ÜGYVITELI SZABÁLYZAT

Átírás

1 ÜGYVITELI SZABÁLYZAT Az Internatinal Plice Assciatin (Nemzetközi Rendőrszövetség) Magyar Szekció Elnöksége (tvábbiakban Elnökség) az Egyesületekről szóló évi II. tv. és Alapszabályának rendelkezéseire tekintettel az alábbiak szerint állapítja meg Ügyviteli Szabályzatát. A Szekció szervei: Küldöttgyűlés Elnökség Kibővített Elnökség Számvizsgáló Bizttság Etikai Bizttság I. Szervezeti felépítés 1. A Küldöttgyűlés A Küldöttgyűlés a Szekció legfőbb szerve. Működésére a Szekció Alapszabályának 10.1 pntjában fglaltak az irányadók. 2. Az Elnökség Az Elnökség a Szekció irányító szerve, működésére a Szekció Alapszabályának pntjában fglaltak vnatkznak. Az Elnökség tagjai: Elnök négy Alelnök Főtitkár Főtitkár-helyettes Kincstárnk IEC delegátus Az Elnökségi ülések állandó meghívttjai: Az Etikai Bizttság Elnöke A Számvizsgáló Bizttság Elnöke 3. A Kibővített Elnökség A Kibővített Elnökség tagjai az rszágs Elnökség tisztségviselői és a tagszervezetek elnökei. Működésére a Szekció Alapszabályának pntjában fglaltak az irányadók.

2 4. A Számvizsgáló Bizttság A Bizttság Elnöke az elnökségi ülések, a kibővített elnökségi ülések és a küldöttgyűlések állandó meghívttja. A Bizttság működésére a Szekció Alapszabályának pntjában fglaltak az irányadók. 5. Az Etikai Bizttság A Bizttság Elnöke az elnökségi ülések, a kibővített elnökségi ülések és a küldöttgyűlések állandó meghívttja. A Bizttság működésére a Szekció Alapszabályának pntjában fglaltak az irányadók. II. Az Elnökség és a Kibővített Elnökség működésének fő szabályai 6. Az Elnökségi ülések összehívása, az ülések menete a. Az üléseket a Magyar Szekció Elnöke hívja össze és vezeti. Az Elnököt távllétében az általa kijelölt Alelnök helyettesíti, tartós távllét esetén az Elnökség rendelkezik a helyettesítő személyéről. b. Az Elnökségi ülést srn kívül össze kell hívni, ha azt a Számvizsgáló Bizttság kezdeményezi az Elnöknél. c. Elnökségi ülést szükség szerint, de legalább negyedévente egy alkalmmal kell tartani. d. Az Elnökség határzatképes, ha tagjainak fele jelen van. Az üléseken az Elnöknek, vagy legalább egy Alelnöknek mindig jelen kell lennie. e. Az Elnökség egyszerű többséggel határz. f. Az Elnökség üléseinek összehívásáról szóló értesítést úgy kell megküldeni, hgy azt az érintettek legalább az ülést megelőző 8 nappal krábban megkaphassák. 7. A Kibővített Elnökségi ülések összehívása, az ülések menete a. Az üléseket a Magyar Szekció Elnöke hívja össze és vezeti. Az Elnököt távllétében az általa kijelölt Alelnök helyettesíti, tartós távllét esetén az Elnökség rendelkezik a helyettesítő személyéről. b. Az ülést srn kívül össze kell hívni, ha a tagszervezetek elnökeinek legalább fele azt kezdeményezi. c. Kibővített Elnökségi ülést szükség szerint, de legalább évente két alkalmmal kell tartani. d. A Kibővített Elnökség határzatképes, ha tagjainak fele jelen van. Az üléseken az Elnöknek, vagy legalább egy Alelnöknek mindig jelen kell lennie.

3 e. A Kibővített Elnökség egyszerű többséggel határz. f. A Kibővített Elnökség üléseinek megtartásáról szóló értesítést úgy kell megküldeni, hgy azt az érintettek legalább az ülést megelőző 10 nappal krábban megkaphassák. III. Az Elnökség tagjainak feladatai 8. A Magyar Szekció Elnökének feladata és felelőssége Képviseli az IPA Magyar Szekciót a bel- és külföldi kapcslatkban. Felelős az egyesület törvényes, és a rendőrségre vnatkzó speciális szabályknak megfelelő működtetéséért, valamint az ORFK és az IPA Magyar Szekció között létrejött Együttműködési Megállapdás vnatkzó pntjainak vállalásaiért. Az Országs Küldöttgyűlésen beszáml az Elnökség megelőző évi tevékenységéről. Összehívja és vezeti az elnökségi üléseket, a kibővített elnökségi üléseket. Gndskdik a Magyar Szekció éves munkatervének és költségvetésének összeállításáról és benyújtja azt az Országs Küldöttgyűlésnek. Figyelemmel kíséri azk végrehajtását. Gndskdik a Gazdálkdási Szabályzatban fglaltak érvényesítéséről. Ellátja mindazkat a feladatkat, amellyel a Küldöttgyűlés, vagy az Elnökség megbízta. 9. A Magyar Szekció Alelnökeinek feladata és felelőssége A Magyar Szekció négy alelnöke azns jgkörrel rendelkezik. Időszerű feladataikat az Elnök illetve az Elnökség határzza meg. Az Elnököt távllétében az általa kijelölt Alelnök helyettesíti, tartós távllét esetén az Elnökség rendelkezik a helyettesítő személyéről Szakmai Alelnök feladatai: szakmai kapcslatk erősítése a Rendőrséggel, valamint a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal az IPA Magyar Szekció népszerűsítése a szakmai fórumkn, szakmai kiadványk megjelenésének támgatása, szakmai csereprgramk felügyelete, szakmai szemináriumkn való részvétel krdinálása bel- és külföldön, a nemzetközi ösztöndíjakkal kapcslats feladatk ellátása, krdinációja a fenti feladatai elvégzésért az Elnökség felé tartzik felelősséggel,

4 hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik Stratégiai Alelnök feladatai: az rszágs tagnyilvántartás aktualizálásának és kezelésének felügyelete, éves kimutatás készítése a tagság alakulásáról, a tagsági viszny felülvizsgálata, tagtbrzás, prject kidlgzása a tagtbrzásra, az IPA népszerűsítésére (felmérés, film, előadásk), a Baráti Körök tagságáról vezetett nyilvántartásk felülvizsgálata, éves jelentés készítése a szakterületről, nemzetközi jelentés előkészítése a szakterületről. A fenti feladatai elvégzésért az Elnökség felé tartzik felelősséggel. Hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik Szciális Alelnök feladatai: segélyezések, humanitárius segítségnyújtás, gyűjtés kezdeményezése, krdinációja javaslat-előkészítés valamely IPA tag vagy annak családtagja segélyezésére, gyermektábrk szervezésének krdinációja, az IPA házakkal kapcslats rszágs szintű feladatk ellátása, a Nemzetközi Ifjúsági Találkzókra (IYG) való jelentkezések előkészítése, a kiutazásk krdinációja, éves jelentés készítése a szakterületről, nemzetközi jelentés előkészítése a szakterületről. a fenti feladatai elvégzésért az Elnökségnek tartzik beszámlni, hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik Sprt- és Kulturális Alelnök feladatai: az éves munkatervben elfgadtt rszágs rendezvények szervezésének felügyelete, Magyar Szekció által támgattt rendezvények szervezői, valamint a Magyar Szekció képviseletében résztvevő elnökségi tag által készített íráss beszámlók IPA Irdára történő megküldésének felügyelete javaslat-előkészítés a Magyar Szekció által támgatandó rendezvények körére, rszágs IPA rendezvények krdinációja, éves beszámló készítése a szakterületről, nemzetközi jelentés előkészítése a szakterületről.

5 a fenti feladatai elvégzésért az Elnökségnek tartzik beszámlni, hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik A Magyar Szekció Főtitkárának feladatai: a Magyar Szekció adminisztratív tevékenységének krdinációja és felügyelete, kapcslattartás a Nemzetközi Főtitkárral, a külföldi IPA szervezetek főtitkáraival, valamint a magyar tagszervezetek titkáraival, a kibővített elnökségi ülés napirendi javaslatának 20 nappal, valamint a küldöttgyűlés napirendi javaslatának öt héttel a tervezett időpntkat megelőzően, az Elnökség elé terjesztése. krdináció a Magyar Szekció és a Nemzetközi Főtitkárság között, a Szekciót érintő bírósági bejelentési kötelezettségek határidőre történő benyújtása. a fenti feladatai elvégzésért az Elnökségnek tartzik beszámlni, hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik A Magyar Szekció főtitkár-helyettesének feladata: a keletkezett IPA dkumentáció felülvizsgálata, IPA archívum felállítása, éves rendezvénynapló készítése, IPA határidőnapló szerkesztése, az IPA tagjai számára kedvezményeket nyújtó lehetőségek összegyűjtése egységes megállapdás-tervezet elkészítése a kedvezmények mértékéről, az igénybevétel lehetőségeiről, ajándéktárgyakra, prmóciós anyagkra beszerzési javaslat elkészítése, szórólapk, bemutató anyagk tervezetének elkészítése, a munkamegsztásból reá háruló időszaki és időszerű feladatait a Főtitkár határzza meg, az IPA Magyar Szekció Főtitkárának egyedi és személyre szóló döntése alapján helyettesítési feladatkat lát el, a Főtitkár tartós távlléte esetén az Elnökség rendelkezik a helyettesítésről. a fenti feladatai elvégzésért az Elnökségnek tartzik beszámlni, hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik.

6 11. A Magyar Szekció Kincstárnkának feladata: a Kincstárnk a Gazdálkdási Szabályzatban meghatárzttak szerint végzi munkáját, a nemzetközi tagdíj befizetése, az új tagsági igazlvány ellenértéke befizetésének ellenőrzése, a Magyar Szekció pénzügyekkel kapcslats feladatainak intézése, a Gazdálkdási Szabályzatra vnatkzó módsító javaslatk megszövegezése, előterjesztése, a gazdálkdással összefüggő jelentési kötelezettség végrehajtása, javaslat kidlgzása a támgatásk elsztásának vnatkzásában, kimutatás készítése a támgatásk összegének tényleges felhasználásáról, éves jelentés készítése a szakterületről. a fenti feladatai elvégzésért az Elnökségnek tartzik beszámlni, hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik. 12. A Magyar Szekció IEC Delegátusának feladatai: a nemzetközi kapcslatk krdinációja, a tagszervezetek nemzetközi kapcslatainak elősegítése, krdinálása, felügyelete, nemzetközi ki-és beutazásk szervezésének krdinációja, kimutatás készíttetése a fgadtt és kiutazó csprtkról, flyamats tájékztatás a nemzetközi rendezvényekről, a Newsletter frdításának felügyelete, időszaks feladatait az Elnök, illetve az Elnökség határzza meg. a fenti feladatai elvégzésért az Elnökségnek tartzik beszámlni, hatáskör túllépés esetén a szekciónak kztt kárért erkölcsi és anyagi felelősséggel tartzik. IV. Az Elnökség képviselete 14. Az Elnökség általáns képviseletére az Elnök jgsult. A nemzetközi és hazai képviseletet az Elnök és a Főtitkár látja el a munkamegsztás srán. 15. Az Elnökség döntése alapján képviseletet az Elnökség bármely tagja elláthatja.

7 V. Kiadmányzási jgsultság 16. Külföldre az Elnök és a Főtitkár jgsult a Magyar Szekció nevében kiadmányzni, indklt esetben közösen írnak alá. 17. Belföldi levelezésre az Elnökség minden tagja - feladatkörében - jgsult. VI. A banki átutalás szabályai 18. A banki átutalás szabályaira a Magyar Szekció Gazdálkdási Szabályzatának 4.2. pntja az irányadó. Ezen szabályzás szerint az Elnöknek, a Főtitkárnak és a Kincstárnknak aláírásukat be kell jelenteniük a Magyar Szekció számláját vezető pénzintézetnél. VII. Elismerések daítélése 19. Az IPA Magyar Szekció érdekében végzett kiemelkedő munkáért az Elnökség elismerést admányz. IPA Kiváló Munkáért Emlékérem Az Országs Küldöttgyűlésen évente 10 darab emlékérem átadására kerül sr, az elnökség döntése alapján. Az érmek beszerzéséről a Főtitkár, a Magyar Szekció költségvetése terhére gndskdik. A tagszervezetek éves értékelésükben nevesítenek egy lyan IPA tagt, aki a legtöbbet tett a megelőző évben a tagszervezet sikereiért. Ezen javaslat alapján - melyet a tagszervezetek minden év január 15-ig küldenek el az IPA Nemzeti Irdára - az rszágs elnökség dönt az Emlékérmek admányzásáról. Tvábbi feltételek: IPA Aranydiplma 5 éves flyamats tagsági viszny, legalább két évig tartó kiemelkedő IPA munka, az elvégzett munka knkrét felsrlása, a rendezvény szintjének megnevezése (helyi, megyei, rszágs, nemzetközi). Az Országs Küldöttgyűlésen a tagszervezetek javaslatai alapján, a szervezetek külső támgatói (jgi és magánszemélyek) kapják. Az aranydiplma beszerzéséről a Főtitkár gndskdik, a javaslatt tevő tagszervezet költségvetése terhére.

8 VIII. Az IPA Irda 20. Az IPA Irda a Szekció adminisztrációs és krdinációs közpntja. Az Elnökség valamint a tagszervezetek közötti levelezés az Irdán keresztül történik. Az Irda felelős a tagszervezetek és az Elnökség, valamint a Nemzetközi Elnökség és a Szekció közötti infrmációáramlás biztsításáért, valamint az új tagsági igazlvány és egyéb kiegészítők éves beszerzéséért is. Záradék: Az IPA Magyar Szekció Elnökségének Ügyviteli Szabályzatát az Elnökség któber 13-án megtarttt ülésén fgadta el. Budapest, któber 13. Németh Lajs Elnök Szilágyi Attila Főtitkár