Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzata Kontrolling (vezetői információs) rendszer koncepciója

Átírás

1 LOGO-VIR Rendszerkncepció Pécs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata Kntrlling (vezetői infrmációs) rendszer kncepciója 1/22

2 Alapadatk Dkumentum neve LOGO-VIR Rendszerkncepció Dkumentum aznsítója LVT-0001 Dkumentum verziókövetése Verzió Dátum Szerző Megjegyzés Ellenőrizte v Simn Csaba Szűcs Gábr Vida Ágnes Első verzió Csngr Eszter Prjekt infrmáció Szállítói prjekt aznsító LOGO-VIR PMVJ prjekt/pályázati aznsító ÁROP A-2/B 2/22

3 Tartalmjegyzék Alapadatk... 2 Tartalmjegyzék Bevezetés Előzmények Rendszerkncepció célja és kerete Releváns dkumentumk, hivatkzásk Feltételezések, kötöttségek Prjektfüggőség Feladatkncepció Intézményi terület Gazdasági társaságk beszámltatása Pályázat nyilvántartási és mnitring terület Technikai kncepció lgikai architektúra Adatfrrás mdul Nyilvántartási, szervezeti mdul Adminisztrációs mdul Publikációs (riprt) mdul /22

4 1. Bevezetés 1.1. Előzmények Pécs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata pályázatt nyert el az Államrefrm Operatív Prgram - A plgármesteri hivatalk szervezetfejlesztése című pályázati felhívásn (ÁROP A-2/B) Szervezetfejlesztési célk megvalósítása, kntrlling rendszer bevezetése Pécs Megyei Jgú Várs Önkrmányzatánál címmel. Pécs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata, mint ajánlatkérő én Ajánlatkérő számára kntrlling (vezetői infrmációs) rendszer kifejlesztése, integrálása a jelenlegi e-önkrmányzati rendszerbe és ehhez kapcslódó rendszerfejlesztési és tanácsadói és ktatási szlgáltatás ellátása tárgyban nyílt közbeszerzési eljárást indíttt. PMJV Önkrmányzata a közbeszerzési ajánlatban benyújttt ajánlatkat megvizsgálta és döntését a Pécs Megyei Jgú Várs Közgyűlésének 587/2009 (12.17) határzata alapján én kihirdette. A közbeszerzési eljárásban hztt döntés szerint a nyertes ajánlattevő a Daten-Kntr Kft. lett. Pécs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata és a Daten-Kntr Kft december 29-én vállalkzási szerződést (02-2/332-65/2009) kötöttek kntrlling (vezetői infrmációs) rendszer fejlesztésére december 29-én megkezdődött hivatalsan a prjekt a szerződő felek között január 14-én került sr a közös prjektindító értekezletre a két fél között Rendszerkncepció célja és kerete Jelen rendszerkncepció célja a pályázati anyagban nagyvnalúan, tág keretek között kijelölt feladatvázlat pntsítása, releváns irányk beaznsítása. A Rendszerkncepció készítése a prjekt Rendszerterv készítési fázisának első és meghatárzó szakasza. Rendszerkncepció tartalmazza a prjekt tevékenységének és értelemszerűen a kialakítandó LOGO-VIR kmpnens által lefedett, támgattt kntrlling területek definícióját. Rendszerkncepció PMVJ általi elfgadásával a bevezetendő LOGO-VIR rendszer funkcinális és technikai kncepcinális elemei valamint keretei rögzítésre kerülnek. Rendszerkncepció két hetes feladatpntsítási tevékenység eredménye, mely srán a DK interjú srzatkn és vezetői egyeztetéseken gyűjtötte össze és harmnizálta a megrendelői igényeket. Rendszerkncepciónak nem lehet célja a részletes műszaki megvalósítás ismertetése, arra a Rendszerterv biztsít keretet a közel 1 hónaps tervezési szakaszt követően. 4/22

5 Rendszerkncepció fnts szerepe a feladat kereteinek lehetőségekhez képest minél pntsabb meghatárzása. A prjekt számára dedikált erőfrrásk és határidők, mint jelentős determinisztikus tényezők indklják, hgy az összetett önkrmányzati tevékenységek valamint helyenként rendkívül kmplex igények bázisán szigrúan csak jelen keretek között sikeresen megvalósítható feladathalmaz kerüljön definiálásra. Feladatk, támgattt eljárásk határait rögzíteni kell, ahhz a tervezés és megvalósítás srán mindkét félnek következetesen ragaszkdnia kell Releváns dkumentumk, hivatkzásk A prjekt srán (az ajánlati dkumentáción kívül) alkalmaztt fntsabb dkumentumk, melyeket a rendszerkncepció készítése srán figyelembe vett a DK: LOGO VIR emlékeztetők: Emlékeztető_LVM0001_2010_01_14.dc Emlékeztető_LVM0002_2010_01_15_1.dc Emlékeztető_LVM0003_2010_01_15_2.dc Emlékeztető_LVM0004_2010_01_20.dc Emlékeztető_LVM0005_2010_01_22.dc Emlékeztető_LVM0006_2010_01_25_v2.dc Emlékeztető_LVM0007_2010_01_26.dc Emlékeztető_LVM0008_2010_01_27_v2.dc Emlékeztető_LVM0009_2010_01_28.dc Emlékeztető_LVM0010_2010_01_29_1.dc Emlékeztető_LVM0011_2010_01_29_2.dc Szabályzat Pécs Megyei Jgú Várs Önkrmányzata pályázási rendjéről 1.4. Feltételezések, kötöttségek Daten-Kntr Kft. a pályázati anyagában és ennek megfelelően az aláírt szerződés műszaki mellékletében egy LOGO rendszer keretei között kialakítandó kntrlling (vezetői infrmációs) rendszer kialakítását vállalta 4 önkrmányzati eljárás felülvizsgálata és ezekből 3 eljárás átalakítására tett javaslat mentén. PMJV és a DK knszenzuss megközelítése, hgy az eljáráskhz kapcslódó felülvizsgálati és átalakítási javaslattételi tanácsadói tevékenységek valamint a kntrlling infrmatikai rendszer kialakítása nem független prjekt tevékenységek, hanem egy közös célt szlgálnak -> 3 önkrmányzati eljárás tekintetében a kialakítandó LOGO-VIR rendszerkmpnens biztsítsn infrmatikai támgatást az eljárás egészének vagy biznys kritikus részeinek, ezzel jelentősen átalakítva a jelenlegi flyamatkat. A 4. vizsgált, de LOGO-VIR megldásába nem integrált eljárásra javaslatt fgunk megfgalmazni a 5/22

6 Rendszerterv szintjén, mintegy kijelölve a lehetséges tvábblépés irányát -> tvábbi infrmatikai fejlesztések és/vagy rendszerintegrációk (jelen prjekt keretén túlmutatóan LOGO-VIR-ben, vagy más LOGO rendszerkmpnensekben vagy más infrmatikai megldáskban pl. Frrás SQL, Cgns). A Rendszerkncepcióban és ezzel együtt a későbbi prjektdkumentációkban a jelen prjekt dimenziójában nem túl egzakt eljárás fgalm helyett feladatvagy funkciócsprtt használunk. Ennek megfelelően támgattt flyamatk, területek tekintetében a Rendszerkncepció következő fejezetében 4 feladatcsprtt ismertetünk a kapcslódó LOGO-VIR funkcinalitás kncepcinális, nagyvnalú ismertetésének társaságában Prjektfüggőség Kncepció meghatárzásakr fnts beaznsítani a feladat meghatárzását, tervezést és megvalósítást közvetve vagy közvetlenül érintő adtt esetben függőséget is jelentő PMJV által indukált, jelen prjekt keretein kívül eső prjekteket és/vagy a környezet (szervezeti, működési, infrmatikai, szabályzói, stb.) váltzásával járó tevékenységeket és flyamatkat. Ezek jelenlegi ismereteink szerint az alábbiak (a függőség knkrét mértékét, hatását a Rendszertervben részletezzük, itt csak felsrlásszerűen szerepelnek): Teljes szervezeti és működési átvilágítás, mely érinti a Hivatal, az intézmények és vársi tulajdnlású gazdasági társaságkat (különös tekintettel a Hlding működését). Taninfrm alkalmazás bevezetése (Magiszter helyett) Hldingn belüli közös számviteli és kntrlling kncepció kialakítása Új pályázati szabályzat már elfgadtt rendelet, még bevezetési gyakrlat nélkül 6/22

7 2. Feladatkncepció A LOGO-VIR kialakítása és bevezetése srán igényfelmérés jelenlegi státusza alapján 3 jól elkülöníthető feladatcsprt, terület határzható meg. A Rendszerkncepció jelen állaptában az alábbi 3 terület LOGO-VIR rendszerben történő integrálására teszünk javaslatt. PMJV részéről érkező kérésnek megfelelően aznban a DK kész tvábbi területek előzetes igényfelmérését is elvégezni és a megrendelővel knszenzuss, jelenlegitől részben eltérő 3 feladatcsprtt és szükség esetén új prjektütemezést elfgadni. Kncepcióalktás jelenlegi állaptában javaslataink tehát a következők: Intézmények (elsősrban ktatási) gazdálkdásának elemzése eddig nem (vagy csak részben és jelentős manuális többletmunkával) vizsgált dimenziók mentén Önkrmányzati tulajdnban (közvetlen, vagy közvetett Hlding) lévő gazdasági társaságk beszámltatási rendszere Pályázat nyilvántartási és mnitring megldás Javaslatunk a 4. vizsgált, de a LOGO-VIR-be nem illesztett területre: vagy Helyben közpntsíttt közbeszerzéshez kapcslódó igények összegyűjtése, harmnizációja, teljesítések követése Pályázat által generált vagy saját önkrmányzati beruházásk mnitring rendszere PMVJ részéről a kncepcióalktási szakasz végén jelzett esetleges újabb területek: Hatósági tevékenység hatéknyságának vizsgálata LOGO-ban található iktatási adatk és ügyintézők visznylatában. Szciális intézményekkel és kulturális rendezvényekkel kapcslats intézményfenntartói elemzési igények. Mint krábban is jeleztük, a DK kész vizsgálni az újabb igényeket és az Önkrmányzattal közösen kiválasztani azt a releváns 3 területet, mely tárgya lehet jelen prjekt erőfrrás- és időkeretének. 7/22

8 2.1. Intézményi terület Az Önkrmányzat költségvetésében egyik legnagybb kiadási tétel az intézmények finanszírzására elkülönített összeg. Jgs intézményfenntartói elvárás függetlenül a finanszírzás frrásától (állami nrmatív és/vagy önkrmányzati) hgy az intézmény működését gazdálkdási és hatéknysági szempntból a rendelkezésre álló számviteli kereteken túl, más dimenziók mentén is vizsgálhassa. Kncepcióalktási szakaszban, a Rendszerkncepció összeállításának időpntjáig csak az ktatási intézményekkel kapcslats knkrét kntrlling igények kerültek megfgalmazásra az Önkrmányzat részéről. Ezek az igények az alábbi hangsúlyk mentén lettek nevesítve (első körben nem nyilatkzunk azk relevanciájáról, jelen kncepcióba illesztés lehetőségéről): Elláttti létszámadatk elérhetősége: feladat ellátási hely, intézmény és önkrmányzati szinten Szakfeladatnkénti pntsabb bevétel és kiadás adatk Önkrmányzat, intézmény és feladat ellátási helyen mennyi költség allkálható egy ellátttra Ezen területek alapján (általuk nevesített alapadatk rendelkezésre állása esetén) természetesen száms Humán Fősztály vagy önkrmányzati szintű kntrlling igény kielégíthető illetve támgatható lenne: a bázis alapú tervezésről a feladat finanszírzású költségvetés tervezés irányába történő elmzdulás -> tervezés hatéknyságának növelése egyes intézmények és azkn belüli feladat ellátási helyek összehasnlíthatósága képzett mutatószámk alapján -> intézményfinanszírzás hatéknyságának növelése intézményfenntartói megállapdásk létrejöttének támgatatása a knkrét társfinanszírzási igény kimutathatóságával -> addicinális bevétel (frrás) bevnás lehetősége Igények tehát két meghatárzó adatkör vnatkzásában jelentkeznek: Elláttti adatk jellemzően vetítési alap Bevételi és költség/kiadási adatk jellemzően allkációs bázis Elláttti adatkör Előzetes infrmációnk alapján a Humán fősztály mint az ktatásügyért és az ktatási intézmények működéséért felelős szakterület számára nem áll rendelkezésére elláttti létszámadat egységes struktúrában. Az intézmények különböző célú (szakminisztériumi, pénzügyminisztériumi és iskla 8/22

9 adminisztrációs) beszámlókat készítenek és nyújtanak be (rögzítenek) az elláttti adatk vnatkzásában illetve azkhz kapcslódóan. Ezek célja és frekvenciája eltérő: nrmatív állami támgatás igényléséhez szükséges alapinfrmációk, elláttti adminisztráció, pénzügyi jelentés. Humán fősztály közvetlenül nem jut az intézmények által szlgáltattt adatkhz, részben csak a cél rendszerekből tudnak adatkat lekérni. Ebben a tekintetben kiemelt jelentőségű a KIR adatszlgáltatás, mely az elláttti dimenzió vnatkzásában któber 1-i frdulónappal éves szinten határzza meg az állami nrmatív támgatás mértékét. Előzetes vizsgálatunk alapján elvetettük a KIR adatszlgáltatás bázisú (xml és pdf) adatkinyerést. A frrás ebben az esetben nem egy nyílt, KIR által is támgattt interfész lenne, hanem egy dkumentálatlan, váltzáskövetéssel nem támgattt, éves szinten váltzó input. Erre integrációs lgikát építeni nem szabad, kncepcinálisan elvetendő. Rövidtávn egy a LOGO-VIR felületén kialakíttt rögzítő felület (lásd Adatfrrás mdul ismertetése a következő fejezetben) bevezetése tűnik támgathatónak. Közép és hsszabb távn vizsgálni kell a Taninfrm rendszerből történő esetleges adatkinyerést, vagy esetlegesen a KIR rendszer váltzásait, amennyiben a fenntartói szféra számára biztsítana infrmációs felületet. Ezen esetleges váltzáskat a LOGO támgatási keret terhére lehetne elvégezni. A Rendszertervezési fázis srán természetesen részletesebben is vizsgáljuk a lehetséges integrációs pntkat, de jelen kncepció szintjén elvetjük azkat. Rövidtávn támgattt manuális adatrögzítés értelemszerűen többletmunkát ró az intézményekre, vagy a Humán fősztályra (annak függvényében, hgy ki lesz az adatgazda), de ez szükségesen felvállalandó kmprmisszum, mely szükséges az elvárt eredmények generálásáhz. Egy kntrlling (vezetői infrmációs) rendszer bevezetése, üzemeltetése és az elvárt eredmények származtatása értelemszerűen generálhat többletmunkát az adatszlgáltatók és a rendszer felhasználói tekintetében. Ez különösen igaz lyan esetekben, mikr elszigetelt, célfeladat támgatására szlgáló infrmatikai rendszerekben található adatkat kell szintetizálni egy kntrlling rendszerben. Önkrmányzat szinten kell mérlegelni, hgy a többletmunkából fakadó eredmények hasznssága indklja-e az extra humán ráfrdításkat. A manuális adatrögzítés teremt lehetőséget tvábbi intézmények (pl. szciális) integrálására az adatszlgáltatásba, természetesen az adtt intézményi körre jellemző adatkörökkel. Értelemszerűen közép vagy hsszútávn infrmatikai szempntból a különböző lehetséges adatszlgáltató frrásrendszerek és LOGO- VIR integrációja és a manuális adatfelviteli munka (mely óhatatlanul hibákat és teljes körűséget) kiváltása az üdvözölendő. Amennyiben az ktatási terület részletesebb vizsgálatára sr kerül a Rendszertervezési szakaszban illetve az Önkrmányzat kérésének megfelelően más intézményi kör bevnása is megtörténik, akkr jelen szinten csak átfgóan 9/22

10 elláttti adatkör tvább pntsítható, illetve elképzelhető tvábbi vetítési alapk beemelése a megldásba. Költség/kiadási adatk Intézmények esetén a gazdálkdást vizsgáló elemzések, mutatószámk meghatárzó bázisa. Önkrmányzati Kntrlling rendszer vnatkzásában az intézményi terület tekintetében kiemelt jelentőségű a Frrás-SQL rendszer. A számviteli rendszerben található költségstruktúrák, biznylatrögzítési alapadatk és főkönyvi struktúrák határzzák meg a kntrlling elemzés szempntjából szlgáló alapadatk felhasználhatóságát, így determinálják a származtatható riprtk, mutatószámk mzgásterét is. Egy költségnem, költség típus vagy szakfeladat szintű költségtétel hiába lehet értékes input egy vezető infrmációs lekérdezésnek, ha az a szint, vagy bntás a Frrás-SQL-ben nem létezik, vagy intézmények részéről csak részben használt. A kncepcinális fázis srán a Frrás-SQL rendszer, mint adatfrrás még nem került felmérésre. Ez egy hsszabb flyamat részeként a tervezési fázisban történik. Fnts aznban kiemelni, hgy a Frrás-SQL-ben lévő struktúrák erősen meghatárzzák a kntrlling rendszer mzgásterét. LOGO-VIR integrálva lesz a Frrás-SQL alkalmazással adatbázis szinten. Intézmények gazdálkdása, könyvelése szempntjából releváns táblákból kinyert adatkra épülnek a költség bázisú riprtk és mutatószámk. Fnts megjegyezni, hgy a LOGO-VIR nem az Önkrmányzatnál (Pénzügyi Fősztály) a Cgns rendszer funkcinalitását akarja kiváltani. Amennyiben jelen prjekt keretében lyan a LOGO-VIR-hez szervesen nem tartzó, de a Cgnsban leképezhető (alapadat rendelkezésre áll, dimenzió definiálható) igényt találunk, akkr azkat a Cgns hatáskörébe utaljuk. Tvábbi elemzés tárgyának tekintjük az IGSZ (mint a részben önálló intézmények támgató szervezete) által használt Frrás-SQL Kntrlling mdult, az előzőekben említett szempntk tekintetében. Riprtk és mutatószámk Mint említettük kntrlling rendszer mzgásteret alapvetően határzzák meg a rendelkezésre álló adatk köre, struktúrája és részletezettsége. Rendszertervezési szakasz tevékenysége lesz a Frrás-SQL adatk feltérképezése illetve a lehetséges vetítési adatk pntsítását követően a knkrét riprtigények és mutatószámk meghatárzása. Ez alapvetően az Önkrmányzat feladata lesz, az infrmatikai szállító a műszaki kereteket biztsítja, illetve a megvalósíthatóságt elemzi és tesz módsító javaslatkat. 10/22

11 2.2. Gazdasági társaságk beszámltatása Az Önkrmányzathz kapcslódó cégcsprt hetergén, az önkrmányzati tulajdn mértékét, beflyás típusát, tulajdnsi- és menedzsmentjgk gyakrlását, tevékenységet, méretet és társaságtípust tekintve. Az Önkrmányzat részéről aznban egyértelmű tulajdnsi érdek, hgy a gazdasági társaságk gazdálkdásáról pnts képet kapjn, cégek beszámltatása frmalizált módn történjen, a flyamat infrmatikai támgatást nyerjen. Ezen beszámltatásnak kívánunk keretet biztsítani LOGO-VIR rendszerkmpnensben. Beszámltatási és arra épülő önkrmányzati tulajdnsi kntrlling lgika kialakításánál az alábbi tényezőket kell figyelembe venni: Rendkívül hetergén cég prtflió tevékenység és gazdálkdás típusát tekintve Állami és önkrmányzati támgatásban részesül egy részük Pécs Hlding Vársi Vagynkezelő Zrt. (Hlding) PMJV által tulajdnlt gazdasági társaságk egy körét integráló elismert vállalatcsprt. Jelenleg még átmeneti törzsház-knszern lgikában működik, valódi hlding típusú működés csak részben valósult meg. Jelen prjekt szempntjából releváns, a Hlding tulajdnsi köréhez rendelt társaságk tekintetében értelmezhető egységes és közpntsíttt számvitel valamint erre épülő kntrlling rendszer nem került kialakításra. Cégcsprt számssága és struktúrája váltzhat értékesítés, Hldinghz rendelés Uralmi és szindikátusi szerződések szabályzzák a tulajdnsi jgk mentén a menedzsment jgkat. A tulajdni hányad jelentette beflyástól eltérő eredőjű menedzsment beflyás is lehet (pl. kisebbségi tulajdns rendelkezik a menedzsment jgkkal). Beszámltatás, riprtk és adatpublikáció srán az Önkrmányzatnak figyelembe kell venni a többi tulajdns érdekeit, a menedzsmentelvárásait. Az egyes gazdasági társaságk számvitele, könyvelése szintén hetergén: Eltérő könyvelő szftverek (vagy papír alapú) Gazdasági társaságk által végzett, illetve kiszervezett (könyvelő irdák) Kisebb cégeknél egyszemélyes feladat, nagybbaknál apparátus végzi. 11/22

12 A fenti tényezőket szem előtt tartva kncepcinálisan a következő visznyítási pntk mentén kívánjuk az önkrmányzati igényt támgató funkciócsprtt megvalósítani: A LOGO-VIR-ben ki kell alakítani egy gazdasági társaság master adatbázist. Az itt kialakíttt gazdasági társaság törzs lesz az elsődleges adatkör valamennyi önkrmányzati szintű GT vnatkzású flyamatban, tevékenységben, nyilvántartásban. Ez a gazdasági társaság törzs (katalógus) histrikusan tartalmazza a gazdasági társaságk valamennyi leíró, statisztika és kntrlling funkciót vezérlő adatát. A Hlding nem csak adatszlgáltató tehát beszámlásra kötelezett szereplő hanem LOGO-VIR Publikációs (riprt) mdul felhasználó is lesz. Mint beszámlásra kötelezett gazdasági társaság természetesen beszáml a saját törzsház működés eredményeiről illetve Hlding szintű knszlidált beszámlót is benyújt (jelenleg csak évente). Mivel saját belső kntrlling rendszert (sem igazi kntrlling lgikát, infrmatikai támgatású megldást pedig egyáltalán nem) a Hlding nem működtet, visznt igénye lenne egy ilyen rendszer kialakítására. Belső kntrlling rendszer szabályzási és infrmatikai feltételei még nem adttak, tehát ideiglenesen a LOGO-VIR keretében lehetne támgatni a Hlding szempntjából legkritikusabb kntrlling területeket természetesen az Önkrmányzat (mint Megrendelő) által elvárt keretek között. Ez az állapt (speciális felhasználói státusz, egyedi riprt igények) a Hlding által bevezetett egységes és integrált számviteli (esetleg vállalatirányítási) rendszer bevezetésével és annak bázisán kialakíttt kntrlling megldással kerülne lezárásra. Hlding által bevezetett egységes rendszer természetesen hatással lenne a LOGO-VIR funkcinalitására, hiszen hatéknyabb és autmatizált integrációs lgikák kialakítását tenné lehetővé PMJV és a Hlding; valamint PMJV és a Hlding körébe vnt egyedi gazdasági társaságk vnatkzásában (pl. gyakribb beszámlók, elektrnikus feladásk interfész, akár havi szintű knszlidált hlding beszámló, stb.) Gazdasági társaság vnatkzású beszámlók a LOGO-VIR 3. fejezetben ismertetett Adatfrrás mduljában kerülnek leképezésre. Az eddig nevesített beszámlási kör: Mérleg Eredmény kimutatás Költségadatk szlgáltatásnként, beszerzésenként Likviditási terv Állami és/vagy önkrmányzati támgatás felhasználása Pénzügyi kötelezettségekre (hitelek) vnatkzó infrmációk 12/22

13 Szöveges értékelés Ezek a lehetőséghez képest standardizálható, általáns beszámlói frmk, sablnk. Rendszertervezési fázisban kell véglegesíteni illetve szükség esetén speciális beszámlói frmákat a leképzett adatfrrásk körébe bevnni. Az egy adtt társaság szintjén lesz definiálható, hgy milyen beszámlót és milyen rendszerességgel kell biztsítani. Az adatszlgáltatás módja a LOGO-VIR keretében kialakíttt internetes adatfeltöltő űrlap (sabln) kézi adatbevitellel történő kitöltése, jóváhagyása, elmentése. Jelenlegi állaptt figyelembe véve (krábban említett tényezők) nem támgattt autmatikus beszámlói interfész kialakítása egyik gazdasági társaság vnatkzásában sem. Annak realitása a Hlding és általa lefedett gazdasági társaságk vnatkzásában csak az egységes Hlding szintű számviteli és kntrling rendszer bevezetése után lehet. A LOGO-VIR-ből elérhető gazdasági társaság vnatkzású riprtk és mutatószámk köre jellemzően aznsak a társaság által közölt adatkkal. Ezen adatfrrásk esetén a fő feladat az adatk histrikus tárlása és a különböző hzzáférési szintek (publikációs szabályk) kiszlgálása. Természetesen az adatfrrásk bázisán lehetőség van mutatószámk képzésére és strukturált valamint összetett beszámlók generálására is, ezekre vnatkzó knkrét igényeket a megvalósíthatóság keretén belül a Rendszertervezési szakaszban kívánjuk összegyűjteni Pályázat nyilvántartási és mnitring terület Az Önkrmányzat által ellátandó feladatk és a fejlesztések megvalósításáhz jelentős kiegészítő anyagi frrást biztsítanak a különböző pályázatkn elnyerhető pénzeszközök. Régóta igény, hgy a pályázatkat az egész Önkrmányzat szintjén egységes szabályzási háttérrel, egyetlen közös rendszerben tudják kezelni és követni. A fentieknek megfelelően a Tisztségviselői Kabinet Stratégiai Tervezési Osztálya kidlgztt egy a pályázás rendjéről szóló szabályzatt, amelyet a közgyűlés január 21-én elfgadtt, január 25-én életbe lépett. A szabályzatban megfgalmaztt eljárási rendhez kapcslódóan az Önkrmányzat LOGO rendszerének keretein belül egyszerű nyilvántartáskat alakítttak ki, illetve kidlgzták a pályázatk követéséhez szükséges adatalap sablnkat is. A pályázati prjektek követésével, kntrllingjával kapcslatsan figyelembe kell venni az érintett szervezetek szerepét, a pályázatk jelenleg elvárt és valós életciklusát, illetve az egyéb, részben külső körülmények által indukált hatáskat. A pályázatk életciklusuk srán 4 fősztályt érintenek: 13/22

14 Pályázó fősztály Ez jellemzően a Humán Fősztály, a Vársfejlesztési Fősztály vagy a Tisztségviselői Kabinet valamelyike, amelyik a pályázat előkészítését és menedzselését intézi. Pénzügyi fősztály A pályázati prjekttel kapcslats összes lényeges lépésben érintett: Támgatási szerződéses kötelezettségek kezelése Kivitelezéssel kapcslats kötelezettségek kezelése Prjektek pénzügyi követése Prjektzárás, aktiválás Jgi Fősztály A pályázati prjekt kapcsán megkötött összes szerződés (támgatói, közbeszerzési, kivitelezői) jóváhagyásra kerül. A pályázó fősztály a pályázat jgi előfeltételeit egyezteti vele. Tisztségviselői Kabinet A Stratégiai Tervezési Osztály a pályázatkat nymn követi, krdinációval segíti a pályázó fősztályt a lebnylításban. A pályázat életciklusa jellemzően a következő: 1. Előkészítés A pályázó fősztály figyeli a megpályázható támgatáskat. A pályázó fősztály jelzi és rögzíti pályázati igényét, ehhez a közgyűlés vagy az illetékes bizttság jóváhagyását megszerzi. Kötelezettségvállalásk rögzítése mellett elindul az előkészítés. 2. Pályázat elkészítése, beadása Ez előkészítés eredményének ismeretében a közgyűlés dönt a pályázat beadásáról, a vállalt kötelezettségekről, az esetlegesen szükséges partneri megállapdáskról. Megtörténik a pályázat beadása. 3. Pályázat eredményének kezelése, támgatói szerződés megkötése Mind nyertes, mind nem nyertes esetben közgyűlés elé kell vinni a pályázat eredményét, amely nyertes esetben tartalmazza a megkötendő támgatói szerződés tervezetét is. 14/22

15 A nyertes pályázat esetén is az időközben megváltztt körülmények, illetve a ténylegesen elnyert támgatás mértékének függvényében a közgyűlés vagy megfelelő felhatalmazás birtkában az illetékes bizttság dönt a támgató szerződés aláírásáról plgármesteri felhatalmazással, erről határzat születik. A támgatói szerződést a Jgi és a Pénzügyi Fősztálynak is jóvá kell hagynia akárcsak a többi lépéshez kapcslódó közgyűlési határzat előterjesztését. A támgatói szerződés aláírásra kerül. 4. Kivitelezéshez kapcslódó közbeszerezések előkészítése, leflytatása A közbeszerzések a vnatkzó eljárási rend szerint zajlanak. A közbeszerzési pályázatk kiírásának műszaki tartalmát, az ajánlati dkumentációt, a bíráló bizttság összetételét a közgyűlés hagyja jóvá, erről egy vagy több határzat születik. A közbeszerzéssel kapcslats flyamatkban a Jgi és a Pénzügyi Fősztály is érintett. Sikertelen közbeszerzés esetén újabb, módsíttt kiírásra lehet szükség, esetleg szükséges lehet a támgatói szerződés módsítása is. Sikeres közbeszerzés esetén is szükséges lehet a támgatói szerződés módsítása, amely irányulhat az összeg, a műszaki tartalm megváltztatására, esetleg átcsprtsításra. 5. Kivitelezői szerződések megkötése Sikeres közbeszerzési eljárás után a kivitelezői szerződések a közgyűlés jóváhagyása után kerülnek aláírásra. 6. Kivitelezés, előrehaladás követése A kivitelezés srán a támgatói szerződésben rögzített időközönként vagy a felhasznált összeghatárnként előrehaladási jelentéseket kell készíteni. Az előrehaladási jelentéseket a pályázó fősztály készíti, a jelentések a kivitelezés pénzügyi és műszaki állaptára vnatkzó adatkat tartalmaznak, többnyire a támgatói szerződésben megjelölt ütemeknek megfelelően. Az előrehaladásról az Egységes Mnitring Infrmációs Rendszerben (EMIR) elektrnikus jelentés készül. A kivitelezés srán az előrehaladásnak megfelelően önálló kifizetési kérelmekkel a támgatási szerződésben rögzítettől eltérő ütemben is lehet támgatási összegeket lehívni. 7. Kivitelezés lezárása 15/22

16 A kivitelezés következő lépésekben kerül lezárásra: Használatba vétel Műszaki átadás Birtkba vétel Aktiválás pl. vagynkataszterbe átvezetni Prjektzárási dkumentáció készül. Megtörténik a támgatás utlsó résznek lehívása, a záró kifizetés, amely általában 20%. Támgató levelet küld, melyben lezártnak nyilvánítja a szerződést. 8. Fenntartás A támgatói szerződésben meghatárztt ideig a fenntartási kötelezettsége van a pályázónak, ez az időszak általában 3, 5 vagy 10 év. Évente, i határidővel követési jelentést kell készíteni. Az eseti ellenőrzéseket támgatni kell. 9. Fenntartási időszak lezárása A fenntartási időszak leteltével a pályázati prjekt végleg lezárható. PMJV saját szervezetein kívül gazdasági társaságai is pályáznak az Önkrmányzat bevnásával. A gazdasági társágk jellemzően a Tisztségviselői Kabinet, mint pályázó fősztály alatt pályáznak. Az Önkrmányzat akkr kerül bele a pályázatba, ha önkrmányzati feladat kapcsán csak Önkrmányzat pályázhat, de valamely gazdasági társaságba kiszervezve végzi a feladatt, vagy ha a gazdasági társaság a pályázati finanszírzáshz önkrmányzati frrást igényel. A gazdasági társaságk autnóm gazdálkdást flyatatnak, így értelemszerűen a többi pályázattól eltérően az Önkrmányzat Frrás SQL rendszerében a kacslódó tranzakciók nem kerülnek rögzítésre, az ilyen pályázatk követése emiatt is eltérő. Léteznek lyan nagybb pályázatk, amelyek több pályázatra bmlanak. Ezen részpályázatk tulajdnképpen ütemek, amelyek időben szakaszkra bntják az őket összefgó ernyő pályázatt. Kétfrdulós pályázati lebnylítás flyik lyan esetekben, amelyeknél az előkészítés első, előzetes szakasza után történik meg az első támgatói szerződés megkötése, amelyet a támgató által felügyelt részletes előkészítés, inkubációs szakasz követ, s ennek végén kerülhet sr a másdik, végleges támgató szerződés aláírására. A pályázat srán a kivitelezés finanszírzása két módn történhet: Szállítói finanszírzás 16/22

17 Ez esetben a kivitelezéssel kapcslats teljesítések az önrész arányának megfelelően kerülnek párhuzamsan átutalásra a szállítónak, a támgatói rész egy közös számlán kerül az önrész mellé, ezt kapja meg a szállító, ez esetben a támgatói kifizetés biznytalanságából fakadó kckázatt a szállító viseli. Utófinanszírzás A kivitelezői számlákat az Önkrmányzat kiegyenlíti függetlenül a támgatói rész megérkezésétől. Ez esetben a támgatói kifizetés biznytalanságából fakadó kckázatt az Önkrmányzat viseli. Lehetőség van a pályázati támgatás maximálisan 35% részben előlegként történő lehívására is, az ilyen jellegű igényt megfelelő határidővel (60 napig) a pályázat benyújtásakr jelezni kell. Finanszírzást támgatja tvábbá, hgy támgató felé kifizetési kérelem nyújtható be fizetési ütemek között, ha 4% kifizetés (szállítói kötelezettség) összegyűlik és ezt a szállítói szerződés lehetővé teszi. Az adtt támgatói szerződés rendelkezik arról, hgy az előkészítés vagy a lebnylítás srán milyen mértékű, a pályázattal kapcslats közvetlen költségeket lehet elszámlni a támgatás terhére, ez általában %-ban és/vagy összegben limitált. Ritkább esetben a pályázatknak a támgatási szerződés megkötése utáni teljes életciklusa srán szabálytalansági eljárásk indulhatnak, ha a támgató az ellenőrzések srán ezt indkltnak találja. Ez esetben a pályázat teljes egészének támgatói finanszírzása megáll a szabálytalansági eljárás lezárásáig. A fenti tényezőket szem előtt tartva kncepcinálisan a következő visznyítási pntk mentén kívánjuk a pályázatk nyilvántartásával és követésével kapcslats önkrmányzati igényt támgató funkciócsprtt megvalósítani: Létre kell hzni a pályázatk alapadatainak karbantartására, keresésére, lekérdezésére alkalmas, egységes nyilvántartást, amelyet az egyes érintett szervezetek (fősztályk, intézmények, gazdasási társaságk) felelős szereplői, mint felhasználók megfelelő jgsultsági szintek mellett elérhetnek. A nyilvántartásban kezelt pályázati prjektek között kapcslat legyen definiálható, a több ütemből álló ernyőprjektek kezelését is lehetővé kell tenni. A fnts, kisebb terjedelmű vnatkzó dkumentumkat csatlni kell, ugyanakkr a LOGO rendszerben fellelhető, kapcslható dkumentumkat (határzatk, szerződések) hivatkzhatóvá kell tenni. Az érintett felhasználók számára biztsítani kell az elektrnikus adatszlgáltatás lehetőségét a jelenleg meghatárztt adatlap sablnk tartalmi elemeivel (igénybejelentő, adatlap, pályázati, igény, előrehaladás, pénzügyi adatk, eredmény beszámló) 17/22

18 A pályázatk életciklusának szakaszait státuszkkal kezelni kell, az előrehaladás egyes lépéseit dátumkkal követni kell, ahl értelmezhető, tt megfelelő pénzügyi és műszaki eredményeket kell tudni rögzíteni és lekérdezni. A támgatói szerződésben definiált ütemtervvel párhuzamba állíttt előrehaladási riprtk készítésével biztsítható a pályázatk megfelelő követése, lehetőség nyílik a pénzügyi frrásk ütemes kezelésére, az esetleges prblémák praktív kezelése. 18/22

19 3. Technikai kncepció lgikai architektúra LOGO-VIR Adatfrrás Nyilvántartás Publikáció Adminisztráció LOGO-VIR rendszerkmpnens lgikai architektúrája: Adatfrrás mdul Nyilvántartás (szervezeti) mdul Adminisztrációs mdul Publikáció (riprt) mdul 19/22

20 3.1. Adatfrrás mdul A LOGO-VIR által lefedett és támgattt kntrlling tevékenység inputjául szlgáló adattk, beszámlók, interfészek definíciós, karbantartó mdulja. Főbb elemei (szótárak, összerendelések, lgikák): Adatfrrás típus induláskr 3 típus: pályázati, gazdasági társaság, intézményi Adatfrrás csprt elemi adatfrráskból képzet csprt szükségességét tervezési fázisban kell vizsgálni Adatfrrás elemi egység: knkrét kitöltendő adatlap (pl. pályázati prjekt adatlap), bekért beszámló (pl. mérleg, eredmény kimutatás, létszámadat), könyvelési adatk (Frrás SQL), berögzített alapadatk (pl. elláttti létszám) Adatfrrás (csprt) szervezet (GT, intézmény /elszámlási egység/, szervezeti egység) összerendelés: meghatárzza, hgy az adtt adatfrrást mely szervezetnek kell töltenie (adatgazda), biztsítania, milyen gyakrisággal, milyen határidővel. Szervezethez rendelt adatkörök biztsításának határidejére illetve késedelme esetén az adatgazda szervezethez tartzó felhasználók figyelmeztető -t kapnak. Figyelmezető ek ütemezését szintén ezen a szinten definiáljuk, határidő bázisán +/- delta napkkal. LOGO-VIR az adatfrrás feltöltésekr (kézi rögzítés) az adatfrrás típusától függő módn biznys ellenőrzési lgikákat elvégez, de nem célja a feltöltés adattartalmának teljes körű kntrllja, a feltöltendő űrlap belső adatlgikájának teljes körű leképezése -> az adatfeltöltő, mint adatgazda felelőssége a megfelelő minőségű adat, határidőre történő biztsítása. Adatfrrás feltöltésekr lehetőség van a jóváhagyó szerepkör definiálására, amennyiben az adatszlgáltató szervezeten belül szükséges vagy elvárás egy ilyen szerepkör biztsítása Nyilvántartási, szervezeti mdul A LOGO-VIR funkcinalitásáhz szükséges leíró, katalógus adatk karbantartó, áttekintő felülete. Tervezés srán kell vizsgálni, hgy az adtt adatkör vnatkzásában elkerülendő a párhuzams adatkarbantartást meglévő nyilvántartáskból frissítve álljn rendelkezésre az aktuális állapt. Aznban bizts lesznek adatkörök, ahl a LOGO-VIR-ben párhuzamsan is ki kell alakítani struktúrákat (pl. a Frrás SQL mellett) mivel a releváns adattartalm eltérhet, a karbantartási filzófia különböző, akárcsak a felhasználás jellege. Gazdasági társaságk (hierarchia kezelése) GT-re jellemző alapadatk (infrmációs jelleggel) 20/22