGADHATÓSÁG 1. A projekt megvalósítási szakaszára vonatkozó változás: SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS: legkésőbb fizikai megvalósítás + 30 nap VÁLTOZÁS BEJELENTÉS: legkésőbb a záró kifizetési igénylés hiánypótlásának benyújtásáig 2. A fizikai befejezést követően bekövetkező változás (pl. kapcsolattartó, vállalkozás jogi formája): fenntartási időszak alatt bejelentési kötelezettség!

8 ALAPELVEK 1. A módosítás, változtatás során figyelemmel kell lenni: a Pályázati útmutatóban és mellékleteiben a Támogatói okiratban az Általános Szerződési Feltételekben a pénzügyi útmutatókban rögzített előírásokra és rendelkezésekre

9 ALAPELVEK 2. A módosítással nem változhat a projekt alapvető célja A módosítás nem irányulhat olyan szempontra, amely jogosultsági feltétel volt az elbírálás során és a módosítást követően már nem teljesülne A szerződéses vállalásokat kedvezőtlenül érintő módosítási igény nem kerülhet jóváhagyásra a megítélt támogatás arányos csökkentése nélkül Kedvezményezett által benyújtott kérelem nem irányulhat az ÁSZF módosítására A támogatási összeg nem növekedhet Tájékoztatási és nyilvánossági vállalások elhagyása vagy részleges teljesítése, illetve az előírtaktól eltérő formában történő megvalósítása jelen kiírásban a megítélt támogatás kommunikációra elszámolható részének csökkentését vonja maga után Horizontális vállalások (esélyegyenlőség, környezeti fenntarthatóság) jelen kiírásban nem módosíthatók

10 ALAPELVEK 3. Útmutatóban meghatározott belső költségvetési korlátok nem léphetők túl Útmutatóban meghatározott egységárak nem léphetők túl Minden módosítási kérelem, változás bejelentés kizárólag elfogadható érvekkel alátámasztott esetekben engedélyezhető - megfelelő indoklás! A szerződésmódosításban kért költségvetést érintő módosítások csak a szerződésmódosítás hatályba lépését követően, változás bejelentés esetén a változás elfogadását követően (költségvetés véglegesítése után) válnak elszámolhatóvá!

11 SZERZŐDÉSMÓDOSÍTÁS ESETEI Projekt fizikai befejezése 3 hónapot meghaladóan késik (hatályos TO-hoz képest) Záró dátum: legkésőbb ! Projekt összköltségvetése 20%-nál nagyobb mértékben változik a támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest (kumulált változás*; a részletes költségvetési tábla oszlopai és/vagy két számjeggyel jelölt sorai közötti változások) Indikátor 25% vagy annál nagyobb mértékben csökken hatályos TOhoz képest (minimálisan elvárt célérték teljesítendő!) Csökken az elszámolható összköltség Változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője

12 VÁLTOZÁS BEJELENTÉS KÖTELES MÓDOSÍTÁSOK 1. Projekt kezdése/befejezése 3 hónapot nem meghaladóan késik (hatályos TO-hoz képest) Záró dátum: legkésőbb ! Projekt összköltségvetése 20%-ot nem meghaladó mértékben változik a támogatási szerződésben rögzített bontáshoz képest (kumulált változás*; a részletes költségvetési tábla oszlopai és/vagy két számjeggyel jelölt sorai közötti változások) Indikátor 25%-ot el nem érő mértékben csökken hatályos TO-hoz képest (minimálisan elvárt célérték teljesítendő!)

13 VÁLTOZÁS BEJELENTÉS KÖTELES MÓDOSÍTÁSOK 2. Továbbá: Adminisztratív ok (pl.: székhely vagy bankszámla változás) Személyi változások a projektben (pl.: aláíró, kapcsolattartó) Pénzügyi ütemezés módosulása (időbeli csúszás maga után vonja) Megvalósítási helyszín változása (konvergencia régióban maradjon) Csőd-, végelszámolási, felszámolási, vagy egyéb, megszüntetésre irányuló eljárás indul el - ebben az esetben a KSZFEFT kezdeményezheti az elállást Változik a projekt bármely egyéb jellemzője, amely nem szerződésmódosítás köteles

14 MARADVÁNYÖSSZEGEK KEZELÉSE Ha valamelyik költségvetési soron megtakarítás keletkezik, (olcsóbban valósítjuk meg a tevékenységet/beszerzést), akkor a fennmaradó összeg átcsoportosítható Átcsoportosítás más tevékenységre (legyen elszámolható költség) Szakmai tartalom növelése, jobb minőségű eszközök/szolgáltatások beszerzése Minden esetben részletes szakmai indoklás szükséges! Időben jelentsük be! Útmutatónak feleljen meg a változtatás! Ha lehetséges, ezáltal növekedjenek az indikátorok, vagy javuljon a projekt minősége!

15 KÉRELEM BENYÚJTÁSA 1. Változás bejelentési vagy szerződésmódosítási kérelem: 1 eredeti példányban, papír alapon, cégszerűen aláírva, postai úton megküldve Az alátámasztó dokumentumokat papír alapon, a támogatói okirathoz kért példányszámban, és módon (eredeti vagy hitelesített másolat) Az xzip azon munkalapjait, amelyeken módosítás történt, kinyomtatva, aláírva A módosított xzip fájlt elektronikusan is, CDre/DVD-re írva

16 KÉRELEM BENYÚJTÁSA 2. Mit kell bejelentenem? A benyújtott pályázatban foglaltakhoz képest történt valamennyi változást Hogyan érdemes elkészítenem a kérelmemet? Egy kérelemben több változás is bejelenthető (pl. Bankszámlaszám, költségátcsoportosítás) Elsődlegesen a kérelem szövegében foglaltak vizsgálata történik meg, ezért fontos, hogy abban minden változás pontosan fel legyen tüntetve Érdemes a kérelmet és az xzipen történő átvezetéseket párhuzamosan vezetni Xzipben hibaüzenetek, figyelmeztetések: átvezetés -> átvezetés a kérelem szövegén is Folyamatosan legyen egy hatályos xzipünk Ha már folyamatban van egy VB, de újabb változás merül fel, újabb VB benyújtása lehetséges, ha különböző tárgyúak (nem kell megvárni az előző elbírálását) Ha ugyanabban a tárgyban egy még el nem bírált VB/SZM kérelem van, akkor kérjük az előző figyelmen kívül hagyását, a változásokat a hatályoshoz viszonyítsuk

17 KÉRELEM VIZSGÁLATA 1. A megfelelő formanyomtatvány használata (Pályázati E-ügyintézés felület Help menüpontja alól letölthető) Változás bejelentés vagy szerződésmódosítás (ha a VB minden pontja szerződésmódosítást igényel -> elutasítás) Alapelveknek való megfelelőség (ld. korábban) Az xzip benyújtásra került-e, összhangban van-e a benyújtott kérelemmel Ha szükséges, benyújtásra kerültek, és megfelelőek a csatolandó dokumentumok (aláírási címpéldány, cégkivonat stb.) Van-e olyan módosítási pont, ami egyéb módosítást is igényel a szerződésen (pl. záró időpont -> költségütemezés; indikátor elérés céldátuma) teljes-e ez alapján a dokumentáció Szakmailag és pénzügyileg a bejelentett változtatási igény indokolt, és megfelelően alátámasztott, a szöveges indoklás megfelelő

18 KÉRELEM VIZSGÁLATA 2. Költségvetést érintő módosítások: szerződésmódosítás hatályba lépését, változás bejelentés elfogadását követően válnak elszámolhatóvá => pénzügyi felfüggesztés az érintett kifizetési igénylésben szereplő tételekre az elbírálás időtartama alatt A felfüggesztés kezdete: a szerződésmódosítási kérelem, változás bejelentés hivatalos formában (papír alapon) való benyújtása A változás bejelentés elfogadásáig, illetve a szerződésmódosítás hatályba lépéséig a hatályos szerződés mellékletét képező költségvetés alapján történik az elszámolás

19 DÖNTÉS A KÉRELEMRŐL Ha a kedvezményezett a támogatás szempontjából releváns adatainak változásáról értesíti a Támogatót, a Támogató a bejelentést elfogadja ha több adat vonatkozásában tartalmaz változást, részben elfogadja vagy elutasítja

20 SPECIÁLIS ESETEK Ha a változás bejelentés szerződésmódosítást igénylő elemeket tartalmaz, azok az elemek elutasításra kerülnek (ha minden elemre igaz, akkor az egész VB elutasításra kerül) Ha a szerződésmódosítási kérelem egyetlen tárgya sem szerződésmódosítást igénylő, akkor változás bejelentésként kezeljük Ha a szerződésmódosítási kérelem tartalmaz VB és SZM hatálya alá eső elemeket is, akkor mérlegelésre kerül, hogy egyben vagy külön kezelendő Változás bejelentés nem formanyomtatványon -> hiánypótlás Szerződésmódosítás nem formanyomtatványon -> hivatalos levél: felszólítás SZM benyújtására

21 HASZNOS TANÁCSOK 1. A projektben történő változások időben kerüljenek időben bejelentésre: Pénzügyi ütemezésben, megvalósításban lemaradás jelentkezik, a projekt határideje csúszik Ha eltérést észlelünk/tervezünk a hatályos költségvetéstől, ne a kifizetési kérelemből, vagy helyszíni ellenőrzéskor derüljön ki, hanem kerüljön bejelentésre Indikátorok módosítása

22 HASZNOS TANÁCSOK 2. Vegyük figyelembe a korábban jóváhagyott módosításokat, és a hatályos szerződéses dokumentumok alapján járjunk el, és tegyük meg a bejelentést Megfelelő, aláírt formanyomtatvány (Pályázati E-ügyintézés felületről letölthető) használata, amin a projektazonosító szerepel Alátámasztó dokumentumok hiánytalanok, megfelelőek Legyen részletes szakmai indoklás, ami alapján eldönthető a változás elfogadhatósága Tömör, egyértelmű fogalmazás, felhasználóbarát kérelem

23 KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!