Sárospatak Város Polgármesterétıl

Átírás

1 Sárspatak Várs Plgármesterétıl 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44. Tel.: 47/ Fax: 47/ ELİTERJESZTÉS - a Képviselı-testületnek - az ÉMOP-3.1.2/D aznsítószámú Sárspatak Vársközpnt fejlesztése Piac krszerősítése címő prjekt menedzsmentjének kijelölése, a prjektmegvalósítás elindítása tárgyában Tisztelt Képviselı-testület! Sárspatak Várs Önkrmányzata december 23-án Támgatási Szerzıdést kötött a címben szereplı prjekt megvalósítására. A prjekt elindításának elsı lépése, hgy a Képviselı-testület kijelölje a lebnylításért felelıs prjektmenedzsmentet. A pályázati felhívás a támgató szándékának megfelelıen kifejezetten ösztönözte azt a megldást, hgy a vársrehabilitációs prjektek menedzsment tevékenységét vársfejlesztı társaságk végezzék. Emlékeztetem a Képviselı-testületet, hgy az INNOVO-PATAK Sárspataki Vársfejlesztı Nnprfit Kft. alapításakr önkrmányzatunk a társaság egyik legfıbb feladatául az önkrmányzati prjektek menedzselésével kapcslats feladatkat határzta meg. Arra is emlékeztetnem kell a Képviselı-testületet, hgy február február 22-én MEGBÍZÁSI KERETSZERZİDÉST írtunk alá közfeladat ellátására az INNOVO-PATAK Nnprfit Kft-vel, amely tartalmazza az akkr még elbírálás alatt álló pályázatt. Javaslm tehát, hgy az ÉMOP-3.1.2/D aznsítószámú Sárspatak Vársközpnt fejlesztése Piac krszerősítése címő prjekt menedzsment feladatainak ellátására az INNOVO-PATAK Sárspataki Vársfejlesztı Nnprfit Kft-vel kössünk szerzıdést a mellékletben szerelı feltételek szerint. A menedzsment tagjainak kijelölése, szerzıdéseik megkötése a Kft feladata. A menedzsment személyi összetételérıl a szükséges szerzıdések megkötése után utólag tájékztatm a Képviselı-testületet. Az elıterjesztéshez csatlm a prjekt összefglaló költségvetését. Kérem a Képviselı-testületet, hgy az elıterjesztést megvitatni, arról a határzati javaslat szerint döntést hzni szíveskedjék. Sárspatak, január 19. Készítette: Erdıs Tamás Ars Jáns

2 Pályázó neve: Pályázat regisztrációs száma: Sárspatak Várs Önkrmányzata ÉMOP-3.1.2/D Prjekt tevékenységek megnevezése Tevékenység tartalma Bruttó elszámlható költség Prjektelıkészítés - Kötelezıen elıírt elızetes tanulmányk Kötelezıen elıírt elızetes tanulmányk (Integrált Vársfejlesztési Stratégia és Akcióterületi Terv) elkészítése Prjektelıkészítés - Tervezés Engedélyes és kiviteli tervek elkészítése Prjektelıkészítés - Közbeszerzés Közbeszerzési eljárásk leflytatása Prjektmenedzsment Prjekthez kapcslódó prjektmenedzsment tevékenység (vársfejlesztı társaság) Építési tevékenység Megvalósításhz szükséges szakmai szlgáltatásk Tervezıi mővezetés és mőszaki ellenırzés a prjekthez kapcslódóan Megvalósításhz szükséges egyéb szlgáltatásk Könyvvizsgálat a prjekthez kapcslódóan Marketing és nyilvánsság Marketing és nyilvánsság a prjekthez kapcslódóan SOFT elemek: Tudats termesztés, tudats fgyasztás ismeretterjesztés (ERFA) - Helyi termékek értékesítésének segítése, egészséges táplálkzás ösztönzése, kulturális rendezvények támgatása Összesen:

3 SÁROSPATAK VÁROS ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETÉNEK /2012. (I. 27.) KT. határzata ÉMOP-3.1.2/D aznsítószámú Sárspatak Vársközpnt fejlesztése Piac krszerősítése címő prjekt menedzsmentjének kijelölése, a prjektmegvalósítás elindítása Sárspatak Várs Önkrmányzat Képviselı-testülete megtárgyalta ÉMOP-3.1.2/D aznsítószámú Sárspatak Vársközpnt fejlesztése Piac krszerősítése címő prjekt menedzsmentjének kijelölése, a prjektmegvalósítás elindítása címő elıterjesztést és a következı határzatt hzta: 1) A Képviselı-testület felhatalmazza a plgármestert ezen határzat mellékletét képezı Megbízási Szerzıdés megkötésére. 2) A plgármester a menedzsment személyi összetételérıl a következı ülésen tájékztatja a Képviselı-testületet. 3) A Képviselı-testület felhatalmazza a plgármestert, hgy a prjekt elindításával és megvalósításával kapcslatban intézkedjen, a vnatkzó jgszabályk betartása mellett megkösse a tvábbi szakértıi, közremőködıi szerzıdéseket, illetve a prjektben szereplı beszerzéseket elindítsa. Felelıs: plgármester Határidı: február 1. dr. Kmármi Éva jegyzı Ars Jáns plgármester

4 MEGBÍZÁSI SZERZİDÉS amely létrejött egyrészrıl, Sárspatak Várs Önkrmányzata székhelye: 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44. adószáma: képviseli: Ars Jáns plgármester mint megbízó (a tvábbiakban: Megbízó), másrészrıl a INNOVO-PATAK Sárspataki Vársfejlesztı Nnprfit Kft. székhely: 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44. képviseli: Erdıs Tamás ügyvezetı adószám: cégjegyzékszám: mint megbíztt (a tvábbiakban: Megbíztt) között, a lenti helyen és napn, az alábbi feltételek szerint: ELİZMÉNYEK, A SZERZİDÉS TÁRGYA: Felek elızményként rögzítik, hgy Sárspatak Várs Önkrmányzata és az INNOVO- PATAK Sárspataki Vársfejlesztı Nnprfit Kft február 22-én MEGBÍZÁSI KERETSZERZİDÉST kötött közfeladat ellátására. A felek jelen MEGBÍZÁSI SZERZİDÉST a hivatkztt MEGBÍZÁSI KERETSZERZİDÉS alapján kötik. 1. Megbízó megbízza a Megbízttat a Megbízó által az Észak-Magyarrszági Operatív Prgram keretében támgatást nyert Sárspatak Vársközpnt fejlesztése Piac krszerősítése címő, ÉMOP-3.1.2/D aznsítószámú prjektben a) a prjekt lebnylításáhz szükséges prjektmenedzsment tevékenység teljeskörő biztsításával, b) a prjekthez kapcslódó marketing és nyilvánssági tevékenységek teljeskörő megvalósításával a Támgatási Szerzıdésben vállalt kötelezettségek szerint. 2. Szerzıdı felek a jelen megbízási szerzıdést február 1-tıl december 31-ig, de legalább a prjekt zárásának napjáig, határztt idıtartamra kötik. 3. A Megbízó a Megbízttnak a szerzıdés 1. pntjában meghatárztt tevékenységek elvégzéséért a következı díjakat köteles megfizetni: a) prjektmenedzsment tevékenység: Ft +ÁFA b) marketing és nyilvánssági tevékenységek: Ft +ÁFA összesen: Ft + ÁFA, azaz tizennégymillió hármszáznylcvanhármezer négyszázhusznhat frint + ÁFA. Megbíztt a 1. pntban meghatárztt feladatt a prjekt idıtartama alatt flyamatsan, munkavállalói és/vagy alvállalkzói által végzi/végezteti el. A Megbíztt tudmásul veszi, hgy a vállalt feladatk teljesítése srán felmerült minden költség a Megbízttat terheli. 4. Megbíztt a teljesítés igazlása után jgsult részszámla kibcsátásra. A részszámla kibcsátása havnta, a tárgyhót követı hónap 5. napjáig történik, mértéke Ft + ÁFA. A Megbíztt a végszámla benyújtására a prjekt lezárásakr, a záró kifizetési kérelem Prjektaznsító: ÉMOP-3.1.2/D

5 benyújtását megelızıen jgsult. A végszámla összege megegyezik a prjektzárás idıpntjáig kiszámláztt részszámlák összegének és a teljes megbízási díjnak a különbségével. 5. A megbízási díj megfizetése a Megbíztt által kiállíttt számla ellenében történik, a számla benyújtását követı 8 napn belül, a Megbíztt számú bankszámlájára történı átutalással. 6. A Megbízó jgsult a Megbíztt jelen szerzıdésben rögzített kötelezettségeinek teljesítését bármikr ellenırizni, a Megbízttól eseti, vagy flyamats felvilágsítást kérni. A Megbíztt köteles mindenkr a Megbízó kérésének hiánytalanul eleget tenni és felel azért, hgy a Megbízónak helytálló és teljes infrmációt adjn. Megbíztt tudmásul veszi, hgy a szerzıdés teljesítése srán köteles Sárspatak Várs Önkrmányzata Pályázatkezelési Szabályzata és Prjekt Megvalósítási Szabályzata vnatkzó fejezetei szerint eljárni. 7. A Megbízó a szerzıdés teljesítése érdekében a Megbíztt rendelkezésére bcsátja azkat az infrmációkat, amelyekre a Megbízttnak a megbízás teljesítése srán szüksége lehet. 8. Megbízó köteles a Megbíztt részére a Megbíztt szerzıdésszerő, megfelelı minıségő teljesítése esetén a jelen szerzıdés 4. pntjában meghatárztt rendszeres díjat megfizetni. 9. Megbíztt köteles a 1. pnt szerinti feladatt a legjbb tudása szerint, a legmagasabb szakmai színvnaln, a Megbízó érdekeinek megfelelıen, a Megbízóval szrs együttmőködésben, a jelen szerzıdésben valamint jgszabálykban fglaltaknak megfelelıen elvégezni. 10. A megbízási szerzıdés felmndásának jga írásban, 30 naps felmndási idıvel, indklási kötelezettség nélkül mindkét felet megilleti. Mindkét felet megilleti a szerzıdés aznnali hatályú felmndásának jga is, melyet a felek a Ptk. vnatkzó rendelkezése szerint gyakrlhatnak, a reájuk irányadó szabályk szerint a másik félhez intézett írásbeli nyilatkzattal. A felek tudmásul veszik, hgy a határztt idıtartamtól függetlenül a szerzıdés a prjekt befejezésének napján megszőnik. A felek a megbízási szerzıdést - annak lejárata elıtt - közös akaratukkal írásban meghsszabbíthatják. 11. Szerzıdı felek a jelen jgvisznyból eredı esetleges vitájukat elsısrban békés útn próbálják meg rendezni, és csak ennek sikertelensége esetén, frdulnak a Sátraljaújhely Vársi Bírósághz, mely bíróság illetékességének alávetik magukat. A jelen szerzıdésben részletesen nem szabályztt kérdésekben a hivatkztt MEGBÍZÁSI KERETSZERZİDÉS, illetve a Plgári Törvénykönyv vnatkzó hatálys rendelkezései az irányadók. A jelen szerzıdés kettı ldaln, hárm egymással szó szerint megegyezı, eredeti példányban készült, amelyet a felek, mint akaratukkal mindenben egyezıt írtak alá. Sárspatak, február 1.. Megbízó képviseletében: Ars Jáns plgármester. Megbíztt képviseletében: Erdıs Tamás ügyvezetı Prjektaznsító: ÉMOP-3.1.2/D

6 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44 Tel/fax: 06 47/ Tájékztató a prjektmenedzsment feladatairól, kötelezettségeiről, jgairól és felelősségéről Tisztelt Képviselőtestület! Jarecsni Jáns képviselő úr a január 23-i pénzügyi bizttsági ülésen kérdést intézett felém, mint az INNOVO-Patak Sárspataki Vársfejlesztő Nnprfit Kft. ügyvezetője felé azzal a kéréssel, hgy tájékztassam egy prjektmenedzsment knkrét feladatairól, kötelezettségeiről, jgairól és felelősségéről. Ahgy ezt szóban is megtettem, két fnts önkrmányzati dkumentumra hivatkzm: az Önkrmányzat és az INNOVO-Patak Kft. között február 22-én kötött MEGBÍZÁSI KERETSZERZŐDÉS és a december 16-án elfgadtt Pályázatkezelési, illetve Prjektmegvalósítási Szabályzat. A február 22-én kötött MEGBÍZÁSI KERETSZERZŐDÉS 2. számú melléklete a következőket tartalmazza a prjektmenedzsmenttel kapcslatban: 2.sz. melléklet Általáns prjektmenedzsment feladatk: Prjektszervezet felállítása (prjekttagk, feladatk, felelősségi körök) és működtetése. Az egyes prjektek részletes munkatervének (résztevékenységek, srrendiség, részhatáridők, erőfrrásterv, mérföldkövek) összeállítása. A kedvezményezett, valamint a prjekt megvalósításában közreműködők (tervezők, kivitelezők, műszaki ellenőr, könyvvizsgáló, közbeszerzési és jgi tanácsadók) munkájának krdinálása, összehanglása. A munkálatk előrehaladásának nymn követése, a tervektől való eltérések esetén javaslat a szükséges intézkedésekre, illetve döntési alternatívák kidlgzása a kedvezményezett számára. Prjektvégrehajtáshz kapcslódó adminisztratív feladatk: Prjektenként negyedévenkénti (vagy a támgató által egyéb gyakrisággal előírt) előrehaladási jelentés, illetve zárójelentés összeállítása az intézményrendszer részére. Az egyes prjektek lezárását követően a fenntartási időszak teljes tartama alatt - előreláthatólag 2015-ig - évenkénti fenntartási jelentés összeállítása. Rendszeres íráss beszámló a Plgármesteri Hivatal részére a prjektek megvalósításának helyzetéről. A dkumentumk archiválásra alkalmas frmában történő tételes átadása az önkrmányzat számára a prjektzárást követő egy hónapn belül. Alvállalkzói szerződések előkészítése; a támgatási szerződés esetleges módsításainak előkészítése az önkrmányzat képviseletében.

7 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44 Tel/fax: 06 47/ A helyszíni ellenőrzéseken való részvétel a kedvezményezett képviseletében. Hatóságk által a prjektek megvalósításáról, eredményeinek fenntartásáról kért adatk szlgáltatása, dkumentumk előkészítése (pl. KSZ, KEHI ellenőrzéshez). Prjektvégrehajtáshz kapcslódó műszaki, szakmai feladatk: Részvétel a közbeszerzések műszaki tartalmának meghatárzásában és a beszerzések lebnylításában. Beruházás-szervezői feladatk ellátása a kivitelezés flyamatában; a kivitelezési munkák és azk dkumentálásának flyamats figyelemmel kísérése, kntrllja. Építtető nevében a szakhatóságknál eljárni a szükséges működési, használatbavételi engedélyek megszerzése érdekében. Egyeztetések a releváns szakmai és civil szervezetekkel az egyes prjektek szakterületén (turizmus, vársfejlesztés). Együttműködés az üzemeltetést végző szervezetekkel, közreműködés a működtetés beindításában, az ptimális működési feltételek szakmai és szervezeti feltételeinek kialakításában. Prjektvégrehajtáshz kapcslódó pénzügyi feladatk: Az egyes prjektekre vnatkzó előleg igénylése és előleggel való elszámlás. Alvállalkzói teljesítések megfelelőségének értékelése, számlák befgadása és ellenőrzése. Havi elszámlásk készítése. Negyedévenkénti előrehaladási jelentések pénzügyi részének elkészítése, kifizetési kérelmek összeállítása, záró elszámlás összeállítása. Tvábbá minden lyan előre meg nem határztt feladat, amit a prjektmenedzsmentet érintően a támgató a kedvezményezett felé prjekt végrehajtási és fenntartási időszakában feladatként megfgalmaz. Egyedi prjektek nyilvánssági és marketing tevékenysége feladat részletes specifikációja: Kmmunikációs és marketing feladatk: Az egyes prjektek pályázati dkumentációjának részeként benyújttt és elfgadásra került Kmmunikációs, Nyilvánssági és Marketing tervek megvalósítása. A prjektek nyilvánsságára vnatkzó, Nemzeti Fejlesztési Ügynökség által meghatárztt követelmények érvényesítése (a Kedvezményezettek tájékztatási kötelezettségei, illetve az Arculati Kézikönyv dkumentumkban fglaltak alapján). A

8 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44 Tel/fax: 06 47/ december 16-án a Képviselőtestület által elfgadtt Pályázatkezelési Szabályzat 6-8. ldala, a II. A prjekt lebnylítása fejezet 4. és 5. pntja rendelkezik a hivatal pénzügyi és műszaki irdájának feladatairól a megvalósuló prjektekkel összefüggésben. A fejezet 2. pntjának (Uniós pályázatk lebnylítása) utlsó mndata a prjektmenedzsment knkrét feladatainak meghatárzását a Prjektmegvalósítási Szabályzat hatáskörébe utalja. A Prjektmegvalósítási Szabályzat elsőként a 2. pntban, majd flyamatsan említi a prjektvezetőre (prjektmenedzserre) vnatkzó kötelezettségeket, felelősségi kitételeket. A szabályzat 4. pntja részletesen tartalmazza a prjektmenedzsmentet és annak tagjait érintő jgkat és kötelezettségeket. Mellékelten csatlm a testület által jóváhagytt Pályázatkezelési, illetve Prjektmegvalósítási Szabályzatt. A képviselő úr példaként hztt kérdésére a személyes álláspntm a következő: Az önkrmányzati vagyn kezelésére a hivatali struktúrában kell, hgy találjunk megfelelő jgkkal és kötelezettségekkel rendelkező egységet. Egy adtt prjekt menedzsmentje a prjektben építési tevékenységgel érintett területet nem veszi át, hiszen a munkaterület átadása a vagyn kezelője és az építési kivitelező között történik. Így az adtt munkaterület átadásáért az önkrmányzati vagyn mindenkri kezelője felel. Amennyiben az adtt prjektmenedzsment (prjektvezető) szerződéses vagy munkaköri kötelezettségei között szerepel az építési munkaterület átadás előkészítésnek a feladata, abban az esetben a munkaterület átadás neki felróható csúszásából eredő mulasztásért számn kérhető. Amennyiben az önkrmányzat belső szabályai nem rendelkeznek az építési beruházáskkal érintet ingatlank tekintetében a munkaterület átadás-átvétel pnts szabályairól, azt haladéktalanul pótlni szükséges. Ebben kérem a képviselők hathatós, kezdeményező közreműködését. Sárspatak, január 23. Tisztelettel: Erdős Tamás ügyvezető

9 SÁROSPATAK VÁROS ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELİ-TESTÜLETÉNEK 375/2011. (XII. 16.) KT. h a t á r z a t a a pályázatkkal összefüggı feladatk eljárási rendjérıl szóló szabályzat módsításának jóváhagyásáról és a Prjekt Megvalósítási Szabályzat elfgadásáról Sárspatak Várs Önkrmányzat Képviselı-testülete tárgybani elıterjesztést megtárgyalta és az alábbiak szerint döntött: 1. Sárspatak Várs Önkrmányzat Képviselı-testülete a Pályázatkezelési Szabályzatt az 1. melléklet szerint jóváhagyja. 2. Sárspatak Várs Önkrmányzat Képviselı-testülete a Prjekt Megvalósítási Szabályzatt a 2. melléklet szerint jóváhagyja. 3. A Pályázatkezelési Szabályzat és a Prjekt Megvalósítási Szabályzat január 1-én lép hatályba, és ezzel egyidejőleg hatályát veszti a 100-2/12/2010. (I. 29.) KT. számú határzattal elfgadtt és a 6800/125/2011. (V. 02) KT. határzattal módsíttt pályázatkkal összefüggı feladatk eljárási rendjérıl szóló szabályzat. 4. Sárspatak Várs Önkrmányzat Képviselı-testülete felhívja az intézményvezetık figyelmét a Pályázatkezelési Szabályzatban fglaltak betartására azzal, hgy a határzat 2. melléklete alapján január 31-ig készítsék el a vezetésük alatt álló intézményre vnatkzó Prjekt Megvalósítási Szabályzatt. Felelıs: jegyzı Határidı: aznnal K.m.f. dr. Kmármi Éva s.k. Ars Jáns s.k. jegyzı plgármester A kivnat hiteléül: A határzat közzétéve: december 19. dr. Kmármi Éva s.k. jegyzı

10 1. melléklet a 375/2011. (XII. 16.) KT. határzathz Sárspatak Várs Önkrmányzata Pályázatkezelési Szabályzat 2012

11 BEVEZETÉS A Sárspatak Várs Önkrmányzat pályázati frráskkal és Európai Uniós frráskkal kapcslats pályázatfigyelésre, pályázatkészítésre, lebnylításra szóló szabályzata az alábbi jgszabályk alapul vételével került kialakításra: a számvitelrıl szóló évi C. Törvény, az államháztartásról szóló évi XXXVIII. Törvény, az államháztartás szervezetei beszámlási és könyvvezetési kötelezettségének sajátsságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Krmányrendelet és a 292/2009. (XII. 30.) Krmányrendelet, a Nemzeti Fejlesztési Terv peratív prgramjai, az EQAL Közösségi Kezdeményezés prgram és Khéziós Alap prjektek támgatásainak fgadásáhz kapcslódó pénzügyi lebnylítási, számviteli és ellenırzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII.26.) Krmányrendelet, A strukturális alapk és a Khéziós Alap felhasználásának általáns eljárási szabályairól szóló 14/2004. (VIII. 13.) TNM-GKM-FMM-FVM-PM együttes rendelet. A pályázatk lebnylítási rendjét szabályzó egyéb hatálys jgszabályk A szabályzat hatálya Sárspatak Várs Önkrmányzatára, intézményeire, valamint a Plgármesteri Hivatalra terjed ki. E szabályzatn kívül az Önkrmányzat és intézményei, valamint a Plgármesteri Hivatal (tvábbiakban: Hivatal) szabályzatai ha e vnatkzásban a jelen szabályzat eltérıen nem rendelkezik alkalmazandók. Hatásköri szabályk: Pályázatn való részvétel, pályázat benyújtása, anyagi kihatásától függetlenül kötelezettségvállalásnak minısül. E tárgykörben kötelezettségvállalásra a képviselı-testület döntése ad jgsultságt. Rendkívüli esetekben (pl. pályázati határidı), ha pályázatban szereplı prjekt elszámlható összköltsége nem haladja meg a Ft értéket, vagy ha a pályázathz önerı vállalására nem kerül sr, a plgármester jgsult a pályázat benyújtását engedélyezni. A plgármester a döntésérıl, a pályázat benyújtásáról a képviselı-testület srn következı ülésén köteles tájékztatást adni a képviselı-testületnek, amely határzatban dönt a pályázat benyújtásának utólags jóváhagyásáról. Ha azt a képviselıtestület elutasítja, akkr a pályázatt haladéktalanul vissza kell vnni. Az Önkrmányzat által benyújtandó uniós pályázatt kizárólag a képviselı-testület hagyhat jóvá. Önálló költségvetési szervként mőködı önkrmányzati intézmény pályázati szándékáról az intézményvezetı a benyújtást megelızıen minden esetben írásban köteles tájékztatni a plgármestert. Amennyiben a pályázathz szükséges saját frrást az intézmény adtt évi költségvetése már tartalmazza, vagy az saját frrást nem igényel, akkr a pályázatt az intézmény önállóan nyújtja be. A pályázat benyújtásának megtörténtérıl az intézmény vezetıje írásban köteles tájékztatni a pályázati szakreferenst, aki a benyújttt intézményi pályázatkról a legfntsabb adatk feltüntetésével nyilvántartást vezet (függelék mintája szerint). 2

12 I. A PÁLYÁZATFIGYELÉS, PÁLYÁZATKÉSZÍTÉS 1. Pályázatfigyelés A pályázati lehetıségek figyelését a mőködtetés és a fejlesztés területén a frrásk jbb kihasználása, a valós szükségletek hatékny kielégítése céljából flyamats tevékenységként kell ellátni. A pályázatfigyelés Önkrmányzati szinten szervezett feladat, ellátásáért az alábbi szervezetek, személyek felelısek: 1.1. Átfgó, minden területre kiterjedı pályázatfigyelés: Az önkrmányzatnál átfgó, minden területre kiterjedı pályázatfigyelést a pályázati szakreferens végez. A tárgyévre vnatkzó igények felmérését követıen a pályázatfigyelés célzttan, az aktuális igényekre kncentrálva történik Egyes részterületeken végzett tvábbi pályázatfigyelés: a) Kizárólag mőködési célkat szlgáló belföldi pályázati lehetıségek: - intézményvezetık, - a Hivatal irdavezetıi, b) Fejlesztési célkat szlgáló nem Uniós pályázati lehetıségek: - intézményvezetık, - a Hivatal irdavezetıi, c) Egyéb uniós pályázati lehetıségek: - intézményvezetık, - a Hivatal irdavezetıi, Bármely önkrmányzati feladatt ellátó munkavállaló az általa észlelt pályázati lehetıségrıl a munka területe szerint érintett irdavezetıt, illetve önálló intézmény vezetıjét köteles értesíteni. Intézményvezetık belsı szabályzatukban vagy munkaköri leírásban pályázatfigyeléssel más személyt (esetleg külsı szervezetet) is megbízhatnak, ha az a költségvetésüket külön nem terheli A pályázatfigyelés (szőrés) szempntjai: Kiemelt rendezı elv: valós szükséglet kielégítését célzó, vagy megtakarítást eredményezı lehetıségek feltárása, melyek a) az Önkrmányzat gazdasági prgramjában, intézmények szakmai fejlesztési kncepcióiban, b) az éves költségvetésében nevesítve meghatárztt célterületekre vnatkznak. Tvábbi rendezı elvek: c) több évre vnatkzó fejlesztési célkitőzésekhez illeszkedı vagy azkat megalapzó feladatkra, 3

13 d) új feladatk ellátását, meglévı feladatk hatéknyabb teljesítését szlgáló feltételrendszer kialakítására irányulnak, e) éves költségvetésben mőködési kiadáskhz kapcslódnak, f) munkahelyek megtartásával, létesítésével függnek össze. A feladat ellátására kötelezett szervezetek és személyek napi rendszerességgel figyelik a pályázati lehetıségeket, azkat a fenti szempntk alapján szőrik. Pályázatfigyeléshez szükséges infrmációk elsıdlegesen az Internetrıl, a jgszabálykból, valamint egyéb tájékztatáskból vehetık igénybe. A feladatellátásra nem kötelezett munkatárs, amennyiben pályázati lehetıségrıl szerez tudmást, azt haladéktalanul jelzi a feladat ellátásra kijelölt irdavezetınek, illetve intézményvezetınek. Az igényeknek megfelelı, aktuális pályázati lehetıségekrıl az irdavezetık/intézményvezetık összefglaló táblázatt készítenek és azt elektrnikus útn eljuttatják a Hivatal pályázati és közbeszerzési referenséhez, aki a pályázati lehetıségeket rendszeresen összesíti. A szakreferens minden frissítés után, az aktuális lehetıségeket elektrnikus útn - eljuttatja valamennyi intézménynek és a Hivatal irdavezetıihez, s az illetékes Bizttságk elnökeihez. Azkat egyezteti a fejlesztési elképzelésekkel, lehetıségekkel, szükség esetén a plgármesterrel, alplgármesterrel, jegyzıvel, bizttságkkal, intézményvezetıkkel, irdavezetıkkel. Amennyiben megfelelı pályázati lehetıséget talál, feljegyzést készít a plgármester részére. A plgármester ezeket összesítve elıterjesztést nyújt be a képviselı-testületnek. A pályázat elıkészítésérıl, az ezzel kapcslats költségek viselésérıl a képviselıtestület dönt. Az elıterjesztésnek a döntés megalapzásáhz szükséges valamennyi infrmációt tartalmaznia kell. Ha a pályázatt külsı megbíztt készíti, úgy a pályázatelkészítés díjára irányuló javaslatra is ki kell térni az elıterjesztésben. Amennyiben a pályázatfigyelésre állandó vagy eseti megbízású külsı szervezet vagy személy kap megbízást, úgy a megbízási szerzıdésben rögzíteni kell: - a feladatellátás rendjét, - a kapcslattartás elıírásait, - a felelısség meghatárzását, - infrmációk átadásának tartalmát, frmáját, gyakriságát és módját, - a megbízási díj nagyságrendjét A pályázati ötletek nyilvántartása A pályázati ötletek önkrmányzati szintő nyilvántartásáért a Hivatal pályázati és közbeszerzési referense felelıs. E feladatkörében a pályázati és közbeszerzési referens feladata: Kapcslattartás Kapcslatt tart valamennyi, pályázati lehetıséget jelzı, pályázati igényt megfgalmazó önkrmányzati intézménnyel, irdával, flyamatsan figyelemmel kíséri, igény szerint segíti munkájukat. 4

14 Infrmációszlgáltatás A Hivatal pályázati és közbeszerzési referense írásban tájékztatja a pályázat elıkészítési flyamatban résztvevı személyeket, szervezeteket. Az írásbeli infrmáció átadás rendszerint elektrnikus levél frmájában történik, érdemi döntést igénylı esetben nymtattt íráss módn. A döntéshzatal szempntjából érdemi jelentısséggel nem bíró kérdésekben a tájékztatás történhet szóban is Pályázatk nyilvántartása Intézményvezetıktıl, a Hivatal irdavezetıitıl, a Hivatal adtt szakterületén dlgzó szakembereitıl érkezı megfelelı adatszlgáltatás alapján nyilvántartást vezet a prjektötletekrıl, benyújtandó pályázatkról. A pályázatk nyilvántartásáhz kapcslódóan vezeti azkat az önkrmányzatnál kidlgztt prjektötleteket is, amelyek alkalmasak lehetnek egy késıbb megjelenı pályázati kiírásra történı benyújtáshz. 2. Pályázatkészítés 2.1. A pályázat készítı személye Pályázatkészítést (írást és összeállítást) önkrmányzati szinten a pályázati és közbeszerzési referens végez. Amennyiben erre a prjektötlet kidlgzója, gazdája nem tart igényt, az intézményvezetı, illetve a Hivatali irdavezetı krdinációja és felelıssége mellett, a Hivatal/intézmény adtt szakterületén dlgzó munkatársai is elkészíthetik a pályázatt. Külsı szervezet igénybevétele csak uniós pályázat esetében lehetséges A pályázatíró jgai és kötelességei A pályázat készítıje jgsult: - a pályázatírás munkamenetének krdinálására, e jgkörben a Hivatal illetékes munkatársaival való kapcslattartásra; - a Hivatal irdáitól a pályázat összeállításáhz szükséges infrmációkat, adatkat kérni, az elkészítéshez megfelelı idıtartam biztsításával; - csatlandó mellékletek beszerzését kezdeményezni. A pályázat készítıje felelıs: - a kiírás szerinti feltételeknek való megfelelésért, - a pályázatk szakszerő összeállításáért, - a kmplettírzásért, - a benyújtási feltételek teljesítéséért, - a megfelelı számú pályázati példány biztsításáért (a benyújttt kötelezı példányszámn túl egy, az eredetivel mindenben megegyezı máslati példány és digitális frmátumú példány meglétét irattár és tvábbi felhasználás céljára biztsítani) A pályázat készítıje mindenkr köteles a pályázat benyújtása szempntjából döntési helyzetben lévı, kötelezettségvállalási jggal felruháztt vezetı felé elızetesen jelezni a flyamat srán felmerülı költségeket. 5

15 A pályázatkhz csatlt nyilatkzatk valódiságáért az aláíró, az adatk helytállóságáért az azt szlgáltató a felelıs. Az adatkat írásban kell szlgáltatni, úgy, hgy abból az átadás ideje és az adatt szlgáltató neve megállapítható legyen. Mellékletek átvételét dkumentálni kell. Külsı pályázatíró szervezet megbízása esetén a szerzıdésnek tartalmaznia kell: - a feladat pnts leírását, - teljesítési határidejét, - az utasítás adás jgát, - a felelısség körét és mértékét, - az alvállalkzó bevnásának szabályait, - frmai kötöttségeket, - a kapcslattartás, infrmációnyújtás módját, határidejét, gyakriságát, - az Önkrmányzat részérıl megbíztt kapcslattartót, - a megbízási díj nagyságrendjét. A pályázat íróját és a közremőködıket kívülállókkal szemben titktartási kötelezettség terheli. A pályázat végleges számszaki adatait és a vállalt egyéb kötelezettségeket a képviselıtestületnek akkr kell jóváhagynia, ha a pályázati szándék megadásánál errıl nem vlt tudmása, vagy az tt jelzettektıl az önkrmányzatra (intézményre) terhesebb módn következett be eltérés. II. A PROJEKT LEBONYOLÍTÁSA 1. A prjekt lebnylításának résztvevıi A nyertes pályázatk (tvábbiakban: prjektek) lebnylítása történhet: - a Hivatal (intézmény) munkatársa(i) által, - külsıs szerzıdött partnerrel (vállalkzási, megbízási szerzıdéses jgviszny, munkaviszny vagy munkavégzésre irányuló egyéb jgviszny keretében attól függıen, hgy az adtt pályázati eljárásrend mely frmát írja elı vagy engedi, úgy hgy az Önkrmányzat és a munkavállaló/partner érdekei ne sérüljenek.). 2. Uniós pályázatk lebnylítása Az adtt prjekt lebnylításáhz a pályázat jellegétıl, munkaigényétıl, szabad kapacitástól, szakmai feltételektıl, közbeszerzési kötelezettségtıl függıen a képviselıtestület (intézményvezetı) nevezi ki a prjektvezetıt. A prjektvezetı kiválasztásánál az összeférhetetlenség szabályaira tekintettel kell lenni. Nem lehet prjektvezetı a plgármester, az alplgármester, a jegyzı, az intézményvezetı, valamint a vezetı besztású köztisztviselık közeli hzzátartzója, a bizttsági elnökök. A lebnylítói team (prjektmenedzsment) tvábbi tagjainak kiválasztásáról a prjektvezetı javaslata alapján a képviselı-testület (intézményvezetı) dönt. Amennyiben a prjekt megvalósítása teljes egészében vagy részben a Hivatal (intézmény) munkatársainak feladatköre, akkr a prjekt lebnylításában résztvevık knkrét, részletes feladatait, felelısségét, beszámlási kötelezettségét a munkaköri leíráskban kell rögzíteni. 6

16 Külsı szervezet megbízása esetén szerzıdésben kell rögzíteni, a hivatali szervezettel való kapcslattartás módját, a kapcslattartó személyét, valamennyi kötelezettséget és jgt. Ennek részletes szabályait a Prjekt Megvalósítási Szabályzat tartalmazza A pályázati és közbeszerzési referens a Hivatal Gazdálkdási Irdájával és a Hivatal Mőszaki Irdájával, valamint a prjektek lebnylításban gyakrlattal rendelkezı egyéb szakemberekkel együttmőködve köteles az uniós prjektekre (szükség esetén más pályázatkra is) prjekt lebnylítási szabályzatt készíteni, melyben a gazdálkdással kapcslats jgsítványkról, hatáskörök gyakrlásáról, speciális eljárásrendrıl, illetve a hatálys szabályzatkból hiányzó (azktól eltérı) specifikus szabálykat írják elı. A szabályzatt képviselıtestület hagyja jóvá. A Prjekt Megvalósítási Szabályzat felülvizsgálata szükséges minden lyan jgszabályi vagy eljárásrendi váltzás hatályba lépését követı 60 napn belül, amely váltzás a Szabályzatban fglalt körülményeket, szabálykat jelentısen mértékben módsíttta. A prjektmenedzsment knkrét feladatait, jgait és kötelezettségeit a Prjekt Megvalósítási Szabályzat tartalmazza. 3. Nem uniós (vagy prjektmenedzsment felállítását kötelezıen elı nem író) prjektek lebnylítása Az önkrmányzat vagy intézménye által megvalósuló nem uniós, vagy prjektmenedzsment felállítását kötelezıen elı nem író prjektek megvalósítása srán a Hivatal/intézmény vezetıje a plgármesterrel egyeztetve jelöli ki a megvalósításban közremőködı köztisztviselıt/közalkalmazttat. A kijelölést követıen, a prjektmegvalósítás kezdetét megelızıen a köztisztviselı/közalkalmaztt munkaköri leírásában a prjektmegvalósítással kapcslats feladatkat, jgkat és kötelezettségeket, szükség szerint a feladat elvégzéséhez kapcslódó munkaidı megsztást (aránysítást) rögzíteni kell. Csak lyan munkavállalót lehet prjektmenedzsment feladatkkal megbízni, aki rendelkezik a megfelelı ismeretekkel és készségekkel, illetve munkaköri kötelezettségeihez munkaidı gazdálkdási szempntk alapján a feladat illeszthetı, összeegyeztethetı. 4. Hivatali (intézményi) gazdasági ügyintézık feladatai különösen: A támgattt prjektek pénzügyi feladatainak ellátása vnatkzásában: - a prgram elıirányzatk és módsításaik a költségvetési rendeletbe/intézményi költségvetésbe beépítése, gépi nyilvántartásba rögzítése, - a kötelezettségvállalási nyilvántartásban történı rögzítés, - utalás teljesítése, - eszköznyilvántartás, - leltárzásban, selejtezésben közremőködés, - fıkönyvi könyvelés, - elszámláshz naplók, kartnk, mérleg, stb. szlgáltatása, - ellenırzésben közremőködés, - támgatás igénylése, elszámlása, - statisztikák készítése - prjektelszámláshz szükséges adatk, dkumentumk kiadása, - prjektekkel kapcslats banki ügyintézés. 7

17 A feladatk ellátásáért, az irdán/intézményi munkacsprtn belüli munkamegsztásért, a tevékenység krdinációjáért az irdavezetı/intézményi gazdasági vezetı tartzik felelısséggel. 5. A Hivatal Mőszaki és Kmmunális Irdájának pályázatkezeléssel kapcslats feladatai A Hivatal Mőszaki és Kmmunális Irdája köteles részt venni minden lyan prjekt megvalósításában, amely indklja az irda szakmai ismereteit. Az Irda feladata: építési tevékenységet tartalmazó prjektek esetén a tervezési szerzıdések aláírás elıtti véleményezése, építési tevékenységet tartalmazó prjektek esetén a tervek véleményezésében, jóváhagyásában való közremőködés, tervszállítás esetén a tervek dkumentált átvétele, tervtári példányk elhelyezése, munkapéldányk dkumentált átadása a megvalósítók (menedzsment) felé az engedélyezési eljárásk srán segítségnyújtás a szakhatósági, közmőszlgáltatói egyeztetésekben, ingatlan nyilvántartási adatk biztsítása, tulajdni lapk, térképmáslatk megrendelése, beszerzése közremőködés minden lyan prbléma megldásában, amelyet a plgármester az Irda hatáskörébe utal. A feladatk ellátásáért, az irdán belüli munkamegsztásért, a tevékenység krdinációjáért az irdavezetı tartzik felelısséggel. III. A PROJEKTEK ELLENİRZÉSE A hivatali munkaszervezet/intézmény által elláttt támgattt prjekt lebnylítás esetében az irányadó belsı szabályzatk szerint kell a munkaflyamatba épített ellenırzési feladatkat ellátni. Önálló team esetében a munkaflyamatba épített ellenırzés módját, az önkrmányzati szintő beszámlás szabályait és frmáját a Prjekt Megvalósítási Szabályzat állapítja meg. A támgatói ldalról elıírt jelentési kötelezettséggel megvalósuló ellenırzést a támgatási szerzıdésben és a vnatkzó jgszabályban fglaltak szerinti tartalmmal és határidıre kell teljesíteni a megvalósítás flyamatában. Minden pályázat zárásakr a záró prjekt elırehaladási jelentés és a záró kifizetési kérelem jóváhagyását követı 60 napn belül összefglaló értékelést kell készíteni és jóváhagyásra az illetékes bizttság és a képviselı-testület elé kell terjeszteni. Az összefglaló jelentés a pályázat szakmai és pénzügyi lebnylítási flyamatát, elszámlását, a feladat megvalósításának szervezettségét, a nyilvántartással kapcslats intézkedéseket tartalmazza. Uniós pályázatk teljesítésének flyamats ellenırzése a plgármester által meghatárztt módn és rendszerességgel történik, melynek részletes szabályairól a Pályázatlebnylítási Szabályzat rendelkezik. 8

18 Belsı ellenırzés A plgármester köteles az uniós támgatásk elszámlását, a szabályzatszerő és szerzıdésszerő teljesítésre is kiterjedıen ellenıriztetni, a záró elszámlás benyújtását megelızıen a belsı ellenırzés útján. A több évre áthúzódó, 50 millió frint elszámlható összköltséget meghaladó prjektek megvalósulását évente legalább egyszer kell ellenırizni úgy, hgy az elsı ellenırzés a kezdéstıl számíttt 6 hónapt követıen történjen. Az ellenırzések rendjét a belsı ellenırzési tervben kell rögzíteni. Ellenırzés keretében kiemelten vizsgálni szükséges: - az elnyert és az igénybevett európai uniós támgatás összegének összehasnlítását, eltérés indkainak feltárásával, - a támgatás igénybevételének tervezett és tényleges ütemezését, a kifizetési kérelmek jgsultságának vizsgálatát, - a fejlesztési feladatk megvalósítása a támgatási szerzıdésben rögzített ütemezés szerint teljesült-e. - az adtt prjekt megvalósításának általáns tapasztalatait. Külsı ellenırzés A támgatással megvalósuló fejlesztések külsı ellenırzése esetén az ellenırzés idıpntja szerint szükséges a feladat és felelısségi szabálykat rögzíteni. 1. Külsı ellenırzés a prjekt megkezdése elıtt: Amennyiben a külsı ellenırzı szerv elızetes ellenırzést rendel el, az ellenırzésen való szakmai háttér biztsításáhz a plgármester/intézményvezetı írásban jelöli ki/hatalmazza fel képviseleti jggal azt a személyt, aki a prjekt szempntjából megfelelı ismeretekkel rendelkezik. A kijelölt/felhatalmaztt személy köteles valós, az önkrmányzat érdekeinek megfelelı adatt, infrmációt szlgáltatni az ellenırzést végzı szerv felé. 2. Külsı ellenırzés a prjekt megvalósítása srán (a prjekt megkezdése és a pénzügyiszakmai lezárása közötti idıszakban) Amennyiben a külsı ellenırzı szerv a prjektflyamatba illesztett ellenırzést rendel el, a prjektvezetı döntése alapján a prjektmenedzsment kijelölt munkatársai kötelesek részt venni az ellenırzésen, akiket a plgármester/intézményvezetı írásban hatalmaz fel képviseleti jggal. A menedzsment szerzıdésekben szükséges rögzíteni, hgy a menedzsment tagjainak felelıssége kiterjed a prjektzárást követı, a pénzügyi-szakmai zárás idıpntjáig terjedı idıszakban felmerülı ellenırzésekre is. Az ellenırzésen való szakmai háttér biztsításáhz a plgármester/intézményvezetı képviseleti jggal más személyeket is megbízhat. A kijelölt/felhatalmaztt személyek kötelesek hiteles, az önkrmányzat érdekeinek megfelelı adatt, infrmációt szlgáltatni az ellenırzést végzı szerv felé. 3. Utólags külsı ellenırzés (adatszlgáltatás) Amennyiben a külsı ellenırzı szerv utólags ellenırzést rendel el, az ellenırzésen való szakmai háttér biztsításáhz a plgármester/intézményvezetı írásban jelöli ki/hatalmazza fel képviseleti jggal azt a személyt, aki a prjekt szempntjából megfelelı ismeretekkel rendelkezik. A kijelölt/felhatalmaztt személy köteles hiteles, az önkrmányzat érdekeinek 9

19 megfelelı adatt, infrmációt szlgáltatni az ellenırzést végzı szerv felé. Az utólags ellenırzés (adatszlgáltatás), mnitring jelentés elkészítése nem tartzik a prjektmenedzsment feladatkörébe. IV. EGYÉB KÖTELEZETTSÉGEK A pályázatkészítés és pályázat lebnylítás terén csak lyan személy fglalkztatható, aki a területfejlesztés, uniós támgatás-menedzselés tárgykörben tanflyami képzésen részt vett, illetve lyan szervezet/társaság fglalkztatható, amely megfelelı szakképesítéső vagy gyakrlattal rendelkezı munkavállalóval/alvállalkzóval rendelkezik. A pályázatírás, prjektmenedzsment területén szerzett gyakrlatt a tevékenységre vnatkzó szerzıdéskötést megelızıen referenciákkal kell igazlni. Indklt esetben a prjektmegvalósításába lyan személy vagy szervezet is bevnható, aki/amely az elızı feltételeknek nem felel meg, de a prjekt szempntjából lényeges és szükséges speciális szaktudással vagy tapasztalattal rendelkezik. V. ZÁRÓ RENDELKEZÉS A támgatással és uniós frráskkal kapcslats pályázatfigyelési, pályázatkészítési és lebnylítási szabályzat január 1. napján lép hatályba, rendelkezéseit a hatálybalépést követıen benyújttt pályázatkra, támgattt prjektekre, valamint a flyamatban lévı uniós frrásból támgattt fejlesztésekre kell alkalmazni. Sárspatak, december 16. dr. Kmármi Éva jegyzı Ars Jáns plgármester 10

20 2. melléklet a 375/2011. (XII. 16.) KT. határzathz Sárspatak Várs Önkrmányzata 3950 Sárspatak, Kssuth u. 44. PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSI SZABÁLYZAT Érvényes: január 1.

21 A szabályzat célja, hgy Sárspatak Várs Önkrmányzatánál hazai és/vagy uniós frrásból megvalósuló prjektek megvalósítását szabályzza. Jelen szabályzat különösen Sárspatak Várs Önkrmányzata mint kedvezményezett által megvalósíttt prjektekre vnatkzik. Keretjelleggel mintaként szlgál az Önkrmányzat intézményei és cégei számára, akik jelen szabályzat iránymutatásai alapján maguk készítik el a Prjekt Megvalósítási Szabályzatukat. 0. A szabályzat hatálya Jelen Prjekt Megvalósítási Szabályzat Sárspatak Várs Önkrmányzatára, mint pályázati kedvezményezettre terjed ki. 1. A prjekt megvalósítása A prjektek megvalósítása az Önkrmányzat Pályázati Szabályzata és jelen szabályzat, valamint a Támgatási Szerzıdés elıírásai szerint történik. 2. A prjekt bemutatása A prjekt bemutatását a Prjekt Megvalósítási Szabályzathz csatlt, srszámztt függelék (lásd: 1. sz. melléklet: Függelék-minta) tartalmazza. A függelék elkészítése az adtt prjektben közremőködı prjektvezetı feladata. A prjekt zárásakr a függeléken a prjekt zárásának tényadatait át kell vezetni és az irattár számára át kell adni. A végleges tartalmú függelék a pályázati archívum részét képezi. 3. A prjekt pénzügyi vnatkzásai 3.1. A költségek elszámlhatóságának alapelvei A prjekt megvalósítása srán kizárólag a pályázati útmutató alapján elszámlható költségek vehetık figyelembe. A hatálys Támgatási Szerzıdés szerinti elszámlható költségeket a TSZ mellékletét képezı költségvetési tábla tartalmazza. A prjektvezetı felelıs a prjekt megvalósítása srán szükségessé váló krrekciók, váltzásk szerzıdésszerő elıkészítéséért (váltzás bejelentés, TSZ módsítás). Ezekrıl a kedvezményezett bejelentett, cégszerő aláírói jgkörrel rendelkezı képviselıi (a plgármester és jegyzı) jgsultak dönteni, a megfelelıen kitöltött frmanymtatvány benyújtásáról rendelkezni. A prjekt megvalósítása srán gyakran szükségessé válik lyan költségek fedezetének a biztsítása, amelyek a prjekttervezés, pályázatírás srán nem merültek fel, nem kerültek betervezésre. Az ilyen költségek fedezetének biztsításáról a prjektvezetı jelzése alapján a Képviselı-testület dönt A prjekt elszámlható költségei és dkumentálásuk Az elszámlható költségek alátámasztásának dkumentálásánál a prjektmenedzsment tagjainak szigrúan be kell tartania a pályázathz kapcslódó pénzügyi elszámlás szabályait.

22 3.3. Szakmai teljesítés igazlása A prjekthez kapcslódóan kiállíttt számlák szakmai tartalmáért a prjektvezetı a felelıs. A prjekthez kapcslódóan kiállíttt eredeti számla alaki és tartalmi vizsgálatát a prjekt pénzügyi vezetıje végzi. A prjekt pénzügyi vezetıje köteles ellenırizni a számla prjekt szempntjából való megfelelıségét Az ellenırzés alapvetı szempntjai: Számláhz kapcslódóan rendelkezésre áll a szakmai teljesítés igazlására jgsult személy által aláírt teljesítésigazlás eredeti példánya. A számlát alátámasztó eredeti dkumentumk rendelkezésre állnak A számla tartalma összhangban van a tevékenységre vnatkzó megrendelıben vagy szerzıdésben megfgalmaztt feltételekkel, annak adattartalma alapján az elvégzett tevékenység kétséget kizáróan igazlható. A számla megfelel a pályázati kiírás feltételeinek A számla megfelel a támgatási szerzıdés feltételeinek A számla megfelel a vnatkzó hatálys jgszabályknak (adótörvény, számviteli törvény, stb.). Amennyiben a számla kiállítását a prjekt pénzügyi vezetıje nem találja megfelelınek, köteles kezdeményezni a számla kibcsátójánál a számla krrekcióját. Amennyiben a számla kiállítását a prjekt pénzügyi vezetıje megfelelınek találja, ellátja a jelenlegi gyakrlat szerinti szakmai teljesítési keretbélyegzıvel, amit az arra feljgsíttt személy dátummal és aláírással lát el. A szakmai teljesítés igazlásának dátuma nem lehet krábbi, mint a számla átvételének dátuma. Amennyiben a számla kiállítását a prjekt pénzügyi vezetıje megfelelınek találta és megtörtént a szakmai teljesítés igazlása, az eredeti számlán az elkülönített nyilvántartás és könyvelés érdekében feltünteti a következı infrmációkat: Ha a számla értéke a prjekt keretében teljes összegben vagy részben elszámlható: A számlán véglegesen (nem törölhetı módn) feltünteti a prjekt aznsítószámát és a záradék szövegét ( támgatás elszámlására benyújtásra került ) Költségkategória megjelölését (amennyiben elszámlható a számla). Ha a számla értéke a prjekt keretében nem számlható el: A számlán feltünteti a prjekt aznsítószámát és a Nem elszámlható megjegyzést. A megfelelıen felszerelt számlát és a szükséges mellékleteket a pénzügyi vezetı kísérılevéllel tvábbítja a pénzügyi irdavezetı felé, amelyben az elszámlható és nem elszámlható tételek egyértelmő feltüntetésével kéri a számla kiegyenlítését. A pénzügyi irdavezetı a szükséges utalványzási eljárást követıen intézkedik az átutalásról. Az irda átutalást végzı munkatársa a pénzügyi vezetı kísérılevelében leírtak alapján dönt arról, hgy az adtt tétel mely számláról utalandó. Biznytalanság esetén köteles egyeztetni a pénzügyi vezetıvel. Az átutalás megtörténtét a pénzügyi irda a megérkezı bankszámlakivnat máslat pénzügyi vezetınek történı átadásával köteles visszaigazlni.

23 A kifizetési kérelem összeállításakr kiemelt figyelemmel kell lenni az adtt prjektre vnatkzóan a pénzügyi lebnylítással kapcslatsan közzétett, a pénzügyi elszámlás részletes szabályait tartalmazó hivatals dkumentum tartalmára Kötelezettségvállalás, utalványzás, ellenjegyzés, érvényesítés Az utalványzás a Gazdálkdási Szabályzat alapján történik. Kötelezettségvállalásra a jegyzı ellenjegyzését követıen írásban kerülhet sr. Kötelezettségvállaló: Plgármester v. az általa írásban meghatalmaztt személy. Bélyegzıhasználat: Sárspatak Várs Önkrmányzata feliratú körbélyegzı. Kötelezettségvállalást követıen a prjekthez kapcslódóan mindegyik fél által aláírt szerzıdés minimum 1 db eredeti példányát a Hivatalban a prjektvezetı kapja, nyilvántartás céljából. A prjektvezetı az iktattt szerzıdés 1 db máslati példányát a Hivatal Gazdálkdási Irdájának átadja nyilvántartásba vételre. Az aláírt szerzıdéstıl való eltérés esetén szerzıdésmódsítás v. hivatals feljegyzés szükséges, melyekre a fentiekben leírtak vnatkznak Elkülönített nyilvántartás, elkülönített könyvelés Elkülönített bankszámla A prjekt bnylítására, amennyiben a pályázat/támgatási szerzıdés elıírja, az OTP Bank Nyrt.-nél elkülönített alszámlát kell nyitni. A fenti számláról kizárólag az adtt prjekttel kapcslats számlák kifizetése/utalása történhet (a prjekt elıkészítési költségek kivételével). A számlán lévı összeg más célkra nem frdítható. (Felelıs: a Hivatal Gazdálkdási Irdájának vezetıje.) Esetleges készpénzes fizetés esetén az Önkrmányzat Pénzkezelési Szabályzata az irányadó Elkülönített könyvelés A prjekttel kapcslats számlák könyvelése elkülönítetten történik a számlán szereplı jelzésnek megfelelıen. A könyvelésben a prjektben elszámlható költségeket a támgatási szerzıdés szerinti jelzéssel, a prjektben nem elszámlható költségeket NE jelzéssel kötelezı jelölni. A prjekt elkülönített könyveléséért a Hivatal Gazdálkdási Irdájának vezetıje a felelıs. Az elkülönített könyvelés megfelelı vezetésérıl a prjekt pénzügyi vezetıje köteles negyedévente (ill. a helyszíni ellenırzések elıtt) meggyızıdni Elkülönített pénzügyi nyilvántartás A prjekt elkülönített pénzügyi nyilvántartásáért (eredeti számlák, eredeti bankszámlakivnatk stb. a pénzügyi irdán prjektdssziéban tárlva) a Hivatal Gazdálkdási Irdájának vezetıje felel.

24 Az elkülönített bankszámla nyitását megelızıen kiegyenlített tételekrıl (pl. prjekt elıkészítési költségek) a prjekt pénzügyi vezetıje köteles összefglaló táblázatt készíteni / vezetni az alábbi minimális tartalmmal: Számla srszáma, Szállító megnevezése, Számláztt tevékenység megnevezése, Számla bruttó összege, Kiegyenlítés dátuma. A pénzügyi vezetı által elkészített, vezetett összefglaló táblázat az elkülönített pénzügyi irdai prjektdsszié részét képezi. 4. A prjektmenedzsment 4.1. Prjektmenedzsmenttel kapcslats elıírásk A prjekt flyamats mőködéséhez a pályázati útmutató/pályázat szerinti feladatkörökben -, prjekt menedzsmentet szükséges fglalkztatni a prjekt teljes hssza alatt. A prjektekkel kapcslats menedzsment feladatkat megfelelı szaktudással és tapasztalattal rendelkezı személy/szervezet/vállalkzás láthatja el. A prjektmenedzsment kiválasztása/kijelölése a Pályázati Szabályzat II pntjainak figyelembevételével történhet. Elvárásk a prjektmenedzsmenttel kapcslatban: - A pályázati kiírásnak megfelelı végzettség és tapasztalat, - A pályázati útmutatónak/támgatási szerzıdésnek megfelelı fglalkztatási frma. - A pályázati útmutatónak/ támgatási szerzıdésnek megfelelı idıbesztás. - Külsı lebnylítás esetén a Megbízó és Megbíztt érdekeinek megfelelı megállapdás megkötése. A megállapdás tartalmi követelményeit a 8.1. pntban részletezi a szabályzat A prjektmenedzsment fglalkztatása A prjekt lebnylítása érdekében az önkrmányzat által lebnylíttt prjekt esetében Sárspatak Várs Önkrmányzata Képviselı-testületének határzata alapján prjektmenedzsment, ezen belül megfelelı szakképesítéső pénzügyi vezetı, illetve a prjektmegvalósítás srán szükséges szakmai/mőszaki/egyéb erıfrrásk biztsítása kerül kijelölésre. A prjektmenedzsment tagjai lehetnek: A plgármesteri hivatal állmányában fglalkztattt köztisztviselı Az önkrmányzat intézményeiben fglalkztattt közalkalmaztt Az önkrmányzattal a prjekt idıtartamára munkaszerzıdéssel fglalkztattt magánszemély Az önkrmányzattal a prjekt idıtartamára megbízási szerzıdéssel fglalkztattt magánszemély

25 Az önkrmányzat tulajdnsi érdekeltségébe tartzó gazdasági társaság alkalmazttja/alvállalkzója Az önkrmányzat tulajdnsi érdekeltségi körén kívüli gazdasági társaság vagy egyéb gazdálkdó szervezet A prjektmenedzsment feladatai: a prjekt teljeskörő lebnylítása, a prjektmenedzsment belsı szervezetének kialakítása a Megbízó igényeinek és a pályázati dkumentációnak megfelelıen, kapcslattartás a prjektben közremőködı személyekkel, szervezetekkel a prjektkrdináció megszervezése, a prjektdkumentáció elkészítése/elkészíttetése (prjektadminisztráció), a prjekt képviselete a Közremőködı Szervezet felé, a prjekt képviselete a sajtó elıtt a Megbízóval egyeztetet keretek között. A prjektmenedzsment kiválasztása az adtt pályázat eljárásrendje, a Pályázati Szabályzat és a hatálys közbeszerzési törvény szerint történhet Prjektmenedzsment tagjainak feladat- és hatáskörei Prjektvezetı (prjektmenedzser) A prjektvezetı felelıs a prjekt napi szintő irányításáért, annak pályázatban fglaltak szerinti megvalósításáért. Ennek keretében különösen az alábbi feladatkat látja el: támgatóval (Közremőködı Szervezet, Irányító Hatóság) való kapcslattartás; a Kbt. hatálya alá nem tartzó beszerzéseket érintı, prjekttevékenységet ellátó vállalkzók (a tvábbiakban: Vállalkzók) kiválasztásával kapcslats versenyeztetés elıkészítése és lebnylítása; a Vállalkzókkal kötendı szerzıdések elıkészítése, a velük való kapcslattartás, esetleges szerzıdésmódsításk kezdeményezése, azk elıkészítése; képzések, szakértıi napk megszervezése, ennek keretében: résztvevık listájának összeállítása, tárgyi és személyi feltételek biztsítása, elıadóval és trénerrel való kapcslattartás (amennyiben a prjektmenedzsmentben, vagy azn kívül az adtt feladatk ellátására külön munkatárs alkalmazása nem megldtt) ; nyilvánssági vállalásk teljesítéséhez szükséges anyagk összeállítása; kifizetési kérelmek összeállításának, EMIR-ben való rögzítésének krdinációja, ellenırzése; támgatási szerzıdésben meghatárztt idıszaknként a közbensı elırehaladási-, valamint a zárójelentés (PEJ és zpej) elkészítése, EMIR-ben való rögzítése és határidıben való benyújtása; szükség szerint a Képviselıtestület által tárgyalandó elıterjesztések elkészítése; indikátrk teljesülésének figyelemmel kísérése, dkumentálása; javaslattétel krrekciós intézkedésekre (szakmai, pénzügyi, jgi megvalósításhz kapcslódóan); ezekkel összefüggésben szükséges váltzás bejelentések, szerzıdésmódsítást kezdeményezı kérelmek elkészítése; prjekt-mappa összeállítása és megırzése; egyéb adminisztratív feladatk ellátása;