A tudásmenedzsment emberi oldala avagy hogyan ösztönözzünk tudásmegosztásra? Hajdu-Kis Diána tréner, tanácsadó 2011.11.30.

ISMERŐS? Miért kell ezt folyton újratanulnunk? Honnan tudom, hol találom meg ezt a tudást? Emlékszem, hogy valaki említette ezt mostanában, de ki is volt az? Valaki már biztos csinálta ezt korábban de ki? Amikor az a srác elment, minden tudást magával vitt. Nagy szerencsém volt, hogy találkoztam Balázzsal pont tudta a választ, amire kíváncsi voltam." Ez most nagyon jól ment hogyan ismételjük meg legközelebb is ezt a sikert? Ezt a hibát mi is elkövettük az irodánkban.

MI A TUDÁSMENEDZSMENT? A tudásmenedzsment kísérlet az emberek fejében lévő tudás felismerésére és vállalati tudásvagyonba való integrálására, hogy mindazok tudják használni, akik döntésein a cég sikere múlik. (Larry Prusak, IBM) Egy integrált, szisztematikus megközelítés, ami alkalmazható a tudásciklus valamennyi szakaszában, beleértve a tudás azonosítását, megszerzését,felhasználását, megosztását, megőrzését és terjesztését. (NAÜ)

NEM CSUPÁN IT ESZKÖZ Az IT az adatok és információk csodálatos továbbítója és elosztója, de sosem helyettesítheti azt a gazdag interakciót, kommunikációt és tanulást, ami a párbeszédben rejlik Hogy az információ tudássá váljon, nyilvánvalóan mindent az embereknek kell csinálniuk.

A TUDÁSÁRAMLÁS Hova... Honnan... Emberek Kommunikáció Összegyűjtés Tudásbázis Emberek Elérés Rendszerezés Tudásbázis Nonaka nyomán (1994) Minden jog fenntartva.

KOMMUNIKÁCIÓ

TUDÁS BEGYŰJTÉS

TUDÁS RENDSZEREZÉS

TUDÁSMEGOSZTÁS

A KIFOGÁSOK HA MAJD LESZ IDŐNK ÉS PÉNZÜNK Most nem érünk rá, dolgoznunk kell! Egyszer biztosan bevezetjük!

TM KOCKÁZATOK Kulcstudások elvesztése Fel nem dolgozott tapasztalatok Ismétlődő hibák Visszatartott információk A tudás: hatalom!

PÉNZÜGYI HASZON 24 millió dollár megtakarítás 2002-ben egyetlen bányában 83 millió dollár megtakarítás a fúrásköltségben Schiehallion-ban

TANULÁSI GÖRBE Költség Két fontos dimenzió Érték Költség A tanulás gyorsítása egyetlen vállalatnál Ismétlések száma Költség A tanulás átadása és alkalmazása több vállalat között Ismétlések száma Ismétlések száma Minden jog fenntartva.

BEST PRACTICE

FOLYAMAT HATÉKONYSÁG

TM RENDSZER ELEMEI A tudás mérése, elemzése Tudásmegosztás jutalmazása Projektek közötti tanulás & Best Practice AAR = Akció utáni tanulás Tudástérkép CoP = szakmai tudásközösségek Szakmai tudástárak, adatbázisok Retrospekt értékelések TM-barát szervezeti struktúra, kultúra Mester-tanítvány kapcsolat (mentor, gyakornok) Modern együttműködési technológiák Yellow pages Tudás-brókerek Közösségi alkalmazások (wiki, blog, stb) Storytelling

A TMR ALKOTÓ ELEMEI

MIÉRT LEGYEN A HR A TM GAZDÁJA? Az ember és a tudás szoros kapcsolata Az emberi erőforrás kezeléséért felel A szervezeti kultúra változás kezdeményezője A többi egység hozzájuk köti a TM-t Miért nem a HR? Gyakran periférikus szerep, ellentmondásos megítélés Leegyszerűsítő felfogás (képzési rendszer) Lekötött erőforrások

TM MOTIVÁCIÓS RENDSZER ÁLTALÁNOS MODELLJE

ALAPELVEK A motivációs rendszer kiépítésének két sarkalatos pontja: minden olyan akadály elhárítása, ami a tudásmegosztást gátolhatja különböző ösztönzők bevezetése a tudásmegosztásra

TANÁCSOK, AJÁNLÁSOK 1. Tanítsd meg az embereknek, hogy melyik tudás értékes és azt hogyan lehet felhasználni! 2. Mutasd meg az embereknek, hogy néz ki a tudásmegosztás! 3. A tudásmegosztás legyen a munkakövetelmények része! 4. Tudasd az emberekkel, hogy nem baj, ha hibáznak. 5. Erősítsd a belső motivációt! 6. Minimalizáld az anyagi ösztönzőket! 7. Törekedj a kritikus tömeg elérésére! 8. Alakíts ki megfelelően működő, kellemes felhasználói felületet kínáló szoftvert!

A TUDÁSMEGOSZTÁS AKADÁLYAI Külső akadályok: versenyző vállalati kultúra a hibák büntetése Belső akadályok: a tudás elismerésének hiánya a mások tudásában való hit hiánya (not invented here syndrome), ellenállás általános bizalomhiány a munkavállalók és a vezetők között időhiány (felhatalmazás) nem megfelelő eszköz használata

KIT ÉS MIVEL ÖSZTÖNÖZZÜNK?

4 STRATÉGIA A tudásmegosztókat mennyiség szerint A tudásmegosztókat minőség szerint Ösztönözni a felhasználókat aktivitás szerint Ösztönözni a tudás újrafelhasználását: egyformán a tudás átadóját és felhasználóját is

BELSŐ ÖSZTÖNZŐK A tudás újrahasznosítására: Visszafizetés (Payback): megoldást találsz a problémáidra Nyitottság és kíváncsiság: 1%--> nekik kell szerepeket delegálni Biztonság: ne érezzék az emberek, hogy a segítség kérése valami rossz dolog Jártasság: a technológiában és a folyamatokban Bizalom: azoktól kérdezünk, akiket ismerünk és akikben bízunk CoP-ok alakítása A tudás megosztására: Kölcsönösség Szakmai elismerés Önzetlenség Hűség és barátság (CoP-ok kezdeti kialakulására erősen jellemző motivátor.)

KÜLSŐ ÖSZTÖNZŐK Külső ösztönzők a tudás újrahasznosítására: Elvárás (A segítségkérés legyen az elvárt viselkedés.) Bátorítás Felhatalmazás (pl.: TM terv a projektdokumentáció része.) Üzleti nyomás: Olyan feladatokat is kapjanak az emberek, amit nem tudnak, hogyan kell megoldani. Külső ösztönzők a tudás megosztására: Jóváhagyás: az elvárt viselkedést aktívan támogassák a vezetők Emlékeztetés: a bátorítás részeként kell valaki, aki emlékezteti az embereket a tudásmegosztásra Elismerés: akár a munkavállalóktól, akár a felsőbb vezetéstől Anyagi ösztönzők: leggyengébb motivátor Személyes értékelés: a teljesítményértékelés és bónuszrendszer része legyen Kötelező tevékenység

ESZKÖZÖK, MÓDSZEREK Díjak, elismerések rendszere ConocoPhillips/Archimedes awards: kritérium: a sikertörténetek mennyisége, a legerősebb hatás az üzletben, a szervezeti egység relatív mérete 4 díj: a tudás újrafelhasználása, a tudás átadása, a kollaboráció vezetése, tanulságos hibák megosztása Shell díjak: entry of the month top three contributers nyugdíjba vonult szakértő javasolja a jelölteket, a közösség facilitátorai szavaznak a díj elnyerésére vonatkozó kritériumok publikusak: mennyiség, minőség és elköteleződés alapján a top 3 díj munkavállalói riportokban és teljesítményértékelésekben is megjelenik

COP - TUDÁSKÖZÖSSÉG Szakértők csoportja (a vállalatban), akik informálisan kötődnek egymáshoz, hasonló problémákkal néznek szembe és keresnek ezekre megoldásokat. A tudásközösség tagjai szabadon cserélik egymással tudásukat, amely a tudás még nagyobb forrását-bázisát hozza létre.

MILYEN ÉRTÉKET JELENT A TUDÁSKÖZÖSSÉG? A közösség azért létezik, hogy növelje az egyes tagok és ezen keresztül a szervezet teljesítményét. Érték az egyénnek Érték a szervezetnek Érték a főnöknek Hozzájárulhat és segíthet Lehetőség, hogy lássák és hallják Lehetőség, hogy változtasson Hatékonyabb munkavégzés Gyorsabb tanulás Hatékonyabb munkavégzés Nagyobb tudású, hatékonyabb beosztott

VAJON A SAJÁT MUNKAVÁLLALÓINKAT MI MOTIVÁLNÁ? Kérdezzük meg tőlük!

ELÉRHETŐSÉGEINK POZITEAM A Tudásmenedzsment Szakértő Hajdu-Kis Diána tanácsadó +1 362 6282 +30 685 9577 hajdu-kis.diana@poziteam.hu www.poziteam.hu Tudásmegosztó fórumaink (térítésmentesek): Nyitott és Bővített Műhelyek (TM Tudásközösség) Havi TM Hírlevél